微軟自己的信息化怎么做?

  2002年3月15日，平日里難得聚首的100多名國內(nèi)大型企業(yè)的企業(yè)信息技術(shù)主管（CIO），放下他們手頭那些總是顯得繁瑣而永無休止的工作，從全國各地來到了已經(jīng)有些悶熱的深圳。能讓這些大忙人齊刷刷匯聚一起的不是某主管部門召集的信息化會議，也不是某一廠商的大型產(chǎn)品發(fā)布，他們能夠在深圳安安心心地參加為期兩天的會議，只是因為微軟要講一講它自己的信息化：微軟IT面對面--2002 CIO高峰會。
　　
　　??幾年前比爾·蓋茨有關(guān)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)的論斷在國內(nèi)風(fēng)靡一時，很多人也想趁此機(jī)會弄個明白：干巴巴的數(shù)字在微軟那里果真是伸展自如的神經(jīng)系統(tǒng)？通過在深圳短短一天多的采訪，我們了解到的事實是，經(jīng)過多年的規(guī)劃和開發(fā)，微軟已經(jīng)建立起了相當(dāng)完善的企業(yè)內(nèi)部IT系統(tǒng)，良好的內(nèi)部信息化不僅帶來了效益，改進(jìn)了管理，最重要的是微軟還積累了一套相當(dāng)成熟的做法。微軟的成功有很多原因，完備、高效的IT系統(tǒng)無疑是重要的保障和支撐系統(tǒng)。
　　
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　　70%的數(shù)額與3%的金額
　　
　　?如果一件事情需要花費你70%的精力，但重要性卻只占3%，你也會跟微軟一樣感到應(yīng)該改變這種狀況以微軟自己的企業(yè)內(nèi)部采購電子商務(wù)系統(tǒng)MS Market為例，我們可以清楚地了解微軟內(nèi)部信息化的過程及成效。
　　
　　??請設(shè)想下面這一理想的場景：
　　
　　??微軟某職員希望訂購一本關(guān)于商業(yè)管理實踐的書，首先他會在瀏覽器的地址行中鍵入MS Market的URL，通過他的用戶ID，MS Market可以自動識別出該職員及其位置。然后，他選擇書籍和參考鏈接，該鏈接將顯示訂購表格和選項，通過這一選項可以按類別、書名或ISBN號碼進(jìn)行搜索。他從數(shù)百個書名中選出自己需要的書--價格已經(jīng)由微軟與廠商談判好--并且價格將自動填入訂購表格。他通過相同的過程繼續(xù)添加書籍，然后輸入他的部門號和要求的送達(dá)日期，完成訂購。他的經(jīng)理的姓名將動態(tài)顯示在訂單中，作為書籍支出的記帳代碼。他單擊提交按鈕結(jié)束這一過程。訂單提交后，MS Market將生成一個訂單跟蹤號碼供該職員查詢，并通過電子郵件向他的經(jīng)理發(fā)送通知以及利用電子書籍交換向書籍供應(yīng)商發(fā)送訂單，以便書籍供應(yīng)商執(zhí)行訂單。沒過一兩天，書籍會送到該職員的辦公室。
　　
　　??文字好象很繁瑣，但實際上只是鼠標(biāo)點擊幾次而已，時間花費大概是一、二分鐘。而在過去，微軟所擁有的信息化水準(zhǔn)并不比國內(nèi)現(xiàn)在很多企業(yè)所擁有的高多少，它同樣是一個繁瑣而低效的局面。直到1994年，微軟在采購貨物和服務(wù)時，還是依靠大量的書面表格和自定義的應(yīng)用程序，速度慢、成本高、容易出錯，而且由于缺乏自動化的和標(biāo)準(zhǔn)化的過程，也使得創(chuàng)建和跟蹤應(yīng)支付的款項非常困難。對于微軟采購組來說，這一過程每天都在折磨著他們的耐性。采購組每周都要處理大量的每票不足1000美元的購買申請，小額交易數(shù)量巨大，占微軟公司采購的70%，但通過應(yīng)付款項目支付的金額卻只占總交易金額的3%。結(jié)果自然可想而知。
　　
　　??而今天，MS Market系統(tǒng)每年可處理320，000份交易，訂單額超過33億美元。微軟不僅獲得了低廉的價格，更實現(xiàn)了有效的管理。據(jù)了解，該應(yīng)用程序每年在重新委任職員方面為軟節(jié)約的資金超過6百萬美元，每票訂單減少的成本從60美元降到5美元，它還簡化了管理，有助于帳單處理過程中的優(yōu)化。最后，通過直接鏈接到微軟的SAP R/3記帳系統(tǒng)，MS Market實現(xiàn)了有效的帳單處理。目前這一系統(tǒng)正在為超過 24,000 名的微軟全球雇員提供在線采購服務(wù)：員工可以采購包括計算機(jī)外設(shè)、書籍、花卉在內(nèi)的許多種商品并嘗試從商家那里獲取服務(wù)，從總量上來看，微軟每天要處理與 300 多個貿(mào)易伙伴之間的超過 18,000 次的商務(wù)事務(wù)。
　　
　　??MS Market由供應(yīng)商管理、內(nèi)部采購站點管理、審批流程管理、SAP R/3系統(tǒng)接口等組成。據(jù)說利用微軟自主開發(fā)的工具、WEB技術(shù)以及結(jié)合緊密的服務(wù)器應(yīng)用程序套件，三名程序員僅花了四個月的時間。
　　
　　??MS Market系統(tǒng)只是微軟公司W(wǎng)eb解決方案的一部分，為應(yīng)對商業(yè)挑戰(zhàn)、降低運營成本、提高工作效率、完善企業(yè)內(nèi)部的運作方式，微軟開發(fā)并使用了大量基于局域網(wǎng)的應(yīng)用程序，如網(wǎng)上報銷系統(tǒng)MS Expense，網(wǎng)上發(fā)票管理系統(tǒng)MS Invoice，網(wǎng)上訂單管理系統(tǒng)MOET，網(wǎng)上員工管理系統(tǒng)HeadTrax，企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)MS Sales，以此來構(gòu)建微軟全球網(wǎng)絡(luò)化管理架構(gòu)。
　　
　　理念、執(zhí)行與技術(shù)同等重要
　　
　　?作為專業(yè)的技術(shù)廠商，微軟有資格說開發(fā)企業(yè)內(nèi)部IT系統(tǒng)并不是一件多么復(fù)雜的事情，但問題并非這么簡單
　　沒有良好的IT管理架構(gòu)，天才的比爾·蓋茨也無法管理這樣一家規(guī)模龐大而又分散在世界各地、飛速增長卻又充滿挑戰(zhàn)的企業(yè)。但問題是有了IT，要實現(xiàn)有效的對IT系統(tǒng)的管理卻是一個更不輕松的話題。要知道，時至今日，微軟的IT環(huán)境已經(jīng)變得相當(dāng)復(fù)雜而龐大： 128，000多臺PC，217臺Exchange服務(wù)器，5個企業(yè)數(shù)據(jù)中心；600多種應(yīng)用程序；每天500多萬封電子郵件，每月900萬的語音電話。
　　要管好這一IT系統(tǒng)，對微軟這樣的公司來說應(yīng)該也不是一件容易的事情。
　　
　　??限于時間，我們在深圳的采訪沒能采集到更多微軟在管理IT系統(tǒng)方面的完整的做法，但從以下理念和細(xì)節(jié)之中卻可以略知一二。
　　
　　??重要的還是管理理念，微軟亞洲區(qū)ITG總監(jiān)柯文達(dá)以網(wǎng)上報銷系統(tǒng)MS Expense闡述了他的一些看法：
　　
　　??假設(shè)我從日本到其他地方出差，這中間要涉及到一些基本的差旅費用和一些不可預(yù)期的支出，我可以在任何地方上網(wǎng)登陸到微軟的網(wǎng)站，填寫我的一些支出，我的經(jīng)理很快就可以看到我提交的報銷信息，他批準(zhǔn)后這筆錢就可以打到我的帳戶上。等我回到公司，我就不用再去等著一道道手續(xù)去報銷我的差旅支出了。有人會問，如果出錯怎么辦？我覺得首先出錯是很難完全避免的，但這實際上更是一個理念問題，員工出差一般會很累，這是第一；他在這中間可能花了一些自己的資金，這是第二；最后會計財務(wù)那邊還會審核票據(jù)以查對錯誤，這是第三。所以我覺得這不僅是效率的提高，更重要的是它的理念，它對員工的信任和關(guān)心?quot;
　　
　　??細(xì)節(jié)可以反映出一些根本性的問題。很多人認(rèn)識微軟，是從蓋茨那里得來的印象，而與那一印象聯(lián)系在一起的則多是天才、神話、壟斷等含糊而帶有情感色彩的判斷，他們惟獨忽略了微軟還是一家在管理上非常成功的企業(yè)，是一家成功地進(jìn)行了、進(jìn)行著技術(shù)驅(qū)動的商務(wù)的企業(yè)，這同樣應(yīng)該是微軟這么多年來都一直在競爭占有極大優(yōu)勢的重要原因。
　　
　　??有關(guān)這一點，請你也替蓋茨設(shè)身處地地想一下：微軟在全球數(shù)十個國家和地區(qū)擁有分公司和辦事處，蓋茨和鮑爾默即使三頭六臂，也難以做到對全球每個分公司的銷售業(yè)績和經(jīng)營狀況了如指掌，難以保證制定的全球戰(zhàn)略得到有力和有效地執(zhí)行。正是微軟完善的企業(yè)IT系統(tǒng)，實現(xiàn)了高層

對全球業(yè)務(wù)的高效管理。
　　
　　??當(dāng)今國內(nèi)很多企業(yè)管理者都知道企業(yè)IT建設(shè)的重要性，可是另一方面他們又擔(dān)心IT投資會給企業(yè)帶來什么樣效益。微軟公司以自身的IT建設(shè)歷程做了很好的回答，正如微軟公司集團(tuán)副總裁奧蘭多·阿亞拉在會上所做?quot;基于.NET Web服務(wù)構(gòu)造敏捷的企業(yè)架構(gòu)的講演中所表示的：當(dāng)今的企業(yè)需要具備迅速、敏捷、善于響應(yīng)的素質(zhì)才能形成競爭優(yōu)勢，企業(yè)應(yīng)該深刻地理解、預(yù)測客戶的需求變化，并能做出快速反應(yīng)。因此企業(yè)商務(wù)敏捷性是企業(yè)成功的關(guān)鍵性因素。企業(yè)通過應(yīng)用具有高可擴(kuò)展性、高可用性、高可靠性的技術(shù)解決方案，可以在瞬息萬變的商務(wù)環(huán)境中立于不敗之地。

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