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淺談高校學(xué)生檔案管理存在的問題和對策
淺談高校學(xué)生檔案管理存在的問題和對策
葛夢薇
摘要：高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、參加各種學(xué)生活動的真實反映，是伴隨學(xué)生高校生涯及其人生旅程的重要記錄，它不僅對學(xué)生本身有著重要作用，對未來用人單位選拔人才也有著重要的參考價值。而現(xiàn)如今，隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，社會對學(xué)生檔案的要求與日俱增，但高校本身的檔案管理工作存在著諸多問題，例如檔案管理方式落后、管理程序不規(guī)范等。為此，高校應(yīng)對本校和學(xué)生負(fù)責(zé)，及時制定相應(yīng)的對策，完善檔案管理工作，使學(xué)生在進入社會時有個規(guī)范、實用的檔案。
關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；管理；問題；對策
作者簡介：葛夢薇（1978-），女，本科，講師，現(xiàn)主要從事檔案管理等工作。
高校學(xué)生檔案是學(xué)生在人生中使用最多的檔案，因為它能真實反映學(xué)生在工作之前幾年間的種種表現(xiàn)，這時期的人格、特點基本定型，通過高校期間的檔案能基本映射出學(xué)生的能力、素質(zhì)、個性等特點，即使不見學(xué)生本人，也能對其有個大體認(rèn)識。但如今高校的檔案管理水平還停留在十幾年前的階段，已經(jīng)跟不上現(xiàn)在高速發(fā)展的社會，因此加強檔案管理水平，提升檔案管理能力，就成了高校不得不面對的問題，本文就此提出幾點看法。
一、現(xiàn)如今高校學(xué)生檔案管理存在的問題
1.缺少相應(yīng)的規(guī)范性文件。目前，我國在高校學(xué)生檔案管理工作方面沒有規(guī)范性文件，成熟的法律法規(guī)更是無從談起，到底學(xué)生檔案歸誰管？怎么管？都不得而知。正因為沒有相應(yīng)的法規(guī)條文，使得學(xué)生檔案管理非�；靵y，包括管理部門混亂：有的地方歸教育部門管，有的地方歸人事部門管，有的地方多個部門一起管；管理標(biāo)準(zhǔn)混亂：有的按照本區(qū)域范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)進行管理，有的按照本學(xué)校自己制定的制度進行管理，有的則根本沒有標(biāo)準(zhǔn)；管理人員混亂：有的由校人事處的人員進行管理，有的由各個院系指派人員進行管理。從混亂的現(xiàn)象中，不難分析出，沒有統(tǒng)一規(guī)范的法規(guī)條文是管理混亂的根本原因。[1]
2.管理方式落后。高校學(xué)生檔案作為未來我國人力資源建設(shè)的信息寶庫，是現(xiàn)代化社會發(fā)展的重要組成部分，只有用科學(xué)、合理的管理方式才能跟上發(fā)展的腳步。學(xué)生檔案管理方式不能一成不變、遵循守舊，不能停留在你查我調(diào)的老路上，有時我們查閱檔案要花費幾天甚至十幾天的時間，查閱流程煩瑣，而實現(xiàn)信息化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理是大勢所趨，用計算機管理檔案能為我們提供諸多方便，我們不用舟車勞頓地去調(diào)取檔案，不怕有人造假檔案，不怕自己寫的簡歷沒人信。在需要查看檔案時，只需上網(wǎng)就能看到真實、詳盡的檔案資料，利己利人，這才是高效快捷的管理方式。
3.檔案管理意識淡薄。目前，高校往往把教書育人、教學(xué)教務(wù)管理當(dāng)作重要任務(wù)來抓，忽視了學(xué)生檔案管理的工作。原因主要是檔案意識淡薄，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下到學(xué)生本身對檔案的作用和重要性都沒有足夠的認(rèn)識。在當(dāng)?shù)刂鞴懿块T看來，學(xué)生檔案管理工作不能突顯自己的業(yè)績，不如抓教學(xué)水平來的實際，所以管理相對松懈。在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)看來，檔案管理不是硬性指標(biāo)，沒有上級部門的具體要求，沒有相應(yīng)的考核機制，執(zhí)行起來相對輕松，所以對檔案的日常管理敷衍了事，往往選派一些臨近退休的員工來進行管理，且不說這些人員是否具備相關(guān)的專業(yè)知識，就連起碼的責(zé)任心都不會有，他們會認(rèn)為檔案管理工作是自己養(yǎng)老的一份差事。教師在填檔案時會集中發(fā)給學(xué)生，給學(xué)生一個模板，讓學(xué)生自己來填寫。而學(xué)生在填寫自己的檔案資料時也不夠認(rèn)真、仔細，要么字跡潦草，要么千篇一律，很少有新穎的展現(xiàn)，覺得寫得好與差沒什么影響。這些原因使得我們的學(xué)生檔案資料質(zhì)量不高，他人從檔案中收獲的信息量很少，且沒有什么參考價值，對學(xué)生來說也是不負(fù)責(zé)的。
4.檔案維度過窄。高校學(xué)生注重學(xué)業(yè)領(lǐng)域的學(xué)習(xí)，在思想教育、心理健康教育等方面則處于空白狀態(tài)，檔案里沒有這方面的涉及，學(xué)生也就不想浪費時間在這上面，而思想、心理教育對大學(xué)生來說也很重要，不容忽視，在提倡素質(zhì)教育，培養(yǎng)復(fù)合型人才的今天，僅靠學(xué)習(xí)成績證明學(xué)生的能力很難有說服力。例如：許多學(xué)生因為成績不佳，或者感情受挫，又或者遇到一點點的矛盾和困難，就會做出傷害自己和他人的舉動，特別是身處這種壓力巨大的社會，學(xué)生因為一時排解不開自身的問題，就會做出出格的舉動，這與學(xué)生的心理承受能力有很大關(guān)系，即使這些學(xué)生成績優(yōu)秀，但也難稱得上是人才。(www.gymyzhishaji.com)倘若，我們的學(xué)生檔案詳細記錄了每一位學(xué)生的心理特征、心理變化趨勢，那么很多問題就能夠避免，我們教師能夠提前預(yù)防、幫扶說教，把學(xué)生拉回到正常的心理軌跡上，防患于未然，學(xué)生的心理能力也會得到相應(yīng)的提高。所以，加大檔案維度、增加檔案的記錄項目很有必要。
二、對學(xué)生檔案管理問題的對策
1.建立健全相應(yīng)的規(guī)范性文件。國家教育部作為主管教育的高層部門，在學(xué)生檔案管理上負(fù)有非常重要的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。沒有主管部門的法規(guī)條文，下面的高校自然不知如何去實施，只能是摸著石頭過河，只靠一套《檔案法》來寬泛地管理所有檔案，而缺少具體、有針對性的規(guī)范性文件，結(jié)果可想而知。因此，國家教育部應(yīng)盡快出臺有關(guān)高校學(xué)生檔案管理的文件，規(guī)范學(xué)生檔案管理機制，使全國各地的高校能夠有章可循，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求管理檔案[2]。規(guī)范性文件的內(nèi)容最好包括檔案管理的主管單位、管理人員的選用、檔案的媒介、檔案的存儲、檔案的抽查和檢查、獎懲措施等內(nèi)容，有了硬性指標(biāo)和文件，高校才能有目的的進行實施，管理效果也會事半功倍。
2.深化檔案改革，升級管理方式。我們的檔案管理方式已經(jīng)延用了很長時間，在早期社會還能勉強應(yīng)付，但到了現(xiàn)代社會則有些捉襟見肘，很多工作因為一份檔案而停滯不前，從而影響整體工作效率。為此，對學(xué)生檔案改造升級就成為了必然，現(xiàn)代社會信息技術(shù)如此發(fā)達，完成檔案的升級工作并非難事，關(guān)鍵要有勇于創(chuàng)新的勇氣和方便群眾的信念。十八大以來，我國領(lǐng)導(dǎo)人一直堅持深化改革，割除影響社會進步的不良因素，學(xué)生檔案管理工作理應(yīng)順應(yīng)改革潮流，發(fā)現(xiàn)自身問題，革除舊病，勇于創(chuàng)新。例如，我們可以借助掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)將檔案錄入計算機，先在本地區(qū)形成小的數(shù)據(jù)庫，并試圖在全國形成一個龐大的數(shù)據(jù)庫，不管你身在何地，都能查得到，同時做好防泄密工作，使得檔案既方便又安全。這樣我們隨時隨地就能調(diào)取自己的檔案，節(jié)省時間的同時又提升了效率。
3.加大宣傳力度，增強檔案意識。國家教育部要自上而下的進行檔案宣傳，強化高校的檔案意識，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生對檔案的認(rèn)識和理解，在沒有成熟的學(xué)生檔案管理文件之前，要以《中華人民共和國檔案法》來強化人們的認(rèn)識，加大學(xué)習(xí)和宣傳的力度，充分理解和牢記檔案管理的重要性，檔案是關(guān)系到社會、學(xué)校和個人的大事，必須當(dāng)做重要任務(wù)來抓。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案工作納入正常工作內(nèi)容的范疇，做好做實檔案管理的部署，統(tǒng)籌兼顧，責(zé)任到人；教師要教育學(xué)生認(rèn)真對待檔案的填寫和考核，教育學(xué)生重視檔案、認(rèn)真填寫檔案，并對學(xué)生填寫的檔案認(rèn)真審查；學(xué)生要提高填寫檔案的規(guī)范性，正確認(rèn)識檔案的重要性，在校期間好好表現(xiàn)，不犯錯誤，爭取在檔案上留下優(yōu)良記錄。
4.增加檔案的信息量。高校學(xué)生檔案是陪伴我們一生的資料，對我們來說意義重大，既然如此重要，就要把這項工作做好，如果僅僅是記錄在校學(xué)習(xí)成績，未免顯得有些單薄，畢竟學(xué)生的個人素質(zhì)不僅僅是由成績來表現(xiàn)的，還應(yīng)包括心理素質(zhì)、思想素質(zhì)、誠信能力等，一份完整、詳盡的檔案，才更有說服力[3]。素質(zhì)教育倡導(dǎo)培養(yǎng)復(fù)合型人才，未來社會也需要能力出眾的人才，學(xué)習(xí)成績好只能證明在校期間善于學(xué)習(xí)，考試能力強，其他方面則無法判斷，倘若檔案的維度得到增加，我們能考察和篩選的項目就會更多。例如：用人單位選擇人才時，不僅看到了學(xué)生每門功課的成績，還了解到學(xué)生心理抗壓能力、為人是否誠信、執(zhí)行能力是否出眾等資料，這樣就能選出德才兼?zhèn)涞膯T工。
5.理順管理體制，狠抓組織落實。檔案管理作為一個特殊的部門，不像教育那樣需要淵博的知識儲備，只要具備有關(guān)的專業(yè)知識就能做好，關(guān)鍵在于落實。高校應(yīng)建立健全適合自己學(xué)校的管理體制，不管是全校統(tǒng)一管理還是分院管理，都應(yīng)建立完善的體制，權(quán)責(zé)明晰，責(zé)任到人，最重要的是建立一支成熟的管理隊伍，選派政治可靠、責(zé)任心強、年富力強、具有大專以上學(xué)歷的黨員同志從事檔案管理工作。檔案工作細致煩瑣，需要選派的工作人員有耐心和責(zé)任心，熱愛檔案管理工作，愛護檔案資料，嚴(yán)格依規(guī)辦事，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容，對檔案工作要充滿服務(wù)意識，踏踏實實地把檔案管理工作做好。
三、結(jié)語
隨著社會和時代的發(fā)展，也對檔案信息的內(nèi)容、形式、服務(wù)模式提出較大的要求，且關(guān)系到每一位學(xué)生的切身利益，目前的檔案管理方式已經(jīng)與現(xiàn)代社會有些脫節(jié)，因此，提升和改進檔案管理方式成為必然，國家和高校應(yīng)充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)真對待，提升檔案管理的水平，制定一套科學(xué)有效的管理模式，必須做到管理的科學(xué)化、規(guī)范化、實用化，以適應(yīng)新時代的步伐。
參考文獻：
[1]羅葉春。高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策[J].百色學(xué)院學(xué)報，2008，（4）：139.
[2] 高淑俠。 淺談高校學(xué)生檔案管理[J]. 徐州工學(xué)院學(xué)報，2011，5（10）：12-13.
[3]侯子云，張龍。高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].麗水學(xué)院學(xué)報，2012，8（6）：126-128.
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