綜合性檔案館館藏檔案數字化鑒定探討

【  正  文】
　　近年來，隨著信息技術的廣泛應用，一些檔案館開始實施數字檔案館計劃，或開始對部分館藏檔案進行數字化處理，以便為今后實現檔案全文信息網絡化查閱作準備，但館藏數量較大的單位很快都遇到了一個棘手問題：挑選什么檔案進行數字化？在確定將某一全宗檔案進行數字化時，又面臨是否將所有檔案部進行數字化的難題？在對館藏檔案進行數字化時，面對著龐雜紛繁甚至“魚龍混雜”的檔案，大家不約而同地感覺到面臨一個新的課題：檔案在進行數字化前的鑒定。當今之際，檔案數字化，雖同高科技、高投入相伴隨，但一旦形成共識，擺上日程，其經費和設備等問題似不難解決，然數字化鑒定，卻不那么容易，它政策性強，又是勞動和知識密集型工作，至今尚缺乏明確的指導理念，弄得不好即成為數字化的“瓶頸”，拖了檔案數字化進程的后腿。因此，從某種意義上來說，檔案數字化鑒定能否順利開展，關系到檔案數字化的進程，并最終影響檔案信息社會化的實現�，F筆者根據近來對此問題的研究和思考。提出一些管見，與檔案界同行探討。
　　　　　　一、數字化鑒定的目的
　　館藏檔案數字化，是近年來隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案界為實現檔案數字化管理和建立數字檔案館而提出，主要在館藏檔案數量具有一定規(guī)模，其檔案利用具有較大發(fā)展空間，物質基礎和技術條件又較好的省、市一級國家綜合檔案館，以及一些發(fā)達地區(qū)區(qū)、縣一級檔案館進行。這是一部分國家綜合性檔案館順應社會信息化的發(fā)展趨勢，在實行檔案資源信息化過程中采取的一項有力措施，其意義十分深遠，它不僅能使通過計算機終端查閱檔案全文成為現實，也將使檔案館在不久的將來通過現代計算機網絡向不同層次的和利用者提供遠程檔案信息查閱服務成為可能，由此根本性地改變傳統(tǒng)的檔案查閱方式，為檔案信息資源廣泛方便地為社會所用開辟一個十分廣闊的空間。由于數字化檔案從實體檔案經過數字化處理到能夠以數字方式提供利用，特別是遠程利用，其中包含較高的制作和運營成本，因此要求提供利用的數字化檔案具有相當的“質量”，也就是說被提供的數字化檔案不能停留在原始和粗框狀態(tài)。為了解決提供利用的數字化檔案的“質量”問題，檔案在進行數字化之前需要進行鑒定的問題很自然地被提上議事日程。與此同時，公開和通過網絡遠程提供利用的數字化檔案，要求其內容必須是適合向社會公開的，因此在檔案進行數字化前進行劃控鑒定也是必然之題（已經經過開放鑒定的例外）。一般來說，國家綜合檔案館館藏檔案的基礎狀況，包括每個全宗內檔案構成的合理程度，每個案卷的組合質量，參差不齊，有一部分檔案組卷質量很高，十分精練簡潔，卷內每份文件都具有實質性內容，很說明問題，如果從中剔除任何一份文件，都會感到整個案卷會產生缺陷，對于具有這樣質量的檔案，除了是否適合向社會開放的因素需要考慮外，顯然對其進行數字化是無需再進行鑒定的，但實際上在館藏檔案中能夠達到這種標準的檔案很少，特別是上個世紀70年代以前形成的檔案，由于歷史的原因，這些檔案的基礎狀況多數很不理想，常常是“魚龍混雜”，有價值的文件和毫無價值的文件夾雜在一起，對于這樣的檔案進行數字化，必須在事前進行鑒定，通過鑒定，剔除那些無關緊要或毫無價值的文件，留下反映歷史過程本質的材料，從而使數字化的檔案是“貨真價實”，真正具有參考和研究價值，能夠派用處的檔案，
　　從數字化檔案主要著眼于提供“精品”檔案的要求出發(fā)，檔案在數字化之前進行的鑒定有別于傳統(tǒng)的檔案價值鑒定。也不是單純?yōu)榱私鉀Q開放而進行的開放與否的劃控鑒定，它是一種綜合性鑒定，既包含對開放鑒定做拾遺補缺的工作，更承擔著“去粗取精”、存真留實的責任，其目的就是通過鑒定，提供組合精練、內容充實、沒有“水分”的原始檔案進行數字化，從而保證了對檔案進行數字化處理的高投入能夠得到高效率的應用。
　　　　　　二、數字化鑒定的原則
　　為了確保能夠將容量密集、基礎狀況良好、組合科學的館藏檔案進行數字化，必須對館藏原始檔案進行鑒定，在此基礎上篩選出可以和應該進行數字化的檔案，根據目前已經開展的數字化鑒定的實踐，一般而言，在具體進行檔案數字化鑒定時應該遵循以下幾個原則：
　　1.精煉原則　數字化檔案從檔案的原始狀態(tài)到能夠遠程提供查閱的數碼狀態(tài)，期間要經過數字化掃描、數據存儲整理和相應檢索關系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技術支撐，在此情況下，為了使這些工作更具有價值和體現效益，要求提供數字化的檔案必須有比較密集的容量，精煉原則即從這一目標出發(fā)，要求鑒定人員在進行鑒定時貫徹精煉思想，剔除重復件和無價值的文件，擠掉案卷的水分，特別是對于那些原來臃腫龐雜的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些無關緊要和可有可無的文件，使經過鑒定后的檔案組合非常精煉，最集中地反映歷史活動的真貌。從擠掉案卷的水分來說，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最為典型的例子。當然如果從深層次的專題研究需要出發(fā)，某些利用者會認為一個文本的草稿、修改稿、打印稿和正式頒發(fā)稿雖然主體內容相同，但在細節(jié)上存在差異，因而都具有重要的價值，因為它們從不同的側面記錄和反映了某份文件的最后形成過程。我們并不完全否認這樣的看法，但是認為在通常的檔案利用群體中，像這樣很專業(yè)的利用者畢竟是少數，如果都按照這樣的要求來進行數字化，則數字化檔案的數據庫容量將因此擴大幾倍，其制作和運營成本也相應提高，而在大多數情況下，僅僅利用正本即能滿足利用者的需要，因為文件的正本反映了最基本最主要的歷史狀況。從進行數字化投入產出的策略考慮，我們顯然不能為了個別利用者的特別需求而作幾倍的投入，何況原始實體檔案依然存在，如果確有需要，利用者還可以專門查閱原始實體檔案，以解決其特殊的問題。由此可見，精煉原則主要是從減少數字化成本出發(fā)，同時也是從絕大多數利用者的利用需求出發(fā)，并不包括滿足個別利用者的特殊需求，
　　2.存史原則　提出和要求貫徹精煉原則，其目的是為了使經過數字化的檔案消除臃腫，去除水分，構成精煉，而并非為了單純地達到精煉而將一些有價值的文件也拋棄，為此提出存史原則。這一原則的含義，可以理解為剔除文件時應以是否違背存史作衡量，也就是說，當如果剔除某份文件，是在剔除某種重要的歷史記錄，從而使某一重要歷史情況或細節(jié)由此消失，那么對這種剔除必須作慎重考慮。我們在數字化鑒定的實踐中遇到過這樣的情況：在鑒定某一市級機關檔案時，有人將區(qū)級機關上報的區(qū)情甚至基層情況的文件認為是“水分”，主張將其剔除，其理由一是此類文件在相應的區(qū)級機關的檔案中會有保存，二是區(qū)情乃至基層情況不屬于市級機關檔案應反映的重點。但是按照存史原則，上述文件恰恰十分真實地記錄和反映了當時特定背景下基層所發(fā)生的一段生動的歷史，對于利用者直接了解這一歷史時期的相關歷史是很重要的材料，盡管此類文件在區(qū)級機關的檔案里很可能也保存著。存史原則要求在進行數字化鑒定時不能一味地為精煉而精煉，還必須謹慎考慮不能將那些記錄和反映生動的歷史過程和歷史真實的文件作為“水分”擠掉，從某種意義上說，存史原則也是對精煉原則的制約，貫徹存史原則能夠防止因貫徹精煉原則的過頭而把那些確實反映歷史真實的文件也精煉掉。
　　3.利用優(yōu)先原則　這一原則在很大程度上適用于數

字化鑒定的組織實施工作，但其核心思想也適用于數字化鑒定的具體操作。所謂“利用優(yōu)先”，即將利用者的要求和想法放在首位，用通常的話來說，就是“急利用者所急，想利用者所想”，在進行數字化鑒定時，也必須貫徹這一原則。數字化鑒定，從某種意義上說，是按照一定的原則和要求，對原始檔案進行一番篩選，利用優(yōu)先原則要求在進行這種篩選時必須從利用者出發(fā)，充分考慮利用者的需要，也就是說，應該設身處地地從利用者角度出發(fā)。來進行這種篩選，保留對利用者切實有用的文件，剔除對利用者無用的文件，按照這樣的要求，由數字化鑒定進行的篩選，其結果既減少了投入，降低了成本，同時絲毫不會損害利用者的利益，反而因為提供了濃縮的檔案而節(jié)省了利用者的查閱時間，當然這里所說的利用者利益，是普通的和一般的利益，并不包括個別的特殊的要求。由于檔案實現數字化所需要的巨大投入，決定了其考慮能夠滿足的利用者的需求只能是普遍的和一般的。
　　以上三項原則，可以說是三位一體，密不可分，即在貫徹精煉原則時不可不兼顧存史原則和利用優(yōu)先原則，而在貫徹存史原則時也不能舍棄精煉原則，在考慮利用優(yōu)先原則時當然也不能違背精煉原則。在數字化鑒定的實際操作中，只有對此三項原則作通盤考慮和綜合應用，才能確保數字化鑒定具有相當的質量，達到預期的效果。反之，則可能顧此失彼，或重精煉而忽視存史，或重存史重利用優(yōu)先而達不到精煉的結果。
　　　　　　三、數字化鑒定工作的策劃和組織
　　由于館藏檔案數字化鑒定是一項新的業(yè)務，技術要求高，難度大，又缺乏實踐經驗，除了上述鑒定原則的切實貫徹，其策劃和組織工作十分重要，在某種程度上，科學策劃和周全組織，是保證數字化鑒定能夠按照預定的目標進行并取得成效的關鍵。
　　1.數字化鑒定工作的策劃　數字化鑒定工作的策劃主要包括對首選擬進行數字化檔案的考慮和確定、擬進行數字化鑒定檔案基礎狀況的調查、鑒定重點的把握等方面。由于檔案數字化進度按頁計算，一個綜合性檔案館在館藏檔案數字化方面要達到規(guī)模效應.哪怕是占館藏檔案的10％或20％，都需要經歷一個復雜而漫長的過程，因此在實施館藏檔案數字化時必須在對館藏檔案進行調查的基礎上制訂出數字化計劃，挑選出急需進行數字化的全宗。根據數字化檔案主要著眼于用的指導思想，選為首批進行數字化的全宗必須符合以下條件：（1）很有利用價值，利用頻率高；（2）整理的基礎狀況較好；（3）適合向社會公眾開放。有的時候，雖然某些全宗的整理狀況不很理想，但利用頻率高，且檔案破損嚴重，為保護檔案原件起見，也可以將這些全宗列入數字化首選行列。
　　在開列數字化首選全宗時，還應該考慮將一些珍貴或常用的資料列入其中，實踐證明，那些珍貴和常用的資料，特別是反映地方歷史、行業(yè)狀況，或社會政治、經濟、文化基本狀況的資料，其編撰本身即采用了大量原始檔案，它們系統(tǒng)全面地記錄了某一方面歷史發(fā)展的進程或某一歷史階段的基本狀況，作為參考資料來說具有“經典”性，利用頻率很高，對于這樣的資料，也應該列入數字化首選行列。
　　另外，一個綜合性檔案館為了向社會展示和宣傳館藏中的珍品，但又必須對這些珍貴檔案保護好，數字化也是一個十分理想的途徑，以數字方式存儲的珍品檔案，既能方便地向社會各界提供利用，又減少了直接利用所引起的對珍品檔案的損壞。
　　總之，綜合性檔案館實施檔案數字化計劃，在選擇哪些檔案進行數字化方面，切忌盲目性，事先一定要進行科學的策劃，甚至必要的調查和論證，切實將那些既有必要又能夠取得實際利用效果的檔案資料進行數字化，以此來到達檔案數字化的目的，防止因選擇的盲目性而導致數字化檔案利用的冷落場面。
　　2.檔案數字化鑒定工作的組織　檔案數字化鑒定工作的組織同檔案價值鑒定、開放鑒定一樣，包括一系列內容，其主要內容包括數字化鑒定細則的制訂、鑒定人員的培訓和嚴密的鑒定程序的建立等。
　　數字化鑒定細則的制訂對于數字化鑒定的實際操作意義重大，它既是一線工作人員開展鑒定工作的依據，又是進行復審和審批的依據。由于綜合性檔案館館藏檔案涉及面廣，要求數字化鑒定細則能夠涵蓋各種內容、各種形態(tài)、各種文本的檔案，以便具體進行鑒定的工作人員在實際鑒定時能有案可稽，準確作出判斷。當然一個符合實際又便于操作的數字化鑒定細則不是輕易可以制訂的，必然在大量實踐基礎上經歷反復修訂以至完善的過程，因此一般可以在經過一段時間數字化鑒定的試驗后，先制訂出一個初步細則，然后在實踐中不斷加以補充和完善。
　　在數字化鑒定還沒有全面開展的情況下，鑒定人員的培訓主要是指對數字化鑒定基本概念認識的深化，對數字化鑒定操作要素和技巧的探討等，這對順利開展數字化鑒定是十分重要的。探討和認識深化的過程，實際上對工作人員起了培訓作用。如果今后經過大量實踐，在數字化鑒定方面已積累了相當的經驗，并具有豐富的理性認識。這個時候才有條件對有關人員進行系統(tǒng)而專業(yè)的培訓。
　　數字化鑒定的復審和審批，同檔案開放鑒定等復審和審批一樣，在本質上沒有多大區(qū)別，之所以要進行復審和審批，主要出于保證鑒定質量的考慮，防止在初級或二級鑒定中出現不符合要求的情況，將可能出現的錯誤降到最低程度，減少因具體操作的失誤造成某種損失。正因為復審和審批具有最后把關的意義，所以此一環(huán)節(jié)的工作也不能忽視。當然由于人力方面的因素，復審和審批不可能也沒有必要像初級鑒定和二級鑒定那樣從頭到尾再來一遍，但對其中的一部分案卷進行重點抽查復審則是可取的，只有在重點抽樣基礎上進行的復審，才是比較可靠的復審，才能夠在真正意義上把好數字化鑒定的質量關，從而確保數字化檔案在實際使用中顯示其應有的效應。
　　總之，檔案數字化鑒定包含了檔案價值鑒定和開放鑒定等內容，是一種綜合性鑒定，其目的是經過鑒定，將社會最需要最有價值的檔案以濃縮和精彩的狀態(tài)提供給利用者。這種鑒定，既能滿足今后網絡環(huán)境下的檔案利用，又可以盡可能地減少檔案數字化工程的投入成本，快速度，從而推動和促進檔案信息社會化的進程，為此應該引起檔案界的充分重視�！　�

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