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淺談如何建立學(xué)生檔案
學(xué)校是知識(shí)的天地，是培育人才的搖籃，學(xué)生檔案便是人們?cè)谥R(shí)
天地里活動(dòng)留下的痕跡和成長記錄，也是學(xué)校檔案和校史的重要組成部
分，更是展示學(xué)校工作實(shí)績(jī)的一個(gè)窗口。
學(xué)生檔案能綜合反映學(xué)生在校期間德智體美勞諸方面發(fā)展的情況，
學(xué)生檔案包括：學(xué)生個(gè)人檔案和學(xué)生整體檔案。學(xué)生個(gè)人檔案指面向?qū)W
生個(gè)體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生本人簡(jiǎn)歷和家庭主要成員及社會(huì)關(guān)系情況、
畢業(yè)自我鑒定、學(xué)期成績(jī)、學(xué)年評(píng)語(或思想品德考核表)、《體育登記
表》、《健康卡》、《家庭情況調(diào)查表》、《入團(tuán)志愿書》、獎(jiǎng)懲情況
附件等。學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生包容學(xué)生個(gè)體的檔案，指《學(xué)
籍冊(cè)》、《招生報(bào)考花名冊(cè)》、《錄取名冊(cè)》、《學(xué)生名冊(cè)》，證書會(huì)
考表冊(cè)，《畢業(yè)證書發(fā)放登記表》，《畢業(yè)升學(xué)去向登記表》、學(xué)科和
非學(xué)科獲獎(jiǎng)情況登記表，增減生名冊(cè)，學(xué)籍變動(dòng)系列名冊(cè)，《考試異常
情況登記表》，紀(jì)律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達(dá)標(biāo)登記表等。那么
該怎樣建立學(xué)生檔案呢？
首先，建立學(xué)生檔案要有強(qiáng)烈的立檔意識(shí)。
要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時(shí)收放保管。如，學(xué)生
獲獎(jiǎng)通知，即使本校學(xué)生沒有獲獎(jiǎng)，也不能扔入廢紙簍，要存檔保管，
并注明本校學(xué)生沒有獲獎(jiǎng)或未參賽情況。這樣就不會(huì)有獲獎(jiǎng)漏登之嫌，
便于核查。倘若當(dāng)時(shí)認(rèn)為某材料無存檔價(jià)值，也不宜馬上作廢處理，應(yīng)
引入待整理檔案袋小憩。
其次，要建立檔案歸類位置。
往往檔案材料放的不是地方，使用的時(shí)候常常找不到。鑒于這種情
況，應(yīng)該根據(jù)本部門的檔案內(nèi)容及來源渠道，進(jìn)行科學(xué)歸類，列出目錄，
準(zhǔn)確命名，設(shè)立檔案歸類位置，以便對(duì)來“料”及時(shí)接納，對(duì)號(hào)入座。
如證書會(huì)考檔案，將錄取名冊(cè)、學(xué)生名冊(cè)、考籍名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)分類
裝入檔案袋保管；正在發(fā)生的會(huì)考考籍案卷，宜開辟“分班名冊(cè)”、“
考試編排”、“考籍變更”、“缺考、補(bǔ)考情況”、“會(huì)考考試、考查
成績(jī)”等欄目，按年級(jí)投檔，每個(gè)年級(jí)案卷可裝一條檔案袋使用。至于
學(xué)籍變動(dòng)，分“轉(zhuǎn)學(xué)”、“休復(fù)學(xué)”、“輟學(xué)”、“借讀”和增減生名
冊(cè)五類安排位置立檔。
再次，建立學(xué)生檔案不是單一地按部就班地整理材料裝訂完事的，
在更多的情況下，要自己設(shè)計(jì)表格，進(jìn)行例表整理登記，如，了解學(xué)生
獲獎(jiǎng)情況，查獲獎(jiǎng)通知原件較麻煩，也不便統(tǒng)計(jì)，需分別制學(xué)生學(xué)科和
非學(xué)科獲獎(jiǎng)情況登記表登記。又如，高中學(xué)思想品德考核表每生每學(xué)年
一張，三學(xué)年三張，制一張《學(xué)年思想品德考核等第登記表》(詳見附
件1)，可填寫50個(gè)學(xué)生三學(xué)年的考核等第，把150 張考核表考核意見濃
縮在一張表里。這樣，查閱一目了然。也可用例表法辦理學(xué)籍證明(或申
請(qǐng))手續(xù)(詳見附件2)，形式靈活，表達(dá)方便簡(jiǎn)潔。96年中考浙江省始行
填涂機(jī)讀卡報(bào)考形式，這對(duì)初中學(xué)生來說難度很大，盡管他們?nèi)耸忠粌?cè)
《填涂說明》，可照本宣科輔導(dǎo)仍然難度大，有的學(xué)校不敢讓學(xué)生沾手，
干脆由老師代勞�？晌覀冇美矸ㄕ�(詳見附件3)，指導(dǎo)學(xué)生自己填涂，
效果很好。只有一個(gè)學(xué)生看錯(cuò)姓氏字碼發(fā)生差錯(cuò)，其他均正確無誤。采
用例表法整理，具有既精要集中，容量大，篇幅小，又簡(jiǎn)單明了，井然
有序，方便查閱的特點(diǎn)。
第四，相關(guān)檔案要建立聯(lián)系，以便快速查閱。最常用的方法是編號(hào)
法。如，學(xué)生個(gè)人檔案所有項(xiàng)目都以學(xué)號(hào)先后順序編排存檔，并將學(xué)號(hào)、
姓名輸入電腦，打印學(xué)號(hào)姓名對(duì)照表，采用姓名音序編排法，一看姓名，
可快速找到學(xué)號(hào)。又如，學(xué)生總名冊(cè)(詳見附件4)，分別采用音序、序號(hào)、
學(xué)號(hào)等編排法與相關(guān)檔案建立縱橫聯(lián)系，取閱便捷。
此外，形勢(shì)在不斷發(fā)展變化，不同時(shí)期同一檔案內(nèi)容，理解不一樣。
諸如招生政策改革、考試科目改變、錄取批次調(diào)整、報(bào)考形式更新。95
年浙江省高中文憑畢字號(hào)始用會(huì)考準(zhǔn)考證號(hào)，96年樂清市初中開始實(shí)行
證書會(huì)考制度，以及學(xué)校管理、工作方式等等一系列情況的變動(dòng)，時(shí)過
境遷，不建立“情況變更備忘錄”，一任“落花流水”，要查考的將蕩
然無存。
建立學(xué)生檔案與其他檔案工作一樣，檔案工作的特點(diǎn)是“潤物細(xì)無
聲”──寧靜、細(xì)密、辛勤。辛勤──勤記，勤整理；細(xì)密──仔細(xì)慎
密；寧靜──靜下心來，專心致志。立檔文字均要考慮長期甚至永久保
存。書寫要規(guī)范清楚，宜選用黑色墨水鋼筆，普通藍(lán)色墨水干后仍溶于
水，絕對(duì)不能用于建檔抄寫。電腦打印文字易褪色，要復(fù)印保存。內(nèi)容
連貫的零星案卷要定期線裝合訂。入檔須鐵柜保管，嚴(yán)防水火鼠害蟲蛀，
確保學(xué)校窗口形象清純亮麗。(附表略)。
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