淺談如何建立學(xué)生檔案

　　學(xué)校是知識的天地，是培育人才的搖籃，學(xué)生檔案便是人們在知識
天地里活動留下的痕跡和成長記錄，也是學(xué)校檔案和校史的重要組成部
分，更是展示學(xué)校工作實績的一個窗口。
　　學(xué)生檔案能綜合反映學(xué)生在校期間德智體美勞諸方面發(fā)展的情況，
學(xué)生檔案包括：學(xué)生個人檔案和學(xué)生整體檔案。學(xué)生個人檔案指面向?qū)W
生個體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生本人簡歷和家庭主要成員及社會關(guān)系情況、
畢業(yè)自我鑒定、學(xué)期成績、學(xué)年評語(或思想品德考核表)、《體育登記
表》、《健康卡》、《家庭情況調(diào)查表》、《入團志愿書》、獎懲情況
附件等。學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生包容學(xué)生個體的檔案，指《學(xué)
籍冊》、《招生報考花名冊》、《錄取名冊》、《學(xué)生名冊》，證書會
考表冊，《畢業(yè)證書發(fā)放登記表》，《畢業(yè)升學(xué)去向登記表》、學(xué)科和
非學(xué)科獲獎情況登記表，增減生名冊，學(xué)籍變動系列名冊，《考試異常
情況登記表》，紀(jì)律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達標(biāo)登記表等。那么
該怎樣建立學(xué)生檔案呢？
　　首先，建立學(xué)生檔案要有強烈的立檔意識。
　　要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時收放保管。如，學(xué)生
獲獎通知，即使本校學(xué)生沒有獲獎，也不能扔入廢紙簍，要存檔保管，
并注明本校學(xué)生沒有獲獎或未參賽情況。這樣就不會有獲獎漏登之嫌，
便于核查。倘若當(dāng)時認為某材料無存檔價值，也不宜馬上作廢處理，應(yīng)
引入待整理檔案袋小憩。
　　其次，要建立檔案歸類位置。
　　往往檔案材料放的不是地方，使用的時候常常找不到。鑒于這種情
況，應(yīng)該根據(jù)本部門的檔案內(nèi)容及來源渠道，進行科學(xué)歸類，列出目錄，
準(zhǔn)確命名，設(shè)立檔案歸類位置，以便對來“料”及時接納，對號入座。
如證書會考檔案，將錄取名冊、學(xué)生名冊、考籍名冊、畢業(yè)生名冊分類
裝入檔案袋保管；正在發(fā)生的會考考籍案卷，宜開辟“分班名冊”、“
考試編排”、“考籍變更”、“缺考、補考情況”、“會考考試、考查
成績”等欄目，按年級投檔，每個年級案卷可裝一條檔案袋使用。至于
學(xué)籍變動，分“轉(zhuǎn)學(xué)”、“休復(fù)學(xué)”、“輟學(xué)”、“借讀”和增減生名
冊五類安排位置立檔。
　　再次，建立學(xué)生檔案不是單一地按部就班地整理材料裝訂完事的，
在更多的情況下，要自己設(shè)計表格，進行例表整理登記，如，了解學(xué)生
獲獎情況，查獲獎通知原件較麻煩，也不便統(tǒng)計，需分別制學(xué)生學(xué)科和
非學(xué)科獲獎情況登記表登記。又如，高中學(xué)思想品德考核表每生每學(xué)年
一張，三學(xué)年三張，制一張《學(xué)年思想品德考核等第登記表》(詳見附
件1)，可填寫50個學(xué)生三學(xué)年的考核等第，把150 張考核表考核意見濃
縮在一張表里。這樣，查閱一目了然。也可用例表法辦理學(xué)籍證明(或申
請)手續(xù)(詳見附件2)，形式靈活，表達方便簡潔。96年中考浙江省始行
填涂機讀卡報考形式，這對初中學(xué)生來說難度很大，盡管他們?nèi)耸忠粌?br />《填涂說明》，可照本宣科輔導(dǎo)仍然難度大，有的學(xué)校不敢讓學(xué)生沾手，
干脆由老師代勞�？晌覀冇美�表法整理(詳見附件3)，指導(dǎo)學(xué)生自己填涂，
效果很好。只有一個學(xué)生看錯姓氏字碼發(fā)生差錯，其他均正確無誤。采
用例表法整理，具有既精要集中，容量大，篇幅小，又簡單明了，井然
有序，方便查閱的特點。
　　第四，相關(guān)檔案要建立聯(lián)系，以便快速查閱。最常用的方法是編號
法。如，學(xué)生個人檔案所有項目都以學(xué)號先后順序編排存檔，并將學(xué)號、
姓名輸入電腦，打印學(xué)號姓名對照表，采用姓名音序編排法，一看姓名，
可快速找到學(xué)號。又如，學(xué)生總名冊(詳見附件4)，分別采用音序、序號、
學(xué)號等編排法與相關(guān)檔案建立縱橫聯(lián)系，取閱便捷。
　　此外，形勢在不斷發(fā)展變化，不同時期同一檔案內(nèi)容，理解不一樣。
諸如招生政策改革、考試科目改變、錄取批次調(diào)整、報考形式更新。95
年浙江省高中文憑畢字號始用會考準(zhǔn)考證號，96年樂清市初中開始實行
證書會考制度，以及學(xué)校管理、工作方式等等一系列情況的變動，時過
境遷，不建立“情況變更備忘錄”，一任“落花流水”，要查考的將蕩
然無存。
　　建立學(xué)生檔案與其他檔案工作一樣，檔案工作的特點是“潤物細無
聲”──寧靜、細密、辛勤。辛勤──勤記，勤整理；細密──仔細慎
密；寧靜──靜下心來，專心致志。立檔文字均要考慮長期甚至永久保
存。書寫要規(guī)范清楚，宜選用黑色墨水鋼筆，普通藍色墨水干后仍溶于
水，絕對不能用于建檔抄寫。電腦打印文字易褪色，要復(fù)印保存。內(nèi)容
連貫的零星案卷要定期線裝合訂。入檔須鐵柜保管，嚴(yán)防水火鼠害蟲蛀，
確保學(xué)校窗口形象清純亮麗。(附表略)。

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