企業(yè)管理新時(shí)代與新型管理信息系統(tǒng)ERP

在本世紀(jì)的最后幾年，人類社會(huì)正逐步由工業(yè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，企業(yè)對(duì)知識(shí)和信息的有效管理已日益緊迫。企業(yè)管理正進(jìn)入新的時(shí)代，企業(yè)面對(duì)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，必須要求企業(yè)作出迅速敏捷的反應(yīng)，以適應(yīng)顧客需求的不斷變化，來(lái)建立企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。這種時(shí)代的要求催生了信息技術(shù)與企業(yè)管理的結(jié)合――新型管理信息系統(tǒng)ERP。ERP的生命力何在、它能給企業(yè)帶來(lái)哪些益處、成功實(shí)施ERP應(yīng)注意些什么？本文試就以上問(wèn)題作一粗淺探討。

一、ERP適應(yīng)企業(yè)管理新需求

1、更富有彈性扁平化的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)管理要求隨著信息時(shí)代和知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的來(lái)臨，促使企業(yè)以更快和更靈活的方式滿足市場(chǎng)和顧客不斷變化的需要。與之適應(yīng)，原來(lái)金字塔式的職能型層次式組織結(jié)構(gòu)已越來(lái)越成為組織發(fā)展的障礙，而將由新型的扁平小組中心型流程式組織替代。建立更富有彈性的流動(dòng)性組織，組織成員來(lái)自不同的部門也可能是企業(yè)外部門專家、顧問(wèn)。企業(yè)管理已超越企業(yè)本身固有的框架。ERP系統(tǒng)的不斷發(fā)展和改良，目前許多系統(tǒng)已具備高度的彈性可支持隨時(shí)調(diào)整的組織結(jié)構(gòu)。

2、供應(yīng)鏈管理（SupplyChainManagement）要求在面臨更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)越來(lái)越注重產(chǎn)品的研究開(kāi)發(fā)、質(zhì)量管理、營(yíng)銷擴(kuò)張和售后服務(wù)等來(lái)建立企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。但同時(shí)企業(yè)也越來(lái)越發(fā)現(xiàn)在日趨分工細(xì)化開(kāi)放合作的年代，企業(yè)僅僅依靠自己的資源參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)往往顯得被動(dòng)，而必須把同經(jīng)營(yíng)過(guò)程有關(guān)的多方面如上游的原材料供應(yīng)商和下游的客戶等納入一個(gè)整體的供應(yīng)鏈中。供應(yīng)鏈管理體現(xiàn)了以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向的管理思想，將客戶要求、企業(yè)內(nèi)部資源以及上游供應(yīng)商資源整合在一起。

ERP軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基本思想也正是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程視為建立在企業(yè)價(jià)值鏈上的供應(yīng)鏈，將企業(yè)內(nèi)部劃分成多個(gè)相互協(xié)同作業(yè)的子系統(tǒng)，如：生產(chǎn)制造、財(cái)務(wù)、營(yíng)銷、質(zhì)量控制、人力資源等。ERP可對(duì)供應(yīng)鏈上所有環(huán)節(jié)如：訂單、采購(gòu)、庫(kù)存、計(jì)劃、制造、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、分銷、服務(wù)、維護(hù)、財(cái)務(wù)、人事等進(jìn)行有效管理�，F(xiàn)代企業(yè)管理更強(qiáng)調(diào)動(dòng)態(tài)地對(duì)企業(yè)執(zhí)行控制實(shí)時(shí)分析企業(yè)動(dòng)態(tài)利潤(rùn)，掌握即時(shí)信息。ERP在對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈管理中也更強(qiáng)調(diào)了對(duì)資金流和信息流的控制，從而上升到價(jià)值鏈的控制。

3、支持企業(yè)全球化、多元化經(jīng)營(yíng)管理要求目前，世界經(jīng)濟(jì)一體化和國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)全球化潮流不可逆轉(zhuǎn)。一國(guó)企業(yè)跨出國(guó)門走向世界，開(kāi)展跨國(guó)經(jīng)營(yíng)是企業(yè)發(fā)展所向。實(shí)現(xiàn)全球范圍內(nèi)多工廠、多地點(diǎn)的跨國(guó)經(jīng)營(yíng)必然需要良好的資訊管理工具，以即時(shí)且精確地掌握各地的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨狀況與財(cái)務(wù)資源狀況等，以最快的速度滿足顧客需求。而ERP正適應(yīng)了這一需求。另一方面，企業(yè)為了適應(yīng)市場(chǎng)的快速變化也紛紛提出“柔性制造”，從單一的生產(chǎn)向混合型生產(chǎn)發(fā)展，生產(chǎn)方式多種多樣，這需要用不同的方法來(lái)制定生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。而ERP正好能滿足這種生產(chǎn)環(huán)境，滿足企業(yè)多元化經(jīng)營(yíng)的需求。

4、知識(shí)管理的要求在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，知識(shí)管理日益為企業(yè)家所重視。知識(shí)管理就是為企業(yè)實(shí)現(xiàn)顯知識(shí)和隱性知識(shí)等各種知識(shí)資源共享提供便捷安全的途徑。其目標(biāo)是力圖能夠?qū)⒆钋‘?dāng)?shù)闹�識(shí)在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候傳遞給最恰當(dāng)?shù)娜艘员闶顾麄冏鞒鲎詈玫臎Q策。顯性知識(shí)易管理和存儲(chǔ)，但隱性知識(shí)是雇員取得經(jīng)驗(yàn)的體現(xiàn)則難以掌握，是企業(yè)面臨的重要課題。知識(shí)型企業(yè)對(duì)外部需求作出快速反應(yīng)、明智地運(yùn)用企業(yè)資源并預(yù)測(cè)外部市場(chǎng)的發(fā)展及變化。要實(shí)行知識(shí)管理建立一個(gè)能交流信息的技術(shù)系統(tǒng)是基礎(chǔ)，而ERP正提供了這種基礎(chǔ)。在這個(gè)日趨講究協(xié)作溝通的年代，ERP正如ISO9000一樣，已成為企業(yè)選擇合作伙伴的必要基本條件之一。ERP是企業(yè)走向二十一世紀(jì)建立全球競(jìng)爭(zhēng)力的通行證。

二、我國(guó)企業(yè)ERP實(shí)施步驟及應(yīng)注意的問(wèn)題

ERP是一套將組織內(nèi)部及外部相關(guān)聯(lián)的所有資源加以整合的軟件系統(tǒng)，其所需投入的人力物力財(cái)力據(jù)已實(shí)施企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看都相當(dāng)可觀。企業(yè)運(yùn)用ERP應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況科學(xué)合理地實(shí)施ERP，讓ERP發(fā)揮出最佳的經(jīng)濟(jì)效益�，F(xiàn)結(jié)合筆者參與SAP公司R/3系統(tǒng)在一家高科技公司實(shí)施的體會(huì)探討我國(guó)企業(yè)實(shí)施ERP一般要經(jīng)歷的幾個(gè)階段及各階段應(yīng)注意的問(wèn)題。

第一階段：企業(yè)自身診斷需求分析階段

ERP系統(tǒng)不僅僅是一項(xiàng)先進(jìn)的信息技術(shù)系統(tǒng)，也體現(xiàn)著管理思想在具體管理中的應(yīng)用，同時(shí)ERP的實(shí)施需要各部門的通力協(xié)作。為了使ERP系統(tǒng)符合本企業(yè)的管理特點(diǎn)和管理需求，也必須對(duì)本企業(yè)作一徹底的需求分析。為此本階段通常要做的工作有：

(1) 管理思想和管理觀念的自檢與轉(zhuǎn)變

目前大型的ERP系統(tǒng)都是國(guó)外的軟件產(chǎn)品，而我國(guó)企業(yè)的管理模式、管理制度及企業(yè)文化都同國(guó)外企業(yè)有較大的差異。在引進(jìn)實(shí)施ERP的過(guò)程中，許多企業(yè)都有這樣一個(gè)目的——學(xué)習(xí)ERP中包含的國(guó)外企業(yè)的先進(jìn)管理思想；事實(shí)上即使沒(méi)有這樣明確的目的也會(huì)潛移默化達(dá)到這個(gè)效果。但另一方面不要認(rèn)為外國(guó)的東西都是對(duì)的都是好的；要注意企業(yè)管理及企業(yè)文化上的差異性，在二次開(kāi)發(fā)中結(jié)合自己的管理特點(diǎn)，取其精華為我使用。從實(shí)施經(jīng)驗(yàn)看，在項(xiàng)目實(shí)施前，尤其是高層管理者作好管理自檢尤其必要，知道企業(yè)要什么而不要什么，這樣也有利于整個(gè)項(xiàng)目的順利實(shí)施。當(dāng)然管理思想的轉(zhuǎn)變作相應(yīng)的宣傳是必要的。

(2) 企業(yè)系統(tǒng)功能需求分析

該項(xiàng)工作是本階段的重點(diǎn)工作，通常要花去相當(dāng)大的精力。系統(tǒng)功能需求分析是指企業(yè)徹底分析生產(chǎn)制造、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等各環(huán)節(jié)的管理特點(diǎn)和系統(tǒng)功能需求，主要針對(duì)現(xiàn)行體制中的不足及所需的信息，制定出本企業(yè)的系統(tǒng)功能需求方案報(bào)告，以便指導(dǎo)系統(tǒng)選型與用戶化二次開(kāi)發(fā)。許多企業(yè)在決定實(shí)施ERP之前，往往可能是總裁需要一份即時(shí)動(dòng)態(tài)的財(cái)務(wù)報(bào)告或人力資源情況表，但對(duì)于項(xiàng)目組來(lái)說(shuō)企業(yè)系統(tǒng)功能需求分析將直接關(guān)系到ERP實(shí)施的成敗和經(jīng)濟(jì)效益，所以必須要同各部門通力合作，做大量的調(diào)研工作，還要反復(fù)修改方案。有條件的企業(yè)可以請(qǐng)專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢，或吸取已實(shí)施ERP企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，但大量的工作還必須由了解本企業(yè)管理狀況的項(xiàng)目組人員來(lái)完成。在共性的基礎(chǔ)上，考慮本企業(yè)管理的獨(dú)特性需求并作深入分析，只有這樣才不會(huì)在系統(tǒng)試運(yùn)行后才發(fā)現(xiàn)具體的管理要求沒(méi)有得到滿足而大費(fèi)周折浪費(fèi)財(cái)力、物力。從經(jīng)驗(yàn)看，企業(yè)系統(tǒng)功能需求分析工作做得越細(xì)致好，而且必須經(jīng)過(guò)反復(fù)論證。

(3) 預(yù)算系統(tǒng)所需的人力、物力

在系統(tǒng)功能分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)的規(guī)模及管理現(xiàn)狀，合理地確定ERP項(xiàng)目所需的人員和資金，并作出相應(yīng)的預(yù)算報(bào)告，同時(shí)還要初步確定項(xiàng)目組成員。對(duì)于許多企業(yè)來(lái)說(shuō)，為實(shí)施ERP項(xiàng)目配置專職的工作人員是相當(dāng)困難，所以許多項(xiàng)目組成員可能是身兼數(shù)職，因而項(xiàng)目組成員的穩(wěn)定性和受訓(xùn)程度是應(yīng)該一開(kāi)始就注意的問(wèn)題。

第二階段：系統(tǒng)選型購(gòu)買階段

第一階段工作的基礎(chǔ)上形成企業(yè)ERP系統(tǒng)項(xiàng)目方案報(bào)告在得到公司高層批準(zhǔn)后即可進(jìn)入ERP系統(tǒng)選型購(gòu)買階段。ERP系統(tǒng)項(xiàng)目方案報(bào)告是指導(dǎo)本階段選型購(gòu)買的基本文件，這階段的工作有

：

(1) 參觀已實(shí)施ERP系統(tǒng)企業(yè)演示系統(tǒng)

在企業(yè)欲購(gòu)買某ERP系統(tǒng)前，最好到已實(shí)施該系統(tǒng)的企業(yè)實(shí)地參觀并聽(tīng)取其實(shí)施意見(jiàn)和經(jīng)驗(yàn)。這可以向該系統(tǒng)提供商提出要求并給予安排（一般會(huì)安排到管理制度、企業(yè)文化差異不大的企業(yè)）。通過(guò)系統(tǒng)演示，企業(yè)可以了解該系統(tǒng)是否滿足企業(yè)的功能需求，在此基礎(chǔ)上挑選出性能/價(jià)格比最優(yōu)的系統(tǒng)。

(2) 定型和簽訂購(gòu)買合同

一旦選定了系統(tǒng)，接下來(lái)便是根據(jù)企業(yè)的自身需求情況制定系統(tǒng)采購(gòu)計(jì)劃，簽訂相應(yīng)的系統(tǒng)采購(gòu)合同。這一階段可由相應(yīng)的公司法律顧問(wèn)和財(cái)務(wù)人員介入，以便保障公司利益規(guī)避相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

第三階段：系統(tǒng)導(dǎo)入階段

ERP系統(tǒng)的導(dǎo)入，依據(jù)企業(yè)的不同需求和復(fù)雜程度不同，項(xiàng)目周期少則一年多則二三年不等。該階段的主要工作有：

(1) 系統(tǒng)軟硬件的安裝調(diào)試

對(duì)于具有良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和高素質(zhì)人才的企業(yè)，這不是一件難事。關(guān)鍵要同系統(tǒng)供應(yīng)商及時(shí)協(xié)調(diào)溝通以便于即時(shí)供貨，以免延誤項(xiàng)目進(jìn)度。基礎(chǔ)條件較差的企業(yè)可以部分依賴于咨詢機(jī)構(gòu)完成同時(shí)配置本企業(yè)項(xiàng)目組成員，這樣可以培養(yǎng)本企業(yè)的員工，簽訂合同時(shí)就可以列入這一條。

(2) 項(xiàng)目組成員培訓(xùn)

ERP系統(tǒng)必須適合本企業(yè)的管理特點(diǎn)，在導(dǎo)入階段系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)用戶化是一個(gè)重要的工作，主要有賴于本企業(yè)項(xiàng)目組成員來(lái)完成，所以項(xiàng)目組成員培訓(xùn)應(yīng)先行。為了保證項(xiàng)目的進(jìn)度，培訓(xùn)工作還可適當(dāng)提前，當(dāng)項(xiàng)目引進(jìn)合同簽訂后就可進(jìn)行。

(3) 系統(tǒng)二次開(kāi)發(fā)用戶化工作

二次開(kāi)發(fā)是系統(tǒng)實(shí)施中最為復(fù)雜和關(guān)鍵的一步，此項(xiàng)工作要花去項(xiàng)目組大量的時(shí)間，可依據(jù)系統(tǒng)功能需求方案報(bào)告對(duì)于系統(tǒng)中沒(méi)有而企業(yè)必須要有的功能需求進(jìn)行；對(duì)于不適合的功能或保留不用或去除。在此項(xiàng)工作之前要做好系統(tǒng)參數(shù)原始數(shù)據(jù)的采集，這也是一項(xiàng)數(shù)據(jù)量相當(dāng)大的工作，對(duì)于一個(gè)有成千上萬(wàn)名員工的公司來(lái)說(shuō)采集初始化員工檔案信息是一個(gè)工作量巨大的工作。要分析系統(tǒng)所有參數(shù)、理解參數(shù)的定義、采集參數(shù)原始數(shù)據(jù)、進(jìn)行系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置；有相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)的企業(yè)，可做好相應(yīng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的接口。

(4) 最終用戶培訓(xùn)

完成以上工作前后期間要安排所有最終用戶按照權(quán)限定義和責(zé)任范圍整行分批培訓(xùn)。最終用戶包括系統(tǒng)的操作者和系統(tǒng)的維護(hù)人員。

(5) 系統(tǒng)試運(yùn)行

導(dǎo)入階段的最后一項(xiàng)工作便是系統(tǒng)試運(yùn)行，這是一個(gè)同企業(yè)管理磨合不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的過(guò)程，一般需要二三個(gè)月的時(shí)間。從實(shí)施經(jīng)驗(yàn)看，ERP導(dǎo)入過(guò)程中會(huì)遇到各種問(wèn)題，高層管理者的重視程度是項(xiàng)、目實(shí)施速度快慢乃至成敗的關(guān)鍵因素，因而項(xiàng)目組應(yīng)即時(shí)同中、高層管理者進(jìn)行溝通，盡量每星期或每半個(gè)月行一次項(xiàng)目進(jìn)度例會(huì)，邀請(qǐng)中高層管理者參加。每隔一定時(shí)間向公司作相應(yīng)的報(bào)告會(huì)。

ERP之所以風(fēng)靡全球是因?yàn)樗�適應(yīng)了新時(shí)代企業(yè)管理的新要求。盡管ERP是一個(gè)技術(shù)系統(tǒng)，但它是信息技術(shù)與企業(yè)管理結(jié)合的產(chǎn)物，內(nèi)含著管理思想的轉(zhuǎn)變。在我國(guó)，MRPⅡ的實(shí)施喜憂參半，同樣ERP的引入實(shí)施中應(yīng)結(jié)合本企業(yè)的具體情況和需求、正確選型并進(jìn)行相應(yīng)的二次開(kāi)發(fā)用戶化為企業(yè)所用，面向未來(lái)，為建立企業(yè)的全球競(jìng)爭(zhēng)力打下基礎(chǔ)。

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