會務工作要做到三個到位

把握細節(jié)規(guī)范辦會
會務工作是辦公室的一項經(jīng)常性工作，會務工作的好壞，直接影響到會議的質量和效果，而會務工作能否做好，往往取決于對細節(jié)的把握。在辦會工作中，一個通知的發(fā)放不到位，一個座位的安排不合理，一個話筒的聲音不正常，一個資料的裝訂不齊全等等細節(jié)上的問題，都會使會務工作不到位，給會議的質量和效果帶來影響，所以要搞好辦會工作，就必須以細致的作風，對會務工作中的細節(jié)細心觀察，潛心把握，精心組織，實現(xiàn)精益求精辦會的目標。具體來說，要從細節(jié)上做到“三個到位”。
一、從細節(jié)上做到會前準備到位
組織一次會議，會前準備到位是關鍵，只有會前準備充分，才能保證會議的順利召開。會前的準備工作是由若干細節(jié)組成的，在做會前準備工作前，就要充分考慮各個細節(jié)，并根據(jù)考慮到的細節(jié)制定好會務工作方案。制定會務工作方案本身就是一個細節(jié)，注重這個細節(jié)就能發(fā)現(xiàn)并把握其他方面的細節(jié)，完善會前準備工作，提高工作效率，減少工作中的失誤和差錯，特別是召開緊急的大型會議等，盡管時間要求急，但磨刀不誤砍柴工，制訂了方案，就不會造成手忙腳亂、頭緒不清的局面，避免出現(xiàn)差錯甚至返工等現(xiàn)象。在制定會務工作方案時，要根據(jù)會議的規(guī)模、層次等，考慮會議有哪些細節(jié)上的要求，如會標的制作、會議通知的發(fā)放、座次的安排、資料的發(fā)放、會場的布置等等，要把這些細節(jié)上的內(nèi)容安排到人、責任到人。制定一個完善的會務工作方案，往往能收到事半功倍的效果，如今年召開的XX考核工作動員大會，其會務工作時間緊、任務重、標準高，要求在極短的時間內(nèi)搞好會務準備工作，為此，我們在制定方案時潛心把握細節(jié)，除考慮到會標制作、通知發(fā)放、座次安排、資料發(fā)放、會議簽到、會風督查等細節(jié)上的內(nèi)容外，還吸取黨代會會務個別細節(jié)上不到位的教訓，為確保正常供電，會前三次與縣電力局聯(lián)系，在安排座次時，由于會場座位不夠而需要加排座位，我們考慮到若安排不好將影響與會人員的情緒，便與黨校等單位聯(lián)系，搬來統(tǒng)一的會議椅作為加排，并電話通知安排坐加排的與會人員，向他們說明情況，做好解釋，得到了與會人員的理解和支持。象這樣的細節(jié)問題，在會務工作中經(jīng)常出現(xiàn)，只有細節(jié)考慮具體、安排到位，在做會務準備工作時才能有條不紊、主動從容，從而保證會議質量和效果。
二、從細節(jié)上做到會中服務到位
會中服務是辦會工作的重要一環(huán)，做好會中服務，要對細節(jié)細心觀察，只有把握好每一個細小環(huán)節(jié)，才能使每一次會議開得井然有序。首先，要對會議中的一些常規(guī)性的細節(jié)服務進行規(guī)范，針對同類型的會議，要規(guī)范服務標準，做到有章可循。如縣委常委會議具有很強的政治性和嚴肅性，其會務工作標準高、要求嚴，服務不能隨意化、簡單化，我們除保證會場整潔等基本要求外，還從細節(jié)上把握，規(guī)范服務標準，提高服務質量，專門制定了《縣委常委會議服務工作規(guī)程》，其中規(guī)定將茶杯放在與會人員右側，將統(tǒng)一制作的標簽牌放在與會人員的左側，話筒的傾斜度大概一致，對資料的分發(fā)根據(jù)會議議程按由上至下的順序擺放在與會人員會議桌上的正前方，側看要求基本成一條直線等，這些細節(jié)上的規(guī)范，保證了會議桌上的整個擺設整齊劃一；另外要求在開會前30分鐘打開音響設備、視天氣情況開啟空調、會議中每隔30分鐘添加一次開水等，有效降低了服務工作對會場秩序和會議氛圍的影響，便于維護嚴謹?shù)臅�場秩序、嚴肅的會場氛圍。其次，由于會中服務還具有不確定性，這就要求會議服務人員發(fā)揮好主觀能動性，從小處入手，細心觀察、善于把握細節(jié)，把握好與會人員的服務需求，如在一次會議上需傳達學習上級領導的講話精神，我們便找到這名領導同志的講話，復印發(fā)給每位與會領導，這一服務舉措，雖然領導沒有要求，但我們提前、主動搞好服務，確保了從細節(jié)上做到服務到位。
三、從細節(jié)上做到會后整理到位
辦會工作是個整體的動態(tài)過程，不但要搞好會前準備、會中服務，還要搞好會后服務，但以往工作中我們往往忽略了會后整理工作。對此，我們從細節(jié)入手，在一個會議召開后，既及時將會議記錄、會議資料等進行整理，又及時整理好會場，如對縣委常委會議、書記辦公會議等決策性會議及時整理會議記錄，形成會議紀要，并把握好形成會議紀要的時間要求；對部署工作、布置任務等全縣性工作會議及時整理會議資料。對會議資料進行整理雖然沒有明確要求，但體現(xiàn)了辦公室服務工作的主動性、細節(jié)性，既有利于規(guī)范對會議資料的分類、保管、存檔，又便于以后查找和翻閱相關資料。我們對每次全縣性大會和重要工作會議的會務安排、領導講話、政策文件等裝訂成冊，分送給相關領導和科室，做到會議內(nèi)容一目了然，以便于領導查閱資料，便于督查人員掌握會議精神，加強督促落實。及時整理會場既是一個細節(jié)問題，也是對工作作風的檢驗，如一天晚上召開常委會議后，由于第二天是星期六，加上當天會議散會時已達凌晨，我們便準備第二天整理會場，當晚沒有及時整理，而第二天剛好有個接待活動需要在會議室舉行，這一細節(jié)上的疏忽，造成了工作上的十分被動。此后我們十分注重加強這項工作，確保了會場整理及時。

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