企業(yè)如何把握好第一次上ERP

自從黨的十六大提出"信息化帶動工業(yè)化"的發(fā)展目標后，廣大企業(yè)以飽滿的熱情從事信息化建設(shè)。ERP（企業(yè)資源計劃）是企業(yè)信息化建設(shè)的主導系統(tǒng)，中國企業(yè)對于它的認識，已經(jīng)由過去的陌生發(fā)展到今天的熟悉。但很多機構(gòu)和媒體都認為上ERP項目失敗率很高，企業(yè)風險過大，甚至有人說"上ERP企業(yè)是找死；不上ERP企業(yè)是等死".這樣的觀點確實困擾了很多人，使很多有進取心的企業(yè)在信息建設(shè)上裹足不前。因此我們有必要向大家解釋一下ERP項目成敗的因由，特別是當企業(yè)第一次實施ERP項目時應注意的環(huán)節(jié)。
首先我們應有一個清楚的認識，那就是ERP并不神秘，并不是高不可攀的事物，而恰恰它要解決企業(yè)遇到的最實際問題。ERP較其它管理信息系統(tǒng)有兩個明顯特征。一是信息高度集成，ERP能有效地將企業(yè)的生產(chǎn)管理、銷售、財務(wù)、客戶關(guān)系、采購、人力資源等各種管理模塊集成在一起，形成一個龐大的系統(tǒng)。ERP將企業(yè)各種管理信息存入在統(tǒng)一的一個數(shù)據(jù)庫內(nèi)，這樣就實現(xiàn)了企業(yè)信息的共享，從而提高了企業(yè)各級組織內(nèi)部有效的協(xié)作和快速反應。二是實時在線管理，企業(yè)總部可以通過ERP對各級分支進行網(wǎng)上業(yè)務(wù)審批和遠程監(jiān)控，下級分支也可以通過ERP查詢總部各類信息，這就是實時在線管理，因此ERP能與Internet高度地接合，并且有很強的數(shù)據(jù)交換和通信能力。由此可見，ERP所具有的明顯優(yōu)勢是無法比擬的，企業(yè)選擇ERP是歷史發(fā)展的必須。
不容否認，的確有許多企業(yè)實施ERP的效果不盡人意。究其根本原因，就是企業(yè)在實施前過于理想化，缺乏對信息化建設(shè)的知識和經(jīng)驗，往往忽視ERP實施中的關(guān)鍵問題。一是實施企業(yè)沒有提出十分明確、周詳?shù)墓芾硇枨�，缺乏與軟件提供商之間的充分協(xié)商。很多企業(yè)在實施ERP的調(diào)研階段，并沒有進行充分的論證，只是簡單地向軟件提供商提出了一些籠統(tǒng)的需求，但當真正見了軟件以后，原先那些沒有想到和忽視或者是兩方理解錯了的問題就會出現(xiàn)了。當出現(xiàn)這樣問題后，企業(yè)和軟件提供商之間很可能會相互埋怨，要么造成工期和費用的擴大，要么致使項目無法正常進行下去。這里面的根本原因是企業(yè)管理軟件是由底層源代碼組成的，要改變其中一部分，其它相關(guān)聯(lián)的部分也要改動，其工作量是非常巨大的，據(jù)測算如修改一套軟件15％以上的源代碼，軟件提供商的工作量就不會小于重新開發(fā)一套。實施ERP有點像蓋大樓，工程沒有開工，設(shè)計圖紙可以任意改動，但是當大樓蓋起來以后，再想去修改它，就會變得非常的困難。國外先進企業(yè)由于管理相對比較規(guī)范并且實施信息化比較早，企業(yè)的管理系統(tǒng)一般都換了3～5代，他們很清楚原先的系統(tǒng)有什么不足之處，所以他們在實施新系統(tǒng)之前一般會提出十分明確的需求。由于中國企業(yè)大都是第一次實施信息化建設(shè)，一下子要拿出十分專業(yè)和詳盡的需求設(shè)計確實很難，第二個會造成企業(yè)實施ERP失敗的原因，是企業(yè)輕視了下屬員工對系統(tǒng)的抵觸心理。
ERP不是一套簡單的管理軟件，它是企業(yè)"一把手工程"，它要實現(xiàn)一把手對企業(yè)管理的規(guī)范化和透明化，所以ERP真正的使用者是企業(yè)決策者和主要管理層。ERP并不是僅僅為了方便每個員工的工作而設(shè)計出來的，更重要的是為了實現(xiàn)企業(yè)一把手的管理目標，它對員工的工作有很強的約束力。從這個意義上講，員工是不喜歡ERP的，因為他們不希望受到約束和控制；而且ERP的實施可以實現(xiàn)企業(yè)管理流程的改變，原先復雜的組織結(jié)構(gòu)變得簡單，原有的時空距離不復存在，這必然又涉及到很多員工的切身利益；而且有些員工天生就害怕新生事物、害怕使用計算機，所以他們會用各種理由推脫責任或把一些枝節(jié)的小問題無限地放大。
通過前面的分析論述，大家可以看出企業(yè)實施ERP是有一定難度的，但對于發(fā)展中的廣大中國企業(yè)必須要過這一關(guān)，這一關(guān)闖不過去，企業(yè)的現(xiàn)代化管理就無法實現(xiàn)。為了讓第一次實施ERP的企業(yè)少走彎路，我們建議企業(yè)要注意實施過程中兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，一是軟件的選型，二是員工培訓。
 ERP絕對不是企業(yè)簡單地買一套應用軟件，而是企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的系統(tǒng)工程，所以企業(yè)絕對不能用買普通產(chǎn)品的心理去選擇ERP軟件。根據(jù)我們多年從事信息化工作的經(jīng)驗，建議企業(yè)在進行選型時要特別關(guān)注四個問題。一是軟件必須能滿足和適應企業(yè)現(xiàn)實管理需求。這一點是整個項目能否成功實施的最關(guān)鍵的一環(huán)，很多企業(yè)都在這一方面吃過虧，在選型時見到的軟件有很多功能模塊，在樣板企業(yè)里數(shù)據(jù)也能跑起來，但當軟件買回來了以后，卻發(fā)現(xiàn)了軟件的很多功能與企業(yè)的現(xiàn)實管理差別很大，所以根本就用不起來。不同企業(yè)之間的管理流程和對數(shù)據(jù)的要求差別很大，基本上兩個完全相同的企業(yè)是不存在的，世界上絕對不會有一種"萬能軟件"能滿足所有企業(yè)的需求。
 企業(yè)在選型ERP軟件時，要充分考慮各種管理流程的特點、數(shù)據(jù)的來源、統(tǒng)計報表不同功能模塊的關(guān)系、企業(yè)員工的接受能力及與其它系統(tǒng)的接口等很多問題，所以企業(yè)選擇的ERP必須是軟件提供商為企業(yè)訂制開發(fā)出來的。如果軟件提供商不為企業(yè)做前期需求分析和訂制開發(fā)，只是把現(xiàn)成的軟件賣給企業(yè)，它的實施成功率幾乎為零，如果是這樣的服務(wù)，企業(yè)還不如買一套盜版軟件 .所以我們可以得出這樣的結(jié)論，企業(yè)買軟件提供商的不是它的軟件，而是它的開發(fā)能力。二是軟件是否能進行二次開發(fā)。因為企業(yè)現(xiàn)有的管理流程不是一成不變的，需不斷完善與改進，所以ERP軟件的功能也需要能進行相應的修改，而且企業(yè)在第一次做項目需求時，有些問題可能忽略掉了，所以必須要求選型的軟件有強大的二次開發(fā)能力。如果ERP軟件的結(jié)構(gòu)過于僵死或二次開發(fā)能力不強，它未來可能會變成一塊"雞肋"，讓企業(yè)有種食之無味、棄之可惜的感覺。測試ERP軟件是否具有快速二次開發(fā)能力的方法也不難，就是企業(yè)在選型時，不要僅看軟件提供商如何演示，還要提出一些個性化需求，看看對方能否迅速開發(fā)出來。三是軟件和實施費用應相對便宜。企業(yè)第一次實施ERP由于經(jīng)驗上的不足，風險不是沒有，確實有許多優(yōu)秀的企業(yè)是通過第二次實施ERP才獲得了成功。
因此企業(yè)在第一次選型ERP軟件時，不要只注意軟件提供商的品牌和規(guī)模，因為價格越高，企業(yè)自身的風險就越高。我們建議企業(yè)最好還是購買那些物美價廉的產(chǎn)品，也就是當所選軟件都能滿足企業(yè)現(xiàn)實需求且能進行二次開發(fā)時，企業(yè)最好選擇價格便宜的那家，就好像一個人剛學會開車，就要買一輛奔馳轎車，無論這個人是否真正有錢都不是明智的選擇。現(xiàn)在出現(xiàn)了平臺化組構(gòu)的ERP軟件產(chǎn)品，它可以通過建模工具迅速按照客戶的需求進行軟件開發(fā)，這樣就大量地節(jié)約軟件開發(fā)周期和成本，而且二次開發(fā)工作也變得十分的簡單，所以企業(yè)最好選擇這樣的產(chǎn)品。四是軟件操作要簡單、易學。由于許多企業(yè)過去沒有信息化建設(shè)的經(jīng)驗，員工一下子由過去的手工工作轉(zhuǎn)為計算機工作肯定有一個適應過程，如軟件組構(gòu)和操作過于復雜，那么一定會加大ERP培訓和實施的難度。
ERP實施中的員工培訓工作十分重要，需要實施雙方都要做出努力。首先企業(yè)方要確定好培訓員工的名單，要注意哪塊要開通，哪塊的人員要培訓或者是誰要真正上機誰需要培訓，受訓人員數(shù)量不易太多，否則會影響培訓質(zhì)量。在培訓前企業(yè)要做總體動員，告訴大家這次培訓不是"玩"，是大戰(zhàn)前的演習，而且要做到專人負責和管理，對受訓人員的培訓結(jié)果要進行考試并制定相關(guān)的獎罰制度。軟件提供商的實施人員要為上機人員進行

為期一周左右的實施培訓，手把手地教受訓人員如何操作。每次培訓結(jié)束后，要立即開通相關(guān)系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)的上線運行。系統(tǒng)開通是ERP實施過程中十分關(guān)鍵的一步，也是最困難的一步。這里我們建議企業(yè)要有一個心理準備，那時無論遇到什么樣的難題也要堅持開通。
因為一開通員工就能真正地用上了系統(tǒng)，而且很快就能熟練操作，實現(xiàn)這一目標可以說是員工被企業(yè)家逼出來的，而不是員工必須本身有良好的素質(zhì)。這里我們可以舉一個實例，北京醫(yī)院在實施HIS（醫(yī)院的ERP系統(tǒng)）中，廣大醫(yī)生和護士的抗拒心理也很高，雖然他們的文化水平很高，但一開始誰也不接受操作培訓，最后院長下了死命令，某月某日系統(tǒng)正式開通運行，到了那天醫(yī)生不上機是不能上手術(shù)臺的，護士不上機是領(lǐng)不出來藥的，最后大家很快都會操作了�？梢妼崿F(xiàn)管理的信息化，企業(yè)的一把手起到舉足輕重的作用，優(yōu)秀的企業(yè)離不開優(yōu)秀的企業(yè)家。企業(yè)是否能夠?qū)崿F(xiàn)ERP，最關(guān)鍵的是要靠企業(yè)家的眼光、智慧和魄力。
總之，企業(yè)第一次實施ERP雖然存在一定的風險，但并不是一件"找死"的事情，只要方法對頭，上下一致是一定能闖過這一關(guān)的。最后，我們建議企業(yè)在正式實施ERP以前，最好能請有關(guān)的專家進行短期的培訓和咨詢，這對于項目的成功實施也是十分必要的。

 

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