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ERP在龍飛集團的實施和應(yīng)用
保定龍飛集團有限公司是集科、工、貿(mào)于一體的規(guī)模龐大、多元化的大型企業(yè)集團，公司總資產(chǎn)4億元，總占地20萬平方米，總部位于保定市。公司主導(dǎo)產(chǎn)品為“妙士一品乳”。公司已在全國150多個大中城市建立營銷網(wǎng)絡(luò)，以特有的“冷鏈運輸”終端消費營銷方式迅速占領(lǐng)全國市場，是全國液態(tài)奶行業(yè)中的一匹黑馬。2000年實現(xiàn)銷售收入2億元，利稅3500萬元。
公司下屬有保定妙士公司、青島、大慶、武漢、奶牛養(yǎng)殖基地和包裝公司等六個分公司。
一、實施ERP的主要構(gòu)想
1．統(tǒng)一管理分布在各地的分公司及營銷渠道
龍飛集團的主導(dǎo)產(chǎn)品“妙士一品乳”在全國各地的生產(chǎn)和銷售工作由各地的分公司及下設(shè)的直銷區(qū)完成。目前，全國已有4家分公司，產(chǎn)品銷售覆蓋全國20多個省，150多個大中城市，4家分公司共設(shè)有百家分銷商和千家專賣店，銷售網(wǎng)點延伸到中等以上城市，規(guī)模大，網(wǎng)點多。面對這樣的生產(chǎn)和銷售網(wǎng)絡(luò)，雖然各級員工在長期的工作實踐中已初步建立起一套管理辦法，但隨著網(wǎng)點的不斷增加和企業(yè)的發(fā)展壯大，原有的管理手段和方式已經(jīng)落后，因此產(chǎn)生了管理信息不暢，效率較低及無法對各經(jīng)營機構(gòu)進(jìn)行合理評估等弊端。目前公司針對此情況，急需借助現(xiàn)代化的管理方式和管理工具加強產(chǎn)、供、銷等方面的管理，重新規(guī)范生產(chǎn)體系和市場渠道。
2．資金統(tǒng)一管理，財務(wù)實時監(jiān)控
保定妙士經(jīng)營公司是龍飛集團原來的產(chǎn)品銷售部發(fā)展起來的獨立分公司，目前已完全獨立核算，自負(fù)盈虧。其主要職責(zé)是管理全國的銷售工作和營銷網(wǎng)絡(luò)，面對龐大的銷售隊伍，眾多的銷售網(wǎng)點，大批量的物流，如何進(jìn)行資金合理、有效的管理是公司經(jīng)營中的主要問題之一。如果公司對各分支機構(gòu)的財務(wù)不進(jìn)行集中管理，勢必造成資金在各級機構(gòu)滯留且易相互拖欠，而且必然造成帳目繁多，報表無法合并，對帳困難。因而造成財務(wù)管理工作的混亂。由此可見，對資金進(jìn)行集中管理，財務(wù)統(tǒng)一監(jiān)控是最有效的管理方式，這就要求公司要建立一套現(xiàn)代化的財務(wù)管理方式和財務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以便實時、有效地進(jìn)行財務(wù)管理。
3．進(jìn)、銷、存與財務(wù)系統(tǒng)既可獨立使用，也可在需要時合并
集團擁有現(xiàn)代化的營業(yè)大廳和倉儲設(shè)施，相當(dāng)規(guī)模的運輸隊伍，運輸快捷、服務(wù)周到。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，物流管理即進(jìn)、銷、存系統(tǒng)逐漸成為公司管理的重要方面。在公司信息化建設(shè)初期，由于管理及使用方便等因素，進(jìn)、銷、存系統(tǒng)與財務(wù)信息系統(tǒng)需要相互獨立實施和工作，這樣可使公司從傳統(tǒng)的管理方式，有計劃、分步驟地過渡到信息化的管理方式，而且不會影響公司業(yè)務(wù)的正常運行。因此，物流管理系統(tǒng)和財務(wù)管理系統(tǒng)能否實現(xiàn)無縫連接是企業(yè)信息化建設(shè)要考慮的重要問題之一。
4．管理上臺階，全面實現(xiàn)信息化，平穩(wěn)過渡到電子商務(wù)化
此次信息化建設(shè)目標(biāo)，不僅要實現(xiàn)公司內(nèi)部高效管理，而且要在管理上上千新臺階，要向集團化、正規(guī)化、國際化方向發(fā)展。目前，國內(nèi)各行業(yè)企業(yè)間競爭激烈，隨著中國加入WTO，國內(nèi)企業(yè)也必將面對國際競爭。因此國內(nèi)很多企業(yè)都加快了信息化建設(shè)的速度。同時，隨著電子商務(wù)時代的來臨，企業(yè)原有的信息系統(tǒng)已無法滿足電子商務(wù)的要求。因此，此次信息化建設(shè)必一步到位，為企業(yè)全面實施電子商務(wù)打下基礎(chǔ)。
二、龍飛ERP系統(tǒng)的主要內(nèi)容
由北京擇易信息技術(shù)有限公司和北京億坤管理咨詢公司對龍飛集團目前的經(jīng)營現(xiàn)狀和管理框架進(jìn)行了認(rèn)真的調(diào)查研究，找出了管理的關(guān)鍵點，指出了管理的癥結(jié)所在，針對這些問題，提出了新的管理方案和企業(yè)經(jīng)營方式。包括以下各經(jīng)營模塊：
1．供應(yīng)商關(guān)系管理模塊
本模塊可以方便地加強與供應(yīng)商的交流，降低企業(yè)的采購成本，它讓供應(yīng)商能查詢與企業(yè)的業(yè)務(wù)往來情況和對帳單。
2．客戶關(guān)系管理模塊
為幫助企業(yè)最大程度地實施以客戶為中心的戰(zhàn)略思想，為客戶提供更快更好的服務(wù)，本模塊對客戶信息進(jìn)行收集與分析，提供客戶注冊、客戶查詢、客戶社區(qū)、精品推薦、營銷指南、服務(wù)寶典等功能。
3．銷售管理模塊
此模塊用于管理銷售業(yè)務(wù)，可以打印報價單、銷售定單、發(fā)票等多種單據(jù)。
4．采購管理模塊
本模塊提供跟蹤請購單和采購定單，定單收貨確認(rèn)與定單列印等一系列功能，幫助企業(yè)執(zhí)行采購、安排生產(chǎn)計劃、對于有效降低庫存成本，保持產(chǎn)供銷平衡，提高預(yù)測、決策的能力具有重要意義。
5．庫存管理模塊
庫存管理模塊具備庫存與倉庫管理的多種功能，提供各式庫存報表及產(chǎn)品目錄，并與銷售管理模塊、應(yīng)收款管理模塊、采購管理模塊與應(yīng)付款管理模塊緊密結(jié)合，共享庫存資料。
6．應(yīng)付款管理模塊
本模塊著重于企業(yè)業(yè)務(wù)預(yù)算和應(yīng)付款項的管理和控制，便于平衡收支，提供安排付款，列印電腦支票，手寫支票及更新庫存數(shù)量，并自動生成財務(wù)憑證，更新到總帳中等多種功能，可大大提高業(yè)務(wù)處理速度。
7．應(yīng)收款管理模塊
及時回收資金，加速資金流轉(zhuǎn)是企業(yè)資金管理的核心。本模塊通過對客戶、銷售和應(yīng)收款進(jìn)行智能化的管理和控制，使得企業(yè)能夠及時全面了解資金回收和應(yīng)收款情況，此外還提供了多方面的銷售、客戶、產(chǎn)品和服務(wù)等分析報告。
8．總帳管理模塊
本模塊是一個可用于企業(yè)、商業(yè)等多個行業(yè)，簡潔易用而又功能強大的財務(wù)系統(tǒng)，可快速審核與分析總帳，自動完成從憑證匯總到報表生成的一系列財務(wù)核算過程。
9．網(wǎng)上商店
本模塊將公司所售商品一一陳列在網(wǎng)上，讓客戶可以隨時隨地直接在網(wǎng)上快速瀏覽并選購商品，所生成的網(wǎng)上定單能夠自動轉(zhuǎn)入銷售管理模塊進(jìn)行處理。
10．決策分析系統(tǒng)
本模塊可按照用戶需求，統(tǒng)計打印出各種財務(wù)、庫存、應(yīng)收、應(yīng)付等統(tǒng)計報表，為管理決策提供依據(jù)。
三、ERP帶來的變化
1．促進(jìn)了集團總部與各分公司之間的信息溝通，使總部能對各分公司的庫存、財務(wù)和銷售工作情況隨時了解并加以監(jiān)控。
2．促進(jìn)了集團與供應(yīng)商、主要客戶等合作伙伴之間的信息溝通，使供應(yīng)商、客戶能隨時了解企業(yè)的各種需求及產(chǎn)品信息等。
3．建立了網(wǎng)上營銷系統(tǒng)，使龍飛集團全面進(jìn)入了電子商務(wù)化。
4．集團的財務(wù)實現(xiàn)集中控制，減少或避免呆死帳的發(fā)生，加快了資金回籠和資金運作效率。
5．財務(wù)實行收支兩條線管理，使整體財務(wù)帳目更加清晰明了，并通過集中處理方式使公司財務(wù)人員的工作量大大降低。
6．集團總部可隨時監(jiān)控各地分公司生產(chǎn)資料、輔料的庫存情況，必要時加入合理調(diào)撥，降低公司整體
的運輸費用及庫存數(shù)量，更重要的是縮短貨物到位時間，最大程度地滿足了生產(chǎn)的需求。
7．集團總部和各分公司均可對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，為下一步?jīng)Q策提供有力參考。
8．改變了員工的工作方式和思想觀念，融入了現(xiàn)代化的管理思想，提高了工作效率和企業(yè)的經(jīng)濟效益，為企業(yè)的更快發(fā)展注入了活力。同時，為企業(yè)培養(yǎng)了一批高層次的復(fù)合型人才，增強了企業(yè)的市場競爭能力，加快了企業(yè)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。
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