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關(guān)于地方文獻(xiàn)目錄的設(shè)置
地方文獻(xiàn)與普通圖書(shū)相比有其特殊之處，其內(nèi)容常反映特定地域的情況，其著者比之普通圖書(shū)著者，機(jī)關(guān)團(tuán)體占了更大的比重，其書(shū)名中出現(xiàn)的地名相對(duì)較多。在找出差異點(diǎn)的基礎(chǔ)上，本文從目錄的設(shè)置與組織兩方面來(lái)探討其規(guī)律。
一、地方文獻(xiàn)目錄的設(shè)置
地方文獻(xiàn)必須設(shè)置分類、著者及出版者、書(shū)名三套目錄，以及在此基礎(chǔ)上建立的待訪目錄，地方文獻(xiàn)的分類目錄與著者目錄與一般圖書(shū)同，在此不贅言。
待訪目錄是在以上目錄基礎(chǔ)上編制的。該目錄的來(lái)源有三：1．在分類與編目過(guò)程中發(fā)現(xiàn)大量的地方文獻(xiàn)的線索，需要逐條記錄，做成卡片，這是最主要的來(lái)源；2．及時(shí)翻檢收到的有關(guān)資料，如縣志、內(nèi)部資料中有關(guān)地方文獻(xiàn)的信息。3.注意與鄉(xiāng)賢前輩及各屆人士的交往從中獲得地方文獻(xiàn)線索，此中作用無(wú)需很多的詮釋。
二、各類目錄的組織
1．著者及出版者目錄的組織
個(gè)人著者的組織并無(wú)特殊性，所不同的是機(jī)關(guān)及團(tuán)體著者的排檢。
①本地（市）縣（市）地名冠于機(jī)關(guān)名稱前的，一般宜刪去；鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）名及小地名冠前的應(yīng)予以保留。對(duì)一個(gè)地（市）或縣（市）來(lái)說(shuō)，其機(jī)關(guān)及大部分團(tuán)體都冠有本地地名，如地方文獻(xiàn)將很大一部分著者都統(tǒng)一于本縣市地名下，顯然缺少檢索意義。鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）及小地名因其出現(xiàn)頻率較低，為便于區(qū)分，應(yīng)該保留。如：溫嶺縣（市）文化館按文化館排檢，臺(tái)州地區(qū)農(nóng)業(yè)區(qū)劃辦公室按農(nóng)業(yè)區(qū)劃辦公室排檢。
凡事都有特例，如地名影響到詞義的完整，就需適當(dāng)加以保留。如臺(tái)州報(bào)（臺(tái)州日?qǐng)?bào)的前身）編輯部。略去臺(tái)州即成報(bào)編輯部，這樣的稱謂讓人摸不著頭腦，在排檢中就應(yīng)保留。相鄰地（市）縣（市）的名稱，不能省略，以防止混亂。
②機(jī)關(guān)、團(tuán)體名稱宜用簡(jiǎn)稱。機(jī)關(guān)名稱使用簡(jiǎn)稱的意義有二，其一，便于同一單位的不同稱謂的統(tǒng)一，如地名委員會(huì)辦公室和地名普查辦公室實(shí)為一個(gè)單位，如果全稱則會(huì)分見(jiàn)于二處，如使用簡(jiǎn)稱地名辦則可統(tǒng)一。其二便于區(qū)分全稱類似的不同機(jī)關(guān)團(tuán)體，如科學(xué)技術(shù)委員會(huì)和科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)，如按全稱則要到第五個(gè)字才見(jiàn)分曉，分別用科委、科協(xié)的簡(jiǎn)稱就比較直截了當(dāng)。
③屬相同職能上下級(jí)的的機(jī)關(guān)或團(tuán)體機(jī)構(gòu)在取號(hào)時(shí)盡可能同一。 同一職能范圍的上下級(jí)單位，其作品內(nèi)容往往相同，為便于集中，宜取同一號(hào)碼，如：溫嶺市地方志編纂委員會(huì)辦公室與臺(tái)州地區(qū)地方志編纂委員會(huì)辦公室宜用相同的稱呼，即排檢時(shí)可統(tǒng)一稱之為方志辦。
④對(duì)機(jī)構(gòu)的擴(kuò)并、名稱的轉(zhuǎn)換等要作好參見(jiàn)。由于歷史的原因，機(jī)關(guān)團(tuán)體名稱時(shí)常會(huì)改變，有的機(jī)關(guān)團(tuán)體會(huì)一分為二，也有合二為一。一分為二的有林業(yè)局、土管局從農(nóng)業(yè)局中分出；合二為一的主要是92年的撤區(qū)擴(kuò)鎮(zhèn)并鄉(xiāng)的結(jié)果。機(jī)關(guān)名稱變更可選擇一個(gè)最為特殊的例子，如溫嶺市人民政府曾稱為：縣人民政府（1949～1955）、縣人民委員會(huì)（1955～1966）、縣革命委員會(huì)（1967～1980）、縣人民政府（1980～1994）、市人民政府（1994～）分別簡(jiǎn)稱為縣府、縣人委、縣革委會(huì)、縣府、市府。以上種種均需作好參見(jiàn)，以便提高查全率。
⑤省級(jí)和省以上機(jī)關(guān)團(tuán)體冠有省以上地名的不宜省略。省級(jí)機(jī)關(guān)團(tuán)體出版物就其選材的地域性來(lái)說(shuō)，相對(duì)較寬，若將省級(jí)單位前冠的地名刪去常會(huì)產(chǎn)生重復(fù)，如浙江人民出版社與人民出版社，如省略了浙江則二者都稱人民出版社，這是必須避免的。
2．書(shū)名目錄的組織
①書(shū)名以本地（市）縣（市）起首者，檢時(shí)一般略去，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）名及小地名冠于書(shū)名前的宜保留。其解決方法與著者及出版者目錄的排檢中第一條所論及的相同。需要補(bǔ)充的是，如地名在書(shū)名中間，則排檢時(shí)不宜省略。如《解放臺(tái)州》、《當(dāng)代溫嶺詩(shī)詞選》中的臺(tái)州、溫嶺均不能省略。
②有關(guān)屆次，時(shí)間冠于書(shū)名前的宜省略。這一點(diǎn)與普通圖書(shū)的排檢方法一致，也是為了把不同時(shí)間所做的同類事物歸于一處，如《浙江省溫嶺縣第三次人口普查資料》一書(shū)，其中的“第三次”及其前面的文字在排檢中可省去，使兩本相同內(nèi)容范圍，不同時(shí)間不同書(shū)名的圖書(shū)集中起來(lái)。
〔出處〕 圖書(shū)館工作與研究 1994（4）
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