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用友NC信息系統(tǒng)的實施應(yīng)用實踐研究
企業(yè)成功實施ERP項目，將為企業(yè)帶來巨大的綜合效益，但在實施ERP實施過程中，企業(yè)同樣面臨著巨大的失敗風險。本文通過一個用友NC信息系統(tǒng)實施應(yīng)用實踐案例，詳細介紹了該案例的項目背景、實施目標，回顧了整個實施過程，描述了系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)場景，評價了項目實施效果，總結(jié)了項目實施經(jīng)驗，剖析了存在的問題，為企業(yè)成功實施ERP項目提供了有益幫助。0 引 言
近年來，企業(yè)ERP系統(tǒng)已逐步在各行各業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用和普及，ERP系統(tǒng)作為信息技術(shù)的產(chǎn)物，是衡量企業(yè)開展信息化建設(shè)的標志，對企業(yè)管理思想、經(jīng)營方式、組織結(jié)構(gòu)和資源配置都產(chǎn)生了積極作用，成為推進企業(yè)觀念轉(zhuǎn)變和思維創(chuàng)新、規(guī)范和優(yōu)化管理業(yè)務(wù)流程、實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息集成共享的有力工具。
1 項目背景
ESI公司是一家有30余年歷史的生產(chǎn)制造型高新技術(shù)企業(yè)，主要產(chǎn)品包括電觸頭材料、絕緣材料、薄膜生產(chǎn)線成套裝備和特種電機，其生產(chǎn)類型既有連續(xù)型生產(chǎn)又有離散型生產(chǎn)，既有備貨型生產(chǎn)又有訂單型生產(chǎn)，既有小批量多品種生產(chǎn)又有項目型定制化生產(chǎn)，同時還涉及貴金屬管理等問題，在財務(wù)內(nèi)控管理、成本核算、供應(yīng)鏈管理和精益生產(chǎn)等方面具有迫切管理需求。為適應(yīng)未來幾年產(chǎn)業(yè)發(fā)展的需要，ESI公司決定上線一個功能適用、方案可行、性能可靠、與上級主要單位財務(wù)兼容的ERP系統(tǒng)，通過信息化手段實現(xiàn)全面管理。
2 項目立項及實施過程回顧
ESI公司首先進行了項目立項，根據(jù)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃對公司業(yè)務(wù)進行了全面分析，制定了“整體規(guī)劃、分步實施、效益驅(qū)動、重點突破”的工作原則，明確了實施ERP系統(tǒng)所達到的5點目標，即搭建一個基礎(chǔ)的、可擴展的信息管理平臺，具備一種對資金計劃、預算進行內(nèi)部控制的管理工具;改變資金賬，實物賬期末無法自動結(jié)轉(zhuǎn)，耗費大量人工在對賬核銷工作上;按照管理要求實現(xiàn)業(yè)務(wù)成本分類、統(tǒng)計與核算;統(tǒng)籌采購、庫存、生產(chǎn)、銷售與財務(wù)管理對接，實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化;建立現(xiàn)代企業(yè)管理體系，全面提升管理水平。ESI公司隨后實地考察了多家已實施上線ERP系統(tǒng)的企業(yè)，學習借鑒有關(guān)企業(yè)實施應(yīng)用的成功經(jīng)驗，同時對國內(nèi)用友、金蝶等廠商的ERP產(chǎn)品進行全面對比，初步論證了滿足當前公司內(nèi)控管理需要，便于日后擴展提供可行性方案。
經(jīng)認真選型和商務(wù)談判，ESI公司最后選定了用友NC管理信息系統(tǒng)，第一期上線的系統(tǒng)內(nèi)容包括財務(wù)管理總賬、應(yīng)收、應(yīng)付、存貨核算、固定資產(chǎn)、銀行對賬和企業(yè)報表等模塊，供需鏈管理的合同管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、庫存計劃和委外加工等模塊，生產(chǎn)管理的物料需求計劃、離散生產(chǎn)任務(wù)管理等模塊。ESI公司抽調(diào)相關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干組建了項目組，制訂了詳細的實施計劃，按照“以財務(wù)為中心，自上而下，逐步推進”的工作思路組織實施NC系統(tǒng)。實施過程主要分為3個階段，第一階段為初步方案及系統(tǒng)搭建、測試階段，在本階段完成了需求調(diào)研，編寫系統(tǒng)方案，定義系統(tǒng)編碼規(guī)則，梳理確認業(yè)務(wù)流，安裝測試系統(tǒng)，整理及錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等工作;第二階段為方案優(yōu)化及數(shù)據(jù)補錄階段，在本階段完成了評審及優(yōu)化實施方案，搭建及配置正式系統(tǒng)環(huán)境，培訓最終用戶，補錄動態(tài)數(shù)據(jù)，二次開發(fā)對接上級單位財務(wù)系統(tǒng)等工作;第三階段為試運行及系統(tǒng)優(yōu)化階段，在本階段完成了實施顧問駐場指導知識轉(zhuǎn)移，解決處理異常問題，改進優(yōu)化系統(tǒng)等工作。經(jīng)過一年時間的系統(tǒng)實施，各相關(guān)部門能夠通過系統(tǒng)熟練的日常處理業(yè)務(wù)，及時錄入數(shù)據(jù)，保證用友NC管理信息系統(tǒng)處于穩(wěn)定運行狀態(tài)。
3 項目主要業(yè)務(wù)場景描述
NC系統(tǒng)中的信息流是核心、物流是保障、資金流是手段，通過三者有效互動和同步處理，構(gòu)成了一個完整的管理模型。供應(yīng)鏈管理模塊以銷售作為需求來源推動下游業(yè)務(wù)展開，通過計算庫存，結(jié)合產(chǎn)成品現(xiàn)有結(jié)存量、可用量、安全庫存、最高最低庫存等物料屬性進行MRP運算計算出產(chǎn)品缺貨量，并根據(jù)物料類型、制造件和委外件BOM計算產(chǎn)成品對應(yīng)原材料的缺貨量;采購件根據(jù)計算生成請購單繼而走后續(xù)采購流程，委外件根據(jù)計算計劃生成委外訂單走后續(xù)委外業(yè)務(wù)流程，制造件根據(jù)MRP計算生成計劃訂單，進行生成離散生產(chǎn)訂單;產(chǎn)品庫存滿足需求后由銷售訂單執(zhí)行后續(xù)銷售業(yè)務(wù)流程，根據(jù)物料屬性不同推動下游單據(jù)以及相應(yīng)流程流轉(zhuǎn);銷售、采購、委外加工、生產(chǎn)制造、庫存管理各模塊相互關(guān)聯(lián)構(gòu)成供應(yīng)鏈管理的整體流程。財務(wù)管理模塊以前端業(yè)務(wù)單據(jù)作為數(shù)據(jù)唯一來源，保證數(shù)據(jù)的準確性和一致性。當企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，NC系統(tǒng)的財務(wù)管理模塊通過憑證觸發(fā)機制自動選擇相應(yīng)憑證模板，根據(jù)業(yè)務(wù)與賬戶之間的關(guān)系形成會計數(shù)據(jù)，自動生成憑證;實時檢測數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)變化情況，一旦關(guān)鍵字段發(fā)生改變則自動觸發(fā)記賬、過賬業(yè)務(wù);同時，通過智能分析程序進行處理分析，向報表系統(tǒng)提供相關(guān)報表數(shù)據(jù)，結(jié)果存入數(shù)據(jù)庫，生成決策所需各種報表、報告等信息。
4 項目實施效果評價
ESI公司的系統(tǒng)實施把對軟件系統(tǒng)的理解與對企業(yè)管理的認識進行有機結(jié)合，通過“系統(tǒng)配置+業(yè)務(wù)流+單據(jù)操作+審批流+報表”等方法，將各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管控要點一一固化到信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)了資金運行集成、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、存貨動態(tài)監(jiān)控和管理持續(xù)改善。系統(tǒng)上線成功主要表現(xiàn)在以下8個方面：①通過規(guī)范基礎(chǔ)管理、統(tǒng)一核算規(guī)則、完善基礎(chǔ)檔案資料、優(yōu)化部分業(yè)務(wù)流程、編制系統(tǒng)應(yīng)用操作規(guī)程，進一步規(guī)范企業(yè)管理;②搭建了高可用性的、統(tǒng)一的信息工作平臺，建立了統(tǒng)一的業(yè)務(wù)處理流程;③使管理人員實時獲取所需統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，大幅提升了數(shù)據(jù)的及時性和有效性;④規(guī)范了業(yè)務(wù)員處理業(yè)務(wù)的日常習慣，加強了部門之間、崗位之間的工作交叉，強化了互相監(jiān)督、互相約束的工作機制;⑤實現(xiàn)了財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的協(xié)同管理，做到數(shù)據(jù)可追溯，能快速找出存在問題的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，方便核對、分析與糾錯;⑥通過嚴格、靈活的權(quán)限規(guī)劃與委派分配，實現(xiàn)業(yè)務(wù)權(quán)限的合理規(guī)劃，使上級監(jiān)管更具可操作性;⑦方便管理層實時監(jiān)控，在數(shù)據(jù)物理集中基礎(chǔ)上實現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實時、動態(tài)的跨單位、跨期間查詢、匯總、分析、監(jiān)控，從而有效支持決策;⑧實現(xiàn)物流管理業(yè)務(wù)多維度的監(jiān)控與核算分析，如實現(xiàn)特殊部門的物料管理要求，增加了批次、項目、單機、部件等控制和核算維度，為實現(xiàn)精細化物料管控與核算分析提供了功能保證。 5 項目實施成功經(jīng)驗總結(jié)
�。�1）領(lǐng)導重視及推進。實施新信息系統(tǒng)伴隨著業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，而流程改變則意味著調(diào)整相關(guān)人員的工作方式，每當系統(tǒng)實施遇到困難和阻力時，ESI公司的“一把手”和各部門的“一把手”都會采取有力措施進行強力推動，使職工密切配合，為系統(tǒng)實施提供了堅強后盾。
�。�2）錄入數(shù)據(jù)準確性。數(shù)據(jù)的完整準確是信息系統(tǒng)的基石，為保證各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的準確性，ESI公司在實施中對數(shù)據(jù)管理采取了幾點措施：一是了解數(shù)據(jù)，在整理數(shù)據(jù)前讓數(shù)據(jù)提供者了解其來源和目的;二是審查數(shù)據(jù)來源，從核心數(shù)據(jù)庫中提取信息前進行識別數(shù)據(jù)來源并檢查來源的有效性;三是開展數(shù)據(jù)治理，對數(shù)據(jù)獲取、處理和使用進行監(jiān)管，進一步驗證數(shù)據(jù)的準確性。
�。�3）發(fā)揮項目團隊的核心作用。ESI公司系統(tǒng)實施項目組充分發(fā)揮了各項目組成員的專業(yè)特長和積極性，在團隊建設(shè)上經(jīng)歷了初建、震蕩、磨合、協(xié)作和默契5個階段，最終形成了一個高效、互相信任的工作團隊，成為推動系統(tǒng)成功實施的中堅力量。
�。�4）重視培訓。應(yīng)用NC系統(tǒng)要靠基層職工進行具體操作，ESI公司在實施過程中特別重視培訓工作，在實施NC系統(tǒng)前，要對中高層領(lǐng)導、業(yè)務(wù)骨干和普通員工開展分層次、多種形式的培訓活動，從而達到統(tǒng)一認識、發(fā)現(xiàn)需求、學習經(jīng)驗和掌握技能的目的。
�。�5）充分評估風險，定位準確。ESI公司將軟件選型、實施內(nèi)容、實施范圍、實施步驟與公司發(fā)展戰(zhàn)略的階段性目標緊密結(jié)合起來，進行了準確定位，同時對項目實施風險進行充分評估，采取了必要手段進行預防和控制，盡可能地規(guī)避和降低實施風險。
6 企業(yè)應(yīng)用用友NC系統(tǒng)存在的問題
第一，還需定制開發(fā)個性化管理需求。NC系統(tǒng)是用友公司推出的一個通用型企業(yè)信息系統(tǒng)，充分利用系統(tǒng)功能雖然能滿足和實現(xiàn)ESI公司的大部分管理要求，但仍然存在一些個性化管理需求不能完全實現(xiàn)，還需要在NC系統(tǒng)上提供二次開發(fā)模塊上進行定制開發(fā)。第二，還需持續(xù)提升適應(yīng)管理需求新變化的能力。管理無止境，隨著公司的不斷發(fā)展，企業(yè)要不斷提出新的管理要求，系統(tǒng)運維管理隊伍不能快速響應(yīng)和適應(yīng)管理需求的新變化，不能及時完成系統(tǒng)優(yōu)化調(diào)整。第三，還需進一步擴展系統(tǒng)應(yīng)用的覆蓋面。除財務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理和生產(chǎn)管理外，NC系統(tǒng)還有大量其他管理模塊未實施開展，只有進一步擴展系統(tǒng)的應(yīng)用覆蓋面，才能全面、整體提升企業(yè)管理水平。
7 結(jié) 語
系統(tǒng)實施上線只是應(yīng)用開始，企業(yè)信息化建設(shè)是一個持續(xù)改進、不斷完善的過程，要充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢，不斷統(tǒng)一和強化業(yè)務(wù)管理流程化，推進組織管理的創(chuàng)新，不斷提出新目標和要求，通過持續(xù)不斷完善實現(xiàn)信息化，給企業(yè)帶來最大收益。
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