關(guān)于文書立卷改革的思考

【  正  文】
　　國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》的發(fā)布，是檔案工作改革的重大突破，它順應(yīng)了檔案工作的發(fā)展方向，使計算機技術(shù)優(yōu)勢充分地應(yīng)用于檔案管理工作，大幅度提高了工作效率，推動了檔案工作由保管型向利用型的轉(zhuǎn)變，文書立卷改革在全國得到迅速的推廣。但在具體操作中。我們發(fā)現(xiàn)，有不少人存在著認識上的誤區(qū)，對一些問題作了不慎重的簡單處理。如何更好地揚長避短，處理好具體工作中存在的問題，并且吸收傳統(tǒng)做法中的一些優(yōu)點，使文書立卷改革不斷完善。是本文探討的重點。
　　　　　　一、文書立卷改革中存在的問題
　　文件級管理模式與傳統(tǒng)立卷模式相比，主要有以下幾方面的變化：1、取消案卷，實行文件級管理；2、分類方法固定為年度，保管期限、機構(gòu)（問題）三種，允許進行不同組合；3、裝訂以“件”為單位；4、增設(shè)歸檔章；5、文件不編頁號；6、簡化檔案盒填寫。其中最根本的改變只有一點，就是管理單位的不同，傳統(tǒng)上以“卷”為單位，改革后以“件”為單泣。這就涉及到具體的兩個工作環(huán)節(jié)：“件”的界定和裝訂。“件”的界定是關(guān)鍵，它是文書立卷改革的核心；裝訂對檔案保管和利用有著很大的影響。但目前，實際工作中這兩方面部存在著一定的問題。
　　　　1.對“件”的處理問題
　　在試行《歸檔文件整理規(guī)則》的工作中。我們發(fā)現(xiàn)不同的人對“件”的理解各不相同，實際操作中對“件”的確定也存在著較大的差異，特別是對成套性文件的處理。有的單位過分地強調(diào)計算機因素，過分強調(diào)文書檔案“一事一文”的特性，對具有成套性的文書檔案全部進行平面化處理，實行一文一欄；有的單位則是將成套性的文件拆開，逆行一定組合，再分別作為“件”處理。筆者認為，這些做法違背了“保持文件之間有機聯(lián)系”這一基本原則，前一種做法更是本末倒置：應(yīng)當明確的是，檔案管理終究是主體，而計算機只是輔助檔案管理的工具，在檔案管理中最大限度地發(fā)揮計算機管理的優(yōu)勢是我們追求的目標，但不能僅僅為了追求計算機管理而淡化甚至放棄本位的東西。
　　　　2.裝訂和保管方式問題
　　文書立卷改革以后，按照《規(guī)則》的要求，文書檔案的裝訂現(xiàn)在一般都采用了單份文件裝訂方式。關(guān)于案卷級裝訂和文件級裝訂各自的利弊，已有不少文章進行了討論，這里不再贅述。但毫無疑問，單份文件裝訂保管存在著文件易損、翻查不便、易亂、調(diào)卷歸位易錯易造成死檔等缺點，給實體管理和利用帶來很大的不便。如何解決這些問題，檔案界也提出了不少方法，如采用專門的借閱夾解決檔案借閱時的易損易丟問題，用硬三角套套裝量少的文件解決保存時的易折易損問題，要求檔案人員增強責(zé)任心以防檔案丟失和死檔問題等等.但這些辦法不能根本有效地解決文件級管理帶來的弊端。
　　　　　　二、解決問題的設(shè)想
　　　　1.遵循檔案工作基本規(guī)律，客觀地界定“件”
　　對“件”的把握是文書立卷改革中的一個重點和難點：定義和劃分“件”的關(guān)鍵，就是在遵循檔案整理中關(guān)于“保持文件之間的有機聯(lián)系”和“有利于保管和利用”原則的基礎(chǔ)上，建立合乎檔案歷史形成特征和人們檢索思維的最小管理單位。
　　檔案整理必須遵循其自身的形成特點，在整理過程中保持文件材料之間的有機聯(lián)系，這也是檔案有別于圖書、情報及其它信息的最本質(zhì)屬性。檔案管理改革是對檔案工作外在的、具體的方式方法的改送，對基本的、客觀的檔案工作規(guī)律不能違背。
　　不管哪種類型檔案，從問題來分，大體上都可分為“一事一文”和“一事多文”這兩種形式。目前進行的文書立卷改革針對的是文書檔案，原因就在于；一是傳統(tǒng)的立卷方法不適應(yīng)檔案計算機管理的要求；二是文書檔案“一事一文”的特征非常明顯，傳統(tǒng)的檔案管理模式只要稍加改革，就可以借助計算機輔助管理的優(yōu)勢。對大多數(shù)文書檔案來說，都可實行平面化管理。但事實上文書檔案中也有“一事多文”形式，如一次會議、活動、事件中產(chǎn)生的文件。如果將這些文書檔案拆散，與“一事一文”的文書檔案并列，進行平面化處理，會帶來多方面的問題：
　　一是割裂了成套性檔案中文件之間的有機聯(lián)系，使檔案的歷史性價值受到損害。
　　二是分類層次混亂�！耙皇乱晃摹焙汀耙皇露辔摹眱煞N形式的檔案實體從事由角度劃分，屬于同一個分類和管理層次。將不同層次的文件混在一起，勢必帶來分類層次的混淆。檔案整理實際上存在著實體結(jié)構(gòu)和目錄結(jié)構(gòu)兩種方面。實體結(jié)構(gòu)就是要按照全宗原則、實體分類原則及最低類目中檔案特征整理方法，最大限度地保持文件材料之間的有機聯(lián)系，它是目錄結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)。目錄結(jié)構(gòu)是對實體結(jié)構(gòu)的抽象，可形成與實體結(jié)構(gòu)一致的體系，還可根據(jù)實際需要進行不同的組合，形成多樣化的目錄結(jié)構(gòu)，以滿足不同角度、不同層次的檢索需要，目錄結(jié)構(gòu)相對實體結(jié)構(gòu)更加靈活。為了方便檔案信息管理和檢索，可以對目錄結(jié)構(gòu)進行變通處理，將不同層次的內(nèi)容進行組合。但對實體管理來說，一般還是應(yīng)當最大限度地保持文件之間的層次結(jié)構(gòu)。特別從長期檔案保管的角度來說，更應(yīng)如此。
　　三是不利于檢索，文書立卷改革不僅是為了提高工作效率，也是為了提高檢索質(zhì)量，提高查全率、查準率。精確檢索不僅包括對單份文件的精確查找，也包括對成套性檔案的精確查找。對成套性文件實行平面化管理以后，固然滿足了對每份文件的檢索，但不利于成套性檢索。而且，成套文件打散后，其中一些無獨立性的文件事實上已經(jīng)失去了檢索意義。在實際操作中有將成套性文件緊靠在一起排列，或采用參見號的方式解決成套性問題，亦有不完善之處。
　　因此，在借助計算機技術(shù)進行檔案管理的時候，檔案實體整理不能回避成套性問題，不能淡化或放棄成套性要求。當然，并不是說實體整理方式一定要保持一成不變，它也是一個不斷發(fā)展的過程，但經(jīng)過時間和實踐驗證的基本原則不能違背，不能純粹為了追求技術(shù)而拋棄本質(zhì)的東西。事實上，檔案實體管理有一定的滯后性和穩(wěn)定性。檔案信息管理和檢索體系管理有一定的超前性，可采用多樣化的方法和手段進行有機的融合。
　　各類檔案都存在“一事一文”和“一事多文”的特征，從這個意義上講，文書檔案和其它檔案在管理上不存在本質(zhì)上的區(qū)別，只是不同類型檔案在某一方面特征更強一些而已。因此，在實體整理上，文書檔案的立卷應(yīng)根據(jù)文書檔案的內(nèi)容特征，按照“一事一文”和“一事多文”兩種情況分開處理，不可全盤采用文件級的整理方法。對“一事一文”的，實行文件級管理，對“一事多文”的要組成案卷，這樣做能更好地保持文件材料的有機聯(lián)系，也便于保管和利用。
　　對文書檔案的目錄組織可靈活一點。畢竟文書檔案“一事一文”的特征性很強，其中必須進行成套處理的文件較少。針對這一特點，可采用兩種做法：一是按照傳統(tǒng)的方法，進行案卷和文件兩級管理和組織，在檔案信息系統(tǒng)中采用分庫管理的方式。二是采用變通的方法，將成套性文件作為一件檔案與“一事一文”文件并列處理，同時將成套性檔案中的每份文件也并列在整個檔號體系中，但每份文件的檔號多一級。采用“歸檔文件檔號+件內(nèi)文件小流水號”的式樣。這樣不僅解決了成套性整理問題，也解決了成套性檢索和單份文件檢索的問題。用觀測方法，成套性文件通過標識后，在機構(gòu)成套檢索并不成問題。在檔案數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn)中，只要檔案號定義長一點，即可避免分庫檢索的問題

。我們認為后一種方式更具有統(tǒng)一性、靈活性和實用性。
　　2.對裝訂方法的設(shè)想
　　“便于保管和利用”也是檔案整理工作的原則之一，其實針對這種情況，完全可以采用變通的方法，借鑒傳統(tǒng)案卷裝訂形式，進行多份文件的合訂。這里講的合訂，是在最低一級類目下的合訂，合訂時要注意四個原則：一、不同密級的檔案分開裝訂，以滿足保密要求；二、數(shù)量較多的成套性文件應(yīng)單獨裝訂，以方便利用；三、需經(jīng)常借出的文件要單獨裝訂；四，裝訂件數(shù)要適當，盡量保持厚度一致，并以方便復(fù)印為宜。這種變通的裝訂和保存方法，大大降低了檔案的零散程度，有效地彌補了文件實體管理的缺陷。需要強調(diào)的是，這里只是為了檔案保管和使用的方便，對裝訂方法進行變通處理，對整個文件級管理體系并未造成任何影響。
　　此外，對尚未數(shù)字化的檔案的裝訂應(yīng)盡量采用可逆的裝訂方式。對合訂的文件建議采用“三點一線”線裝方式，單份文件裝訂建議采用不銹鋼訂書針等便于拆裝的方式。這樣做便于以后數(shù)字化時的拆裝掃描.有利于保護檔案原件不受損害，
　　隨著社會的發(fā)展和科技的進步，檔案工作本身和社會對檔案信息的需求兩方面都會促進檔案工作的改革和發(fā)展，這就要求我們一要堅持原則，遵循檔案工作的基本規(guī)律，二要用創(chuàng)新思維，在實際工作中不斷研究和探索，使檔案工作逐步走向完善。
【參考文獻】
　　郭樹根：《歸檔文件整理工作指南》，中國大百科全書出版社2001年2月版　

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