在中心綜合行政文秘培訓班上的講話

　　在中心綜合行政文秘培訓班上的講話

　　同志們：

　　今天，我們在這里舉辦**管理中心綜合行政文秘培訓班，主要目的是結合新形勢下綜合行政文秘工作的特點，抓培訓、增素質、促合力，造就一支品德好、作風硬、能力強、業(yè)務精、善創(chuàng)新、會干事的高素質綜合行政文秘隊伍，全面提升綜合行政管理及服務水平。這既是一次寶貴的充電學習機會、也是文秘工作人員難得的一次交流，希望大家好好珍惜這次學習機會，充分認清這次培訓的重要性和必要性，端正學習態(tài)度，嚴格自身要求，集中精力，認真學習，共同進步，利用這一有力時機，力爭使自己各方面的素質都有一個較大的提高，為今后的工作打下一個穩(wěn)固的基礎。

　　綜合行政部門擔負著上情下達、下情上傳、對外溝通和后勤服務等繁重工作，處于協(xié)調各職能部門及各基層所站、連接領導和基層的樞紐地位，是一個單位的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。所以，我們廣大文秘人員不僅要明確認識自己所處的位置，找準自己的坐標，還要具備廣博的理論與業(yè)務知識，懂得一系列藝術的工作方法和工作技巧，才能更好地做好綜合行政文秘工作，才能發(fā)揮出作為文秘人員應有的作用。今天是開訓的第一天，借此機會，我就綜合文秘工作談幾點意見，對這次培訓提幾點要求，既是同大家集體談心，也是開訓動員。

　　首先，大家要明白綜合行政文秘工作是做什么的？要怎么做？怎樣才能做好？其次，大家要知道綜合行政工作在一個單位所發(fā)揮的作用；再次，大家要懂得綜合行政工作要遵循哪些原則。接下來，我就這幾個問題談談我個人意見。

　　一、明確任務，增強工作的主動性

　　綜合行政文秘工作是以"三務""四辦"為基礎的工作。即參與政務、處理事務、搞好服務和辦事、辦文、辦會、辦信（電）。綜合行政文秘工作的主要任務概括而言就是：服務一個中心，履行兩大職能，按照"三化"要求，實現四大轉變，做好五項工作。

　�。ㄒ唬┓�務一個中心：即以服務領導為中心。這是綜合行政文秘工作的從屬性、輔助性本質決定的。領導工作涉及到哪里，它的工作范圍就延伸到哪里，并以此為中心，盡可能為領導、機關、基層提供各種優(yōu)質、高效的服務。

　�。ǘ�）履行兩大職能：即辦事和參謀兩大職能。辦事職能是直接協(xié)助領導管理、處理具體事務，這是綜合行政文秘工作的基礎職能任務；參謀職能是為領導機關決策活動提供有關的信息、咨詢和建議，增強決策的科學性，這是綜合行政文秘工作的深層職能任務。

　　（三）按照"三化"要求：一是"規(guī)范化",即綜合行政部門的工作標準，工作程序都要符合一定的規(guī)格、格式；二是"制度化",即要制定綜合行政文秘人員共同遵守的行動準則，以嚴密的制度對文秘工作的各個環(huán)節(jié)進行有效制約；三是"科學化",即要遵循文秘工作的客觀規(guī)律，尋求最優(yōu)工作方法和最佳工作程序。

　�。ㄋ模�實現四個轉變：一是從注重辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀劃策、議大事、懂全局、管本行，使辦事辦文辦到實處，參謀工作參到點子上；二是從收發(fā)傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息；三是從單憑老經驗辦事轉變?yōu)閷嵭锌茖W化管理；四是從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃�務；發(fā)揮主動性、創(chuàng)造性，提高工作預見性、有效性，創(chuàng)造性地開展工作。

　�。ㄎ澹┳龊梦屙椆ぷ鳎阂皇歉鶕�上級部門的決策、意圖和中心工作起草工作計劃、總結和報告，擬定各項管理制度；幫助領導起草講話稿或講話提綱。二是做好領導辦公會議、綜合性會議的準備工作。三是開展調查研究工作，檢查、了解所屬業(yè)務部門貫徹執(zhí)行領導決議、部署的情況。四是全方位收集、整理信息，為領導決策提供準確信息來源。五是做好政策落實的督辦工作，及時反饋督查情況，確保工作事事有著落，件件有回音。

　　二、發(fā)揮作用，提高工作的能動性

　　綜合行政文秘工作主要是協(xié)助領導處理文件、掌握信息、研究制定政策、辦理日常事務等，其性質主要是輔助性的，是領導的參謀和助手，在領導工作中起著十分重要的作用。綜合行政文秘工作的作用，大致分為樞紐作、助手作用、參謀作用、協(xié)調作用和窗口作用。

　�。ㄒ唬�樞紐作用

　　綜合行政文秘在領導工作中起著承上啟下、聯(lián)系內外、溝通左右的樞紐作用。樞紐作用能否充分發(fā)揮，取決于兩個方面：其一，文秘工作不能僅僅停留在"傳達"上，必須對信息進行綜合加工處理。其二，文秘工作的樞紐作用是否充分發(fā)揮還取決于是否理順縱向橫向的各種關系，是否采取科學的管理方法。

　�。ǘ�）助手作用

　　文秘工作的助手作用，是從它與領導工作的最直接關系上來說的，主要指的是為領導辦事，具體體現在許多方面，如辦文、辦會、辦信、接待等等事務性工作。助手作用能否充分發(fā)揮，直接影響到領導工作的正常運轉，如撰擬文件，從起草到核稿要正確反映領導的意圖，如果能及時準確地處理好各種公文，使領導從文山中脫離出來，就起到了幫助領導工作正常運轉的作用。充分發(fā)揮文秘的助手作用可以創(chuàng)造條件讓領導集中精力抓大事，提高領導的工作效率。關鍵要不斷提高工作的主動性、預見性，要克服那種以為文秘工作就是完成領導交辦任務，凡是領導未直接交辦的事就不用辦的片面認識。

　�。ㄈ�）參謀作用

　　體現在綜合行政文秘工作的各個方面。最突出地體現在對領導決策的輔助工作上，做好決策前信息收集，提出建議和辦法；在決策中提出調整、補充意見；在決策后收集反饋意見，及時總結經驗等。參謀職能的發(fā)揮是建立在日常辦事工作的基礎上的，同時為領導工作提供咨詢服務，及時提供領導需要的各種資料信息，提供各種咨詢建議。

　　（四）協(xié)調作用

　　一是綜合各方面的進展情況，為領導掌握全局提供條件；二是協(xié)調各職能部門的工作計劃和節(jié)奏；三是協(xié)調本單位和外單位之間的關系；四是協(xié)調人際關系，包括上下左右內外的人際關系；五是協(xié)調處理日常事務工作，如會議組織、車輛安排等。文秘的協(xié)調工作具有重要的促進全局健康的意義，因此，作用是否得到良好發(fā)展，也是衡量秘書工作好壞的一個重要標志。

　�。ㄎ澹┐翱谧饔�

　　人們往往把綜合行政文秘看成是代表領導和單位的。因此，文秘工作者的形象如何、工作狀態(tài)如何、作風如何，直接影響到人們對領導的印象和評價。因此，綜合行政文秘人員要注意自身的修養(yǎng)，在各項工作中起表率作用，培養(yǎng)良好的工作作風。

　　三、把握原則，強化工作的自覺性

　　文秘位居領導"近身",承擔輔佐領導工作的種種責任，這就決定了文秘工作的基本原則是：盡職不越權、尊重不奉承、補臺不拆臺、服從不盲從、溝通不閉塞。

　�。ㄒ唬┍M職不越權

　　主要有三層含義：一是把握好文秘工作發(fā)揮作用的"邊界",明確秘書工作的職責。既要反對自以為是，固執(zhí)己見，干擾和影響領導工作的決策；又要反對對問題輕率表態(tài)，以"二首長"自居而發(fā)號施令等越權傾向；也要反對唯唯諾諾、明哲保身、消極怠工等失職行為。二是把握好文秘發(fā)揮作用的"適度點".這集中體現在輔助領導決策，文秘應該不管其決策同自己原先提供的決策草案是否一致，都要無條件貫徹并實現領導意圖，否則，就是"越權".三是把握好文秘的職業(yè)身份特征。文秘作為領導的助手、參謀，必須選擇好與之相適應的語言表達和行為方式，說話得體，行為得當。

　�。ǘ�）尊重不奉承

　　理順與領導的關系，是文秘人員需時時注意、處處謹慎的事情，也是表現工作藝術的地方�？偟脑瓌t是以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，從領導與被領導的地位出發(fā)，對不同領導的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協(xié)助。在與多位領導相處時，一定要顧全大局，盡力維護領導班子的團結和威信，不能從感情出發(fā)、看人行事；也不能表現出靠近誰、疏遠誰，聽從誰、不聽從誰的行為；更不能當甲領導面吹捧乙領導，當乙領導面吹捧丙領導等。要始終與多位領導者保持經得起考驗的革命同志式的純潔、真誠的友誼。

　�。ㄈ�）補臺不拆臺

　　文秘人員怎樣在多位領導之間當參謀、搞協(xié)調？首先，心里要有一桿平衡秤，要一視同仁，不論哪位領導安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。這與我們日常交朋友多從感情和興趣出發(fā)不一樣。在多位領導者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動上都不能產生傾斜度。其次，領導之間產生分歧時，只能被動地雙向地勸慰、彌合、消除，不能主動地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者保持沉默。本著工作上的支持，關系上的愛護，感情上的友誼去做，這比什么都重要。不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對另一邊的材料，對某領導進行挖角、拆臺，擴大分歧，加深矛盾。

　�。ㄋ模┓�從不盲從

　　綜合行政文秘工作是上情下達、下情上傳的樞紐，有調度、協(xié)調、綜合加工的作用。文秘人員處在這樣一個重要位置，就得和領導拉一套馬車，按領導者的意圖前進。但是，服從并不等于盲從和不加分析地附和。"分析"有兩層意思：一是從分析中加深理解領導意圖，增強執(zhí)行的信心；二是從分析中拾遺補缺，起進一步完善的作用。按領導者的意見辦事，也只能是執(zhí)行正確的意見，對一些不正確的、違法亂紀、以權謀私的點子或行為，不僅不能辦，還要堅決抵制和反對。

　�。ㄎ澹�溝通不閉塞

　　綜合行政文秘工作起著上下聯(lián)通、左右疏通的作用。因此，領導與文秘人員雙方的有效溝通至關重要。兩人之間要建立一種可以"對接"的工作語言。一是文秘要能準確把握和理解領導的意圖和思想，即解決"聽懂"的問題；二是文秘要能夠及時向領導提供他最為關心的信息，即解決"回答"的問題，這就需要文秘人員注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平；三是要重視反饋，文秘人員要肩負起督促、跟蹤領導批示和指示的責任，并隨時向領導反饋進展情況，以便領導心中有數；四是想領導之所想，急領導之所急。當前的中心工作是什么？亟待解決的問題有哪些？解決問題的切入點在哪里？只有了熟于心，才可做出相應準備，從而使自己的工作具備超前性和預見性，真正成為領導的參謀助手。

　　總之，綜合行政秘書工作不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協(xié)調，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會產生很大的影響，甚至給整個單位的工作帶來被動或造成損失。也就是說，綜合行政秘書工作開展得如何，將直接制約和影響著全局各項工作的開展和各項任務的完成。只有增強全局觀念和協(xié)調能力，自覺履行崗位職責，積極、主動、創(chuàng)造性地做好本職工作，才能不斷提高工作效率，按時完成上級交辦的各項任務。

　　接下來兩天的課程，是我們中心與***、***多次溝通，商討出的精品課程，可以說是對癥下藥的會診，也是我們文秘人員破繭而出的聚變，能不能完成好這次培訓任務，達到預期效果，對于在座的各位都是一種考驗，希望大家堅定信心，振奮精神，緊密結合工作實際，真正將理論與實踐相結合，根據當前開展的"兩學一做"活動精神，學出效果，做出成績，以良好的精神面貌和培訓成效為中心的綜合行政工作添磚加瓦。具體要求如下：

　　一、端正學習態(tài)度，把握進步機會

　　舉辦這次培訓班，得到了***、**及交通干部學院相關領導和同事的鼎力支持，學習內容也是相當豐富，但是由于名額有限，只有在座的各位參加此次培訓，可以說是機會難得，因此，大家一定要十分珍惜這個機會。首先，要從思想上端正態(tài)度，擺正參加培訓的出發(fā)點，把搞好培訓作為提高自身素質的有利途徑，以不辜負領導和同事對你們的期望和信任，不浪費別人求之不遇的良機。其次，要切實靜下心來，把精力集中到培訓工作上，大家來到這里的主要任務就是培訓，從現在開始，一切工作都必須圍繞培訓來開展，絕不能身在曹營心在漢，不得有三心二意、得過且過的思想。再次，要始終以飽滿的熱情和積極的態(tài)度進行學習，培訓工作其實不是有的同志想的那么輕松、簡單，理論與實踐要相結合，要用耳朵去聽、用腦袋去思考、用筆去記、用心去體會，因此，在學習中大家要克服得過且過、學而不思的詬病，大家要知道自己缺什么？該補些什么？要始終保持勤學善思的心態(tài)，為做好這次培訓奠定良好的思想基礎。

　　二、認真參加學習，掌握過硬本領

　　大家來到這里，目的只有一個，就是要學到過硬的本領，以便更好地開展綜合行政文秘工作。要達到這個目的，只有通過刻苦的學習來實現。那么，怎樣搞好培訓呢？我認為不外乎從這么幾個方面入手：一是要腳踏實地。綜合行政文秘培訓是一想系統(tǒng)的技術學科，必須從基礎學起，循序漸進，因此，絕不能好高騖遠，眼高手低，有急于求成的思想，要一步一步打基礎，扎扎實實求提高，要結合自己的工作實際，給自己定個學習標準。二是要認真刻苦。掌握一門本領沒有別的訣竅，最重要的就是一個"勤"字，勤能補拙，熟能生巧，盡管每一個同志的基礎不一樣，文化水平不一樣，但只要你在學習上付出了辛勤的勞動，就能夠獲得實實在在的成果，因此上課時要認真做好筆記，課后要重溫課堂要點。三要是謙虛好學。謙虛使人進步，保持一份謙虛的心態(tài)，是促進我們在學習上不斷進步的潤滑劑。特別是作為基層一線綜合行政文秘人員，大家在學習上一定要不恥下問，多開動腦子，多拋開面子，既要主動向老師請教，也要善于向同事學習，通過相互間的學習交流，取長補短，共同提高。

　　三、統(tǒng)一聽從指揮，遵守規(guī)章制度

　　這次參加培訓的學員，來自中心各單位、各部門，有各管理處綜合部負責人、也有中心機關辦事員，有綜合文秘人員、也有一線所站辦事員，但到了培訓班，就是這里的普通一員，從現在起，大家都要自覺擺正自己的位置，以一名普通學員的標準和要求嚴格自律。一要堅決服從培訓班的統(tǒng)一管理。要堅決克服臨時觀念，自覺遵守課堂紀律，嚴禁遲到早退，無特殊情況，不得請假，做到一切行動聽指揮。二要認真遵守各項規(guī)章制度。要嚴格遵守國家法律法規(guī)和學校的規(guī)章制度，做到自警、自省、自重、自律，不該去的地方堅決不能去，不該做的事堅決不能做。三要堅持發(fā)揚優(yōu)良作風。要把大家在本單位好的作風和精神面貌帶到培訓班來，做到尊師重教，服從領導，團結同志，珍惜友誼，樹立單位和個人的良好形象。

　　以上是我對參訓人員提出的幾點希望，我相信大家都能夠自覺遵守，齊心協(xié)力把這次培訓任務完成好。

　　最后，祝大家身體健康，學有所成。預祝培訓工作取得圓滿成功！

　　謝謝大家！

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