文件的管理制度
在社會一步步向前發(fā)展的今天,制度的使用頻率呈上升趨勢,制度是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位,為了維護(hù)正常的工作、勞動、學(xué)習(xí)、生活的秩序,保證國家各項(xiàng)政策的順利執(zhí)行和各項(xiàng)工作的正常開展,依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的應(yīng)用文。一般制度是怎么制定的呢?以下是小編精心整理的文件的管理制度,希望能夠幫助到大家。
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一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn),特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的'文件檔案的管理。
三、職責(zé)
1、安保部負(fù)責(zé)制定本制度,并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2、各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理,并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核;
3、各部門安全員負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、歸檔和保管,并適時將安全生產(chǎn)檔案上報(bào)公司安全職能部門備案。
四、內(nèi)容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
。1)國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其它要求;
。2)上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議資料等;
。3)公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等;
(4)安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等;、
。5)各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等;
。6)供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等;
。7)安全設(shè)施檢測、檢驗(yàn)報(bào)告、記錄等;
。8)食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報(bào)告等;
2、立卷歸檔
。1)、文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷,保證的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用;
。2)、應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性,立案時間分永久、長期和短期三種,進(jìn)行時間整理、分類歸檔;
。3)、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔,統(tǒng)一保存;
。4)、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,應(yīng)層次分明、編寫頁碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料目錄;
(5)、不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷;
3、檔案保管
。1)、檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放;
。2)、應(yīng)采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞;
4、檔案借閱
(1)、文件資料檔案借閱,必須履行借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù);
。2)、借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人;
(3)、歸還檔案時,由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記本上注銷;
5、檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄;
五、相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負(fù)解釋,自發(fā)布之日起實(shí)施。
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文件發(fā)布管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分,它涉及到企業(yè)內(nèi)部信息的流通、知識的共享以及工作的協(xié)調(diào)。該制度主要包括以下幾個方面:
1、文件分類與編碼:明確各類文件的定義和分類,設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則,便于檢索和管理。
2、文件審批流程:規(guī)定文件從起草、審核、批準(zhǔn)到發(fā)布的整個流程,確保文件質(zhì)量。
3、文件權(quán)限管理:確定誰可以訪問哪些文件,防止敏感信息泄露。
4、文件版本控制:管理文件的不同版本,確保使用的.是最新、最準(zhǔn)確的信息。
5、文件存儲與備份:規(guī)定文件的存儲位置、期限及備份策略,保障文件的安全。
6、文件更新與廢止:明確文件修訂和廢除的條件和程序,保持信息的時效性。
內(nèi)容概述:
1、文件生命周期管理:涵蓋文件的創(chuàng)建、審批、發(fā)布、使用、更新、存檔和銷毀等全過程。
2、文件安全與保密:針對機(jī)密文件制定特殊管理措施,確保信息安全。
3、文件質(zhì)量保證:通過審查和反饋機(jī)制,確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性。
4、文件培訓(xùn)與指導(dǎo):定期進(jìn)行文件管理培訓(xùn),提高員工對文件管理制度的理解和執(zhí)行能力。
5、文件審計(jì)與評估:定期檢查文件管理制度的執(zhí)行情況,評估其效果并進(jìn)行必要的調(diào)整。
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維護(hù)管理制度的重要性不言而喻,它:
1.確保設(shè)備設(shè)施的穩(wěn)定運(yùn)行,減少因故障導(dǎo)致的生產(chǎn)延誤和經(jīng)濟(jì)損失。
2.提升設(shè)備使用壽命,降低更換頻率,節(jié)約企業(yè)成本。
3.保障員工的生命安全,防止因設(shè)備故障引發(fā)的工傷事故。
4.優(yōu)化資源配置,提升維護(hù)工作的效率與質(zhì)量。
5.通過系統(tǒng)的維護(hù)管理,提高企業(yè)的`整體運(yùn)營效能和市場競爭力。
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資料文件的有效管理對于企業(yè)的運(yùn)營至關(guān)重要。它能:
1.提高效率:通過標(biāo)準(zhǔn)化流程,提升文件查找和使用效率。
2.保障信息安全:防止敏感信息泄露,維護(hù)企業(yè)利益。
3.保證合規(guī):確保所有業(yè)務(wù)活動遵循法規(guī),降低法律風(fēng)險(xiǎn)。
4.支持決策:提供準(zhǔn)確、及時的信息,支持管理層決策。
5.促進(jìn)知識傳承:有序的.文件管理有助于企業(yè)知識的積累和傳承。
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一、竣工資料編制的主要措施
1、項(xiàng)目部主任工程師組織有關(guān)人員按國家文件規(guī)定和按公司《質(zhì)量記錄控制工作程序》進(jìn)行竣工驗(yàn)收資料的收集,匯總組卷工作。
2、在進(jìn)行施工前,認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國家有關(guān)工程竣工檔案資料收集整理的`規(guī)定的規(guī)范。
3、施工技術(shù)資料隨施工進(jìn)度及時匯集整理。
4、按施工技術(shù)文件、施工材料質(zhì)量保證文件、施工管理文件、設(shè)計(jì)變更依據(jù)文件等四個方面,落實(shí)計(jì)劃、編制情況登記表,明確責(zé)任人。
5、上級主管部門的有關(guān)文件,如施工證、開工證、各種報(bào)批報(bào)建所要辦理的手續(xù)、文件等。
6、建設(shè)單位和施工單位簽訂的工程合同。
7、設(shè)計(jì)圖紙會審記錄,圖紙變更記錄及確認(rèn)簽證。
8、施工組織設(shè)計(jì)方案。
二、施工過程中檔案資料收集
1、做好甲方、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理公司有關(guān)文件的收到和發(fā)放登記工作,并保留原件一套存檔。
2、根據(jù)工程進(jìn)度和施工情況,聯(lián)系有關(guān)部門收集下列有關(guān)原資料p(原件):
、倥c技術(shù)部聯(lián)系,收集施工技術(shù)文件資料。
、谂c材料部聯(lián)系,收集施工材料質(zhì)量保證文件。
、叟c設(shè)計(jì)部聯(lián)系,收集設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件。
3、所有資料必須符合要求,做到齊全。
4、根據(jù)建設(shè)單位需要,隨時拍攝有關(guān)工程照片或錄像。
三、施工過程后檔案資料的收集整理
1、根據(jù)竣工資料收集整理辦法,做好歸檔、整理工作。
2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件,如收集工程竣工報(bào)告、工程決算簽證、編制全套竣工圖,并根據(jù)建設(shè)單位需要,收集拍攝建筑物有關(guān)照片。
四、竣工資料
1、施工日志。
2、工程例會記錄及工程整改意見聯(lián)系單。
3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗(yàn)報(bào)告。
4、隱蔽工程驗(yàn)收報(bào)告。
5、自檢報(bào)告。
6、竣工驗(yàn)收申請報(bào)告。
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醫(yī)院文件管理制度是醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)營中不可或缺的一部分,它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索到銷毀的全過程管理。該制度旨在確保醫(yī)療信息的安全、準(zhǔn)確和有效利用,同時也為醫(yī)療活動的'合規(guī)性提供保障。
內(nèi)容概述:
1、文件分類與編碼:建立統(tǒng)一的文件分類體系,以便于管理和檢索。編碼應(yīng)清晰、簡明,方便識別文件類型和內(nèi)容。
2、文件制作與審批:規(guī)定文件的起草、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布流程,確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。
3、文件存儲與保護(hù):明確文件的存儲方式、期限和安全措施,防止文件丟失、損壞或未經(jīng)授權(quán)的訪問。
4、文件檢索與利用:建立有效的檢索系統(tǒng),方便工作人員快速獲取所需文件,同時規(guī)定文件的使用權(quán)限和保密要求。
5、文件修訂與更新:設(shè)定文件修訂的觸發(fā)條件和流程,確保文件內(nèi)容的時效性。
6、文件廢棄與銷毀:規(guī)定文件廢棄的標(biāo)準(zhǔn)和銷毀程序,防止敏感信息泄露。
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作業(yè)文件管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面:
1.維護(hù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化:通過規(guī)范作業(yè)文件,確保企業(yè)各項(xiàng)活動的'標(biāo)準(zhǔn)化,減少錯誤和遺漏。
2.提升工作效率:清晰的文件流程能減少溝通成本,提高工作效率。
3.保障質(zhì)量和安全:規(guī)范的操作規(guī)程有助于保證產(chǎn)品質(zhì)量,防止安全事故的發(fā)生。
4.法規(guī)遵從:符合行業(yè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn),降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。
5.傳承知識與經(jīng)驗(yàn):通過文件化,企業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)得以有效積累和傳承。
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電子文件管理制度的`重要性不言而喻:
1.保障信息安全:防止敏感信息泄露,維護(hù)企業(yè)利益。
2.提高效率:標(biāo)準(zhǔn)化流程減少錯誤,提升工作效率。
3.法規(guī)合規(guī):符合相關(guān)法規(guī)要求,降低法律風(fēng)險(xiǎn)。
4.知識管理:有效積累和傳承企業(yè)知識,促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。
5.決策支持:有序的文件系統(tǒng)為決策提供準(zhǔn)確、及時的信息。
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電子文件管理制度是企業(yè)信息化管理的重要組成部分,旨在規(guī)范電子文件的創(chuàng)建、存儲、使用、分享及銷毀等全過程,確保信息的安全性、完整性和有效性。
內(nèi)容概述:
1.文件分類與編碼:建立統(tǒng)一的電子文件分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則,便于檢索和管理。
2.創(chuàng)建與審批流程:規(guī)定文件的創(chuàng)建、修改、審批流程,確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性。
3.存儲與備份:設(shè)定電子文件的'存儲位置、格式、權(quán)限,以及定期備份策略。
4.安全防護(hù):設(shè)立安全措施,防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、修改或刪除。
5.分享與傳播:規(guī)定文件的內(nèi)部分享和對外傳輸?shù)囊?guī)定,確保信息安全。
6.生命周期管理:明確文件的保存期限、廢棄標(biāo)準(zhǔn)及銷毀程序。
7.監(jiān)控與審計(jì):實(shí)施監(jiān)控機(jī)制,記錄文件操作歷史,以便審計(jì)追蹤。
8.培訓(xùn)與執(zhí)行:定期培訓(xùn)員工,提高其對電子文件管理的理解和執(zhí)行能力。
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機(jī)要文件管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分,旨在確保企業(yè)敏感信息的安全與有效利用。它涵蓋了文件的分類、存儲、訪問、傳輸、銷毀等多個環(huán)節(jié),旨在規(guī)范員工的行為,防止信息泄露,同時提高信息處理的效率。
內(nèi)容概述:
1. 文件分類與標(biāo)識:明確各類文件的.重要性,如機(jī)密、秘密、內(nèi)部使用等,并設(shè)立相應(yīng)的標(biāo)識系統(tǒng)。
2. 存儲管理:規(guī)定物理存儲和電子存儲的場所,設(shè)定訪問權(quán)限,確保安全。
3. 訪問控制:確定誰可以查看、復(fù)制、修改或刪除文件,以及訪問的審批流程。
4. 文件傳輸:規(guī)定安全的傳輸方式,如加密郵件、專用網(wǎng)絡(luò)等,防止信息在傳遞過程中被截取。
5. 使用記錄:建立詳細(xì)的文件使用日志,以便追蹤和審計(jì)。
6. 文件更新與版本控制:規(guī)定文件修訂、更新的流程,保證信息的準(zhǔn)確性和時效性。
7. 銷毀程序:制定文件的廢棄和銷毀標(biāo)準(zhǔn),防止過期或不再需要的文件被不當(dāng)利用。
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一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況,特制定本制度。
2、文件管理內(nèi)容包括:上級政府部門函、電、來文,同級合作企業(yè)函、電、來文,本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件(報(bào)告、請示、紀(jì)要、通知、函件等),由承辦部門擬稿,送辦公室核稿,經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。
2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對方是否收到,對沒有收到的應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記,并標(biāo)注發(fā)送單位、日期,由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的,由發(fā)送部門自行負(fù)責(zé)。
5、發(fā)文辦理工作程序:
。1)擬稿:公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿,擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。
(2)核稿:核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對擬好的文稿進(jìn)行審查、核對、修改,為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。
(3)會簽:凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜,需給有關(guān)部門會簽。有關(guān)部門會簽后送辦公室主任處對公文進(jìn)行復(fù)核,復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會簽;文種、公文格式是否正確等。
(4)簽發(fā):以公司名義報(bào)送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改,應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。
。5)發(fā)文登記:此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范,符合要求的`文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的內(nèi)容,并對待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號,確定份數(shù)后印制。
。6)用印:用印是指辦公室對已印制好的公文進(jìn)行蓋章。
(7)存檔:在發(fā)文辦理流程結(jié)束后,檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進(jìn)行存檔(應(yīng)包含底稿、正文兩份,及有關(guān)電子文檔,并定期將電子檔備份到專門的硬盤)。沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀,銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,由二人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來文件等),由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號,送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理,為避免文件擠壓,一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。
2、接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或部門,辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交,并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室,直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理,移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報(bào)告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理,并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。
4、辦公室收到文件,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌,送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文,經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理,根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍,所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
6、個人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時間,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人,閱讀完后應(yīng)及時交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序:
。1)簽收:簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字,表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封,對需納入收文辦理的,應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。
。2)收文登記:收文登記是指對收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。
。3)擬辦:在收文登記后,由辦公室人員送辦公室主任處審核,符合有關(guān)規(guī)定的,辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議,送請總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。
(4)批辦:批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫出指示性意見,并指定辦理部門和傳閱范圍。
。5)承辦:承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見,指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后,要認(rèn)真及時辦理,急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件,主辦部門要主動會同相關(guān)部門協(xié)商辦理,并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。
。6)催辦:催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見,由辦公室督促承辦部門盡快上報(bào)辦理結(jié)果。
。7)注結(jié):文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié),注明辦理日期,并簡要寫明辦理結(jié)果。
。8)存檔:在收文辦理結(jié)束后,應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷,要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文,經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn),可以定期銷毀,銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。
四、保密文件管理
1、嚴(yán)格遵守保密制度,保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等,并嚴(yán)格把關(guān)。
2、制發(fā)保密文件時,經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍,標(biāo)明密級、保密期限,確定發(fā)送范圍、數(shù)量,報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。
3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù),嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復(fù)印。
4、對保密文件、保密資料要定期清查,一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對,發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查,防止丟失。
五、文件的銷毀
1、對于多余、重復(fù)、過期和無保存價值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊,按照公司有關(guān)規(guī)定,辦理銷毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。
2、經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。
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一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上堅(jiān)持強(qiáng)勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料,確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理,特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢驗(yàn)要求。
2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計(jì)評審記錄表。
3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。
4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的'技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作,以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段,設(shè)計(jì)人員都必須按時提交設(shè)計(jì)文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。
4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。
2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期,設(shè)計(jì)、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后,方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時,須填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法堅(jiān)持不具權(quán)限的文件。
2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫《借閱登記表》,然后方可經(jīng)過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。
3、對于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時,須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、文件閱覽之后,須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責(zé)追究
各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件,公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰,情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。
文件的管理制度13
1、總則
1.1目的
為了提高公司內(nèi)控管理水平,加強(qiáng)公司各類文件的保密,防止公司生產(chǎn)經(jīng)營等各類信息的泄密和流失,特制定本制度。
1.2范圍
公司的保密文件是指與公司一切經(jīng)營活動有關(guān)的,公司不允許對外公布和擴(kuò)散的文件,包括但不限于:各種往來文件、函件、文檔、報(bào)告、報(bào)表、會議紀(jì)要等。
2、密級劃分
2.1保密文件根據(jù)其內(nèi)容不同,分為絕密、機(jī)密、秘密文件;
2.2“絕密”文件:是指包含公司最重要的機(jī)密,關(guān)系公司未來發(fā)展的前途命運(yùn),對公司根本利益有著決定性影響的保密文件;
2.3“機(jī)密”文件:是指包含公司的`重要秘密,其泄露會使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的保密文件;
2.4“秘密”文件:是指包含公司一般性秘密,其泄露會使公司的安全和利益受到損害的保密文件。
3、密級標(biāo)識
3.1密級確認(rèn)后,文件應(yīng)當(dāng)按其密級在其醒目位置加蓋或加印相應(yīng)標(biāo)識。專用印章由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)保管。
3.2絕密文件應(yīng)當(dāng)在其文件每一頁的右上角加蓋“絕密”專用印章。
3.3機(jī)密文件應(yīng)當(dāng)在其文件每一頁的右上角加印“機(jī)密”專用印章。
3.4秘密文件應(yīng)在其文件首頁的右上角加印印“秘密”專用印章。
4、文件打印
4.1絕密、機(jī)密文件:由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)打印。
4.2秘密文件:綜合部指定人員打印好秘密文件后,應(yīng)將磁盤文件定期刪除。公司將對刪除情況不定期檢查,不得私自拷貝秘密文件。
5、文件分發(fā)
5.1絕密、機(jī)密、秘密文件的分發(fā)應(yīng)當(dāng)有所記錄。絕密、機(jī)密、秘密文件必須發(fā)至相關(guān)部門指定文件接收人簽收。
5.2絕密、機(jī)密文件、秘密文件嚴(yán)禁在內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布、公開和傳送。
5.3在對外合作中,如確需向合作方提供公司保密文件的,應(yīng)當(dāng)首先按其密級由公司總經(jīng)理書面批準(zhǔn),并在提供前與之簽訂保密協(xié)議。
6、查閱、申請復(fù)制
6.1查閱權(quán)限:
6.1.1查閱公司文件必須填寫文件查閱申請表。(附件表格《文件調(diào)閱、復(fù)印申請表》)
6.1.2絕密文件、機(jī)密文件:主辦部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)和公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
6.1.3秘密文件:主辦部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。
6.2復(fù)制權(quán)限:
6.2.1申請復(fù)制文件必須填寫文件復(fù)印申請單。(附件《文件調(diào)閱、復(fù)印申請表》)
6.2.2嚴(yán)禁復(fù)制絕密文件。
6.2.3機(jī)密文件復(fù)印:必須主辦部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)和公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
6.2.4秘密文件復(fù)印:完成部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。
7、文件保管、存檔
7.1絕密、機(jī)密、秘密文件由文件的簽收人和簽發(fā)人親自保管。
7.2絕密、機(jī)密、秘密文件的查閱人和機(jī)密、秘密文件的復(fù)制應(yīng)當(dāng)在文件保管人處進(jìn)行登記,以備核查。
7.3如絕密、機(jī)密、秘密文件的保管人不慎將文件丟失,應(yīng)立即向公司相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。
8、保密責(zé)任
8.1絕密、機(jī)密、秘密文件的保管人不得擅自復(fù)制文件,不得讓無關(guān)人員接觸這些文件。
8.2嚴(yán)禁未被授權(quán)的人員查閱、復(fù)制和摘抄絕密、機(jī)密、秘密文件。
8.3員工在離職時不得攜帶公司的秘密、機(jī)密、秘密文件。
8.4如以上行為一旦發(fā)現(xiàn),公司將嚴(yán)肅處理。情節(jié)嚴(yán)重者,公司將追究其法律責(zé)任。
9、作廢文件的處理
文件保管人應(yīng)對保管的文件進(jìn)行定期清理。已過時或作廢的文件要進(jìn)行銷毀或者解密。絕密、機(jī)密、秘密文件的解密和銷毀須由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后進(jìn)行。(附件《文件銷毀申請表》)
10、監(jiān)督和檢查
各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對本部門機(jī)密、秘密文件的保密情況進(jìn)行有效監(jiān)管,對違反管理規(guī)定的行為要及時指正,對嚴(yán)重違反者要立即上報(bào)。
同時對本部門保密文件的控制情況有所記錄,并應(yīng)根據(jù)最新記錄對各保密執(zhí)行情況進(jìn)行不定期檢查,對違反管理規(guī)定的情況要通報(bào)批評;對嚴(yán)重違反規(guī)定,可能或者已經(jīng)造成重大損失的情況要立即匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)班子。
11、附則
本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起執(zhí)行!
文件的管理制度14
文件的收發(fā)、閱批、執(zhí)行、催辦工作是醫(yī)院實(shí)施有效行政管理的重要途徑,各級領(lǐng)導(dǎo)和部門必須執(zhí)行如下規(guī)定:
1、由上級機(jī)關(guān)下發(fā)的各類行政、政工、醫(yī)療科研教學(xué)和后勤等方面的下行文件,都應(yīng)由醫(yī)院辦公室簽收登記,各職能部門和個人不能私自簽收保存文件。
2、醫(yī)院辦公室主任負(fù)責(zé)對各類收文的審閱,并按文件性質(zhì)送有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)或部門傳閱和執(zhí)行。院級領(lǐng)導(dǎo)批閱一般文件不超過三天,重要文件立即批閱。
3、各職能部門對院領(lǐng)導(dǎo)批示文件應(yīng)在規(guī)定時間抓好落實(shí),落實(shí)后應(yīng)將執(zhí)行情況與原文件一并返回院辦。
4、院辦文秘人員負(fù)責(zé)對文件批轉(zhuǎn)及執(zhí)行過程中的督促、檢查,有權(quán)對延誤工作的`部門提出批評。
5、執(zhí)行文件批轉(zhuǎn)過程中的簽收、注銷規(guī)定,對丟失文件、延誤工作者應(yīng)予批評,嚴(yán)重影響工作造成損失者向院領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見。
6、各類文件在批轉(zhuǎn)過程中必須使用規(guī)定的紙張和筆(鋼筆、毛筆)書寫,字跡要工整。
文件的管理制度15
1.總則
1.1本工作制度依據(jù)工程承建合同文件、國家和行業(yè)行政規(guī)章制度以及工程建設(shè)管理文件有關(guān)規(guī)定制訂。
1.2.本制度適用于建設(shè)單位單位、監(jiān)理單位(監(jiān)理機(jī)構(gòu))及承包商之間所有工程文件的傳遞與管理。
1.3.工程文件分類及其組成。
1.3.1設(shè)計(jì)文件。指由設(shè)計(jì)單位通過建設(shè)單位提供,或由建設(shè)單位提供,或按承建合同規(guī)定由承包商提供可用于工程實(shí)施的施工圖紙、設(shè)計(jì)說明書、技術(shù)要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及其相應(yīng)的設(shè)計(jì)修改通知,或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的變更批示等文件。
1.3.2施工文件。指承包商根據(jù)工程承建合同規(guī)定或根據(jù)監(jiān)理文件要求必須報(bào)送監(jiān)理單位的施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)措施、施工計(jì)劃、材料供應(yīng)計(jì)劃、工程項(xiàng)目開工申請、工程檢測試驗(yàn)報(bào)告、合同支付報(bào)表、合同索賠與合同商務(wù)文件、各種工程施工問題請示以及與工程實(shí)施、竣工、維護(hù)等一切工程承建活動有關(guān)的各種圖紙、報(bào)告、圖片和原始記錄、報(bào)表、材料與資料等。所有反映工程承建合同過程與工程承建活動的文件。
其中由分包施工承包商蓋章并由承包商授權(quán)簽發(fā)的施工文件屬于二級施工文件。
1.3.3監(jiān)理文件。指監(jiān)理工程師在建設(shè)單位授權(quán)和按工程承建合同規(guī)定開展監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件,以及有關(guān)工程建設(shè)活動的批復(fù)、簡報(bào)、通報(bào)、通知、規(guī)定、簽證以及協(xié)調(diào)會議紀(jì)要等,所有反映工程承包與建設(shè)監(jiān)理合同履行過程和建設(shè)監(jiān)理過程的文件。
1.3.4建設(shè)單位指示。指經(jīng)建設(shè)單位或建設(shè)單位有關(guān)部門依照工程承建合同和建設(shè)監(jiān)理文件規(guī)定簽發(fā)、下達(dá)、批轉(zhuǎn)的與工程建設(shè)活動有關(guān)的紀(jì)要、簡報(bào)、通報(bào)、通知、規(guī)定、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、以及與此有關(guān)的各種文圖、函件等。
1.4.具有合同效力的一切工程文件,均以書面文件為準(zhǔn)。特殊情況下可先口頭或電話通知,并在二日內(nèi)補(bǔ)發(fā)書面文件。
1.5.除非建設(shè)單位另有指示或工程承建合同文件另有規(guī)定,否則不符合文件傳遞程序的文件,可能被視為非正式文件或無效文件而不具有合同所賦于的效力。由此所造成的工程延誤與合同責(zé)任,由責(zé)任方承擔(dān)。
2.設(shè)計(jì)文件管理
2.1建設(shè)單位提供用于工程實(shí)施的設(shè)計(jì)文件均為一式十八份,監(jiān)理審核備查及監(jiān)理工作留存二份,其中四份依照工程承建合同文件規(guī)定批轉(zhuǎn)承包商執(zhí)行。
2.2設(shè)計(jì)文件應(yīng)根據(jù)建設(shè)單位與設(shè)計(jì)單位簽訂的供圖計(jì)劃,按時提供給建設(shè)單位。監(jiān)理公司于收到建設(shè)單位設(shè)計(jì)文件后七天內(nèi)組織完成審核工作。對于需要修改的設(shè)計(jì)文件,提出修改意見,通過建設(shè)單位轉(zhuǎn)達(dá)回設(shè)計(jì)單位研究處理;審核合格圖紙,交承包商執(zhí)行。
2.3承包商對收到的設(shè)計(jì)文件應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)閱讀和檢查(包括核對所有的尺寸、高程和數(shù)量),對發(fā)現(xiàn)的或在作業(yè)實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件中存在的缺陷或錯誤,應(yīng)在3天內(nèi)以書面通知監(jiān)理單位,供監(jiān)理工程師在施工前或該項(xiàng)作業(yè)實(shí)施前作出修改和補(bǔ)充,避免由此引起返工和造成損失。
2.4正式施工前設(shè)計(jì)文件必須經(jīng)過會審。
2.5施工過程中,若地形、地質(zhì)或其他自然條件發(fā)生了與設(shè)計(jì)文件不符的重大變化,承包商應(yīng)及時書面通知監(jiān)理單位,并提出處理或變更建議報(bào)監(jiān)理工程師審批。
2.6施工期間,監(jiān)理公司依據(jù)工程承建合同文件規(guī)定的建設(shè)單位授權(quán)所簽發(fā)的施工變更指示,承包商應(yīng)予執(zhí)行。
2.7除非合同文件另有規(guī)定,或監(jiān)理文件另有要求,否則經(jīng)監(jiān)理批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件(包括監(jiān)理公司簽發(fā)的施工變更指示),在送達(dá)承包商6小時后生效。
2.8承包商可根據(jù)施工需要自行復(fù)制所需數(shù)量的設(shè)計(jì)文件,也可通過監(jiān)理公司向建設(shè)單位申請追加提供圖紙份數(shù),并為此支付其費(fèi)用。
2.9由建設(shè)單位或監(jiān)理公司所提供的設(shè)計(jì)文件,承包商不得用于本合同項(xiàng)目范圍以外或轉(zhuǎn)給第三方。
3.施工文件管理
3.1承包商應(yīng)依照工程承建合同規(guī)定和監(jiān)理文件要求,報(bào)送或遞交工程活動全過程的施工文件。施工文件的報(bào)送期限、內(nèi)容、格式和細(xì)節(jié)應(yīng)符合建設(shè)單位和監(jiān)理公司的要求。
3.2對于已經(jīng)批準(zhǔn)的施工文件,若因自然條件或施工條件發(fā)生重大變化,或必須對施工文件作實(shí)質(zhì)性的變更,承包商仍應(yīng)按上述要求及時提出書面文件重新報(bào)請建設(shè)單位或監(jiān)理公司審批。
3.3合同文件規(guī)定由承包商負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)的工程項(xiàng)目,承包商必須于開工十四天以前,一式四份報(bào)監(jiān)理工程師審批。
3.4承包商(含二級單位)編制的施工文件均應(yīng)一式四份遞交監(jiān)理公司,并由監(jiān)理公司資料員負(fù)責(zé)簽收。經(jīng)建設(shè)單位審批的施工文件或其審簽意見單也由承包商指定的資料員向監(jiān)理公司資料員領(lǐng)取。
3.5對于應(yīng)報(bào)送審批并業(yè)已送達(dá)的施工文件,監(jiān)理公司將在合同規(guī)定期限內(nèi)完成審批工作,審批意見包括“照此執(zhí)行”、“按意見修改后執(zhí)行”、“修改后重新報(bào)送”或“已審閱”四種。返回承包商的施工文件審簽或批復(fù)意見若為“修改后重新報(bào)送”。承包商必須按有關(guān)規(guī)定和要求修改后重新報(bào)送,并承擔(dān)由此所造成施工延誤及經(jīng)濟(jì)損失等的合同責(zé)任。
3.6施工文件的'報(bào)送期限以監(jiān)理公司或指定簽收人的簽收日期為準(zhǔn)。該報(bào)送期限按合同文件規(guī)定執(zhí)行。若合同文件未明確規(guī)定時,按有關(guān)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則或監(jiān)理工作規(guī)程的要求執(zhí)行。
3.7監(jiān)理公司超過審批期限仍未完成對施工文件的審批,可認(rèn)為該報(bào)審文件已經(jīng)得到監(jiān)理工程師同意。事后,監(jiān)理仍有權(quán)對該報(bào)審文件提出異議和批復(fù),承包商應(yīng)予執(zhí)行。
4.建設(shè)單位指示或向建設(shè)單位單位報(bào)送的文件
4.1除非建設(shè)單位中有指示或合同文件另有規(guī)定,否則承包商向建設(shè)單位報(bào)送的施工文件都必須主送監(jiān)理公司,并經(jīng)監(jiān)理公司審核和轉(zhuǎn)達(dá)。
4.2除非建設(shè)單位另有指示或合同文件另有規(guī)定,否則建設(shè)單位關(guān)于工程項(xiàng)目施工的主要意見和決策,都將通過監(jiān)理公司向承包商下達(dá)實(shí)施。
5.監(jiān)理文件管理
5.1監(jiān)理文件的送達(dá)時間以承包商授權(quán)部門與機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或指定簽收人的簽收時間為準(zhǔn)。
5.2承包商對收到的監(jiān)理文件有異議,可于接到該監(jiān)理文件的3天內(nèi)或合同規(guī)定時限內(nèi),向監(jiān)理公司提出確認(rèn)或要求變更的申請。監(jiān)理公司在7天內(nèi)或合同規(guī)定時限內(nèi)對承建單位提出的確認(rèn)或變更要求作出書面回復(fù),逾期未予回復(fù)表示監(jiān)理公司對原指令予以確認(rèn)。
5.3承包商如對監(jiān)理文件或監(jiān)理公司的確認(rèn)意見有異議,可于該文件或確認(rèn)意見送達(dá)后的3天內(nèi)向建設(shè)單位單位申請復(fù)議,并承擔(dān)由此而產(chǎn)生的一切費(fèi)用與損失。
5.4若承包商對監(jiān)理文件(包括監(jiān)理的確認(rèn)意見)或建設(shè)單位的指示(包括其復(fù)議意見)有異議,應(yīng)首先在總監(jiān)理工程師的協(xié)調(diào)下,通過友好協(xié)商尋求全面解決。
若經(jīng)協(xié)商仍未能取得一致意見,建設(shè)單位和承包商任何一方均可依據(jù)合同規(guī)定進(jìn)行仲裁或提交法律程序,但應(yīng)事先將此意向通報(bào)監(jiān)理單位
5.5除非監(jiān)理公司或建設(shè)單位復(fù)議指示或合同爭議評審組或通過仲裁程序?qū)ΡO(jiān)理文件已作出撤消、變更或修改,否則在復(fù)議、評審或仲裁期間,原已送達(dá)的監(jiān)理文件繼續(xù)有效。
6.工程文件傳遞與受理
6.1工程文件傳遞流程圖:
設(shè)計(jì)文件
設(shè)計(jì)單位
項(xiàng)目法人
項(xiàng)目法人指示
監(jiān)理單位
監(jiān)理文件
承包商
施工文件
主導(dǎo)流向
反饋流向
6.2屬緊急工程文件,必須在其左上角一個明顯位置加蓋“急件”章,受理方應(yīng)在一個合理的短時間內(nèi)作出處理。在非常情況下,還可以先通過電話或口頭傳遞文件內(nèi)容要點(diǎn),并在隨后的8小時內(nèi)補(bǔ)送書面正式文件。
6.3為促進(jìn)工程建設(shè)的順利進(jìn)展和工程建設(shè)合同的切實(shí)履行,根據(jù)《工程建設(shè)監(jiān)理合同》文件規(guī)定,建設(shè)單位應(yīng)在14天(對于急件,應(yīng)在一個更短的時間)內(nèi),就監(jiān)理方書面提交并要求建設(shè)單位作出決定的事宜作出書面決定送達(dá)監(jiān)理方。若超過期限監(jiān)理方未收到建設(shè)單位的決定意見,可理解為建設(shè)單位對監(jiān)理方的明確建議意見無異議,并將該建議意見視為建設(shè)單位的決定。
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