高校二級學院檔案管理工作亟待加強

　　高校二級學院檔案管理工作亟待加強
　　
　　作者/ 賴華紅
　　
　　加強檔案管理工作在高校管理與建設過程中具有重要意義。 《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，重視本組織、本單位、本職務工作的檔案建設與管理，是每位工作人員的基本義務。檔案是一個國家各類社會組織、機構、個人歷史的真實記錄，是傳承國家、民族、社會發(fā)展歷史的基本工具，是對后人負責的精神體現。從學院組織、機構和個人的微觀層次而言，檔案還具有總結歷史經驗教訓，反映本院各方面發(fā)展的歷史面貌，強化工作紀律，杜絕濫用職權，防止職務腐敗等重要作用。為此，教育部專門頒布了《普通高等學校檔案管理辦法》。從當前高校的發(fā)展趨勢來看，依法加強二級學院的檔案管理，已成為高校在構建和完善現代大學制度過程中強化內部管理的一項重要舉措。
　　
　　一、高校二級學院的學院秘書
　　
　　隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展和高等教育體制改革的深入，我國許多大學設立了若干二級學院，并逐步建立了校院（系）二級管理體制。這些學院作為高校辦學的基礎組織，在大學教育事業(yè)的發(fā)展過程中發(fā)揮著極為重要的作用。所謂“大學”，實際上就是學校機關與各個學院的綜合體。各個學院承載著大學各項事業(yè)建設和發(fā)展的重任，在黨務、行政、教學、科研等管理上既有較強的統(tǒng)一性，又具有不同程度的相對獨立性。學院各項事業(yè)的發(fā)展既關系到學院自身各項工作的未來走向，又關系到整個學校的協(xié)調發(fā)展。
　　
　　然而，不論是學校的整體工作，還是學院內部的各項事務，落實到具體操作層次，總是無法離開學院辦公室的各項秘書工作。學院秘書是學院乃至高校重要的基礎崗位，學�；驅W院的各項工作都程度不同地依賴于學院秘書的具體運作。因而各個學院依照秘書工作的內容和性質，根據自己的辦學規(guī)模專門設置了黨總支秘書、團委秘書（書記）、行政秘書、教學秘書、科研秘書、研究生秘書、行政秘書、財務秘書等秘書崗位。
　　
　　二、學院秘書與檔案管理工作
　　
　　二級學院的檔案管理工作是高校管理系統(tǒng)中重要的基礎工作之一，也是檢查、評估學院辦學質量和管理水平的重要方面。二級學院檔案是學校檔案的重要來源，除其中一部分重要資料要上交學校檔案室歸檔保存外，絕大部分資料留在學院保存�！镀胀ǜ叩葘W校檔案管理辦法》第九條規(guī)定： “高等學校各部、處、院、系、所等部門，必須有一名負責人分工主管該部門的檔案工作，并視情況配備一至兩名專（兼）職人員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。”在實際工作中，大部分高校要求各院（系）和職能部門配備一名兼職檔案員，從而在全校形成了以兼職檔案員為基礎的檔案工作網絡。但是，在二級學院檔案管理的實踐中，檔案管理任務往往是由辦公室秘書承擔，也就是說，學院秘書實際上同時充當著兼職檔案員的角色。
　　
　　隨著學院事業(yè)的發(fā)展，學院在黨務、行政、教學、科研等活動中了產生許多文件材料；同時，教師在各自的教學科研活動中，也產生了不少重要資料。這些檔案材料來源分散，涉及的內容和范圍越來越廣，導致學院兼職檔案員的工作任務越來越重，學院檔案管理工作的壓力越來越大，形成了工作內容無法分解而工作負荷又難以承載的現實矛盾。
　　
　　三、學院檔案管理中存在的問題
　　
　�。ㄒ唬┤睋p遺漏嚴重
　　
　　近幾年來，高校二級學院各項事業(yè)發(fā)展迅速，各種檔案資料隨之日益增多，一些重要的檔案資料在工作流程中不經意地被遺失或損毀。除了上級“紅頭文件”、學院黨政會議記錄、學生工作榮譽、學院人事考核等檔案資料，以及秘書工作必需的案頭材料保存較為齊備外，其他檔案資料則嚴重缺損或遺漏，其中缺損最為嚴重的當屬教學檔案、科研檔案和黨務檔案。
　　
　�。ǘ�）分割存檔
　　
　　高校機關職能部門與二級學院基本維持著單線歸口劃塊的業(yè)務管理體制。比如，學院教學秘書歸口學校教務處，研究生秘書歸口學校研究生處，團學秘書歸口學校學工處團委，黨總支秘書歸口學校黨委各部門等，因此，學院的檔案資料處于切塊劃歸各對口部門管理的狀態(tài)。在這種管理體制下，重點抓了檔案源的管理工作，而忽視了檔案的全宗化、規(guī)范化和標準化。分割存檔反映了學院檔案管理體制上的弊病。
　　
　�。ㄈ�）檔案管理意識薄弱，隨意性強
　　
　　由于體制不健全等原因，各歸口秘書實際上都是兼職檔案管理員，他們忙于日常秘書事務，缺少對檔案管理專業(yè)知識的學習，對檔案管理工作往往缺乏系統(tǒng)的協(xié)調。因此，對于日常工作中形成的各種資料，哪些該存檔、如何存檔、如何延續(xù)等，難以做到系統(tǒng)化、規(guī)范化和標準化。檔案管理工作存在著事務活動忙忙碌碌，存檔材料寥寥無幾，檔案質量不高的現象。
　　
　　（四）開發(fā)利用率低
　　
　　各個學院的檔案管理工作，僅僅停留于“保管”的層面，或者為迎接某項評估和檢查而準備。除了紅頭文件、黨政會議記錄等，因當前工作所需而偶爾調閱或使用外，其他檔案資料的利用率則非常低。這與學院檔案資料普遍缺損，檔案資料的基本功能受到嚴重損害等有著密切聯(lián)系。
　　
　�。ㄎ澹└鲗W院管理水平不平衡
　　
　　發(fā)展不平衡是我國的基本國情。高校二級學院檔案工作的管理水平也不平衡。比如，有的學院嚴格按行文制度辦事，學院內部的各項重要決策均能以學院文件形式下發(fā)各系、所、室，并及時存檔；有的學院實行嚴格的成就備案制度，個人重大成就均被同時視為學院進步和發(fā)展的成果，各種證件、榮譽、專利、發(fā)明、論著、實驗成果等科研（技）成就的原（復）件，均予以存檔。個別學院對國內著名學者的重要用品或重要紀念物均有收集，比如社會交往聲像、著名手稿等。
　　
　　四、二級學院檔案管理不瞢的原因
　　
　�。ㄒ唬�學院秘書工作任務繁重
　　
　　學院發(fā)展規(guī)模與學院秘書崗位設置不平衡，造成學院秘書工作量有增無減。檔案資料發(fā)生量越大的學院，辦公室日常的繁雜事務越多，這些日常事務工作，反過來又制約著學院秘書對檔案資料及時有效的整理。另外，學院秘書與學院實驗室、資料室、教輔人員工作量嚴重失衡，也造成了學院秘書的心理失衡，影響了學院秘書的工作心態(tài)和工作績效。
　　
　�。ǘ�）學院秘書地位低、待遇差
　　
　　學院秘書是高校管理體系中的基礎崗位，崗位的基層性、服務性，決定了學院秘書與學院領導、部門負責人以及教學科研人員相比，自然在工作地位和待遇上存在著一定距離。同時，學院秘書地位低、待遇差，還集中體現在學院秘書與學校機關秘書，以及學院秘書與學院辦公室、資料室、實驗室其他工作人員勞資收入等對應比較方面。這就造成學院秘書除了完成日常應急事務以外，對檔案管理工作缺乏積極性。
　　
　�。ㄈ�）管理實體分散，缺乏專門管理制度和長遠規(guī)劃
　　
　　國內多數大學二級學院的檔案工作，實行劃塊分散管理，黨務類秘書與行政類秘書的檔案資料互不溝通，黨務秘書與團學秘書（書記）的檔案資料互不溝通，教學秘書、科研秘書、財務秘書、行政秘書的檔案資料互不溝通。這種分散管理體制對實行系統(tǒng)化、規(guī)范化檔案管理提出了強烈的制度要求。
　　
　　然而，大多數高校二級學院并沒有與檔案分散管理體制相配套的專門制度和長遠規(guī)劃，學院的檔案資料遺漏損毀嚴重，檔案工作普遍停留于應付當下事務工作需要的層面上。這是一種嚴重背棄《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校檔案管理辦法》的違法違規(guī)行為。
　　
　�。ㄋ模�學院秘書檔案收集工作難度較大
　　
　　在二級學院的檔案管理中，許多領導、老師、秘書在思想意識上存在著許多誤區(qū)。比如，有的學院黨政領導認為學院黨政集體做出的重大決定，有了黨政會議記錄文件性資料就不必保存了。多數領導和老師把工作中形成的文件資料看作個人的私有財產，不愿意上交歸檔：有的覺得把材料留在身邊，自己用起來方便；有的覺得資料是自己的心血和汗水，極為珍貴，理應由自己珍藏；有的覺得所做工作尚未取得重大成就，相關資料沒有歸檔必要。這嚴重妨礙了學院秘書的檔案收集工作。
　　
　　五、學院檔案管理優(yōu)化策略
　　
　�。ㄒ唬╊I導干部要增強檔案管理意識
　　
　　高校二級學院檔案是學院師生員工在開展教學、科研、管理等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，對學院改革、建設和發(fā)展事業(yè)起著重要作用。加強檔案管理工作，關鍵在領導干部。學院領導干部應增強檔案意識，重視檔案管理工作，認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案’法》和《普通高等學校檔案管理辦法》，認真做好學院檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，建立健全相關管理制度，在人員配備與培養(yǎng)、檔案工作現代化建設等方面逐步進行具體部署。
　　
　�。ǘ�）加大全員宣傳力度
　　
　　學院秘書要利用各種機會和形式向全院教職工宣傳檔案法規(guī)和檔案知識。首先，要通過宣傳，使廣大教職工明確檔案的含義、地位和作用。其次，要使每一個教職工認識到檔案管理的必要性，從而自覺地收集資料，及時歸檔。再次，要讓廣大教職工認識到檔案在開發(fā)信息資源、服務教育教學中的作用，認識到檔案是一種信息資源，能給學院工作帶來較大效益。只有逐步提高全體教職工對檔案工作的認識，大家才能較好地利用檔案，自覺地保護好文獻資料，積極參與檔案工作，維護檔案的完整和安全。
　　
　�。ㄈ�）建立有效的歸檔制度
　　
　　學院要結合本單位檔案管理實際建立行之有效的檔案歸檔制度，并嚴格執(zhí)行、定期檢查，對于違反者，要依據有關制度給予相應的處理。同時，在教職工年度考核和專業(yè)技術職稱評聘工作中，學院要明確規(guī)定有關教師個人的課時、論文、科研資金、科研成果等考核材料須由檔案負責人出具證明，證實其真實有效性，這樣才能促使教職工及時主動地將有關文件材料上交歸檔。
　　
　�。ㄋ模┨岣邫n案管理人員的業(yè)務素質
　　
　　檔案管理人員只有具備較高的業(yè)務素質、高度的責任感和服務意識，努力學習檔案管理新技術、新方法，熟練掌握信息數字化檔案管理工作技能，才能適應新時期檔案現代化建設的需要。
　　
　　1.業(yè)務知識和能力。學院秘書要加強學習檔案法規(guī)和檔案管理專業(yè)知識，增強檔案管理意識和能力。一方面，要認真做好檔案信息的收集和整理工作，確保檔案的全宗化、規(guī)范化和標準化，為學院檔案工作的規(guī)范管理和持續(xù)發(fā)展打下堅實基礎；另一方面，要認真做好檢索和查詢工作，形成一個運轉靈活、系統(tǒng)嚴密的檔案管理體制與服務體系，方便教職工查詢使用。
　　
　　2.信息服務意識。學院檔案材料來源于各項工作實踐，只有滿足教職工需求，才能發(fā)揮檔案材料的作用，最終實現檔案管理目標。學院秘書要樹立主動為教職工服務的意識，不斷探索開發(fā)利用檔案資料的新途徑、新方法，重視檔案利用的社會性、有效性，更好地為學院的各項工作服務。
　　
　　3.信息數字化工作能力。根據檔案現代化和辦公自動化要求，檔案管理人員應提高信息數字化工作能力，掌握計算機操作、數據管理和網絡管理等基本技能，充分應用計算機、互聯(lián)網和相關軟件，做好檔案數字化處理，實現檔案網絡管理和服務工作。 （1）檔案管理網絡化。學院可以在校園網上建立學院網站，由學院秘書負責管理相關區(qū)域，定期公布相關非保密性檔案信息，為教職工了解和利用信息服務。 （2）檔案信息查閱網絡化。學院網站公布的相關檔案信息，有關部門或個人可根據需要在權限范圍內查詢和調閱，并實現輸出打印。
　　
　　參考文獻：
　　
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