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會計(jì)電算化“梯階”特征初探
自1954年美國國際商用機(jī)器公司首次正式在會計(jì)領(lǐng)域使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工資核算以來，歷經(jīng)半個(gè)多世紀(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)在會計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用(國內(nèi)自198l年后習(xí)慣上稱為“會計(jì)電算化”)取得了長足的進(jìn)步，盡管世界各國不同的企業(yè)單位在會計(jì)電算化過程中所經(jīng)歷的歷程各不相同，我們還是可以根據(jù)世界范圍內(nèi)計(jì)算機(jī)在會計(jì)領(lǐng)域應(yīng)用的軌跡，從中發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在會計(jì)領(lǐng)域中應(yīng)用的一般性的“梯階”特征(如圖示)，在我國會計(jì)電算化發(fā)展的初期，受人們主觀認(rèn)識的限制，難以概括這種“梯階”狀特征，其中每一“梯階”的形成和發(fā)展，都以人們的計(jì)算機(jī)文化素質(zhì)的不斷提高，財(cái)會軟件開發(fā)技術(shù)有突破性的進(jìn)展為基礎(chǔ)的，并受特定環(huán)境條件的制約，但其最終目的都是要“向管理要效益”，對此，經(jīng)過十幾年來的發(fā)展和研究，已經(jīng)有了較為系統(tǒng)的認(rèn)識，在這種情況下，研究這種“梯階”狀特征并正確選擇相應(yīng)的發(fā)展“梯階”，不但可以總結(jié)歸納會計(jì)電算化發(fā)展規(guī)律，推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)會計(jì)電算化上臺階、上水平，而且對現(xiàn)代企業(yè)正確選擇會計(jì)電算化發(fā)展戰(zhàn)略，乃至推動(dòng)整個(gè)企業(yè)管理現(xiàn)代化都有童要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。1.單項(xiàng)或多項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)處理
單項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)處理是計(jì)算機(jī)在會計(jì)領(lǐng)域應(yīng)用的最初形式，是針對某一單項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)，設(shè)計(jì)一個(gè)比較完整的、獨(dú)立的應(yīng)用程序，通過執(zhí)行這個(gè)程序從而完成該單項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)處理工作，如工資核算、材料核算、固定資產(chǎn)核算等。多項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)處理，是指幾項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)有機(jī)地組織起來，由計(jì)算機(jī)處理。
2．帳務(wù)處理電算化
在這一“梯階”，主要是設(shè)計(jì)一個(gè)專門的帳務(wù)處理程序，利用電子計(jì)算機(jī)來處理會計(jì)帳務(wù)，其基本特征是開始采用相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，開發(fā)出所謂的“帳務(wù)處理系統(tǒng)”，其實(shí)質(zhì)是將電子計(jì)算機(jī)作為一個(gè)高級的計(jì)算工具用于會計(jì)領(lǐng)域，記帳憑證成了這一“梯階”手工會計(jì)與計(jì)算機(jī)內(nèi)的“帳務(wù)處理系統(tǒng)”的唯一數(shù)據(jù)接口，系統(tǒng)開發(fā)的目標(biāo)是使財(cái)會人員擺脫手工帳務(wù)處理過程中繁重的謄、抄、算等體力勞動(dòng)，系統(tǒng)在應(yīng)用的過程中不能實(shí)現(xiàn)最大限度的數(shù)據(jù)共享，容易造成電算化會計(jì)數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)。
3.全面會計(jì)核算電算化
從1989年開始，財(cái)政部開始加強(qiáng)對會計(jì)電算化工作的管理，頒布《商品化會計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定(試行)》，第一次以法規(guī)的形式促進(jìn)了我國會計(jì)核算軟件的商品化發(fā)展，一些專業(yè)會計(jì)軟件公司所開發(fā)的會計(jì)核算軟件先后通過財(cái)政部組織的評審，這些商品會計(jì)軟件幾乎涵蓋了一般單位的所有會計(jì)核算業(yè)務(wù)，為跨入全面會計(jì)核算電算化這一梯階奠定了軟件基礎(chǔ)，此后，一些單位就通過購買商品會計(jì)軟件實(shí)現(xiàn)全面會計(jì)核算電算化。這一“梯階”的會計(jì)電算化目標(biāo)建立在這樣一個(gè)假設(shè)的基礎(chǔ)之上：將會計(jì)人員從繁重的會計(jì)核算中解脫出來，使他們有時(shí)間和精力從事會計(jì)分析、預(yù)測、參與決策。沒有考慮到長期以來習(xí)慣于繁重會計(jì)核算的廣大會計(jì)人員，在“被解放”了以后，會不會主動(dòng)從事會計(jì)分析、預(yù)測、參與決策等工作，有沒有能力來完成這些除會計(jì)核算以外的會計(jì)工作，所以處于這一“梯階”的會計(jì)電算化工作，雖然調(diào)動(dòng)了廣大財(cái)會人員的積極性，一度出現(xiàn)過會計(jì)人員蜂擁而進(jìn)電腦培訓(xùn)班的盛況，但終因沒能為企業(yè)管理提供比手工會計(jì)更為豐富、真實(shí)、具體的會計(jì)服務(wù)，效益不甚明顯。
4．財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)
從1992年底開始，在全國范圍內(nèi)拉開了財(cái)務(wù)、會計(jì)改革的序幕，圍繞財(cái)會模式的“轉(zhuǎn)軌變型”，進(jìn)行了一攬子的改革，我國會計(jì)電算化開始跨入財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)“梯階”(從l993年3月5日，中國會計(jì)學(xué)會中青年會計(jì)電算化分會成立時(shí)的首屆理論研討會上，首次正式提出了“財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)”的概念)，在這一“梯階”，財(cái)會軟件被真正當(dāng)作一個(gè)獨(dú)立的信息系統(tǒng)來開發(fā)、利用，將所有的會計(jì)業(yè)務(wù)有機(jī)地組織起來，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)處理，并在原有的會計(jì)核算軟件的基礎(chǔ)上逐步增加一些管理性的功能，開始注重系統(tǒng)的應(yīng)變能力、各基本模塊的規(guī)范化、整體和靜結(jié)構(gòu)的多樣化等，但最終因?yàn)闆]有考慮到財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與外部環(huán)境的關(guān)系：既要從外部環(huán)境中獲取信息，又要向外部環(huán)境提供經(jīng)加工處理后的信息。其發(fā)展的結(jié)果是人為地?cái)嘟^了財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與其它子系統(tǒng)的“血緣”關(guān)系，最終在企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)個(gè)“信息孤島”。
5．以財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)為中心的企業(yè)管理信息系統(tǒng)
現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，財(cái)務(wù)管理成了現(xiàn)代企業(yè)管理的中心，企業(yè)經(jīng)營管理模式由生產(chǎn)經(jīng)營型向資本經(jīng)營型的轉(zhuǎn)變，出現(xiàn)了新型的管理需求：公司高層管理者需要更多的與現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理和營銷活動(dòng)密切相關(guān)的實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)信息，以便針對瞬息萬變的市場需求作出最準(zhǔn)確的預(yù)測和最靈活的應(yīng)變，一些企業(yè)開始注重財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與外部環(huán)境的“信息交流”，現(xiàn)代企業(yè)管理的實(shí)踐要求在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)以財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)為中心的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。這一發(fā)展“梯階”主要是以計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)為工具，按照系統(tǒng)的觀點(diǎn)綜合組織現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)、外部數(shù)據(jù)，其實(shí)質(zhì)是形成一個(gè)以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為核心的包括生產(chǎn)、設(shè)備、勞資、物資、營銷等子系統(tǒng)的全方位企業(yè)管理信息系統(tǒng)，企業(yè)的所有職工都在某種程度上參與了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的生成，系統(tǒng)主要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)負(fù)責(zé)為高層決策者提供即時(shí)的經(jīng)營信息而非過時(shí)的財(cái)務(wù)報(bào)告，滿足他們的新型管理需求，幫助企業(yè)進(jìn)行管理決策，走出會計(jì)人員能提供的信息決策者不需要，而決策者需要的信息會計(jì)人員無法提供兩難困境。
6．以財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)為中心的企業(yè)管理決策支持系統(tǒng)
鑒于以財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)為中心的企業(yè)管理信息系統(tǒng)所關(guān)注的重點(diǎn)在于過去和現(xiàn)時(shí)的財(cái)務(wù)和其它經(jīng)濟(jì)信息，而在激烈的市場競爭中，環(huán)境干變?nèi)f化，生產(chǎn)條件錯(cuò)綜復(fù)雜，現(xiàn)代企業(yè)更重要的是要把握未來，進(jìn)行科學(xué)決策，必將把現(xiàn)代企業(yè)的會計(jì)電算化引向其更高層次的發(fā)展“梯階”：以財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)為中心的企業(yè)管理決策支持系統(tǒng)。這是一個(gè)以現(xiàn)代管理科學(xué)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，采用人機(jī)交互的方式，通過廣泛利用財(cái)務(wù)信息和各種數(shù)學(xué)模型來解決半結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化的管理決策問題的會計(jì)電算化(實(shí)際上已是企業(yè)管理現(xiàn)代化)的高級“梯階”。
需要說明的是，會計(jì)電算化發(fā)展進(jìn)程中體現(xiàn)出來的這六個(gè)“梯階”決不是截然分開的，上一“梯階”必須以下一“梯階”為基礎(chǔ)，雖然各“梯階”解決同題的屬性、方法有所不同，但并不影響其目標(biāo)的趨同性，然而正是受這種“基礎(chǔ)”性的影響，使得高“梯階”都是通過對低“梯階”進(jìn)行善意修改而得到的，其弊端是不能“運(yùn)籌帷幄”，全盤考慮，必然會造成相關(guān)資源的浪費(fèi)。
建立現(xiàn)代企業(yè)制度，必須符合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、現(xiàn)代工業(yè)和現(xiàn)代管理的要求，要完善企業(yè)內(nèi)部的管理機(jī)制，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理，進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)核算，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，必然要選擇合適的會計(jì)電算化發(fā)展“梯階”。本文就是要通過對會計(jì)電算化“梯階”狀特征的總結(jié)，幫助相關(guān)決策者理解會計(jì)電算化是一項(xiàng)事業(yè)，是一個(gè)由低級向高級發(fā)展的過程，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的泛指概念，需要更多的人來關(guān)心和支持，揭示會計(jì)電算化發(fā)展“梯階”與現(xiàn)代企業(yè)管理各層汰之間的對應(yīng)關(guān)系，強(qiáng)化會計(jì)電算化必須為現(xiàn)代企業(yè)管理服務(wù)的思想，為現(xiàn)代企業(yè)正確選擇會計(jì)電算化發(fā)展“梯階”提供參考。
有鑒于此，筆者認(rèn)為，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)將會計(jì)電算化發(fā)展“梯階”與企業(yè)管理活動(dòng)的各層次聯(lián)系起來，圍繞會計(jì)電算化如何更好地為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)這個(gè)中心來選擇會計(jì)電算化發(fā)展“梯階”，在戰(zhàn)略上，把以財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)為中心的企業(yè)管理決策支持系統(tǒng)作為其發(fā)展“梯階”，從總體上來進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì)；在戰(zhàn)術(shù)上，把以財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)為中心的企業(yè)管理信息系統(tǒng)作為其實(shí)施“梯階”。之所以要這樣選擇，一方面是現(xiàn)代企業(yè)會計(jì)電算化進(jìn)程中還存在一些“攔路虎”，如企業(yè)高層決策者的觀念問題、系統(tǒng)建設(shè)的資金問題和現(xiàn)代企業(yè)的人員素質(zhì)問題等，使得我們必須在戰(zhàn)略上和戰(zhàn)術(shù)上有所區(qū)別；另一方面這樣選擇的結(jié)果，與現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的“戰(zhàn)略計(jì)劃”、“管理控制”層次相適應(yīng)（見圖示），服務(wù)的目標(biāo)更為明確、具體，使得會計(jì)電算化能夠“立桿見影”，電算化效益能夠最大限度“有形化”。
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