建立地方志計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的初探

摘 要：本文淺述了地方志在社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中的重要地方志的特點(diǎn)開發(fā)、建設(shè)數(shù)據(jù)庫的問題。

21世紀(jì)人類將全面進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，信息化、網(wǎng)絡(luò)化已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，信息傳遞一瞬萬里。為有效地開發(fā)、利用地方志中的文獻(xiàn)信息資源，把原書本式的地方志建設(shè)成為計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的數(shù)碼式文獻(xiàn)（即電子版地方志），這將極大地提高人們對(duì)地方志的利用，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化科學(xué)的發(fā)展。

1 地方志在社會(huì)主義雙文明建設(shè)中的重要作用

編纂社會(huì)主義時(shí)期第一代新方志，湖南是全國(guó)起步較早的省份之一，也是當(dāng)前成果較多的省份之一。洋洋三千萬余言的《湖南省志》的84部分志已出版發(fā)行53部；各地編纂的113部地市縣志已出版發(fā)行104部。這一代新方志的出版，是湖南省自清康熙三年湖廣分省以來最浩繁的文化建設(shè)工程，也是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)為現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)服務(wù)的系統(tǒng)工程。自古以來，人們都把志書看作是資治致用之書�！爸翁煜抡咭允妨﹁b，治郡國(guó)者以志為鑒”。中華人民共和國(guó)成立后，黨和政府重視地方志的編纂工作，自八十年代以來，全國(guó)各省都成立了修志機(jī)構(gòu)，有十多萬人投入了修志。在物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中，地方志作為一種資料性著述，已愈來愈被人們所重視，發(fā)揮了有益的作用。新方志是經(jīng)過考證，能反映地方社會(huì)科學(xué)、文化、經(jīng)濟(jì)、人文地理、物產(chǎn)、礦業(yè)等多方面的系統(tǒng)性資料，這些資料可供自然科學(xué)工作者進(jìn)行教學(xué)和科研之用。我國(guó)很多重大的科研成果都得益于地方志資料。當(dāng)代著名的氣象學(xué)家和地理學(xué)家竺可幀將方志中有關(guān)植物分布、花開花落的變化、大河冰凍的記載收集在一起，找出了物候變化的規(guī)律，寫成了著名的論文（中國(guó)近五千年來氣候變遷的初步研究），受到了國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)界的重視�？梢哉f，在為有關(guān)科學(xué)研究提供資料方面，地方志是一座內(nèi)容豐富的文獻(xiàn)寶庫，具有很高的開發(fā)利用價(jià)值和應(yīng)用前景。地方志可以為總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，實(shí)行正確領(lǐng)導(dǎo)提供借鑒，領(lǐng)導(dǎo)者可以從前人成功的事實(shí)中得到經(jīng)驗(yàn)，從前人失敗的事實(shí)中吸取教訓(xùn)，新方志還能力進(jìn)行政治思想教育提供具體教材。地方志一般具有以下特點(diǎn)：

1．1 由各地、各行業(yè)專家撰寫，入志史料考證嚴(yán)格，資料翔實(shí)可靠；

1．2 按行業(yè)或地域分冊(cè)出版，集中反映其發(fā)展的基本情況，對(duì)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展具有決策、參考、指南等信息咨詢作用；

1．3 資料經(jīng)過整理加工，具有系統(tǒng)化、條理化特點(diǎn)，并體現(xiàn)出規(guī)律性的東西；

1．4 提供各種事實(shí)、概況和統(tǒng)計(jì)數(shù)字等動(dòng)態(tài)信息；

1．5 各分冊(cè)獨(dú)立出版，內(nèi)容不交叉重復(fù)。

2 如何建設(shè)計(jì)算機(jī)地方志數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫是控制和處理文獻(xiàn)信息的一個(gè)重要手段，它的建設(shè)是信息時(shí)代文獻(xiàn)書目信息存貯和利用的必然要求。它以檢索迅速、存取便利、又可以提供遠(yuǎn)距離傳輸而贏得社會(huì)各界用戶的青睞。數(shù)據(jù)庫是文獻(xiàn)工作自動(dòng)化的基礎(chǔ)，是文獻(xiàn)信息資源共享的先決條件，只有先建立相關(guān)文獻(xiàn)的數(shù)據(jù)庫，才有可能實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理，并通過計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫高效、全面系統(tǒng)地揭示相關(guān)文獻(xiàn)信息資源，為讀者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

系統(tǒng)地開發(fā)利用地方志，建設(shè)一個(gè)全面的、便于大眾使用的計(jì)算機(jī)地方志數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（電子版地方志），筆者認(rèn)為應(yīng)注意以下兩個(gè)方面。

2．1 建立高質(zhì)量的地方志計(jì)單機(jī)全文數(shù)據(jù)庫。

全文數(shù)據(jù)庫，即包括書名、篇名、關(guān)鍵詞、正文、人名、地名、年代、參考文獻(xiàn)等數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，另外還有諸如圖像、語言（音樂）等數(shù)據(jù)庫。在現(xiàn)代社會(huì)，作為參考指示性的書目信息已不能滿足讀者多層次的信息需求，而全文數(shù)據(jù)庫有其他類型數(shù)據(jù)庫不具備的優(yōu)點(diǎn)：

2．1．1 讀者可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檢索直接得到全文；

2．1．2 時(shí)差為零，能方便快捷地為讀者提供資料服務(wù);

2. 1．3避免了二次加工人為的差錯(cuò)。如：手工摘錄出現(xiàn)的抄寫錯(cuò)誤等。同時(shí)，它還能根據(jù)用戶的需要編制二、三次文獻(xiàn)或索引書目等高質(zhì)量的信息；

2．1．4 便于方志的修改和增補(bǔ)。

2. 2 編制多種索引，滿足用戶多途徑檢索的要求。

索引是讀者利用地方志數(shù)據(jù)庫的入口，因此，索引的編制應(yīng)以科學(xué)為根據(jù)，以學(xué)科分類為基礎(chǔ)。索引與全文數(shù)據(jù)庫中的有關(guān)條目鏈接要科學(xué)，便于用戶從學(xué)科分類、主題等途徑查找。建立多個(gè)檢索口。還可以模糊檢索的方式，使查找、利用資料更準(zhǔn)確、更快捷和便利。為此，我們認(rèn)為計(jì)算機(jī)地方志數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置以下幾個(gè)方面的索引系統(tǒng)：

2．2．1 關(guān)鍵詞索引：從地方志標(biāo)題、章節(jié)和內(nèi)容中抽取具有代表性的關(guān)鍵詞，并能運(yùn)用概念組配方式。揭示文獻(xiàn)內(nèi)容特征。該索引是檢索地方志文獻(xiàn)信息的重要手段。

2．2．2 分類索引：類目的索引以科學(xué)分類為依據(jù)。同時(shí)，還應(yīng)照顧到志書本身的特征

2．2．3 人名索引：以地方志中人名力檢索途徑，查找與人名有關(guān)的內(nèi)容。

2．2．4 地名索引，以地方志中所涉及到的地名為檢索途徑查找相應(yīng)的文獻(xiàn)內(nèi)容。

2．2．5 條目索引：以地方志各分冊(cè)的篇目為依據(jù)編排，只要鍵入分冊(cè)名和篇名，即可閱讀該分冊(cè)或指定篇目的全文數(shù)據(jù)。

3 系統(tǒng)開發(fā)前后應(yīng)做的工作

3．1 對(duì)人員的要求：地方志信息數(shù)據(jù)開發(fā)研制工作應(yīng)選派具圖書館業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)計(jì)算機(jī)人員和圖書館業(yè)務(wù)骨干參加，這樣才能使系統(tǒng)的研制工作順利地開展。

3．2 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量建設(shè)：在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，數(shù)據(jù)錄入時(shí)要力求準(zhǔn)確，寧繁匆簡(jiǎn)，責(zé)任到人，建立嚴(yán)格的定期檢查制度，保證數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)量。

3．3 重視用戶教育：系統(tǒng)開發(fā)成功后，在使用過程中可能需要經(jīng)過一段時(shí)間的用戶培訓(xùn)方能達(dá)到開發(fā)者的目的，因此向用戶普及數(shù)據(jù)庫知識(shí)以及計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)是非常必要的，同時(shí)還應(yīng)編制用戶使用手冊(cè)。

3．4 利用數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品加強(qiáng)對(duì)其宣傳報(bào)道，擴(kuò)大社會(huì)影響。

3．5 上網(wǎng)的要求：近幾年來，我國(guó)已陸續(xù)建成了十大“金”字號(hào)的國(guó)民經(jīng)濟(jì)信息化網(wǎng)絡(luò)工程，初步形成了一個(gè)覆蓋全國(guó)、連接世界的高速信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)地方志數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，是圖書館計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，它通過圖書館計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理系統(tǒng)進(jìn)人全國(guó)圖書館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或1nternet網(wǎng)。

在信息化的社會(huì)中，誰能盡快地將自己的信息上網(wǎng)，誰就能擁有更多的用戶。因此，數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品形成后，應(yīng)盡快與本館計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連接、上網(wǎng)，以擴(kuò)大其社會(huì)影響，為社會(huì)所認(rèn)識(shí)和利用。

電子版地方志比書本式地方志有很大的優(yōu)勢(shì)。它有便于檢索、快捷方便、便于修訂、內(nèi)容全面等特點(diǎn)。地方志數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作量大、時(shí)間長(zhǎng)，是一個(gè)大工程，但有著深遠(yuǎn)的意義。省圖書館是地方中心圖書館，收集、保存地方文獻(xiàn)是其主要職責(zé)之一，因此，建設(shè)地方志數(shù)據(jù)庫是省圖書館的一項(xiàng)主要任務(wù)。

參考文獻(xiàn)：
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〔出處〕 《河南圖書館》2001.（6 ）

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