秘書工作體會

　　一位哲人說，迷失在荒野中的人，首要的任務就是找出方向。一位出色的秘書人員應以不變的原則應萬變，領會領導意圖辦事、守住原則做人、把握方向追求。

　　以現(xiàn)代系統(tǒng)論觀點來看、秘書與領導關(guān)系是一種較為特殊的關(guān)系，是一種立體的多層次的多面關(guān)系。在諸類的關(guān)系中，最能體現(xiàn)其角色的關(guān)系本質(zhì)特征的應該是秘書與領導的工作關(guān)系，即服務與被服務關(guān)系，這是規(guī)范秘書角色行為的出發(fā)點，也是秘書工作的出發(fā)點。為領導服務是秘書人員的工作職責，主要體現(xiàn)在幫助領導處理一些日常的事務性、政務性工作方面。在辦文辦公、辦事服務工作中，重要的一條就是秘書人員要領會領導的意圖，領導的意圖對秘書人員的工作影響具有決定性的作用，它不僅制約著秘書人員的工作方法及方式，而且對秘書人員工作時心理具有較大影響。因此，研究秘書人員與領導的服務與被服務關(guān)系，必須著重研究領會領導意圖的方法及途徑。

　　一、秘書人員領會領導意圖的重要性

　　領導意圖是指領導人、領導班子或領導機關(guān)在指導其社會組織實現(xiàn)目標的過程中所提出的意見和企圖的實質(zhì)，是領導提出的工作意見和總體所表達的真意、實質(zhì)、核心、出發(fā)點和目的，是領導工作思想的具體體現(xiàn)。領導意圖的形成過程，實質(zhì)上是領導決策的過程。領導意圖的具體表現(xiàn)形式往往都是通過命令、指示、決定、通知等正式文件或部署安排、簽批意見、口頭要求等非正式文件的形式進行傳達貫徹的。

　　秘書人員要圍繞領導意圖進行工作。正確領會、貫徹、執(zhí)行領導意圖，是秘書人員處理好同領導關(guān)系的一個基本出發(fā)點。商場如戰(zhàn)場，秘書人員若不能把握領導意圖的實質(zhì)，在貫徹執(zhí)行中必然會打折扣或走樣，甚至產(chǎn)生負面影響，而貽誤商機，給企業(yè)帶來巨大損害。反之，秘書人員若能把握領導意圖的實質(zhì)，正確地貫徹執(zhí)行領導意圖，工作進程就會按領導意圖的運作，達到領導意圖預料的效果。所以說，秘書人員領會領導意圖問題不是一個簡單的問題，而是領導與秘書人員關(guān)系，領導與企業(yè)發(fā)展關(guān)系中的一個十分重要的問題。作為秘書人員對這個問題不能輕視，這不僅是個態(tài)度問題，也是一個原則問題。一是不能延誤傳達領導意圖的時間。有些工作有較強的時限性，不及時傳達落實，就會給工作帶來被動、甚至帶來不可挽回的損失。二是不能截留領導意圖。秘書人員不能以個人愛好意趣用事，對領導意圖滿意的就傳達，有不同看法的就扣壓，這會導致嚴重的后果。三是不能隨意解釋和歪曲領導意圖。對領導意圖一知半解，甚至錯誤解釋，會給工作帶來很大危害。總之，秘書人員在工作中，既要體現(xiàn)出在領導意圖形成之后的主動性，也要體現(xiàn)出領導意圖形成之后的服從性，還要體現(xiàn)出執(zhí)行領導意圖過程中的創(chuàng)造性，從而使領導意圖經(jīng)過秘書人員的努力能夠得到準確無誤的傳達、貫徹、執(zhí)行。

　　二、秘書人員領會領導意圖的方法

　　領導意圖內(nèi)涵是豐富多彩的，秘書領會領導意圖途徑也應是多樣的。秘書人員在領會領導意圖過程中，有些是以明顯的直接的方式表現(xiàn)出來，有些則以不明顯的曲折的方式體現(xiàn)出來。因此，秘書人員在與領導的交往活動中應該盡可能多地捕捉各種信息，明察和領會領導的意圖，表現(xiàn)出高度的靈敏性，以便迅速地將領導的愿望轉(zhuǎn)化為自己的行為。

　�。ㄒ唬�從領導暗示中領會領導意圖。暗示是人們有交往活動中的一種比較含蓄的相互影響方式，暗示是一種直接的提示，表明領導限于某種特定的場會不便直接表明的要求和愿望。作為秘書人員在與領導交往活動中，要和領導配合默契，善于發(fā)現(xiàn)和接受領導的暗示，按照領導的意圖和愿望去行動。要做到這一點，秘書人員必須有自覺服務的強烈意識，頭腦反映要敏捷和靈活。同時，秘書人員接受暗示不應該是缺少主見的表現(xiàn)，不應該是一種無意識接受影響的傾向，應該成為一種自覺的意識，只有這樣才能既會領會領導的意圖，又不盲目追隨。

　�。ǘ�）從會議中領會領導意圖。企業(yè)會議是表達領導意圖的一個重要方式，領導的基本任務，是實行科學的決策，而決策的四個環(huán)節(jié)——收集信息、選擇方案、控制管理和反饋調(diào)節(jié)，都離不開會議。在決策之前，往往要召開各種形式的會議，分析研究可行方案，然后召開領導班子研究決定。所以會議是推動工作方法之一，會議是領導意圖體現(xiàn)方式之一。秘書人員要通過會議準備工作，整理會議資料（領導發(fā)言、講話稿）領會領導意圖。通過會后會議紀要、會議信息（消息）宣傳、會議決策落實傳達貫徹領導的意圖，使領導的意圖變?yōu)閱T工的實際行動，促進企業(yè)發(fā)展。

　�。ㄈ�）從公文中領會領導的意圖。企業(yè)公文是指以通報情況、請示問題、商洽事務等為目的文件往來過程。公文形成過程中、領導審核、簽發(fā)意見、糾正某些提法、更改個別語法毛病等都體現(xiàn)了領導工作的意圖。尤其發(fā)文中請示文件、批復文件，向下發(fā)的指導性文件，向上級機關(guān)反映本企業(yè)工作情況的報告及對上級機關(guān)交辦事項的回復，多是領導授意、或職能部門按分管領導的意圖擬稿。秘書人員在擬稿前和定稿過程中領會領導的意圖，行文后在落實過程中貫徹領導的意圖。并在常規(guī)的經(jīng)常性的溝通文件中傳達領導意圖信息。

　　（四）從語言行為中領會領導的意圖。從領導語言行為中了解領導的意圖是秘書人員領會領導意圖的一種主要方式。在社會生活過程中，我們每個人都會受到這樣或那樣的影響，秘書人員與領導的關(guān)系是個特殊的關(guān)系，彼此之間相處時間較多，平時領導的言談舉止以及由此所表現(xiàn)出來的情緒能夠使秘書人員感染到領導的意圖。領導兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干的優(yōu)秀品質(zhì)和腳踏實地、艱苦創(chuàng)業(yè)的精神，在特定環(huán)境下表現(xiàn)出來時，秘書人員會從中感染領會到領導意圖。所以秘書人員在充分掌握和運用感染這種影響方式的基礎上，必須從領導語言行為中領會領導的意圖，使一些不良情緒向積極的方向轉(zhuǎn)化。

　　三、秘書人員領會領導意圖的途徑

　　秘書人員在與領導交往活動中，要想保證交往的順利進行，保持與領導的一致性，必須在一定程度上領會領導意圖，接受領導的影響，以便自覺地使自己按照領導要求的方式去支配自己的行動。

　�。ㄒ唬╊I會領導意圖要從思想溝通著手。思想溝通是密切秘書人員與領導關(guān)系領會領導意圖的重要方法。秘書與領導的特定角色關(guān)系要求秘書人員與領導進行思想溝通，從領導交談言語情緒中捕捉各種信息、明察和領會領導的意圖。通過思想溝通，把握領導現(xiàn)在心里想什么、有什么決定或決策，了解領導贊成什么、反對什么。如果不進行思想溝通，秘書人員就很難領會領導意圖，甚至會產(chǎn)生誤解，使領導意圖不能及時地傳達貫徹。所以，秘書人員在與領導思想溝通時，要在領會領導意圖的同時，維護領導的尊嚴和自尊，交談進言時要注意場合、地點、時機及語言選擇，注意交流溝通技巧。

　�。ǘ�）領會領導意圖要從感情聯(lián)絡著手。心理學的研究表明，人們之間的相似性吸引是建立和發(fā)展良好的人際關(guān)系的基礎。秘書人員與領導的關(guān)系不僅僅是一種角色關(guān)系，在這種角色關(guān)系中還包含著個人之間的關(guān)系。秘書人員與領導聯(lián)絡個人感情，以求思維和認識上一致、興趣和愛好相投、縮短心理之間距離，關(guān)系變得自然、融洽、協(xié)調(diào)，秘書人員對領導的意圖自然而然地心神領會。所以，秘書人員要把與領導發(fā)展個人之間感情作為領會領導意圖的重要途徑。

　　（三）領會領導意圖要從自覺服務著手。秘書是領導的參謀與助手，是為領導服務的，秘書人員要想處理好與領導的關(guān)系，更好地領會領導意圖，必須擺正位置、自覺服務。在領導意圖形成過程中做好大量輔助性的服務工作，收集提供各種信息情況，以便為領導決策形成正確的工作意圖提供參考依據(jù)。這樣，就能對領導意圖的形成背景及目的、作用有正確的認識和理解，能把握領導意圖的真正實質(zhì)，正確地傳達、貫徹、執(zhí)行領導的意圖。同時，在貫徹執(zhí)行領導意圖過程中注意信息反饋工作，及時了解掌握領導意圖執(zhí)行中的情況，并將發(fā)現(xiàn)的問題或現(xiàn)象及時反映給領導、使領導能根據(jù)具體情況及時作出新的調(diào)整和安排。

　　四、秘書人員如何領會領導意圖的思考

　　秘書人員要領會領導意圖，不僅要了解領導個人生活工作情況，還要了解領導環(huán)境情況和企業(yè)總體情況。只有掌握大局和個性，才能真正領會領導意圖的實質(zhì)。

　�。ㄒ唬┮�熟悉企業(yè)的基本情況。秘書人員要領會領導意圖，一個前提條件就是要了解本企業(yè)的基本情況，明確企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營總體目標。只有了解全局工作的需要，才能正確地領會領導意圖，才能更有效地做好本職工作。秘書人員要為領導服務，要努力掌握每一位領導人的分工情況，熟悉每位領導人的工作方式，這樣才能更好地領會領導意圖。

　　（二）要了解領導班子總體狀況。秘書人員要領會領導意圖，一個關(guān)鍵問題就是要了解領導的環(huán)境，了解領導之間的協(xié)作分工情況，領導人之間的能力結(jié)構(gòu)以及領導班的思想狀況等。只有這樣，才能處理好秘書人員與領導班子的關(guān)系，才能正確領會領導工作的意圖。

　�。ㄈ�）要掌握領導班子成員的個性和背景。秘書人員要想處理好與領導班子的關(guān)系，不僅要了解領導環(huán)境，而且還要掌握每位班子成員的個性特征和背景。只有熟悉每位領導者的個性，才能掌握他們的工作方式和特點，才能更好地領會領導的意圖。

　　( 整理)

　　(四)要遵循組織法規(guī)的原則。領導班子建設有相應的條例和規(guī)定，規(guī)定了縱向與橫向領導機構(gòu)之間的關(guān)系，規(guī)定了領導班子集體決定工作事項的程序和辦法。秘書人員領會領導意圖的同時，必須與組織法規(guī)為準則，違背了組織法規(guī)的領導意圖，就應通過正當?shù)姆绞胶驼�常的渠道向有關(guān)方面反映自己的意見。領導不聽勸阻、一意孤行，秘書人員應挺身而出、大膽抵止。而不能在是非面前裝聾作啞、裝做好人。這樣不是真正愛護領導，而是違背了領會領導意圖的真正涵義。

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