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新時(shí)期高校民生檔案工作探析
新時(shí)期高校民生檔案工作探析張建梅
[摘要]高校民生檔案事關(guān)師生的生存與發(fā)展。文章闡述了加強(qiáng)高校民生檔案的重要意義，提出了高校加強(qiáng)民生檔案工作的三項(xiàng)原則，即以師生的民生需求為導(dǎo)向，以法律法規(guī)為保障，以豐富的館藏資源為基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上指出，當(dāng)前必須著力推進(jìn)以教師業(yè)績(jī)檔案、學(xué)生成長(zhǎng)檔案、名師教學(xué)檔案、校園文化檔案為重點(diǎn)的高校民生檔案建設(shè)。
[關(guān)鍵詞]民生檔案 高校學(xué)生成長(zhǎng)檔案校園文化檔案
[作者簡(jiǎn)介]張建梅（1971-），女，甘肅張掖人，湖州師范學(xué)院檔案館，碩士，主要研究方向?yàn)闄n案管理。（浙江湖州 313000）
[中圖分類(lèi)號(hào)]G271
[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1004-3985(2010)36-0054-02
黨的十七大明確提出關(guān)注民生、保障民生、改善民生是科學(xué)發(fā)展觀的重要組成部分，并把民生問(wèn)題作為黨和政府工作的重點(diǎn)。為貫徹十七大精神，國(guó)家檔案局于2007年12月29日印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》，要求各級(jí)檔案部門(mén)自覺(jué)將民生檔案工作納入工作范疇，積極探索民生檔案管理和利用的最佳方式和有效途徑。2008年9月1日實(shí)施的《高校檔案管理辦法》明確指出，高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)；加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。因此，高校檔案部門(mén)要根據(jù)自身的特點(diǎn)，以發(fā)展的眼光找準(zhǔn)建立覆蓋師生員工的檔案資源，以方便快捷的服務(wù)手段為廣大師生員工做好服務(wù)。
一、高校加強(qiáng)民生檔案工作的重要意義
民生檔案是單位、社會(huì)組織和個(gè)人在勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保障、醫(yī)療衛(wèi)生、教育、公共管理等民生領(lǐng)域中形成的各種載體的文件材料，是維護(hù)群眾權(quán)（范文先生網(wǎng) www.gymyzhishaji.com）益的原始憑證，是“人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問(wèn)題”在檔案工作中的集中體現(xiàn)①。因此，高校加強(qiáng)民生檔案工作具有非常重要的意義。
1．高校加強(qiáng)民生檔案工作是貫徹落實(shí)十七大精神的必然要求。黨的十七大報(bào)告明確指出，加快推進(jìn)以改善民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè)，努力使全體人民學(xué)有所教、勞有所得、病有所養(yǎng)、住有所居。這不僅明確了我國(guó)改革發(fā)展關(guān)鍵階段社會(huì)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容和戰(zhàn)略目標(biāo)，同時(shí)，也為檔案工作服務(wù)黨和國(guó)家工作大局指明了前進(jìn)方向。為此，檔案部門(mén)必須緊緊圍繞以改善民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè)，牢牢抓住服務(wù)民生不動(dòng)搖，圍繞服務(wù)民生制定發(fā)展目標(biāo)，部署工作任務(wù)，整合各類(lèi)民生檔案資源，使檔案工作的成果更多地體現(xiàn)服務(wù)民生、改善民生。當(dāng)前，高校要把加強(qiáng)民生檔案管理作為改善民生服務(wù)和推進(jìn)檔案工作發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)，切實(shí)提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)工作意識(shí)，明確目標(biāo)要求，認(rèn)真研究部署，扎實(shí)推進(jìn)實(shí)施，著力推動(dòng)建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務(wù)人民群眾的檔案利用體系。
2．高校加強(qiáng)民生檔案工作是全面提高高等教育質(zhì)量的必然要求。新時(shí)期高等教育改革發(fā)展的著力點(diǎn)在于提高質(zhì)量、走內(nèi)涵發(fā)展之路。這就要求必須牢牢抓住人才培養(yǎng)這個(gè)根本，始終堅(jiān)持教育以育人為本、以學(xué)生為主體，辦學(xué)以人才為本、以教師為主體。以學(xué)生為主體，高校檔案工作要服務(wù)學(xué)生的成長(zhǎng)成才，根據(jù)提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的要求和大學(xué)生的發(fā)展特點(diǎn)，加強(qiáng)心理健康、就業(yè)、幫困助學(xué)等民生服務(wù)，更好地促進(jìn)大學(xué)生的全面發(fā)展。以教師為主體，高校檔案工作要服務(wù)于高素質(zhì)師資隊(duì)伍建設(shè)，開(kāi)拓新的服務(wù)渠道，提高教師民生檔案工作的質(zhì)量和水平，全力促進(jìn)教師全身心投入教學(xué)、科研和育人工作。
3．高校加強(qiáng)民生檔案工作是全面構(gòu)建和諧校園的必然要求。建設(shè)和諧社會(huì)離不開(kāi)和諧校園的建設(shè)，高校檔案館更好更快地開(kāi)發(fā)利用學(xué)校民生檔案信息資源，對(duì)構(gòu)建和諧校園有很大的促進(jìn)作用。檔案工作要堅(jiān)持以人為本，積極主動(dòng)地把實(shí)現(xiàn)好、維護(hù)好、發(fā)展好廣大師生員工的根本利益作為高校檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，改變過(guò)去“重事輕人、重物輕人、重官輕民、重名入輕普通人、重機(jī)構(gòu)輕個(gè)人”的觀念，轉(zhuǎn)變?cè)跈n案利用中存在的重學(xué)校利用、輕個(gè)人利用，重為學(xué)校服務(wù)、輕為師生員工服務(wù)的做法，重視所有涉及人的檔案的價(jià)值，真正認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和有用性，不再僅局限于政府和學(xué)校，而要面向大眾，面向師生，要像重視部門(mén)利用那樣重視學(xué)校師生員工的利用，盡快建立方便師生員工的檔案利用體系，樹(shù)立“服務(wù)民生與服務(wù)業(yè)務(wù)并重，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與服務(wù)群眾并重”的觀念，充分發(fā)揮檔案工作在解決民生問(wèn)題中的重要作用②。
二、高校建設(shè)民生檔案的基本原則
高校檔案是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影，它包含了教學(xué)、科研、管理等諸多方面的內(nèi)容，反映了歷屆師生員工各個(gè)時(shí)期的活動(dòng)。多年來(lái)高校檔案主要是為學(xué)校的各項(xiàng)工作如編史修志、工作查考、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、宣傳教育等服務(wù)。但是高校檔案中也包含大量民生檔案，高校民生檔案主要有人事、工資福利、師資培訓(xùn)、職稱(chēng)、教師科研成果、招生、學(xué)生學(xué)籍、學(xué)生就業(yè)、醫(yī)療、保險(xiǎn)、聘用合同等與師生相關(guān)的檔案。在校工作、生活過(guò)的教工和學(xué)生如果遭遇各種證明缺失、證件丟失等均可來(lái)檔案館查詢(xún)，并得到相關(guān)證明解決學(xué)歷認(rèn)證、工齡、工資確認(rèn)、親屬證明、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等民生問(wèn)題。
高校民生檔案服務(wù)對(duì)象主要是師生。在查到相美民生檔案資料后可開(kāi)證明、復(fù)印相關(guān)材料并加蓋檔案館檔案證明專(zhuān)用章，復(fù)印件即可起到原件的作用。例如利用文書(shū)檔案進(jìn)行工作考查和享受黨的惠民政策，利用學(xué)籍檔案辦理就業(yè)手續(xù)，利用人事檔案辦理出國(guó)、買(mǎi)房貸款、遺產(chǎn)繼承手續(xù)，利用房產(chǎn)檔案確定房產(chǎn)權(quán)，利用工資檔案核實(shí)工齡辦理退休手續(xù)等，這不僅解決了教職員工和畢業(yè)生的燃眉之急，在一定程度上化解了社會(huì)矛盾，穩(wěn)定社會(huì)秩序，促進(jìn)社會(huì)和諧③。民生檔案事關(guān)師生的生存和發(fā)展，我們必須堅(jiān)持以人為本的理念，確定建立民生檔案的原則。
1．高校民生檔案必須以師生需求為導(dǎo)向。對(duì)高校檔案工作而言，關(guān)注民生、服務(wù)民生就是要以師生員工的需要為導(dǎo)向。因此高校檔案部門(mén)要認(rèn)真了解師生的需求，有針對(duì)性地開(kāi)展民生檔案工作，抓好民生檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理和建設(shè)，把民生檔案納入檔案管理體制，科學(xué)整合和豐富館藏各類(lèi)民生檔案資源，突出民生檔案在檔案資源建設(shè)中的地位，建立覆蓋師生的檔案資源體系。對(duì)民生檔案優(yōu)先收集，優(yōu)先編目，優(yōu)先整理，優(yōu)先輸入，優(yōu)先提供利用，使檔案工作真正做到察民情、知民意、解民憂(yōu)、維民權(quán)、保民安，更好地發(fā)揮檔案事業(yè)在服務(wù)民生和社會(huì)和諧方面的積極作用。
2．高校民生檔案必須以法律法規(guī)為保障。為了更好地建立民生檔案，高校檔案部門(mén)必須要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和制度保障，把指導(dǎo)和監(jiān)督涉及民生事務(wù)的部門(mén)的檔案工作作為工作重點(diǎn)，督促這些部門(mén)做好民生檔案材料的收集與歸檔工作，確保民生檔案及時(shí)建檔、有效管理，確保民生檔案齊全完整，為服務(wù)民生提供真實(shí)可靠的信息來(lái)源。同時(shí)，由于民生檔案中涉及公眾的諸多私人信息，在提供和利用過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)侵權(quán)、傷害群眾利益的行為，為防患于未然，就需要建立健全民生檔案法規(guī)體系，明確民生檔案公開(kāi)的范圍、方式和程序，保障師生的利益不受侵犯。
3．高校民生檔案必須以豐富的館藏資源為基礎(chǔ)。要做好民生檔案工作，就必須要做好基礎(chǔ)性檔案資源建設(shè)，建立能滿(mǎn)足師生需求的檔案資源體系。一方面，檔案工作人員要對(duì)館藏檔案進(jìn)行篩選，整合學(xué)校民生檔案資源，以便更好地為師生服務(wù)；另一方面，高校檔案部門(mén)要圍繞服務(wù)民生，積極調(diào)整館藏建設(shè)思路，突出為民、便民、惠民主題，加大與師生員工關(guān)系密切的人事檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)校名人檔案等各類(lèi)專(zhuān)門(mén)檔案和專(zhuān)業(yè)檔案的接收力度。不斷豐富館藏資源，改善館藏結(jié)構(gòu)，逐步建立面向民生、覆蓋民生的多元化檔案資源體系，使高校檔案部門(mén)真正成為學(xué)校各類(lèi)民生檔案的保管基地和公共查詢(xún)中心。
三、高校民生檔案建設(shè)的著力點(diǎn)
民生問(wèn)題是一個(gè)不斷變化的問(wèn)題，高校民生檔案工作要緊跟民生問(wèn)題的變化，積極拓展服務(wù)的渠道和范圍，克服過(guò)去“編”多“研”少，編研成果跟不上形勢(shì)的問(wèn)題，找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)民生的著力點(diǎn)。
1．教師業(yè)績(jī)檔案。高校教師既承擔(dān)著教書(shū)育人的職責(zé)，又擔(dān)負(fù)著科研重任，僅憑人事檔案是不能完全反映教師業(yè)績(jī)的�，F(xiàn)行的高校綜合檔案管理是依據(jù)《高校檔案實(shí)體分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)，反映教師特點(diǎn)、學(xué)術(shù)水平和專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力的檔案材料分散于教學(xué)、科研、出版等檔案中，缺乏系統(tǒng)性和完整性，不利于高校人才資源的開(kāi)發(fā)和配置。建立教師業(yè)績(jī)檔案，能真實(shí)地反映教師德、能、勤、績(jī)等多方面的情況，可以客觀準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)教師的教學(xué)成績(jī)、學(xué)識(shí)水平和科研能力。不僅可以多角度、全方位對(duì)教師工作進(jìn)行價(jià)值判斷，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，同時(shí)通過(guò)間接基礎(chǔ)資料的反饋，也有利于教師的自我調(diào)節(jié)。教師業(yè)績(jī)檔案是一項(xiàng)有利于教師個(gè)人，更有利于學(xué)校各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展的實(shí)踐活動(dòng)，在教師的科技成果、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)評(píng)聘、申請(qǐng)科研項(xiàng)目、申報(bào)科技獎(jiǎng)勵(lì)、申請(qǐng)政府津貼以及學(xué)科帶頭人的申請(qǐng)與考核等工作中都將起到重要的參考作用。
2．學(xué)生成長(zhǎng)檔案。高校學(xué)生檔案是學(xué)生在高校學(xué)習(xí)、實(shí)踐活動(dòng)中形成的，是學(xué)生的個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、成績(jī)、個(gè)性特點(diǎn)、專(zhuān)長(zhǎng)愛(ài)好、健康狀況等方面的原始記錄，在某種程度上真實(shí)地反映一個(gè)學(xué)生的客觀面貌。作為記錄個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、實(shí)踐經(jīng)歷、考核獎(jiǎng)懲、思想政治狀況等內(nèi)容的文件材料，在就業(yè)、職稱(chēng)評(píng)定、婚育證明、轉(zhuǎn)正定級(jí)、政審、辦理養(yǎng)老等社會(huì)保險(xiǎn)以及開(kāi)具出國(guó)、考研有關(guān)證明等方面繼續(xù)發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考作用⑥。
檔案管理人員應(yīng)規(guī)范學(xué)生檔案（范文先生網(wǎng) www.gymyzhishaji.com）管理，重視學(xué)生檔案的珍貴價(jià)值，不斷挖掘?qū)W生檔案信息資源，擴(kuò)大學(xué)生檔案材料的收集范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容，調(diào)整學(xué)生類(lèi)檔案接收范圍，要改變以往單純接收教學(xué)類(lèi)檔案如學(xué)生學(xué)籍冊(cè)、新生錄取名冊(cè)、學(xué)生登記表、入黨志愿書(shū)、畢業(yè)登記表等做法，將接收范圍擴(kuò)大到與學(xué)生關(guān)系密切的個(gè)人資料，例如當(dāng)前要切實(shí)做好學(xué)生心理檔案、學(xué)生就業(yè)檔案等，并把利用率高的學(xué)生檔案優(yōu)先進(jìn)行整理、編目。做好學(xué)生檔案工作不僅關(guān)系到學(xué)生個(gè)人的前途，也能反映學(xué)校的管理水平，這對(duì)推動(dòng)學(xué)校改革創(chuàng)新和教育發(fā)展有著重要意義。
3．名師教學(xué)檔案。為了深化教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量，突出教學(xué)的中心地位，調(diào)動(dòng)教師教學(xué)的積極性和創(chuàng)造性，建立學(xué)校名師檔案是優(yōu)化人才資源的一項(xiàng)重要工作。名師檔案是特定范圍內(nèi)的教學(xué)專(zhuān)家在從事教學(xué)、科研、社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，反映和記錄名師個(gè)人科研和教學(xué)成果，對(duì)國(guó)家及單位和個(gè)人有保存價(jià)值的各類(lèi)文件材料⑦。名師教學(xué)檔案主要包括個(gè)人概況、傳記、學(xué)術(shù)論文、教研技術(shù)資料、專(zhuān)著書(shū)刊、獎(jiǎng)狀、證書(shū)、錄音、錄像等原始記錄。
4．校園文化檔案。校園文化是高校民生的重要組成部分，根據(jù)檔案資料總結(jié)提煉的辦學(xué)特色、辦學(xué)指導(dǎo)思想、辦學(xué)理念、校園文化活動(dòng)是校園文化建設(shè)的力量之源。收集學(xué)校的重大事件、重要的政治活動(dòng)、重要的紀(jì)念日、機(jī)構(gòu)變更、學(xué)科及專(zhuān)業(yè)設(shè)置、學(xué)術(shù)報(bào)告、社團(tuán)活動(dòng)等方面的資料，編寫(xiě)大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、校史、年鑒、專(zhuān)題資料及出版畫(huà)冊(cè)等，對(duì)學(xué)生進(jìn)行系統(tǒng)性的校史教育，促進(jìn)學(xué)生進(jìn)一步了解校情，激勵(lì)學(xué)生嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)、傳承文脈、開(kāi)拓創(chuàng)新，提高學(xué)生對(duì)學(xué)校的自豪感和為學(xué)校發(fā)展做貢獻(xiàn)的使命感，著力提高校園文化的品位。
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