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綜合性檔案館館藏檔案數(shù)字化鑒定探討
【 正 文】近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，一些檔案館開始實(shí)施數(shù)字檔案館計(jì)劃，或開始對(duì)部分館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以便為今后實(shí)現(xiàn)檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)化查閱作準(zhǔn)備，但館藏?cái)?shù)量較大的單位很快都遇到了一個(gè)棘手問(wèn)題：挑選什么檔案進(jìn)行數(shù)字化？在確定將某一全宗檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，又面臨是否將所有檔案部進(jìn)行數(shù)字化的難題？在對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，面對(duì)著龐雜紛繁甚至“魚龍混雜”的檔案，大家不約而同地感覺到面臨一個(gè)新的課題：檔案在進(jìn)行數(shù)字化前的鑒定。當(dāng)今之際，檔案數(shù)字化，雖同高科技、高投入相伴隨，但一旦形成共識(shí)，擺上日程，其經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等問(wèn)題似不難解決，然數(shù)字化鑒定，卻不那么容易，它政策性強(qiáng)，又是勞動(dòng)和知識(shí)密集型工作，至今尚缺乏明確的指導(dǎo)理念，弄得不好即成為數(shù)字化的“瓶頸”，拖了檔案數(shù)字化進(jìn)程的后腿。因此，從某種意義上來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化鑒定能否順利開展，關(guān)系到檔案數(shù)字化的進(jìn)程，并最終影響檔案信息社會(huì)化的實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)筆者根據(jù)近來(lái)對(duì)此問(wèn)題的研究和思考。提出一些管見，與檔案界同行探討。
一、數(shù)字化鑒定的目的
館藏檔案數(shù)字化，是近年來(lái)隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案界為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和建立數(shù)字檔案館而提出，主要在館藏檔案數(shù)量具有一定規(guī)模，其檔案利用具有較大發(fā)展空間，物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)條件又較好的省、市一級(jí)國(guó)家綜合檔案館，以及一些發(fā)達(dá)地區(qū)區(qū)、縣一級(jí)檔案館進(jìn)行。這是一部分國(guó)家綜合性檔案館順應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，在實(shí)行檔案資源信息化過(guò)程中采取的一項(xiàng)有力措施，其意義十分深遠(yuǎn)，它不僅能使通過(guò)計(jì)算機(jī)終端查閱檔案全文成為現(xiàn)實(shí)，也將使檔案館在不久的將來(lái)通過(guò)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向不同層次的和利用者提供遠(yuǎn)程檔案信息查閱服務(wù)成為可能，由此根本性地改變傳統(tǒng)的檔案查閱方式，為檔案信息資源廣泛方便地為社會(huì)所用開辟一個(gè)十分廣闊的空間。由于數(shù)字化檔案從實(shí)體檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理到能夠以數(shù)字方式提供利用，特別是遠(yuǎn)程利用，其中包含較高的制作和運(yùn)營(yíng)成本，因此要求提供利用的數(shù)字化檔案具有相當(dāng)?shù)摹百|(zhì)量”，也就是說(shuō)被提供的數(shù)字化檔案不能停留在原始和粗框狀態(tài)。為了解決提供利用的數(shù)字化檔案的“質(zhì)量”問(wèn)題，檔案在進(jìn)行數(shù)字化之前需要進(jìn)行鑒定的問(wèn)題很自然地被提上議事日程。與此同時(shí)，公開和通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程提供利用的數(shù)字化檔案，要求其內(nèi)容必須是適合向社會(huì)公開的，因此在檔案進(jìn)行數(shù)字化前進(jìn)行劃控鑒定也是必然之題（已經(jīng)經(jīng)過(guò)開放鑒定的例外）。一般來(lái)說(shuō)，國(guó)家綜合檔案館館藏檔案的基礎(chǔ)狀況，包括每個(gè)全宗內(nèi)檔案構(gòu)成的合理程度，每個(gè)案卷的組合質(zhì)量，參差不齊，有一部分檔案組卷質(zhì)量很高，十分精練簡(jiǎn)潔，卷內(nèi)每份文件都具有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，很說(shuō)明問(wèn)題，如果從中剔除任何一份文件，都會(huì)感到整個(gè)案卷會(huì)產(chǎn)生缺陷，對(duì)于具有這樣質(zhì)量的檔案，除了是否適合向社會(huì)開放的因素需要考慮外，顯然對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化是無(wú)需再進(jìn)行鑒定的，但實(shí)際上在館藏檔案中能夠達(dá)到這種標(biāo)準(zhǔn)的檔案很少，特別是上個(gè)世紀(jì)70年代以前形成的檔案，由于歷史的原因，這些檔案的基礎(chǔ)狀況多數(shù)很不理想，常常是“魚龍混雜”，有價(jià)值的文件和毫無(wú)價(jià)值的文件夾雜在一起，對(duì)于這樣的檔案進(jìn)行數(shù)字化，必須在事前進(jìn)行鑒定，通過(guò)鑒定，剔除那些無(wú)關(guān)緊要或毫無(wú)價(jià)值的文件，留下反映歷史過(guò)程本質(zhì)的材料，從而使數(shù)字化的檔案是“貨真價(jià)實(shí)”，真正具有參考和研究?jī)r(jià)值，能夠派用處的檔案，
從數(shù)字化檔案主要著眼于提供“精品”檔案的要求出發(fā)，檔案在數(shù)字化之前進(jìn)行的鑒定有別于傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定。也不是單純?yōu)榱私鉀Q開放而進(jìn)行的開放與否的劃控鑒定，它是一種綜合性鑒定，既包含對(duì)開放鑒定做拾遺補(bǔ)缺的工作，更承擔(dān)著“去粗取精”、存真留實(shí)的責(zé)任，其目的就是通過(guò)鑒定，提供組合精練、內(nèi)容充實(shí)、沒(méi)有“水分”的原始檔案進(jìn)行數(shù)字化，從而保證了對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的高投入能夠得到高效率的應(yīng)用。
二、數(shù)字化鑒定的原則
為了確保能夠?qū)⑷萘棵芗�、基礎(chǔ)狀況良好、組合科學(xué)的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，必須對(duì)館藏原始檔案進(jìn)行鑒定，在此基礎(chǔ)上篩選出可以和應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化的檔案，根據(jù)目前已經(jīng)開展的數(shù)字化鑒定的實(shí)踐，一般而言，在具體進(jìn)行檔案數(shù)字化鑒定時(shí)應(yīng)該遵循以下幾個(gè)原則：
1.精煉原則 數(shù)字化檔案從檔案的原始狀態(tài)到能夠遠(yuǎn)程提供查閱的數(shù)碼狀態(tài)，期間要經(jīng)過(guò)數(shù)字化掃描、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)整理和相應(yīng)檢索關(guān)系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技術(shù)支撐，在此情況下，為了使這些工作更具有價(jià)值和體現(xiàn)效益，要求提供數(shù)字化的檔案必須有比較密集的容量，精煉原則即從這一目標(biāo)出發(fā)，要求鑒定人員在進(jìn)行鑒定時(shí)貫徹精煉思想，剔除重復(fù)件和無(wú)價(jià)值的文件，擠掉案卷的水分，特別是對(duì)于那些原來(lái)臃腫龐雜的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些無(wú)關(guān)緊要和可有可無(wú)的文件，使經(jīng)過(guò)鑒定后的檔案組合非常精煉，最集中地反映歷史活動(dòng)的真貌。從擠掉案卷的水分來(lái)說(shuō)，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最為典型的例子。當(dāng)然如果從深層次的專題研究需要出發(fā)，某些利用者會(huì)認(rèn)為一個(gè)文本的草稿、修改稿、打印稿和正式頒發(fā)稿雖然主體內(nèi)容相同，但在細(xì)節(jié)上存在差異，因而都具有重要的價(jià)值，因?yàn)樗鼈儚牟煌膫?cè)面記錄和反映了某份文件的最后形成過(guò)程。我們并不完全否認(rèn)這樣的看法，但是認(rèn)為在通常的檔案利用群體中，像這樣很專業(yè)的利用者畢竟是少數(shù)，如果都按照這樣的要求來(lái)進(jìn)行數(shù)字化，則數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)容量將因此擴(kuò)大幾倍，其制作和運(yùn)營(yíng)成本也相應(yīng)提高，而在大多數(shù)情況下，僅僅利用正本即能滿足利用者的需要，因?yàn)槲募恼痉从沉俗罨咀钪饕臍v史狀況。從進(jìn)行數(shù)字化投入產(chǎn)出的策略考慮，我們顯然不能為了個(gè)別利用者的特別需求而作幾倍的投入，何況原始實(shí)體檔案依然存在，如果確有需要，利用者還可以專門查閱原始實(shí)體檔案，以解決其特殊的問(wèn)題。由此可見，精煉原則主要是從減少數(shù)字化成本出發(fā)，同時(shí)也是從絕大多數(shù)利用者的利用需求出發(fā)，并不包括滿足個(gè)別利用者的特殊需求，
2.存史原則 提出和要求貫徹精煉原則，其目的是為了使經(jīng)過(guò)數(shù)字化的檔案消除臃腫，去除水分，構(gòu)成精煉，而并非為了單純地達(dá)到精煉而將一些有價(jià)值的文件也拋棄，為此提出存史原則。這一原則的含義，可以理解為剔除文件時(shí)應(yīng)以是否違背存史作衡量，也就是說(shuō)，當(dāng)如果剔除某份文件，是在剔除某種重要的歷史記錄，從而使某一重要?dú)v史情況或細(xì)節(jié)由此消失，那么對(duì)這種剔除必須作慎重考慮。我們?cè)跀?shù)字化鑒定的實(shí)踐中遇到過(guò)這樣的情況：在鑒定某一市級(jí)機(jī)關(guān)檔案時(shí)，有人將區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的區(qū)情甚至基層情況的文件認(rèn)為是“水分”，主張將其剔除，其理由一是此類文件在相應(yīng)的區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)的檔案中會(huì)有保存，二是區(qū)情乃至基層情況不屬于市級(jí)機(jī)關(guān)檔案應(yīng)反映的重點(diǎn)。但是按照存史原則，上述文件恰恰十分真實(shí)地記錄和反映了當(dāng)時(shí)特定背景下基層所發(fā)生的一段生動(dòng)的歷史，對(duì)于利用者直接了解這一歷史時(shí)期的相關(guān)歷史是很重要的材料，盡管此類文件在區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)的檔案里很可能也保存著。存史原則要求在進(jìn)行數(shù)字化鑒定時(shí)不能一味地為精煉而精煉，還必須謹(jǐn)慎考慮不能將那些記錄和反映生動(dòng)的歷史過(guò)程和歷史真實(shí)的文件作為“水分”擠掉，從某種意義上說(shuō)，存史原則也是對(duì)精煉原則的制約，貫徹存史原則能夠防止因貫徹精煉原則的過(guò)頭而把那些確實(shí)反映歷史真實(shí)的文件也精煉掉。
3.利用優(yōu)先原則 這一原則在很大程度上適用于數(shù)
字化鑒定的組織實(shí)施工作，但其核心思想也適用于數(shù)字化鑒定的具體操作。所謂“利用優(yōu)先”，即將利用者的要求和想法放在首位，用通常的話來(lái)說(shuō)，就是“急利用者所急，想利用者所想”，在進(jìn)行數(shù)字化鑒定時(shí)，也必須貫徹這一原則。數(shù)字化鑒定，從某種意義上說(shuō)，是按照一定的原則和要求，對(duì)原始檔案進(jìn)行一番篩選，利用優(yōu)先原則要求在進(jìn)行這種篩選時(shí)必須從利用者出發(fā)，充分考慮利用者的需要，也就是說(shuō)，應(yīng)該設(shè)身處地地從利用者角度出發(fā)。來(lái)進(jìn)行這種篩選，保留對(duì)利用者切實(shí)有用的文件，剔除對(duì)利用者無(wú)用的文件，按照這樣的要求，由數(shù)字化鑒定進(jìn)行的篩選，其結(jié)果既減少了投入，降低了成本，同時(shí)絲毫不會(huì)損害利用者的利益，反而因?yàn)樘峁┝藵饪s的檔案而節(jié)省了利用者的查閱時(shí)間，當(dāng)然這里所說(shuō)的利用者利益，是普通的和一般的利益，并不包括個(gè)別的特殊的要求。由于檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化所需要的巨大投入，決定了其考慮能夠滿足的利用者的需求只能是普遍的和一般的。
以上三項(xiàng)原則，可以說(shuō)是三位一體，密不可分，即在貫徹精煉原則時(shí)不可不兼顧存史原則和利用優(yōu)先原則，而在貫徹存史原則時(shí)也不能舍棄精煉原則，在考慮利用優(yōu)先原則時(shí)當(dāng)然也不能違背精煉原則。在數(shù)字化鑒定的實(shí)際操作中，只有對(duì)此三項(xiàng)原則作通盤考慮和綜合應(yīng)用，才能確保數(shù)字化鑒定具有相當(dāng)?shù)馁|(zhì)量，達(dá)到預(yù)期的效果。反之，則可能顧此失彼，或重精煉而忽視存史，或重存史重利用優(yōu)先而達(dá)不到精煉的結(jié)果。
三、數(shù)字化鑒定工作的策劃和組織
由于館藏檔案數(shù)字化鑒定是一項(xiàng)新的業(yè)務(wù)，技術(shù)要求高，難度大，又缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，除了上述鑒定原則的切實(shí)貫徹，其策劃和組織工作十分重要，在某種程度上，科學(xué)策劃和周全組織，是保證數(shù)字化鑒定能夠按照預(yù)定的目標(biāo)進(jìn)行并取得成效的關(guān)鍵。
1.數(shù)字化鑒定工作的策劃 數(shù)字化鑒定工作的策劃主要包括對(duì)首選擬進(jìn)行數(shù)字化檔案的考慮和確定、擬進(jìn)行數(shù)字化鑒定檔案基礎(chǔ)狀況的調(diào)查、鑒定重點(diǎn)的把握等方面。由于檔案數(shù)字化進(jìn)度按頁(yè)計(jì)算，一個(gè)綜合性檔案館在館藏檔案數(shù)字化方面要達(dá)到規(guī)模效應(yīng).哪怕是占館藏檔案的10％或20％，都需要經(jīng)歷一個(gè)復(fù)雜而漫長(zhǎng)的過(guò)程，因此在實(shí)施館藏檔案數(shù)字化時(shí)必須在對(duì)館藏檔案進(jìn)行調(diào)查的基礎(chǔ)上制訂出數(shù)字化計(jì)劃，挑選出急需進(jìn)行數(shù)字化的全宗。根據(jù)數(shù)字化檔案主要著眼于用的指導(dǎo)思想，選為首批進(jìn)行數(shù)字化的全宗必須符合以下條件：（1）很有利用價(jià)值，利用頻率高；（2）整理的基礎(chǔ)狀況較好；（3）適合向社會(huì)公眾開放。有的時(shí)候，雖然某些全宗的整理狀況不很理想，但利用頻率高，且檔案破損嚴(yán)重，為保護(hù)檔案原件起見，也可以將這些全宗列入數(shù)字化首選行列。
在開列數(shù)字化首選全宗時(shí)，還應(yīng)該考慮將一些珍貴或常用的資料列入其中，實(shí)踐證明，那些珍貴和常用的資料，特別是反映地方歷史、行業(yè)狀況，或社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化基本狀況的資料，其編撰本身即采用了大量原始檔案，它們系統(tǒng)全面地記錄了某一方面歷史發(fā)展的進(jìn)程或某一歷史階段的基本狀況，作為參考資料來(lái)說(shuō)具有“經(jīng)典”性，利用頻率很高，對(duì)于這樣的資料，也應(yīng)該列入數(shù)字化首選行列。
另外，一個(gè)綜合性檔案館為了向社會(huì)展示和宣傳館藏中的珍品，但又必須對(duì)這些珍貴檔案保護(hù)好，數(shù)字化也是一個(gè)十分理想的途徑，以數(shù)字方式存儲(chǔ)的珍品檔案，既能方便地向社會(huì)各界提供利用，又減少了直接利用所引起的對(duì)珍品檔案的損壞。
總之，綜合性檔案館實(shí)施檔案數(shù)字化計(jì)劃，在選擇哪些檔案進(jìn)行數(shù)字化方面，切忌盲目性，事先一定要進(jìn)行科學(xué)的策劃，甚至必要的調(diào)查和論證，切實(shí)將那些既有必要又能夠取得實(shí)際利用效果的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，以此來(lái)到達(dá)檔案數(shù)字化的目的，防止因選擇的盲目性而導(dǎo)致數(shù)字化檔案利用的冷落場(chǎng)面。
2.檔案數(shù)字化鑒定工作的組織 檔案數(shù)字化鑒定工作的組織同檔案價(jià)值鑒定、開放鑒定一樣，包括一系列內(nèi)容，其主要內(nèi)容包括數(shù)字化鑒定細(xì)則的制訂、鑒定人員的培訓(xùn)和嚴(yán)密的鑒定程序的建立等。
數(shù)字化鑒定細(xì)則的制訂對(duì)于數(shù)字化鑒定的實(shí)際操作意義重大，它既是一線工作人員開展鑒定工作的依據(jù)，又是進(jìn)行復(fù)審和審批的依據(jù)。由于綜合性檔案館館藏檔案涉及面廣，要求數(shù)字化鑒定細(xì)則能夠涵蓋各種內(nèi)容、各種形態(tài)、各種文本的檔案，以便具體進(jìn)行鑒定的工作人員在實(shí)際鑒定時(shí)能有案可稽，準(zhǔn)確作出判斷。當(dāng)然一個(gè)符合實(shí)際又便于操作的數(shù)字化鑒定細(xì)則不是輕易可以制訂的，必然在大量實(shí)踐基礎(chǔ)上經(jīng)歷反復(fù)修訂以至完善的過(guò)程，因此一般可以在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間數(shù)字化鑒定的試驗(yàn)后，先制訂出一個(gè)初步細(xì)則，然后在實(shí)踐中不斷加以補(bǔ)充和完善。
在數(shù)字化鑒定還沒(méi)有全面開展的情況下，鑒定人員的培訓(xùn)主要是指對(duì)數(shù)字化鑒定基本概念認(rèn)識(shí)的深化，對(duì)數(shù)字化鑒定操作要素和技巧的探討等，這對(duì)順利開展數(shù)字化鑒定是十分重要的。探討和認(rèn)識(shí)深化的過(guò)程，實(shí)際上對(duì)工作人員起了培訓(xùn)作用。如果今后經(jīng)過(guò)大量實(shí)踐，在數(shù)字化鑒定方面已積累了相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗(yàn)，并具有豐富的理性認(rèn)識(shí)。這個(gè)時(shí)候才有條件對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)而專業(yè)的培訓(xùn)。
數(shù)字化鑒定的復(fù)審和審批，同檔案開放鑒定等復(fù)審和審批一樣，在本質(zhì)上沒(méi)有多大區(qū)別，之所以要進(jìn)行復(fù)審和審批，主要出于保證鑒定質(zhì)量的考慮，防止在初級(jí)或二級(jí)鑒定中出現(xiàn)不符合要求的情況，將可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤降到最低程度，減少因具體操作的失誤造成某種損失。正因?yàn)閺?fù)審和審批具有最后把關(guān)的意義，所以此一環(huán)節(jié)的工作也不能忽視。當(dāng)然由于人力方面的因素，復(fù)審和審批不可能也沒(méi)有必要像初級(jí)鑒定和二級(jí)鑒定那樣從頭到尾再來(lái)一遍，但對(duì)其中的一部分案卷進(jìn)行重點(diǎn)抽查復(fù)審則是可取的，只有在重點(diǎn)抽樣基礎(chǔ)上進(jìn)行的復(fù)審，才是比較可靠的復(fù)審，才能夠在真正意義上把好數(shù)字化鑒定的質(zhì)量關(guān)，從而確保數(shù)字化檔案在實(shí)際使用中顯示其應(yīng)有的效應(yīng)。
總之，檔案數(shù)字化鑒定包含了檔案價(jià)值鑒定和開放鑒定等內(nèi)容，是一種綜合性鑒定，其目的是經(jīng)過(guò)鑒定，將社會(huì)最需要最有價(jià)值的檔案以濃縮和精彩的狀態(tài)提供給利用者。這種鑒定，既能滿足今后網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用，又可以盡可能地減少檔案數(shù)字化工程的投入成本，快速度，從而推動(dòng)和促進(jìn)檔案信息社會(huì)化的進(jìn)程，為此應(yīng)該引起檔案界的充分重視�！ �
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