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辦公室如何在企業(yè)發(fā)展中更好地發(fā)揮職能作用
辦公室如何在企業(yè)發(fā)展中更好地發(fā)揮職能作用
在當前企業(yè)改革進一步深化，市場競爭進一步激烈和業(yè)務(wù)發(fā)展更加繁重的情況下，辦公室如何在企業(yè)發(fā)展中更好的發(fā)揮職能作用，為中心工作服務(wù)，這是一個必需認真研究和認真思考的問題。就此，本人談幾點粗淺的看法。
一、辦公室工作要定位在適應(yīng)市場要求、促進企業(yè)發(fā)展上
辦公室作為企業(yè)的辦事部門，其工作的出發(fā)點和落腳點，必須要定位在適應(yīng)市場要求、促進企業(yè)發(fā)展上，看在企業(yè)發(fā)展中盡力如何，作用如何，成效如何，當前企業(yè)正處于激烈的市場競爭和生存壓力之中，處于為適應(yīng)市場而深入進行的改革和調(diào)理之中，處于各種矛盾的紛繁交織之中，處于向現(xiàn)代企業(yè)的邁進之中，面臨大量的新情況、新問題，辦公室從其職能出發(fā)，應(yīng)是在企業(yè)適應(yīng)市場、加快發(fā)展中更為敏感的部門，研究問題更深入、更深刻的部門，更具有前瞻性的部門，推進各項工作更好的參謀設(shè)計部門。企業(yè)發(fā)展中的種種現(xiàn)實矛盾和需要，迫切要求辦公室把自己的工作定位于更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)上來，站在市場經(jīng)濟的潮頭和企業(yè)發(fā)展的前沿，認識和適應(yīng)市場，了解和掌握企業(yè)發(fā)展的各處難點，把握企業(yè)發(fā)展的各種趨勢，深入企業(yè)發(fā)展之中，在促進、推動和導向企業(yè)發(fā)展中起重要的輔助作用。
辦公室在緊緊盯著全局目標實現(xiàn)中的重點、難點、熱點、敏感點問題思考、設(shè)計和開展工作，為領(lǐng)導決策提供智力服務(wù)，為推進各項工作搞好相應(yīng)的組織協(xié)調(diào)。辦公室工作的好壞，不僅僅看其自身的微觀目標，更重要的是看其在保證實施全局宏觀目標中所起的作用。
在職能發(fā)揮上，要由單純的服務(wù)向主動超前地研究問題，更好地參與中心工作的推進和決策的貫徹落實上轉(zhuǎn)變。辦公室工作的出發(fā)點和主要檢驗標就是看其為企業(yè)發(fā)展的服水平，其主要工作成果體現(xiàn)于為領(lǐng)導決策服務(wù)和參與中心工作的推進上，因此，辦公室必抓住全局中的一些重害問題，超思考，深入研究，向領(lǐng)導提出真知灼見的意見和建議，要廣泛及時了解企業(yè)各個方面的動態(tài)，及時地掌握信息，為領(lǐng)導把握全局，制定決策，指導工作提出參考和依據(jù)，要把握工作進展，了解發(fā)展趨勢，善于發(fā)現(xiàn)問題，借鑒各方面經(jīng)驗，為領(lǐng)導指導推進具體工作提出切實可行的操作意見。
要站在企業(yè)發(fā)展的前沿，深入調(diào)查、研究和思考問題，為領(lǐng)導當好參謀助手。要做到“五個字”即：前：站在企業(yè)發(fā)展的前沿，始終掌握、了解全局發(fā)展中的一些要害性的問題，如改革、競爭、發(fā)展的情況、動態(tài)、問題、發(fā)展趨勢等。掌握領(lǐng)導的思路，有自己深入的思考。高：要站的高一些，把握大局。要明大局，明政策，明趨勢，明下情，明經(jīng)驗、明思路。這樣起草的材料才能有全局指導意義。才能切中改革、經(jīng)營、等工作中的要害。寬：眼界要寬，知識面要寬，研推動企業(yè)發(fā)展的“招法”要寬。遠：要看得遠，力爭遠見卓識，有超前性。要面向來，即能見微知著，又能把握下步企業(yè)發(fā)展的大趨勢，這樣才能幫助領(lǐng)導超前思考問題，推動企業(yè)不斷發(fā)展。深：即研究問題，起草材料要深一些，有深刻的思想，深入的分析，以給人以啟迪。
要注意及時提供準確而豐富的信息，為領(lǐng)導決策服務(wù)，要根據(jù)中心工作的需要和領(lǐng)導所關(guān)注的事項，把握重點，抓住熱點，突出特點，及時提供各方面信息。信息工作之所想，應(yīng)是領(lǐng)導之所思，信息工作之所憂，應(yīng)是領(lǐng)導之慮，信息工作之所謀，應(yīng)是領(lǐng)導之所急。
要注意總結(jié)好得經(jīng)驗，及時掌握傾向性問題，好得經(jīng)驗有全局指導意義，即能為領(lǐng)導所關(guān)注，提供解決某個問題的思路，又能為各單位借鑒。辦公室要善于發(fā)現(xiàn)和總結(jié)好的經(jīng)驗為推動全局工作服務(wù)。傾向性問題是全局發(fā)展和推動某項工作的制約性因素，應(yīng)及時掌握反饋，以引起領(lǐng)導和有關(guān)方面的注意。
要強化服務(wù)意識，辦公室工作千頭萬緒，說到底就是一個服務(wù)問題，要認真貫徹上級部門確定的方針、政策，領(lǐng)會領(lǐng)導的工作意圖，全面履行各項職責職能，積極發(fā)揮主觀能動性，積極發(fā)揮參謀助手作用，主動為領(lǐng)導制定決策，實施決策提供服務(wù)。為機關(guān)為基層服務(wù)。
要注重工作效率和質(zhì)量，薪酬制度改革后，辦公室工作臺的外延大大擴展，內(nèi)涵也更加豐富，。在新的形勢下，辦公室要從服務(wù)、服從于通信發(fā)展這個大局出發(fā)，注重工作臺效率和工作臺質(zhì)量為促進通信更快發(fā)展做出貢獻。
要加強對外公關(guān)和內(nèi)部協(xié)調(diào)，處理好各種矛盾和問題。當前，企業(yè)改革和發(fā)展的任務(wù)十分繁重，千頭萬緒，辦公室要從大局出發(fā)，與地方政府、部門和社會各方面，特別是新聞部門建立良好的工作聯(lián)系，加大公關(guān)力度，積極正確引導輿論，如實的宣傳通信發(fā)展的方針政策和面臨的困難，虛心聽取他們的意見和建議，積極爭取他們對通信的支持和理解。
加強宣傳工作，要積極利用通信企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，在網(wǎng)絡(luò)媒體上開展各類宣傳。在內(nèi)部注意協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，加大督促力度，。
要把握好完成任務(wù)和主動服務(wù)的關(guān)系，辦公室每天都要辦很多領(lǐng)導工作中帶有執(zhí)行性或比較具體的事務(wù)性工作，使領(lǐng)導能夠從繁雜的事務(wù)中解脫出來，以較多的時間和精力處理重大問題，辦公室要把握好完成任務(wù)和主動服務(wù)的關(guān)系，根據(jù)領(lǐng)導決策需要，調(diào)查收集各種信息材料，積極主動的為領(lǐng)導決策做好準備，并協(xié)助領(lǐng)導實施各項管理工作，督促檢查決策的招待情況，隨時向領(lǐng)導反饋意見，以便領(lǐng)導者不斷改進和調(diào)整工作部署。
一、加強信息調(diào)研，加大督查督辦工作力度，狠抓各項工作落實。
2003年辦公室將把信息調(diào)研和督查督辦工作作為辦公室的首要工作，經(jīng)常深入基層進行調(diào)查研究，全面了解情況，準確掌握信息，緊緊圍繞市分公司的中心工作，把握關(guān)鍵，突出重點，及時準確提供“領(lǐng)導需要知道”和“需要領(lǐng)導知道”的信息，做到“謀”在關(guān)鍵處、“參”在點子上，充分發(fā)揮辦公室的參謀助手作用，加大督查力度，注重督辦實效，狠抓市分公司各種會議和公司領(lǐng)導安排的各項工作的檢查、落實和督辦工作。加強同各部門的工作聯(lián)系，建立正常的協(xié)調(diào)督辦工作制度，使督查工作經(jīng)�；�、規(guī)范化，確保各項督查工作落到實處。
四、加強綜合協(xié)調(diào)作用，積極營造企業(yè)經(jīng)營發(fā)展良好環(huán)境
2003年辦公室將注重發(fā)揮溝通上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右的橋梁紐帶作用，圍繞企業(yè)發(fā)展的中心工作和領(lǐng)導的工作思路積極協(xié)調(diào)各方關(guān)系：一是主動與省公司和各縣（區(qū)）分公司保持密切聯(lián)系，確保市分公司信息暢通、政令暢通；二是積極加強與地方黨委政府及相關(guān)業(yè)務(wù)職能部門的聯(lián)系，為企業(yè)營造良好和諧的工作環(huán)境；三是加強同公司內(nèi)部各職能部室的工作溝通和聯(lián)系，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展搞好協(xié)調(diào)和綜合服務(wù)工作。
2003年市分公司辦公室工作的總體思路是：高舉鄧小平理論偉大旗幟，全面貫徹落實黨的“十六大”精神，以“三個代表”重要思想為指導，以振興信陽通信事業(yè)為己任，以服務(wù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展為中心，以加強信息調(diào)研，加大督查督辦為手段，以轉(zhuǎn)變工作作風，提高工作效率為重點，在市分公司領(lǐng)導的正確領(lǐng)導下，繼續(xù)解放思想，更新觀念，與時俱進，突出重點，協(xié)調(diào)各方，加強辦公室內(nèi)部管理制度建設(shè)和黨風廉政建設(shè)，明確崗位職責，強化崗位責任制，加大常規(guī)工作的績效考核力度，努力塑造辦公室“廉潔、高效、團結(jié)、務(wù)實”的良好形象，充分發(fā)揮辦公室參與政務(wù)、管理事務(wù)、綜合服務(wù)的職能作用。
一、強化辦公室自身建設(shè)，努力提高辦公室整體素質(zhì)
為積極適應(yīng)企業(yè)發(fā)展面臨的新形勢、新機遇、新挑戰(zhàn)，辦公室全體同志應(yīng)不斷加強黨的政策理論知識，通信業(yè)務(wù)知識、法律知識和市場經(jīng)濟理論知識的學習，提高辦公室工作人員的政治覺悟和理論水平，培養(yǎng)強烈的事業(yè)心、責任心和甘于吃苦，樂于奉獻的敬業(yè)精神，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。繼續(xù)修訂完善《公文處理管理辦法》《會議管理辦法》《接待工作管理辦法》《辦公自動化管理辦法》等各項工作制度和管理辦法，進一步加強辦公自動化的延伸和推廣使用工作，提高公司公文的運轉(zhuǎn)速度，加快工作節(jié)奏。不斷加強辦公室自身建設(shè)，充分發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)、信息咨詢、參謀助手的作用，保證辦公室各項工作快速、準確、有序運轉(zhuǎn)，開創(chuàng)辦公室工作的新局面。
二、認真履行辦公室職責，提高綜合服務(wù)水平
2、加強法制宣傳教育，做好法律事務(wù)工作
由于我國加入世貿(mào)組織和市場競爭的日趨激烈，2003年辦公室將以江澤民同志關(guān)于加強民主法制建設(shè)的重要論述為指導，圍繞國家“四五”普法在公司內(nèi)部進行廣泛的法制宣傳教育活動和《電信條例》的宣傳學習，增強員工的法律意識，加強法律事務(wù)管理工作，建立健全合同的預案審查和備案管理制度。修訂完善《印章使用管理辦法》、《合同審查管理辦法》，加強對企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、印章的使用管理，切實有效預防和降低企業(yè)運營風險，最大限度的保護企業(yè)和廣大員工的的權(quán)益，確保企業(yè)和員工全年無重大違法事件發(fā)生。同時，做好并指導各縣（區(qū)）分公司做好企業(yè)的工商注冊年檢事宜，確保企業(yè)合法經(jīng)營。
3、繼續(xù)做好企業(yè)的檔案、保密、信訪工作
當前是企業(yè)機構(gòu)改革和市場競爭多元化的關(guān)鍵時期，加強企業(yè)員工對《保密法》知識的學習，加大保密宣傳教育力度，強化保密意識，加強對企業(yè)的文件和資料的管理，確保全年無重大失、泄密事件發(fā)生。檔案工作將繼續(xù)貫徹實施《檔案法》和《河南省檔案管理條例》，緊緊圍繞著企業(yè)的管理、發(fā)展和建設(shè)等中心工作，以提供服務(wù)和檔案開發(fā)利用為宗旨，狠抓檔案管理“三納入”和“四參加”制度的落實，加強檔案的設(shè)施、設(shè)備和檔案微機管理軟件操作系統(tǒng)的建設(shè)，為市分公司檔案管理晉升“國家二級”做好準備，同時完成光山、商城兩局的檔案部（�。┘壍膹筒檎J定工作，在地方組織的檔案、保密工作的檢查評比中爭創(chuàng)先進單位。信訪工作將繼續(xù)落實信訪目標管理責任制，為確保企業(yè)改革發(fā)展的穩(wěn)定局面，市分公司與各單位簽訂《信陽市通信分公司穩(wěn)定工作目標管理責任書》，按照“穩(wěn)步扎實抓發(fā)展，全力以赴保穩(wěn)定”的原則，根據(jù)“屬地管理”和“誰管理、誰負責”的要求，把職責范圍內(nèi)的信訪問題解決在當?shù)�，決不能推諉扯皮，把矛盾推給上級，確保全年無集體上訪和越級上訪事件發(fā)生。
三、加強新聞宣傳工作，提升企業(yè)形象
2003年新聞宣傳工作繼續(xù)實行目標管理，納入績效考核的常規(guī)工作考核之中，具體按《2003年新聞宣傳目標任務(wù)及具體考核辦法》執(zhí)行（文件附后），各單位的新聞宣傳工作將緊緊圍繞公司的整體工作部署，充分利用各種契機和各種傳播手段，“唱響主旋律，打好主動仗”，繼續(xù)做好公司更名后的形象宣傳，大力弘揚企業(yè)精神和企業(yè)文化，充分發(fā)揮新聞宣傳“外樹形象、內(nèi)鼓士氣”的作用，為信陽通信改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大局營造良好的內(nèi)外部環(huán)境。為此，希望各部門高度重視此項工作，建立健全新聞宣傳網(wǎng)絡(luò)，抓好隊伍建設(shè)，進一步提高信息員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和寫作水平，市分公司擬定于2003年召開1—2次信息、新聞宣傳工作總結(jié)交流會議，對優(yōu)秀的信息員和新聞宣傳員進行表彰獎勵。各單位要為宣傳人員提供良好的工作條件，安排適當?shù)墓ぷ鲿r間和配備必要的宣傳工具，充分調(diào)動宣傳人員的積極性，圍繞公司的中心工作和公司領(lǐng)導關(guān)注的重大問題，積極正面報道，有效抑制負面新聞報道，正確引導社會輿論，借助新聞媒體溝通用戶，化解矛盾，疏導熱點，提高新聞宣傳工作的時效性和實用性。
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