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編制地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫的體會(huì)
［摘 要］ 本文對(duì)地方文獻(xiàn)索引的編制及索引數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進(jìn)行了詳細(xì)論述，對(duì)公共圖書館地方文獻(xiàn)的開發(fā)
利用有一定的借鑒意義。
佳木斯市圖書館是一個(gè)中等城市公共圖書館，從２００２年１１月起應(yīng)用索引學(xué)的原理，利用人工和計(jì)算機(jī)相結(jié)合的方法編制地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫。經(jīng)過半年多的學(xué)習(xí)和探索，基本上解決了相關(guān)問題，現(xiàn)將我們的認(rèn)識(shí)及做法整理成文。
１ 地方文獻(xiàn)特點(diǎn)和讀者需求是編制索引的依據(jù)編制地方文獻(xiàn)索引是一項(xiàng)復(fù)雜艱巨的工作，這是由地方文獻(xiàn)的特點(diǎn)決定的。
首先，地方文獻(xiàn)范圍廣、時(shí)間長(zhǎng)、載體多。涉及歷史學(xué)、社會(huì)學(xué)、地理學(xué)以及政治、經(jīng)濟(jì)、文化和自然科學(xué)的許多學(xué)科知識(shí)和資料。有照片、地圖、光盤、錄像帶、剪報(bào)、單篇文件資料、手稿等多種文獻(xiàn)形態(tài)，其中還有大量?jī)?nèi)部出版物和非出版物。
其次，地方文獻(xiàn)面向社會(huì)公開使用，讀者對(duì)象有工人、學(xué)生、教師、科研人員、機(jī)關(guān)干部、作家、宣傳媒體等多層次、多成份人員。他們查閱地方文獻(xiàn)的目的不同，需求也不同。
第三，地方文獻(xiàn)作為圖書館具有一定價(jià)值的文化遺產(chǎn)留傳后世，必須考慮到后代人的檢索方便和個(gè)性需要。
面對(duì)這樣復(fù)雜的情況，我們要盡可能地增多檢索途徑，索引系統(tǒng)、索引款目、索引語言一定要通俗易懂、使用方便，使各類型讀者都容易掌握。
２ 解決好編制地方文獻(xiàn)索引的基本問題
編制地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫，既要符合傳統(tǒng)索引理論的基本原則，又要適應(yīng)利用計(jì)算機(jī)建立索引數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)狀。在具體工作中要解決好以下幾個(gè)基本問題：
２．１ 收錄范圍的界定 將歷史上反映佳木斯地區(qū)的文獻(xiàn)納入收錄范圍。側(cè)重資料性、史料性強(qiáng)的文獻(xiàn)，對(duì)技術(shù)方法、管理方法和一般理論研究的文獻(xiàn)不收，但具有地方特點(diǎn)的技術(shù)方法和管理方法除外。
２．２標(biāo)目的標(biāo)引 即從文獻(xiàn)的篇名和內(nèi)容中編選各種類型的索引標(biāo)目。根據(jù)設(shè)計(jì)，擬建立的地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫應(yīng)具有題錄索引、人物索引、地名索引、單位索引等幾種
類型索引�，F(xiàn)分別論述如下：
２．２．１ 題錄索引。編制題錄索引首先要解決各種類型文獻(xiàn)篇名標(biāo)引統(tǒng)一的問題。我們規(guī)定，報(bào)刊均以原有自然篇名標(biāo)引；整冊(cè)圖書如內(nèi)容全部屬于地方文獻(xiàn)的以書名作為篇名標(biāo)引，而圖書中有些章節(jié)屬于佳木斯地方文獻(xiàn)的則以章節(jié)名稱作為篇名標(biāo)引；文集、匯編等有多篇文章的以各篇文章的篇名標(biāo)引；重要的照片、地圖、單篇文件及錄像帶、光盤均應(yīng)著錄篇名，以篇名標(biāo)引。題錄索引以篇名所包含的主題概念按類序法整序編列。每個(gè)篇名都要有一個(gè)作為歸類、整序依據(jù)的主要主題概念，這一主題概念必須反映 ：�、贋槭裁磳⑦@篇文章收入地方文獻(xiàn)；�、趯儆诘胤轿墨I(xiàn)類目表的哪個(gè)類目。如《烏蘇春秋》是紀(jì)實(shí)小說，被收入地方文獻(xiàn)是因?yàn)槠鋬?nèi)容描述了１９４６年饒河縣土地改革的情況，歸入解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的土地改革史料類；又如《赫哲族漁村和我的繪畫道路》收入地方文獻(xiàn)是因其反映了三江地區(qū)赫哲民族的文化，因而取"赫哲族"為主要主題概念，歸入赫哲族類。
標(biāo)引篇名主要有３種方法：①原篇名照錄。適用于篇名不長(zhǎng)，且表達(dá)的地方文獻(xiàn)主題概念清楚者。②原篇名刪節(jié)。對(duì)原篇名較長(zhǎng)、特別是報(bào)刊文章，一般刪除其虛詞或副標(biāo)題，留下反映地方文獻(xiàn)主題概念的主標(biāo)題即可。③原篇名加注。篇名中地方文獻(xiàn)主題概念不清者應(yīng)當(dāng)標(biāo)出。此有兩種形式，一是加副標(biāo)題，如《舞臺(tái)上下五十年》加副標(biāo)題后標(biāo)為：《舞臺(tái)上下五十年--評(píng)劇表演藝術(shù)家李岱山生平事跡》 ； 二是加括號(hào)，如《黑瞎子與狐貍》加括號(hào)后注為：《黑瞎子與狐貍（赫哲族民間故事）》。
２．２．２ 人物姓名索引。只標(biāo)引收錄范圍內(nèi)的重要人物。對(duì)人物的曾用名、別名等均加括號(hào)在常用名后標(biāo)引，不必做像手工索引那樣的輪排和參照。因?yàn)橛?jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)將任意一個(gè)人名檢出。
２．２．３ 地名索引�？脊虐l(fā)掘、重要事件發(fā)生地均要標(biāo)引出所在市、縣名以及村、屯或山川名。凡涉及地名變遷的，要將原地名加括號(hào)標(biāo)于現(xiàn)地名之后。
２．２．４ 單位名稱索引�！挝幻仨殬�(biāo)引全稱，并連同市、縣名一起標(biāo)出。已變更的單位名加括號(hào)標(biāo)于現(xiàn)單位名之后。
２．３ 排序方法的應(yīng)用 地方文獻(xiàn)索引的編制以及數(shù)據(jù)庫檢索中款目的排序占有重要的地位。傳統(tǒng)的索引理論使用類序法和字序法，我們認(rèn)為更應(yīng)重視時(shí)間排序法的應(yīng)用。
２．３．１ 編制類目表。題錄索引是以篇名的主要主題概念按類序法排序的。我們要做的是編制一部實(shí)用的類目表，這是一項(xiàng)困難的工作。我們?cè)鴥纱畏抡铡吨袌D法》的２２大類進(jìn)行編制但均告失敗，其原因是《中圖法》是按學(xué)科分類的，而地方文獻(xiàn)要按事物、事件和人物分類。后來我們又進(jìn)行了第三次的大膽嘗試，完全依照地方文獻(xiàn)的內(nèi)容自編了一部類目表。其主要特點(diǎn)：①將最常見、最重要的專題放在突出地位單獨(dú)立類，如"行政區(qū)劃和建置沿革"、"著名人物傳記"、"重要單位事跡"、"赫哲族"等設(shè)為一級(jí)類目。②設(shè)置的２１個(gè)類目均為獨(dú)立的專題，它們之間沒有邏輯關(guān)系，但其內(nèi)部的上下級(jí)類目之間嚴(yán)格按照邏輯關(guān)系設(shè)置類號(hào)。③盡量減少類目級(jí)次，一般只設(shè)二級(jí)類目，少數(shù)文獻(xiàn)量較大的類目設(shè)至三級(jí)。這樣設(shè)置類目表十分簡(jiǎn)潔，方便了工作人員的歸類和讀者的檢索利用，而且類目名稱及其說明注釋文字使用的大部分是規(guī)范主題詞，為計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造了條件。
２．３．２ 人物、地名、單位名的索引，均使用漢語拼音音序排序，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成，在應(yīng)用中比較方便。
２．３．３ 時(shí)間排序法的應(yīng)用。在編制和使用地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫中時(shí)間排序法起到了重要作用。我們規(guī)定在輸入的每條索引數(shù)據(jù)中要包含一個(gè)時(shí)間項(xiàng)，盡可能準(zhǔn)確地標(biāo)出地方文獻(xiàn)中事件發(fā)生的時(shí)間。如歷史人物和革命領(lǐng)導(dǎo)干部要標(biāo)引其到達(dá)佳木斯或在佳木斯任職的時(shí)間��； 勞動(dòng)模范、先進(jìn)人物要標(biāo)引出被授予榮譽(yù)的時(shí)間；優(yōu)秀運(yùn)動(dòng)員要標(biāo)引其創(chuàng)造
紀(jì)錄或奪取名次的時(shí)間；科學(xué)家要標(biāo)引研究成果被評(píng)定的時(shí)間；革命英雄要標(biāo)引其在佳木斯參加革命的時(shí)間；文章、講話著作標(biāo)引其出版、發(fā)表的時(shí)間等等。在索引數(shù)據(jù)庫中時(shí)間成為一個(gè)檢索點(diǎn)，并具有排序功能。它可使數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)按時(shí)間次序排列，形成一部大事記的資料線索。題錄索引、人物索引、單位索引也有二次排序、三次排序的功能。對(duì)題錄索引按類排序后再按時(shí)間排序，如抗日斗爭(zhēng)史料，按時(shí)間排序后對(duì)研究抗日斗爭(zhēng)歷史有很大益處。
３ 利用計(jì)算機(jī)建立索引數(shù)據(jù)庫
我們?cè)O(shè)計(jì)制作的地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件共有４個(gè)界面。
３．１ 輸入界面 具有輸入、儲(chǔ)存、建庫的功能。共有篇名、著者、出處、附加說明、人物、地名、單位和類號(hào)、時(shí)間等９欄，與手工索引格式完全相同。按照格式準(zhǔn)確輸入即可完成建庫。其中除附加說明項(xiàng)內(nèi)容不直接在界面反映外，其他８項(xiàng)均有檢索、聚合、排序的功能。每輸入一次即可完成分屬于題錄、人物、地名、單位等４個(gè)索引的功能。在輸入界面上還附加瀏覽、編輯修改和鏈接已輸入數(shù)據(jù)的功能。
３．２ 檢索界面 檢索界面是地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫最重要的界面，體現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫的主要功能。
滾動(dòng)瀏覽檢索功能。采取列表顯示的辦法將每個(gè)輸入界面的１組數(shù)據(jù)列為１格，一個(gè)界面可同時(shí)瀏覽２０多條數(shù)據(jù)，并可用鼠標(biāo)拖動(dòng)瀏覽，為檢索提供了有利條件。
聚合、排序檢索功能。對(duì)人物、地名、單位、類號(hào)、時(shí)間５項(xiàng)做了排序功能的限定，只須在界面上點(diǎn)擊列在標(biāo)頭上的名稱，便可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的聚合排序，讀者可輕松查到所需的大部分?jǐn)?shù)據(jù)。
專指對(duì)象檢索功能。已有明確的查找對(duì)象，可以通過鍵入專指的篇名、人名、地名、單位名查到所需要的數(shù)據(jù)。如地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫收錄了佳木斯市各屆黨政領(lǐng)導(dǎo)人員、各界名人活動(dòng)的資料，只要鍵入人名便可將他們每個(gè)人的重要講話和一切活動(dòng)資料檢索出來。一人多名者，也可以通過其任意姓名檢出其全部資料。
多層次逐級(jí)檢索功能。第一層次可將以人名、地名、單位名標(biāo)目的標(biāo)引名稱檢出（同名稱者全部聚合在一起顯示出來），確定檢索對(duì)象。第二層次可在界面上通過通用款目的篇名、著作、出處等檢索到檢索對(duì)象在文中的地位。第三層次檢索可通過附加說明項(xiàng)的記載了解。通過３個(gè)層次不斷加深對(duì)資料的探求，讀者完全可以確定自己要檢索的文獻(xiàn)對(duì)象。
分解、重組、異排檢索功能。通過邏輯操作，使用大于、小于、等于、包含等標(biāo)識(shí)符號(hào)，對(duì)各種數(shù)據(jù)重新分解、組合和排序。
也可通過時(shí)間途徑直接進(jìn)行檢索，如提供"３·１５"這一數(shù)據(jù)，即可查到佳木斯市１９３８年日寇對(duì)地下黨員和愛國(guó)人士的大搜捕事件的全部資料線索。如要查找歷史上各年"８月"或"８月１５日"發(fā)生的事件，亦可通過這一途徑使有關(guān)數(shù)據(jù)單獨(dú)聚合起來。
鏈接檢索功能。附加說明項(xiàng)因文字較多，沒有排入檢索界面列表，只在列表格式項(xiàng)目中標(biāo)注了"ＭＥＭＯ"代碼，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊即可顯示為附加說明項(xiàng)單獨(dú)設(shè)立的界面。附加說明項(xiàng)界面的文字量不受界面限制。
３．３ 印刷界面 地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫具有自動(dòng)生成題錄、人物、地名、單位４部文本索引的功能，為此設(shè)計(jì)了印刷界面，預(yù)先將要印刷的文本索引（或其部分內(nèi)容）調(diào)入，進(jìn)行預(yù)覽，確認(rèn)無誤后打印出文本索引�！�
３．４ 圖片界面 以鏈接方式瀏覽儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)硬盤或光盤上的與地方文獻(xiàn)相關(guān)的照片、地圖、表格等。
通過以上多個(gè)界面和多種檢索功能的設(shè)立和實(shí)現(xiàn)，建成了較為細(xì)密的地方文獻(xiàn)索引網(wǎng)絡(luò)。模擬讀者的檢索要求做了多次實(shí)驗(yàn)，并不斷補(bǔ)充使之趨于完善。我們計(jì)劃配合專家學(xué)者，進(jìn)行歷史學(xué)、社會(huì)學(xué)、地理學(xué)、民族學(xué)、人物傳記等方面的研究，為其提供豐富的資料線索。地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫還可為網(wǎng)上宣傳，舉辦地方歷史展覽，編寫愛祖國(guó)、愛家鄉(xiāng)的政治思想教育材料提供豐富的資料來源�！�
４ 邊學(xué)習(xí)、邊工作取得雙豐收
佳木斯市圖書館最近幾年沒有編制過任何索引，也沒有人員研究索引學(xué)，更沒有自行開發(fā)任何應(yīng)用軟件。這次建設(shè)地方文獻(xiàn)索引數(shù)據(jù)庫中我們大膽嘗試，勇于創(chuàng)新，積極學(xué)習(xí)索引學(xué)，舉行多次報(bào)告會(huì)，召開十多次研討會(huì)，翻閱各種類型索引達(dá)幾十部，對(duì)索引學(xué)和編制索引的辦法有了初步理解，為開展工作打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。我們本著科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性的原則，反復(fù)研究設(shè)計(jì)，先后修改６次，其中涉及的各個(gè)問題都是從模糊到清晰逐步解決的。我們深感地方文獻(xiàn)索引在圖書館應(yīng)用的意義及計(jì)算機(jī)軟件用于索引開發(fā)的價(jià)值。
［作者簡(jiǎn)介］
王微 女，佳木斯市圖書館館員，發(fā)表論文多篇。
〔出處〕 圖書館建設(shè)2004(3)
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