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結(jié)合本校實際情況自編教材管理軟件
結(jié)合本校實際情況自編教材管理軟件作者/尹振讓
摘 要：針對太原理工大學(xué)多校區(qū)學(xué)生用書而編寫的教材管理軟件，可完成預(yù)定教材多校區(qū)一次錄入，分校區(qū)入庫，銷售，統(tǒng)計，查詢等管理工作。
關(guān)鍵詞：計算機軟件；教材管理；模塊功能
太原理工大學(xué)教材供應(yīng)中心擔(dān)負著四校區(qū)一本本科生和三本本科生的教材供應(yīng)工作，四個校區(qū)分布在太原和榆次兩地四個不同的地方，一本和三本專業(yè)設(shè)置基本相同，學(xué)生卻不在同一校區(qū)，教材的存放也隨學(xué)生所在校區(qū)的不同而不同，有些相同的教材要放到兩個不同的校區(qū)，教材征訂工作量大，統(tǒng)計匯總易出錯，往往出現(xiàn)教材送錯校區(qū)的現(xiàn)象，給教材發(fā)放帶來許多困難。要解決這些問題，就需要教材征訂人員能準確地統(tǒng)計出各校區(qū)的教材用量，明確告訴供書商各校區(qū)教材的數(shù)量，以便供書商分發(fā)教材，及時無誤送到各個校區(qū)。為了適應(yīng)這種變化，搞好我校的教材管理工作，本人自編了適合我校實際情況的教材管理軟件，通過一年來的使用，達到了多校區(qū)教材管理的目的�，F(xiàn)將軟件功能介紹如下：
一、概述
教材管理軟件是由數(shù)據(jù)庫和管理程序組成，管理程序采用Visual Foxpro計算機語言編制，軟件由一個總控程序和8個獨立的模塊組成，每個模塊又有多個子程序組成，主控模塊是教材管理系統(tǒng)的核心。在進入該系統(tǒng)后，主模塊將給出系統(tǒng)各項功能的名稱和功能調(diào)用號，(www.gymyzhishaji.com)從而調(diào)用相應(yīng)的子模塊程序。子模塊有以下8種。
1.教材處理模塊。
2.教材供應(yīng)模塊。
3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊。
4.查詢模塊。
5.退書模塊。
6.修改與刪除模塊。
7.打印模塊。
8.系統(tǒng)維護模塊。
二、主要模塊功能
1.教材處理模塊。此模塊的功能是管理教材錄入數(shù)據(jù)，包括教材預(yù)訂錄入、基礎(chǔ)課預(yù)訂錄入、快速預(yù)訂錄入、教材預(yù)訂匯總、教材入庫錄入和追加教材錄入多個子程序。
教材預(yù)訂錄入和基礎(chǔ)課預(yù)訂錄入是為預(yù)訂教材編寫的兩個錄入子程序。教材預(yù)訂錄入，是根據(jù)各學(xué)院報送的訂書單，按不同的專業(yè)同時將一本本科生和三本本科生使用的教材進行錄入，由計算機自動區(qū)分一本和三本所用教材和學(xué)生所在的校區(qū)。兩課教材是全校所有專業(yè)的必修課程，如果按專業(yè)錄入，工作量大，也比較繁瑣，針對這一問題，專門編寫了基礎(chǔ)課預(yù)訂錄入程序，其指導(dǎo)思想是根據(jù)課程開設(shè)屆數(shù)，將全校本屆所有專業(yè)及書名顯示出來，供工作人員進行填數(shù)，刪除，修改存儲后生成訂單。預(yù)訂完成后，進行匯總生成每種教材在不同校區(qū)的數(shù)量表，打印出預(yù)訂單報送各供書商。
大部分高校每學(xué)期的教學(xué)計劃基本相同，即使有變化也是個別課程的調(diào)整，軟件使用一年后，已存儲了各專業(yè)兩學(xué)期教材的使用情況，根據(jù)這一特點，編寫了教材快速預(yù)訂錄入程序，即從軟件使用第二年開始，利用上屆學(xué)生使用的教材，按學(xué)院把教材調(diào)出來，通過修改、刪除、增加，生成新一屆學(xué)生使用教材的預(yù)訂單，這就最大限度地提高了錄入速度，降低了人工錄入所產(chǎn)生的錯誤。
教材錄入和追加教材錄入，是為教材送到學(xué)校后，根據(jù)供書商的送書單入庫而編寫的兩個子程序。教材錄入，當(dāng)供書商送到教材后，驗收完畢后，根據(jù)供書商的送書單，按校區(qū)及書號顯示一條書名信息，輸入單價，冊數(shù)，根據(jù)預(yù)訂情況把各專業(yè)的預(yù)訂教材信息轉(zhuǎn)入售書庫，以備供應(yīng)教材使用。追加教材錄入是售書中所訂的教材短缺了，補訂教材的錄入程序。
2.教材供應(yīng)模塊。由班級購書、零售售書、教師領(lǐng)書三個子程序組成。班級購書主要是以班級集體買書為主，售書時只要輸入班級代碼，就能顯示出該班本學(xué)期所用教材，輸入購買冊數(shù)后，打印領(lǐng)書單，同時將該數(shù)據(jù)儲存，以備后用，領(lǐng)書單記錄了本專業(yè)使用教材的主要信息，即使書名、單價相同，也不會發(fā)錯書。零售售書主要是解決部分學(xué)生無書、丟書后的零星售書方式。
3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊�？山y(tǒng)計購入金額、售書金額、庫存金額及教師領(lǐng)書金額。教材發(fā)放完成后，要進行清點余書工作，我在統(tǒng)計模塊中專門編寫了一個對賬子程序，它將全部供書商的到書冊數(shù)、售書冊數(shù)、教師領(lǐng)書冊數(shù)及剩余冊數(shù)匯總到同一張表上，以便教材管理人員清點剩余冊數(shù)，為退書做好準備工作。
4.查詢模塊是教材管理中使用最多的模塊，它包括查詢到書情況，查詢學(xué)生購書情況，查詢庫存情況，查詢教師領(lǐng)書情況，查詢預(yù)訂教材情況。在不同的程序中，設(shè)置有不同的查詢條件，比如，在查詢到書書目中，可選擇按書名代碼查詢，可以按書名查詢，也可以按出版社查詢�？傊�，通過不同條件的查詢，可以很方便地找到相應(yīng)教材的有關(guān)信息，以便我們了解教材的售書情況。
5.教材預(yù)訂錄入的正確與否，直接影響計算機后續(xù)數(shù)據(jù)的處理，為了提高數(shù)據(jù)錄入的準確性，把出錯率降到最小，修改與刪除模塊是軟件中不可缺少的一部分。當(dāng)錄入數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤時，可通過修改程序及時地把它糾正過來，當(dāng)錄入數(shù)據(jù)不需要時，可及時將它刪除掉。
6.系統(tǒng)維護模塊，可進行學(xué)期或年度結(jié)束時有關(guān)數(shù)據(jù)的備份、轉(zhuǎn)存等工作，就是對本學(xué)期教材供應(yīng)工作結(jié)束后，預(yù)定下學(xué)期教材前和本年度結(jié)束時，對有關(guān)數(shù)據(jù)進行保存、備份，并刪除相關(guān)的數(shù)據(jù)庫。
教材管理軟件在我校教材中心使用一年多來，基本可以達到我科教材日常管理的目的，即使有一些不足之處，也可根據(jù)實際工作情況隨時進行修改完善，通過不斷地修改，必將成為我科教材管理的得力工具。
參考文獻：
嚴勇。計算機在教材管理中的應(yīng)用[J].機械職業(yè)教育，2001
�。�12）。
作者簡介：尹振讓，男，1956年生，大學(xué)畢業(yè)，工程師，就職于太原理工大學(xué)，從事教材管理工作16年，一直以教材建設(shè)及教材管理為研究方向。
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