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談地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的整頓工作
1 地方文獻(xiàn)建立書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的必要性
地方文獻(xiàn)是關(guān)于一個(gè)地方的全部資料，不僅內(nèi)容涉及一個(gè)地區(qū)的歷史、現(xiàn)狀、自然科學(xué)、人文科學(xué)和社會(huì)歷史遺存等各個(gè)方面，著述形式有方志、專著、期刊、族譜、地圖、科技報(bào)告、專利文獻(xiàn)、學(xué)位論文、會(huì)議記錄等新老樣式，文獻(xiàn)載體更有印刷型的書(shū)籍、縮微品等眾多品種。地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的研制就是要將不同來(lái)源、不同內(nèi)容、不同著述方式、不同存儲(chǔ)介質(zhì)的地方文獻(xiàn)的原始數(shù)據(jù)存入同一庫(kù)中綜合使用。建立地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)數(shù)字化的基礎(chǔ)工作，更是地方文獻(xiàn)開(kāi)發(fā)及其業(yè)務(wù)工作自動(dòng)化的前提。
沈陽(yáng)市圖書(shū)館地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作始于 1995年，現(xiàn)有書(shū)目數(shù)據(jù)記錄達(dá) 3 萬(wàn)余條，目前，此數(shù)據(jù)庫(kù)仍在建設(shè)中，它能為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和參考，還能直接服務(wù)于沈陽(yáng)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，為沈陽(yáng)地區(qū)的生產(chǎn)、科研提供切實(shí)可靠的信息；促進(jìn)沈陽(yáng)地區(qū)與其它省市的文化交流，提高學(xué)術(shù)研究水平；為編纂沈陽(yáng)地方史志提供翔實(shí)的原始資料；為開(kāi)展各項(xiàng)愛(ài)國(guó)主義教育提供寶貴的鄉(xiāng)土材料；為外地人了解、認(rèn)識(shí)沈陽(yáng)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、習(xí)俗提供全方位的資料�？傊�，地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)為省內(nèi)外讀者的各項(xiàng)檢索服務(wù)發(fā)揮了很大的作用。
2 建庫(kù)中存在的問(wèn)題及整頓的措施
沈陽(yáng)市圖書(shū)館組建地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)以來(lái)，積累的問(wèn)題逐年增多。這些問(wèn)題不僅影響讀者對(duì)地方文獻(xiàn)資料檢索的速度、準(zhǔn)確度和全面性，更阻礙了該館地方文獻(xiàn)工作邁向數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程，因此，對(duì)地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的整頓工作顯得尤為緊迫和必要。該館的地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的整頓工作在圖書(shū)館自動(dòng)化集成系統(tǒng)(ILAS)V 5.00 版中編目子系統(tǒng)（2）—系統(tǒng)維護(hù)（7）—總書(shū)目庫(kù)維護(hù)（1）狀態(tài)下作業(yè)。 .
2.1對(duì)工作疏忽引發(fā)問(wèn)題的處理
由于分編人員的誤操作，將一種圖書(shū)誤認(rèn)為另一種圖書(shū)，該記錄除 ISBN 個(gè)別字段與原書(shū)相符外，題名責(zé)任者等主要字段風(fēng)馬牛不相及。造成這種情況的原因可能由于 ISBN號(hào)標(biāo)準(zhǔn)自身的不完善，存在著叢書(shū)與多卷書(shū)只有一個(gè)號(hào)，或者盜版書(shū)盜用正版書(shū)號(hào)等。處理辦法：保留正確字段，并對(duì)該條記錄進(jìn)行修改。
一書(shū)有兩條以上的記錄。完全相同的圖書(shū)由于分次購(gòu)入，不同復(fù)本之間往往會(huì)出現(xiàn)多條書(shū)目數(shù)據(jù)共存的現(xiàn)象。造成此種情況的原因是編目錄入人員在建庫(kù)操作中未按要求進(jìn)行查重。同一種圖書(shū)多條記錄，不僅造成書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的混亂，嚴(yán)重情況下還會(huì)降低檢索速度，影響圖書(shū)館集成管理系統(tǒng)的運(yùn)行。處理辦法是進(jìn)行數(shù)據(jù)合并，具體操作程序如下：先在編目子系統(tǒng)（2）—系統(tǒng)維護(hù)（7）—總書(shū)目庫(kù)維護(hù)（1.）狀態(tài)下將分散在幾條記錄上的條碼加在一條記錄上，然后記下要留下的記錄號(hào)和欲刪除的條碼號(hào)，入流通子系統(tǒng)（3）—系統(tǒng)維護(hù)（7）—條碼庫(kù)維護(hù)（2）—條碼記錄庫(kù)維護(hù)（1）中，將要?jiǎng)h除的條碼號(hào)掛到要留下的書(shū)目記錄號(hào)上，然后存盤退出。再入編目子系統(tǒng)（2）—系統(tǒng)維護(hù)（7）—總書(shū)目庫(kù)維護(hù)（1） . 狀態(tài)下，將其它幾條無(wú)用記錄刪除。事實(shí)上，合并記錄在流通子系統(tǒng) （3）—接收數(shù)據(jù) （6）—書(shū)目記錄生成條碼庫(kù) （3）中也能運(yùn)行。但是較為繁瑣，且容易出錯(cuò)。我們?cè)谶\(yùn)行一段時(shí)間后改為入（3） —（7） —（2） —（1）中執(zhí)行。
著錄內(nèi)容不準(zhǔn)確。這與編目人員的業(yè)務(wù)水平有關(guān)。問(wèn)題主要集中在題名責(zé)任者項(xiàng)的正題名、并列題名及副題名說(shuō)明文字著錄、合訂題名的準(zhǔn)確性上，也是我們進(jìn)行書(shū)目數(shù)據(jù)整頓的重點(diǎn)所在。
文獻(xiàn)著錄方式不一致，尤其是對(duì)于叢書(shū)、多卷書(shū)的著錄沒(méi)有視具體情況處理。
分類標(biāo)引問(wèn)題，主要是對(duì)“同書(shū)異號(hào)”、“異書(shū)同號(hào)”等差錯(cuò)進(jìn)行修正。強(qiáng)調(diào)多卷書(shū)的分類號(hào)、索書(shū)號(hào)的一致性，尤其是對(duì)于二、三版改號(hào)部分的圖書(shū)，在整頓過(guò)程中，注意將兩個(gè)號(hào)均反映在690字段。此外，還存在外來(lái)數(shù)據(jù)源的分類號(hào)與本館分類號(hào)不一致的情況，也需要根據(jù)具體情況進(jìn)行修改，保留正確的分類號(hào)。
規(guī)范化問(wèn)題。在形式上相同的字符，在計(jì)算機(jī)中的內(nèi)碼可能是完全不一樣的。因此，文字、拼音、英文字母的大小寫、全角、半角的誤錄入，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的誤錄入等都是在整頓過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題，如原先對(duì)統(tǒng)一書(shū)號(hào)均采用中圓點(diǎn)，現(xiàn)在一律改為下圓點(diǎn)，以利于檢索，保證規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。
2.2 根據(jù)新規(guī)范所作完善
隨著國(guó)家圖書(shū)館對(duì)文獻(xiàn)分類標(biāo)準(zhǔn)和文獻(xiàn)著錄格式的不斷完善，地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄也必須相應(yīng)地調(diào)整。
著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次問(wèn)題�；厮輹�(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)中的地方文獻(xiàn)，其書(shū)目數(shù)據(jù)著錄比較齊全，而需要原始編目的地方文獻(xiàn)，尤其是1985年以前的書(shū)籍，著錄得較為簡(jiǎn)略，通常僅有 010、200、701、905幾個(gè)字段。
類改號(hào)的問(wèn)題：由于《中國(guó)圖書(shū)館分類法》第三版、第四版的問(wèn)世，地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)中的很多記錄的分類號(hào)需要改動(dòng)。
2．3 機(jī)讀格式與ILAS系統(tǒng)的矛盾問(wèn)題
例如合訂題，按《中文普通圖書(shū)編目手冊(cè)》的著錄方法應(yīng)該是在 200 字段重復(fù)使用 但是在 ILAS系統(tǒng)中對(duì)此不識(shí)別，具體處理辦法是在200字段錄入第一個(gè)合訂題名，其余在300、517字段中分別著錄。
2．4補(bǔ)加新字段
在地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)中，每條記錄均加上693字段以區(qū)別館藏中的其它藏書(shū)，如果在 693字段后使用 @a 標(biāo)上DW表明此條記錄的文獻(xiàn)資料為地方文獻(xiàn)；如果在 693 字段后使用 @a標(biāo)上DC表明此條記錄的文獻(xiàn)資料為地方出版物；如果在 693字段后使用 @a 標(biāo)上DZ，表明此條記錄的文獻(xiàn)資料為地方作者的著述。利用這三種檢索點(diǎn)，可以檢索到屬于館藏范圍的沈陽(yáng)地方文獻(xiàn)、沈陽(yáng)地方出版物以及沈陽(yáng)地區(qū)作者的所有作品。
3 數(shù)據(jù)庫(kù)整頓人員須掌握的知識(shí)和技能。
要學(xué)習(xí)和掌握《中文圖書(shū)編目規(guī)則》的有關(guān)內(nèi)容�！吨形膱D書(shū)編目規(guī)則》在修訂、完善各類文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，將各類文獻(xiàn)著錄規(guī)則融為一體，并通過(guò)標(biāo)目規(guī)范控制，形成既具有我國(guó)漢語(yǔ)言文字特點(diǎn)和目錄學(xué)傳統(tǒng)、又與世界書(shū)目控制原則相吻合的一套文獻(xiàn)編目規(guī)則，對(duì)許多具體問(wèn)題做出了規(guī)定。了解和掌握它，會(huì)使我們對(duì)地方文獻(xiàn)的編目做到有據(jù)可依。
要準(zhǔn)確理解 《中文圖書(shū)機(jī)讀目錄格式使用手冊(cè)》（ 2000 年8月）的有關(guān)內(nèi)容，尤其對(duì)其中修訂的內(nèi)容要耳熟能詳，以確保編目工作的準(zhǔn)確無(wú)誤，實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)的款目數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
要掌握快捷無(wú)誤地操作計(jì)算機(jī)的技能，憑借這種高超本領(lǐng)，建立一套高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)。
〔出處〕 江西圖書(shū)館學(xué)刊2003(2)
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