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公共圖書館地方文獻(xiàn)資源開發(fā)與利用的研究
地方文獻(xiàn)是反映某一地區(qū)的政治沿革、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化教育交流、地理狀況和風(fēng)俗民情的各種類型的文獻(xiàn)資料，也就是指一切記錄和反映某一地區(qū)的歷史和現(xiàn)狀的圖書文獻(xiàn)資料。它是地方圖書館藏書建設(shè)和服務(wù)工作中最富有特色和生命力的部分之一。地方文獻(xiàn)除了具有永久性的史料保存價(jià)值，為子孫后代留下了一份寶貴的文化遺產(chǎn)外，對于研究、開發(fā)本地自然資源、文化資源，發(fā)揮地方優(yōu)勢，促進(jìn)本地區(qū)兩個(gè)文明建設(shè)起著極為重要的作用，其文獻(xiàn)價(jià)值是無可替代的，切實(shí)做好地方文獻(xiàn)的收集、整理和開發(fā)利用無疑是圖書館一項(xiàng)十分重要的工作內(nèi)容，[1]
1 地方文獻(xiàn)資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀
1．1 地方文獻(xiàn)資源的收集范圍
新中國成立后，在以杜定友先生為代表的老一輩圖書館學(xué)家的大力倡導(dǎo)下，我國公共圖書館地方文獻(xiàn)工作有很大的發(fā)展，并打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，形成了一套較為傳統(tǒng)的理論和工作的方式方法。
地方文獻(xiàn)的征集范圍是以出版物或文獻(xiàn)資料所反映的內(nèi)容是否具有地方特點(diǎn)為唯一標(biāo)準(zhǔn)。它只受文獻(xiàn)資料涉及的某一地域限制，不受文獻(xiàn)所涉及的時(shí)代的遠(yuǎn)近和其載體形式的限制。關(guān)于地方文獻(xiàn)收集的范圍的論述，傳統(tǒng)上一直參考以杜定友先生提出的“地方史料、地方人物著述、地方出版物”三部分論，為最具影響力和代表性。這種主張，在40～6O年代，地方著述和出版物都數(shù)量有限，亦即信息量有限，在當(dāng)時(shí)的情況下以這個(gè)范圍收集地方文獻(xiàn)是切實(shí)可行的，但在改革開放后，著述和出版物空前繁榮，信息量激增，這種收集的方法就值得商榷了。一些地方文獻(xiàn)工作者主張“寧精勿濫”，即以地方史料為主，對于地方人士著述和地方出版物也適當(dāng)?shù)赜枰允珍�，并從地方文獻(xiàn)的定義、作用，以及地方文獻(xiàn)工作的目的和社會對它的需求出發(fā)，將凡是文獻(xiàn)的具體內(nèi)容不具備地域特征的地方人士著述和地方出版物，一般不予收錄。他們認(rèn)為地方人士著述和地方出版物固然反映了地方文化及地方出版事業(yè)的發(fā)展水平，但這完全可以用地方人士著述目錄和地方出版物書目等揭示予以反映。全部納入專藏必然造成地方文獻(xiàn)藏書范圍的混亂。而且，圖書館地方文獻(xiàn)部門一般都設(shè)在公共圖書館內(nèi)，根據(jù)文化部圖書館局1982年12月頒發(fā)的《省（自治區(qū)、市）圖書館工作條例》，盡量收集地方人士著述和地方出版物的任務(wù)已由母館承擔(dān)，地方文獻(xiàn)部門沒有必要擴(kuò)大這一范圍。對此，一些圖書館在提出地方文獻(xiàn)的收錄原則時(shí)，除強(qiáng)調(diào)地方人士著述和地方出版物的地方特征外，特別規(guī)定，不具備地方特征的地方人士著述和地方出版物，不予收錄。[2]廣州圖書館地方文獻(xiàn)室就是運(yùn)用這一觀點(diǎn)來制訂其收藏標(biāo)準(zhǔn)。他們針對廣東省中山圖書館地方文獻(xiàn)室、廣州地方志館、廣州市檔案局、廣州博物館、情報(bào)所等有關(guān)單位的地方文獻(xiàn)的收藏情況，制訂出廣州圖書館地方文獻(xiàn)的收集范圍是“凡是內(nèi)容上反映廣州地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化教育等一切有研究、保存、參考價(jià)值的文獻(xiàn)資料都予以收集”。對這個(gè)范圍還特別制定了限定原則：
1) 圖書資料中包括廣州地方信息密度�。s低于50％）不收。如《廣東省地圖集》不收。
2) 廣州人物的著述，收其反映廣州地方信息部分。其余，在輔助文獻(xiàn)目錄上反映。廣州人物的傳記不論是自傳還是他人作傳都收。
3) 不是廣州人物或廣州的機(jī)構(gòu)，但曾在廣州有影響較大的活動(dòng)者，收其在廣州活動(dòng)內(nèi)容的資料。例：收《紀(jì)念廣州、福岡友好城市一周年》，《福岡縣的歷史》不收；收《魯迅在廣州》，《魯迅全集》不收。
4) 在整套書中含廣州地方信息的個(gè)別書，為保持整套書的完整入藏不收，但在地方文獻(xiàn)室目錄上作反映，例：《嶺海名勝志》共17卷，其中，第二卷為《白云山》，不收；但內(nèi)容獨(dú)立的叢書中含廣州地方信息的單本可入藏。
5) 在廣州發(fā)生的重大事件，對廣州影響較大的事件、 廣州開展的活動(dòng)、駐廣州機(jī)構(gòu)的志書等都收。如：《第六屆全運(yùn)會資料》、《廣東省紡織品公司簡志》（該公司地址在廣州）。
6) 一些雖含廣州地方信息的密度少，但資料性強(qiáng)或文獻(xiàn)的絕對數(shù)量大也酌情收藏。如《京津滬穗人口資料比較》。
7) 志書是地方信息密度較大的地方史料，因此可收廣東整體的志書，但不收廣東屬下各地方的志書（除廣州地區(qū)），如《廣東通志水利志》收，《潮汕志》不收。
8) 古籍中屬廣州府的志書收，如《香山縣志》。
9) 兼有地方文獻(xiàn)屬性和其他屬性的圖書優(yōu)先按地方文獻(xiàn)屬性收藏。如：既是地方文獻(xiàn)又是工具書，優(yōu)先入地方文獻(xiàn)室。既是地方文獻(xiàn)又是港臺書，優(yōu)先入地方文獻(xiàn)室。例如《廣州電話簿》、《廣州市產(chǎn)業(yè)信息大典》入地方文獻(xiàn)室。香港出版的《紅線女傳》、《香港穗郊同鄉(xiāng)會紀(jì)念專刊》入地方文獻(xiàn)室；但屬個(gè)人贈(zèng)書專室的地方文獻(xiàn)為尊重贈(zèng)書者，仍存贈(zèng)書室并在地方文獻(xiàn)室的目錄反映。例：石景室贈(zèng)書室的書，如《一代藝人——任白戲曲藝術(shù)畫冊》、《香港粵劇口述史》、《昨夜星光》等有關(guān)粵劇粵曲著述不收。
上述規(guī)定，既突出了廣州圖書館地方文獻(xiàn)室的特色，又防止與省館在收藏上的重復(fù)。
1. 2 地方文獻(xiàn)資源服務(wù)工作的重點(diǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移
公共圖書館地方文獻(xiàn)工作，自我國實(shí)行改革開放后，在這個(gè)新時(shí)期，公共圖書館的地方文獻(xiàn)工作，都必須轉(zhuǎn)變觀念適應(yīng)形勢發(fā)展需要：
1．2．1 地方文獻(xiàn)征集工作的轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的地方文獻(xiàn)征集工作主要注重方志、族譜、古代地方人士文集等線裝古籍文獻(xiàn)的征集。這種傳統(tǒng)型地方文獻(xiàn)在經(jīng)歷了歷代的兵、火、水、蟲災(zāi)后，又再經(jīng)歷了解放后歷次政治運(yùn)動(dòng)，尤其是十年文革的摧殘，其幸存者己基本上集中到各級文物、博物館、圖書館、檔案館等國家事業(yè)單位手中，至今散落民間等待發(fā)現(xiàn)、收藏的，已屬鳳毛鱗角，所剩無幾。而在改革開放的今天，我國出版事業(yè)的發(fā)展，民間、社會上著述出版空前繁榮，各級政府、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，人民團(tuán)體等非公開出版的各種內(nèi)部出版物層出不窮，數(shù)不勝收。實(shí)際上已成為公共圖書館地方文獻(xiàn)征集對象中的主流，這些出版物的特點(diǎn)是專業(yè)性、地方性強(qiáng)、鄉(xiāng)土特色很濃，但又印數(shù)和抄數(shù)不多，流傳范圍不廣，湮沒失傳的可能性更大。例如：市建委出版的《廣州建設(shè)動(dòng)態(tài)》、芳村區(qū)國土局地名辦出版的《廣州市芳村區(qū)新地名錄》、房管局出版的《房地產(chǎn)文件選編》、暨南大學(xué)出版的《暨南校史》、天河區(qū)編志辦出版的《天河區(qū)——邁向國際大都市中心》等等。如不及時(shí)收集這部分文獻(xiàn)資料，就會失去了廣州地方文獻(xiàn)中很重要的一部分。因此，公共圖書館在收集地方文獻(xiàn)工作中，要改變過去厚古薄今的傾向，“后之視今猶今之視昔”，必須重視當(dāng)代和現(xiàn)代文獻(xiàn)的收集、整理。首先把握住“今”，然后由今及古。“今”須盡全收集，“古”應(yīng)努力訪求。[3]
1．2．2 地方文獻(xiàn)采購工作的轉(zhuǎn)變
地方文獻(xiàn)的采購對象主要是正式出版物中的地方文獻(xiàn)。以前出版發(fā)行渠道單一，采購工作主要是從新華書店和各出版社的發(fā)行預(yù)訂書目中圈選預(yù)訂，實(shí)際上是對書目中的地方文獻(xiàn)實(shí)行鑒別和選擇。那時(shí)的地方性圖書多由地方出版社組織出版，加上有書目呈繳制度，購齊公開出版的地方文獻(xiàn)問題不大。近年來，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展和改革的不斷深入，圖書出版發(fā)行市場已逐步走向多元化，新華書店壟斷的單一發(fā)行渠道被打破，出版和發(fā)行呈現(xiàn)空前的繁榮和混亂。對于一些在試銷時(shí)銷售情況不佳的圖書，在新華書店就很難買到。筆者近年來發(fā)現(xiàn)許多地方文獻(xiàn)的出書信息多數(shù)來自于報(bào)紙雜志，而不是征訂目錄。例如：《冼玉清文集》、《在改革開放中的廣州滿族》、《香港富豪與廣州》、 《廣州大事記》、《英雄花照越臺》等等。因此，坐在辦公室圈選書目已無法保障公開出版的地方文獻(xiàn)的入藏，采購方法必須有所改變。地方文獻(xiàn)采購工作已由簡單變?yōu)閺?fù)雜，由單一渠道預(yù)訂轉(zhuǎn)為訂購和現(xiàn)購相結(jié)合。
1、2、3 地方文獻(xiàn)開發(fā)利用工作的轉(zhuǎn)變
由于傳統(tǒng)地方文獻(xiàn)工作中一直存在著重藏輕用的傾向，不少人認(rèn)為地方文獻(xiàn)，尤其是內(nèi)部非公開出版物，只要征集回來，加工整理、保存好就可以了，利用是幾十年后，待它們成為史料之后的事。但在今天圖書館所收藏的地方文獻(xiàn)中尤其是地方年鑒、統(tǒng)計(jì)資料、企業(yè)名錄、企業(yè)經(jīng)濟(jì)資料、房地產(chǎn)信息、市府信息等都是讀者參考咨詢的熱門資料，在社會上有強(qiáng)著烈的需求；另外，由于地方文獻(xiàn)藏書基本上是閉架的，加上目錄體系不完備，只有分類和書名目錄，無主題目錄和著者目錄。而分類目錄已不能適應(yīng)讀者特性檢索的需求。作為科研人員總希望節(jié)約時(shí)間，一次性能檢索到自己科研課題的全面資料。因此，公共圖書館地方文獻(xiàn)室不但要有較完善的檢索系統(tǒng)，還要開展各種方式為讀者服務(wù)，例如：廣州電視臺經(jīng)常有記者、節(jié)目主持到我館地方文獻(xiàn)室，給出課題要我們協(xié)助提供資料，如：為《悠揚(yáng)粵韻幾滄�！窓谀�，查找有關(guān)反映粵劇、廣東音樂的起源、興衰的資料，目的是對粵劇戲曲、廣東音樂作品作一縱向描述，從側(cè)面反映廣東近幾百年的歷史巨變，滄海桑田。又如：為制作系列節(jié)目《尋覓廣州》，要求提供廣州有關(guān)舊照片等等。因此，如何處理好藏與用的關(guān)系，開發(fā)與利用這些資料，并使其朝著研究型圖書館方向發(fā)展，是地方文獻(xiàn)工作中一個(gè)重要的課題。
1．2．4 地方文獻(xiàn)參考咨詢工作的轉(zhuǎn)變
地方文獻(xiàn)咨詢服務(wù)是圖書館工作人員根據(jù)讀者提出的問題，有針對性地為讀者提供文獻(xiàn)、文獻(xiàn)知識、文獻(xiàn)檢索途徑的一項(xiàng)服務(wù)。也是地方文獻(xiàn)工作者將經(jīng)過選擇的地方文獻(xiàn)或地方文獻(xiàn)信息適時(shí)地傳遞給有需要的讀者的過程。它包括一般指引性咨詢服務(wù)和高層次咨詢服務(wù)。所謂一般指引性咨詢服務(wù)是指讀者提出的問題工作人員只需作館藏地點(diǎn)、類目或者具體的書名的指引服務(wù)。所謂高層次服務(wù)是指工作人員必須深入到文獻(xiàn)的內(nèi)容，根據(jù)讀者提出的特定問題對文獻(xiàn)信息中的信息進(jìn)行搜集、篩選、分析、綜合，所看這些服務(wù)以往在公共圖書館地方文獻(xiàn)的咨詢工作中都是被動(dòng)的、無償?shù)姆⻊?wù)，所謂被動(dòng)服務(wù)是指由讀者首先提出要求，然后工作人員有針對性地提供相應(yīng)的服務(wù)。這種圖書館缺乏自我宣傳所藏文獻(xiàn)知識的主動(dòng)性，也不去主動(dòng)了解當(dāng)今形勢的發(fā)展、讀者需求的變化，這種觀念不改變是難以做好工作的。例如：廣州圖書館地方文獻(xiàn)室就是從這個(gè)角度出發(fā)，主動(dòng)與“廣州紅綠燈報(bào)”聯(lián)系，提出開辟一個(gè)“聞街知巷”專欄宣傳廣州地名、路名、街名、巷名知識，由廣州圖書館地方文獻(xiàn)室工作人員撰文，落款標(biāo)明：廣州圖書館地方文獻(xiàn)室，從而提高廣州圖書館地方文獻(xiàn)室的社會知名度。所謂無償服務(wù)是指以往的所有咨詢服務(wù)包括一般指引性咨詢服務(wù)和高層次咨詢服務(wù)都是無償?shù)�。近年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步發(fā)展，一般指引性咨詢服務(wù)已不能滿足大部分讀者的需求，更多讀者希望圖書館能夠提供高層次、高質(zhì)量、高效率的咨詢服務(wù)，他們甚至主動(dòng)要求圖書館提供有償服務(wù)。例如，廣州某文物景點(diǎn)根據(jù)市文物管理委員會的要求要建立該景點(diǎn)的歷史檔案，急需找該景點(diǎn)的歷史文字圖片資料。該景點(diǎn)一位同志花了3天時(shí)間，曾派人到處奔跑一無所獲。最后來到廣州圖書館咨詢部門就要求開展有償服務(wù)，希望能盡快得到這些文字圖片資料。又如，1996年廣州電視臺為廣州城慶開設(shè)了“廣州セ都有段古”[4]節(jié)目。需要查閱大量有關(guān)廣州人物的文字及圖片資料。廣州圖書館地方文獻(xiàn)組工作人員為之提供有關(guān)資料，并收取合理的咨詢費(fèi)用。因此，我們必須根據(jù)不同類型的讀者需求。處理好有償和無償服務(wù)的關(guān)系。隨著社會的發(fā)展，對地方文獻(xiàn)部門提供高層次咨詢服務(wù)的要求將越來越 突出。
1．2．5 地方文獻(xiàn)宣傳工作的轉(zhuǎn)變
以往的圖書館地方文獻(xiàn)工作，其工作方法上一直處于封閉、半封閉的環(huán)境中，不要說社會上對圖書館地方文獻(xiàn)工作認(rèn)識不多，就是連圖書館其它部門的同志對地方文獻(xiàn)工作內(nèi)容也知之甚少，甚至連關(guān)系到地方文獻(xiàn)采購來源的采編部的采購和編目人員對地方文獻(xiàn)知識的了解也相當(dāng)膚淺，地方文獻(xiàn)的重要作用和它特有的價(jià)值還遠(yuǎn)未為人們普遍認(rèn)識，再加上領(lǐng)導(dǎo)部門的不重視，認(rèn)識不到地方文獻(xiàn)工作的重要性，直接影響到地方文獻(xiàn)工作的開展，使地方文獻(xiàn)資源本身所具有巨大潛能不能釋放出來。雖然有部分圖書館設(shè)置了地方文獻(xiàn)室，但因人員配備不足，工作亦未完全展開，更是普遍現(xiàn)象。究其原因，就是過去沒有做圖書館地方文獻(xiàn)工作，以致未能引起各級領(lǐng)導(dǎo)的重視。所以，很有必要做好地方文獻(xiàn)宣傳工作。
1．2．6 地方文獻(xiàn)理論研究方面的轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的地方文獻(xiàn)理論研究偏重于對地方著述、歷史、地方人物等范圍定義研究，而對地方文獻(xiàn)的開發(fā)利用等缺少研究。面對在信息時(shí)代，圖書館地方文獻(xiàn)工作中遇到新問題、發(fā)生的變化，地方文獻(xiàn)理論研究也應(yīng)跟上形勢要求。
1．2．7 地方文獻(xiàn)業(yè)務(wù)人員素質(zhì)的有待培養(yǎng)和加強(qiáng)
現(xiàn)實(shí)中，由于圖書館地位和圖書館工作人員待遇低，以及由于書價(jià)猛漲，購書經(jīng)費(fèi)緊缺，藏書減少，造成讀者人數(shù)下降等狀況下，一種安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取，不進(jìn)行知識更新的思想，知識單一和老化，傳統(tǒng)觀念的束縛，卻普遍存在于圖書館業(yè)務(wù)人員之中。[5]地方文獻(xiàn)工作不僅要求工作人員要有良好的服務(wù)態(tài)度，還要求工作人員能解決用戶（讀者）的實(shí)際需要。因此，培養(yǎng)和加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的思想素質(zhì)、學(xué)識水平、業(yè)務(wù)能力，正確的工作心態(tài)，應(yīng)是當(dāng)前地方文獻(xiàn)工作的重點(diǎn)之一。
2 地方文獻(xiàn)資源開發(fā)利用的對策
2．1 制訂地方文獻(xiàn)工作的規(guī)章制度，使各項(xiàng)工作有章可循
要做到“三落實(shí)”，即計(jì)劃和措施落實(shí)，組織和人員落實(shí)，征集經(jīng)費(fèi)落實(shí)。圖書館在實(shí)施地方文獻(xiàn)征集工作前應(yīng)制訂出切合實(shí)際的文獻(xiàn)征集規(guī)劃，落實(shí)各項(xiàng)具體措施，制定周密詳細(xì)的計(jì)劃，使整個(gè)征集工作有計(jì)劃、有重點(diǎn)，有步驟地順利開展，[6]計(jì)劃是協(xié)調(diào)和監(jiān)督的手段。其計(jì)劃應(yīng)當(dāng)包括如下一些內(nèi)容：地方文獻(xiàn)收集的目的；地方文獻(xiàn)收集的范圍；工作原則、規(guī)范和工作模式；所需的經(jīng)費(fèi)和條件；人員組織與分工；實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)和方向；完成目標(biāo)的時(shí)間與步驟；每一階段的自我評估等等。
圖書館的地方文獻(xiàn)工作中，由于是由多人合作共同完成的，為了便于合作和今后工作繼續(xù)開展，必須使工作條理化、系統(tǒng)化。為此，我們應(yīng)當(dāng)運(yùn)用和遵循情報(bào)研究學(xué)上的兩個(gè)原則。
*不可替代性與可替代性相統(tǒng)一。所謂不可替代性是指在地方文獻(xiàn)工作中，根據(jù)各人的特長和優(yōu)勢，每個(gè)人員都有明確而具體的分工，當(dāng)某人在工作時(shí)，任何其他人的工作都不能替代他的這一部分工作，[7] 例如某人擅長交際，公關(guān)能力強(qiáng)，就讓他發(fā)揮這方面的長處，聯(lián)系有關(guān)單位搞好合作開發(fā)和征集工作，其他人在這方面才能相對沒有這么出色。某人是開發(fā)型人才，就讓他熟悉和掌握文獻(xiàn)信息知識和業(yè)務(wù)，對文獻(xiàn)信息進(jìn)行開發(fā)，其他人也不能取代他的地位……等。所謂可替代性是指當(dāng)某人不再繼續(xù)擔(dān)當(dāng) 某項(xiàng)工作時(shí)，他留下來的資料是有序的、系統(tǒng)的積累，其他人可以遵循一定規(guī)律，立即使用這些資料，并且在此基礎(chǔ)上繼續(xù)進(jìn)行工作。[8]例如，原來搞征集的人員不再從事這項(xiàng)工作，由于他平時(shí)注意積累經(jīng)驗(yàn)，并把工作步驟，工作心得記錄在案，并注意把原先已建立聯(lián)系的單位的信息留給接班人，新人就會容易接手，因此，有很多工作經(jīng)驗(yàn)就不會失傳。不可替代性與可替代性相統(tǒng)一的原則，是衡量工作好壞的一個(gè)重要標(biāo)志。作者本人對這方面就有很深的體會，由于作者本人以前不是從事地方文獻(xiàn)工作， 剛接手時(shí)，對地方文獻(xiàn)征集工作應(yīng)該如何開展，工作范圍，工作步驟，原來的聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)……等等都不清楚，但由于種種原因，原來有聯(lián)系的單位已失去聯(lián)系，又要重新建立網(wǎng)絡(luò)，覺得很無奈，因?yàn)榈胤轿墨I(xiàn)工作很注重資料的積累，工作經(jīng)驗(yàn)的積累，很多同行出于多種原因，往往不會把搜集回來的資料進(jìn)行有序化和系統(tǒng)化，總結(jié)出一定的規(guī)律，當(dāng)這部分人員不再從事這項(xiàng)工作時(shí)，這項(xiàng)工作就出現(xiàn)斷層。新的人員又要重新進(jìn)行資料的積累、經(jīng)驗(yàn)的積累，重新開展這項(xiàng)舊的工作。我們應(yīng)努力做到新人員的接手，是原工作的延續(xù)發(fā)展而不是原工作的重新開始。
*分散工作與集中管理的原則。所謂分散工作，就是指根據(jù)各自的分工，就近就便，分頭單獨(dú)工作。所謂集中管理是指將各人工作的成果進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將這些東西按照科學(xué)方法系統(tǒng)組織起來�！胺稚⒐ぷ髋c集中管理”是情報(bào)研究工作中，實(shí)現(xiàn)資源共享的一種行之有效的方法。[9]
在地方文獻(xiàn)工作中，一直存在著一個(gè)如何使個(gè)人積累提供給大家使用的問題，在以往的積累工作中，個(gè)人積累既缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和要求，又很少相互交流。尤其對于那些知識性、經(jīng)驗(yàn)性的日常點(diǎn)滴積累，每個(gè)情報(bào)人員都有各自的心得體會，但往往是人調(diào)離了工作崗位，工作心得也一并帶走，如何使個(gè)人勞動(dòng)成果轉(zhuǎn)化為集體的財(cái)富，是地方文獻(xiàn)工作中面臨的一個(gè)重要問題。例如，對每一階段的工作進(jìn)行總結(jié)，對每一階段的成果進(jìn)行評估，讓這些知識和經(jīng)驗(yàn)成為文字。
2．2 廣開采購渠道，加強(qiáng)情報(bào)意識
*做好書目信息的收集。在書目信息系統(tǒng)中，采訪人員首先通過征訂書目對公開出版 的地方文獻(xiàn)實(shí)現(xiàn)全面的信息控制。除新華書店系統(tǒng)編制。發(fā)行的《社科新書目》和 《科技新書目》之外，對地方出版社的征訂書目也要給予足夠的重視。另外，采取以現(xiàn)購為主，訂購與現(xiàn)購相結(jié)合的方法，進(jìn)行地方文獻(xiàn)的采購。
*隨時(shí)留意跟蹤出書信息。一本書從編著到發(fā)行，有時(shí)會經(jīng)歷漫長而曲折的過程，因此 跟蹤圖書出版是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的工作。例如，在1985年，我館地方文獻(xiàn)工作者己從廣州市地名委員會獲悉�！稄V州市地名志》一書將要出版，但直到1989年9月該書才正式出版發(fā)行。雖然我館1985年已憑書店的征訂單預(yù)訂了，但該書的出版因經(jīng)歷了從境內(nèi)到境外的變化，發(fā)行渠道從新華書店改為自辦發(fā)行。采編部實(shí)際上并沒能購入該書。全國書市只有展品，地名委員會拆遷了。經(jīng)過許多努力，1993年我館地方文獻(xiàn)工作人員才從地名委員會購入此書。整個(gè)購書過程經(jīng)歷了8年。因此，許多書的出版發(fā)行如果不緊緊抓住出書的線索，不斷訪求，就會造成漏訂。所以跟蹤圖書出版情況是購書的一個(gè)必不可少的重要環(huán)節(jié)。
*注意非書資料的搜集。地方文獻(xiàn)的載體很多，除書面記錄外，還有古代的拓片、金石、竹簡和近現(xiàn)代的膠卷、磁帶、光盤，甚至有關(guān)地方重要活動(dòng)的裝飾物等。聲像資料是當(dāng)代記載信息的重要工具，隨著社會進(jìn)一步的發(fā)展，聲像資料會越來越多，地方性的很多重要活動(dòng)會以聲像資料的形式加以宣傳和發(fā)行。例如廣州電視臺的《1994年第四 屆白蘭氏“美在花城”廣告新星大賽》CD碟隨此書發(fā)行、廣州人民廣播電臺在紀(jì)念 開播五周年發(fā)行的CD及VCD“歲月留聲”、廣州建城2210年城慶紀(jì)念CD《永遠(yuǎn)的廣州》及城慶會徽、廣州市市徽、廣州市花、廣州市吉祥物的領(lǐng)帶夾、胸章、匙扣…… 等等，因此，很有必要對這些非書資料加以足夠的重視。
2．3 建立合理的社會信息關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，有效地開發(fā)地方文獻(xiàn)
地方文獻(xiàn)分布廣泛，社會上的各個(gè)角落都會存在地方文獻(xiàn)，如何挖掘出來，必須有一定的方法，這是地方文獻(xiàn)征集工作的艱點(diǎn)之一。建立一定的信息網(wǎng)絡(luò)是收集地方文獻(xiàn)的一個(gè)行之有效的方法。這種社會信息網(wǎng)絡(luò)，是地方文獻(xiàn)采訪人員通過人際交往與公共傳媒，與社會上生產(chǎn)、流通和收藏地方文獻(xiàn)的單位、團(tuán)體乃至個(gè)人之間建立起的一種信息交換關(guān)系。有的是法定關(guān)系，如地方文獻(xiàn)呈繳關(guān)系；有的是協(xié)議關(guān)系，如文獻(xiàn)或信息的交換關(guān)系；也有的是默契關(guān)系，如建立在友好關(guān)系上的相互協(xié)作關(guān)系，這些關(guān)系在整個(gè)地區(qū)形成了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)的建立可以對隨時(shí)產(chǎn)生的地方文獻(xiàn)信息實(shí)行有效的控制。[10]
如圖所示：
現(xiàn)以征集地方志為例，建立一個(gè)出書單位的網(wǎng)絡(luò)。如地方志編纂委員會辦公室，以下簡稱“編志辦”
征集志書的方向可采用以縱向?yàn)橹�，各種聯(lián)系互相配合的做法。由于此法按照中國行政管理體制，是一種切實(shí)可行的辦法。其他的黨政機(jī)關(guān)、科研教學(xué)機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、地方群眾團(tuán)體以及地方一級的各種學(xué)會和協(xié)會也用同樣的方法。
除了注意縱向的征集方法外，也應(yīng)注意橫向的征集，即除了注意從上級單位征集了解其下屬單位的出書情況外，又注意從下級單位注意了解其同級單位出書的情況，或其他有關(guān)資料的出版情況。例如我們在征集《廣州市民樂茶場志》的時(shí)候，注意了橫向搜索其它農(nóng)場的編志情況，于是又發(fā)現(xiàn)了新的線索。
此外，還可以從其它圖書館，從出書機(jī)構(gòu)，從廣播、電視和各種報(bào)紙書刊等大眾傳媒上獲得各種書刊的出版消息，發(fā)函索取、電話聯(lián)絡(luò)或派員上門征集。
2．4 開發(fā)和利用地方文獻(xiàn)，提高高層次文獻(xiàn)咨詢工作的質(zhì)量，發(fā)揮地方文獻(xiàn)的巨大潛能
如何處理好藏與用的矛盾，開發(fā)與利用這些資料，是地方文獻(xiàn)工作中一個(gè)重要的課題。地方文獻(xiàn)內(nèi)容廣泛，類別繁多，數(shù)量龐大。它的服務(wù)對象主要是決策機(jī)關(guān)、科研和教學(xué)工作者，以及新聞、出版、藝術(shù)等方面的社會教育工作者。這些讀者要求地方文獻(xiàn)工作者根據(jù)決策、生產(chǎn)、科研和教學(xué)的需要，及時(shí)地提供出某一特定主題在一定時(shí)期內(nèi)的全面而豐富的文獻(xiàn)，而且應(yīng)該是經(jīng)過選擇的、可供特定用戶參考或直接應(yīng)用的文獻(xiàn)。對于服務(wù)方式，除傳統(tǒng)的一次文獻(xiàn)服務(wù)外，更多地要求提供專題書目索引、專題資料匯編，乃至針對某一主題的綜述、述評等高層次文獻(xiàn)情報(bào)服務(wù)。因此對它們的加工應(yīng)只是簡單的分編、登錄而應(yīng)轉(zhuǎn)向深入開發(fā)分析出其中所含的信息元，并廣泛運(yùn)用電腦、光盤、縮微、復(fù)印等現(xiàn)化技術(shù)，先進(jìn)手段將分散在不同文獻(xiàn)中的相關(guān)信息分析出來，對這些信息加以收集。儲存和整序、加工，完善地方文獻(xiàn)檢索體系，編制各種地方文獻(xiàn)書目素引，聯(lián)合目錄，各種專題數(shù)據(jù)庫，為社會提供所需要的信息產(chǎn)品。
采用適合于文獻(xiàn)揭示的形式與方法，用二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)提高文獻(xiàn)資源利用率，是圖書館充分認(rèn)識地方文獻(xiàn)作用的前提。深入發(fā)掘文獻(xiàn)信息的內(nèi)涵，進(jìn)行地方文獻(xiàn)整序，圍繞實(shí)際認(rèn)真選題立項(xiàng)，主動(dòng)開展各種課題研究，整理、研究、出版各種書刊資料。[11]這項(xiàng)工作搞得好，不但能滿足社會用戶需要，還能為圖書館增加收入，增強(qiáng)圖書館在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭能力。如建立地方名人文庫、編制地方文獻(xiàn)書目、發(fā)掘整理館藏地方文獻(xiàn)等等。在這方面湖南圖書館地方文獻(xiàn)室就搞得很有特色。湖南圖書館于八十年代中期先后開設(shè)了“徐特立同志贈(zèng)書藏閱室”、“毛主席著作藏閱室”，并在以上基礎(chǔ)上籌辦了，“湖南名人文庫”，專門收集各界湖南名人著述與藏書。在地方文獻(xiàn)書目編制方面，近十年湖南圖書館先后編印了揭示館藏的《館藏湖南地方志目錄》、《湖南家譜·族譜目錄》、《館藏湖南地方文獻(xiàn)資料目錄》等等多項(xiàng)地方文獻(xiàn)信息開發(fā)工作。
在抓好信息開發(fā)的同時(shí)，必須重視對信息的利用。信息利用，主要是通過信息咨詢、信息推銷、信息傳遞、信息接受、使信息產(chǎn)品在流通和使用中實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。由于地方文獻(xiàn)資源的開發(fā)利用在社會上的影響尚為有限，為促進(jìn)地方文獻(xiàn)信息得到更好的利用，要加強(qiáng)對地方文獻(xiàn)資源優(yōu)勢的宣傳，同時(shí)提高信息產(chǎn)品質(zhì)量，以擴(kuò)大地方文獻(xiàn)信息的知名度和影響面。要積極進(jìn)軍信息市場，深入進(jìn)行市場調(diào)查，了解市場需求動(dòng)向；減少信息流通環(huán)節(jié)，加快信息傳遞速度；大力發(fā)展信息用戶，幫助用戶增強(qiáng)利用文獻(xiàn)信息的意識和能力。以優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)，不斷提高地方文獻(xiàn)信息產(chǎn)品的市場占有率，建立穩(wěn)定的用戶隊(duì)伍和市場銷售渠道，形成相對明確的運(yùn)行模式和價(jià)格體系。[12]
2．5 廣泛宣傳地方文獻(xiàn)，使其獨(dú)立成長
圖書館地方文獻(xiàn)工作是具有非常鮮明的特色的，基于這種特殊性，有必要對地方文獻(xiàn)進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)利用，使其得到長足的發(fā)展。至今一部分未設(shè)專室的圖書館如條件允許，應(yīng)盡可能建立專門的地方文獻(xiàn)工作部（室），讓讀者充分利用到這方面的資料。
廣泛開展社會宣傳是做好地方文獻(xiàn)工作的基礎(chǔ)，要通過各種輿論宣傳讓各級領(lǐng)導(dǎo)和社會各界都能充分認(rèn)識到地方文獻(xiàn)在弘揚(yáng)優(yōu)秀文化傳統(tǒng)。促進(jìn)改革開放和兩個(gè)文明建設(shè)中的意義和作用。地方文獻(xiàn)部門應(yīng)主動(dòng)和電視、廣播、報(bào)刊等現(xiàn)代傳媒合作。主動(dòng)為其提供有關(guān)資料，讓深藏在書庫的寶貴資料通過聲、光、電等途徑，走向千家萬戶。近10年來廣州圖書館地方文獻(xiàn)組積極為各電影廠攝制組，電視臺節(jié)目組，劇團(tuán)、報(bào)刊、電臺等單位提供了大量文字和圖片資料，直接為社會主義精神文明和物質(zhì)文明建設(shè)服務(wù)，取得了良好的社會和經(jīng)濟(jì)效益。過去利用地方文獻(xiàn)的讀者主要是一些社會科學(xué)方面的專業(yè)研究人員，尤其是以歷史研究工作者為主。今天的地方文獻(xiàn)應(yīng)主動(dòng)擴(kuò)大讀者群、把目標(biāo)擴(kuò)大，面向廣大市民。應(yīng)該把地方文獻(xiàn)閱覽室辦成不需任何證明，讓讀者自由進(jìn)入的閱覽室，我館新設(shè)立的廣州地方文獻(xiàn)閱覽室，就向社會各界發(fā)出宣傳資料，例如，向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出征集函，題為“我館成立廣州地方文獻(xiàn)室，它將成為傳播政府信息的窗口”；向一般單位發(fā)出的征集函，題為“我館成立廣州地方文獻(xiàn)室，期待著你們的支持和利用”；向一般讀者發(fā)出宣傳品，題為“我館成立廣州地方文獻(xiàn)室，要知廣州事，到廣州圖書館”等。又如廣州圖書館地方文獻(xiàn)組在廣州今年舉辦“慶祝廣州建城2210周年慶典”活動(dòng)中，主動(dòng)向羊城交通廣播電臺提議臺辦“廣州地名知多少”等欄目，為電臺提供廣州地名知識資料，既開發(fā)利用了廣·州地方文獻(xiàn)，又打響了廣州圖書館地方文獻(xiàn)室的知名度。
實(shí)踐證明，不少圖書館正是由于廣泛開展了形式多樣的宣傳，得到了領(lǐng)導(dǎo)的重視和社會各界的協(xié)作和支持，才使地方文獻(xiàn)工作取得令人滿意的效果。
2. 6 提倡多路思維，防止認(rèn)識僵化
所謂多路思維，就是對原來思考問題的方法、得出的結(jié)論提出懷疑，然后變換思維路向，對同一問題進(jìn)行再研究。因此，地方文獻(xiàn)工作的理論研究必須結(jié)合實(shí)際，面向現(xiàn)實(shí)，不但要提出問題，分析問題，更要結(jié)合地方文獻(xiàn)工作的實(shí)踐和變化提出解決問題的方向和可行辦法。例如對地方文獻(xiàn)的范圍、地方文獻(xiàn)中非正式出版物的定義、種類、范圍、特點(diǎn)、征集、加工、利用；市場經(jīng)濟(jì)中地方文獻(xiàn)的開發(fā)和利用，地方文獻(xiàn)工作方式的變化等應(yīng)該有新的理論去總結(jié)和指導(dǎo)。
2. 7 培養(yǎng)新時(shí)代人材
現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為圖書館事業(yè)帶來了深刻的革命，對圖書館的業(yè)務(wù)人員提出了全新的要求。特別是地方文獻(xiàn)工作，由于這項(xiàng)工作的服務(wù)對象主要是決策機(jī)關(guān)、科研和教學(xué)工作者，以及新聞、出版、藝術(shù)等方面的社會教育工作者。針對讀者群的需要，就要求所有的地方文獻(xiàn)工作人員：包括采訪、分編、書目索引、參考咨詢各個(gè)的工作人員，除掌握圖書情報(bào)工作和地方文獻(xiàn)工作的專業(yè)知識外，還要了解服務(wù)對象所從事學(xué)科的基本理論和一般方法論，掌握學(xué)科動(dòng)態(tài)和發(fā)展水平，熟悉各種有關(guān)的專業(yè)知識，這樣就才能站在較高的角度去收集和處理文獻(xiàn)，更好地滿足用戶的需求。因此，配備的專業(yè)人員要有較高的政策水平，合理的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)修養(yǎng)，熱愛本職工作，事業(yè)心強(qiáng)，既能安于平凡瑣碎的工作，又要有一定的公關(guān)、社交活動(dòng)能力及強(qiáng)烈的情報(bào)意識，還要有一定的組織能力和協(xié)調(diào)能力。要培養(yǎng)新時(shí)代的專業(yè)人才。這些人才包括：①開發(fā)型人才。熟悉和掌握文獻(xiàn)信息知識和業(yè)務(wù)，對文獻(xiàn)信息具有開發(fā)能力。②公關(guān)型人才。善于公關(guān)，對用戶能夠提供分析、預(yù)測和指導(dǎo)。③管理型人才。具有管理經(jīng)驗(yàn)，知識面廣，對信息產(chǎn)業(yè)能夠充分駕馭，管理有方經(jīng)營有術(shù)。④技術(shù)性人才，懂得現(xiàn)代化技術(shù)，這些技術(shù)包括計(jì)算機(jī)的硬件、軟件技術(shù)，通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，縮微技術(shù)等。能夠?qū)ΜF(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行操作、維護(hù)和開發(fā)。[13]
有計(jì)劃有步驟地培養(yǎng)專業(yè)人才，是有效地開發(fā)和利用圖書館文獻(xiàn)信息資源的重要保證。
“實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的標(biāo)準(zhǔn)”，在今天社會激烈變革的現(xiàn)實(shí)中，公共圖書館地方文獻(xiàn)工作應(yīng)該積極變革，從封閉、被動(dòng)、走向開放、走向社會，解放思想，更新觀念，勇于探索，大膽創(chuàng)新。
注：
[1] 盧一民.做好地方文獻(xiàn)的征集工作.圖書館研究與工作,1996(3)
[2] 韓樸.圖書館地方文獻(xiàn)工作,1992.10
[3] 湖北省圖書館.關(guān)于收集、整理湖北地方文獻(xiàn)的意見.中南、西南省級圖書館業(yè)務(wù)研討會會議資料,1995
[4] “廣州セ都有段古”意思是說：廣州什么東西都有一段故事。
[5] 吳寧.談地方文獻(xiàn)工作.中南、西南省級圖書館業(yè)務(wù)研討會會議資料,1995
[6] 盧一民.做好地方文獻(xiàn)的征集工作.圖書館研究與工作,1996(3)
[7] 秦鐵輝.情報(bào)研究概論,1991.8
[8] 秦鐵輝.情報(bào)研究概論,1991.8
[9] 秦鐵輝.情報(bào)研究概論,1991.8
[10] 韓樸.圖書館地方文獻(xiàn)工作,1992.10
[11] 吳寧.談地方文獻(xiàn)工作.中南、西南省級圖書館業(yè)務(wù)研討會會議資料,1995
[12] 朱露霞.論文獻(xiàn)信息資源開發(fā)利用的途徑.圖書館研究與工作,1996(3)
[13] 沈志根.開發(fā)行業(yè)信息 適應(yīng)市場需求.圖書館研究與工作,1996(3)
參考文獻(xiàn)：
[1] 韓樸．首都圖書館北京地方文獻(xiàn)部的市場經(jīng)營組合.圖書館工作與研究， 1995 （6）
[2] 韓樸．圖書館地方文獻(xiàn)工作，1992.10
[3] 湖北省圖書館.關(guān)于收集、整理湖北地方文獻(xiàn)的意見.中南、西南省級圖書館業(yè)務(wù)研討會會議資料， 1995
[4] 劉雪萊.湖南圖書館地方文獻(xiàn)工作十年回顧.中南、西南省級圖書館業(yè)務(wù)研討會會議資料， 1995
[5] 盧一民.做好地方文獻(xiàn)的征集工作.圖書館研究與工作， 1996 （ 3 ）
[6] 駱 偉.地方文獻(xiàn)工作概論， 1993
[7] 秦鐵輝.情報(bào)研究概論， 1991．8
[8] 沈志根. 開發(fā)行業(yè)信息適應(yīng)市場需求.圖書館研究與工作， 1996 （ 3 ）
[9] 首都圖書館.首都圖書館館史.第七章.北京地方文獻(xiàn)工作， 1995
[10] 吳 寧. 談地方文獻(xiàn)工作.中南、西南省級圖書館業(yè)務(wù)研討會會議資料，1995
[11] 朱露霞.論文獻(xiàn)信息資源開發(fā)利用的途徑.圖書館研究與工作， 1996（3）
〔出處〕 地方文獻(xiàn)理論與實(shí)踐研討會論文（1998）
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