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建立地方文獻數(shù)據(jù)庫促進地區(qū)出版物資源共享
一、前言
地方文獻是地區(qū)性出版物的重要組成部分。這些出版物從各方面反映了當?shù)馗髯迦嗣襁M行四化建設(shè)的歷史進程，是國家的重要資源和財富。目前，地方文獻在我國省、市、自治區(qū)公共圖書館已受到普遍重視，許多館建立了地方文獻專藏，對文獻的收集、整理、報道和利用做了大量工作，為當?shù)氐乃幕ㄔO(shè)發(fā)揮了積極的作用。但是，我國的地方文獻工作基本上還是沿用傳統(tǒng)的理論和方法，在各方面已遠不能適應(yīng)當今信息社會的要求。在今天新技術(shù)革命浪潮蓬勃興起的形勢下，公共圖書館的地方文獻工作怎樣才能適應(yīng)時代的需要,這一重要課題，已歷史地擺在我們圖書館工作者的面前。我們認為，面對新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，地方文獻工作必須實現(xiàn)現(xiàn)代化，才能使傳統(tǒng)的地方文獻工作獲得新的發(fā)展，從而達到促進地區(qū)出版物資源共享的目的�；谶@種認識，我館在原有地方文獻工作基礎(chǔ)上，開始用電腦建立地方文獻數(shù)據(jù)庫。這項工作已被列入我省的重點科研項目，得到了當?shù)厝嗣裾腿「饔嘘P(guān)單位的大力支持，目前建庫工作進展順利。該數(shù)據(jù)庫建成并投入使用后，將納入我省科技信息管理系統(tǒng)，成為我省地方文獻的查目中心，在我省的四化建設(shè)中發(fā)揮積極作用。
二、收錄范圍與文獻源
建立地方文獻數(shù)據(jù)庫，首先要明確收錄范圍和解決資源問題。對地方文獻的收錄范圍，我館前館長杜定友先生曾提出過著名的“史料、地方出版物和地方人士著述”三部分的論述，這一見解已被我國圖書館界所接受和采納。我館的地方文獻專藏也基本上是按照這一模式建立的。我省地方文獻數(shù)據(jù)庫的收錄原則是：
1．具有廣東地方特點，并有一定學(xué)術(shù)、史料價值的文獻資料（包括有地方特點的科技文獻）。
2．反映本省人物（包括廣東籍知名人士以及在廣東有過影響的非廣東籍人士）生平、傳記、事跡文獻材料。
3．有廣東地方特點的本省出版物和外省出版物。
4．廣東人士著述（指有地方特點的文獻資料部分）。
對不予收的文獻，作了如下規(guī)定：
1．雖是地方出版物，但內(nèi)容并無地方特點的文獻資料。
2．作者雖是廣東人士，但文獻內(nèi)容并無地方特點的著述。
3．無地方特點的科技文獻。
4．印刷質(zhì)量差、內(nèi)容貧乏的非正式出版物。
5．同收錄原則相悖的其它文獻資料。
具體的收錄范圍有24項。
地方文獻數(shù)據(jù)庫收錄文獻的類型包括：專著、期刊、報紙、會議錄、匯編、學(xué)位論文、科技報告、專利文獻、手稿、地方志、族譜、檢索工具、參考工具、圖表、樂譜、古譜等。其中檢索工具包括反映本省圖書館館藏的各種書目、文摘、聯(lián)合目錄；圖表包括地圖、氣象圖、地質(zhì)圖；參考工具包括年鑒、手冊等。專利文獻只限于本省單位和個人申請的國內(nèi)外專利。報紙限于本省出版報紙的目錄。
廣泛征集地方文獻資料，保證地方文獻數(shù)據(jù)庫有充足的文獻源，是建立地方文獻數(shù)據(jù)庫極為重要的一環(huán)。我館地方文獻工作，早在解放前杜定友先生任館長時，即已引起重視。建國后，更加廣泛深入地開展了地方文獻的收集和整理工作。省人民政府曾先后發(fā)出三個關(guān)于地方文獻工作的文件，指定我館為全省地方文獻工作機構(gòu)和收藏中心，要求各級人民政府和各企事業(yè)單位，將所出版的文獻資料無償向我館繳送2冊，為征集地方文獻打下了良好的基礎(chǔ)。在全省各有關(guān)單位的大力協(xié)助下，經(jīng)過幾十年的努力，我館已逐步建立起擁有18萬冊文獻、在海內(nèi)外有一定影響的廣東文獻專藏，形成了廣東文獻的收藏中心，這是建立地方文獻數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)。
建立地方文獻數(shù)據(jù)庫，在確定收錄范圍的同時，還要認真選擇和挖掘文獻源。因為地方文獻包括了反映當?shù)貧v史和現(xiàn)狀的文獻資料，數(shù)量以萬計，內(nèi)容極為繁雜。圖書館應(yīng)該首先選擇利用率高，有一定學(xué)術(shù)和史料價值的文獻存貯進電腦，其中科技文獻應(yīng)占有相當?shù)谋壤�。這是時代對我們的要求。因此，我館在建庫前對文獻的選擇進行了較深入的研究，最后決定從現(xiàn)代期刊入手，對符合收錄范圍的期刊論文著錄標引，然后輸入電腦。目前文獻的前處理工作正順利進行，每月至少產(chǎn)生800個書目記錄。我們計劃今年完成10000個書目記錄的任務(wù)。對于其它類型的文獻資料，今后將有計劃按步驟地進行輸入，從而逐步建立起我省的地方文獻數(shù)據(jù)庫。
三、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)目標與模式
作為地方性情報檢索的地方文獻數(shù)據(jù)庫，其總目標是：收錄和存貯反映本省歷史和現(xiàn)狀的地方文獻資料目錄，編輯出版綜合性的地方文獻通報（書目）和各種專題的地方目錄，為當?shù)攸h政軍領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和各科研生產(chǎn)單位提供文獻檢索服務(wù)；作為地方文獻的查目中心，將通過聯(lián)機網(wǎng)絡(luò)同當?shù)氐闹饕獔D書情報部門聯(lián)網(wǎng)，逐步實現(xiàn)地方文獻的聯(lián)機編目和檢索，從而促進地區(qū)性的資源共享。
為了實現(xiàn)上述目標，我們根據(jù)本省的實際情況，為地方文獻數(shù)據(jù)庫設(shè)計了下述模式：
1．選擇具有良好漢字處理功能和遠程通訊能力的微型電腦作為數(shù)據(jù)錄入工作站和脫機檢索系統(tǒng)。這一系統(tǒng)配有完整的外部設(shè)備，可獨立進行地方文獻數(shù)據(jù)的錄入、檢索和編輯出版地方文獻通報。對已輸入電腦的大量數(shù)據(jù)，可轉(zhuǎn)貯到軟盤，為將來在中、大型電腦上建庫作好數(shù)據(jù)準備。我館已購置了4套IBM5550中文電腦，其中1至2套用于地方文獻數(shù)據(jù)庫的建庫工作。
2．設(shè)置電腦聯(lián)機通訊線路，同當?shù)赜嬎阒行牡闹小⒋笮蜋C聯(lián)網(wǎng)。利用主機的計算機資源建立地方文獻數(shù)據(jù)庫，一般可存貯幾百萬篇的文獻，從而為實現(xiàn)地方文獻書目數(shù)據(jù)的資源共享打下基礎(chǔ)，我館已同省計算中心達成協(xié)議，利用該中心引進的IBM4341主機建立地方文獻數(shù)據(jù)庫，并在今年2月成功地進行了利用市內(nèi)話線聯(lián)機通訊的試驗，計劃在明年內(nèi)實現(xiàn)我館IBM5550同主機的聯(lián)網(wǎng)。
3．在本館購置中、小型主機后，將進一步完善地方文獻數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在省、市領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和主要科研機構(gòu)設(shè)置檢索終端，并同當?shù)氐闹饕獔D書情報部門聯(lián)網(wǎng)，進行聯(lián)機編目和檢索，從而使地方文獻數(shù)據(jù)庫真正達到資源共享的目的。
4．把電腦同縮微技術(shù)結(jié)合起來，實現(xiàn)地方資料的全文檢索。我館準備在一、兩年內(nèi)購置一套16毫米的縮微拍攝設(shè)備，用于拍攝地方文獻資料。在數(shù)據(jù)庫中檢索命中的文獻，可根據(jù)其文獻號，在縮微閱讀機上獲得原文。
在我省有關(guān)部門的大力支持下，經(jīng)過全館同志的努力，廣東地方文獻數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)目標正在逐步實現(xiàn)。目前，在IBM5550微機上已實現(xiàn)了以下功能：
1．地方文獻書目數(shù)據(jù)的錄入與存貯。針對地方文獻具有多種類型的特點，本數(shù)據(jù)庫根據(jù)國家文獻著錄標準，設(shè)置了多種文獻類型的自動格式識別程序，不但提供了完善的人機對話錄入和修改方式，而且能夠?qū)︿浫氲臅繑?shù)據(jù)自動進行著錄格式的自動識別．從而使書目數(shù)據(jù)達到標準化的要求。
2．編輯和打印綜合性檢索刊物《廣東文獻通報》。該刊物以及時報道我館新入藏地方文獻為宗旨，每月出版一期。每期通報正文約70頁，按《中圖法》分類體系排列，并附有地區(qū)索引，方便縣、市圖書館、檔案館等有關(guān)單位從地區(qū)途徑查找文獻。從今年5月起，至今已出版文獻通報兩期，年底將出版通報的年度累積索引。
3．自動編目功能。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可根據(jù)輸入的地方文獻書目數(shù)據(jù)，自動生成數(shù)據(jù)倒排文檔，供文獻檢索之用。另外，還可根據(jù)指定的專題，編制各種類型的地方文獻專題書目，以及編制地方文獻的累積本。
4．文獻檢索功能。因受IBM5550系統(tǒng)外存的限制，目前數(shù)據(jù)庫的存貯容量為25000篇文獻。如將外存擴大到40MB，數(shù)據(jù)庫容量將可擴大到10萬篇。在此范圍內(nèi)，用戶可從篇名、著者、分類、主題、地名等五個途徑進行聯(lián)機檢索，并允許用多個主題詞或多個檢索途徑進行組配，以提高檢準率。輸出結(jié)果既可在屏幕顯示，也可用打印機輸出。
5．詞表管理功能。數(shù)據(jù)系統(tǒng)可對地方文獻標引詞表、地名表和機內(nèi)分類表進行插入、修改、刪除等項操作，并提供編輯打印詞表的功能。目前我館已編制出《地方文獻標引詞表》、《廣東省地名表》和《地方文獻數(shù)據(jù)庫分類表》。
6．標引管理功能。數(shù)據(jù)庫能記錄和檢索文獻標引的有關(guān)數(shù)據(jù)，從而避免標引工作中出現(xiàn)的漏標和重標等現(xiàn)象。
除了上述功能外，我們計劃在明年上半年前，為該數(shù)據(jù)庫MARC機讀目錄生產(chǎn)地方文獻征集以及遠程聯(lián)機通訊等程序，使數(shù)據(jù)庫的各種功能進一步完善。
四、地方文獻的著錄與標引
為了達到資源共享的目的，地方文獻的著錄與標引也必須實現(xiàn)標準化。我館在建立地方文獻數(shù)據(jù)庫的過程中，對地方文獻的著錄和標引十分重視，采取了下面的一些作法：
1．在進行數(shù)據(jù)庫總體設(shè)計的同時，請本館有豐富文獻工作經(jīng)驗的同志組成科研課題組，起草制定了《文獻標引員手冊》。該手冊對數(shù)據(jù)庫的收錄范圍、文獻著錄標引工作細則、文獻通報編制體例都作了規(guī)定，從而為文獻著錄標引工作的標準化奠定了基礎(chǔ)。
2．在建庫前，對文獻標引員進行業(yè)務(wù)考核，選擇工作責任心強，經(jīng)過圖書館專業(yè)培訓(xùn)，有3年以上圖書館工作經(jīng)驗，并有一定文獻工作實踐的同志擔任文獻標引員。在標引的過程中，還注意幫助他們總結(jié)標引工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，逐步提高他們的標引業(yè)務(wù)水平。
3．印制地方文獻書目數(shù)據(jù)錄入工作單，要求文獻標引員根據(jù)國家文獻著錄標準進行著錄，并按錄入單格式進行填寫。這樣可以減少不熟悉著錄格式而產(chǎn)生的錯誤。
4．標引員標引的數(shù)據(jù)錄入單，由數(shù)據(jù)庫文獻工作組最后審核，審核的內(nèi)容包括：著錄文獻的選題、著錄的格式、分類和主題標引。在實踐中我們感到，標引文獻的審核，對提高數(shù)據(jù)的文獻質(zhì)量有著十分重要的作用，因此，應(yīng)由有較高業(yè)務(wù)水平的同志負責把關(guān)，并注意文獻標引人員隊伍的相對穩(wěn)定。
5．數(shù)據(jù)庫書目均采用《中圖法》分類體系。對同一文獻的多個主題，盡量采取了組配方式生成分類號，以便充分發(fā)揮電腦多途徑檢索的優(yōu)勢。
6．以《漢語主題詞表》為基礎(chǔ)，根據(jù)地方文獻的特點編制標引詞表�！稘h語主題詞表》是一部綜合性的文獻標引工具，收詞多而廣泛。但用其標引地方文獻，仍有部分文獻未有準確的表達主題。因為該詞表不可能收錄眾多的帶有地方特點的詞匯。如“經(jīng)濟特區(qū)”、“花市”、“嶺南畫派”等詞就未收錄。為了建立有特點的、實用的文獻標引詞表，我們在文獻標引時首先由標引員根據(jù)主題標出標引詞，最后由文獻標引組根據(jù)《漢語主題詞表》進行規(guī)范，對查不到的詞則選用新的標引詞。經(jīng)過兩個多月的積累，數(shù)據(jù)庫已存貯了2000多個標引詞。隨著地方文獻的不斷增加，該詞表也必然會不斷擴大，我們計劃在標引詞積累到一定數(shù)量時，將編制一部正式的《廣東地方文獻標引詞表》。
五、結(jié)束語
隨著我國圖書館事業(yè)的發(fā)展，地方文獻工作的現(xiàn)代化已是歷史發(fā)展的必然趨勢。地方文獻數(shù)據(jù)庫的建立，不但是我國地方文獻工作的新發(fā)展，而且必將推動和促進地區(qū)出版物的資源共享，其意義是十分重大的。我們衷心希望和各省、市、自治區(qū)公共圖書館的同志們共同努力，使地方文獻工作的現(xiàn)代化走向新的水平。
〔出處〕 《圖書館學(xué)通訊》，1986年第3期
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