誰說ERP實施沒有捷徑可走？

    中小企業(yè)ERP快速實施的八大準(zhǔn)則

    眾所周知，中小企業(yè)在ERP實施過程中一直遇到挑戰(zhàn)。一方面是管理精細化對管理信息系統(tǒng)的要求，另一方面是ERP系統(tǒng)的實施投資大、周期長，實際效果也似乎不明顯。為了縮短ERP系統(tǒng)的實施周期，降低系統(tǒng)實施成本，企業(yè)需要立足于公司的實際情況和現(xiàn)實需要，參照已經(jīng)成功實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)的經(jīng)驗。其實，實施ERP確實有捷徑可走。

簡化ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

    基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理是ERP系統(tǒng)實施過程中一項非常繁瑣的工作。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理來源于記錄業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的需要，而公司每天發(fā)生的業(yè)務(wù)形形色色，如果什么樣的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都想記錄在ERP系統(tǒng)中，那ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理量就會很大，而業(yè)務(wù)的變更往往又需要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重新整理。從ERP系統(tǒng)的實用性出發(fā)，20%的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)往往決定了ERP系統(tǒng)80%的運行效果。簡化ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，只整理關(guān)鍵的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可以減少項目實施的工作量，縮短實施周期。

周詳完善的實施范圍和實施計劃

    在實施ERP項目之初，很多企業(yè)都沒有根據(jù)企業(yè)所在行業(yè)的特征以及目前的狀況制定完善的實施計劃和確定明確的實施范圍，什么模塊都想上，結(jié)果上線以后真正使用的只是很小的一部分。由于規(guī)劃錯誤造成的金錢和時間的浪費普遍存在，對企業(yè)整個項目的負(fù)面影響也難以估量。

    所以，有一個周詳完善的實施規(guī)劃是保證高效完成這個項目的大前提。企業(yè)需要與項目實施方在項目剛開始的時候把項目的范圍確定好，雙方達成共識，然后再來實施。

    企業(yè)在選型時應(yīng)該開始分析自己的需求，著眼于未來幾年的發(fā)展計劃，考慮在這期間的經(jīng)營管理需要什么樣的工具來輔助，然后再和最主流的ERP平臺比對，用科學(xué)的方式把系統(tǒng)分解為不同的功能，再看看哪些是經(jīng)營管理所必需的，哪些是可有可無的，哪些是對整個業(yè)務(wù)沒有什么影響的，按比重進行打分。在這些基礎(chǔ)上，最終確定企業(yè)的實施范圍。

    同時，對于一個龐大的ERP工程，實施工作一般會從企業(yè)的一個實體或者是一個職能部門開始。通常，實施階段分為試點期和推廣期兩個階段，用戶可以在試點期先從一個點入手，比如一個集團下面有幾個工廠，可以首先選定一個基礎(chǔ)比較好的工廠來實施。在這個工廠運行基本成熟以后，再向其他的工廠進行推廣；或者選擇一個模塊先上。企業(yè)需要結(jié)合各公司的實際情況，選擇適合企業(yè)特性的實施策略。

    在實施范圍和實施策略確定后，企業(yè)需要與實施方一起制定周詳完善的實施計劃、里程碑和每個階段所達到的工作，以及質(zhì)量保證措施。

盡量使用ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程和功能

    ERP系統(tǒng)實施的根本原則是在保證ERP系統(tǒng)實施效果的前提下，將ERP系統(tǒng)設(shè)計得越簡單實用越好。實施ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能，一方面可以減少定制開發(fā)的工作量，另一方面可以避免ERP系統(tǒng)運行當(dāng)中的程序出錯，同時，標(biāo)準(zhǔn)功能往往是最簡單的。正因為標(biāo)準(zhǔn)功能的上述優(yōu)點，實施ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能可以降低實施難度和實施成本，縮短實施周期。

    對很多企業(yè)的ERP實施調(diào)查表明，絕大部分企業(yè)在ERP實施過程中不使用標(biāo)準(zhǔn)流程和標(biāo)準(zhǔn)功能，不是產(chǎn)品問題，而是企業(yè)中的業(yè)務(wù)部門站在本部門的角度，希望ERP系統(tǒng)能盡可能和當(dāng)前的手工操作一致，而不愿意改變當(dāng)前的業(yè)務(wù)操作模式。其實，ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能往往是系統(tǒng)最有價值的部分，實施ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能可以滿足企業(yè)80%以上的管理信息化要求。

    從長遠來看，實施ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能，有利于以后系統(tǒng)的升級，可以降低升級的難度和成本。

    為了快速和成功實施ERP系統(tǒng)，需要項目經(jīng)理在項目實施過程中，從項目的實施周期、實施成本等總體效益出發(fā)，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)部門提出的系統(tǒng)定制開發(fā)量。

簡化ERP系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計

    構(gòu)成ERP系統(tǒng)的主要元素有組織結(jié)構(gòu)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程、控制參數(shù)和交易數(shù)據(jù)等，而組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計又是影響ERP系統(tǒng)實施和運行最關(guān)鍵的因素，組織結(jié)構(gòu)的變化可能要求ERP系統(tǒng)的重設(shè)計和重實施。

    公司組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計是從利潤最大化、快速滿足客戶需求等企業(yè)目標(biāo)出發(fā)，優(yōu)化企業(yè)運行當(dāng)中的物流、資金流和信息流。例如，某集團按設(shè)計和分工將子公司分為四大類：研究院、制造公司、采購公司和銷售公司，包括供應(yīng)鏈上的產(chǎn)品開發(fā)、原材料供應(yīng)、生產(chǎn)制造、銷售和分銷四個環(huán)節(jié)。為簡化組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計，在采購公司、銷售公司可以暫時不走物流（即庫存），先在制造公司實施完整的物流系統(tǒng)，等一期實施完畢再實施采購公司和銷售公司，這樣可以簡化ERP系統(tǒng)中有關(guān)物流的設(shè)計，減少供應(yīng)鏈上的供需循環(huán)，減少信息流的傳輸途徑，并有利于減少庫存量，降低供應(yīng)鏈的“牛鞭”效應(yīng)，使供需信息和庫存信息更透明。

重點關(guān)注影響ERP系統(tǒng)集成的控制參數(shù)

    ERP系統(tǒng)的最大優(yōu)點是信息集成，某些系統(tǒng)控制參數(shù)的設(shè)計影響業(yè)務(wù)流程和信息的集成，項目實施過程中必須給予重點關(guān)注。另一方面，為了擴大ERP系統(tǒng)的使用面，軟件公司在開發(fā)和設(shè)計ERP軟件時，在集成功能的基礎(chǔ)上往往還會開發(fā)出一些對個別部門有用的小功能，這些小功能對某些行業(yè)可能有用，而具體到某個企業(yè)卻不一定實用，過分注意這些小功能的實施和使用，會分散項目組的實施精力，延長項目實施周期。

    ERP系統(tǒng)的設(shè)計和運行主要有兩條主線：以管理會計為核心的物流、資金流的集成和以供需平衡為核心的物流、信息流的集成，在實施ERP系統(tǒng)時，也主要是關(guān)注影響這些業(yè)務(wù)集成的控制參數(shù)。

只記錄關(guān)鍵的交易數(shù)據(jù)

    ERP系統(tǒng)并不是一種即插即用的解決方案，無論是實施、升級、集成還是棄用，都不是一件很容易的事情。在企業(yè)信息化過程中，不是說信息越集成越好，一般來講，越集成的信息系統(tǒng)越難實施和使用。另一方面，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，系統(tǒng)中記錄的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)每天都在增加，對硬件的要求也越來越高，只記錄關(guān)鍵的交易數(shù)據(jù)可以減少數(shù)據(jù)的記錄量和存儲量，降低企業(yè)信息化過程當(dāng)中的硬件投資。

    企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)中，一般優(yōu)先實施財務(wù)會計、管理會計、生產(chǎn)計劃、采購管理、銷售管理和庫存管理等模塊，而質(zhì)量管理、設(shè)備維護等模塊的實施則必須重點區(qū)別對待

，有時候用其他的系統(tǒng)記錄質(zhì)量信息或設(shè)備信息在信息集成上可能效果不太好，但ERP系統(tǒng)簡單了，ERP系統(tǒng)的實施難度和實施成本也就降低了。

    ERP系統(tǒng)關(guān)鍵數(shù)據(jù)主要有兩類：物流、資金流集成數(shù)據(jù)以及產(chǎn)品的供需數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)又具有很強的時效性，過期的數(shù)據(jù)可以歸檔或刪除，以減少信息存儲量和過多的硬件投資。

采取同步工程的項目管理方法

    ERP系統(tǒng)實施項目大體可以分為項目準(zhǔn)備、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)藍圖、系統(tǒng)設(shè)計、上線準(zhǔn)備、上線支持及持續(xù)改進等階段，各階段的工作既有側(cè)重點，又有交叉。ERP實施過程當(dāng)中的同步工程式項目管理方法與新產(chǎn)品開發(fā)項目的管理在原理和技巧上是類似的。采取同步工程式的項目管理方法，可以在同一時期內(nèi)同時進行兩項或兩項以上的項目具體工作，從而縮短ERP系統(tǒng)的實施周期。

    成熟的ERP系統(tǒng)都有一套完整的實施方法和項目管理方法，企業(yè)需要學(xué)習(xí)和借鑒其項目管理方法，同時結(jié)合同步工程的方法和技巧，確保ERP系統(tǒng)實施項目的質(zhì)量，縮短項目實施周期。

以我為主進行系統(tǒng)實施

    企業(yè)內(nèi)部ERP系統(tǒng)實施人員因為熟悉企業(yè)現(xiàn)實情況，認(rèn)同企業(yè)的文化和經(jīng)營理念，同時又在企業(yè)長期工作，在實施ERP系統(tǒng)過程當(dāng)中往往會從長遠角度來考慮ERP系統(tǒng)的實施，如果對他們予以系統(tǒng)的培訓(xùn)，同時采取快速化ERP系統(tǒng)實施原則，關(guān)鍵依靠他們，不僅可以降低ERP系統(tǒng)實施成本，還可以確保項目質(zhì)量。另外，在企業(yè)中建立和培養(yǎng)一支具備綜合素質(zhì)的企業(yè)內(nèi)部管理咨詢和ERP實施隊伍，使其在項目結(jié)束后能獨立有效地進行最終用戶使用指導(dǎo)和系統(tǒng)維護工作，這樣的ERP項目實施才算得上成功。

    總之，企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)是一項時效性強且成本比較大的投資，就投資的性質(zhì)而言，一方面要控制投資的金額，一方面還要使投資盡快見效。本著簡單、有效、實用的原則，采取快速的ERP系統(tǒng)實施方法和理念，可以降低系統(tǒng)實施成本，縮短系統(tǒng)實施周期，提高系統(tǒng)實施項目的性價比。

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