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地方文獻(xiàn)采訪工作諏議
地方文獻(xiàn)的采訪工作是地方文獻(xiàn)工作中最重要的環(huán)節(jié)之一，它與圖書(shū)館一般工作相比地方文獻(xiàn)采訪工作具有最明顯的獨(dú)特之處。
一、地方文獻(xiàn)的基本概念
什么是地方文獻(xiàn)？根據(jù)首都圖書(shū)館北京地方文獻(xiàn)部采訪條例的規(guī)定，地方文獻(xiàn)是指在內(nèi)容上具有地方性，同時(shí)又具有重復(fù)使用價(jià)值的文獻(xiàn)。
地方文獻(xiàn)是特定區(qū)域內(nèi)歷史資料和現(xiàn)實(shí)資料的總合，它反映了特定區(qū)域內(nèi)自然環(huán)境與社會(huì)環(huán)境的沿革、發(fā)展及其現(xiàn)狀。在自然環(huán)境方面，它應(yīng)全面反映一個(gè)地區(qū)所能觀察到的天文現(xiàn)象、地質(zhì)水文結(jié)構(gòu)、地形地貌、氣候與氣象、物種資源等等；而在社會(huì)環(huán)境方面，它則應(yīng)反映該地區(qū)的人文地理、歷史、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、地方政治、社會(huì)結(jié)構(gòu)、民俗、地方文化、教育、衛(wèi)生、體育，以及宗教、方言等各個(gè)方面。可見(jiàn)其最大的特點(diǎn)，在于文獻(xiàn)內(nèi)容所體現(xiàn)出的鮮明的地域性。只要具備這一特點(diǎn)，文獻(xiàn)就具備了被確認(rèn)為地方文獻(xiàn)的基本條件。至于文獻(xiàn)形式、文獻(xiàn)載體、出版地、出版者乃至文種等等，都不是鑒別地方文獻(xiàn)的重要標(biāo)準(zhǔn)。
地方出版物（或稱(chēng)地方著述）和地方文獻(xiàn)是兩個(gè)局部交叉的不同概念，其主要內(nèi)容未曾涉及到本區(qū)域的地方出版物不能視為地方文獻(xiàn)。需要在地方文獻(xiàn)系統(tǒng)中反映地方出版事業(yè)時(shí)，可采用地方出版目錄的形式。同樣，在表現(xiàn)地方文化事業(yè)水平的時(shí)候，地方人士著述也不必一概收入，而應(yīng)通過(guò)地方人士著述書(shū)錄的形式予以反映。
地方文獻(xiàn)中“地方”的概念基本上以現(xiàn)行的行政區(qū)劃為準(zhǔn)，其中地質(zhì)、水文、氣象、資源等個(gè)別類(lèi)目可適當(dāng)放寬界限。
地方文獻(xiàn)采訪人員必須清晰地了解地方文獻(xiàn)的不同類(lèi)型。
首先應(yīng)著眼于文獻(xiàn)內(nèi)容中所含地方信息的密度以及文獻(xiàn)價(jià)值。專(zhuān)門(mén)記述地方事物的文獻(xiàn)、我們稱(chēng)之為核心文獻(xiàn)。如地方志、地方史、地方人物傳記以及各種專(zhuān)門(mén)的地方史料。這類(lèi)文獻(xiàn)中所含地方信息的密度最大，使用效益也相對(duì)好一些。另一類(lèi)文獻(xiàn)，其內(nèi)容在某種程度上涉及到地方事物，稱(chēng)為輔助文獻(xiàn)，有兩種表現(xiàn)形式，一種是行政區(qū)劃上的包容關(guān)系，如省志之對(duì)于市縣級(jí)地方文獻(xiàn)；一種是專(zhuān)業(yè)內(nèi)容上的包容關(guān)系，如《物侯學(xué)》或《地方病學(xué)》中所涉及到的地方資料。這類(lèi)文獻(xiàn)中所含地方信息的密度相對(duì)下降，但由于文獻(xiàn)總量大，或是專(zhuān)指性較強(qiáng)，對(duì)于使用者來(lái)說(shuō)，其文獻(xiàn)價(jià)值是不容忽視的。第三類(lèi)文獻(xiàn)，是進(jìn)行地方研究不可缺少的背景文獻(xiàn)（或稱(chēng)基礎(chǔ)文獻(xiàn)）。如野史和筆記，以及廣義的史料匯編等等。這類(lèi)文獻(xiàn)中地方信息的密度更小，但卻包含了一些其他文獻(xiàn)中不具有的重要內(nèi)容。并且，將對(duì)于地方的研究置之于更廣大的領(lǐng)域，開(kāi)拓了研究者的視野。在組織地方文獻(xiàn)藏書(shū)建設(shè)的時(shí)候，核心文獻(xiàn)、輔助文獻(xiàn)和背景文獻(xiàn)各占多大比例為宜？各地情況不同。根據(jù)北京地方文獻(xiàn)工作的實(shí)踐來(lái)看，在歷史悠久，文化事業(yè)比較發(fā)達(dá)的地區(qū)，這三類(lèi)文獻(xiàn)所占比例似應(yīng)以4：4：2或3：5：2較為適宜。
當(dāng)代圖書(shū)館地方文獻(xiàn)形式，包括專(zhuān)著、報(bào)紙、期刊、會(huì)議錄、文件匯編、學(xué)位論文、科技報(bào)告、輿圖（含氣象圖、地質(zhì)圖等專(zhuān)業(yè)圖紙）、影片、照片、幻燈片、錄音帶、錄象帶、圖冊(cè)、印譜、拓片、樂(lè)譜、譜牒、簿記、日記、書(shū)信、證券、商標(biāo)、戲劇說(shuō)明書(shū)以及專(zhuān)用的參考檢索工具書(shū)等等。檢索工具包括具有地方內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)詞典、書(shū)目索引、年鑒手冊(cè)、表譜名錄，以及反映本地各收藏單位的藏書(shū)目錄或聯(lián)合書(shū)目。
地方檔案也是地方文獻(xiàn)的一種典型形式。鑒于地方黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)機(jī)關(guān)團(tuán)體日常產(chǎn)生的文書(shū)檔案都有專(zhuān)業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)系統(tǒng)收存，因而在地方文獻(xiàn)的采訪工作中可略過(guò)那些正式的文書(shū)檔案，而專(zhuān)門(mén)收集譜錄、簿記、日記、照片和書(shū)信等社會(huì)檔案和私人檔案。 從文獻(xiàn)載體的類(lèi)型劃分，圖書(shū)館地方文獻(xiàn)包括紙本（含寫(xiě)本、抄本、手繪本、拓本、印刷品）、磁記錄品（磁帶和磁盤(pán)）、照片、縮微品和靜電復(fù)印件，其中，印刷品仍然占有最大的比例，近年來(lái)，照片、縮微品和靜電復(fù)印件所占比例正大幅度地增加。
從文獻(xiàn)的生產(chǎn)者或是文獻(xiàn)的出版和發(fā)行方式來(lái)劃分，地方文獻(xiàn)中包括公開(kāi)出版物、非公開(kāi)出版物和非出版物三個(gè)部分。公開(kāi)出版物內(nèi)容穩(wěn)定性較好。易于獲得。非公開(kāi)出版物地域性強(qiáng)，針對(duì)性強(qiáng)，信息密度大，在全部地方文獻(xiàn)系統(tǒng)中是非常引人矚目的一類(lèi)文獻(xiàn)，其出版頭緒紛繁，全面掌握這部分文獻(xiàn)的出版信息具有一定的難度。非出版物又稱(chēng)特種文獻(xiàn)，是指不以出版為目的，而在社會(huì)生活、經(jīng)濟(jì)生活中自然產(chǎn)生的文獻(xiàn)。如簿記、日記、文稿、書(shū)信，以及文契、證券、商標(biāo)、戲劇說(shuō)明書(shū)和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等。此類(lèi)文獻(xiàn)多系原始記錄，內(nèi)容可靠，針對(duì)性強(qiáng)，并具有一定的文物價(jià)值。但特種文獻(xiàn)的產(chǎn)生、流傳、聚散的脈絡(luò)更難于把握。
二、地方文獻(xiàn)來(lái)訪的基本方法
地方文獻(xiàn)藏書(shū)系統(tǒng)的建設(shè)，無(wú)論是新建還是續(xù)建，都應(yīng)有一份盡可能完整的地方文獻(xiàn)知見(jiàn)書(shū)目作為工作的基本依據(jù)， 從而作到心中有數(shù)。這種基本目錄的制定，實(shí)際上是對(duì)地方文獻(xiàn)源的一個(gè)系統(tǒng)調(diào)查。當(dāng)年杜定友先生在收集廣東地方文獻(xiàn)之初，便先行編制了四種書(shū)目索引，即：（1）廣東史料索引；（2）鄉(xiāng)賢著述索引；（3）人名傳目索引；（4）本省刊物索引。北京市昌平縣圖書(shū)館在籌建地方文獻(xiàn)專(zhuān)藏之前，也建立了《昌平地方文獻(xiàn)知見(jiàn)書(shū)目》和《昌平地方文獻(xiàn)報(bào)刊資料索引》。根據(jù)這種基本目錄，采訪人員可以對(duì)現(xiàn)存地方文獻(xiàn)的品種及其收藏地點(diǎn)一目了然，并可進(jìn)一步去分析、研究、掌握地方文獻(xiàn)產(chǎn)生及流傳的特點(diǎn)，亦即地方文獻(xiàn)的源和流。 從而可以制定出科學(xué)、有效的采訪方針和采訪條例。同時(shí)，便可按圖索驥，對(duì)地方文獻(xiàn)專(zhuān)藏進(jìn)行最初的，也是最基礎(chǔ)的建設(shè)。并憑目錄對(duì)地方文獻(xiàn)進(jìn)行情報(bào)控制。 地方文獻(xiàn)的專(zhuān)職采訪人員，必須了解地方文獻(xiàn)產(chǎn)生的源和流。對(duì)于當(dāng)代地方文獻(xiàn)生產(chǎn)和傳播的方式，尤其要有非常全面的了解，唯其如此，才能夠運(yùn)籌帷幄，或據(jù)守津要，或朔源而上，既不致發(fā)生重大的漏采現(xiàn)象，又不會(huì)盲目行動(dòng)，造成大量無(wú)效勞動(dòng)。
對(duì)于公開(kāi)出版物，通常是依據(jù)征訂書(shū)目，采用定購(gòu)的方式予以收集，與公共圖書(shū)館一般采訪工作相似。不同之處在于，采訪人員首先要判斷某一特定文獻(xiàn)是否屬于地方文獻(xiàn)的范疇。如果征訂書(shū)目所提供的信息不足以使采訪人員確認(rèn)其為地方文獻(xiàn)時(shí)，應(yīng)作為存疑問(wèn)題保留，待文獻(xiàn)正式出版后予以確認(rèn)。
地方出版物是非常值得重視的一個(gè)地方文獻(xiàn)源。由于地方文獻(xiàn)和地方出版物都是地方公共圖書(shū)館的收藏重點(diǎn)，應(yīng)爭(zhēng)取在地方政府的支持下，制定有關(guān)地方文獻(xiàn)呈交制度的地方法規(guī)。有了這樣的法規(guī)，除地方出版物可全部納入館藏外，所有地方文獻(xiàn)的收集工作都將成為依法辦事。
對(duì)于非公開(kāi)出版物和出版物的采集，關(guān)鍵在于建立有效的情報(bào)控制。在有關(guān)地方文獻(xiàn)呈交制度的地方法規(guī)制定之前，全憑采訪人員去溝通一條條的采訪渠道，以建立地方文獻(xiàn)的采集網(wǎng)絡(luò)。采集的手段可以多種多樣：對(duì)于國(guó)家機(jī)關(guān)團(tuán)體，多采用無(wú)償征集的方式。如需收取工本費(fèi)，亦可酌情付給。對(duì)于個(gè)人手中持有的文獻(xiàn)，可采取收購(gòu)的方式，亦可采用以物易物的交換方式。當(dāng)然，無(wú)償捐獻(xiàn)，政府予以表?yè)P(yáng)，這是最理想的方式。對(duì)于舊版圖書(shū)的采訪，中國(guó)書(shū)店是一個(gè)值得注意的文獻(xiàn)源。
對(duì)于一時(shí)采集不到原件的重要文獻(xiàn)，可予以復(fù)制。整部的局部的文獻(xiàn)都可以復(fù)制。正史、一統(tǒng)志以及專(zhuān)業(yè)論文匯集，尤其是各種叢書(shū)和文集中所包含大量的地方文獻(xiàn)，都可以局部復(fù)制下來(lái)，重新編輯，予以入藏。對(duì)于一時(shí)收集不到的形象資料，更可以通過(guò)翻拍復(fù)制予以入藏。有條件的館還可以對(duì)各類(lèi)地方事物進(jìn)行長(zhǎng)期有計(jì)劃的系統(tǒng)拍攝，結(jié)集入藏。
三、采訪文檔
采訪人員應(yīng)根據(jù)地方文獻(xiàn)生產(chǎn)和傳播的特點(diǎn)，建立一套相關(guān)聯(lián)的采訪文檔，以便根據(jù)文檔指定的范疇去收集文獻(xiàn)信息和進(jìn)行采集工作。避免遺漏或重復(fù)。
第一種采訪文檔就是基本目錄。其主要功用在于反映和提示那些肯定屬于地方文獻(xiàn)范疇內(nèi)，而又一時(shí)采集不到，或是文獻(xiàn)源相對(duì)不穩(wěn)定的文獻(xiàn)。它所反映的文獻(xiàn)多是各收藏單位或個(gè)人手中收藏的舊文獻(xiàn)，而不是在版文獻(xiàn)。對(duì)于這種文檔，一是要注意時(shí)時(shí)補(bǔ)充新的文獻(xiàn)信息，二要注意依據(jù)文檔提供的文獻(xiàn)信息及時(shí)去補(bǔ)充文獻(xiàn)。它是編制地方文獻(xiàn)聯(lián)合目錄，一個(gè)非常理想的信息來(lái)源。
第二種采訪文檔是公開(kāi)出版物的訂購(gòu)文檔。其作用有三：1、檢查某一文獻(xiàn)是否已訂購(gòu)。2、反映預(yù)計(jì)出版日期，3、作為與發(fā)行部門(mén)交涉的依據(jù)，追索漏發(fā)圖書(shū)和退回誤發(fā)圖書(shū)。按書(shū)名字順排列。以備查重，或按預(yù)計(jì)出版日期排列，以防漏購(gòu)。一般按出版日期排列為宜。
第三種是報(bào)刊登到文檔。確認(rèn)為地方文獻(xiàn)公開(kāi)出版的報(bào)刊。其登到文檔與公共圖書(shū)館一般報(bào)刊登到無(wú)異。而對(duì)非正式出版的報(bào)刊在文檔中的反映，某內(nèi)容應(yīng)包括報(bào)刊名稱(chēng)、出版單位、創(chuàng)�？掌凇⒖�、聯(lián)系人、地址、電話等項(xiàng)目。
第四種文檔是交換文檔，或稱(chēng)征集文檔，用以反映非公開(kāi)出版物的流通渠道與流通狀況。文檔反映的多是有關(guān)的政府機(jī)構(gòu)、科研單位、教育機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)等文獻(xiàn)生產(chǎn)源。以便定期與各單位聯(lián)系，征集文獻(xiàn)。
其余的財(cái)產(chǎn)文檔、經(jīng)費(fèi)文檔等與公共圖書(shū)館一般采訪工作大致相同。
四、地方文獻(xiàn)采訪人員的職業(yè)素質(zhì)
地方文獻(xiàn)專(zhuān)職采訪人員的基本職責(zé)是通過(guò)情報(bào)控制、文獻(xiàn)采集、文獻(xiàn)初加工等業(yè)務(wù)手段，有目的、有計(jì)劃地系統(tǒng)建設(shè)地方文獻(xiàn)典藏中心，以滿足各類(lèi)不同用戶的情報(bào)需求。應(yīng)有較高的職業(yè)素質(zhì)要求。 地方文獻(xiàn)專(zhuān)職采訪人員要具有高尚的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的職業(yè)責(zé)任感。地方文獻(xiàn)采訪工作是一項(xiàng)很艱苦的工作，若沒(méi)有強(qiáng)烈的職業(yè)責(zé)任感，是很難守住這個(gè)崗位的。
第二，必須具備札實(shí)的業(yè)務(wù)基本功。除應(yīng)掌握?qǐng)D書(shū)情報(bào)學(xué)的知識(shí)和圖書(shū)情報(bào)工作的技能外，還要對(duì)館藏地方文獻(xiàn)基本的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和用途的特征有一個(gè)明晰的了解。同時(shí)，對(duì)服務(wù)對(duì)象的社會(huì)構(gòu)成、基本工作方式和特定的情報(bào)需求也要有一個(gè)基本的分析。
第三，應(yīng)系統(tǒng)了解地方文獻(xiàn)的分類(lèi)方法，便以從系統(tǒng)的角度對(duì)采訪工作進(jìn)行規(guī)劃，而不致造成文獻(xiàn)系統(tǒng)的不完整。
第四，對(duì)地方文獻(xiàn)所涉及到的各類(lèi)知識(shí)，采訪人員都應(yīng)了解其基本理論和基本方法。有條件的，還應(yīng)對(duì)其中某些類(lèi)目的知識(shí)做盡可能深入的了解。
除了采訪工作的基本理論和方法外，地方文獻(xiàn)采訪人員應(yīng)具備相當(dāng)?shù)墓碴P(guān)系能力。采訪人員要通過(guò)多種手段向所有的人，尤其是政府管理機(jī)關(guān)和各類(lèi)文獻(xiàn)生產(chǎn)者，大力宣傳地方文獻(xiàn)工作的意義和社會(huì)價(jià)值。要和有關(guān)的文獻(xiàn)生產(chǎn)、發(fā)行、收藏單位以及個(gè)人之間建立起非常良好的信息和文獻(xiàn)的交流關(guān)系。
〔出處〕 圖書(shū)館學(xué)刊 1990（2）
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