建立地方年鑒數(shù)據(jù)庫(kù)初探

（一）

地方年鑒是一種系統(tǒng)匯輯該地區(qū)一年度重要的文獻(xiàn)信息，逐年編纂且連續(xù)出版的資料性工具書。按其收錄信息的范圍，可分為綜合性年鑒和專業(yè)性年鑒。它除了具有工具書的收錄廣泛、編排系統(tǒng)、查閱方便等，還具有信息密集、資料權(quán)威、專業(yè)性強(qiáng)、反映及時(shí)、連續(xù)出版、功能齊全等優(yōu)點(diǎn)，被譽(yù)為“集萬(wàn)卷為一冊(cè)，縮一年為一瞬”。正是基于年鑒的這些鮮明的特色，對(duì)于了解本地區(qū)的歷史、地理、人文、社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)等方面的事件、最新動(dòng)態(tài)、最新進(jìn)展和準(zhǔn)確翔實(shí)的數(shù)字統(tǒng)計(jì)資料、當(dāng)代人物和書刊論文線索等具有不可替代的作用。它反映著當(dāng)?shù)貐^(qū)前進(jìn)的步伐，發(fā)展?fàn)顩r，具有戰(zhàn)略指南的作用。它可為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解和熟悉情況，研究制定規(guī)劃和進(jìn)行決策提供全面、權(quán)威、精確、新穎的信息和依據(jù)；為政治宣傳、文化交流、經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供豐富信息；是科研、教學(xué)有學(xué)術(shù)價(jià)值的參考工具，有很高的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值和應(yīng)用前景。

地方年鑒一般具有以下特點(diǎn)：

1．聘請(qǐng)專家撰寫，具有一定的權(quán)威性；

2．按專業(yè)分冊(cè)出版，集中反映當(dāng)?shù)刂е�產(chǎn)業(yè)發(fā)展的基本情況，對(duì)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展具有決策、參考、指南等信息咨詢作用；

3．由國(guó)家級(jí)出版社正式出版；

4．突出新意，資料性強(qiáng)，規(guī)范化，能達(dá)到科學(xué)性、思想性、資料性的統(tǒng)一，集史實(shí)性、信息性和知識(shí)性于一體，全面系統(tǒng)、翔實(shí)地介紹當(dāng)?shù)匾荒陙?lái)在經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和農(nóng)業(yè)各方面的發(fā)展概況；

5．提供各種事實(shí)、概況和統(tǒng)計(jì)數(shù)字等動(dòng)態(tài)性信息，以數(shù)據(jù)形式為主；

6．各分冊(cè)獨(dú)立出版，內(nèi)容不交叉重復(fù)。

（二）

系統(tǒng)地開(kāi)發(fā)利用地方年鑒，首先要建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)。機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是控制和處理文獻(xiàn)信息一個(gè)極其重要的現(xiàn)代化手段，是信息時(shí)代文獻(xiàn)書目信息存貯和利用的必然要求。它以檢索迅速，存取便利，既方便復(fù)制，又可以遠(yuǎn)距離傳輸而贏得社會(huì)各界用戶的青睞。機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是文獻(xiàn)工作自動(dòng)化的基礎(chǔ)，是文獻(xiàn)信息資源共享的先決條件，只有先建立相關(guān)文獻(xiàn)的數(shù)據(jù)庫(kù)，才有可能實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的計(jì)算機(jī)化，并通過(guò)計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)高效、細(xì)致地揭示相關(guān)文獻(xiàn)信息資源，為讀者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

針對(duì)地方年鑒的特點(diǎn)，可按分冊(cè)建立數(shù)據(jù)庫(kù)。每個(gè)專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)根據(jù)年鑒的數(shù)據(jù)特點(diǎn)可建立3種數(shù)據(jù)庫(kù)形式：事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和書目數(shù)據(jù)庫(kù)。建庫(kù)語(yǔ)言采用Turboc（2．0版）或Foxbase（2．1 10版）＋關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言，由于后一種語(yǔ)言具有編程方便，結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，界面友好等優(yōu)點(diǎn)，常作為編制管理系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)工具。系統(tǒng)運(yùn)行在PC、XT、AT等386以上型計(jì)算機(jī)上。

數(shù)據(jù)庫(kù)類型具體說(shuō)明如下：

1、事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄內(nèi)容為數(shù)據(jù)信息，此種數(shù)據(jù)庫(kù)為事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)。事實(shí)數(shù)據(jù)是年鑒的一大特點(diǎn)，而且占有絕大部分篇幅，也是年鑒的重要內(nèi)容。建立此種數(shù)據(jù)庫(kù)可提供事實(shí)數(shù)據(jù)，滿足對(duì)此方面檢索的需要，為制定本地經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展等方面的方針政策提供全面、權(quán)威、精確的信息和依據(jù)，為政治宣傳、文化交流、科研、教學(xué)等方面的發(fā)展服務(wù)。事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)與書目數(shù)據(jù)庫(kù)同屬于參考數(shù)據(jù)庫(kù)，它的作用即是提供參考性的數(shù)據(jù)信息，另外，對(duì)于數(shù)據(jù)可進(jìn)行運(yùn)算或排序等相應(yīng)的處理。

2．全文數(shù)據(jù)庫(kù)。全文數(shù)據(jù)庫(kù)，即包括題名、著者、摘要、關(guān)鍵詞、正文、參考文獻(xiàn)和著作日期等數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫(kù)，另外還有形形色色的諸如樂(lè)譜、圖像、語(yǔ)言（音樂(lè)）等數(shù)據(jù)庫(kù)。在年鑒中文字部分占極小的一部分，但字字均具有檢索意義，為此不能只做書目信息。在現(xiàn)代社會(huì)，人們對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量要求越來(lái)越高，作為參考指示性的書目信息已不能滿足讀者多層次的信息需求，而全文數(shù)據(jù)庫(kù)有其它類型數(shù)據(jù)庫(kù)不具備的優(yōu)點(diǎn)：時(shí)差為零，數(shù)據(jù)一經(jīng)入庫(kù)即能被讀者全文利用，這一點(diǎn)是全文數(shù)據(jù)庫(kù)最顯著的特點(diǎn)；避免了二次加工人為的差錯(cuò)；讀者可通過(guò)檢索直接得到全文；簡(jiǎn)化了文獻(xiàn)情報(bào)工作的建庫(kù)工作；數(shù)據(jù)的更新剔舊簡(jiǎn)便易行；利于電子圖書館的建設(shè)等。因此，全文數(shù)據(jù)庫(kù)提供給用戶的是原文的全部數(shù)據(jù)，而且它能根據(jù)用戶的需要編制二、三次文獻(xiàn)或索引書目等高質(zhì)量的信息，它的優(yōu)點(diǎn)完全適用于年鑒的特點(diǎn)，由于它在信息化的社會(huì)中具有強(qiáng)大的生命力，為年鑒的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)打下了基礎(chǔ)。

3、書目數(shù)據(jù)庫(kù)。它是把一本圖書、一篇文獻(xiàn)的內(nèi)容特征和外部特征記錄在計(jì)算機(jī)載體上，按著錄條例進(jìn)行規(guī)范，成為一組書目數(shù)據(jù)。它可提供諸如題名、著者、分類、主題等多方面的檢索途徑和編制各種目錄數(shù)據(jù)，它只能揭示文獻(xiàn)的有關(guān)信息，以及收藏的地點(diǎn)等，起到參考指示的作用。在年鑒的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，此類數(shù)據(jù)庫(kù)是最基本的信息存取方式，在實(shí)際工作中應(yīng)用很廣泛。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，此種數(shù)據(jù)庫(kù)在進(jìn)一步滿足人們的信息需求方面已顯示出它的不足之處，因此在年鑒建庫(kù)中要重質(zhì)量不重?cái)?shù)量。

（三）

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)前后有許多工作要做：

1、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量建設(shè)、在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中，數(shù)據(jù)錄入時(shí)要力求準(zhǔn)確，寧繁勿簡(jiǎn)，并定期進(jìn)行檢查。只有這樣，才能達(dá)到一次錄入多次輸出的功能，才能使數(shù)據(jù)庫(kù)資源得到充分有效的利用。

2、對(duì)人員的要求。一般圖書館上機(jī)人員都是在職培訓(xùn)之后上崗工作的，對(duì)于現(xiàn)有系統(tǒng)能維持現(xiàn)狀，如果讓其搞開(kāi)發(fā)可能有困難，為此應(yīng)加強(qiáng)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)。

3、重視用戶教育。一個(gè)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)成功后，在使用過(guò)程中可能需經(jīng)一段時(shí)間的用戶培訓(xùn)方能達(dá)到開(kāi)發(fā)者的目的，因此向用戶普及數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)是非常必要的，有條件的圖書館可編制用戶手冊(cè)。

4、利用數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品加強(qiáng)對(duì)其宣傳報(bào)道，增強(qiáng)其社會(huì)影響。

參考文獻(xiàn)：

1 孔燕 高校圖書館年鑒的收藏與利用 山東圖書館季刊，1996（1）

2 范青等 年鑒---信息時(shí)代的寶貴資源 圖書館論壇，1996（4）

3 周士虎 試論建立大規(guī)模的全文數(shù)據(jù)庫(kù) 現(xiàn)代圖書情報(bào)技術(shù)，1996（3）

〔出處〕 圖書館論叢 1998（1）

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