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建立地方文獻書目數據庫過程中解決的幾個疑難問題
［摘 要］ 在近半年的反復試驗和推敲中，我們解決了在建立地方文獻書目數據庫與館藏數據庫中相互混淆的幾個疑難問題，富有創(chuàng)意地進行了大膽改革，從而為更快地建設地方文獻數據庫掃清了障礙。
［中圖分類號］ G250.74
［文獻標識碼］ B
地方文獻完整系統(tǒng)地記錄了特定地域內自然和人文方面的各種信息，從而為人們提供了研究特定地域內歷史、現代及未來的有關資料，因此它在一所中等城市公共圖書館中具有重要地位，是一種具有獨立性的特藏書和專門藏書，在發(fā)揮作用的同時要認真保存，作為圖書館的寶貴文化遺產。為此我們決定對地方文獻單獨建設藏書體系、單獨管理、單獨進行文獻開發(fā)、單獨設立閱覽室為讀者服務。在這項工作中遇到了不少問題，現僅就建設書目數據庫中遇到的問題，本著理論與實踐相結合的原則，將處理情況整理成文。
１在ＩＬＡＳ系統(tǒng)下建立地方文獻分系統(tǒng)
我館書目數據庫建立在深圳圖書館開發(fā)的ＩＬＡＳ５．０系統(tǒng)下，該系統(tǒng)具有較強的科學性、實用性、操作性，但是它并沒有設立分系統(tǒng)的功能。因而在ＩＬＡＳ５．０下建立地方文獻書目數據庫所有的分類、著錄數據都會混同于館藏書目數據庫，二者區(qū)別不開，無法單獨借閱、檢索。如何在ＩＬＡＳ系統(tǒng)下建立有地方文獻特色的書目數據庫，成為我們研究的一個重要課題。這個問題在我館少兒分館建立獨立藏書體系時就沒有解決。此次本館人員提出幾個方案，經過對比實驗，采取簡而易行的辦法，即在每一個目錄前加注一個地方文獻代碼"ｊｄｗ"，便可使地方文獻目錄單獨排列在一起。但不能用"ＪＤＷ"，因為在計算機中大寫字母與類號混淆，無法區(qū)別。在主題標引中遇到同樣的問題，每當檢索地方文獻標引的主題詞時，館藏書目數據庫中同一主題詞全部顯示出來。為了解決這個問題，在每個主題詞前加注"ｄ"的區(qū)別符號，如"＠ａｄ抗日斗爭"、"＠ｂｄ史料"，使這一問題得到了解決。
２對多種類型文獻建立統(tǒng)一的分類體系
我館館藏地方文獻有１千多冊圖書、１００多種期刊、歷時幾十年的十多種報紙和地圖、照片、光盤、單篇資料、手稿、文件等。雖然總量不大，但種類繁多。如果按著常規(guī)的分類方法把各種類型文獻都單獨分類、排架，各自建成獨立的藏書體系，就會非常分散和零亂，不能科學地管理和利用。所以把多種類型文獻建成一個藏書體系，統(tǒng)一分類、排架，統(tǒng)一管理，勢在必行。從理論上講，要解決的一個關鍵問題就是把各種類型文獻按照書名標目，都按圖書分類、著錄。期刊每種按一種書處理，以刊名標目，與年代號、卷期號組成種次號；報紙每種按一種書處理，以報名標目，每個月合訂本按一冊書處理，以報紙種類與年、月組成種次號；各種單篇文獻裝入文件盒，每盒按一種書處理，給出書名進行標目、著錄和主題標引，仿照圖書著錄，項目略有減少。這個問題的解決為統(tǒng)一分類、著錄創(chuàng)造了條件。
３制訂地方文獻分類細則
地方文獻分類與館內其他藏書相同，使用《中圖法》，但在類目的設置上根據地方文獻的特點做了一些特殊的規(guī)定，并制定了分類細則和類目表。一是地方文獻的數量較少，涉及學科范圍較窄，馬列、哲學、自然科學各類圖書更少。因此規(guī)定除經濟、文學、歷史、綜合４類之外，其他各類只設一級類目。二是重點突出歷史類。地方文獻中歷史類是最常用的一個類目，在Ｋ大類中歷史、考古、風俗習慣、地理、人物傳記等圖書是最常用的內容，其他類文獻涉及歷史類的內容，也常從歷史的角度使用。因此將《中圖法》中規(guī)定各入其類的歷史類圖書（如農業(yè)史、文化史）均集中于歷史Ｋ大類。各種報告文學形式的回憶錄、真實人物事跡入Ｋ８２人物傳記。有些文獻是以分析分類號作為主要分類號入類，如一部黑龍江人口資料圖書，因其中有篇文章是研究赫哲族人口問題，我們將其列為佳木斯地方文獻，入類時就依據其分析分類號Ｋ２８入少數民族史料。有些文獻是以附加分類號作為主要分類號入類，如《合江建黨建政》按學科體系應分入Ｄ大類政治，但其內容是反映解放戰(zhàn)爭時期黨的建設史料，依地方文獻特點確定其主要分類號，分入Ｋ２６新民主主義革命時期史料。三是為了便于一些類型的地方文獻歸類，在原分類法類目之外新增了一些類目。如地方史志在４版分類法只設到省一級，依中國地區(qū)表分，黑龍江應為Ｋ２９３．５。因為地方文獻中史志較多，我們增設了：Ｋ２９３．５１佳木斯市志，Ｋ２９３．５２佳木斯各縣、區(qū)志，Ｋ２９３．５３佳木斯各行業(yè)（部門）志，Ｋ２９３．５４佳木斯及各縣單位志等類目。另外，利用分類法的空號Ｚ７作報紙分類號，Ｚ９為單篇文獻分類號，Ｚ９１為地圖分類號，Ｚ９２為照片分類號，Ｚ９３為錄像帶、光盤分類號。
依據以上原則擬定了一部類目表，總計６７個類目，簡明易用，重點突出，尤其是能夠把各種類型文獻全部統(tǒng)一管理起來，排架之后整齊劃一，具有管理方便、使用方便、清點方便的特點。
４在著錄時加大"３３０"提要項的說明力度
在著錄工作中發(fā)現，通過對篇名和其他項目的標引難以真正揭示地方文獻的內容。如《烏蘇春秋》是一本反映撫遠縣土地改革的長篇紀實文學，收入地方文獻是作為土地改革的史料，如果不在提要項加以說明，很難使人了解其內容。注明提要項的要點：①要寫出為什么應是地方文獻；②要寫出是什么樣的地方文獻；③要寫出書中事件的時間、地點、主要事件和書中的重要人物；④要將書中珍貴的資料、照片、地圖等標注出來。加大提要項的著錄，提高了揭示文獻的深度，提高了書目水平，提高了讀者利用書目檢索時的檢中率。
５做好揭示地方文獻內容的主題標引
主題詞檢索是一種最能直接反映地方文獻內容特征的檢索途徑，做好標引工作是建立檢索工具和檢索系統(tǒng)的基礎和前提。在ＩＬＡＳ系統(tǒng)下，主題標引也是一個完整的體系，如６０７標引地名、６００標引人物，我們均按要求標引。但在主題標引中我們把６０６的學科標引改為地方文獻內容主題標引，這是因為學科主題詞檢索對象主要是學科內容，地方文獻主題詞檢索則直接對文獻內容中有關的事物、事件進行檢索。為了規(guī)范主題標引工作，我們建立了一部主題詞表，這部詞表是在工作中逐步形成的后組式主題詞表。凡是使用過的主題詞，都要做出記載。如此，一是避免同類主題概念使用主題詞不統(tǒng)一。規(guī)范工作人員的標引行為，限制濫用主題詞，減少主題詞數量。二是可與規(guī)范主題詞表對照，使選用的主題詞盡可能規(guī)范化。三是可供讀者檢索時使用。這個主題詞表是由專指詞（按其揭示反映的地方文獻內容）、組配詞和通用詞３部分組成。其中組配詞和通用詞都是規(guī)范主題詞，專指詞則有許多是自然語詞。如"抗日斗爭"這個主題詞，既代表日本占領時期地下黨和平共處５項原則斗爭，也反映黨領導的抗聯武裝斗爭，還反映日偽統(tǒng)治時期農民暴動。
６建設目錄系統(tǒng)
我們在建設地方文獻書目數據庫的同時，建立了卡片式分類目錄和書名目錄，形成１部機讀、２部手工使用的目錄體系。我們認為在書目數據庫投入使用后，卡片式目錄仍然有其重要作用，不可忽視。因為有些讀者能力所限，習慣于使用卡片目錄；工作人員在查重、注銷時仍有必要使用；翻閱卡片式目錄對了解地方文獻全貌也較容易。
用數據庫系統(tǒng)開發(fā)地方文獻是實現地方文獻信息處理標準化的必要步驟，它可以為今后進行聯機檢索，進入國家和地區(qū)網絡，實現地方文獻資源共享打下堅實的基礎。我們的探索只是初步，尚很粗淺，有待于今后努力提高。
［作者簡介］
侯曉穎 女，佳木斯市圖書館館員，從事地方文獻研究工作，曾發(fā)表論文多篇。
〔出處〕 圖書館建設2004(2)
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