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關(guān)于高校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀的分析和探討
關(guān)于高校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀的分析和探討文/丁嘉莉
摘 要：教學(xué)檔案管理工作是日常管理工作的重要組成部分，針對目前高校教學(xué)檔案管理工作實際存在的問題，應(yīng)保證高校教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量和規(guī)范的同時，提高管理人員素質(zhì)，使檔案管理具有靈活、創(chuàng)新、與時俱進(jìn)的特色，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一文檔管理，形成檔案管理平臺，提高檔案的利用率，并保證檔案的信息安全。
關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；電子檔案；管理平臺
反映學(xué)校教學(xué)實踐活動和教學(xué)管理工作的教學(xué)檔案是學(xué)校管理工作的重要組成部分。教學(xué)檔案管理者必須結(jié)合本校教學(xué)實際情況，把教學(xué)管理和教學(xué)活動過程中形成的能反映教學(xué)管理、教學(xué)活動的全過程以及對學(xué)校今后開展教學(xué)工作具有參考價值和憑證作用的文件材料及時收集、歸檔。高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)保證質(zhì)量和規(guī)范的同時，具有靈活創(chuàng)新、與時俱進(jìn)的特色。在檔案管理工作中要重視檔案材料的收集、整理和保管，同時把檔案信息資源開發(fā)出來，提高檔案利用率，為學(xué)校的教學(xué)管理、教學(xué)改革與建設(shè)發(fā)揮重要的作用。但是，目前高校教學(xué)檔案管理工作在不斷發(fā)展的同時仍然還存在著不少問題，需要檔案管理者在日常工作實踐中不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而改進(jìn)檔案管理工作。
一、目前高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的一些問題
1.從檔案管理模式上來說，我國高校檔案管理方面逐步走上規(guī)范化道路
隨著眾多高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、辦學(xué)層次逐步提升，大部分高校已經(jīng)逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案的分級管理和分類管理。一方面在校級檔案部門下，設(shè)立各院系教學(xué)檔案分管部門，形成教學(xué)檔案的校、院兩級管理，使檔案管理更加系統(tǒng)化；另一方面將教學(xué)檔案分類進(jìn)行管理，比如，項目檔案、科研成果檔案等，便于查閱參考，更好地體現(xiàn)檔案收集工作的價值。雖然大部分高校檔案管理模式已經(jīng)實現(xiàn)分級管理和分類管理，但在實際管理過程中仍然存在不少問題。
�。�1）檔案分級管理體系松散
在分級管理模式中，由于高校教學(xué)活動眾多繁雜，其相應(yīng)產(chǎn)生的教學(xué)檔案資料可能出現(xiàn)沒有及時歸檔、整理匯編的情況，從而造成院系級教學(xué)檔案人員歸檔不全、材料質(zhì)量不高等現(xiàn)象發(fā)生，
使校級檔案管理出現(xiàn)錯誤及遺漏。在分類管理模式中，由于各級管理部門檔案分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使檔案類別混雜，不利于上下級之間的檔案統(tǒng)一管理以及查閱使用。
（2）檔案管理制度不健全
如，在查閱、借閱檔案時，登記措施不完善，出現(xiàn)借閱使用期間不妥善保管、用后不及時歸還等情況，造成重要檔案時有流失。
2.從檔案管理技術(shù)手段上來說，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)的應(yīng)用極大地革新了教學(xué)檔案管理工作
隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，教學(xué)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已經(jīng)成為知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。近年來高校通過引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)教學(xué)檔案的科學(xué)管理。然而在教學(xué)檔案管理信息化進(jìn)程中，對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的依賴也逐漸突顯出一些問題，值得我們重視和思考。
�。�1）電子檔案的數(shù)據(jù)兼容性
隨著眾多檔案管理系統(tǒng)的不斷引進(jìn)，很多高校忽視了各類信息管理系統(tǒng)的兼容性問題。高校各部門各自引進(jìn)不同的檔案管理系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)一管理平臺，造成資源浪費，(www.gymyzhishaji.com)重復(fù)勞動，不能實現(xiàn)信息共享，束縛著檔案信息化的發(fā)展。
�。�2）電子檔案的安全性
目前網(wǎng)絡(luò)信息安全問題是全世界關(guān)注的熱點問題之一。檔案管理日益依賴計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，電子檔案信息的保密問題值得我們重視。當(dāng)電子檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞時，在管理者和用戶在方便地利用檔案信息的同時，應(yīng)避免檔案信息泄密。存儲于服務(wù)器上的檔案信息如何防止其發(fā)生不確定變化甚至丟失等是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理以后需要重點考慮并及時解決的問題。
�。�3）電子檔案的利用率
隨著電子檔案管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展，使大量檔案信息可以充分得到有效利用，不再是堆積成山的死板紙質(zhì)文檔，而是可以隨時調(diào)用及時呈現(xiàn)的活躍知識庫。然而，目前面對如此豐富的電子檔案，大多數(shù)檔案管理者對其利用率并不是很高。多數(shù)院系對教學(xué)檔案的利用局限于應(yīng)付各種評估和檢查，沒有根據(jù)教學(xué)研究需要對檔案進(jìn)行有效收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化成不同形式的科研成果，因此，對檔案的有效利用亟待開發(fā)。
二、如何加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理
1.健全教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，貫徹分級管理和分類管理模式，建立完善的監(jiān)督管理和考核制度
�。�1）按照《檔案法》等文件制定出符合實際的管理規(guī)章制度， 指導(dǎo)檔案建設(shè)、運行和管理工作
高校各個部門應(yīng)貫徹分級、分類管理模式，確定各教學(xué)管理部門、各學(xué)院、教研室的歸檔范圍，把檔案工作納入教學(xué)計劃，提出明確的歸檔要求，將崗位職責(zé)劃分到位，杜絕檔案管理工作中的拖沓、疏漏。
�。�2）建立完善的監(jiān)督和考核制度
學(xué)校定期檢查各部門教學(xué)檔案管理工作，并且將其列入年度考核，優(yōu)獎劣罰，實行年度檢查評比制度，確保教學(xué)檔案管理工作不斷得到提高，保證教學(xué)檔案建設(shè)和管理的質(zhì)量，使教學(xué)檔案的管理工作向制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。
2.實現(xiàn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建設(shè)統(tǒng)一的電子檔案管理平臺
�。�1）電子檔案的建設(shè)要注重數(shù)據(jù)的兼容性
形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案格式，使其不受操作平臺、軟件系統(tǒng)的影響而能被識讀，方便導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行研究分析。
�。�2）建立統(tǒng)一的檔案管理平臺
實現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部的連接以及與互聯(lián)網(wǎng)的連接，真正實現(xiàn)信息資源共享，使師生方便迅速地查詢所需的檔案信息資料，為高校的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)，保證檔案資源的高效利用。只有在共同的檔案管理平臺的基礎(chǔ)上，才能夠真正實現(xiàn)檔案信息從收集、整理、歸檔到開發(fā)利用的無縫銜接，最終體現(xiàn)檔案管理的價值。
3.拓展檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案的利用率
傳統(tǒng)的檔案管理工作的主要內(nèi)容是進(jìn)行檔案信息的收集、整理、歸檔等工作，由于管理技術(shù)限制，對龐大的紙質(zhì)文案資料不能進(jìn)行很好的全局統(tǒng)籌分析。隨著電子檔案管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展，各類教學(xué)檔案不斷更新，使檔案管理者擁有大量及時有效的一線教學(xué)數(shù)據(jù)，這些檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容區(qū)別于以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，可以通過軟件快捷地進(jìn)行調(diào)取，篩選，統(tǒng)計分析，因此，檔案管理者可以根據(jù)教學(xué)、研究需要對文檔文件進(jìn)行分類收集、篩選、加工，編制資料，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的功能，為教學(xué)管理研究提供大量的支撐材料，使檔案管理工作更加豐富，實現(xiàn)檔案利用率最大化，服務(wù)教學(xué)第一線，進(jìn)一步提升檔案管理的內(nèi)涵價值。
4.加強(qiáng)電子檔案的信息安全管理，紙質(zhì)檔案和電子檔案管理相結(jié)合
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境越來越復(fù)雜的信息時代，檔案管理工作中對電子檔案信息系統(tǒng)的依賴越來越大，因此，檔案管理的信息安全性問題得到了普遍關(guān)注和重視。一方面由于電子文件采用電子編碼技術(shù)，內(nèi)容可以任意修改且不留痕跡，使文件的原始性和真實性受到挑戰(zhàn)；另一方面由于網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中可能由于病毒侵害等原因造成檔案信息的變化甚至丟失，因此，加強(qiáng)電子檔案管理的信息安全建設(shè)是檔案管理新時期的重要挑戰(zhàn)。
�。�1）加強(qiáng)電子檔案安全性管理
電子檔案在形成過程中應(yīng)利用高科技手段防止攻擊和入侵，特別注意隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證和加密保護(hù)，避免檔案在傳輸和處理過程中出現(xiàn)錯誤。
�。�2）在不斷完善電子檔案管理系統(tǒng)的同時，不能忽視傳統(tǒng)檔案的管理工作，做到紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的管理模式
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)和保障作用是電子檔案系統(tǒng)發(fā)展的重要保證；電子檔案系統(tǒng)則可以通過視頻、圖片等不同文檔格式，做到紙質(zhì)檔案難以企及的多視角、多方位的綜合豐富的檔案內(nèi)容收集。
5.提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理角色變化，從單純的收集者轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碚�、研究�?br />
不管是實現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫，形成統(tǒng)一的檔案管理平臺，還是進(jìn)行創(chuàng)新思維，與時俱進(jìn)地提高檔案利用率，都需要檔案管理者腳踏實地地在實踐中完成，因此，高校教學(xué)檔案管理工作對檔案管理人員的知識素質(zhì)提出了更高的要求，除了必須具備一定的專業(yè)理論知識，還應(yīng)具有多學(xué)科的知識體系結(jié)構(gòu)。檔案員應(yīng)努力提高自身的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)習(xí)檔案的專業(yè)知識和管理技能，不斷更新自己的知識結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新思維模式，從傳統(tǒng)的資料收集者轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碚吆脱芯空摺?br />
參考文獻(xiàn)：
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�。ㄗ髡邌挝� 南京工程學(xué)院教務(wù)處）
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