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建立地方文獻數(shù)據(jù)庫之探索
近年來,我國各種各樣的數(shù)據(jù)庫層出不窮,對數(shù)據(jù)庫的開發(fā)、數(shù)據(jù)著錄的格式、數(shù)據(jù)庫的管理等數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面的問題均有不少論述,但對地方文獻專題文獻數(shù)據(jù)庫的建立卻稀有涉及。地方文獻是以一個地區(qū)為記述范圍且反映本地特色的文獻資源,是了解和研究某一特定地區(qū)的工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科學文化、歷史與現(xiàn)狀的主要情報來源。在集中精力進行經(jīng)濟建設(shè)的新形勢下,區(qū)域經(jīng)濟的研究更離不開地方文獻的支持。圖書館要想更好地服務于社會,服務于地方經(jīng)濟建設(shè),“建立地方文獻數(shù)據(jù)庫”已是當務之急。如何根據(jù)地方文獻的自身特點,將那些具有濃郁地方特色的資料建成適合用戶需要的特色數(shù)據(jù)庫,更方便研究者的使用,則是圖書館人不可忽視而需要共同探討研究的問題,筆者擬就此談幾點看法。
１地方文獻數(shù)據(jù)庫應建成全文、摘要、題錄三種形式并存的庫
地方文獻是關(guān)于一個地方的全部資料,不僅其內(nèi)容涉及一個地區(qū)的歷史、現(xiàn)狀、自然科學、人文科學、社會歷史遺留等各個方面;著述形式也有方志、專著、期刊、族譜、地圖科技報告、專利文獻、學位論文、會議記錄等新老成員;文獻載體更有印刷型的書籍、縮微品、錄音制品、錄像制品、機讀磁帶、磁盤、光盤等眾多品種……建立地方文獻數(shù)據(jù)庫就是要將這些不同來源、不同內(nèi)容、不同著述形式、存于不同介質(zhì)的原始數(shù)據(jù)存于同一庫中綜合使用。面對內(nèi)容如此廣泛、形式極其多樣的地方文獻,如何將其內(nèi)容適度地呈現(xiàn)給用戶,如何讓使用者更快、更多地了解地方文獻信息,這是建立地方文獻數(shù)據(jù)庫必須首先考慮的問題。
1.1 地方文獻數(shù)據(jù)庫中部分文獻應建成全文式的
目前各種專題數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)錄入大都以書目數(shù)據(jù)為主,只對文獻的特征、主題、分類等做一般著錄。實際上,從用戶角度來看,他們更需要的是全文數(shù)據(jù)顯示,以便直接獲取原始資料。
在進入信息時代的今天,地方文獻不再僅僅以書籍形式出現(xiàn),而更多的是發(fā)表于各種各樣的報刊上,散見于各種各樣的會議文件之中,甚至出現(xiàn)在各種各樣的商業(yè)宣傳品里,地方文獻和其它文獻一樣力求以更快速度、引人注目的方式向社會傳播。這部分文獻大都以簡短精要的論文形式出現(xiàn),建成全文數(shù)據(jù)非�？尚�。再者,論文型的文獻比較零散,不僅分布在不同的媒體介質(zhì)上,而存貯地方文獻的媒體介質(zhì)本身又不全是地方文獻的收藏范疇,若全部收集地方論文材料的原載體有一定難度,也不適宜,故這部分論文文獻有必要建成全文數(shù)據(jù),讓用戶直接獲取原文、及時了解最新信息。
1.2 地方文獻數(shù)據(jù)庫中部分文獻應建成摘要式的
隨著科學技術(shù)的發(fā)展,文獻的載體不斷發(fā)生變化。地方文獻在以傳統(tǒng)的印刷書籍占據(jù)主角時,更多的非書資料正逐年增加。這部分非書資料雖然內(nèi)容繁多,但其本身的檢索使用都較方便,故不必要建成全文數(shù)據(jù)。然而非書資料僅從外表又看不出其具體收藏內(nèi)容,故需要對原始文獻進行深層次的挖掘,加工成文摘或提要式錄入,以向用戶簡要介紹文獻的主要收藏內(nèi)容,建成摘要數(shù)據(jù)庫供用戶選擇使用。當然摘要式文獻部分還應向用戶提供原文獻出處及其收藏地,以便用戶及時找到原文,盡快獲取所需信息。
1.3地方文獻數(shù)據(jù)庫中部分文獻應建成題錄式的
地方文獻是有關(guān)某一個地方的一切資料,除我們常看到的白色文獻外,一些單位的半機密資料數(shù)據(jù)或機密文件等灰色文獻或黑色文獻亦是地方文獻的收藏對象。這部分資料不便于廣大用戶公開查閱,需要使用的用戶可以同有關(guān)單位聯(lián)系,根據(jù)具體的使用辦法及注意事項查閱,所以只提供題錄比較合適。為便于用戶查找獲取原始資料,題錄式數(shù)據(jù)須注明具體的收藏地或收藏單位。
再者,地方文獻中除圖書、雜志、報紙、手稿等常見資料外,還有圖片、畫片、表格、票據(jù)等資料,這部分文獻一般從其名稱即可知其內(nèi)容,沒有必要建成全文或摘要。建成全文型也困難,故也可建成題錄式數(shù)據(jù),并準確注明其收藏地。
地方文獻數(shù)據(jù)庫應建成全文、摘要、題錄三種形式并存的交叉信息混用庫,盡可能將數(shù)據(jù)庫建設(shè)得全面、深入、貼近用戶,而又易操作可行。用戶在使用時可以隨時檢索到自己所需要資料的內(nèi)容,最大限度地滿足讀者的需求。
2 地方文獻數(shù)據(jù)庫應建成學科分類、地名歸類、著述形式等多途徑檢索的庫
地方文獻庫具有涉及內(nèi)容廣泛、時間序列較長、且資料來源復雜、貯存方式多樣等特點。要將這些不同來源、不同途徑、存于不同介質(zhì)的原始數(shù)據(jù)歸于同一庫中供用戶綜合使用,須對其內(nèi)容進行多方面、多角度、多層次的劃分和揭示,給用戶提供多條檢索途徑,以便用戶能從不同角度查找自己供所需資料。
2.1建成具有學科分類檢索功能的地方文獻數(shù)據(jù)庫
地方文獻數(shù)據(jù)庫應屬于專題文獻數(shù)據(jù)庫,但因其文獻內(nèi)容廣泛而豐富,涉及政治、經(jīng)濟、法律、軍事、文化、文學、歷史、地理、人口等多學科范疇,故又具有綜合性數(shù)據(jù)庫的特點。打開一個學科綜合的數(shù)據(jù)庫,廣大讀者最常用的方法就是依學科分類來檢索文獻。
不同的用戶一般都有自身的研究領(lǐng)域,而且對該領(lǐng)域的文獻最敏感、知識分類也最熟悉。為使用戶能快速了解自身學科范疇的文獻資料,并能較全面地瀏覽某地區(qū)在該學科領(lǐng)域的科技發(fā)展新動態(tài),地方文獻數(shù)據(jù)庫必須依據(jù)學科專業(yè)來組織文獻資料,分門別類地顯示文獻信息,實現(xiàn)按學科分類檢索的功能。
學科分類檢索功能主要是指依據(jù)文獻內(nèi)容的學科屬性其特征,將成千上萬種文獻劃分開,按照科學分類標準,將容文獻編排類目,各分其類,數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能按類提示文獻息、提供文獻線索,便于用戶尋類索文、觸類旁通。用戶同可按學科分類的次第性,逐次尋找類目,查獲數(shù)據(jù)庫內(nèi)含有關(guān)文獻。
2.2 應建成具有地名歸類檢索功能的地方文獻數(shù)據(jù)庫
雖然學科分類檢索能滿足人們檢索文獻的一般邏輯思維方法,但是,隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展,各種新學科、新科技不斷涌現(xiàn),學科間相互聯(lián)系、相互滲透越來越強、而學科分類是屬于一種先組式的檢索體系,只能單維地提示文獻特征,對文獻的專指度跟不上交叉學科的發(fā)展,在反映新學科、新成果方面也總是滯后,給用戶檢索新的科技信息增加了不少困難,也降低了文獻的檢全率、檢準率。因此有必要實現(xiàn)按地名歸類檢索的功能。
地名歸類檢索功能主要指依據(jù)文獻所屬的地區(qū),將文獻劃分開來,按地域區(qū)分和隸屬關(guān)系。將庫容文獻各歸其地。這樣可避開文獻的學科分類,按地域提供文獻線索,便于用戶以地尋文、鳥瞰全貌。
地方文獻都是以某一地區(qū)為記述范圍且反映本地特色的,這些共同的地方特色,體現(xiàn)為文獻的區(qū)域性。對研究地方特色的用戶來說,他們更注重地方文獻這一“區(qū)域性”特征,地名歸類檢索功能也正是滿足了用戶按地名揭示和組織文獻的要求,用戶不僅能以地名作為檢索口,查檢某一具體地區(qū)的有關(guān)文獻資料,并能較全面地了解該地區(qū)的總體概況。
可以說,地名歸類檢索功能為“區(qū)域研究”的用戶提供了一張地圖似的資料檢索途徑,使他們對地方文獻一目了然,廣域的地方文獻從而成為更具體的地方文獻。
2.3 應建成具有著述形式檢索功能的地方文獻數(shù)據(jù)庫
地名歸類檢索已是在學科分類檢索的基礎(chǔ)上,進一步拓寬了用戶的查檢途徑,亦是在綜合性數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上,體現(xiàn)了專題性數(shù)據(jù)庫的檢索要求,但對地方文獻的不少用戶來講,學科的交叉滲透、地域的臨界相關(guān)往往正是他們研究的焦點,這時候前述兩種檢索子系統(tǒng)都不能滿足他們的要求,而著述形式則成為他們查找資料的第一入手點。地方文獻數(shù)據(jù)庫如能按著述形式組織文獻,即實現(xiàn)按著述形式檢索的功能,滿足更多地方文獻用戶群的需求。
著述形式檢索功能主要指依據(jù)文獻的著述形式,將文獻劃分開來,如:地方志、地方史、地方報刊、地方年鑒、地方名人、地方論文、地方檔案、地方圖錄等等,按著述形式的層次關(guān)系,依次設(shè)立子目,如:地方志層次下可分綜合志、專門志等,將庫容文獻各歸其位。
關(guān)于地方文獻據(jù)庫究竟應如何建成學科分類、地名歸類、著述形式等多途徑檢索的庫,數(shù)據(jù)庫的檢索系統(tǒng)又如何構(gòu)建,筆者另有專文“地方文獻數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)建立之設(shè)想”詳細論及,在此不再贅述。
地方文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項探索性工作,究竟建成一個什么樣的數(shù)據(jù)庫才是最適用的、用戶最滿意的,那是仁者見仁、智者見智,筆者這里的幾點設(shè)想,不求同行贊同或采用,只求拋磚引玉。
〔出處〕 大學圖書情報學刊2002(2)
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