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淺談如何做好機(jī)關(guān)辦公室工作
隨著公司機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革的不斷深入,公司機(jī)關(guān)中除個(gè)別部門設(shè)有單獨(dú)的辦公室外,其它絕大多數(shù)單位都沒有單獨(dú)設(shè)立的辦公室。沒有了辦公室的設(shè)置但并不是說沒有了辦公室的工作了。相反對(duì)辦公室的工作提出了更多、更新、更高的要求，如何搞好辦公室的工作，作為一個(gè)從事辦公室工作不久的新手，筆者提出一點(diǎn)個(gè)人看法，以期拋磚引玉，為共同搞好辦公室的工作,為公司的改革發(fā)展提供服務(wù)、為基層單位提供服務(wù)。一、要想做好辦公室工作，就要仔細(xì)研究辦公室的各項(xiàng)職能
辦公室是一個(gè)部門不可缺少的重要部門，之所以重要是因?yàn)檗k公室具有管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢等多項(xiàng)職能。這些職能發(fā)揮得好壞，對(duì)部門的全局工作有著直接的、重要的影響。
管理服務(wù)職能是辦公室工作的重要組成部分。其內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：一是公文管理，即辦公室負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、傳遞、催辦等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體事宜；二是事務(wù)管理，如會(huì)議的安排，會(huì)場(chǎng)的布置，接待上級(jí)和兄弟單位的來人；辦公室的值班、保衛(wèi)、通訊聯(lián)系，單位的辦公環(huán)境管理等；三是信息處理，即利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代化手段，為辦公自動(dòng)化服務(wù)；四是搞好服務(wù)，即為保證部門的中心工作而提供全方位的物質(zhì)和精神兩方面的服務(wù)。
綜合協(xié)調(diào)職能有如下內(nèi)容，一是統(tǒng)一步調(diào)，切實(shí)保證領(lǐng)導(dǎo)班子的正確決策能夠認(rèn)真貫徹落實(shí)；二是化解矛盾，即在單位局部利益發(fā)生沖突及局部利益與全局利益發(fā)生沖突時(shí)，進(jìn)行協(xié)調(diào)，進(jìn)而化解矛盾；三是合理安排，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)班子安排好決策實(shí)施過程中的人和事，將矛盾解決在萌芽之中。
監(jiān)督指導(dǎo)職能是指對(duì)工作人員的檢查、考核、督促和指導(dǎo)，其目的是使他們迅速、準(zhǔn)確、有效地完成決策目標(biāo)，其主要內(nèi)容：一是監(jiān)測(cè)工作進(jìn)度，檢查工作質(zhì)量；二是督辦；三是排憂解難；四是通過傳達(dá)、制訂有關(guān)方針政策及做出解釋進(jìn)行指導(dǎo)。
參謀咨詢職能辦公室要發(fā)揮參謀作用，積極出謀獻(xiàn)策，這是領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的迫切需要，也是新時(shí)期賦予辦公室的一項(xiàng)重要任務(wù)。參謀咨詢工作主要包括以下內(nèi)容：一是通過各種現(xiàn)代化手段為領(lǐng)導(dǎo)決策搜集提供各種信息；二是協(xié)助決策，發(fā)揮參謀、助手作用。
研究辦公室的職能內(nèi)容，對(duì)于我們明確辦公室的職責(zé)和權(quán)力，做好辦公室工作有著十分重要的意義。
根據(jù)辦公室職能的要求，辦公室應(yīng)有一批政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)都過硬的隊(duì)伍。辦公室人員要不斷學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，這樣才能適應(yīng)辦公室工作的需要。
二、如何做好辦公室的工作
我認(rèn)為，要做好辦公室工作，應(yīng)做到“一實(shí)”、“一快”、“一博”、“兩勤”、“三心”。
“一實(shí)”、即求實(shí)。辦公室工作，無(wú)論是辦文，還是辦事，都要從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，對(duì)癥下藥。就是工作人員作風(fēng)要踏實(shí)，不弄虛作假，不可無(wú)中生有，不能搞形式主義，不做表面文章，自覺實(shí)事求是。
“一快”，即辦事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。辦事拖拉，作風(fēng)疲沓，時(shí)間觀念不強(qiáng)，是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員必須牢固樹立時(shí)間觀念、效率觀念，增強(qiáng)只爭(zhēng)朝夕的緊迫感和責(zé)任感。切實(shí)做到當(dāng)日事當(dāng)日畢，急事急辦，特事特辦，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。
“一博”，即博學(xué)。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，涉及面廣，標(biāo)準(zhǔn)高，要求嚴(yán)，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合性知識(shí)和社會(huì)常識(shí)。要做到這一點(diǎn)，沒有捷徑可走，必須勤學(xué)苦練，博采眾長(zhǎng)，使自己成為“雜家”，成為復(fù)合型人才。只有知識(shí)積累多了，知識(shí)面寬了，理論功底厚了，才能提高“謀”的層次和質(zhì)量。
“兩勤”，即腿勤、口勤。辦公室人員應(yīng)經(jīng)常到各部門走走，遇事多問問，有用的資料多記記，別人的意見多聽聽，做到心中有數(shù)，這樣做起工作來才能得心應(yīng)手�！ �
“三心”，即耐心、專心、細(xì)心。服務(wù)是辦公室的一項(xiàng)重要工作，做服務(wù)工作一定要耐心，要有禮貌，熱情周到，不擺架子，盡量讓人滿意。做工作時(shí)要專心，不能三心二意，要仔細(xì)研究，能夠深入進(jìn)去。平時(shí)工作中還要細(xì)心，多觀察，多思考，自覺找工作中的漏洞和不足，以不斷改進(jìn)。
三、處理好關(guān)系到辦公室工作的“四個(gè)關(guān)系”
一是處理好“�！迸c“博”的關(guān)系，既要成為辦公室自身業(yè)務(wù)的行家，又要了解各類知識(shí)，做到博學(xué)多藝。
公司機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革后多數(shù)單位實(shí)行的是黨政辦公室。這種情況下辦公室的“�！�，是說自身業(yè)務(wù)，諸如在公文寫作、黨政事務(wù)、文檔統(tǒng)計(jì)等方面應(yīng)是相對(duì)的專家，應(yīng)在本單位起主導(dǎo)和咨詢中心的作用。說“博”，是指在與企業(yè)事務(wù)有關(guān)的其它方面的知識(shí)，諸如預(yù)算管理、人力資源管理與開發(fā)、醫(yī)改、房改，乃至企業(yè)所在地的人文地理、政策環(huán)境等，也必須涉足其中，不能當(dāng)門外漢。某種意義上說，辦公室人員的“博”本身就相當(dāng)于職能部門的“�！�。這樣，才能達(dá)到辦公室工作不僅僅是秘書功能，而且是拳打腳踢的全能。
二是處理好“動(dòng)”與“靜”的關(guān)系，既要在忙忙碌碌中憑借自身能力、素質(zhì)做好每一件事，更要注意事后的反思。
誰(shuí)都知道辦公室事務(wù)性工作多，其實(shí)就是每天在辦事、辦會(huì)、辦文中度過。這“三辦”使辦公室在“動(dòng)”中忙碌不堪。但事情都是人辦的，辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的第一要素。工作成效如何，往往是為人處事能力的真實(shí)寫照。古人講的“先做人后做事”就是這個(gè)道理。我們雖然做不到孔子所言的“吾日三省吾身”的要求，但也要學(xué)會(huì)在“動(dòng)”中干事，在“靜”中總結(jié)提高，使自己的知識(shí)、技能、性格、能力、品格素質(zhì)適應(yīng)辦公室工作要求。學(xué)會(huì)做人，做事就可能事半功倍，有時(shí)甚至達(dá)到“四兩撥千斤”的效果；反之，事倍功半，吃力不討好，還可能招來非議。
三是處理好“虛”與“實(shí)”的關(guān)系，既要虛事實(shí)做，又要從實(shí)事中抽象理性的東西。
作為黨政合署辦公的辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)黨務(wù)、紀(jì)檢、精神文明建設(shè)、工會(huì)、指導(dǎo)群眾組織開展有關(guān)活動(dòng)等工作。有些事看起來很虛，但將虛事做實(shí)，就容易贏得黨員和職工的理解、支持、參與。如近些年開展的職工體檢、工會(huì)、團(tuán)委系統(tǒng)開展的活動(dòng)等。作為企業(yè)行政辦事機(jī)構(gòu)，面對(duì)企業(yè)管理上的實(shí)事要學(xué)會(huì)從中抽象出規(guī)律性的東西。如實(shí)紀(jì)錄過去不是辦公室的主要工作，而要達(dá)到一種“重要的不是事實(shí)，重要的是對(duì)事實(shí)的理解，是如何對(duì)新的事實(shí)作新的理解�！钡妮^高境界。
四是處理好“忙”與“閑”的關(guān)系，既要忙而不亂，又要在相對(duì)輕松時(shí)注意平峰填谷。俗話說文武之道，一張一弛。忙與閑都是相對(duì)的，辦公室工作不應(yīng)總是顯得忙，像是一條沒有彈性的直線，而應(yīng)是一條有張弛有度的曲線。一是要加強(qiáng)工作的預(yù)見性，每年的工作會(huì)、職代會(huì)的材料可以預(yù)知的，其它工作盡量避免和可以預(yù)見的工作撞車。平時(shí)多觀察、多積累，有事就不用臨時(shí)抱佛腳。二是要分清主次，要以主要精力、干好最重要的工作，用放松大腦時(shí)間處理大量的一般性事務(wù)性工作。
四、如何使辦公室工作更上一個(gè)臺(tái)階
作為一個(gè)綜合辦事機(jī)構(gòu)，辦公室主要負(fù)責(zé)公司的上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)、內(nèi)外溝通、內(nèi)部行政管理等事項(xiàng)，是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層的窗口，是部門能否有效開展各項(xiàng)工作的關(guān)鍵，從事辦公室工作責(zé)任重大。我認(rèn)為有兩點(diǎn)特別重要。
第一、銳意進(jìn)取，不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力。
辦公室人員是部門領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。不僅工作態(tài)度要好，善于處理各方面的關(guān)系，而且自身的能力、水平要高。要做一名優(yōu)秀辦公室管理人員，首先要發(fā)揮主動(dòng)性和積極性，不要像個(gè)鬧鐘，扭一下，轉(zhuǎn)一下，有問題要自己尋求答案；其次要有較強(qiáng)的組織和表達(dá)能力，多思考，說話、做事要有分寸，又要有水平；最后要有耐心。辦公室工作很繁雜，有時(shí)好比是七個(gè)壺七個(gè)蓋，你要同時(shí)保證每個(gè)茶壺上都有一個(gè)蓋。比爾.蓋茨說過，“辦公室人員要能勝任公司的各種復(fù)雜的工作而不厭其煩”。因此，必須不斷學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
第二、堅(jiān)持不斷創(chuàng)新，逐步完善工作機(jī)制，反對(duì)因循守舊。
創(chuàng)新是辦公室工作的持久動(dòng)力。辦公室工作要善于找到和找準(zhǔn)全局工作的突破口，在創(chuàng)新上下功夫。辦公室工作包羅萬(wàn)象，消防長(zhǎng)安工程、治安管理、部門方針目標(biāo)、勞資、人事的、教育培訓(xùn)、規(guī)章制度制定和執(zhí)行等等，制高和創(chuàng)新點(diǎn)很多，關(guān)鍵是要不斷解放思想，勤于思考，勇于實(shí)踐。
一是思維觀念要?jiǎng)?chuàng)新。思想是行動(dòng)的總開關(guān)。思想保守，觀念守舊，辦事過于謹(jǐn)小慎微，那么講創(chuàng)新，也就只會(huì)是空口號(hào)；想有為，也不可能有大作為。所以必須解放思想，只要是符合“三個(gè)代表”的要求，只要能更好地促進(jìn)辦公室工作，就要敢于突破陳規(guī)，破除一些不適合形勢(shì)發(fā)展的舊框框，放開手腳去干。
二是制度建設(shè)要?jiǎng)?chuàng)新。沒有規(guī)矩，不成方圓。有了制度必須執(zhí)行，一令既出，雷打不動(dòng)。唯有如此，制度才有權(quán)威，人們的工作、言行才有約束。制度是人定的，隨著形勢(shì)的發(fā)展，也應(yīng)不斷健全完善和創(chuàng)新，絕不可能一成不變。在制度建設(shè)創(chuàng)新中，特別應(yīng)當(dāng)高度重視激勵(lì)約束機(jī)制的創(chuàng)新和落實(shí)。有功不獎(jiǎng)，或獎(jiǎng)而不當(dāng)，就會(huì)挫傷人的積極性，自我松懈；有過不罰，或罰而不準(zhǔn)，就會(huì)使人產(chǎn)生惰性，無(wú)所顧忌。如此一來，雖有重律
，僅同空文。所以，制度建設(shè)要?jiǎng)?chuàng)新，更要重視創(chuàng)新后的落實(shí)。評(píng)價(jià)制度創(chuàng)新的標(biāo)準(zhǔn)不在于制定得多么細(xì)，多么具體，而在于是否緊扣工作需要，堵塞管理上的漏洞，是否真的達(dá)到了按章辦事、獎(jiǎng)勤罰懶的效果。
三是服務(wù)方式要?jiǎng)?chuàng)新。辦公室是一個(gè)純服務(wù)部門，不能只滿足于日常的服務(wù)，服務(wù)方式也必須創(chuàng)新。要多考慮如何更好地創(chuàng)新管理，開源節(jié)流，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證辦公室正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，參謀要參到點(diǎn)子上，既要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，又要超前思考，想領(lǐng)導(dǎo)之未想，從淺層次的被動(dòng)服務(wù)中向深層次的主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，事前、事中、事后都要主動(dòng)介入，緊扣領(lǐng)導(dǎo)的思路、想法、指示等加以完善和細(xì)化，力爭(zhēng)提供可借選擇的方案讓領(lǐng)導(dǎo)決策；同時(shí)既要考慮一項(xiàng)決策帶來的正面效果，又要考慮可能產(chǎn)生的不利因素，經(jīng)常深入基層，調(diào)查研究，總結(jié)成績(jī)不夸大，反映失誤不縮小，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)參謀意見的選用和參謀建議向決策的轉(zhuǎn)化率，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。協(xié)調(diào)要協(xié)調(diào)到面上，形成合力。要全面權(quán)衡利弊，緩解利益沖突，使有關(guān)各方面形成共識(shí)，達(dá)成可接受的方案，調(diào)動(dòng)方方面面的力量，凝聚合力，共同干好工作。督查要一抓到底，推動(dòng)重大決策見實(shí)效，為群眾謀利益。
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