- 相關(guān)推薦
關(guān)于建立地方文獻報刊索引系統(tǒng)的實踐與思考
在當今各類報刊系統(tǒng)之中，無論是地方報刊還是全國性報刊，是專業(yè)報刊還是綜合性報刊，是公開出版的還是內(nèi)部流通的報刊，都包含有大量的地方文獻信息。這些信息具有極高的信息價值和史料價值，是其他類型的地方文獻無法替代的，但是由于數(shù)量龐大，要想迅速的查找出有關(guān)資料，其困難是可想而知的。地方文獻報刊索引就是為能在如此眾多的報刊中，迅速查找出有關(guān)地方文獻信息的一種檢索工具。
地方文獻報刊索引區(qū)別于其它報刊索引，在于它是地方文獻信息的基礎(chǔ)篇目索引，而不是象一些綜合性報刊或?qū)I(yè)報刊索引那樣是重要篇目索引。雖然這種索引的主要目的仍然是指向和示址，但就索引系統(tǒng)的整體而言，它對于地方事物的揭示作用，較其他形式的索引要明顯得多。
建立地方報刊索引系統(tǒng)需要有一些必要的條件，這些條件制約著地方文獻索引系統(tǒng)的整體質(zhì)量，是關(guān)系索引的信任度和權(quán)威度的重要問題，筆者將多年的工作實踐和對問題的思考擬就此文，不足之處還望同道師友給予斧正。
1．工作人員的條件
在諸多條件中，工作人員的素質(zhì)是至關(guān)重要的，是建立索引系統(tǒng)的首要條件。工作人員的素質(zhì)應(yīng)包括下列兩個方面：
1．1知識結(jié)構(gòu)：充分掌握圖書館專業(yè)知識，并能熟練運用圖書館學(xué)和情報學(xué)，以及與圖書情報相關(guān)的各門學(xué)科的知識。地方文獻報刊索引工作本身就是圖書情報的一個組成部分，與圖書情報工作相關(guān)的理論、知識和方法，是報刊索引人員的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)中不可缺的基礎(chǔ)部分。
具備了上述知識結(jié)構(gòu)，只是掌握了地方文獻報刊索引工作的基本技能，要熟練準確地處理報刊索引工作中的標引、著錄、分類及其與之相關(guān)的各類業(yè)務(wù)問題。還需掌握地方文獻知識。
在熟練掌握圖書情報工作知識和技能外，地方文獻知識是報刊索引工作人員主要掌握的知識內(nèi)容。地方文獻知識的內(nèi)容應(yīng)涉及社會各方面的知識，包括本地區(qū)的地理、歷史、人物、政治、經(jīng)濟、文化教育等，有條件時，還應(yīng)對其中某些方面的知識做盡可能深入的了解。除此之外，報刊索引人員還應(yīng)對報刊索引的使用對象有盡可能詳細的了解，在這個基礎(chǔ)上，工作的針對性就會更強，服務(wù)效果就會更加貼切，從而建立起自己的權(quán)威和影響。
1．2敬業(yè)精神：地方文獻工作者應(yīng)有良好的職業(yè)道德，對于地方文獻報刊索引人員來說，更應(yīng)具備高度敬業(yè)精神，這是由于它的工作性質(zhì)所確定的，索引工作永遠是跟在報刊發(fā)行的后面，不會有提前完成任務(wù)一說，在你面前是源源不斷的報紙期刊．等待著整序加工進入索引系統(tǒng)。工作需要及時地把握社會發(fā)展的動態(tài)，并及時主動的為社會提供服務(wù)。這種枯燥、周而復(fù)始的工作沒有崇高的敬業(yè)精神是難以勝任的。
2．建立核心報刊檢索群體
解決好人員問題之后，建立核心報刊檢索群體便是當務(wù)之急。從理論上講，地方文獻報刊索引的品種越多，對本地方的報道覆蓋率越大則越好，以求最大限度地將有關(guān)本地方或與本地方有關(guān)的報道給予收錄。然而限于人力、物力和財力，要做到這點是有困難的。所以選擇一些恰當?shù)�、能充分反映本地方各方面情況，既有一定的代表性，又有一定的專指性；既能為地方文獻部門的人力、物力和財力所能接受，又不失地方特色的報刊群體，從而確立地方文獻報刊索引的收錄范圍。當然這個收錄范圍不能是憑空臆造的，而應(yīng)該從實踐中來。有一個從初步建立到逐步完善的過程。
那么如何選擇報刊品種呢？筆者認為，可以認定一個或若干個時間段，對各種報刊進行全面檢索，根據(jù)選擇出的條目計算出這個時間段內(nèi)，各種報刊對本地有關(guān)各種報道之間的比率。從而確定本地方的核心報刊的收錄范圍。
檢索刊物群體建立后，要認真進行維護管理，對到手的報刊進行登記，在日常的工作中，對報刊中地方文獻信息的索出情況作出記錄，并分階段作出統(tǒng)計，作為今后調(diào)整檢索刊物群的依據(jù)。對新出現(xiàn)的報刊，在對其進行初步的判定使用后，經(jīng)過一段時間試驗，根據(jù)其結(jié)果，決定是否將其正式納入地方文獻報刊索引群體。
3．編制分類表
優(yōu)質(zhì)便捷地為用戶提供服務(wù)，是地方文獻報刊索引工作的終極目標�？茖W(xué)、系統(tǒng)、有明顯地方特色，為地方各項建設(shè)事業(yè)，特別是地方社科研究提供信息檢索保障和地方信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫是地方文獻報刊索引工作者研究和解決的重要課題。由于地方文獻報刊索引所收集信息的范圍涉及社會的各方面，信息內(nèi)容繁雜多樣，基本上以社會信息為主，直接采用一般圖書分類表，有諸多不便，既不能突出地方特色，也不便分編加工及檢索使用。在這方面，首都圖書館北京地方文獻部進行了有益的嘗試，在長期實踐的基礎(chǔ)上，參考和借鑒了《中國圖書分類法》之后，根據(jù)北京地方的特色及社會使用習(xí)慣，編制了《北京地方文獻報刊索引分類表》（草表）。
編制原則以服務(wù)北京地方各項建設(shè)事業(yè)為編制依據(jù)，類目的設(shè)置及其序列安排，不僅要從科學(xué)概念出發(fā)，同時要考慮地方各項事業(yè)的需求。
在類目安排上和標記符號的設(shè)置上，要簡明易懂，操作性能好，以適應(yīng)北京地方文獻報刊索引分類工作需要。
關(guān)于分類表的體系和結(jié)構(gòu)，我們試圖使它既能符合知識分類的科學(xué)體系，又能適應(yīng)地方文獻報刊索引分編工作的情況，尤其是突出表現(xiàn)本地方的特點。根據(jù)這一特點，本分類表將類目設(shè)置為“自然環(huán)境”、“人文環(huán)境”、“地方經(jīng)濟”、“‘地方事業(yè)”四大部分，十七大類，類目次序如下：自然環(huán)境、人文環(huán)境、歷史、人物、社會生活、政治法律、經(jīng)濟管理、工業(yè)、農(nóng)業(yè)、城鄉(xiāng)建設(shè)與管理、商業(yè)服務(wù)業(yè)旅游業(yè)、文化、教育、體育、衛(wèi)生、文學(xué)、藝術(shù)。
作為地方文獻報刊索引分類表的一級類目，可根據(jù)本地區(qū)的特點進行調(diào)整。以下各級子目，由于受報紙期刊信息產(chǎn)出靈活多變、內(nèi)容涉及廣泛的影響，則更應(yīng)根據(jù)本地區(qū)的特點，隨時增減相應(yīng)的類目，不斷修訂分類表的內(nèi)容。社會向前發(fā)展，新的事物不斷涌現(xiàn)，為了給檢索出的地方文獻信息一個合適的標識，地方文獻分類表要永遠處于調(diào)整修訂之中，當然這些調(diào)整和修訂需要有一個相對穩(wěn)定的時間段。
4．工作內(nèi)容及步驟
凡報刊所載有關(guān)本地區(qū)一切有保存和使用價值的信息，無論是現(xiàn)實和歷史方面，還是自然和人文等方面的資料，都屬報刊索引工作檢索內(nèi)容范圍。工作步驟分為標引工作、著錄工作和分編工作。
4．1標引工作：將報刊文獻中有關(guān)本地區(qū)的各種有價值的信息進行標引，標引的范圍宜盡求廣泛，以求充分反映社會的全貌，不能把它做成主要報刊的重要篇目索引，即使是對于同一事物的報道，只要報到的角度不完全一樣，也應(yīng)一一標引，使之成為真正的基礎(chǔ)篇目索引。標引工作關(guān)系整個索引系統(tǒng)的的信譽和權(quán)威度，走馬觀花和似懂非懂的認識都會影響索引的整體質(zhì)量，不負責(zé)任的標引會造成索引標目的冗雜或大量文獻信息的丟失。
4．2著錄工作：將標引過的信息按一定的格式進行著錄，其款目的內(nèi)容包括篇名、著者、人名、地名、年代，主題詞、刊名、出版日期、版次、卷期、頁碼和提要等。這項工作要求準確無誤，不得有任何的遺漏，特別是刊名、出版日期和卷期版次等項出現(xiàn)錯誤，則導(dǎo)致這些款目失去了使用的價值。
4．3分編工作：將索引卡片依地方文獻報刊索引分類表分門別類進行編排，各類之下依文獻出版時間進行編排，深入理解每張款目的信息內(nèi)涵并給予正確的分類標識，是關(guān)系每一張款目是否真正能夠得到利用，錯誤的分編將造成款目的呆滯，從而嚴重的影響索引的使用效果。
建立地方文獻報刊索引系統(tǒng)程序大體如此，編制索引的終級目標是為社會提供信息服務(wù)，因此，每一道工序都要求有認真負責(zé)、深入理解、嚴謹務(wù)實的工作作風(fēng)，任何一點的疏忽都會給索引系統(tǒng)帶來難以挽回的損失。
5．探索與實踐
在開展地方文獻報刊索引工作方面，首都圖書館北京地方文獻部進行了積極的探索和實踐。自六十年代起，從北京圖書館等十幾個大中型圖書館所藏的清末至1963年的2800余種報刊中檢索出有關(guān)北京信息條目七萬余條，編制成大型題錄卡片式索引《北京地方文獻報刊索引》。
三十多年來，經(jīng)過不懈的努力建立起一個合理運行，有一定的權(quán)威度和知名度的地方文獻報刊索引檢索系統(tǒng)，《北京地方文獻報刊索引》已經(jīng)累計成為一個擁有20余萬條數(shù)據(jù)的檢索系統(tǒng)，并且每年還以二萬余條的速度增長，在北京社科研究界引起強烈的反響，取得了較為明顯的社會效益和影響。
1996年以來，首都圖書館投入大量人力和經(jīng)費將傳統(tǒng)手工處理工作模式向計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)工作模式轉(zhuǎn)移，經(jīng)過一年多的努力終于將20余萬條數(shù)據(jù)全部輸入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使北京地方文獻報刊信息計算機自動化檢索成為現(xiàn)實，北京地方文獻報刊索引工作邁上了新臺階。
6．認識和思考
地方文獻報刊索引工作是一項功在當代，利在千秋的事業(yè)，“橫不斷項”、“豎不斷線”，即內(nèi)容廣泛、覆蓋面強，時間連續(xù)性好，是對該工作的基本要求。將計算機自動化技術(shù)引入地方文獻報刊索引工作，提高檢索功能和縮短檢索時間，逐步向全文檢索過渡，更好地為社會服務(wù)，是地方文獻工作者深入研究和實踐的課題。
從這個角度上看它具有雙重意義。
其一：地方文獻報刊索引工作是地方文獻重要的基礎(chǔ)建設(shè)工作之一，地方文獻是一個地區(qū)的信息寶庫，管理好這個寶庫是地方文獻工作者的責(zé)任，而這個責(zé)任的重要涵義更應(yīng)體現(xiàn)在開發(fā)和利用地方文獻所蘊藏的寶貴信息，變靜態(tài)信息資源為動態(tài)信息資源。
其二：信息用戶對地方文獻信息的強烈需求，這種社會需求表現(xiàn)為，人們獲得信息的手段己從每一項具體工作都事必躬親發(fā)展到向有關(guān)信息服務(wù)機構(gòu)查詢，對地方文獻部門的依賴程度越來越高，所需信息的針對性越強越好，迫切希望地方文獻工作者能夠迅速地為其提供所需要的全部知識和信息，從而免除復(fù)雜、繁瑣的信息資料收集和整理工作。
地方文獻報刊索引的工作任務(wù)是廣泛收集、科學(xué)整理及開發(fā)利用。只要勇于探索和實踐，不斷地創(chuàng)新和總結(jié)經(jīng)驗，就一定會獲得較好社會效益，使地方文獻事業(yè)得到長足的發(fā)展。
〔出處〕 地方文獻理論與實踐研討會論文
【建立地方文獻報刊索引系統(tǒng)的實踐與思考】相關(guān)文章：
首都圖書館北京地方文獻報刊索引08-09
北京地方文獻報刊索引分類表研究與分析08-09
西北地方文獻報刊索引數(shù)據(jù)庫及主題標引08-09
《北京地方文獻報刊信息管理系統(tǒng)》主題標識論析08-09
對地方文獻概念的思考08-09
地方文獻數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)建立之設(shè)想08-09
談徐州地方文獻收藏中心的建立08-09