淺談海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)
地方文獻(xiàn)是記載一定區(qū)域內(nèi)自然、社會和人群存在、發(fā)展變化及影響的特定文獻(xiàn)[1]。海南地方文獻(xiàn)作為海南省珍貴的文化和知識遺產(chǎn),在海南省整個文獻(xiàn)資源中占有特殊的地位。由于它具有鮮明的地方特色,因此,對海南省的政治、經(jīng)濟(jì)、文化教育的發(fā)展有著特殊的價值。它是海南人民長期以來精神生活和物質(zhì)生活中的寶貴財(cái)富。一個地區(qū)地方文獻(xiàn)的積累越多將對該地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展起著重要的促進(jìn)作用。海南建省以來,地方文獻(xiàn)的收集、加工、整理和利用的工作上了新的臺階,地方文獻(xiàn)工作受到了政府的重視。但地方文獻(xiàn)整理工作的手段大多數(shù)還停留在手工操作的階段,地方文獻(xiàn)數(shù)字化的建設(shè)步伐較慢。隨著海南經(jīng)濟(jì)文化的迅速發(fā)展,海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)愈顯迫切。
1 海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的意義
在信息社會里,實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源的數(shù)字化,并使之成為Internet網(wǎng)上的一部分是社會發(fā)展的必然。建立“地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫”,是加快地方文獻(xiàn)信息資源加工處理速度和動態(tài)反映速度,擴(kuò)大對外開放和開發(fā)利用程度的必不可少的手段,也是地方文獻(xiàn)資源服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ),是實(shí)現(xiàn)信息資源共享的重要前提和有效方法。只有提供獨(dú)特的信息資源,才能充分體現(xiàn)這個圖書館存在的價值,在信息化社會中發(fā)揮出獨(dú)具特色的重要作用,才不會被社會發(fā)展所淘汰[2]。另外,無論是與發(fā)達(dá)國家相比,還是與本地區(qū)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展對信息的需求相比,我國信息網(wǎng)上可用的數(shù)據(jù)庫十分缺乏,急待一個大的發(fā)展。因此,圖書館要根據(jù)自身的條件和優(yōu)勢,充分利用地方文獻(xiàn)資源,開發(fā)反映地方特色的專題數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等多種形式的數(shù)據(jù)庫,并使之成為網(wǎng)上信息資源的一部分,而不是被動地使用別人的信息資源,在建設(shè)中國特色的數(shù)據(jù)庫中有所作為。海南地方文獻(xiàn)一直伴隨著海南的歷史發(fā)展。在海南歷史的每一個發(fā)展過程都或多或少地給后人留下其發(fā)展過程的地方文獻(xiàn)。由于海南其地理位置和歷史上的行政劃分,使海南的地方文獻(xiàn)除了保留在本土外,許多文獻(xiàn)還散落在廣東、廣西、福建等省。因此,建立海南地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,使海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化,對搜集、開發(fā)海南地方文獻(xiàn),促進(jìn)海南地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化的交流和發(fā)展具有重要的意義:
(1)它為海南省各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和有關(guān)部門在制定地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的方針政策、規(guī)劃和措施時提供地情資料和歷史借鑒,避免決策上的主觀性和盲目性,促進(jìn)海南省的政治、經(jīng)濟(jì)和文化的健康發(fā)展。
(2)為發(fā)展海南省地方特色經(jīng)濟(jì)提供歷史資料。同時,根據(jù)史料了解海南各地區(qū)歷史上發(fā)生的災(zāi)情,以利防災(zāi)避災(zāi),挖掘地方資源,發(fā)揮地方經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢,發(fā)展地方經(jīng)濟(jì)。
(3)為開發(fā)海南旅游資源提供豐富的史料。海南省作為一個旅游大省,旅游業(yè)已經(jīng)成為海南省的龍頭產(chǎn)業(yè)。海南省擁有豐富的自然景觀和人文景觀。對海南地方文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)也是讓人們對海南的自然資源和人文資源有更多的了解,讓更多的人了解海南的風(fēng)土人情,促進(jìn)海南旅游事業(yè)的發(fā)展。
(4)為各地、各部門進(jìn)行愛國主義、共產(chǎn)主義和革命傳統(tǒng)教育提供參考資料,弘揚(yáng)地方文化,引發(fā)人們熱愛家鄉(xiāng)的思想感情和自豪感[3]。
(5)用先進(jìn)的設(shè)備為海南人民保存地方史料,也為修志、編寫年鑒、地方百科全書的工作人員方便地檢索歷史的和現(xiàn)實(shí)的資料。(
6)海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)是海南島作為智能島的組成部分,它體現(xiàn)海南島作為智能島的優(yōu)勢和特色。
2 海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀
海南省地方文獻(xiàn)工作可分為四個時期。第一時期:1950～1965年。解放海南后,當(dāng)時海南隸屬廣東省,為廣東省的一個地方行政區(qū)。廣東省政府對海南行政區(qū)的地方文獻(xiàn)工作給予了高度重視。這一時期,廣東省中山圖書館(省立圖書館)大量地征集海南行政區(qū)各市、縣的地方志及其它的有關(guān)海南歷史、地理的文獻(xiàn)資料。至今廣東省中山圖書館依然保存著一套完整的海南各市、縣地方志;第二時期:“文革”十年。海南地方文獻(xiàn)工作處于停滯狀態(tài);第三時期:1977～1987年。這一時期海南省地方文獻(xiàn)工作得到了迅速恢復(fù)。1982年文化部頒布的《關(guān)于省(自治區(qū)、市)圖書館工作條例》中對地方文獻(xiàn)的收集、整理和利用作了明確的規(guī)定。海南行政區(qū)各市、縣圖書館開始積極主動地征集、整理地方文獻(xiàn);第四時期:1988年至今。這是地方文獻(xiàn)工作的發(fā)展時期。海南建省后,地方文獻(xiàn)工作得到了省政府的大力支持,各市、縣圖書館都有�？钭鳛檎骷胤轿墨I(xiàn)的費(fèi)用。海南省高校圖書館也積極參與了海南省地方文獻(xiàn)的工作。由于海南省高校圖書館很早就開始采用ＩＬＡＳ系統(tǒng)并在此平臺上建立中外文書刊數(shù)據(jù)庫。因此,他們在參與海南地方文獻(xiàn)建設(shè)的過程中就充分地利用了ＩＬＡＳ系統(tǒng)對地方文獻(xiàn)書目進(jìn)行數(shù)據(jù)深度加工,通過數(shù)據(jù)庫建設(shè),對館藏地方文獻(xiàn)資源進(jìn)行全面的揭示,也為海南省地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。海南省至今尚未有省立公共圖書館,而各市、縣公共圖書館的資金、設(shè)備和人才都比較匱乏,盡管征集了大量的地方文獻(xiàn),但無力對征集到的地方文獻(xiàn)進(jìn)行深加工,使之成為二、三次文獻(xiàn),充分利用其價值。海南省各高校圖書館擁有一批高素質(zhì)的專業(yè)人才,具有對信息收集整理、分析加工的能力。在信息數(shù)字化的進(jìn)程中,海南省主要的高校圖書館具備了各種現(xiàn)代化設(shè)備,如服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、多媒體制作設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。建立了校園網(wǎng)、寬帶網(wǎng)。就海南大學(xué)圖書館而言,現(xiàn)有2臺服務(wù)器,40多臺終端機(jī),微機(jī)近百臺,讀者可任意進(jìn)入海南大學(xué)校園網(wǎng),通過中國教育科研網(wǎng)(ＣＥＲＮＥＴ)相連接,從而隨時檢索到國內(nèi)外的任何信息資料。高校圖書館征集的地方文獻(xiàn)較公共圖書館少,而且他們沒有公共圖書館在征集地方文獻(xiàn)方面的“天時、地利、人和”。目前,各高校圖書館正努力做一些專題數(shù)據(jù)庫。如:海南大學(xué)圖書館正承擔(dān)《海南旅游資源全文數(shù)據(jù)庫》的建設(shè),該數(shù)據(jù)庫將收集古今中外有關(guān)海南旅游方面的文獻(xiàn),并將其整理、加工、建庫;海南師范學(xué)院承擔(dān)著《海南古籍文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫》的建設(shè),該數(shù)據(jù)庫將方便人們查找海南的古文獻(xiàn);瓊州大學(xué)承擔(dān)《海南少數(shù)民族風(fēng)土人情數(shù)據(jù)庫》的建設(shè),該數(shù)據(jù)庫使人們進(jìn)一步了解海南少數(shù)民族的文化。但各高校圖書館各自為政,缺乏統(tǒng)一的安排和協(xié)調(diào),所建立的海南地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫內(nèi)容也顯單薄。如何把海南省各市、縣圖書館征集的地方文獻(xiàn)與高校圖書館擁有的技術(shù)力量結(jié)合起來,有計(jì)劃、有步驟地建立一個較完整的海南地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,值得探討。
3 對海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的建議
3.1 政府重視,統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)
海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程。因?yàn)榈胤轿墨I(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)要依靠眾多單位的合作,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)便成為十分重要的問題,它直接影響到資源庫的制作質(zhì)量和查詢服務(wù)效果。因此,這項(xiàng)工程必須引起省政府及各級市、縣政府領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。省政府應(yīng)該組織一個海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)協(xié)調(diào)小組,小組成員由政府官員、地方文獻(xiàn)學(xué)專家、信息學(xué)專家、計(jì)算機(jī)專家等組成,建設(shè)小組主要負(fù)責(zé)制定地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的總體方案,協(xié)調(diào)分派建庫單位的征集地方文獻(xiàn)工作,對地方文獻(xiàn)建庫單位的建庫質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。從文獻(xiàn)組配、數(shù)據(jù)處理、信息質(zhì)量、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入等各方面制定出一系列統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。避免重復(fù)勞動,使海南地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
3.2 首先建設(shè)好海南地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫
建設(shè)海南地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,首先要集中力量建立海南地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫,這是建設(shè)海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化的基礎(chǔ)性工作。目前,海南省還沒有編制一套本省的館藏地方文獻(xiàn)書目。即使一些市、縣及高校圖書館編制了某地區(qū)的館藏地方文獻(xiàn)書目,也沒有建立完整的、系統(tǒng)的全省地方文獻(xiàn)聯(lián)合目錄。因此,首先要建設(shè)海南地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫,同時根據(jù)我省經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的需要,分期分批地建設(shè)一些有較大政治影響和經(jīng)濟(jì)效益好的專題地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。
3.3 突出重點(diǎn),注意地方特色
海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化的建設(shè)要強(qiáng)調(diào)突出重點(diǎn),注重地方特色,使有限的經(jīng)費(fèi)只用于具有地方特色的文獻(xiàn)資料數(shù)字化建設(shè)上。目前海南各高校建設(shè)的幾個地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫都很有特色,體現(xiàn)了海南高校圖書館對地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的決心。筆者認(rèn)為,海南大學(xué)圖書館能夠結(jié)合海南地方重點(diǎn)發(fā)展的產(chǎn)業(yè)來挖掘海南地方文獻(xiàn)中的旅游資源,并將之建庫,是一個作為專題地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的成功例子。
3.4 邊建庫,邊開展地方文獻(xiàn)的咨詢服務(wù)
地方文獻(xiàn)的數(shù)字化建設(shè)是一個長期、艱苦的工作,它將永遠(yuǎn)不斷地建設(shè)下去,因此,它需要在建設(shè)的過程中不斷地開發(fā)其自身的資源,充分、有效地利用其資源。文獻(xiàn)資源也只有通過傳播和利用,在現(xiàn)實(shí)中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會效益,才能實(shí)現(xiàn)其真正的價值。這也是實(shí)現(xiàn)海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化的真正目的。
3.5 由共享到共建海南地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫
實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)信息資源網(wǎng)上共享,是數(shù)字化進(jìn)程的重要步驟和過程,只有將自己的數(shù)據(jù)庫在網(wǎng)上發(fā)布,才會達(dá)到資源共享。我們知道,海南地區(qū)各個職能單位每年都編纂一些地方文獻(xiàn)。如:海南各縣志、海南年鑒、海南統(tǒng)計(jì)年鑒等。如果這些編纂的地方文獻(xiàn)都數(shù)字化,在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)共享。那么,海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化工作就會全面地展開,在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、互相協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上真正實(shí)現(xiàn)共建、共享。
3.6 補(bǔ)漏、補(bǔ)缺海南地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫及時更新
除了以上幾所高校的建庫外,如海南各縣志的數(shù)據(jù)庫、海南族譜數(shù)據(jù)庫、海南海洋數(shù)據(jù)庫、海南地理數(shù)據(jù)庫、海南特產(chǎn)數(shù)據(jù)庫、海南人物傳記數(shù)據(jù)庫等尚未建設(shè),根據(jù)海南省的發(fā)展情況應(yīng)及時補(bǔ)上。對已經(jīng)建成的數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)的更新必須及時。
3.7 選擇優(yōu)質(zhì)的建庫軟件
數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項(xiàng)龐大的信息工程,存在一個不斷補(bǔ)充、不斷完善的漸進(jìn)過程。不管是建立文摘數(shù)據(jù)庫,還是全文數(shù)據(jù)庫,都必須高起點(diǎn),在應(yīng)用軟件的選擇上,最好選用那些技術(shù)成熟、標(biāo)準(zhǔn)化程度高的軟件。目前金勝橋、清華同方的ＴＰＡ,它們可以使海南地方文獻(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上真正實(shí)現(xiàn)共建、共享。缺點(diǎn)是使用軟件的價格太貴。因此,政府應(yīng)在資金方面給予大力支持。
3.8 數(shù)據(jù)庫的安全防護(hù)
任何數(shù)據(jù)庫的建設(shè)都要考慮到安全性。因此要采取各種保護(hù)和防備措施避免地方文獻(xiàn)信息開發(fā)工作中針對文獻(xiàn)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)運(yùn)行及其他內(nèi)外部技術(shù)或非技術(shù)性故障,注意防范在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中各系統(tǒng)間、網(wǎng)絡(luò)間的日常化問題。要經(jīng)常強(qiáng)化內(nèi)部的嚴(yán)格管理,制定有效的工作制度,加強(qiáng)責(zé)任心教育,配備可靠的技術(shù)力量,搞好日常維護(hù)工作。同時,要堅(jiān)持嚴(yán)密的技術(shù)安全監(jiān)控,不斷提高自身的防護(hù)能力[4]。加強(qiáng)安全制度建設(shè),學(xué)會用法制手段來保護(hù)自己。技術(shù)上要保持相對優(yōu)勢,從而能有效抵御不速之客的隨時入侵。
3.9 加強(qiáng)工作人員和用戶的培訓(xùn)
開展多形式、多層次的地方文獻(xiàn)業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動,普及地方文獻(xiàn)知識,學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù),提高圖書館對地方文獻(xiàn)工作的認(rèn)識,逐步培養(yǎng)一支具有一定思想素質(zhì)和理論水平,具有一定專業(yè)知識和工作能力的圖書館地方文獻(xiàn)的專業(yè)人才隊(duì)伍。定期舉辦地方文獻(xiàn)學(xué)術(shù)研討會和業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,更新知識結(jié)構(gòu),學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識,提高現(xiàn)代化技術(shù)水平,從而推動地方文獻(xiàn)的理論研究,使圖書館地方文獻(xiàn)工作向更高水平發(fā)展。同時,加強(qiáng)用戶對地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的使用培訓(xùn),使用戶懂得更多的檢索途徑和掌握先進(jìn)快捷的檢索手段,使海南地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫充分發(fā)揮作用。
4 結(jié)語
利用現(xiàn)代信息技術(shù)開發(fā)利用海南地方文獻(xiàn)資源,加強(qiáng)海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè),建立海南地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,是海南地方文獻(xiàn)工作發(fā)展的必然趨勢。我們已經(jīng)迎來了信息時代,海南地方文獻(xiàn)工作要按照時代的要求和自身生存發(fā)展的需要,根據(jù)海南省的省情,利用信息技術(shù),走出一條有海南特色的,能促進(jìn)海南地方文獻(xiàn)資源開發(fā)利用的發(fā)展道路。
〔出處〕 華南熱帶農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)2003（3）
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