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高校學(xué)院檔案工作問題及對(duì)策探討
高校學(xué)院檔案工作問題及對(duì)策探討
高宇靜
（云南經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，云南昆明650106）
摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)高校學(xué)院在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)也出現(xiàn)了一些問題。眾所周知，高校的檔案是具有十分重要的歷史參考價(jià)值的資料，它能夠準(zhǔn)確地記錄學(xué)院發(fā)展的真實(shí)歷史進(jìn)程，所以做好學(xué)院的檔案工作十分重要。本文就高校學(xué)院檔案工作中出現(xiàn)的問題以及對(duì)策進(jìn)行探討。
關(guān)鍵詞：檔案工作；高校學(xué)院；問題及對(duì)策
作者簡(jiǎn)介：高宇靜（1979-），女，陜西漢中人，本科，館員，研究方向：檔案學(xué)。
隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)得到快速的發(fā)展。目前在我國(guó)知識(shí)、歷史等信息資料主要是依靠檔案作為載體，它能夠促進(jìn)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，為國(guó)家的發(fā)展提供重要的歷史證明。在高校學(xué)院中的檔案工作，主要是進(jìn)行學(xué)院教學(xué)、管理與科研等活動(dòng)項(xiàng)目的歷史記錄，累積形成具有參考價(jià)值的歷史資料，進(jìn)而真實(shí)地記錄學(xué)院的發(fā)展歷史，為高校學(xué)院的發(fā)展提供最可靠、最原始、具有權(quán)威性的信息資料。學(xué)院的檔案工作是高校各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也是衡量科研能力、管理水平、教學(xué)質(zhì)量的重要指標(biāo)，因此高校要做好學(xué)院的檔案工作。
一、高校學(xué)院檔案工作中出現(xiàn)的問題
隨著社會(huì)的發(fā)展，高校建立學(xué)院，以應(yīng)對(duì)高校內(nèi)部的管理體制變革。隨著新課改的發(fā)展，高校開始進(jìn)行管理體制的深入變革，從系到學(xué)院的轉(zhuǎn)變，把高校的管理重心逐漸下移，同時(shí)對(duì)高校學(xué)院的檔案管理工作突出更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。不同高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不同，導(dǎo)致不同高校學(xué)院檔案管理水平各不相同，檔案管理能力層次不一。目前，高校學(xué)院檔案管理工作中出現(xiàn)許多問題，影響著高校的發(fā)展。具體出現(xiàn)的問題如下。
1.高校學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不夠。首先，高校學(xué)院檔案管理工作出現(xiàn)問題是因?yàn)閷W(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不夠，大多數(shù)高校領(lǐng)導(dǎo)并沒有認(rèn)真對(duì)待和抓緊進(jìn)行檔案工作，沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。這樣在高校的各項(xiàng)工作中，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)比較重視的是高校的教學(xué)工作和科研工作。對(duì)于管理工作，相對(duì)來說，是圍繞著科研和教學(xué)的管理工作進(jìn)行的，檔案的管理工作并沒有得到足夠的重視，雖然檔案自身具有專業(yè)性和獨(dú)特性的特點(diǎn)，但是高校的領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識(shí)到檔案對(duì)高校發(fā)展的重要性。這樣，許多檔案工作沒有得到高校工作的一致認(rèn)定，在平常的工作中也沒有專門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行檔案管理工作，這樣就導(dǎo)致學(xué)院的檔案資料保存不完整，無法對(duì)高校的發(fā)展提供重要的資料。
2. 高校學(xué)院的檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高。
在高校的管理干部中，管理人員的流動(dòng)性比較大，這樣在檔案管理的工作中，負(fù)責(zé)人員經(jīng)常進(jìn)行變動(dòng)，這樣對(duì)檔案的管理工作有所懈怠。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些高校比較重視檔案管理工作，其中檔案中記錄著每次的工作會(huì)議、重要事項(xiàng)安排等計(jì)劃。對(duì)于檔案管理的工作人員，學(xué)校也組織其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，但是由于學(xué)院的檔案管理人員經(jīng)常進(jìn)行調(diào)動(dòng)，這樣就導(dǎo)致培訓(xùn)工作無法起到良好的效果，一些新調(diào)動(dòng)過來的管理人員的專業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)比較不熟練，無法真實(shí)地了解高校的信息流動(dòng)情況。另外，有些高校的檔案管理人員是兼職工作者，他們?cè)趯?shí)際的檔案管理工作中沒有較強(qiáng)的責(zé)任心，對(duì)檔案工作沒有投入足夠的精力和時(shí)間，沒有好好對(duì)待相關(guān)的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，進(jìn)而在檔案管理的過程中也不能很好地了解和鉆研檔案信息，無法保證檔案管理的質(zhì)量，檔案管理人員的素質(zhì)有待加強(qiáng)。
3.高校學(xué)院檔案管理工作缺乏規(guī)范性。在檔案管理工作中，國(guó)家政府已經(jīng)出臺(tái)了一些具有規(guī)范性要求的文件，要求高校要根據(jù)自身發(fā)展的需要和實(shí)際情況進(jìn)行檔案建設(shè)，建立標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理指導(dǎo)，并能夠保證檔案管理工作更具規(guī)范性。但是，在實(shí)際的高校檔案管理工作中，學(xué)院并沒有按照出臺(tái)的制度和指令進(jìn)行規(guī)范性的檔案管理，比如說，一些高校領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行重要文件批閱和簽發(fā)的過程中喜歡用鉛筆或者是紅筆進(jìn)行書寫，用筆不夠規(guī)范；同時(shí)檔案的完整性和齊全性也存在問題，很多高校領(lǐng)導(dǎo)沒有基本的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，這樣就容易在工作中將重要的檔案資料當(dāng)成垃圾扔掉，不利于檔案的管理工作。
4.高校學(xué)院應(yīng)該要加強(qiáng)電子檔案工作。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的帶來，使各種電子化、信息化技術(shù)進(jìn)入高度發(fā)展時(shí)期。目前，網(wǎng)絡(luò)的普及和先進(jìn)性使部分高校工作人員即使不到學(xué)校也能夠及時(shí)查閱相關(guān)的檔案資料，這樣就體現(xiàn)出檔案電子化的重要性和優(yōu)越性，大大節(jié)省了工作人員的時(shí)間浪費(fèi)，提高工作效率。目前，高校學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，主要是采用紙質(zhì)檔案管理方式，在電子檔案管理中經(jīng)驗(yàn)還不足，存在一定的缺陷。高校的檔案管理工作人員對(duì)于電子檔案的工作模式還沒有準(zhǔn)確認(rèn)清，主要體現(xiàn)在兩方面：一方面是其沒有重視檔案電子化管理的歸檔工作，忽視了電子檔案的歸檔和提交工作，只是單方面重視紙質(zhì)檔案的整理和收集工作；另一方面是檔案的管理工作人員在進(jìn)行電子檔案歸檔的過程中，無法準(zhǔn)確地將領(lǐng)導(dǎo)或者其他部門起草的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變成電子檔案材料，因此沒有很好地利用電子檔案。
二、高校學(xué)院檔案工作解決問題的對(duì)策
1.提高高校學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度和管理水平。為了解決高校學(xué)院檔案工作中的問題，首先應(yīng)該要提高高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，使其能夠?qū)n案工作列入日常的學(xué)院議事程序中，同時(shí)要安排專門的檔案工作管理者，專門進(jìn)行檔案的管理工作。不同的學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)各自不同的任務(wù)和職責(zé)，這樣也有利于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行考核，同時(shí)能夠表現(xiàn)出學(xué)院對(duì)檔案管理工作的重視程度。為了能夠提高學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的管理水平，還應(yīng)該組織學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行不定期的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使其能夠了解檔案工作，強(qiáng)化對(duì)檔案管理的意識(shí)，進(jìn)而重視檔案管理工作。
2.提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。在高校的檔案管理工作中，應(yīng)該要努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，使其能夠在工作中掌握基本的檔案管理知識(shí)。學(xué)院要對(duì)檔案管理工作的人員進(jìn)行合理安排，按照實(shí)際情況配置兼職或者全職的檔案管理人員，使其能夠在工作人員調(diào)動(dòng)的過程中及時(shí)補(bǔ)充人員接管工作，這樣能夠有效地解決由于人員調(diào)動(dòng)導(dǎo)致的檔案管理問題。在培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)時(shí)，應(yīng)該要結(jié)合定期培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，使員工能夠在培訓(xùn)和實(shí)際的工作中總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，不斷培養(yǎng)自身的素質(zhì)。這方面，學(xué)院可以請(qǐng)專門的檔案管理專家進(jìn)行當(dāng)面培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠有效地學(xué)習(xí)檔案的基礎(chǔ)理論知識(shí)以及相關(guān)的法律條文，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)水平；同時(shí)學(xué)院也可以組織檔案管理人員去校外的檔案館進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，這樣專門的檔案管理人員利用一些具體的案卷進(jìn)行檔案管理的實(shí)際操作講解，學(xué)院的管理人員能夠比較詳細(xì)地了解檔案資料的形成過程，進(jìn)而能夠有效地進(jìn)行檔案歸檔和管理，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，使其能夠在檔案管理的過程中提升自身的素養(yǎng)和專業(yè)水平。
3.樹立正確的高校學(xué)院檔案管理意識(shí)，并建設(shè)完善的規(guī)范管理制度。在高校的檔案管理工作中，應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)的法律宣傳工作，使全校師生能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，定期對(duì)學(xué)院的檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，使其能夠加強(qiáng)樹立正確的檔案管理意識(shí)，并推廣到全校師生，使大家能夠認(rèn)真對(duì)待資料歸檔的工作，并加強(qiáng)建設(shè)完善的檔案規(guī)范管理制度，明確規(guī)定如何進(jìn)行檔案資料的收集程序、收集范圍、收集方式、相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度等，這樣能夠保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。檔案管理的工作人員內(nèi)部要建立相關(guān)的崗位責(zé)任制度，這樣通過責(zé)任制，檔案資料的收集、歸檔、整理工作可以責(zé)任到人，同時(shí)學(xué)院還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員工作的監(jiān)督，這樣能夠有效地提高檔案管理工作的規(guī)范性和及時(shí)性，提高工作效率。
4. 采用科學(xué)的管理模式進(jìn)行電子檔案管理工作。
為了提高高校學(xué)院檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)該要加強(qiáng)推進(jìn)檔案的電子化管理工作，這樣能夠通過信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的整理、歸檔工作，提高學(xué)院的檔案管理工作水平，同時(shí)還要在學(xué)院建立多元化的、靈活性的電子檔案管理系統(tǒng)，并利用合理的、科學(xué)的管理模式進(jìn)行管理，這樣能夠有效地提高工作效率。學(xué)院采取電子檔案管理的模式，主要是兩種，一種是采用分散式的檔案管理模式，這種模式主要是把學(xué)院作為整個(gè)檔案管理的子系統(tǒng)提供分散管理和服務(wù)的模式。眾所周知，每一個(gè)學(xué)院基層都有各自的網(wǎng)絡(luò)資源，學(xué)院的資源、管理方向、科研教學(xué)等文件通過校內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以集中發(fā)布給校內(nèi)外以及社會(huì)環(huán)境中去，這樣能夠方便用戶查詢，同時(shí)學(xué)院還應(yīng)該要請(qǐng)專門的人員進(jìn)行管理，將學(xué)院的各種文件資料電子化，經(jīng)檢查無誤之后上傳到服務(wù)器，并在日常進(jìn)行分類管理，定期對(duì)檔案進(jìn)行更新和維護(hù)工作。另一種是集中式的管理模式，這種模式主要是以高校的檔案館進(jìn)行集中檔案管理的模式，高校檔案館能夠集中高校的所有檔案資料，并通過自身的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行專門的檔案管理，建立有效的檔案信息網(wǎng)站，將可以公開的檔案信息和資料通過校內(nèi)的辦公系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)布，這樣校內(nèi)外以及社會(huì)中的用戶能夠充分利用這些資料信息，高校檔案館對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理和維護(hù)工作。
高校學(xué)院的檔案工作對(duì)高校的發(fā)展具有十分重要的影響，因此在實(shí)際的學(xué)院檔案管理工作中，應(yīng)該要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，相關(guān)的管理人員要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，努力提高自身的素質(zhì)，建立規(guī)范的管理制度，使高校的管理人員能夠提高管理水平和能力之外，有效地推行電子檔案管理模式，不斷地提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，保證高校的檔案完整齊全，并能夠?yàn)閷W(xué)校發(fā)展提供有效的歷史資料證明。
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