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首都圖書館北京地方文獻報刊索引
首都圖書館是北京市屬的大型公共圖書館，首都圖書館北京地方文獻部是北京地區(qū)唯一的一家地方文獻專業(yè)工作機構，它和廣東省中山圖書館特藏部、甘肅省地方文獻部，是全國成立最早、規(guī)模最大、知名度最高的三家地方文獻工作機構。
多年來，北京地方文獻部通過閱覽、檢索、參考咨詢等手段，為黨政機關、科研機構、企事業(yè)單位以及其他的讀者和情報用戶提供了大量的文獻信息服務，取得了較好的社會效益和一定的經(jīng)濟效益。
在北京地方文獻部的各項業(yè)務工作中，地方文獻報刊索引工作是一項非常重要的基礎工作。它是一種記錄報紙、刊物所載地方文獻篇章的篇目索引（或稱題錄索引），是將索出的款目按一定的順序編排起來以利讀者檢索文章所在位置的一種檢索工具，在此基礎上可以編制各種情報報導刊物，或圍繞特定學科及專業(yè)進行定向服務，其目的主要是為了服務于地方各項建設事業(yè)。雖然這個索引對讀者來說只是指向和示址，但就索引系統(tǒng)的整體而言，它對于地方各項事業(yè)的揭示和報道作用，較其他形式的索引要明顯得多。
由于各類報刊是獲取信息的重要渠道，能夠迅速及時地反映本地區(qū)政治經(jīng)濟和社會的情況，報道的內容和范圍涉及到了社會生活的各個方面，包括了社會科學的各個領域，大量的最新研究成果往往散見于各種報刊之中，對于社會科學所有的學科研究都有著重要的科學價值。因而，這是一種重要的信息源，但是這些信息往往都存在著材料比較分散、知識不夠系統(tǒng)、資料數(shù)據(jù)不全、科學性較差等不足，而這些不足的存在，極大地制約著其價值的發(fā)揮，只要經(jīng)過報刊索引人員的長期積累和科學處理，就能夠使這些信息充分發(fā)揮出它們的價值來，
北京地方文獻報刊索引工作開始于六十年代初期。首都圖書館組織和動員社會力量，首先完成了囊括北京地區(qū)各大收藏單位藏品的回溯性報刊索引，檢索京版報刊2800余種，索出自清末至1962年間與北京相關的條目七萬余條，在北京社科研究界產生了較大影響，由于“文革”的影響，現(xiàn)實題錄索引工作實際開始于1979年，同時也補上了1963—1978年之間的回溯性索引�，F(xiàn)在，首都圖書館北京地方文獻部的現(xiàn)實題錄索引工作已經(jīng)日趨完善，走向正規(guī)。現(xiàn)有條目總數(shù)十四萬余條，年度索出量在15000——20000條。檢索范圍包括正式和非正式出版的報刊300余種。
編制北京地方文獻報刊是首都圖書館北京地方文獻部的重要工作任務，報刊索引工作大體上可分為如下幾個環(huán)節(jié)：
首先報刊索引人員要對北京地區(qū)的報刊群體及變更情況比較熟悉。建立起一個比較科學、完備的地方文獻報刊索引工作的報刊檢索群體，這是指索引工作中必須要涉及到的報刊品種群體，也就是檢索的對象。確定這樣一個報刊檢索群體，對于保障報刊索引的檢索工作是至關重要的，它直接關系到地方文獻報刊索引的質量和索引工作的效益。 具體而言，北京地方文獻報刊檢索群體應是以北京版公開和非公開出版的、綜合性和專業(yè)性的為報刊主體（含各機關企事業(yè)單位和行業(yè)內部報刊），以中央及外地各種報刊為輔的報刊檢索群體，以形成對北京地區(qū)各界情況的覆蓋報道，對北京地方文獻報刊索引各級類目的檢索支撐，從而達到在北京地區(qū)地方文獻報刊信息的系統(tǒng)化和權威性。
這樣說，似乎要保障報刊索引的完整性，就應盡可能地擴大檢索刊物群，投入盡可能多的經(jīng)費和人力，然而，實際工作并非如此。不同的報刊地方文獻信息的篇目索出比例相差甚遠，我們只要將包含地方文獻信息篇目比例較大的報刊品種集中起來，便可以控制報刊中大部分地方文獻篇目。
由于報紙和期刊的形式與刊期不同，其內容也有著重大差異。報紙多系綜合性報道，以社會信息為主，期刊多是較為系統(tǒng)的專題報道或專題研究，以學科信息為主，控制好報刊的品種，就能夠使報刊索引的綜合信息密度和專業(yè)信息密度得到保障，如：《北京日報》除有限的國際版和國內其他地區(qū)的報道外，大部分版面都與北京事物有關，而在專業(yè)期刊中，有些刊物盡管地方信息密度較小，而這類信息的來源又主要依賴這部分刊物，如：《北京地質》盡管索出率不高，但是由于資料價值極高，仍不失為地方文獻報刊索引的主要刊物，因而這部分報刊都應該是地方文獻報刊索引的核心刊物。
報刊檢索群體確定之后便可進入文獻標引工作，標引工作的第一步是鉤標，也就是將報刊文獻中有關北京地區(qū)的各種有價值的信息進行標引，標引的范圍宜盡求廣泛，以求充分反映社會的全貌，舉凡有關北京地區(qū)一切有文獻的保存和使用價值的信息，不論是現(xiàn)實的、歷史的、自然的或是人文的報刊資料，都在選擇范圍之內。第二步是由索引工作人員將標引過的篇名按一定的格式進行著錄，制作成索引卡片。其款目的內容包括篇名（上下標題）、著者、刊名、年月日、版面、卷期號、頁碼和提要等。
經(jīng)過上述兩個步驟，就要對索出后制成的卡片進行類目的設置和編排。北京地方文獻報刊索引的分類工作目前基本上是按照北京地方文獻分類表進行分類工作，由于報紙雜志所載信息的專指性不同，在類目的設置上只能與地方文獻分類表大同小異，大同體現(xiàn)在較大類目的相對穩(wěn)定（指一、二級類目），小異表現(xiàn)為較小的類目需要靈活設置（四級以后）。地方文獻報刊信息是地方事物及時而又客觀的記錄。地方事物的動態(tài)化，使每一不同歷史時期都會有新的事物產生，分類表的修訂是趕不上事物變化的。所以報刊索引類目的設置，只能使各大類目保持相對的穩(wěn)定，其下級類目則需要依據(jù)事物發(fā)展階段的特征設置類名，并將它們一一歸屬到相應的上級類目中去。
北京地方文獻報刊索引的類目因各個時期的內容有所差異，類目名稱也有所變化，但總體上各大類目基本保持穩(wěn)定，共設置了自然地埋、人文地理、歷史、人物傳記、經(jīng)濟、商業(yè)服務業(yè)、農業(yè)、工業(yè)、市政建設、政治、社會生活、文化、教育、體育、科學、醫(yī)療衛(wèi)生、文學藝術等十七個大類，各類目之下都設有若干個下級類目，以構成整個報刊索引的系統(tǒng)化。
由于地方文獻報刊索引沒有一套系統(tǒng)、完整、可操作性強的報刊索引分類表，類目的設置除一、二級類目可參照北京地方文獻分類表的類目進行設置外，其他下級類目的設置全憑索引人員對各學科、各行業(yè)的認識和理解進行設類，以致索引人員在索引的編排上頗感不便，而且也容易造成類目的重疊和偏差，同時也使報刊索引的質量受到影響。
北京地方文獻報刊索引工作目前還處在手工操作階段，報紙雜志分別由索引工作人員進行標引、著錄和編排，按月完成報刊索引的檢索和編排工作，以便及時地將索引投入使用，盡早發(fā)揮出效益。鑒于目前報刊分排造成的內容分散、管理和使用不便，考慮以五年或一個更為合適的時間段，將報紙和雜志合編。合編時既要考慮類目設置的科學性，又能使所設類目對整個社會和各個學科形成覆蓋，同時還要對報刊索引中的互見問題作出合適的處理。然而，日常的檢索和編排工作已經(jīng)使索引工作人員有顧此失彼之感，由此引發(fā)出一些工作做的還不夠細致，表現(xiàn)在報刊索引的編排上對所含的信息揭示程度還存在著許多不足，對一些相關主題和文獻內容的揭示，現(xiàn)階段還難以滿足檢索需求。北京地區(qū)每年都有近百種的報刊新品種問世，由于經(jīng)費和人力的條件限制，都要有一定數(shù)量的報刊資料受到損失，這種損失無疑會給報刊索引工作帶來直接的影響。因此要做好這項工作還應有全面的安排。
北京地方文獻報刊索引，在參考咨詢工作中已發(fā)揮出重要的作用。自1984年至今，北京地方文獻部共完成大中型咨詢課題二十余個，在使用的各種文獻形式中，報刊資料所占的比重一般都在40％左右，個別咨詢課題的報刊資料的比重還在此之上。地方文獻報刊索引在參考咨詢工作中的使用頻率之高是顯而易見的，并受到各界用戶的一致好評和認可。
近年來，我們的地方文獻報刊索引工作雖然取得了一些成績，但是限于條件，有些工作還沒有完全開展起來，有些工作還有待完善和提高。而要做好這些工作，則需要進一步提高索引人員的業(yè)務素質，同時引進自動化工作系統(tǒng)，實行電子計算機管理，利用電子計算機建立北京地方文獻報刊資料數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)電子計算機編目和檢索。當然要做到報刊資料管理自動化還有許多前期工作需要完成，如：編制一部適合地方文獻報刊索引工作使用的地方文獻標引詞表和分類表，工作人員也需要有一個培訓過程。
現(xiàn)在我們還是應該腳踏實地地做好地方文獻報刊索引的基礎工作，建立、建全和完善手工檢索體系，積極學習和貯備計算機應用知識，以迎接地方文獻報刊索引工作計算機化的到來，使這項工作得到更大的發(fā)展，以適應北京各項建設事業(yè)的發(fā)展，最大限度地滿足用戶對北京地方文獻報刊索引的需求。
〔出處〕 圖書情報通訊 1993（3）
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