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高校教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展的思考與建議
高校教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展的思考與建議
馮靜a，弓鳳鸞b
（聊城大學(xué)a.文學(xué)院；b.商學(xué)院，山東聊城252059）
摘要：本文通過分析教學(xué)秘書在現(xiàn)代教育過程中的四大作用，根據(jù)現(xiàn)狀調(diào)研總結(jié)出四個失衡，針對當(dāng)前高校教學(xué)管理中教學(xué)秘書崗位普遍存在的問題，提出教學(xué)秘書崗位可持續(xù)發(fā)展的四條建議。
關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)秘書；實踐；思考
基金項目：本文系聊城大學(xué)教學(xué)改革立項項目【項目編號：G201210】“三級管理，二層監(jiān)督，三方評價”教學(xué)質(zhì)量評估體系的研究與實踐”、聊城大學(xué)教學(xué)改革立項項目【項目編號：G201301w】“應(yīng)用型本科人才培養(yǎng)體系背景下教學(xué)運行管理機(jī)制構(gòu)建與實踐”階段性成果
作者簡介：馮靜（1980-），女，聊城大學(xué)文學(xué)院教學(xué)秘書；弓鳳鸞（1981-），女，聊城大學(xué)商學(xué)院教學(xué)秘書。
在高校教學(xué)管理中，教學(xué)秘書是一個不可替代的職位，在加強(qiáng)教學(xué)管理、維持教學(xué)秩序、、協(xié)調(diào)師生關(guān)系、提高教學(xué)質(zhì)量等方面都發(fā)揮著非常重要的作用。
然而，當(dāng)前高校教學(xué)秘書在工作實踐中也面臨著諸多問題。本文結(jié)合筆者自身工作體會對高校教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并通過深入思考提出合理化的意見和建議。
一、四大作用：高校教學(xué)秘書崗位功能分析
1.輔助、參謀。院系教學(xué)秘書的工作主要是對教學(xué)計劃的實施進(jìn)行管理，包括常規(guī)教學(xué)管理、教學(xué)日常管理和教學(xué)檔案的整理保存，其主要職責(zé)在于協(xié)助分管教學(xué)院長及其他院、系領(lǐng)導(dǎo)做好本學(xué)院的教學(xué)管理輔助工作及有關(guān)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，協(xié)助分管院長開展教學(xué)、教務(wù)活動，使教學(xué)工作正常有序進(jìn)行。
2.溝通、協(xié)調(diào)。教學(xué)秘書還負(fù)責(zé)向全院教傳達(dá)學(xué)院及上級主管部門所制定的各項規(guī)章制度的任務(wù)；傳達(dá)各類教學(xué)管理文件；征求和聽取教師對學(xué)院教學(xué)管理工作的意見和建議；將意見建議及時反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等工作。這既為院系領(lǐng)導(dǎo)制定政策提供參考，也為教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)提供有力的支持與幫助。課程進(jìn)度、教師調(diào)停課、學(xué)生對教師教學(xué)方法和教學(xué)手段等的意見和建議、老師對學(xué)生學(xué)習(xí)情況的反饋，都通過教學(xué)秘書來聯(lián)系和溝通。
3.監(jiān)控、督查。教學(xué)秘書對領(lǐng)導(dǎo)做出的教學(xué)決策，負(fù)有檢查、監(jiān)督、催辦、落實的職責(zé)。這就需要教學(xué)秘書了解教學(xué)計劃的執(zhí)行情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)檢查教學(xué)質(zhì)量，分析評估教學(xué)效果，并根據(jù)所反饋的情況進(jìn)行分析、研究和總結(jié)。這就需要不僅在教學(xué)管理中形成自己的建議和意見，使教學(xué)管理工作取得新進(jìn)步；同時為教學(xué)管理、教學(xué)方法和教學(xué)手段提出意見建議，以確保教學(xué)秩序的順利進(jìn)行，從而使教學(xué)質(zhì)量不斷提高。
4.管理、育人。教學(xué)秘書既是管理者，又是教育者，在承擔(dān)教學(xué)管理任務(wù)的同時，又直接參與學(xué)生的考試安排、成績管理、信息反饋等環(huán)節(jié)，因此工作中與學(xué)生聯(lián)系較為廣泛，接觸頻繁，具有獨特的育人優(yōu)勢。在日常的工作中，通過聯(lián)系，多給予學(xué)生督促、幫助和指導(dǎo)，從而在育人方面發(fā)揮積極作用，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量的提高。
二、四個失衡：高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀調(diào)研
1.勞動強(qiáng)度與價值認(rèn)同失衡。教學(xué)秘書的工作大部分是日常教學(xué)管理工作中最基本的事務(wù)，工作繁重、勞累，短期內(nèi)看不到具體、直接的結(jié)果。對于教學(xué)管理人員來說，教學(xué)正常運轉(zhuǎn)，沒有教學(xué)事故的發(fā)生就是教學(xué)管理人員的成績，這些方面很難對工作的業(yè)績進(jìn)行考核。因此，教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用和重要性一直不被認(rèn)可。在領(lǐng)導(dǎo)看來，教學(xué)秘書只是一個服務(wù)者，地位、職責(zé)遠(yuǎn)不如專任教師；在普通教師看來，教學(xué)秘書僅僅是為他們服務(wù)的。他們認(rèn)為教學(xué)秘書無非是做一些簡單的、機(jī)械的、沒有技術(shù)含量的工作，只需被動地完成上級的任務(wù)，不需要創(chuàng)新，因此，大部分人認(rèn)為，教學(xué)秘書學(xué)歷層次不需太高，只需能處理日常性的文字和工作即可。
2.人員配置與工作總量失衡。隨著高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)逐年增多，教學(xué)秘書的工作任務(wù)也隨之加重，工作壓力也逐漸增大。教學(xué)秘書的工作幾乎涵蓋了教學(xué)工作的方方面面，工作量大而煩瑣。大部分學(xué)校，一個院系即使有上百名教師和上千甚至幾千名學(xué)生，也僅僅配備一名教學(xué)秘書，加班加點往往成了工作常態(tài)。從工作時間來說，筆者對山東某高校26位教學(xué)秘書進(jìn)行了調(diào)查。結(jié)果表明，其中有20位教學(xué)秘書，每天的工作量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過8小時。雖然整日在這些繁雜具體的事務(wù)中忙忙碌碌，但仍然得不到認(rèn)可，也看不到成效，有時還備受怕出差錯的心理煎熬。從心理上來說，大部分教學(xué)秘書都患有嚴(yán)重的強(qiáng)迫癥和焦慮癥。就拿考試來說，為保證考試的有序進(jìn)行、不出差錯，他們會經(jīng)常對全院甚至全校的考試安排、監(jiān)考安排進(jìn)行詳細(xì)核實，對長達(dá)幾十頁的安排表一遍又一遍核對，相當(dāng)機(jī)械。由于對考試安排出現(xiàn)差錯而引起的教學(xué)事故的恐懼，經(jīng)常會出現(xiàn)明知已經(jīng)核對過多次，卻還要再行核對的現(xiàn)象；存放試卷的房間，明明知道已經(jīng)鎖好，但還會多次查看，越來越?jīng)]有了自信，因此長期處于謹(jǐn)小慎微、精神高度緊張的狀態(tài)之中。從身體狀況來說，由于長時間從事電腦相關(guān)工作，不少教學(xué)秘書雖然很年輕，但已患有嚴(yán)重的腰椎、頸椎疾病。
3.工作投入與薪酬待遇失衡。由于教學(xué)秘書在高校不被重視，所承擔(dān)的工作、責(zé)任與所得到的報酬往往不平衡。近年來，由于各高校招生計劃的不斷擴(kuò)大，教學(xué)秘書的工作量也隨之加大。教學(xué)管理的基礎(chǔ)工作都要教學(xué)秘書處理，他們對學(xué)校教學(xué)工作的穩(wěn)定起到非常重要的作用，理應(yīng)得到較高的薪資、職務(wù)待遇和發(fā)展空間。但現(xiàn)實不是這樣，教學(xué)秘書的付出和回報往往不成正比。從工資待遇上看，教學(xué)秘書的工資普遍偏低，他們每天都要完成大量的繁雜事務(wù)，成績難以量化，往往得不到認(rèn)可和重視，從而造成了與教學(xué)科研人員橫向比較中的收入差距。
4.業(yè)務(wù)成績與發(fā)展空間失衡。從自身晉升看，教學(xué)秘書的職稱評定和職務(wù)升級均不占優(yōu)勢，由于忙于事務(wù)，工作量比一線教師低，科研成果不如一線教師高，管理系列優(yōu)秀難以劃定。從長遠(yuǎn)發(fā)展看，高校普遍重視一線教師的發(fā)展，教學(xué)秘書卻很難獲得業(yè)務(wù)培訓(xùn)、進(jìn)修深造的機(jī)會，使得原本缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)的教學(xué)秘書們倍感前途渺茫，與高校一線教師的差距越拉越大。
三、四條建議：高校教學(xué)秘書職業(yè)持續(xù)發(fā)展
為了激發(fā)教學(xué)秘書的工作積極性，使教學(xué)管理工作更為健康、更為有序地進(jìn)行，學(xué)校應(yīng)盡快制定相應(yīng)的政策，為教學(xué)秘書明確和規(guī)劃一條適合教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展的路徑。筆者在此提出了“四條”建議，以期保證高校教學(xué)秘書的全面、自由發(fā)展和高校日常教學(xué)管理的平穩(wěn)、健康運行。
1.樹立人本理念。在高校日常教學(xué)管理中，做到尊重教學(xué)秘書的人格，重視教學(xué)秘書的工作，樹立“人本”理念。首先，要給予教學(xué)秘書以人文關(guān)懷，肯定其工作中的成績，包容其工作中的失誤，凸顯其工作中的主人翁地位，提高教學(xué)秘書的歸屬感、自豪感和使命感，使之切身感受到自身發(fā)展和學(xué)校發(fā)展是統(tǒng)一的。以“人”為本，要充分認(rèn)識到教學(xué)秘書的重要性，重視教學(xué)秘書的選拔和培養(yǎng)，充分肯定教學(xué)秘書的成績和作用，制定符合教學(xué)秘書的考評體制，提高教學(xué)秘書的地位和待遇，用優(yōu)惠的政策吸引人，用激勵的政策留住人，用支持的政策發(fā)展人，從而保證隊伍的整體素質(zhì)及工作熱情、積極性。
2.靈活人員配置。目前，二級學(xué)院的教學(xué)秘書要管理1000～2000名學(xué)生，工作強(qiáng)度大、任務(wù)重，工作內(nèi)容雜亂瑣碎，因此，配備充足的教學(xué)管理人員是保證教學(xué)秩序正常進(jìn)行、提高教學(xué)管理質(zhì)量的必要條件。二級學(xué)院應(yīng)根據(jù)辦學(xué)規(guī)模、師資隊伍、專業(yè)數(shù)量、學(xué)生人數(shù)，配備相應(yīng)的教學(xué)管理人員。規(guī)模大的學(xué)院不僅應(yīng)配備專職的教學(xué)秘書，還可以請青年教師兼任助理，或增設(shè)各系、各專業(yè)的教學(xué)秘書崗位。這樣不僅可以減少專職教學(xué)秘書的工作量，減輕工作壓力，使之更多地加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的時間，以更好提高教學(xué)管理水平；還可以使青年教師得到鍛煉，在工作的同時，更好了解了教學(xué)管理的各個流程，更快地熟悉教學(xué)管理的各個方面，還可以使青年教師引發(fā)對教育教學(xué)研究的思考，在今后的教學(xué)中更好地提高自己的教學(xué)水平。
3.配套晉級政策。學(xué)校可像輔導(dǎo)員隊伍建設(shè)一樣，出臺專門的適合教學(xué)管理系列的職稱評審制度，在職稱評定、職務(wù)晉升方面給予相應(yīng)的政策，以調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，保證教學(xué)管理工作的持續(xù)穩(wěn)定。學(xué)�？山⒔虒W(xué)管理系列，在實際工作成績與教學(xué)管理研究能力相結(jié)合的原則下，重點考察工作業(yè)績，合理地評定職稱。針對職務(wù)晉升難的現(xiàn)狀，學(xué)校也可根據(jù)高�；鶎咏虒W(xué)秘書的任職實際年限及本人工作的表現(xiàn)，確定相應(yīng)的級別，根據(jù)從事工作的年數(shù)逐層地確立行政級別，為他們的發(fā)展前途開拓一條有效通道。
4.鼓勵科研創(chuàng)新。教學(xué)管理也是一門科學(xué)，值得我們在實際的工作中不斷地探索、研究和改善。高校重視基層教學(xué)秘書的研究，第一有利于日常教學(xué)管理工作的開展，另外也有利于高校教學(xué)秘書的個人發(fā)展。應(yīng)該像教師搞科研、抓教學(xué)一樣，也應(yīng)鼓勵并帶動教學(xué)秘書在認(rèn)真做好管理工作的同時，針對教學(xué)管理中出現(xiàn)的焦點、難點、重點問題展開研究，在研究中提升管理水平，將科研與實際工作相結(jié)合，以更好地促進(jìn)教學(xué)管理。
總之，教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理中一個不可缺少的崗位。要提高高校的教學(xué)管理水平，就必須足夠重視教學(xué)秘書這支隊伍。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)院應(yīng)正確認(rèn)識教學(xué)秘書的工作性質(zhì)、職能、任務(wù)，為其發(fā)展創(chuàng)造更好的條件，并且結(jié)合學(xué)校實際建設(shè)好這支隊伍，以充分調(diào)動他們的工作積極性。當(dāng)然，作為教學(xué)秘書自身，也應(yīng)與時俱進(jìn)，努力提高自己的思想素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)、教學(xué)管理素質(zhì)、信息化管理素質(zhì)和綜合專業(yè)能力，以人為本，靈活地運用和理解原則，在提高工作效率的同時，為廣大師生服務(wù)，創(chuàng)造和諧的工作環(huán)境，以此來勝任不斷提高的崗位要求。學(xué)校重視與自身提升相結(jié)合，這應(yīng)該是新形勢下高校教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展的一條有效途徑。
參考文獻(xiàn)：
[1]趙霞。以人為本建設(shè)高校教學(xué)秘書隊伍[J].中國成人教育，2011，（12）。
[2]裴凌風(fēng)。高校教學(xué)秘書的心理失范及其調(diào)適策略[J].山西大同大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2008，（10）。
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