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建立地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)過(guò)程中解決的幾個(gè)疑難問(wèn)題
［摘 要］ 在近半年的反復(fù)試驗(yàn)和推敲中，我們解決了在建立地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)與館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)中相互混淆的幾個(gè)疑難問(wèn)題，富有創(chuàng)意地進(jìn)行了大膽改革，從而為更快地建設(shè)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)掃清了障礙。
［中圖分類號(hào)］ G250.74
［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ B
地方文獻(xiàn)完整系統(tǒng)地記錄了特定地域內(nèi)自然和人文方面的各種信息，從而為人們提供了研究特定地域內(nèi)歷史、現(xiàn)代及未來(lái)的有關(guān)資料，因此它在一所中等城市公共圖書(shū)館中具有重要地位，是一種具有獨(dú)立性的特藏書(shū)和專門(mén)藏書(shū)，在發(fā)揮作用的同時(shí)要認(rèn)真保存，作為圖書(shū)館的寶貴文化遺產(chǎn)。為此我們決定對(duì)地方文獻(xiàn)單獨(dú)建設(shè)藏書(shū)體系、單獨(dú)管理、單獨(dú)進(jìn)行文獻(xiàn)開(kāi)發(fā)、單獨(dú)設(shè)立閱覽室為讀者服務(wù)。在這項(xiàng)工作中遇到了不少問(wèn)題，現(xiàn)僅就建設(shè)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)中遇到的問(wèn)題，本著理論與實(shí)踐相結(jié)合的原則，將處理情況整理成文。
１在ＩＬＡＳ系統(tǒng)下建立地方文獻(xiàn)分系統(tǒng)
我館書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)建立在深圳圖書(shū)館開(kāi)發(fā)的ＩＬＡＳ５．０系統(tǒng)下，該系統(tǒng)具有較強(qiáng)的科學(xué)性、實(shí)用性、操作性，但是它并沒(méi)有設(shè)立分系統(tǒng)的功能。因而在ＩＬＡＳ５．０下建立地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)所有的分類、著錄數(shù)據(jù)都會(huì)混同于館藏書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)，二者區(qū)別不開(kāi)，無(wú)法單獨(dú)借閱、檢索。如何在ＩＬＡＳ系統(tǒng)下建立有地方文獻(xiàn)特色的書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)，成為我們研究的一個(gè)重要課題。這個(gè)問(wèn)題在我館少兒分館建立獨(dú)立藏書(shū)體系時(shí)就沒(méi)有解決。此次本館人員提出幾個(gè)方案，經(jīng)過(guò)對(duì)比實(shí)驗(yàn)，采取簡(jiǎn)而易行的辦法，即在每一個(gè)目錄前加注一個(gè)地方文獻(xiàn)代碼"ｊｄｗ"，便可使地方文獻(xiàn)目錄單獨(dú)排列在一起。但不能用"ＪＤＷ"，因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)中大寫(xiě)字母與類號(hào)混淆，無(wú)法區(qū)別。在主題標(biāo)引中遇到同樣的問(wèn)題，每當(dāng)檢索地方文獻(xiàn)標(biāo)引的主題詞時(shí)，館藏書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)中同一主題詞全部顯示出來(lái)。為了解決這個(gè)問(wèn)題，在每個(gè)主題詞前加注"ｄ"的區(qū)別符號(hào)，如"＠ａｄ抗日斗爭(zhēng)"、"＠ｂｄ史料"，使這一問(wèn)題得到了解決。
２對(duì)多種類型文獻(xiàn)建立統(tǒng)一的分類體系
我館館藏地方文獻(xiàn)有１千多冊(cè)圖書(shū)、１００多種期刊、歷時(shí)幾十年的十多種報(bào)紙和地圖、照片、光盤(pán)、單篇資料、手稿、文件等。雖然總量不大，但種類繁多。如果按著常規(guī)的分類方法把各種類型文獻(xiàn)都單獨(dú)分類、排架，各自建成獨(dú)立的藏書(shū)體系，就會(huì)非常分散和零亂，不能科學(xué)地管理和利用。所以把多種類型文獻(xiàn)建成一個(gè)藏書(shū)體系，統(tǒng)一分類、排架，統(tǒng)一管理，勢(shì)在必行。從理論上講，要解決的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題就是把各種類型文獻(xiàn)按照書(shū)名標(biāo)目，都按圖書(shū)分類、著錄。期刊每種按一種書(shū)處理，以刊名標(biāo)目，與年代號(hào)、卷期號(hào)組成種次號(hào)；報(bào)紙每種按一種書(shū)處理，以報(bào)名標(biāo)目，每個(gè)月合訂本按一冊(cè)書(shū)處理，以報(bào)紙種類與年、月組成種次號(hào)；各種單篇文獻(xiàn)裝入文件盒，每盒按一種書(shū)處理，給出書(shū)名進(jìn)行標(biāo)目、著錄和主題標(biāo)引，仿照?qǐng)D書(shū)著錄，項(xiàng)目略有減少。這個(gè)問(wèn)題的解決為統(tǒng)一分類、著錄創(chuàng)造了條件。
３制訂地方文獻(xiàn)分類細(xì)則
地方文獻(xiàn)分類與館內(nèi)其他藏書(shū)相同，使用《中圖法》，但在類目的設(shè)置上根據(jù)地方文獻(xiàn)的特點(diǎn)做了一些特殊的規(guī)定，并制定了分類細(xì)則和類目表。一是地方文獻(xiàn)的數(shù)量較少，涉及學(xué)科范圍較窄，馬列、哲學(xué)、自然科學(xué)各類圖書(shū)更少。因此規(guī)定除經(jīng)濟(jì)、文學(xué)、歷史、綜合４類之外，其他各類只設(shè)一級(jí)類目。二是重點(diǎn)突出歷史類。地方文獻(xiàn)中歷史類是最常用的一個(gè)類目，在Ｋ大類中歷史、考古、風(fēng)俗習(xí)慣、地理、人物傳記等圖書(shū)是最常用的內(nèi)容，其他類文獻(xiàn)涉及歷史類的內(nèi)容，也常從歷史的角度使用。因此將《中圖法》中規(guī)定各入其類的歷史類圖書(shū)（如農(nóng)業(yè)史、文化史）均集中于歷史Ｋ大類。各種報(bào)告文學(xué)形式的回憶錄、真實(shí)人物事跡入Ｋ８２人物傳記。有些文獻(xiàn)是以分析分類號(hào)作為主要分類號(hào)入類，如一部黑龍江人口資料圖書(shū)，因其中有篇文章是研究赫哲族人口問(wèn)題，我們將其列為佳木斯地方文獻(xiàn)，入類時(shí)就依據(jù)其分析分類號(hào)Ｋ２８入少數(shù)民族史料。有些文獻(xiàn)是以附加分類號(hào)作為主要分類號(hào)入類，如《合江建黨建政》按學(xué)科體系應(yīng)分入Ｄ大類政治，但其內(nèi)容是反映解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期黨的建設(shè)史料，依地方文獻(xiàn)特點(diǎn)確定其主要分類號(hào)，分入Ｋ２６新民主主義革命時(shí)期史料。三是為了便于一些類型的地方文獻(xiàn)歸類，在原分類法類目之外新增了一些類目。如地方史志在４版分類法只設(shè)到省一級(jí)，依中國(guó)地區(qū)表分，黑龍江應(yīng)為Ｋ２９３．５。因?yàn)榈胤轿墨I(xiàn)中史志較多，我們?cè)鲈O(shè)了：Ｋ２９３．５１佳木斯市志，Ｋ２９３．５２佳木斯各縣、區(qū)志，Ｋ２９３．５３佳木斯各行業(yè)（部門(mén)）志，Ｋ２９３．５４佳木斯及各縣單位志等類目。另外，利用分類法的空號(hào)Ｚ７作報(bào)紙分類號(hào)，Ｚ９為單篇文獻(xiàn)分類號(hào)，Ｚ９１為地圖分類號(hào)，Ｚ９２為照片分類號(hào)，Ｚ９３為錄像帶、光盤(pán)分類號(hào)。
依據(jù)以上原則擬定了一部類目表，總計(jì)６７個(gè)類目，簡(jiǎn)明易用，重點(diǎn)突出，尤其是能夠把各種類型文獻(xiàn)全部統(tǒng)一管理起來(lái)，排架之后整齊劃一，具有管理方便、使用方便、清點(diǎn)方便的特點(diǎn)。
４在著錄時(shí)加大"３３０"提要項(xiàng)的說(shuō)明力度
在著錄工作中發(fā)現(xiàn)，通過(guò)對(duì)篇名和其他項(xiàng)目的標(biāo)引難以真正揭示地方文獻(xiàn)的內(nèi)容。如《烏蘇春秋》是一本反映撫遠(yuǎn)縣土地改革的長(zhǎng)篇紀(jì)實(shí)文學(xué)，收入地方文獻(xiàn)是作為土地改革的史料，如果不在提要項(xiàng)加以說(shuō)明，很難使人了解其內(nèi)容。注明提要項(xiàng)的要點(diǎn)：①要寫(xiě)出為什么應(yīng)是地方文獻(xiàn)；②要寫(xiě)出是什么樣的地方文獻(xiàn)；③要寫(xiě)出書(shū)中事件的時(shí)間、地點(diǎn)、主要事件和書(shū)中的重要人物；④要將書(shū)中珍貴的資料、照片、地圖等標(biāo)注出來(lái)。加大提要項(xiàng)的著錄，提高了揭示文獻(xiàn)的深度，提高了書(shū)目水平，提高了讀者利用書(shū)目檢索時(shí)的檢中率。
５做好揭示地方文獻(xiàn)內(nèi)容的主題標(biāo)引
主題詞檢索是一種最能直接反映地方文獻(xiàn)內(nèi)容特征的檢索途徑，做好標(biāo)引工作是建立檢索工具和檢索系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提。在ＩＬＡＳ系統(tǒng)下，主題標(biāo)引也是一個(gè)完整的體系，如６０７標(biāo)引地名、６００標(biāo)引人物，我們均按要求標(biāo)引。但在主題標(biāo)引中我們把６０６的學(xué)科標(biāo)引改為地方文獻(xiàn)內(nèi)容主題標(biāo)引，這是因?yàn)閷W(xué)科主題詞檢索對(duì)象主要是學(xué)科內(nèi)容，地方文獻(xiàn)主題詞檢索則直接對(duì)文獻(xiàn)內(nèi)容中有關(guān)的事物、事件進(jìn)行檢索。為了規(guī)范主題標(biāo)引工作，我們建立了一部主題詞表，這部詞表是在工作中逐步形成的后組式主題詞表。凡是使用過(guò)的主題詞，都要做出記載。如此，一是避免同類主題概念使用主題詞不統(tǒng)一。規(guī)范工作人員的標(biāo)引行為，限制濫用主題詞，減少主題詞數(shù)量。二是可與規(guī)范主題詞表對(duì)照，使選用的主題詞盡可能規(guī)范化。三是可供讀者檢索時(shí)使用。這個(gè)主題詞表是由專指詞（按其揭示反映的地方文獻(xiàn)內(nèi)容）、組配詞和通用詞３部分組成。其中組配詞和通用詞都是規(guī)范主題詞，專指詞則有許多是自然語(yǔ)詞。如"抗日斗爭(zhēng)"這個(gè)主題詞，既代表日本占領(lǐng)時(shí)期地下黨和平共處５項(xiàng)原則斗爭(zhēng)，也反映黨領(lǐng)導(dǎo)的抗聯(lián)武裝斗爭(zhēng)，還反映日偽統(tǒng)治時(shí)期農(nóng)民暴動(dòng)。
６建設(shè)目錄系統(tǒng)
我們?cè)诮ㄔO(shè)地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，建立了卡片式分類目錄和書(shū)名目錄，形成１部機(jī)讀、２部手工使用的目錄體系。我們認(rèn)為在書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)投入使用后，卡片式目錄仍然有其重要作用，不可忽視。因?yàn)橛行┳x者能力所限，習(xí)慣于使用卡片目錄；工作人員在查重、注銷時(shí)仍有必要使用；翻閱卡片式目錄對(duì)了解地方文獻(xiàn)全貌也較容易。
用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)地方文獻(xiàn)是實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)信息處理標(biāo)準(zhǔn)化的必要步驟，它可以為今后進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索，進(jìn)入國(guó)家和地區(qū)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)資源共享打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。我們的探索只是初步，尚很粗淺，有待于今后努力提高。
［作者簡(jiǎn)介］
侯曉穎 女，佳木斯市圖書(shū)館館員，從事地方文獻(xiàn)研究工作，曾發(fā)表論文多篇。
〔出處〕 圖書(shū)館建設(shè)2004(2)
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