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財務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢、缺陷及建議
摘 要： 近些年, 隨著信息技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)復(fù)雜化程度的提高, ERP系統(tǒng)作為新型企業(yè)管理軟件被大量的應(yīng)用, 本文從工作中的實踐出發(fā)探討ERP系統(tǒng)在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用優(yōu)勢, 國內(nèi)ERP軟件財務(wù)模塊在應(yīng)用時出現(xiàn)的一些瓶頸問題, 以及解決完善的一些建議。
關(guān)鍵詞： ERP系統(tǒng); 財務(wù)管理; 問題探討;
隨著信息技術(shù)的發(fā)展, 現(xiàn)代化企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化程度的大幅提高, 近些年一種叫企業(yè)資源計劃 (簡稱ERP) 的管理軟件開始應(yīng)用于國內(nèi)企業(yè)管理當(dāng)中。
ERP系統(tǒng)的發(fā)展非常迅速, 到目前為止共經(jīng)歷了五個階段, 即從記錄大量原始數(shù)據(jù)、支持查詢、匯總等功能, 到增加對產(chǎn)品構(gòu)成進(jìn)行管理實現(xiàn)減少庫存, 優(yōu)化庫存等功能, 再到增加生產(chǎn)、加工工時、生產(chǎn)能力、財務(wù)功能等, 形成以計算機(jī)為核心的閉環(huán)管理系統(tǒng), 能動態(tài)監(jiān)察到產(chǎn)、供、銷的全部生產(chǎn)過程, 再到增加了包括財務(wù)預(yù)算、生產(chǎn)能力、調(diào)整資源調(diào)度等方面的功能, 成為企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)管理及決策的平臺工具;最后在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成熟下增加與客戶或供應(yīng)商實現(xiàn)信息共享和直接的數(shù)據(jù)交換的能力及供應(yīng)鏈管理思想, 實現(xiàn)跨企業(yè)的聯(lián)合作戰(zhàn)。在應(yīng)用實施過程中, ERP發(fā)揮了它靈活、強(qiáng)大的優(yōu)勢功能, 但也遇到了一些現(xiàn)實的瓶頸問題, 作為一名會計從業(yè)人員, 筆者從財務(wù)角度談?wù)撓翬RP系統(tǒng)在財務(wù)領(lǐng)域的一些應(yīng)用優(yōu)勢和目前所存在的問題。
一、ERP系統(tǒng)在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用優(yōu)勢
(一) 提高數(shù)據(jù)的真實性和及時性
ERP系統(tǒng)能深度涉入企業(yè)全過程, 從生產(chǎn)過程提取數(shù)據(jù), 實現(xiàn)財務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)共享和信息實時傳遞, 各崗位基于同一系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)處理數(shù)據(jù), 減少隨意性, 并可全程追溯, 較大實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的真實性和及時性。
(二) 可以實現(xiàn)全面預(yù)算控制
企業(yè)預(yù)算管理具備全員參與, 全過程跟蹤的特點(diǎn)。在預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算分析和預(yù)算考核過程中與ERP系統(tǒng)相結(jié)合。編制所需的數(shù)據(jù)可由ERP子系統(tǒng)提供, 并根據(jù)子系統(tǒng)的變化更新預(yù)算的編制;在預(yù)算控制方面, 將預(yù)算指標(biāo)層層分解, 嵌入系統(tǒng)節(jié)點(diǎn), 隨時進(jìn)行預(yù)警和金額控制, 形成預(yù)算控制報告;預(yù)算與考核方面, 可以對企業(yè)內(nèi)部各級責(zé)任中心執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行的差異進(jìn)行分析評價, 找出不合理之處, 并加以改進(jìn), 實現(xiàn)企業(yè)事前計劃、事中控制、事后反饋三者的統(tǒng)一。
(三) 可以加強(qiáng)企業(yè)的財務(wù)管理的預(yù)測水平
ERP系統(tǒng)通過及時準(zhǔn)確的生產(chǎn)計劃信息, 可以建立強(qiáng)大的預(yù)測模型, 進(jìn)行財務(wù)可行性分析, 使企業(yè)資源與營運(yùn)流程得以全面結(jié)合, 以銷定產(chǎn), 降低企業(yè)成本、優(yōu)化企業(yè)資源, 達(dá)到資源效益的最大化。
(四) 可以聯(lián)通外部資源, 優(yōu)化財務(wù)工作效率
ERP軟件還具有的一項強(qiáng)大的功能是具備無限的擴(kuò)展能力, 能與更多其他軟件聯(lián)接, 提供開放的API接口, 利用這一功能, 在會計領(lǐng)域可以實現(xiàn)與外部軟件的對接, 減輕會計工作量。例如與金稅系統(tǒng)中的稅控開票系統(tǒng)聯(lián)接, 將開票信息導(dǎo)入會計核算系統(tǒng), 生成會計分錄;或開通ERP電子銀行, 實現(xiàn)電子對賬, 銀企互聯(lián)的支付功能。
未來大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用中, 這一擴(kuò)展能力還可以對接全國普及的電子發(fā)票應(yīng)用, 在實現(xiàn)發(fā)票的真?zhèn)螜z驗、無紙化報銷、以及公務(wù)卡的直接結(jié)算等領(lǐng)域都能發(fā)揮廣闊的應(yīng)用。
(五) 實現(xiàn)在線審計
傳統(tǒng)的審計是基于對憑證、賬簿、文件等紙質(zhì)載體數(shù)據(jù)的審核, 從原始數(shù)據(jù)查起, 通過對數(shù)據(jù)的真實性、合規(guī)性審計, 判斷經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的合法性與業(yè)務(wù)處理的正確性。
ERP環(huán)境下, 大量的證據(jù)都以電子數(shù)據(jù)形式存儲在磁性介質(zhì)上, 審計人員利用該系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)、分析功能強(qiáng)大、網(wǎng)絡(luò)在線運(yùn)行等特點(diǎn), 通過對定期獲取的財務(wù)資產(chǎn)、計劃、生產(chǎn)統(tǒng)計等企業(yè)重要生產(chǎn)經(jīng)營信息進(jìn)行綜合分析, 查找審計疑點(diǎn)和問題線索。在此基礎(chǔ)上, 有目標(biāo)、有重點(diǎn)地進(jìn)駐現(xiàn)場進(jìn)行審計查證與核實, 及時發(fā)現(xiàn)和糾正企業(yè)經(jīng)營管理中存在問題。
二、ERP系統(tǒng)在財務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用中存在的現(xiàn)行缺陷
以上綜述了ERP系統(tǒng)的眾多優(yōu)勢功能, 但作為一個新興事物, ERP在國內(nèi)的應(yīng)用時間并不長, 現(xiàn)在市面上的ERP系統(tǒng)廠商品牌眾多, 國外如SAP的SAP R3、IBM的IBM ERP等, 國內(nèi)如智邦國際的ERP系列, 用友的用友ERP, 金蝶的K/3等。筆者企業(yè)應(yīng)用的軟件是國內(nèi)財務(wù)軟件領(lǐng)域的著名品牌用友ERP, 通過初步的應(yīng)用, 就本身工作體會, 在此討論下國內(nèi)ERP品牌在財務(wù)模塊上存在的一些問題。
(一) 國內(nèi)軟件應(yīng)用時間尚短, 系統(tǒng)穩(wěn)定性和簡潔化程度較弱
國內(nèi)品牌經(jīng)多年的磨合, 早期記賬軟件已發(fā)展的較為成熟, 應(yīng)用起來也比較便捷, 而ERP系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用在國內(nèi)還屬于新興事物, 多為借鑒國外實踐, 對接企業(yè)時需要開發(fā)人員大量的與企業(yè)溝通、磨合, 根據(jù)需求報告開發(fā)出的財務(wù)模塊優(yōu)點(diǎn)是切合實際、操作簡便, 缺陷是受制于對接企業(yè)的開發(fā)人員細(xì)心程度, 在調(diào)試過程中需要有幾個月的磨合期, 在應(yīng)用過程中也出現(xiàn)過升級系統(tǒng)后部分功能丟失的現(xiàn)象, 穩(wěn)定性低于已成熟的會計記賬軟件。
在靈活性方面, 軟件使用體驗受制于目前的技術(shù)水平, 速度受存儲量水平和網(wǎng)速影響較大, 簡潔性還有待提高, 例如用友ERP網(wǎng)上報銷系統(tǒng)直接生成記賬憑證這一環(huán)節(jié), 程序不夠簡化, 從搜索到生成一個憑證, 需要三、四個步驟完成, 相比以前記賬軟件中的模板憑證的應(yīng)用功能在時間效率沒有得到有效提升。
(二) 開發(fā)系統(tǒng)的更新及時性滯后, 增加預(yù)算控制的難度
ERP系統(tǒng)的應(yīng)用不是個小工程, 需要軟件開發(fā)人員根據(jù)企業(yè)本身特色編程, 在適用過程中, 如果出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的調(diào)整或外部政策的變化, 例如今年的增值稅稅率調(diào)整, 這時就需要開發(fā)人員根據(jù)政策的改變來調(diào)整軟件設(shè)置, 軟件的調(diào)整時間不夠及時, 就會造成預(yù)算控制的數(shù)據(jù)和賬務(wù)實際數(shù)據(jù)不一致的情形, 預(yù)算控制發(fā)揮不了真實作用。
(三) 系統(tǒng)運(yùn)營受運(yùn)維水平的影響較大
ERP軟件調(diào)試期結(jié)束交付使用后, 軟件服務(wù)商的對接從系統(tǒng)開發(fā)人員轉(zhuǎn)為運(yùn)維服務(wù)人員。ERP的功能強(qiáng)大, 覆蓋面廣, 使用過程中要充分了解其功能, 才能發(fā)揮最大效用, 在后期還要根據(jù)實際情況提出合理化建議, 如果運(yùn)維跟不上, 會極大影響使用效率和企業(yè)計劃實施, 使企業(yè)的資源浪費(fèi)。
(四) 標(biāo)準(zhǔn)性不強(qiáng)的企業(yè), ERP系統(tǒng)的財務(wù)模塊難以發(fā)揮整體優(yōu)勢
ERP系統(tǒng)是一個標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng), 它的構(gòu)建基礎(chǔ)也基于現(xiàn)代化的企業(yè)流程, 對大企業(yè)大集團(tuán)能夠發(fā)揮資源整合的作用。但是對于一些特殊性實體, 如高校、科研院所, 由于其產(chǎn)出產(chǎn)品的特殊性和非標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式, 會使ERP系統(tǒng)的植入增加難度, 一旦ERP系統(tǒng)無法全面實施, 它的資源整合性優(yōu)勢就不能得到最大發(fā)揮。
因為單從財務(wù)模塊來說, 一個新系統(tǒng)的實施, 也增加某些崗位的應(yīng)用時間, 這些應(yīng)用時間如果在整體資源的配置下能提高產(chǎn)出, 那么便對企業(yè)是有意義的, 但在這些企業(yè), 便可能因為管理模式的特殊性, 制約了ERP系統(tǒng)的應(yīng)用發(fā)揮。
三、對于現(xiàn)行存在問題的一些建議
這些年, ERP系統(tǒng)作為一個新型的管理工具推廣開, 就是證明它是信息技術(shù)與管理技術(shù)融合發(fā)展的趨勢所在, 雖然存在一些瓶頸問題, 但在發(fā)展過程中只有不斷的發(fā)現(xiàn)問題、解決問題才是社會發(fā)展的旋律, 因此筆者基于實踐工作在此也提出一點(diǎn)自己的建議:
(一) 建立企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)維隊伍, 加大與供應(yīng)商運(yùn)維團(tuán)隊的溝通
ERP系統(tǒng)的突出特點(diǎn)是數(shù)據(jù)充分信息化, 這就要求企業(yè)具備專業(yè)的內(nèi)部技術(shù)人員, 不能一味依靠供應(yīng)商的技術(shù)支持。供應(yīng)商在企業(yè)的調(diào)試工作完成后, 開發(fā)人員會退出企業(yè), 承接新的任務(wù), 這時對企業(yè)的輔助程度會減弱, 企業(yè)一定要建立起自己內(nèi)部的運(yùn)維隊伍, 才能更好的實現(xiàn)ERP的運(yùn)行。
企業(yè)運(yùn)維人員與供應(yīng)商運(yùn)維團(tuán)隊的有效溝通也尤為重要, 因為在使用過程中, 企業(yè)最清楚使用過程中存在的問題所在, 要形成使用報告, 與供應(yīng)商運(yùn)維團(tuán)隊充分溝通, 才能推動系統(tǒng)的不斷優(yōu)化。
(二) 加強(qiáng)員工培訓(xùn), 積極探索資源的優(yōu)化方式
對于ERP系統(tǒng)這個新型管理工具, 企業(yè)一定要做好員工的培訓(xùn)工作, 財務(wù)人員也要轉(zhuǎn)換思維, 充分了解這個系統(tǒng)的優(yōu)勢所在, 利用系統(tǒng)的開放、兼容性特性, 加強(qiáng)各方資源的聯(lián)接, 積極探索符合自己企業(yè)的工作方式, 從而減輕自己的工作量, 優(yōu)化資源的配置。
(三) 利用好ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時性和豐富性, 強(qiáng)化會計管理功能
ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢在于提供數(shù)據(jù)的及時性和豐富性, 作為財務(wù)人員要充分利用這些數(shù)據(jù), 加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析能力, 從基礎(chǔ)會計過度到管理會計的層面, 利用ERP的交互功能提供企業(yè)各個層面所需要的分析報告, 為整個企業(yè)的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供高質(zhì)量的財務(wù)報告。
ERP系統(tǒng)的實施離不開各企業(yè)各級員工與社會進(jìn)步的共同努力, 現(xiàn)在可能還存在一些應(yīng)用問題, 但在將來信息技術(shù)的提高和大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用下, 前景是非常廣闊的, 就讓我們一起為了這個美好的未來努力!
參考文獻(xiàn)
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