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地方省情信息管理系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)芻議
地方省情資料，作為一種特定區(qū)域的“鄉(xiāng)土信息”，以其豐富的內(nèi)涵，包容了文件、文獻(xiàn)、地方法規(guī)、各類史料、統(tǒng)計(jì)資料、動(dòng)態(tài)性資料和大量結(jié)合實(shí)踐的論文。它是全面反映特定區(qū)域政治、經(jīng)濟(jì)、科教文史的知識(shí)寶庫和信息源。隨著改革開放的深入發(fā)展，地方省情資料在信息資源總體系中不可缺少、不可替代的作用日益明顯。它對特定地域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的咨詢決策作用、物質(zhì)文明建設(shè)和精神文明建設(shè)的推動(dòng)作用日益增強(qiáng)。搞好地方省情資料信息管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)具有十分重要的意義。
一、關(guān)于系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基本要求
1．在指導(dǎo)思想上，必須把服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策咨詢、服務(wù)各類經(jīng)濟(jì)部門、服務(wù)教學(xué)科研單位作為系統(tǒng)建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)；把改變手工管理方式的原始落后狀況，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)作為系統(tǒng)建設(shè)的著眼點(diǎn)；把搞好當(dāng)前的開發(fā)工作作為系統(tǒng)建設(shè)的立足點(diǎn)。通過地方省情資料信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，認(rèn)真探索出一條地方文獻(xiàn)資料管理現(xiàn)代化、服務(wù)科學(xué)化、文獻(xiàn)加工信息化的現(xiàn)實(shí)途徑。
2．在總體設(shè)計(jì)上，一要充分吸收各種分類法的長處，按照分類主題一體化的思路，形成本系統(tǒng)的分類主題表；二是形成系統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)的各個(gè)子程序模塊，既相互獨(dú)立，又互相聯(lián)系，簡便易行，功能互補(bǔ)；三是便于使用，即便于數(shù)據(jù)的存貯、組合、轉(zhuǎn)換、檢索、統(tǒng)計(jì)、修改和打印，用戶都可以上機(jī)操作。
3．在應(yīng)用軟件的程序設(shè)計(jì)上，一是要從實(shí)際出發(fā)，要能夠適應(yīng)大部分單位經(jīng)費(fèi)不足的矛盾，硬件的最低配置只需一套386微機(jī)（內(nèi)存2MB，286微機(jī)內(nèi)存在2MB以上也可以運(yùn)行）以及一臺(tái)打印機(jī)；二是配套軟件DOS版本只須在3．3以上并有一套當(dāng)前流行的漢字系統(tǒng)就能開展工作；三是數(shù)據(jù)管理方面采用多功能設(shè)置方式，以確保用戶多樣化檢索需求的實(shí)現(xiàn)，有效地解決日益增多的龐大數(shù)據(jù)量同內(nèi)外存設(shè)備不足的矛盾。
4．應(yīng)用軟件系統(tǒng)要有濃郁的地方特色，能較好地開發(fā)地方文獻(xiàn)信息資源。所提供的省情資料索引從范圍上包括省地市縣，行業(yè)上包括黨政軍民工農(nóng)學(xué)商，系列上包括政治、經(jīng)濟(jì)、科教文史。所有操作功能界面友好，中文菜單簡潔明了，屏幕提示充分，便于選擇，實(shí)用性強(qiáng)。
5．?dāng)?shù)據(jù)檢索應(yīng)采用多功能互補(bǔ)的方式，手段比較完備，且具有較大的靈活性，使用戶只要選取局部關(guān)鍵字或詞輸入就能進(jìn)行模糊檢索從而收到滿意的檢索效果。檢索入口的選擇豐富多樣，操作方便簡單，容易掌握，只要具有計(jì)算機(jī)的初步知識(shí)，會(huì)使用簡易的漢字輸入方法就能夠勝任。
6．能通過目錄編輯形成5種省情及地市縣情報(bào)刊資料索引，作為常規(guī)性的檢索工具書，以滿足對省情資料和地市縣情資料最普遍、最系統(tǒng)的咨詢需求。
7．系統(tǒng)應(yīng)具有通用性，便于移植、改造、擴(kuò)充。根據(jù)各自的需要，只需對分類主題表和分類主題代碼進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和擴(kuò)充，就能形成一個(gè)新的管理系統(tǒng)，即既可以建成各自的省市縣情管理系統(tǒng)，也可以建立起一套社會(huì)科學(xué)信息管理系統(tǒng)或者是專題資料管理系統(tǒng)。
二、關(guān)于系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)框架和模塊功能
下圖是地方省情資料信息管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)框架：
地方省情資料信息管理系統(tǒng)分為7個(gè)功能模塊，具體的功能是：
1．?dāng)?shù)據(jù)增加模塊。其功能是錄入省情資料數(shù)據(jù)，即把經(jīng)過分析標(biāo)引的省情資料題錄工作單中各個(gè)字段的內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)。每輸完一條數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地賦與固定的隨機(jī)記錄號(hào)，顯示完整的數(shù)據(jù)內(nèi)容，并提供隨機(jī)修改的手段。輸入數(shù)據(jù)的基本格式包括：題名、責(zé)任者、出版者、刊期、日期、頁碼、分類主題代碼、自由詞、館藏號(hào)等。
2．?dāng)?shù)據(jù)維護(hù)模塊。其功能是對已經(jīng)建立或經(jīng)過使用的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)的修改、刪除、重組或制作備份。由數(shù)據(jù)修改、數(shù)據(jù)刪除、序號(hào)（分類主題代碼）更換、整批修改、數(shù)據(jù)備份5個(gè)子模塊組成。
3．目錄編輯模塊。其功能是以批處理的方式，按照固定的模式編制五種版本、三種類型、兩種格式的書本式地方省情資料索引二次文獻(xiàn)。五種版本分別是：地方省情資料目錄索引、地方省情專題資料目錄索引、地市縣情資料目錄索引、地市縣情專題資料目錄索引、地方省情資料要目索引。三種類型分別是：常規(guī)型，即能比較集中地反映總體情況的互不交叉的二次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)，“地方省情資料目錄索引”和“地市縣情資料目錄索引”屬于這種類型；專題型，即能比較全面地反映各個(gè)方面情況的相互交叉的二次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)，“地方省情專題資料目錄索引”和“地市縣情專題資料目錄索引”屬于這種類型；報(bào)道型，即“地方省情資料要目索引”，它是從信息發(fā)布的角度，提要式地報(bào)道分年度地方省情資料的主要內(nèi)容，集中反映了本省社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)各條戰(zhàn)線的基本情況和省情研究的新進(jìn)展。兩種格式是指打印出來的二次文獻(xiàn)分成面向用戶的通用型標(biāo)準(zhǔn)書本格式和內(nèi)部使用的管理型非標(biāo)準(zhǔn)書本格式。
4．?dāng)?shù)據(jù)檢索模塊。是應(yīng)用軟件系統(tǒng)面向用戶的主要功能模塊，是人機(jī)對話的窗口。它是由分類對應(yīng)、題錄、自由詞、省情數(shù)據(jù)、省情專題數(shù)據(jù)、地市縣情數(shù)據(jù)、地市縣情專題數(shù)據(jù)、館藏號(hào)、題錄字段復(fù)合檢索等9個(gè)子程序檢索模塊組成。
地方省情資料信息系統(tǒng)
1、數(shù)據(jù)增加
2、數(shù)據(jù)維護(hù)
數(shù)據(jù)修改
數(shù)據(jù)刪除
序號(hào)更換
整批修改
數(shù)據(jù)拷貝
3、目錄編輯
省情目錄編輯
省情專題目錄編輯
地市縣情目錄編輯
地市縣情專題目錄編輯
省情要目編輯
4、數(shù)據(jù)檢索
分類對應(yīng)檢索
題錄檢索
題錄字段復(fù)合檢索
自由詞檢索
省情數(shù)據(jù)檢索
省情專題數(shù)據(jù)檢索
地市縣情數(shù)據(jù)檢索
地市縣情專題數(shù)據(jù)檢索
館藏號(hào)檢索
5、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)
數(shù)據(jù)總量
專題數(shù)據(jù)
責(zé)任者
書、報(bào)、刊
要目統(tǒng)計(jì)
自由詞
館藏號(hào)
6、數(shù)據(jù)打印
7、數(shù)據(jù)庫連接
分類對應(yīng)檢索模塊為用戶提供了三個(gè)檢索入口：一是按分類主題表即通過分類主題代碼檢索數(shù)據(jù)，二是按中國圖書分類法對應(yīng)分類主題表檢索省情數(shù)據(jù)，三是按中國檔案分類法分類號(hào)對應(yīng)分類主題表檢索省情數(shù)據(jù)。
題錄檢索模塊采用的方式是把組成題錄內(nèi)容的各個(gè)字段分解成題名項(xiàng)、責(zé)任者項(xiàng)、書報(bào)刊名項(xiàng)、刊期項(xiàng)、日期項(xiàng)、頁碼項(xiàng)組合版面的方式，并提供了單項(xiàng)、雙項(xiàng)、多項(xiàng)選擇功能，比較靈活地適應(yīng)用戶多方面的數(shù)據(jù)需求。
題錄字段復(fù)合檢索模塊可以根據(jù)實(shí)際需要分別對題名項(xiàng)、責(zé)任者項(xiàng)、刊名項(xiàng)、刊期日期頁碼項(xiàng)進(jìn)行組合型模糊檢索，它的特點(diǎn)是能夠最大限度地、最精確地檢索出用戶所需的數(shù)據(jù)。
自由詞檢索模塊的功能是通過輸入自由詞（題外關(guān)鍵詞）來檢索相關(guān)內(nèi)容的省情數(shù)據(jù)。
省情數(shù)據(jù)檢索模塊、省情專題數(shù)據(jù)檢索模塊、地市縣情數(shù)據(jù)檢索模塊、地市縣情專題數(shù)據(jù)檢索模塊均應(yīng)采用滾動(dòng)菜單方式，用戶只需對號(hào)按鍵，就可以檢索到自己所需要的數(shù)據(jù)。
由館藏號(hào)檢索模塊入口檢索到的數(shù)據(jù)提供了所需數(shù)據(jù)文獻(xiàn)載體的準(zhǔn)確館藏位置，以及相應(yīng)館藏位置的所需文獻(xiàn)的數(shù)據(jù)總量。
5．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊。其功能是對數(shù)據(jù)庫常規(guī)類型的數(shù)據(jù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容包括數(shù)據(jù)總量、專題數(shù)據(jù)、責(zé)任者數(shù)據(jù)、書報(bào)刊名數(shù)據(jù)、要目數(shù)據(jù)、自由詞數(shù)據(jù)、館藏號(hào)數(shù)據(jù)7種。
6．?dāng)?shù)據(jù)打印模塊。是對數(shù)據(jù)檢索模塊、總目編輯模塊功能的補(bǔ)充和完善，具有屏幕顯示、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)總量和打印數(shù)據(jù)的功能，選擇打印數(shù)據(jù)的方式靈活多樣，便于用戶方便地使用各種數(shù)據(jù)。
7，數(shù)據(jù)庫連接模塊。其功能一方面可以調(diào)整數(shù)據(jù)庫容量，便于靈活地組織數(shù)據(jù)庫，另一方面可以適應(yīng)多樣化檢索的需求，為用戶提供更方便的數(shù)據(jù)服務(wù)。
三、地方省情資料分類主題表的標(biāo)引方法
地方省情資料，作為一種“鄉(xiāng)土信息”，它既區(qū)別于一般的圖書資料，也不簡單地類同于新聞剪報(bào)資料。因此，根據(jù)地方省情資料的特點(diǎn)編制的分類主題表，應(yīng)更貼近實(shí)際工作和現(xiàn)實(shí)生活，集中反映特定地域的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、教育、文化、歷史、地理等情況。為較好實(shí)現(xiàn)地方省情資料信息管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，必須做好省情資料數(shù)據(jù)信息的前期處理工作，搞好分類標(biāo)引。
1．地方省情資料分類主題表的標(biāo)引方式一般可分為以下三種類型：
（1）按實(shí)際主題分類對號(hào)標(biāo)引，相關(guān)主題分類號(hào)排在其后，順序一般可按主從關(guān)系排列，這類材料主要是指全省性，即面上的材料。
（2）按復(fù)分主題分類號(hào)對號(hào)標(biāo)引，實(shí)際主題分類號(hào)標(biāo)引必須放在其后，此類材料主要是指地域性材料和專題交叉的行業(yè)性材料。
（3）按第二種類型方式處理的材料中，對那些具有面上典型意義的材料應(yīng)采用第一種類型方式進(jìn)行處理，復(fù)分主題分類號(hào)可根據(jù)實(shí)際情況排在其后適當(dāng)?shù)奈恢谩?
2．地方省情資料分類主題表部分欄目分類標(biāo)引規(guī)范。
（1）政治類資料。本類資料中所收錄的政策、法規(guī)、文獻(xiàn)，應(yīng)是省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)的文件、文獻(xiàn)、政策、法規(guī)；其中地方法規(guī)這一主題欄目中也包括政府及有關(guān)政府的職能部門公諸于眾的行政法規(guī)；在領(lǐng)導(dǎo)人言論這一主題欄目中，領(lǐng)導(dǎo)人的范圍即省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的正副職。政治類材料的標(biāo)引除報(bào)刊言論、領(lǐng)導(dǎo)人言論外，一般均采用第二種類型方式處理。
（2）城市經(jīng)濟(jì)和地方經(jīng)濟(jì)類資料。這兩個(gè)類目中的所有欄目均以地名作為分類主題標(biāo)識(shí)，因此它具有城市復(fù)分號(hào)和地縣復(fù)分號(hào)的功能，但在標(biāo)引過程中要注意凡屬市帶縣的材料，應(yīng)標(biāo)入所在市的專題分類號(hào)。
（3）歷史、地理類資料。其所分屬的地方志、地理、地名、區(qū)域地理等欄目宜采用第二種類型方式進(jìn)行標(biāo)引，風(fēng)俗民情、行政區(qū)劃、地方風(fēng)物等欄目采用第一種類型方式進(jìn)行標(biāo)引，其它欄目按時(shí)期、主題、地域順序?qū)μ?hào)入座。
（4）社會(huì)科學(xué)類資料。本類資料所屬的學(xué)術(shù)活動(dòng)這一欄目凡屬省級(jí)以上材料均采用第二種類型方式標(biāo)引。
3．地方省情資料分類主題表標(biāo)引分類主題項(xiàng)的控制。具體資料在經(jīng)過認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行標(biāo)引，標(biāo)引項(xiàng)一般控制在5個(gè)以內(nèi)。
4．題外關(guān)鍵詞的標(biāo)引。在分析標(biāo)引過程中，如有發(fā)現(xiàn)分類主題表尚不能包容相關(guān)資料的部分主要內(nèi)容，對這些內(nèi)容應(yīng)選擇適當(dāng)?shù)闹黝}詞（即題外關(guān)鍵詞）以漢字詞語的方式進(jìn)行標(biāo)引，與此同時(shí)，應(yīng)建立相應(yīng)的主題詞檔案。
5．功能號(hào)的標(biāo)引。功能號(hào)分為館藏項(xiàng)、刊類項(xiàng)、層次項(xiàng)、密級(jí)項(xiàng)、功能項(xiàng)和準(zhǔn)備項(xiàng)6個(gè)，功能號(hào)的標(biāo)引一般采用批處理的方式進(jìn)行。
〔出處〕 《情報(bào)資料工作》，1996年第4期
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