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廣東省中山圖書館廣東文獻(xiàn)工作概述
第一部分：歷史和現(xiàn)狀
廣東省中山圖書館的廣東地方文獻(xiàn)專藏是由我國著名的圖書館學(xué)專家、該館前任館長杜定友先生創(chuàng)建于1941年，當(dāng)時(shí)正值廣東省圖書館復(fù)館之際，杜先生明確指出：“廣東省圖書館此次復(fù)館之初，即以保存廣東文獻(xiàn)為第一”，“本館為保存本省文獻(xiàn)利便學(xué)者研究起見特設(shè)廣東文獻(xiàn)特藏�！蓖瑫r(shí)編制了“廣東史料、鄉(xiāng)賢著述、名人傳目、本省刊物”四部分的《廣東文獻(xiàn)索引》由此設(shè)立了廣東文獻(xiàn)專藏、確立省館的藏書建設(shè)目標(biāo)，即把地方文獻(xiàn)作為省館的重點(diǎn)藏書。從此在杜先生的主持下，省館幾代人為搜求地方文獻(xiàn)進(jìn)行了不懈的努力，經(jīng)過五十多年的積累，今天的廣東地方文獻(xiàn)專藏已頗具規(guī)模，為本地區(qū)社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科研建設(shè)作出了較大的貢獻(xiàn)，并在海內(nèi)外產(chǎn)生了較深遠(yuǎn)的影響。
一，廣東地方文獻(xiàn)專藏的藏書情況：
1．收藏范圍：
（1）內(nèi)容范圍：
杜定友先生于1957年省市圖書館工作人員進(jìn)修班上演講《地方文獻(xiàn)的搜集整理和使用》一文中就明確規(guī)定：“地方文獻(xiàn)應(yīng)包括三部分：史料、人物、出版�！蓖瑫r(shí)還規(guī)定以地方史料為地方文獻(xiàn)的最主要部分；人物方面以歷史人物為主，近代以知名人士為限，個(gè)人作品全部收藏；出版方面以古書為主， 近代出版物以本地方機(jī)關(guān)團(tuán)體編印的為限，翻印本對(duì)于本地方?jīng)]有直接關(guān)系的可不收。當(dāng)時(shí)我館是以杜先生的這個(gè)規(guī)定作為廣東文獻(xiàn)專藏的收藏原則。因此，六十年代以前專藏文獻(xiàn)基本包括史料、地方人士著述傳記、地方出版物三部分。八十年代初期，我館對(duì)廣東文獻(xiàn)專藏收錄范圍作出明確規(guī)定：廣東史料、粵人著述、傳記繼續(xù)收入專藏，而地方出版物，沒有地方特點(diǎn)，不作專藏處理。因此，八十年代以后的專藏文獻(xiàn)是以史料為主。而廣東報(bào)紙和期刊是作為史料全部收入專藏。
（2） 區(qū)域范圍：
凡涉及本省行政區(qū)劃或自然區(qū)城范圍內(nèi)的文獻(xiàn)都收入專藏，如“華南”“嶺南”等。跨區(qū)域的文獻(xiàn)則視本地區(qū)內(nèi)容在文獻(xiàn)中的具體情況決定，如“中南”、“兩廣、“粵漢、“粵贛閩”等跨區(qū)域的文獻(xiàn)也收入專藏。若行政區(qū)劃有變化，收錄范圍亦隨之改變。
我館廣東文獻(xiàn)專藏自1941年創(chuàng)建至今，行政區(qū)劃幾度變化，致使專藏收錄范圍也相應(yīng)改變幾次。創(chuàng)建時(shí)，專藏區(qū)域范圍包括今廣東省區(qū)域、今海南省及海南諸島，香港、澳門及今廣西的合浦、欽廉地區(qū)。五十年代，原屬廣西的懷集地區(qū)劃歸廣東省時(shí)，廣東文獻(xiàn)專藏才開始收入懷集文獻(xiàn)。六十年代，當(dāng)合浦、欽州地區(qū)劃屬廣西時(shí)，專藏就不再收入這兩地區(qū)的文獻(xiàn)。1989年，海南建省，專藏就停止收海南文獻(xiàn)。1997年，香港回歸祖國，成為特別行政區(qū)，廣東文獻(xiàn)不再收香港資料。
（3）文獻(xiàn)類型：
依照杜定友的收集原則“表現(xiàn)于各種記載形式的”，“凡有歷史價(jià)值的、即‘?dāng)嗪?jiǎn)另藏’片紙只字’也在收集之列”。廣東文獻(xiàn)專藏除收有圖書、報(bào)紙、期刊外，還有地圖、圖片、傳單告示、票據(jù)、手稿、墨跡，拓片、唱片等。
2．藏書組織：
廣東文獻(xiàn)專藏創(chuàng)建時(shí)設(shè)立廣東文獻(xiàn)室，全部藏書開架陳列閱覽，使用顏色書標(biāo)和明見式目錄,這種方式延續(xù)到五十年代。后來為了加強(qiáng)對(duì)藏書的管理，避免資料的損壞和散失，專藏改為閉架藏書布局，直至現(xiàn)在。為了方便排檢和利用，全部藏書依不同類型進(jìn)行分庫管理：書庫、報(bào)庫、刊庫。地圖專架、圖片專架等。圖書庫分為解放前后兩部分：解放前的書分為史料、人物、出版三部分收藏，各采用杜定友的分類法排架；解放后的書按“中小型圖書館圖書分類法”和“中圖法”分類排架。孫中山文獻(xiàn)專藏則按編輯形式和內(nèi)容的特點(diǎn)進(jìn)行排列；廣東作家作品簽名本專藏按作者姓氏排列。
3．藏書情況：
至1997年12月止，廣東地方文獻(xiàn)專藏共有84300種，約30萬冊(cè)文獻(xiàn)資料。具體情況如下：
（1）圖書： 64945種144364冊(cè)，其中民國以前出版書籍的16600種73000冊(cè)， 廣東史料中的重要藏書是地方志和族譜。我館藏有民國以前的廣東方志498種，占全國現(xiàn)存廣東方志總量的94.8％，解放后編修的各種方志也有1000多種，區(qū)域遍及全省100多個(gè)市、縣、區(qū)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)和街道；收藏有廣東族譜90姓氏，490多種。
粵人著述傳記方面，收藏有民國前的粵籍人士，或在粵工作及有影響的外籍人士約2600多人的6100種23900冊(cè)的著作、傳記及手稿。解放后出版的傳記也收有90O余種。
（2）報(bào)刊：13257種，其中民國以前的報(bào)紙590種，期刊3200種。藏有辛亥革命時(shí)期的報(bào)刊146種，如1886年創(chuàng)刊的《廣報(bào)》、1891年創(chuàng)刊的《中西日?qǐng)?bào)》、1900年創(chuàng)刊的《安雅書局世說編》1904創(chuàng)刊的《婦孺報(bào)》、1905年創(chuàng)刊的《時(shí)事畫報(bào)》等均為收藏較完整的清末報(bào)刊。
（3）輿圖：2286種，其中民國以前的地圖1770種，包括綜合、行政、軍事、交通、水利、土壤圖等，有手繪、石印、鉛印圖。
（4）孫中山文獻(xiàn)專藏： 1987年在廣東文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上組建�，F(xiàn)擁有孫中山專著、傳記、研究資料、照片、手跡、錄音唱片、辛亥革命資料及紀(jì)念物品等共2600種，3700件（冊(cè)）。專藏中現(xiàn)存有三個(gè)不同版本的孫中山演講錄音唱片，曾于1986年孫中山誕辰120周年之際，翻錄音帶發(fā)至全國百余個(gè)圖博單位，獲一致好評(píng)。
（5）廣東作家作品簽名本專藏： 1989年在廣東文獻(xiàn)基礎(chǔ)上建立，目前收有現(xiàn)代、當(dāng)代廣東文學(xué)作家700多人的親筆簽名作品3200種、3800冊(cè)及部分手稿。
（6）海南與南海諸島資料情況：海南與南海諸島是我國最南面的領(lǐng)土，其歷史資料對(duì)我國國防、外交、經(jīng)濟(jì)方面具有重要意義，因此，我館從創(chuàng)建廣東文獻(xiàn)專藏開始，就一直重視收集有關(guān)海南和南海諸島的圖文資料，使其逐漸成為廣東文獻(xiàn)藏書中頗具特色的部分。后來的事實(shí)證明，這些資料對(duì)維護(hù)我國領(lǐng)土主權(quán)發(fā)揮了極其重要作用�，F(xiàn)藏有l(wèi)997種海南和南海諸島的書刊資料。民國以前的海南各地區(qū)方志除白沙、保亭、樂東三縣本來無志書外，其余各縣市志書均藏有。
（7）港澳資料情況：香港原是廣東寶安縣的一個(gè)漁村，澳門本是廣東香山縣屬的一個(gè)漁港，雖然兩地先后倫為殖民地，但由于歷史和地理的原因，其一直與廣東關(guān)系密切。因此，廣東文獻(xiàn)專藏創(chuàng)建時(shí)，就把港澳地區(qū)文獻(xiàn)納入廣東文獻(xiàn)的收藏范圍。由于多年堅(jiān)持搜集，港澳歷史資料收藏較豐富�，F(xiàn)藏有民國以前的香港文獻(xiàn)697種，澳門文獻(xiàn)64種。館藏中的近代港澳報(bào)刊，如1897年創(chuàng)刊的《知新報(bào)》、l904年創(chuàng)刊的《廣東日?qǐng)?bào)》、1905年創(chuàng)刊的《唯一有趣有所謂報(bào)》l906年創(chuàng)刊的《香港少年報(bào)》等是研究中國近代史和辛亥革命史的重要資料。
我館廣東文獻(xiàn)專藏在力求完整，全面和系統(tǒng)的前提下，確立以孫中山文獻(xiàn)，地方志、族譜為重點(diǎn)藏書，同時(shí)形成具有南海諸島和港澳特色的藏書系統(tǒng)。
二，收集工作
我館地方文獻(xiàn)的收集工作主要由中文圖書采訪部門負(fù)責(zé)。文獻(xiàn)的來源有呈繳本、征集、受贈(zèng)、復(fù)制、交換、購買等。
1．呈繳本是我館地方出版物的主要來源。
解放以來，廣東省政府和新聞出版單位十分重視地方文獻(xiàn)的征集工作，多次行文規(guī)定呈繳本制度，對(duì)我館地方出版物的來源起重要的保障作用。
（1）1960年1月，廣東省人民委員會(huì)頌發(fā)的《批轉(zhuǎn)（廣東省中山圖書館關(guān)于征集地方文獻(xiàn)資料辦法）的通知》，明確規(guī)定全省出版機(jī)構(gòu)和機(jī)關(guān)、團(tuán)體編印出版的書刊資料，應(yīng)繳送省館兩份。
（2） 1978年8月，廣東省革命委員會(huì)頒發(fā)的《關(guān)于做好地方文獻(xiàn)資料征集工作的通知》，指定我館為全省征集廣東地方文獻(xiàn)資料的專門機(jī)構(gòu)。
（3） 1979年4月，廣東省出版事業(yè)管理處轉(zhuǎn)發(fā)《國家出版事業(yè)管理局關(guān)于征集圖書、雜志、報(bào)紙樣本辦法》時(shí)規(guī)定各出版社、報(bào)社、雜志社應(yīng)繳送省中山圖書館兩份樣本。
（4） 1985年4月，廣東省人民政府辦公廳頒發(fā)的《關(guān)于做好地方文獻(xiàn)資料征集工作的通知》，重申省中山圖書館為我省征集地方文獻(xiàn)資料的機(jī)構(gòu)和呈繳本制度，詳細(xì)規(guī)定各單位編印的各種類型的出版物，如簡(jiǎn)報(bào)、通訊、手冊(cè)、年鑒、會(huì)議特刊、科技資料、成果匯編籌，不論鉛印、油印或影印品，均需繳送省館兩份。
（5） 1997年1月，中共廣東省委宣傳部和廣東省新聞出版局聯(lián)合簽發(fā)《關(guān)于認(rèn)真做好粵版書刊資料樣本繳送工作的通知》，再次重申“省中山圖書館是我省征集廣東地方文獻(xiàn)資料的工作機(jī)構(gòu)”，進(jìn)一步明確指出我省出版的書、刊、報(bào)、圖和音像制品（錄音帶、錄像帶、CD唱盤、VCD視盤、LD視盤、計(jì)算機(jī)軟件）都要向省館繳送樣本。
2．征集工作：
早在1953年，我館曾派員到粵東、粵中、粵西30余個(gè)縣調(diào)查并征集各縣土改中沒收的圖書資料25000冊(cè)，其中大部分為廣東文獻(xiàn)。1957年，又征員到海南專區(qū)征得5600余冊(cè)資料，其中就有20多種未入藏的廣東方志和志稿，這幾次征集極大豐富了地方文獻(xiàn)館藏。
呈繳本制度確立后，為了保證制度能全面、持久地貫徹，工作人員通過調(diào)查信訪，與廣東省、廣州市及省內(nèi)各市縣的政府文化、教育、科研及出版機(jī)構(gòu)建立長期、穩(wěn)定的繳送關(guān)系，隨時(shí)保持聯(lián)系，并進(jìn)行不定期的上門征求。
八十年代以來，我館規(guī)定征集人員每年2--3次有計(jì)劃到省內(nèi)各市縣征集各單位和民間編印的地方資料。每次征集收獲頗豐。例如，199l年10--11月間在廣東潮汕地區(qū)的3市11縣200多個(gè)單位中，征集到圖書資料849種，1348冊(cè)；雜志5241冊(cè)；報(bào)紙2344份。這項(xiàng)工作堅(jiān)持至今，對(duì)地方文獻(xiàn)的補(bǔ)充起很大作用。
3．接受饋贈(zèng)：
（1）五十年代和八十年代先后三次接受香港著名的文獻(xiàn)學(xué)家黃蔭普先生的贈(zèng)書，共有圖書1754種5179冊(cè)，雜志65種22冊(cè)。這批書大部分為廣東文獻(xiàn)精品，其中約有百種是我館所缺，有數(shù)十種是善本、精抄本。
（2） 1957年接受廣州黃子靜先生的古籍藏書518種， 4907冊(cè)，其中就有不少珍貴的廣東文獻(xiàn)傳本。
（3） 1984年接受香港何建華先生饋贈(zèng)的25000余冊(cè)中外書刊和500余張唱片，大部分為香港文獻(xiàn)，內(nèi)有廖平子先生1939年于澳門親手編定的期刊《淹留》38冊(cè)，這是我國唯一的手抄本期刊。
（4）七十年代未和九十年代接受香港石景宜先生的贈(zèng)書數(shù)萬冊(cè)，內(nèi)有部分港澳地方文獻(xiàn)。 另外，每年我們還接受一大批來自各地讀者贈(zèng)送的著作，有廣東史志、人物傳記、族譜、文藝作品及學(xué)術(shù)專著等。這些著述是他們利用我館地方文獻(xiàn)資源后所取得的成果。
4．復(fù)制：
為了進(jìn)一步補(bǔ)充地方文獻(xiàn)重要藏書中的古舊資料（如孫中山文獻(xiàn)、方志、族譜等），我們調(diào)查省內(nèi)外各圖書館收藏情況的基礎(chǔ)上，進(jìn)行有目的有計(jì)劃的復(fù)制工作。
（1）我館在1959年、1966年和1983年先后幾次在北京圖書館、故宮圖書館、中國科學(xué)院圖書館和天津圖書館共復(fù)制143種廣東舊方志。
（2）九十年代以來，我們加強(qiáng)對(duì)古舊地方文獻(xiàn)的補(bǔ)缺工作，多次出外調(diào)查征集，先后在中山大學(xué)、廣東省社科院、中山市孫中山故居以及在北京、南京、上海、杭州、長沙、武漢、桂林等地的省市館復(fù)印明清版廣東方志23種，廣東族譜72種，孫中山文獻(xiàn)821種，廣東史料文獻(xiàn)63種及廣東舊雜志212種。
5．交換：
這是我們經(jīng)常進(jìn)行的用以補(bǔ)充文獻(xiàn)的方法，除交換原件外還交換復(fù)制件， 1980年我館與香港大學(xué)馮平山圖書館、中文大學(xué)圖書館、理工學(xué)院圖書館交換了一批香港版廣東文獻(xiàn)原件。
九十年代，我們和國內(nèi)一些圖書館、香港中文大學(xué)、日本東洋文庫等單位以及讀者交換了廣東方志、族譜、雜志的復(fù)印件。
6．購買：
（1）購買藏書家藏書：我館于1954年和1963年購買了番禺徐氏南州書樓的藏書，內(nèi)有廣東方志數(shù)十部和古舊廣東文獻(xiàn)一批。
（2）書店現(xiàn)購：補(bǔ)充缺藏廣東文獻(xiàn)，包括省內(nèi)外出版的廣東史料及古舊廣東文獻(xiàn)，
1992年至1997年我館通過呈繳、交換和受贈(zèng)方式共獲得地方文獻(xiàn)有：廣東史料書籍8287種11307冊(cè)；廣東出版物（不含廣東史料）書籍102935種18576冊(cè)；廣東期刊81496冊(cè)；廣東報(bào)紙65958冊(cè)（份）。
三，加工整理、分類編目、目錄組織工作
1．加工整理：
首先，收集回來的資料依照地方文獻(xiàn)的收藏范圍和原則，鑒別是否屬于廣東文獻(xiàn)專藏的資料；其次，按其類型把文獻(xiàn)劃歸不同的書庫管理。如年鑒、年報(bào)、會(huì)議錄、文史資料均作書處理；連續(xù)出版的通訊、簡(jiǎn)報(bào)、小報(bào)等則作報(bào)刊處理。另外，零散資料一般按其事件、主題、時(shí)間進(jìn)行歸類集中、裝訂成冊(cè)后，依內(nèi)容擬定題名，作書處理，如會(huì)議文件，可將同一會(huì)議的資料集中裝訂后再編目。
2．分類編目：
地方文獻(xiàn)內(nèi)容的本質(zhì)屬性是地區(qū)性和學(xué)科性，對(duì)地方文獻(xiàn)分類的目的在于能同時(shí)揭示這兩重屬性，組織體現(xiàn)地方性和學(xué)科性的目錄和排架系統(tǒng)，方便使用。為此，杜定友先生曾編制地方文獻(xiàn)分類法，在我館廣東史料的圖書中推行使用。
（1）民國以前的廣東文獻(xiàn)圖書采用杜定友分類法：
a、廣東史料：用杜氏地方文獻(xiàn)分類法。其原則是先類分省以下的地區(qū)，同一地區(qū)下的文獻(xiàn)再接內(nèi)容的學(xué)科屬性歸類。此分類法的特點(diǎn)是可以同時(shí)反映文獻(xiàn)中的地區(qū)內(nèi)容和學(xué)科內(nèi)容，符合讀者從區(qū)域角度檢索文獻(xiàn)的習(xí)慣。但是同一學(xué)科內(nèi)容的文獻(xiàn)會(huì)因歸入不同地區(qū)而分散。
b．粵人著述傳記：先以圖書著作者的生卒年（朝代）歸類，同一朝代的人物再按姓氏排列。目的在于集中同一作者的不同著作，方便讀者研究利用某一粵人的著述成果、傳記及研究資料。
c. 粵版書：按文獻(xiàn)內(nèi)容的學(xué)科性質(zhì)歸類。
（2）建國以后出版的地方文獻(xiàn)圖書先后采用《中小型圖書館圖書分類表》、《中圖法》2. 3版歸類。近年來，我們?yōu)榱四茉陬惙治墨I(xiàn)的學(xué)科內(nèi)容的同時(shí)揭示其地方內(nèi)容，采用了以市、縣地區(qū)名稱作書次號(hào)的方法，即對(duì)同類文獻(xiàn)再按省以下地區(qū)細(xì)分，使同一地區(qū)的不同文獻(xiàn)集中起來，便于人們能在同一學(xué)科內(nèi)容的文獻(xiàn)中按地區(qū)檢索。
（3）從1994年起，地方文獻(xiàn)新書采用計(jì)算機(jī)編目，并開始圖書、期刊的回溯建庫工作。
3．目錄系統(tǒng)：
（1）卡片目錄系統(tǒng)：專藏的卡片目錄系統(tǒng)是獨(dú)立的，是與藏書相配套，還設(shè)置廣東解放前報(bào)紙題名和地區(qū)目錄，期刊的題名和分類目錄。
（2）計(jì)算機(jī)的廣東文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)系統(tǒng)：
1989年以后出版的圖書數(shù)據(jù)兩萬余條；解放前期刊數(shù)據(jù)3200余條；解放前報(bào)紙數(shù)據(jù)500余條。
四. 文獻(xiàn)保管情況
民國以前及五、六十年代的出版物普遍有損毀，其中以新聞紙印刷品為甚，如報(bào)紙、雜志、平裝書、零散資料等全面出現(xiàn)紙質(zhì)發(fā)黃、脆化、斷裂現(xiàn)象。隨著使用率的提高，受損就更嚴(yán)重。為了挽救舊文獻(xiàn)，在一定程度上延長其使用壽命，我們采取一些保護(hù)措施：
（1）限制閱覽和復(fù)印，規(guī)定有工作、學(xué)習(xí)和研究方面的特殊需要的讀者才能閱覽；規(guī)定報(bào)紙和舊雜志以及有損壞的資料不提供復(fù)印。
（2）由專人專職負(fù)責(zé)修補(bǔ)、裝訂地方文獻(xiàn)，書庫管理人員需兼職修補(bǔ)舊書工作。
（3）有計(jì)劃復(fù)制有價(jià)值或破損嚴(yán)重的資料，以復(fù)制件代替原件供閱覽使用。
（4）縮微拍攝品的使用，可使部分舊報(bào)刊得到保護(hù)。但縮微品數(shù)量在廣東文獻(xiàn)總藏量中占的比例太低。除廣東舊報(bào)紙拍攝品較全，以及廣東方志、族譜有計(jì)劃拍攝外，舊期刊的拍攝品僅占館藏舊刊的20 ％，而其他舊廣東史料都沒有縮微復(fù)制品。因此，廣東舊文獻(xiàn)還不能完全以縮微復(fù)制品取代原件使用。
五，文獻(xiàn)利用和開發(fā)情況：
1．讀者使用情況：
1990年至1997年廣東文獻(xiàn)專藏共接待讀者22269人次，資料流通量為140971冊(cè)次，平均每年接待讀者2784人次， 17620冊(cè)次。
讀者主要利用民國以前出版的廣東史料，約占廣東文獻(xiàn)總流通量七成以上，而其中又以方志和族譜利用率最高。如1997年方志流通量占廣東文獻(xiàn)總流通量24％，族譜占26％。這與我館廣東文獻(xiàn)中歷史資料藏量豐富、提供使用方便以及在國內(nèi)外產(chǎn)生的影響等因素有關(guān)。
2．地方文獻(xiàn)資料在提供利用方面所取得的成績。
歷年來，我館地方文獻(xiàn)為發(fā)展本地社會(huì)建設(shè)、修纂地方史志及從事學(xué)術(shù)研究提供大量有關(guān)廣東政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科技、歷史、地理、民俗等方面的信息和資料，發(fā)揮了巨大的作用。
（1）八十年代的全國編史修志高潮使我館地方文獻(xiàn)資源的利用達(dá)到空前的高峰。成百個(gè)來自各地的修志機(jī)構(gòu)長駐廣州，每天前往我館查史料的修志人員絡(luò)繹不絕�！稄V州百年大事記》、《廣州市志》、《廣東財(cái)政發(fā)展史》、《黃埔港史》等史志編撰人員長達(dá)數(shù)月甚至數(shù)年不間斷利用我館地方文獻(xiàn)資料直至編寫完成。八十年代未至九十年代以來出版的上千種新編廣東史志就是利用了我館及其它館的地方文獻(xiàn)資源后所創(chuàng)造出來的學(xué)術(shù)成果，它們充分體現(xiàn)了地方文獻(xiàn)資源所藏的巨大能量和對(duì)地方社會(huì)建設(shè)的推動(dòng)作用。
（2）九十年代中期全國掀起的迎接香港回歸祖國熱潮，也使我館香港文獻(xiàn)資源得到前所未有的利用。廣東人民出版社《香港大博覽》編輯人員用一年多時(shí)間查閱幾十年的報(bào)刊和圖書。暨南大學(xué)港澳經(jīng)濟(jì)研究中心的學(xué)者以及上海人民出版社《香港全紀(jì)錄》編輯人員連續(xù)數(shù)月在我館查閱香港史料。
廣州電視臺(tái)的《霍英東》、深圳市海外影視文化傳播公司的《千年等一回》、深圳東視傳播制作公司的《中英街》、珠江電影制片廠的《香江風(fēng)情》。香港銀都機(jī)構(gòu)有限公司的《新界1897年》等不少香港題材的影視片拍攝制作單位紛紛前來我館搜集港史圖文資料。
（3）我館地方文獻(xiàn)積極為省市黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、文化宣傳部門服務(wù)。
a，協(xié)助有關(guān)部門舉辦各種展覽、提供廣東歷史圖文資料。1994年國慶四十周年之際，中國社會(huì)發(fā)展成就展覽會(huì)廣東籌委會(huì)使用我館藏大量的廣東解放以來的社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)情況的圖片參展。后來該展覽在全國評(píng)比中獲得兩個(gè)一等獎(jiǎng)，特來函向我們致謝。
另外，廣州起義博物館在1994年籌辦廣州建設(shè)成就展覽會(huì)時(shí)使用了我館提供的四十年代末的廣州市政建設(shè)情況的照片一批。
1996年廣州市政府等宣傳單位為廣州城建2210周年紀(jì)念舉辦各種城慶活動(dòng)時(shí)也從我館復(fù)制了相當(dāng)數(shù)量的廣州歷史照片。
b．協(xié)助省市電視臺(tái)、電影廠等有關(guān)單位拍片宣傳提供資料。
九十年代以來，我們先后為省、市電視臺(tái)拍攝電視片《讀書樂》，《萬物縱橫 食府檔案》《廣州地名沿革考》、《七彩羊城》、《搶救國際文化名人》、《劉永�！�、電視劇《馮白駒將軍》、《深圳傳奇》及電影《廣州市長葉劍英》、《秘密檔案》等劇組提供大量有關(guān)廣東各地各時(shí)期的社會(huì)、歷史、民俗方面的圖文資料。
（4）南海諸島文獻(xiàn)在我國的國防建設(shè)中發(fā)揮著重大作用。
我館所藏的南海諸島歷史資料豐富。多年來在我國南海諸島的國際爭(zhēng)端中，歷次為國家機(jī)關(guān)提供文獻(xiàn)依據(jù)；1975年左右南海艦隊(duì)某部出版西沙綜合性資料一冊(cè)（列有密級(jí)）；1984年4月中國地名委員會(huì)受權(quán)公布的我國南海諸島部分標(biāo)準(zhǔn)地名，我館提供不少資料； 1988年廣東地圖出版社出版的近100萬字的《南海諸島地名資料匯編》，25％取自我館，為維護(hù)我國領(lǐng)土主權(quán)作出了貢獻(xiàn)。
（5）我館地方文獻(xiàn)資源，對(duì)配合我省科學(xué)研究起到重大作用，取得豐碩成果。
廣東社會(huì)科學(xué)學(xué)術(shù)研究員利用我館及其它館的地方文獻(xiàn)編寫不少歷史著作和傳記，其中獲獎(jiǎng)的有黃慰慈的《東江縱隊(duì)史》、盧權(quán)的《葉挺傳》及省黨史辦公室的《陳郁傳》等。
廣東史志方面的成績也可觀，1987年蔣祖緣等主編出版近60萬言的《簡(jiǎn)明廣東史》，獲廣東省社科二等獎(jiǎng)；吳家詩主編的《黃埔港史》（古近代部分）和《南雄縣志》獲廣東省第五次優(yōu)秀社會(huì)科學(xué)研究成果獎(jiǎng)、學(xué)術(shù)著作三等獎(jiǎng)。這些著作在編寫過程中，曾長期利用我館和其它館的地方文獻(xiàn)資源。
八十年代以來，利用孫中山文獻(xiàn)資料，取得學(xué)術(shù)研究方面的成績更是令人矚目。
偉大的民主革命家孫中山先生是廣東香山人，他的革命業(yè)績與廣東關(guān)系密切，是廣東社會(huì)科學(xué)學(xué)術(shù)界的重點(diǎn)課題， 憑籍我館和其它館收藏的孫中山文獻(xiàn)，學(xué)術(shù)研究人員寫出大量有關(guān)孫中山專著和論文，并榮獲不同級(jí)別的獎(jiǎng)項(xiàng)。如陳錫祺主編的《孫中山年譜長編》1991、張磊著的《孫中山論》（1986）和段云章、邱捷著的《孫中山與近代軍閥》（1990）分別獲“1949--1992”年中國大陸孫中山學(xué)術(shù)研究學(xué)術(shù)著作一、二等獎(jiǎng)。廣東省社會(huì)科學(xué)院歷史研究所等單位合編的《孫中山全集》（1981--86）11卷獲資料匯編一等獎(jiǎng)。另外張磊著的《孫中山與第二次國共合作》廣東省社科院等單位編《孫中山全集》和段云章著的《孫中山》也分別獲得廣東省社會(huì)科學(xué)成果一、二、三等獎(jiǎng)。
3．地方文獻(xiàn)館藏資源開發(fā)情況：
（1）編制專題書目、索引、提要：
我館最早編制的廣東地方文獻(xiàn)書目索引是1941年由杜定友先生主持編制的“廣東文獻(xiàn)索引”而后于1946年編制了《廣東方志目錄》、《廣東族譜目錄》及《東西南沙群島目錄》等�？梢姰�(dāng)時(shí)杜先生已把編制專題書目索引作為深入揭示和開發(fā)廣東文獻(xiàn)的重要手段之一。解放后的五十年代，為配合杜會(huì)主義建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，先后編制了廣東方志、族諧、輿圖、南海諸島等館藏目錄，以及有關(guān)廣東地質(zhì)礦產(chǎn)、水利、土壤及經(jīng)濟(jì)作物等方面的資料索引十?dāng)?shù)種。
八十年代，隨著開放改革的逐步深入，廣東的政治、經(jīng)濟(jì)、文化事業(yè)有了飛躍的發(fā)展，1983年，在黨中央領(lǐng)導(dǎo)下，全國編史修志高潮掀起，對(duì)地方文獻(xiàn)的需求量急劇增加，為便于讀者檢索利用方志、族譜等資料，先后編制了廣東方志、族譜、孫中山文獻(xiàn)、辛亥革命等數(shù)種館藏書目。
九十年代，全國修志工作逐漸進(jìn)入尾聲，同時(shí)由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊，學(xué)術(shù)研究活動(dòng)曾一度陷入低潮，對(duì)地方文獻(xiàn)的需求量也有所降低。為了提高文獻(xiàn)的利用率，我們根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的特點(diǎn)和讀者的需求，先后編制出版了《廣東近現(xiàn)代人物辭典》，收入廣東人物詞目2353條；《廣東客家文獻(xiàn)綜錄·圖書部分》，這是我館與梅縣圖書館、興寧圖書館合編的聯(lián)合目錄，收入圖書1703種；《潮汕文獻(xiàn)書目》，這是我館與汕頭圖書館學(xué)會(huì)編輯的聯(lián)合目錄，收入潮人著述3768種，潮汕文獻(xiàn)2850種；《廣州百科全書》參考書目，收入廣州文獻(xiàn)400多種；《中國期刊辭典》（機(jī)讀版），這是中宣部主持的全國性的聯(lián)合目錄提要，收入我館館藏建國前期刊詞目3000條，其中2800條為廣東期刊；《中國地方志總目提要·廣東卷》，這是吉林省館牽頭組織的聯(lián)合目錄提要，我館提供現(xiàn)存454種廣東方志提要。以上的書目提要辭典，無論對(duì)文獻(xiàn)揭示的深度、廣度方面，或者在檢索手段的配置方面，均比以往書目有較大的提高。另外，目前正在編制之中的目錄索引有《廣東人物題錄數(shù)據(jù)庫》，從1992年開始至今，已積累三萬多條數(shù)據(jù)，輸入電腦網(wǎng)絡(luò)有一萬多條；《廣東民國以前的報(bào)刊目錄》，將收入4000條報(bào)刊詞目提要；《廣東百年圖錄》，由廣東教育出版社策劃出版，我館與廣東省檔案館聯(lián)合編輯的大型廣東歷史圖片集，我們籍此機(jī)會(huì)全面搜集館藏文獻(xiàn)中有關(guān)廣東的圖片，并擬建立廣東圖片數(shù)據(jù)庫。
（2）舉辦地方文獻(xiàn)展覽
早在1948年，廣東省立圖書館和廣東文獻(xiàn)館共同舉辦了大型“東西地沙群島資料展覽”，以豐富的圖文資料說明東西沙群島自古以來是中國的領(lǐng)土。當(dāng)時(shí)省館把全部展品復(fù)制收入廣東文獻(xiàn)專藏中。
1950年，我館利用廣東文獻(xiàn)史料舉辦“近百年廣東人民革命斗爭(zhēng)史料展覽”和“鴉片戰(zhàn)爭(zhēng)以來革命史料展覽”，既宣傳了地方文獻(xiàn)，又進(jìn)行了愛國主義傳統(tǒng)教育。
1956年12月，在廣州中山紀(jì)念堂舉辦了《廣東省各界紀(jì)念孫中山誕辰90周年文物文獻(xiàn)展覽會(huì)》，展出全省各界人士收藏的孫中山文獻(xiàn)文物數(shù)千件。我館廣東文獻(xiàn)專藏也提供為數(shù)不少的孫中山著作及文物參展。這是建國后廣東省首次舉辦紀(jì)念孫中山的大型展覽，規(guī)模宏大，影響深遠(yuǎn)。
九十年代以來，為了進(jìn)一步擴(kuò)大地方文獻(xiàn)影響，推動(dòng)本地區(qū)的文化事業(yè)發(fā)展，促進(jìn)兩個(gè)文明的建設(shè)，我們積極與有關(guān)單位聯(lián)合舉辦展覽。
1992年，由孫中山基金會(huì)主辦、我館和中山大學(xué)圖書館等單位共同籌辦了“建國后大陸孫中山研究成果及文藝創(chuàng)作成果展覽”，我館從孫中山文獻(xiàn)專藏中挑選165種230冊(cè)圖書資料參展，占參展品總量的94%。這項(xiàng)工作獲得展覽組織者的好評(píng)，提高了我館的聲譽(yù)。
1996年是孫中山誕辰130周年，我館與廣東省博物館、中山大學(xué)孫中山紀(jì)念館、中山市孫中山故居紀(jì)念館共同籌辦《孫中山文物文獻(xiàn)展覽》，我館從館藏中精選出約300件（冊(cè)）的文物文獻(xiàn)資料參展，該展覽被列為廣東紀(jì)念孫中山系列活動(dòng)之一，產(chǎn)生了廣泛的社會(huì)影響。
1997年，我館與廣東省博物館、廣東美術(shù)館、廣州美術(shù)館聯(lián)合籌辦《現(xiàn)實(shí)關(guān)懷與語言變革——二十世紀(jì)上半期廣東美術(shù)作品展》，我館提供了以葉因泉《抗戰(zhàn)流民圖》為主的一批廣東近現(xiàn)代美術(shù)作品參展，并參與編輯出版該展覽的美術(shù)作品集。
此外，我們還曾于1980年和1996年先后兩次在館內(nèi)舉辦“廣東作家作品簽名本展覽”，邀請(qǐng)廣東作家前來參觀和座談。這樣既向社會(huì)宣傳廣東文獻(xiàn)，又進(jìn)一步加強(qiáng)了與作家們的聯(lián)系，并獲得大批的贈(zèng)書。
六、地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)
1、采用IBM AS/400系統(tǒng)（中國圖書館電腦管理集成系統(tǒng)2.0版）自建數(shù)據(jù)庫。
1986年，我館采用自行研制的IBM AS/400計(jì)算機(jī)系統(tǒng)創(chuàng)建廣東文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，該系統(tǒng)設(shè)立整本文獻(xiàn)、題錄、非書資料和期刊四個(gè)子系統(tǒng)，計(jì)劃收錄具有廣東特點(diǎn)的文獻(xiàn)資料。
（1）建立廣東文獻(xiàn)題錄數(shù)據(jù)庫。
1986至1991年期間，該庫先后貯存八十年代和五十年代的廣東期刊論文題錄數(shù)據(jù)近兩萬條。1994年，在廣東人物資料索引卡片目錄的基礎(chǔ)上，建立計(jì)算機(jī)廣東人物資料題錄，今已存入約1.5萬條數(shù)據(jù)。
（2）建立廣東文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫。
1991年開通地方文獻(xiàn)編目系統(tǒng)，采用DBF（文本）數(shù)據(jù)格式進(jìn)行編目。由于地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的遠(yuǎn)程終端缺乏專用的通訊線路與主機(jī)聯(lián)網(wǎng)，因而廣東文獻(xiàn)計(jì)算機(jī)編目工作一直無法正常進(jìn)行。1994年6月，廣東文獻(xiàn)專藏購置了微機(jī)和服務(wù)器，建立了獨(dú)立的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，內(nèi)置圖書、期刊編目和題錄三個(gè)子系統(tǒng)。由于仍有大量回溯書目數(shù)據(jù)在卡片目錄中，因此，圖書編目一直是以半手工半自動(dòng)的方式進(jìn)行。在該系統(tǒng)中存有廣東新書目數(shù)據(jù)2.7萬條。
2、實(shí)施地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)型，采用“通用編目系統(tǒng)”（GCS），制作標(biāo)準(zhǔn)的CNMARC書目數(shù)據(jù)。
由于AS/400系統(tǒng)存在較大的局限性，其制作數(shù)據(jù)不符合CNMARC標(biāo)準(zhǔn)，不適合地方文獻(xiàn)業(yè)務(wù)工作的要求，也不能適應(yīng)圖書館工作自動(dòng)化、文獻(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)，所以，我們決定更新數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
1996年我館中文圖書采編安裝了北京息洋公司的“通用編目系統(tǒng)”（GCS）軟件，組建微機(jī)局域網(wǎng)。我們通過對(duì)此系統(tǒng)調(diào)查研究后，認(rèn)為其符合地方文獻(xiàn)編目實(shí)際工作需要，生產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)有共享性和可交換性，系統(tǒng)兼容性強(qiáng)，可以為今后實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)和資源共享打下良好基礎(chǔ)，于是決定實(shí)施地方文獻(xiàn)書目庫系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型，將書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)納入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道。1997年，地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行了更新設(shè)備，安裝GCS軟件；根據(jù)地方文獻(xiàn)特點(diǎn)和管理方式改進(jìn)編目系統(tǒng)；進(jìn)行業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)；轉(zhuǎn)換原AS/400系統(tǒng)的書目數(shù)據(jù)等一系列工作。然后，開始制作標(biāo)準(zhǔn)的CNMRAC的圖書和期刊書目數(shù)據(jù)。
3、利用《中國期刊大辭典》（機(jī)讀版）數(shù)據(jù)庫的CNMARS數(shù)據(jù)，建立廣東舊報(bào)刊書目數(shù)據(jù)庫。
期刊辭典數(shù)據(jù)庫貯存的廣東舊期刊數(shù)據(jù)3500條（其中我館提供有2000余條）。由于該庫的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化程度較高，著錄內(nèi)容詳盡（有內(nèi)容簡(jiǎn)介），有較高的標(biāo)引深度，我們決定在該庫的廣東舊刊數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上建立較完整的獨(dú)立的廣東舊報(bào)刊數(shù)據(jù)庫。為此我們進(jìn)行了期刊數(shù)據(jù)的核實(shí)訂正；增補(bǔ)該庫所缺的廣東期刊和報(bào)紙標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，以及館藏廣東縮微報(bào)刊數(shù)據(jù)；配置檢索點(diǎn)，達(dá)到從題名、責(zé)任者、分類、主題、出版地、出版者、創(chuàng)刊出版時(shí)間、館藏代號(hào)、索取號(hào)等途徑查檢報(bào)刊的目的，提高檢索效率，便于讀者使用。
第二部分：經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)
一、堅(jiān)持把收藏地方文獻(xiàn)作為公共圖書館的地方特色、館藏建設(shè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)。這是地方文獻(xiàn)事業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。
文化部1982年頒布的《�。ㄗ灾螀^(qū)、市）圖書館工作條例》規(guī)定：“搜集整理與保存文化典籍和地方文獻(xiàn)”是省市公共圖書館的主要任務(wù)之一。各省市圖書館應(yīng)根據(jù)本地區(qū)需要和特色，有計(jì)劃、有目的地補(bǔ)充館藏，逐步形成具有地方特色、適合本地讀者需要的藏書體系，這是公共省市圖書館特色館藏建設(shè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)。
杜定友先生1941年復(fù)館之時(shí)，提出要設(shè)立廣東文獻(xiàn)特藏，要以保存廣東文獻(xiàn)為第一，把地方文獻(xiàn)作為省館藏書建設(shè)的重要任務(wù)之一。當(dāng)時(shí)省館建立地方文獻(xiàn)藏書的目標(biāo)明確，盡管白手起家，戰(zhàn)爭(zhēng)環(huán)境惡劣，缺乏購書經(jīng)費(fèi)，但在杜先生的主持下，克服困難，竭力搜求。到1944年底，藏書達(dá)3萬多冊(cè)，其中廣東文獻(xiàn)有千余冊(cè)。五十多年過去了，雖然經(jīng)歷了多次政治風(fēng)雨和人事變動(dòng)，但始終沒有改變我館建立地方文獻(xiàn)藏書的決心和目標(biāo)。正是由于數(shù)代人堅(jiān)持把地方文獻(xiàn)作為省館地方特色的館藏建設(shè)的重要目標(biāo)，才能使地方文獻(xiàn)資源通過不斷的積累，規(guī)模不斷擴(kuò)大，其優(yōu)勢(shì)不斷加強(qiáng)，發(fā)揮的作用也就越明顯。此外，地方文獻(xiàn)資源在促進(jìn)本地區(qū)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化科學(xué)事業(yè)發(fā)展的同時(shí)，自身也得到壯大發(fā)展，促使圖書館地方文獻(xiàn)建設(shè)向著良性循環(huán)的方向前進(jìn)。
我館多年的地方文獻(xiàn)工作實(shí)踐證明：只有把地方文獻(xiàn)作為館藏建設(shè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)，才能長期積累，逐漸形成有規(guī)模、實(shí)力雄厚、效益顯著的藏書體系；只有目標(biāo)明確，才能有目的、有計(jì)劃、有系統(tǒng)地搜集，才能形成有個(gè)性、有特色的藏書體系，真正滿足本地區(qū)社會(huì)發(fā)展的需要。
二、建立科學(xué)化的管理系統(tǒng)，把地方文獻(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作納入正規(guī)化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理軌道，使地方文獻(xiàn)成為一個(gè)功能完善、服務(wù)效益顯著的體系。
1、成立專門工作機(jī)構(gòu)，專人專責(zé)，使地方文獻(xiàn)搜集、整理、保存、開發(fā)、使用等業(yè)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)正規(guī)化、制度化的管理。
我館地方文獻(xiàn)專藏從創(chuàng)建起至今，一直保持由專門工作機(jī)構(gòu)和專職人員負(fù)責(zé)有關(guān)業(yè)務(wù)工作，堅(jiān)持實(shí)施各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的制度和標(biāo)準(zhǔn)。采訪工作由地方文獻(xiàn)征集小組負(fù)責(zé)，按照不同時(shí)期的收藏范圍和原則征集文獻(xiàn)；整理編目工作由地方文獻(xiàn)專職編目人員負(fù)責(zé)，根據(jù)國家有關(guān)文獻(xiàn)的分類、著錄標(biāo)準(zhǔn)以及本館地方文獻(xiàn)編目工作細(xì)則操作；讀者服務(wù)、文獻(xiàn)開發(fā)和藏書保管工作都設(shè)有專職人員，并實(shí)施有關(guān)的規(guī)章制度。通過專人專責(zé)和制度化管理，保證了地方文獻(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為文獻(xiàn)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理打下基礎(chǔ)，從而建立起一個(gè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能發(fā)揮良好、符合地方文獻(xiàn)讀者使用的藏書系統(tǒng)。
2、根據(jù)圖書館方針、性質(zhì)、任務(wù)、館藏基礎(chǔ)、本地區(qū)特點(diǎn)和發(fā)展需要確定本館地方文獻(xiàn)的藏書范圍、藏書重點(diǎn)及藏書布局。
我館作為省級(jí)公共圖書館，任務(wù)是為本地區(qū)社會(huì)建設(shè)和讀者學(xué)習(xí)研究而服務(wù)，因此決定了本館的藏書建設(shè)的目標(biāo)是建立有地方特色的藏書體系，它包括符合本地區(qū)現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要的有關(guān)學(xué)科專業(yè)文獻(xiàn)資料，以及本地區(qū)地方文獻(xiàn)資源兩部分。而后者從廣義上則包括地方史料、地方人物和地方出版物，它們與本地區(qū)發(fā)展關(guān)系密切，只有全面性收藏才能顯示其地方特色，適合本地區(qū)社會(huì)發(fā)展的特定需要。
我館從創(chuàng)建廣東文獻(xiàn)之始就依照杜定友先生所定的“史料、人物、出版”三方面確立地方的收藏范圍。地方史料是地方特色藏書中的核心部分，它們集中反映了地方歷史和現(xiàn)狀，是讀者利用率最高的藏書。地方人物著作和地方出版物是反映地方學(xué)術(shù)水平、地方文化積淀和地方文化、出版事業(yè)發(fā)展歷史的重要資料，這三部分文獻(xiàn)是本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)研究的成果，又是推動(dòng)本地區(qū)社會(huì)發(fā)展的重要信息資源，構(gòu)成地方特色藏書系統(tǒng)的重要部分。
我館地方文獻(xiàn)專藏通過長期積累已經(jīng)形成以地方志、族譜、孫中山文獻(xiàn)為重點(diǎn)藏書的體系。地方文獻(xiàn)在要求收藏齊備的基礎(chǔ)上是否還需要建立重點(diǎn)藏書呢？我們認(rèn)為是有必要的。在地方文獻(xiàn)中，凡是有代表性的、學(xué)術(shù)及史料價(jià)值高、有效信息量集中、為讀者長期反復(fù)使用的資料可作為重點(diǎn)藏書。確定重點(diǎn)藏書的目的在于，一方面可提高地方文獻(xiàn)整體藏書的質(zhì)量，增強(qiáng)其特色優(yōu)勢(shì)，提高服務(wù)能力；另一方面可作為地方文獻(xiàn)的補(bǔ)充目標(biāo)。具體地說，重點(diǎn)藏書有：地方志、地方譜牒、連續(xù)出版的史書（如文史、黨史資料等）、年鑒、重要的報(bào)紙和期刊、重要人物資料等。
我館地方文獻(xiàn)專藏一直以來是以獨(dú)立的藏書組織的形式進(jìn)行集中管理。其優(yōu)點(diǎn)是方便工作人員熟悉和研究藏書，提高工作質(zhì)量；利于工作人員迅速找到所需的資料，提高讀者服務(wù)工作效率使于讀者利用資料，節(jié)省查檢時(shí)間；并能保證藏書的系統(tǒng)完整，避免丟失和損壞�？偟膩碚f，集中管理地方文獻(xiàn)藏書，使其可得到妥善的保存和有效的開發(fā)利用。
事實(shí)上，我館地方文獻(xiàn)專藏中的文獻(xiàn)并不是地方文獻(xiàn)的全部，除民國前的文獻(xiàn)外，解放后的文獻(xiàn)以收藏史料為主。那些不具有廣東特點(diǎn)的廣東出版物就分散在其它書庫中。從目前圖書館的現(xiàn)狀來看，由于購書經(jīng)費(fèi)、原有藏書布局、文獻(xiàn)使用等問題的影響，廣義范圍內(nèi)的地方文獻(xiàn)難以全部集中收藏管理，只能集中其核心部分，即地方史料。即使這樣，仍會(huì)存在不同載體、不同類型的地方文獻(xiàn)分置于不同書庫的情況；存在同種文獻(xiàn)需分多個(gè)書庫的矛盾以及普通書庫和專藏書庫的資料相互重復(fù)的現(xiàn)象等等，這些情況都需要在實(shí)際中進(jìn)一步協(xié)調(diào)解決。
3．地方文獻(xiàn)采訪
（1）貫徹目的性、系統(tǒng)性、主動(dòng)性的采訪工作原則。這是根據(jù)地方文獻(xiàn)的特點(diǎn)和讀者使用的需要而確定的，是做好藏書補(bǔ)充工作的前提。
a．目的性原則：
根據(jù)本館確定的地方文獻(xiàn)收藏范圍（內(nèi)容、地區(qū)、形式、時(shí)間）進(jìn)行有目的、有計(jì)劃搜集文獻(xiàn)資源，這是目的性之一；由本地區(qū)歷史和現(xiàn)實(shí)需要而形成的重點(diǎn)文獻(xiàn)，是藏書補(bǔ)充的重點(diǎn)，是目的性之二；根據(jù)本地區(qū)的新變化（區(qū)域、形式、任務(wù)）的需要而相應(yīng)調(diào)整藏書補(bǔ)充的目標(biāo)，這是目的性之三。
目的性體現(xiàn)在既要全面收集目標(biāo)范圍之內(nèi)的文獻(xiàn)資源，又要突出重點(diǎn)補(bǔ)充；既要收集符合本地歷史發(fā)展特點(diǎn)的文獻(xiàn)，又要收集滿足本地現(xiàn)實(shí)形勢(shì)和任務(wù)需要的文獻(xiàn)。只有有目的積累文獻(xiàn)，才能保證館藏地方文獻(xiàn)的質(zhì)量，才能形成有特色、符合本地區(qū)讀者使用需要，能充分為本地區(qū)建設(shè)服務(wù)的地方文獻(xiàn)藏書體系。
b．系統(tǒng)性原則
在確定收藏范圍的前提下，保證收集資料的全面完整和連續(xù)性，這是系統(tǒng)性原則。
首先，在文獻(xiàn)內(nèi)容方面，要求保持其歷史延續(xù)性，對(duì)連續(xù)出版的重點(diǎn)文獻(xiàn)，如地方志、年鑒、文史資料、叢書、會(huì)議文件、期刊、報(bào)紙等等，必須確保其收藏完整、系統(tǒng)。一旦發(fā)現(xiàn)缺藏，則要想方設(shè)法通過各種途徑（復(fù)制、交換、購買）補(bǔ)齊。另外，在收藏范圍之內(nèi)的各學(xué)科內(nèi)容的地方文獻(xiàn)，都需要收全。尤其注意收集自然科學(xué)、應(yīng)用技術(shù)學(xué)科等方面有關(guān)本地區(qū)的調(diào)查統(tǒng)計(jì)、情況介紹，科研成果或具有本地區(qū)的特點(diǎn)的研究論著等，這對(duì)促進(jìn)本地資源開發(fā)、經(jīng)濟(jì)實(shí)業(yè)建設(shè)、 科學(xué)研究有著重要意義。
其次，在文獻(xiàn)載體類型方面，凡各種類型載體的地方文獻(xiàn)都必須盡量收全，這是社定友先生的觀點(diǎn)。近年來隨著高科技和出版業(yè)的迅速發(fā)展，各種新載體形式的文獻(xiàn)不斷涌現(xiàn)，如音像型、 機(jī)讀型的地方文獻(xiàn)就需要及時(shí)搜集，這是我館地方文獻(xiàn)專藏中的一個(gè)空白。
第三，在文獻(xiàn)品種方面，所有關(guān)于本地區(qū)的文獻(xiàn)都必須盡量收全，無論是正式或非正式出版的，團(tuán)體機(jī)構(gòu)或私人出版發(fā)行的，都要盡全收集。
C．主動(dòng)性原則
采訪人員在熟悉地方文獻(xiàn)館藏情況和讀者需要的基礎(chǔ)上，主動(dòng)積極征集文獻(xiàn)的原則。
目前，社會(huì)的迅速發(fā)展，使文獻(xiàn)信息激增；而讀者對(duì)文獻(xiàn)信息的需求量也增大、要求增高; 地方出版物出版不規(guī)則，尤其是民間出版物迅速增多，而出版發(fā)行消息不通暢等一系列的現(xiàn)實(shí)問題，給地方文獻(xiàn)收集工作帶來不少困難，這就要求采訪人員本著對(duì)工作的高度責(zé)任感，以主動(dòng)積極的態(tài)度進(jìn)行文獻(xiàn)的搜集工作。主動(dòng)了解出版信息，主動(dòng)上門征求，及時(shí)收集新文獻(xiàn)，想方設(shè)法、
隨時(shí)隨地搜羅重點(diǎn)文獻(xiàn)，積極運(yùn)用多種方式征求文獻(xiàn)，以達(dá)盡全搜集目的。
（2）實(shí)行多渠道的采訪方式：
我館采取的是以呈繳本方式為主、其它方式結(jié)合進(jìn)行補(bǔ)充藏書。我館和其它館的經(jīng)驗(yàn)說明，在地方政府和出版部門的支持下，推行出版物呈繳本制度，是收集地方文獻(xiàn)資源的重要方式之一，是有效可行的方法。但是僅靠呈繳本方式是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。目前地方文獻(xiàn)出版物的出版發(fā)行的復(fù)雜情況決定了要做好藏書補(bǔ)充，還必須不失時(shí)機(jī)運(yùn)用多種方式同時(shí)進(jìn)行地方文獻(xiàn)征購。
地方文獻(xiàn)發(fā)行方式的特殊性決定了要采用多種方式征集。八十年代以來，出自民間社團(tuán)和私人的非正式出版物劇增，其不正規(guī)的發(fā)行渠道，以及不貫徹呈繳制度，造成收藏單位征集困難。
地方出版物品種多、類型多，發(fā)行機(jī)構(gòu)多、發(fā)行渠道多變，給地區(qū)的新聞出版機(jī)構(gòu)的管理造成困難，使呈繳本制度無法全面推行；另方面由于大量地方出版物缺乏發(fā)行信息，（如廣東新華書店辦的《廣東新書目》于1997年停辦），也使收藏單位難以及時(shí)征集新地方文獻(xiàn)。
此外，不少出版機(jī)構(gòu)不保留樣書，導(dǎo)致收藏單位無法進(jìn)行補(bǔ)缺，地方出版機(jī)構(gòu)也不按規(guī)定繳送樣本，經(jīng)常出現(xiàn)漏繳現(xiàn)象；造成收藏單位缺藏。
地方文獻(xiàn)收范范圍是以史料為主，除了本省出版的地方史料外，省外和國外，以及港澳臺(tái)等地出版的地方文獻(xiàn)仍需要采用其它方式征購。
以上種種情況，說明地方文獻(xiàn)的搜集不能單依靠呈繳本方式，還必須根據(jù)實(shí)際情況采用上門征求、交換、購買、復(fù)制等多種方式補(bǔ)充藏書。
4．地方文獻(xiàn)整理
地方文獻(xiàn)整理工作是讀者服務(wù)、藏書組織管理、文獻(xiàn)開發(fā)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要基礎(chǔ)。為了能準(zhǔn)確揭示地方文獻(xiàn)的特性，需要根據(jù)其形式和內(nèi)容的特點(diǎn)，制定有關(guān)工作條例和細(xì)則，結(jié)合文獻(xiàn)工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)一起使用，只有這樣，才能通過整理和編目，建立有地方特色、便于管理使用的藏書組織，以及高質(zhì)量、多檢索功能、體現(xiàn)地方性的書目數(shù)據(jù)系統(tǒng)。
（1）根據(jù)地方文獻(xiàn)形式上的特征進(jìn)行加工整理。地方文獻(xiàn)非正式出版物多，版式不規(guī)范，項(xiàng)目不完整；不定期的連續(xù)出版物多，如簡(jiǎn)報(bào)、�？�、宜傳材料、各式小報(bào)等；散張散件資料多，如會(huì)議文件、傳單、手稿、特刊等;類型多，除書刊報(bào)外，還有地圖、照片、音像制品，縮微品等。
地方文獻(xiàn)形式上的特征，產(chǎn)生了集中或分散組織文獻(xiàn)的問題；產(chǎn)生如何對(duì)各種不同類型及不規(guī)則版式的文獻(xiàn)進(jìn)行規(guī)范整理問題。因此，根據(jù)文獻(xiàn)不同的實(shí)際情況，建立規(guī)范的工作程序、方法，制度、規(guī)則是十分必要的，既要立足于目前，又要為長遠(yuǎn)考慮，要為建立一個(gè)方便今后長期管理和使用的藏書組織打下良好的基礎(chǔ)。
（2）根據(jù)地方文獻(xiàn)內(nèi)容上的特點(diǎn)進(jìn)行編目。地方史料文獻(xiàn)與一般文獻(xiàn)在內(nèi)容上最大的不同是地方性。因此在編目標(biāo)引時(shí)尤其注意揭示其內(nèi)容中地方性，例如，主題標(biāo)引時(shí)，對(duì)每種文獻(xiàn)的揭示必須能運(yùn)用地方性主題詞，尤其是地方名稱的主題詞；分類標(biāo)引時(shí)，盡可能揭示文獻(xiàn)的學(xué)科和地區(qū)屬性，便于組織有地方特點(diǎn)的藏書排架體系和目錄體系，方便讀者從地區(qū)角度查檢文獻(xiàn)。
（3）注意積累名稱數(shù)據(jù)，例如地方人物名稱、團(tuán)體機(jī)構(gòu)名稱、地區(qū)名稱和地方性主題詞等。為建立名稱規(guī)范數(shù)據(jù)庫作準(zhǔn)備。
5．讀者服務(wù)
（l）地方文獻(xiàn)讀者服務(wù)是高層次、高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)工作。
我館地方文獻(xiàn)專藏的讀者對(duì)象主要有：學(xué)術(shù)研究人員，編史修志人員，政治宣傳或文化宣傳工作者，其他讀者。
第一、二類讀者主要來自省、市各科學(xué)學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)、各大學(xué)研究所、文教單位的高、中級(jí)專業(yè)技術(shù)人員及海外從事學(xué)術(shù)研究的學(xué)者、教授，他們承擔(dān)各學(xué)科學(xué)術(shù)研究課題、撰寫學(xué)術(shù)論文、負(fù)責(zé)編修各地方志、編撰史書及人物傳記等。他們研究的課題水平高，難度大，利用資料內(nèi)容范圍覆蓋面廣及層次專深。他們對(duì)提供的資料、信息和線索要求全面而準(zhǔn)確。在讀者群中，這類讀者數(shù)量多，使用資料時(shí)間長。
第三類讀者主要是來自黨政機(jī)關(guān)、文化系統(tǒng)等單位的工作人員，因工作之需查閱資料、信息。例如籌辦展覽、進(jìn)行政治宣傳活動(dòng)、制作影視片或宣傳品等等。他們對(duì)提供的資料要求有一定廣度、深度和專指度。
最后一類讀者大多因個(gè)人的特定需要查找資料、信息。例如查尋家族史、搜集先人資料、尋找證據(jù)資料、查詢最新法規(guī)和政策等等，他們對(duì)資料的要求仍有一定的專深度。
地方文獻(xiàn)的讀者群是以研究型、高層次的讀者為主體，其對(duì)文獻(xiàn)資料要求的專深度和廣度，決定了地方文獻(xiàn)必須提供高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)。
（2）增強(qiáng)讀者自我服務(wù)能力，是提高服務(wù)質(zhì)量的重要措施之一。
讀者自我服務(wù)能力是指讀者能否充分利用圖書館各種檢索工具和館藏原始文獻(xiàn)，迅速自行解決問題的能力。
影響讀者自我服務(wù)能力大小的因素有：（1）讀者需解決問題的難度大�。唬�2）讀者對(duì)館藏檢索工具和文獻(xiàn)資料的熟悉程度；（3）圖書館檢索工具的配備是否齊全、手段是否先進(jìn)方便，途徑是否充足，對(duì)文獻(xiàn)揭示的深度和廣度是否符合讀者需要。
地方文獻(xiàn)專藏讀者中，部分長期使用文獻(xiàn)的讀者及那些解決簡(jiǎn)單問題的讀者一般具備完全自我服務(wù)的能力，他們可以利用檢索工具、有關(guān)參考資料及館藏原始文獻(xiàn)獨(dú)立解決問題；但是相當(dāng)部分讀者還需要在咨詢?nèi)藛T協(xié)助下才能解決所需問題。例如需提供有關(guān)資料的線索、代為查找原始資料及信息等等。
增強(qiáng)讀者自我服務(wù)能力，一方面需提高咨詢?nèi)藛T的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以幫助讀者熟系目錄系統(tǒng)和館藏文獻(xiàn)情況；另方面提高文獻(xiàn)標(biāo)引的深度，加大對(duì)文獻(xiàn)信息開發(fā)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度。讀者所需的大量信息隱含于原始文獻(xiàn)之中，只有通過文獻(xiàn)開發(fā)才能揭示出來，只有通過文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，才能為讀者提供多檢索途徑和先進(jìn)快捷的檢索手段，從而提高讀者自我服務(wù)能力，使地方丈獻(xiàn)充分發(fā)揮作用。
6，文獻(xiàn)開發(fā)
地方文獻(xiàn)開發(fā)是根據(jù)本地區(qū)形勢(shì)、任務(wù)以及讀者的特定需求，對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行再加工整理的過程。包括對(duì)原始文獻(xiàn)的再加工整理和對(duì)文獻(xiàn)內(nèi)部隱含信息的整理組織兩部分。
地方文獻(xiàn)開發(fā)的目的是，挖掘館藏地方文獻(xiàn)資源的潛力，建立有地方特色的、穩(wěn)定的、實(shí)用的文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫，以滿足讀者最大的需求。在開發(fā)時(shí)需要注意幾個(gè)問題：
（1）選準(zhǔn)開發(fā)的目標(biāo)：
首先，選擇符合地方文獻(xiàn)讀者普遍需求，符合本地區(qū)社會(huì)形勢(shì)任務(wù)發(fā)展需要的課題或有關(guān)文獻(xiàn)信息作為開發(fā)目標(biāo)。例如地方人物資料、本省內(nèi)各個(gè)地區(qū)史料、某一特定歷史階段的資料（如抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期）等都是長期以來為眾多讀者所廣泛使用的文獻(xiàn)信息，應(yīng)選為開發(fā)的主要目標(biāo)之一。
其次，選擇地方文獻(xiàn)中最具代表性，在國內(nèi)外有一定影響和地位，且館藏占有一定優(yōu)勢(shì)的文獻(xiàn)作為開發(fā)目標(biāo)。例如杰出的地方名人專藏（如孫中山專藏）、具有特殊意義的地區(qū)史料（如南海諸島）。
第三，具有長期史料價(jià)值，為讀者反復(fù)使用的文獻(xiàn)或信息可作為開發(fā)目標(biāo)，如地方志，地方族譜、地方圖片等。
（2）實(shí)事求是做好地方文獻(xiàn)開發(fā)的調(diào)研工作：
選題必須先進(jìn)行調(diào)查研究：（1）社會(huì)調(diào)查，了解本地區(qū)政治形勢(shì)的動(dòng)向和需求，以及社會(huì)熱點(diǎn)問題；（2）讀者調(diào)查，了解一般讀者和高層次讀者對(duì)地方文獻(xiàn)普遍需求及緊迫需要；（3）館藏資源調(diào)查，了解各學(xué)科各專題各時(shí)期、各地區(qū)文獻(xiàn)的館藏情況。
調(diào)查研究目的是：為了能全面、客觀摸清情況，明確文獻(xiàn)開發(fā)的方向和課題。選準(zhǔn)開發(fā)課題（目標(biāo)）是文獻(xiàn)開發(fā)的關(guān)鍵，只有選準(zhǔn)目標(biāo)開發(fā)，才能真正滿足讀者需要，提高館藏的利用率，避免盲目開發(fā)而造成人力物力的浪費(fèi)。
（3）地方文獻(xiàn)開發(fā)必須與數(shù)據(jù)庫建設(shè)結(jié)合進(jìn)行。
通過文獻(xiàn)開發(fā)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，使文獻(xiàn)信息的檢索手段科學(xué)化，才能對(duì)讀者提供多種檢索功能，最大限度滿足讀者對(duì)文獻(xiàn)信息的需求。標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，使地方文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)資源得到廣泛使用。
地方文獻(xiàn)開發(fā)中編制的各種專題聯(lián)合目錄、提要、辭典、題錄、索引等可以利用計(jì)算機(jī)建立各種專題、不同類型的數(shù)據(jù)庫，從而形成地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)。如我館利用《中國期刊辭典》（機(jī)讀版）的數(shù)據(jù)建立廣東期刊的書目提要數(shù)據(jù)庫。又如，我們利用編制《廣東百年圖片錄》過程中搜集的圖片信息，建立廣東圖片數(shù)據(jù)庫。
7．?dāng)?shù)據(jù)庫建設(shè)
我館地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫已建立12年。1986年創(chuàng)建時(shí)是開我國公共圖書館計(jì)算機(jī)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫之先河的典范。時(shí)至今日，該數(shù)據(jù)庫中貯存的書目數(shù)據(jù)僅三萬條，題錄數(shù)據(jù)約三萬余條，始終沒能形成規(guī)模，而且利用率低下，沒能發(fā)揮應(yīng)有的作用，這與建立本地區(qū)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)的目標(biāo)相距甚遠(yuǎn)。怎樣才能使地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建成符合地區(qū)社會(huì)發(fā)展需要，能充分發(fā)揮效益的數(shù)據(jù)庫呢？這是個(gè)值得探討的問題。我們認(rèn)為：
（1）在確立建庫的總體規(guī)劃的前提下，必須突出重點(diǎn)，制定分期實(shí)施計(jì)劃，使數(shù)據(jù)庫建設(shè)有目標(biāo)、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地進(jìn)行。
圖書館地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫是圖書館數(shù)據(jù)庫的重要組成部分之一，又是本地區(qū)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的組成部分。我館地方文獻(xiàn)專藏經(jīng)過多年搜集，已形成頗具規(guī)模、藏量豐富、影響深遠(yuǎn)的藏書系統(tǒng)， 因此，我館可以利用藏書上的優(yōu)勢(shì)建立以本館地方文獻(xiàn)資源為主體的本省地區(qū)數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而促進(jìn)本省乃至全國地方文獻(xiàn)事業(yè)的建設(shè)進(jìn)程。這是建設(shè)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的總體目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上，擬定具體建庫計(jì)劃。
首先，突出重點(diǎn)建庫，使數(shù)據(jù)庫切合本地區(qū)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，提高數(shù)據(jù)庫的實(shí)用性、特色性和整體質(zhì)量。突出重點(diǎn)，可以以較少的投入建立能發(fā)揮較大效益、滿足讀者最大需求的數(shù)據(jù)庫。
突出重點(diǎn)體現(xiàn)在內(nèi)容上，是建立以地方文獻(xiàn)的重點(diǎn)藏書為核心部分的數(shù)據(jù)庫。重點(diǎn)藏書是根據(jù)本地區(qū)社會(huì)建設(shè)和科研需要而確立的，是史料價(jià)值高、有效信息含量豐富、利用率較高的文獻(xiàn)。
以重點(diǎn)藏書作為地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的核心部分，可以提高數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量和影響力，從而提高地方文獻(xiàn)的利用率。
突出重點(diǎn)體現(xiàn)在類型上，是建立以書目型數(shù)據(jù)為主體的數(shù)據(jù)庫。地方文獻(xiàn)專藏是我館最有特色和個(gè)性的藏書，利用這一文獻(xiàn)源所建立的書目數(shù)據(jù)庫本身就是最具特色、最有價(jià)值、最有規(guī)模和最有影響的數(shù)據(jù)庫。書目數(shù)據(jù)是不同層次讀者利用最多數(shù)據(jù)，是他們查找文獻(xiàn)信息的主要線索；書目數(shù)據(jù)庫又是地方文獻(xiàn)開發(fā)和其它類型數(shù)據(jù)建庫的基礎(chǔ)，是地方文獻(xiàn)業(yè)務(wù)工作自動(dòng)化的必要前提，離開完整的書目數(shù)據(jù)庫，地方文獻(xiàn)編目、流通、典藏工作自動(dòng)化成為空談。因此，必須把書目型數(shù)據(jù)庫作為建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的首要任務(wù)。
建立以書目型數(shù)據(jù)為主體、其它類型數(shù)據(jù)結(jié)合的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，可以極大增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的服務(wù)能力，提高館藏文獻(xiàn)的利用效果，并促進(jìn)對(duì)其它類型數(shù)據(jù)的使用。建立完整的書目數(shù)據(jù)庫 可以加速地方文獻(xiàn)業(yè)務(wù)工作自動(dòng)化的早日實(shí)現(xiàn)。
其次，制定分期實(shí)施的建庫計(jì)劃。
包括兩部分內(nèi)容。第一部分，根據(jù)建庫的總規(guī)劃和突出重點(diǎn)原則，制定分期實(shí)施、分期完成的計(jì)劃。第二部分，根據(jù)本地區(qū)不同時(shí)期的任務(wù)要求，制定相應(yīng)目標(biāo)的建庫計(jì)劃。
1986年，我館以八十年代出版的廣東期刊論文為主體創(chuàng)建了“廣東地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫”，當(dāng)時(shí)正值全國地方志的編修高潮，讀者對(duì)館藏舊方志和舊地方史料的使用達(dá)到最高峰。建庫的目標(biāo)卻沒有根據(jù)這一形勢(shì)動(dòng)向制定，沒能建立讀者急需的地方志、地方史料數(shù)據(jù)庫。而建立的新廣東期刊論文題錄庫卻一直沒能真正發(fā)揮作用。
（2）堅(jiān)持長期建設(shè)數(shù)據(jù)庫，不斷充實(shí)數(shù)據(jù)庫容量，把地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建成資源充足、服務(wù)能力強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫。
我館的地方文獻(xiàn)專藏經(jīng)過長期的日積月累，才形成今天的規(guī)模效應(yīng)。地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫只有在數(shù)據(jù)資源豐富充足的情況下，才能產(chǎn)生影響、發(fā)揮作用，最大限度滿足讀者的各種需求。因而，在建庫目標(biāo)內(nèi)的各種專題、類型的數(shù)據(jù)庫都需要有長遠(yuǎn)的實(shí)施計(jì)劃，堅(jiān)持有目的地、長期地積累有效信息數(shù)據(jù)。在地方文獻(xiàn)中，具有地方特點(diǎn)的時(shí)效性強(qiáng)的信息在經(jīng)過一定時(shí)間后會(huì)轉(zhuǎn)化為地方歷史信息，因此地方文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)積累的持久性就顯得十分重要。
增加數(shù)據(jù)庫的容量包括新數(shù)據(jù)的不斷補(bǔ)充和回溯數(shù)據(jù)建庫。我館地方文獻(xiàn)專藏?fù)碛?萬多種文獻(xiàn)資料，但目前數(shù)據(jù)庫中只有3萬種八十年代后出版的圖書書目數(shù)據(jù)，原建的記錄庫也由于種種原因而中斷，專藏中占有優(yōu)勢(shì)、利用廣泛的古舊地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)則一直沒能進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，使數(shù)據(jù)庫缺乏吸引力和影響力。因此，地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫必須通過不斷增加新數(shù)據(jù)和有計(jì)劃補(bǔ)充回溯數(shù)據(jù)的工作，達(dá)到充實(shí)數(shù)據(jù)庫容量的目的。
（3）不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫，為實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化打下良好基礎(chǔ)。
圖書館地方文獻(xiàn)自動(dòng)化系統(tǒng)在實(shí)踐和應(yīng)用過程中需要不斷進(jìn)行完善和優(yōu)化，以適應(yīng)地方文獻(xiàn)事業(yè)的不斷發(fā)展。選擇使用代表圖書館自動(dòng)化最新水平的、性能更優(yōu)良、功能更完善、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化程度更高和更全面、操作手段更方便快捷的系統(tǒng)進(jìn)行管理，可以促使地方文獻(xiàn)工作向更高層次的方向發(fā)展，以及網(wǎng)絡(luò)化的早日實(shí)現(xiàn)。
地方文獻(xiàn)有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律：包括文獻(xiàn)內(nèi)容和類型的特點(diǎn)、讀者利用文獻(xiàn)的特點(diǎn)和規(guī)律、文獻(xiàn)管理工作的特點(diǎn)和規(guī)律等，這些都決定地方文獻(xiàn)對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)有較高的要求，只有級(jí)別高、性能好、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的軟件才能滿足地方文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)制作、使用、交換和業(yè)務(wù)工作自動(dòng)化的需求。
我館地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，1997年在AS／400系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行第一次系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型、升級(jí)，采用息洋公司的通用編目系統(tǒng)，制作標(biāo)準(zhǔn)的CNMARC數(shù)據(jù)．今年，我們?cè)诒攫^中文圖書采編部應(yīng)用實(shí)踐的基礎(chǔ)上，決定對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行第二次升級(jí)，采用北京丹誠公司的“丹誠圖書集成系統(tǒng)”。該系統(tǒng)采用WINDOWS為平臺(tái)；具有超文本和事件驅(qū)動(dòng)界面，服務(wù)于聯(lián)機(jī)編目和INTERNET，全面支持CNMARC格式，為圖書和期刊的采購、編目，典藏、流通、裝訂等各項(xiàng)環(huán)節(jié)提供統(tǒng)一完整的業(yè)務(wù)流程和用戶界面。我們期望通過運(yùn)用新系統(tǒng)，為地方文獻(xiàn)管理工作開拓新局面。
標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫要依靠標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)的支持，具有先進(jìn)水平的圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)，為制作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化數(shù)據(jù)提供了優(yōu)越條件。標(biāo)準(zhǔn)化程度高的數(shù)據(jù)庫兼容性強(qiáng)，是實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)交流和共享的保證。我館的AS／400系統(tǒng)一直沒有采用國家標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)讀格式制作數(shù)據(jù)，當(dāng)進(jìn)行與深圳圖書館系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)時(shí)，發(fā)生障礙，后來通過完善改版，將原數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成準(zhǔn)CNMARC格式數(shù)據(jù)，才實(shí)現(xiàn)與深圖的聯(lián)網(wǎng)。因此，地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)必須堅(jiān)持全面高度的標(biāo)準(zhǔn)化，才能真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。
第三部分：設(shè)想與展望
一、強(qiáng)化地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)工作自動(dòng)化管理，促進(jìn)全省地方文獻(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)。
1．充分發(fā)揮我館館藏地方文獻(xiàn)資源的優(yōu)勢(shì)，建立以我館文獻(xiàn)資源數(shù)據(jù)為主體的全省公共圖書館地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。
（1）加速書目型數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進(jìn)度，使館藏資源豐富，內(nèi)容范圍覆蓋全省地區(qū)的書目數(shù)據(jù)庫成為本省地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的中心部分。實(shí)現(xiàn)全省聯(lián)網(wǎng)后，該數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)可為全省各公共圖書館地方文獻(xiàn)的藏書建設(shè)、藏書補(bǔ)充、分類編目、文獻(xiàn)檢索等方面的協(xié)調(diào)協(xié)作及現(xiàn)代化管理的實(shí)施提供可靠的保證。
（2）根據(jù)本省社會(huì)發(fā)展和讀者研究需求，有計(jì)劃開發(fā)地方文獻(xiàn)資源，建立多種類型的數(shù)據(jù)庫。例如，全文形數(shù)據(jù)庫方面，建立孫中山文庫、地方志、族譜、圖片等數(shù)據(jù)庫；題錄型數(shù)據(jù)庫方面，建立地方人物資料題錄庫、期刊或報(bào)紙論文題錄庫；專題文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫（書目型），建立港澳歷史資料數(shù)據(jù)庫、南海諸島歷史文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。在此基礎(chǔ)上，編制出版適合市場(chǎng)需要、利用率高、特色顯著的地方文獻(xiàn)電子信息產(chǎn)品，擴(kuò)大地方文獻(xiàn)的影響，創(chuàng)造更大的效益。
（3）加強(qiáng)橫向聯(lián)系，爭(zhēng)取與本省地方歷史文獻(xiàn)資源充足的中山大學(xué)圖書館、華南師范大學(xué)圖書館、暨南大學(xué)圖書館、廣東省檔案館共同建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)。使本省的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫容量更加豐富，服務(wù)社會(huì)能力進(jìn)一步提高。
二．加強(qiáng)對(duì)地方文獻(xiàn)宣傳的力度，爭(zhēng)取政府和全社會(huì)的重視和支持·
學(xué)習(xí)汕頭市圖書館、澄海市圖書館等單位征集潮汕地方文獻(xiàn)的經(jīng)驗(yàn)，通過報(bào)紙、廣播、電視等新聞媒介以及圖書館服務(wù)周、宣傳欄對(duì)地方文獻(xiàn)進(jìn)行廣泛的宣傳推介，使廣大市民從認(rèn)識(shí)到利用地方文獻(xiàn)，到支持地方文獻(xiàn)工作。發(fā)動(dòng)社會(huì)各界熱心人士參與征集地方文獻(xiàn)，逐步形成社會(huì)支持地方文獻(xiàn)工作的聲勢(shì)和熱潮。
通過加大宣傳的力度，提高地方文獻(xiàn)在社會(huì)建設(shè)中的地位，爭(zhēng)取政府對(duì)圖書館地方文獻(xiàn)工作的重視，從法規(guī)、政策方面給予地方文獻(xiàn)建設(shè)一定的支持。例如確立地方文獻(xiàn)工作在公共圖書館工作中的地位；保障圖書館地方文獻(xiàn)的收集和保護(hù)，以及組織機(jī)構(gòu)和人員編制；逐步加大對(duì)地方文建設(shè)事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入等，以保證地方文獻(xiàn)事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
三、發(fā)揮省級(jí)公共圖書館的業(yè)務(wù)輔導(dǎo)和業(yè)務(wù)研究的職能，開展多形式、多層次的地方文獻(xiàn)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，逐步培養(yǎng)一支具有一定思想素質(zhì)和理論水平，具有一定專業(yè)知識(shí)和工作能力的圖書館地方文獻(xiàn)的專業(yè)人才隊(duì)伍，促進(jìn)地方文獻(xiàn)事業(yè)不斷發(fā)展。
加強(qiáng)對(duì)基層圖書館工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。通過業(yè)務(wù)短訓(xùn)班、講座、交流會(huì)等活動(dòng)，普及地方文獻(xiàn)知識(shí)，學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)，提高對(duì)圖書館地方文獻(xiàn)工作的認(rèn)識(shí)，從而進(jìn)一步引導(dǎo)他們?cè)诟黟^建立有本地特色的藏書體系。
重視對(duì)在職地方文獻(xiàn)工作人員的繼續(xù)教育，以適應(yīng)日益發(fā)展中的地方文獻(xiàn)事業(yè)。定期舉辦地方文獻(xiàn)學(xué)術(shù)研討會(huì)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，提高人員的地方文獻(xiàn)理論水平和實(shí)際工作能力，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)和技術(shù)。培養(yǎng)一批中高級(jí)的地方文獻(xiàn)工作者，推動(dòng)地方文獻(xiàn)的理論研究和圖書館地方文獻(xiàn)工作向更高水平發(fā)展。
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8．張耀年，我對(duì)征集廣東地方文獻(xiàn)的體會(huì)．圖書館論壇， 1994（4）
〔出處〕 地方文獻(xiàn)理論與實(shí)踐研討會(huì)論文 1998
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