公司檔案管理制度
在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，很多場(chǎng)合都離不了制度，制度對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對(duì)社會(huì)公共秩序的維護(hù)，有著十分重要的作用。到底應(yīng)如何擬定制度呢？下面是小編為大家整理的公司檔案管理制度，歡迎大家分享。
公司檔案管理制度1
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
1.2公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件書(shū)寫(xiě)和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。
1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門(mén)保密文件由各部門(mén)部長(zhǎng)審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫(xiě)方式形成,手寫(xiě)方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm*297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過(guò)程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門(mén)已開(kāi)始向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
■在'無(wú)紙化'計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)類能夠脫機(jī)保存的載體上,并對(duì)有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。
■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對(duì)設(shè)備的'依賴性,以及易修改性等問(wèn)題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)必須保證收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。
■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。
■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法:
■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第三套,異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。
■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。
■存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、日期、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上,如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說(shuō)明。
3.2文字說(shuō)明的編寫(xiě)要求:
■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。
■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫(xiě)文字說(shuō)明。
3.3聲像檔案存放期間定期對(duì)底片、膠片進(jìn)行檢查。
3.4底片冊(cè)、錄音、錄像帶、軟盤(pán),應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴(yán)禁擠壓堆放,并避開(kāi)磁場(chǎng)源。對(duì)存放的照片要定期檢查。
3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。
公司檔案管理制度2
一、文件材料歸檔
1、歸檔范圍
凡是公司及各分公司、小區(qū)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料都應(yīng)定期歸檔保存在公司檔案室。
2、歸檔時(shí)間
對(duì)公司規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門(mén)按規(guī)定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進(jìn)行集中管理，任何部門(mén)或者個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
�。�1）文書(shū)文檔(包括統(tǒng)計(jì)檔案以及業(yè)務(wù)部門(mén)形成的檔案)。
�。�2）會(huì)計(jì)檔案先在財(cái)務(wù)部門(mén)保存一年后移交檔案室。
�。�3）設(shè)備檔案在設(shè)備安裝后一周內(nèi)歸檔。
�。�4）特種載體檔案，隨時(shí)歸檔。
（5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。
3、歸檔要求
�。�1）歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
（2）歸檔的文件材料必須按其規(guī)律組成案卷。
�。�3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。
�。�4）歸檔時(shí)必須填寫(xiě)移交目錄，辦理交接手續(xù)。
�。�5）歸檔的材料原則上應(yīng)裝訂成冊(cè)，確實(shí)不能裝訂成冊(cè)的，由經(jīng)辦人說(shuō)明原因，由檔案員接受不成冊(cè)的資料后裝訂成冊(cè)。
二、檔案借閱
1、借閱檔案必須履行登記手續(xù)。檔案原則上只在檔案室查閱。非機(jī)密檔案，因特殊情況需借出者，要經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后并辦理借出手續(xù)，歸還時(shí)對(duì)所借檔案應(yīng)予以檢查核對(duì)，并注銷。
2、借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。
3、外單位要查閱檔案，需經(jīng)本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面同意批準(zhǔn)，方可借閱，借閱人要登記簽名。
4、借閱者要愛(ài)護(hù)檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發(fā)現(xiàn)以上情況，視情節(jié)按《檔案法》規(guī)定處理。
5、借閱檔案要嚴(yán)守機(jī)密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得向借閱范圍以外的`人員泄露檔案內(nèi)容。
6、摘抄、復(fù)制檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，摘抄的檔案內(nèi)容必須經(jīng)檔案人員核對(duì)，加蓋公章后始有效用。
7、對(duì)借出的檔案，管理人員應(yīng)及時(shí)催還。
三、檔案保密
1、認(rèn)真執(zhí)行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護(hù)檔案的安全，做好公司的保密的工作。
2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)將檔案給無(wú)關(guān)人員翻閱，若有泄露，按保密規(guī)定處理。
3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀(jì)律。不得擅自涂改，拆頁(yè)和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內(nèi)容。
4、檔案室應(yīng)根據(jù)《保密條例》規(guī)定的保密范圍，對(duì)全部檔案進(jìn)行密級(jí)劃分。
5、借閱有密級(jí)的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關(guān)規(guī)定辦理。
6、管理人員如有變動(dòng)，必須辦理交接手續(xù)，移交時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，以確保檔案的完整與安全。
公司檔案管理制度3
近幾年，馳宏公司工程建設(shè)處于高峰期，工程投資大、項(xiàng)目多，戰(zhàn)線長(zhǎng)，同時(shí)，在建設(shè)過(guò)程中形成的資料數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些工程檔案既是公司冶煉廠工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是工程質(zhì)量評(píng)定及保證的重要依據(jù)，是公司檔案的重要組成部分。為此，強(qiáng)化參建各施工、建設(shè)、監(jiān)理、質(zhì)檢等方的檔案意識(shí)，全面加強(qiáng)工程檔案的收集、整理、歸檔及管理工作，是確保工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的關(guān)鍵。結(jié)合《企業(yè)工程建設(shè)檔案工程規(guī)范》，我們?cè)诠こ探ㄔO(shè)中采取有效措施，保證工程建設(shè)竣工資料的系統(tǒng)、完整、規(guī)范，為檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
一、齊抓共管，構(gòu)建工程檔案管理體制
加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是公司工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級(jí)管理的原則，制定了相關(guān)制度、辦法，從工程建設(shè)開(kāi)始就有檔案人員的介入，由各部門(mén)配合將所形成的前期資料，如：初步設(shè)計(jì)、項(xiàng)目建議書(shū)、土地勘察定界報(bào)告、地形地質(zhì)測(cè)量報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、地質(zhì)災(zāi)害報(bào)告、可行性研究報(bào)告等相關(guān)資料及時(shí)分類歸檔。在工程進(jìn)行中由技術(shù)處、工程處、物資處提供給檔案部門(mén)施工圖紙及施工中形成的招投標(biāo)文件、施工方案及各類設(shè)備、材料的訂購(gòu)、訂貨合同，并建立了由建設(shè)方――項(xiàng)目部――施工方――監(jiān)理方――質(zhì)檢方五級(jí)管理體系，形成了完整的檔案管理體系，無(wú)論是在工程各階段還是參建各單位，都能從組織上保證文件資料的不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并將檔案管理納入了文明施工管理考核范圍。
二、建立和明確相關(guān)制度，確保檔案的規(guī)范
完善制度建設(shè)，職責(zé)分明，層層把關(guān)。是做好工程建設(shè)檔案工作的基礎(chǔ)，根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際情況，工程處和指揮部辦公室制定了《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地建設(shè)工程基建檔案管理制度》、《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設(shè)工程施工質(zhì)量評(píng)定驗(yàn)收實(shí)施辦法》、《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設(shè)工程單位工程劃分意見(jiàn)》的通知等文件。對(duì)施工方資料的收集、整理及移交進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定和要求。在工程建設(shè)過(guò)程中堅(jiān)持以規(guī)范化的作業(yè)方式，把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類整理，經(jīng)建設(shè)方工程處、監(jiān)理方、質(zhì)檢方審核把關(guān)后，按照檔案部門(mén)的要求裝訂成正規(guī)案卷，在工程竣工后，進(jìn)行移交，促使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化，為日后的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三、強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，切實(shí)提高檔案質(zhì)量。
工程建設(shè)檔案具有“一次性”和不可回復(fù)性的特點(diǎn)。對(duì)日后工程的維護(hù)、改造和申報(bào)優(yōu)質(zhì)工程都具有非常重要的作用，為了使工程檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在工程建設(shè)初期檔案人員就親自到各項(xiàng)目部施工點(diǎn)上指導(dǎo)負(fù)責(zé)資料的收集、分類工作，同時(shí)按照檔案整理要求，對(duì)文件的起草、書(shū)寫(xiě)要求和所形成材料的規(guī)范化，都作了詳細(xì)的講解，使大家對(duì)歸檔要求提前了解，在工作中更加注重對(duì)資料的積累。做到了檔案工作和工程建設(shè)同步進(jìn)行，為日后的建檔工作奠定了基礎(chǔ)。使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有了一個(gè)切實(shí)的.保障。
檔案人員還不定期的深入項(xiàng)目部、監(jiān)理部查看工程資料的形成、整理、保存情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，對(duì)檔案技術(shù)問(wèn)題手把手的給予指導(dǎo)，從而保證了原始資料的規(guī)范和完整。
四、明確重點(diǎn)，嚴(yán)格程序
公司在工程建設(shè)過(guò)程中，形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及的部門(mén)和人員有上百家，設(shè)計(jì)、修改變更較多，稍有疏忽，就可能遺漏。根據(jù)參建各方工作性質(zhì)和內(nèi)容的不同，我們分別明確和把握不同的檔案工作重點(diǎn)，一是對(duì)項(xiàng)目法人我們自己，重點(diǎn)督促、檢查項(xiàng)目批文、立項(xiàng)報(bào)告、地勘、水文、氣候資料，設(shè)計(jì)施工詳圖、招投標(biāo)文件、施工合同、施工報(bào)告、訂購(gòu)、訂貨合同，建設(shè)管理等資料；二是對(duì)施工單位，重點(diǎn)督促，檢查承包合同、資質(zhì)證書(shū)、工程原始記錄、工程質(zhì)量評(píng)定資料、質(zhì)量保證資料、施工管理報(bào)告、竣工圖紙、綜合資料、安全資料、交工驗(yàn)收證書(shū)等資料；三是對(duì)監(jiān)理單位，重點(diǎn)督促、檢查監(jiān)理工作報(bào)告、抽檢記錄及工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則，監(jiān)理日志，來(lái)往文件，監(jiān)理通知等資料；四是嚴(yán)把工程竣工資料關(guān)�？⒐べY料是工程檔案的重要組成部分，不僅關(guān)系到檔案資料的齊全、完整，而且關(guān)系到工程能否順利通過(guò)驗(yàn)收。我們不僅檢查工程的外業(yè)情況，同時(shí)還檢查竣工資料的整理情況，工程竣工需要驗(yàn)收時(shí)，首先要把資料情況報(bào)告給公司工程部，在工程部、監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門(mén)對(duì)資料進(jìn)行認(rèn)真檢查得到認(rèn)可后，方對(duì)工程組織竣工驗(yàn)收，工程驗(yàn)收完畢簽署驗(yàn)收證書(shū)，等竣工資料在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完整、齊全交到檔案部門(mén)后，在移交清單上雙方簽字認(rèn)可，在審簽單上簽署意見(jiàn)，財(cái)務(wù)部門(mén)看到審簽單后才給予支付款項(xiàng)。監(jiān)理部門(mén)在工程驗(yàn)收后也及時(shí)把監(jiān)理資料進(jìn)行歸檔移交到檔案部門(mén)。由于這些規(guī)定的較好執(zhí)行，使承建單位對(duì)檔案資料的整理和移交都有了足夠的重視，使各項(xiàng)工程竣工資料做到了項(xiàng)目齊全、內(nèi)容完整、字跡清晰、裝訂規(guī)范。
由此可見(jiàn)，竣工驗(yàn)收有檔案人員的參與是至關(guān)重要的，它是工程檔案的一道重要關(guān)口，按照檔案要求以及建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定和驗(yàn)收規(guī)程，對(duì)建設(shè)單位的案卷進(jìn)行集中審驗(yàn)，達(dá)到正式組卷的要求，裝訂立卷，存在問(wèn)題的及時(shí)給予指正，以便及時(shí)整理、補(bǔ)辦，加以完善。同時(shí)也隨時(shí)歡迎他們到公司檔案室來(lái)咨詢、來(lái)學(xué)習(xí)做得好的單位的經(jīng)驗(yàn)。這樣使已經(jīng)完工的工程檔案全部達(dá)到了歸檔要求，為我們后期的立卷、編碼、上架工作也打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
公司檔案管理制度4
一、每期月結(jié)賬后會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)打印會(huì)計(jì)憑證，按照會(huì)計(jì)規(guī)范裝訂成冊(cè)。
二、每期年結(jié)賬后會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)打印各類會(huì)計(jì)賬冊(cè)，按照會(huì)計(jì)規(guī)范裝訂成簿。
三、每期的財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)報(bào)表、其他相關(guān)財(cái)務(wù)資料應(yīng)規(guī)范整理，定期裝訂。
四、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)報(bào)表、其他相關(guān)財(cái)務(wù)資料嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案規(guī)范進(jìn)行保管。
五、會(huì)計(jì)檔案的.查閱權(quán)限限于財(cái)務(wù)人員、稅務(wù)檢查人員、公司總經(jīng)理及副總經(jīng)理，其他人員查閱會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在財(cái)務(wù)人員的監(jiān)督下在財(cái)務(wù)室內(nèi)進(jìn)行查閱。
公司檔案管理制度5
為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的`可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。
一、總則
�。ㄒ唬┕緳n案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。
�。ǘn案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。
（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門(mén)在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書(shū)、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門(mén)不得分散保存。
二、檔案部門(mén)設(shè)置及其職責(zé)
�。ㄒ唬┕緳n案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。基本職責(zé)為：
1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。
2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對(duì)檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)對(duì)本公司形成的各門(mén)類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。
4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
（二）各部門(mén)設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：
1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開(kāi)展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
2、根據(jù)本公司各部門(mén)歸檔圍負(fù)責(zé)做好本部門(mén)檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。
三、檔案接收與整理
(一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據(jù)各部門(mén)的職責(zé)不同，主要有以下幾個(gè)面：
公司檔案管理制度6
一、總則
為規(guī)范本公司檔案的收集、整理、使用、保管、借閱和銷毀工作，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)公司信息化建設(shè)，特制定本檔案管理制度。
二、檔案目的和范圍
（一）目的
本檔案管理制度的目的是：規(guī)范本公司檔案管理工作，保護(hù)公司檔案的原始性、完整性、可靠性和機(jī)密性，提高公司管理水平，保障公司權(quán)益。
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本檔案管理制度適用于本公司各級(jí)部門(mén)、各職能部門(mén)、各生產(chǎn)車(chē)間、各支公司等所有工作人員參與處理的公司檔案及其他相關(guān)資料的管理工作。
三、檔案管理職責(zé)
（一）公司領(lǐng)導(dǎo)班子及相關(guān)職能部門(mén)
1、公司領(lǐng)導(dǎo)班子負(fù)責(zé)對(duì)全公司檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。
2、相關(guān)職能部門(mén)要按照公司檔案管理制度的要求制定本部門(mén)的檔案管理規(guī)定和程序，保證各級(jí)檔案管理工作順利進(jìn)行。
�。ǘ┍竟緳n案管理人員
公司檔案管理人員是本公司檔案管理工作的核心力量，負(fù)責(zé)本公司所有檔案的整理、歸檔、查詢、借閱、保管、銷毀等工作，保證管理工作的規(guī)范有序，檔案資料的安全可靠。
（三）業(yè)務(wù)人員
業(yè)務(wù)人員要認(rèn)真履行自己的檔案管理職責(zé)，遵守本檔案管理制度有關(guān)要求，積極參與檔案獲取、登記、整理、歸檔、質(zhì)量保證等工作，做好日常檔案管理工作。
四、檔案管理制度
�。ㄒ唬n案收集
1、檔案收集要求來(lái)源嚴(yán)格，確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可靠性。
2、檔案采用電子和紙制兩種形式，電子檔案應(yīng)采取數(shù)字簽名或加密等手段進(jìn)行保護(hù)。
�。ǘn案整理
1、檔案整理工作要按照公司的操作規(guī)程進(jìn)行，保證檔案材料齊全、清晰、規(guī)范。
2、檔案需要分類整理，標(biāo)明檔案類型、檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案責(zé)任者、檔案題名、檔案制度、檔案密級(jí)等信息。
�。ㄈn案保管
1、檔案保管要求：安全、穩(wěn)定、準(zhǔn)確、可靠。
2、檔案保管時(shí)，針對(duì)不同的檔案性質(zhì)設(shè)立不同的保管措施。
�。ㄋ模n案查詢
1、檔案查詢應(yīng)符合工作、學(xué)習(xí)和研究的需要。
2、檔案查詢可使用手段如電子查詢和實(shí)物查詢。
�。ㄎ澹n案借閱
1、檔案借閱使用要求合法，做好借閱文件登記、借閱目的及時(shí)間維護(hù)。
2、借閱后，需保證歸還完好。
（六）檔案銷毀
1、定期對(duì)公司檔案進(jìn)行檔案銷毀清理工作。
2、檔案銷毀應(yīng)根據(jù)檔案的具體情況，按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保檔案的無(wú)害化處理。
五、檔案管理工作的具體要求
�。ㄒ唬n案標(biāo)準(zhǔn)化管理
檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是本檔案管理制度的重點(diǎn)，包括檔案的目錄管理、卷內(nèi)紙質(zhì)檔案整理、電子檔案的建立和管理等，要求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，保職責(zé)、先審后評(píng)、加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)管，確保檔案管理工作的效率和安全。
�。ǘn案管理流程
檔案管理流程是檔案管理服務(wù)用戶的主要途徑，要求整理檔案的程序、清晰流程，依據(jù)設(shè)計(jì)圖進(jìn)行工作內(nèi)容操作，加強(qiáng)檔案管理工作的流程監(jiān)管。
�。ㄈn案安全保密
檔案管理工作中的安全保密是非常重要的一環(huán)，包括對(duì)檔案的`物理安全及保密管理、對(duì)涉密件的保管、分級(jí)處理等，要求檔案保護(hù)措施到位、安全可靠。
六、檔案管理監(jiān)管
�。ㄒ唬╊I(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督
本公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)常常召集專題討論和檢查工作，加強(qiáng)工作監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案管理工作的整體質(zhì)量和效益。
�。ǘ┧痉ūO(jiān)督
有關(guān)部門(mén)和機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)公司檔案的司法監(jiān)督工作，確保檔案管理工作的合法性、可靠性和信譽(yù)度。
�。ㄈ┞毮懿块T(mén)監(jiān)督
各職能部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求，對(duì)本部門(mén)的所有檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。
七、附則
本公司檔案管理制度的修改和完善應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。對(duì)本公司檔案管理制度管理工作的不適應(yīng)和口服性等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出建議和意見(jiàn)，進(jìn)行調(diào)查和解決問(wèn)題。
公司檔案管理制度7
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)各級(jí)黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體(以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān))檔案工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國(guó)家檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分。
機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。
第四條機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。
國(guó)家檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)全國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負(fù)責(zé)中央和國(guó)家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門(mén)在上級(jí)檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
檔案行政管理部門(mén)履行檢查職責(zé)時(shí)，以進(jìn)入相關(guān)場(chǎng)所檢查，詢問(wèn)有關(guān)人員，查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開(kāi)展。
中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)下對(duì)本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。
第五條機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。
機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開(kāi)發(fā)。
第六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。
檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi)，檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi)，檔案信
息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財(cái)政預(yù)算。
第二章機(jī)構(gòu)和人員
第七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)(或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu)，下同)及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng)。
第八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)。不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)。檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性。
經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)同意，辦公地點(diǎn)相對(duì)集中且條件成熟的縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的多個(gè)機(jī)關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu)，對(duì)相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。
第九條機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)(以下簡(jiǎn)稱機(jī)關(guān)檔案部門(mén))應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機(jī)關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)相應(yīng)部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門(mén)為中心，由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。
縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當(dāng)數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。
第十條機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：
(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報(bào)檔案行政管理部門(mén)備案;
(二)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計(jì)劃;
(三)對(duì)機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);
(四)負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府信息公開(kāi)工作;
(五)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作，推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;
(六)接受檔案行政管理部門(mén)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度報(bào)告制度，定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案;
(七)負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開(kāi)展檔案宣傳、教育活動(dòng);
(八)對(duì)檔案工作中取得突出成績(jī)的部門(mén)或個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出表彰獎(jiǎng)勵(lì)建議;對(duì)違反檔案管理要求的部門(mén)或個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出處理建議。
第十一條機(jī)關(guān)通過(guò)政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會(huì)化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門(mén)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識(shí)別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì)化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T68)規(guī)定。
第十二條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。
檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識(shí)背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
不具備前述知識(shí)背景的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)。
第十三條檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。
第三章基礎(chǔ)設(shè)施
第十四條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫(kù)房，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等。
檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置。
縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)設(shè)置庫(kù)房以外其他檔案用房時(shí)，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。
第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。
閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同類型檔案閱覽需求，適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。
檔案庫(kù)房面積應(yīng)當(dāng)滿足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長(zhǎng)量×存放年限)×60m/萬(wàn)卷(或10萬(wàn)件)測(cè)算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫(kù)房面積按15m測(cè)算。
整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等用房面積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開(kāi)展需要。
第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。
檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫(kù)房管理。檔案庫(kù)房選址應(yīng)當(dāng)防潮、防火、避免陽(yáng)光直射，利于檔案保護(hù)。
檔案庫(kù)房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層，地處濕潤(rùn)地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫(kù)房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車(chē)庫(kù)等可能危及檔案安全的用房。
第十七條檔案辦公用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ67)規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。
檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施，不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點(diǎn)，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫(kù)房。檔案庫(kù)房的裝具布置、門(mén)窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。
第十八條檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國(guó)家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤(pán)柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門(mén)柜等裝具。檔案整理臺(tái)、檔案梯、移動(dòng)置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要。
檔案庫(kù)房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫(kù)房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配。庫(kù)房采用密集架的，樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kN/m或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。
第十九條檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報(bào)警設(shè)備。檔案庫(kù)房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。
保存重要檔案或具備條件的，應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。
第二十條檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝甲級(jí)防火門(mén)，配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備。
第二十一條檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門(mén)窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施，可以選擇設(shè)置智能門(mén)禁識(shí)別、紅外報(bào)警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。
第二十二條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫(kù)房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫(kù)房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測(cè)、消防報(bào)警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第五章要求。
縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的，應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
第四章管理要求
第一節(jié)一般規(guī)定
第二十三條機(jī)關(guān)檔案包括：
(一)文書(shū)、科技(科研、基建、設(shè)備)、人事、會(huì)計(jì)檔案;
(二)機(jī)關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案;
(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;
(四)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體檔案;
(五)印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案;
(六)其他檔案。
前款(一)(二)(三)項(xiàng)包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。
第二十四條機(jī)關(guān)全部檔案構(gòu)成一個(gè)全宗。機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的，維持原全宗不變。
機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立并定期完善全宗卷。全宗卷應(yīng)當(dāng)包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內(nèi)容，編制要求按照《全宗卷規(guī)范》(DA/T12)執(zhí)行。
第二十五條機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準(zhǔn)確及時(shí)，利用簡(jiǎn)捷方便，開(kāi)發(fā)實(shí)用有效。
涉及國(guó)家秘密檔案的管理應(yīng)當(dāng)符合保密管理的相關(guān)規(guī)定。
第二節(jié)形成與收集
第二十六條機(jī)關(guān)履行職責(zé)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料。機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持形成符合要求的歸檔文件材料。
文件材料形成時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用耐久、可靠、滿足長(zhǎng)期保存需求的記錄載體和記錄方式。
歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整。
第二十七條機(jī)關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集形成的歸檔文件材料，交本部門(mén)指定人員保管。下列文件材料應(yīng)當(dāng)納入收集范圍。
機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)處理專項(xiàng)工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動(dòng)等形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)承擔(dān)重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)向社會(huì)和個(gè)人征集的、與機(jī)關(guān)有關(guān)文件材料等。
第二十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審查同意后施行。機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或工作職能發(fā)生變化時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。
文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)全面、系統(tǒng)反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。人事、會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門(mén)規(guī)定。
機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報(bào)機(jī)關(guān)審查同意后施行。
第二十九條文書(shū)檔案的收集范圍按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。
會(huì)計(jì)、科研、基建檔案收集范圍應(yīng)當(dāng)分別符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA/T2)、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DA/T28)及《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》規(guī)定。
照片檔案的收集范圍應(yīng)當(dāng)符合《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821)和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50)規(guī)定。
其他門(mén)類檔案收集范圍按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十條電子文件應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集。收集的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)、《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T63)等規(guī)定。
第三節(jié)整理與歸檔
第三十一條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分類方案。不同門(mén)類、載體或形式的檔案的分類方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)，便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經(jīng)確定，應(yīng)當(dāng)保持一致，不得隨意變動(dòng)。
機(jī)關(guān)檔案分類方案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，有專門(mén)規(guī)定的，從其規(guī)定。
第三十二條機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用，逐步推進(jìn)卷件融合管理。
文書(shū)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件(張)等為單位進(jìn)行整理。科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門(mén)類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理。整理方法分別按照相應(yīng)要求執(zhí)行。
第三十三條機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)逐卷或逐件編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)當(dāng)指代單一，體現(xiàn)檔案來(lái)源、檔案門(mén)類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合《檔號(hào)編制規(guī)則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，不同載體或形式的檔號(hào)編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。
機(jī)關(guān)檔案門(mén)類宜按照文書(shū)(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會(huì)計(jì)(KU)、專業(yè)(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(SJ)、公務(wù)電子郵件(YJ)、網(wǎng)頁(yè)信息(WY)、社交媒體(MT)、實(shí)物檔案(SW)設(shè)置一級(jí)門(mén)類代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設(shè)備(KJ·SB)設(shè)置科技檔案二級(jí)門(mén)類代碼。專業(yè)檔案按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置二級(jí)門(mén)類代碼。
第三十四條機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)編制檢索工具，滿足手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索需要。
機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)進(jìn)行著錄。傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)詳細(xì)著錄背景、人物、來(lái)源等信息。檔案著錄應(yīng)當(dāng)與目錄編制、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對(duì)應(yīng)。
第三十五條機(jī)關(guān)檔案經(jīng)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)整理完畢后，應(yīng)當(dāng)在第二年6月底前向機(jī)關(guān)檔案部門(mén)歸檔;采用辦公自動(dòng)化或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的，應(yīng)當(dāng)隨辦隨歸。歸檔時(shí)間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。
歸檔時(shí)交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行交接手續(xù)。機(jī)關(guān)檔案實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸的，還應(yīng)當(dāng)按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文件歸檔過(guò)程元數(shù)據(jù)。任何部門(mén)和人員不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第三十六條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件。電子文件需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實(shí)體簽名、實(shí)體蓋章。
滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件，以及無(wú)法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進(jìn)行歸檔。
第四節(jié)保管與保護(hù)
第三十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案載體的不同要求對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。檔案存儲(chǔ)和保管應(yīng)當(dāng)確保實(shí)體安全和信息安全。
機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定檔案管理并定期組織演練，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和自然災(zāi)害。檔案管理應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)納入機(jī)關(guān)總體應(yīng)急預(yù)案。
第三十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。庫(kù)房溫濕度應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。
檔案庫(kù)房不得存放與檔案保管、保護(hù)無(wú)關(guān)的物品。
第三十九條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測(cè)和記錄庫(kù)房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié);定期檢查維護(hù)檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)轉(zhuǎn);定期清掃除塵，保持庫(kù)房清潔;定期采取措施，防治鼠蟲(chóng)霉等。
第四十條機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期組織人員對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)保管狀況進(jìn)行檢查，定期對(duì)電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺(tái)賬。
第四十一條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)受損、易損檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)保持檔案內(nèi)容的完整，盡量維持檔案的`原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)當(dāng)做好登記和檢查工作，必要時(shí)進(jìn)行復(fù)制備份，做出修復(fù)說(shuō)明。
第四十二條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為檔案工作人員配備勞動(dòng)保護(hù)用品，避免檔案管理過(guò)程中有毒有害物質(zhì)損害健康。
第五節(jié)鑒定與銷毀
第四十三條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。鑒定工作應(yīng)當(dāng)在檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制下進(jìn)行，由辦公廳(室)負(fù)責(zé)人主持，檔案部門(mén)會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)有關(guān)人員組成鑒定小組共同開(kāi)展，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。
鑒定結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)形成鑒定。對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注;對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定予以銷毀。
第四十四條經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀。
(一)機(jī)關(guān)檔案部門(mén)編制檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀檔案的檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、形成時(shí)間、應(yīng)保管期限、已保管時(shí)間和銷毀時(shí)間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制報(bào)請(qǐng)審核批準(zhǔn);
(二)機(jī)關(guān)分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)負(fù)責(zé)人、檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案部門(mén)經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn);
(三)機(jī)關(guān)檔案部門(mén)組織檔案銷毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。
第四十五條檔案銷毀應(yīng)當(dāng)在指定場(chǎng)所進(jìn)行。
電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場(chǎng)所銷毀離線存儲(chǔ)介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時(shí)應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件元數(shù)據(jù)，并在管理過(guò)程元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志中自動(dòng)記錄銷毀活動(dòng)。
涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國(guó)家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。
第六節(jié)利用與開(kāi)發(fā)
第四十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據(jù)檔案的密級(jí)、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批手續(xù)。機(jī)關(guān)保管的檔案對(duì)外提供利用的，需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
利用檔案應(yīng)當(dāng)履行查閱手續(xù)，進(jìn)行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)利用活動(dòng)及時(shí)跟蹤和監(jiān)督。
第四十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》等有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館提供主動(dòng)公開(kāi)的政府信息文件資料。
第四十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息開(kāi)發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發(fā)揮檔案價(jià)值。
全宗介紹、組織沿革等應(yīng)當(dāng)納入全宗卷管理。
第四十九條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，擴(kuò)展檔案開(kāi)發(fā)的力度和深度。
第七節(jié)統(tǒng)計(jì)與移交
第五十條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立完善統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)所保管檔案情況、檔案年度出入庫(kù)情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)等情況定期統(tǒng)計(jì)并建立完備的臺(tái)賬。
統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統(tǒng)計(jì)分析。
第五十一條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，匯總分析當(dāng)年檔案工作情況形成年度報(bào)告，報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門(mén)、上級(jí)檔案部門(mén)。
機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。
第五十二條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)與檔案原件一并移交。
機(jī)關(guān)向國(guó)家綜合檔案館移交前，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級(jí)變更或解除工作，并提出劃控與開(kāi)放意見(jiàn)。
第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國(guó)家綜合檔案館移交，也可按本規(guī)定第五十二條與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。
電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應(yīng)當(dāng)通過(guò)檔案行政管理部門(mén)指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專用網(wǎng)絡(luò)，不得通過(guò)未設(shè)置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。
電子檔案移交后，機(jī)關(guān)繼續(xù)留存的，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。
第五十四條機(jī)關(guān)撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進(jìn)行。
(一)撤銷機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)當(dāng)由有關(guān)主管機(jī)關(guān)代管或按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;
(二)撤銷機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的，其檔案不得分散，可由其中一個(gè)機(jī)關(guān)代管或向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;
(三)一個(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案應(yīng)當(dāng)移交給合并后的機(jī)關(guān)代管或向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;
(四)機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷的，其檔案由主管機(jī)關(guān)代管，屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。
第五章信息化建設(shè)
第五十五條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化工作，將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃。
機(jī)關(guān)檔案信息化工作應(yīng)當(dāng)與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。
第五十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數(shù)字檔案室建設(shè)按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》執(zhí)行。
第五十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，有序開(kāi)展檔案數(shù)字化工作。
檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)符合真實(shí)性管理要求，數(shù)字化過(guò)程的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)收集齊全，數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。
第五十八條紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31)執(zhí)行，錄音錄像檔案數(shù)字化按照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T62)執(zhí)行。其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的全文識(shí)別，將現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文本信息，便于檢索和開(kāi)發(fā)利用。
第五十九條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開(kāi)展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量符合《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。
各門(mén)類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)數(shù)字化元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)元數(shù)據(jù)庫(kù)融合管理。
第六十條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)確定的職責(zé)與分工開(kāi)展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。
第六十一條機(jī)關(guān)配備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足檔案信息化的管理需要并適當(dāng)冗余、方便擴(kuò)展。
機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)配置獨(dú)立的專業(yè)服務(wù)器和專用存儲(chǔ)設(shè)備。服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足高效、可用、可擴(kuò)展等要求。
機(jī)關(guān)在電子政務(wù)云或自建私有云上建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的，其計(jì)算資源、存儲(chǔ)資源和安全防范等應(yīng)當(dāng)滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲(chǔ)管理電子文件、電子檔案。
第六十二條機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)開(kāi)展鑒定、整理工作，實(shí)施預(yù)歸檔。
電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)當(dāng)參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T29194)以及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。
電子檔案管理系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)不得低于二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)保護(hù)等級(jí)應(yīng)當(dāng)與電子檔案最高密級(jí)相適應(yīng)。使用電子政務(wù)云服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與電子政務(wù)云管理機(jī)構(gòu)明確安全管理責(zé)任。
第六十三條電子檔案的文件格式和質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)齊全完整，滿足長(zhǎng)期保存和同級(jí)國(guó)家綜合檔案館進(jìn)館要求。
第六十四條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為電子檔案安全存儲(chǔ)配置在線存儲(chǔ)系統(tǒng)。在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案，定期掃描、診斷存儲(chǔ)設(shè)備。
第六十五條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗�，采用磁帶、一次性刻錄光盤(pán)、硬磁盤(pán)等離線存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)電子檔案實(shí)行離線備份。具備條件的，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案進(jìn)行近線備份和容災(zāi)備份。
機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要制定電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移方案和策略，轉(zhuǎn)換與遷移活動(dòng)應(yīng)當(dāng)記入電子檔案管理過(guò)程元數(shù)據(jù)。
第六十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴(yán)防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。
第六章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第六十七條有下列情形之一的，由縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)單獨(dú)或聯(lián)合有關(guān)部門(mén)，或由本單位給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。
(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績(jī)的;
(二)檔案保管、保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的;
(三)檔案利用、開(kāi)發(fā)取得突出效果的;
(四)檔案學(xué)理論研究、檔案科研做出重要貢獻(xiàn)的;
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)，表現(xiàn)突出的;
(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。
第六十八條有下列行為之一的，由縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的，由有關(guān)主管部門(mén)對(duì)機(jī)關(guān)直接負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人員依法給予處分;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
(一)機(jī)關(guān)未統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)檔案或未按規(guī)定形成、收集檔案的;
(二)機(jī)關(guān)未按規(guī)定設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)或未指定檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)，未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;
(三)將機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料據(jù)為己有，拒絕移交機(jī)關(guān)檔案部門(mén)的;
(四)檔案管理不符合檔案安全保護(hù)要求的;
(五)拒不按照國(guó)家規(guī)定向國(guó)家綜合檔案館移交檔案的;
(六)明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
第七章附則
第六十九條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。事業(yè)單位、《社會(huì)團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》界定的社會(huì)團(tuán)體可參照?qǐng)?zhí)行。
第七十條本規(guī)定自20xx年1月1日起施行.
公司檔案管理制度8
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門(mén)檔案的.收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
�、傥募牧淆R全完整;
�、诟鶕�(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度9
聲像資料是國(guó)家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)在職能活動(dòng)中反映主要事件、會(huì)議、人物、主要活動(dòng)及有歷史價(jià)值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門(mén)統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時(shí)間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實(shí)際，便于查找利用。
4、按要求填寫(xiě)好卷內(nèi)目錄，編好號(hào)碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴(yán)格履行查（借）閱登記手續(xù)，注明查（借）閱目的，用后及時(shí)反響利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對(duì)前方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任同意。借出時(shí)間不得超過(guò)兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。
5、如查（借）閱秘密、機(jī)密的檔案，須請(qǐng)示本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)并由檔案辦公室主任批準(zhǔn)；查閱黨委會(huì)議記錄、班子會(huì)議記錄的須經(jīng)主管局長(zhǎng)批準(zhǔn)。
6、對(duì)借閱的`檔案，要保持完整清潔，嚴(yán)禁私自拆卷、勾畫(huà)、涂改、撕頁(yè)、照相。借出的檔案要嚴(yán)格保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，對(duì)將檔案喪失者視情節(jié)輕重給予處分。
7、查（借）人員要遵守保密制度，嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無(wú)關(guān)人員泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評(píng)教育或紀(jì)律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時(shí)進(jìn)展利用效果的收集工作，對(duì)不能當(dāng)場(chǎng)表達(dá)的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時(shí)取得效果的，請(qǐng)利用者當(dāng)場(chǎng)填寫(xiě)利用效果，并簽名確認(rèn)。
三、利用者在利用檔案后，無(wú)法當(dāng)場(chǎng)確定利用效果時(shí)，應(yīng)將“利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時(shí)催繳“利用效果登記表”。
四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應(yīng)及時(shí)。
公司檔案管理制度10
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)管理本部門(mén)在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開(kāi)文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過(guò)保存期檔案資料的銷毀工作。
4實(shí)施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來(lái)文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等技術(shù)檔案。
4.1.3在專門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的`文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。
4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門(mén)的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤(pán)、磁帶要用特制的密封盒和專門(mén)的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛(ài)護(hù)檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě);
4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對(duì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報(bào)告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司檔案管理制度11
為保證公司各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行,充分調(diào)動(dòng)員工工作的積極性、創(chuàng)造性,實(shí)行獎(jiǎng)勤罰懶的用人機(jī)制,特制定員工獎(jiǎng)懲制度:
一、獎(jiǎng)勵(lì)
(一)獎(jiǎng)勵(lì)種類
1、頒發(fā)獎(jiǎng)狀;
2、通報(bào)表?yè)P(yáng):
3、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì);
4、晉升工資或晉級(jí);
5、發(fā)放獎(jiǎng)金。
(二)獎(jiǎng)勵(lì)條件
1、對(duì)改進(jìn)公司工作,提高服務(wù)質(zhì)量有重大貢獻(xiàn)者;
2、為用戶提供熱情、耐心、周到的服務(wù),多次受到用戶表?yè)P(yáng)者;
3、在發(fā)明創(chuàng)造、技術(shù)改進(jìn)、節(jié)能等方面提出合理化建議,使公司在管理中取得良好經(jīng)濟(jì)效益者;
4、在各類報(bào)紙、雜志或?qū)W術(shù)研討會(huì)發(fā)表有關(guān)物業(yè)管理論文者;
5、發(fā)現(xiàn)事故苗頭、及時(shí)采取措施,防止重大事故發(fā)生者;
6、控制開(kāi)支、節(jié)約費(fèi)用有顯著成績(jī)者;
7、廉潔奉公,敢干抵制不正之風(fēng),事跡突出者;
8、見(jiàn)義勇為,舍己救人,或做好人好事,事跡突出者;
9、拾金(物)不昧,主動(dòng)上交者;
10、敬業(yè)愛(ài)崗,工作勤懇,任勞任怨,模范遵守公司規(guī)章制度者。
(三)獎(jiǎng)勵(lì)程序
凡符合獎(jiǎng)勵(lì)條件者,由所在部門(mén)將員工事跡以書(shū)面形式報(bào)告并填寫(xiě)?yīng)剟?lì)建議書(shū)呈報(bào)人力資源部,由人力資源部核實(shí)無(wú)誤后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。
二、處分
(一)甲類過(guò)失,有下列行為者屬甲類過(guò)失:
1、不按公司規(guī)定著裝;
2、儀表、儀容不整;
3、不按公司規(guī)定佩戴員工證、卡;
4、不使用本崗位禮貌用語(yǔ);
5、不認(rèn)真填寫(xiě)交接班記錄;
6、當(dāng)班時(shí)間吃東西、收聽(tīng)廣播、看報(bào)紙;
7、在當(dāng)值崗位使用公司電話辦理私事;
8、在當(dāng)值崗位上吸煙;
9、丟失公司財(cái)物;
10、私自使用公司打長(zhǎng)途電話;
11、無(wú)特殊原因不按時(shí)完成上級(jí)交辦任務(wù);
12、工作時(shí)間接待私人來(lái)訪;
13、工作散漫,粗心大意;
14、無(wú)幫不參加公司的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和活動(dòng);
15、一月內(nèi)無(wú)幫遲到、早退2次或每次遲到10分鐘以上、早退超過(guò)10分鐘。
(二)乙類過(guò)失、有下列行為者屬乙類過(guò)失:
1、委托他人或代他人打鐘卡;
2、當(dāng)班時(shí)間睡覺(jué);
3、撤離工作崗位,經(jīng)常遲到或早退(一月達(dá)3次);
4、因服務(wù)態(tài)度差受到用戶投訴時(shí),與用戶爭(zhēng)辨、吵鬧;
5、在社區(qū)內(nèi)變相賭博或從事不道德活動(dòng);
6、未經(jīng)批準(zhǔn)私自配制社區(qū)內(nèi)房間鑰匙;
7、弄虛作假,涂改單據(jù)、證明、記錄、報(bào)假學(xué)歷;
8、私自向外界泄露公司機(jī)密資料;
9、故意損壞公司或業(yè)主財(cái)物;
10、不服從領(lǐng)導(dǎo)的正確命令并在公共場(chǎng)合頂撞領(lǐng)導(dǎo);
11、超越職權(quán)范圍或違章操作,造成一定的經(jīng)濟(jì)損失;
12、工作時(shí)間消極怠工;
13、曠工一天。
(三)丙類過(guò)失、有下列行為者屬丙類過(guò)失:
1、以權(quán)謀私,敲詐勒索用戶或下屬;
2、組織及煽動(dòng)罷工、聚眾鬧事;
3、工作時(shí)間酗酒、賭博、打架;
4、侮辱、謾罵、恐嚇、誣告、威脅他人,造謠惑眾、搬弄事非;
5、服務(wù)態(tài)度極差,與用戶吵架,或一年累計(jì)被用戶有效投訴達(dá)3次以上;
6、偷竊公司或用戶財(cái)物;
7、玩忽職守,違反操作規(guī)程,造成重大事故或嚴(yán)重后果;
8、惡意破壞公物或他人財(cái)物,造成公司或他人重大損失;
9、當(dāng)月曠工3次或季度累計(jì)曠工7次以上;
10、不服從正常工作調(diào)動(dòng);
11、私自在外兼職或利用病假、事假炒更;
12、受到國(guó)家法律及治安條例處罰;
13、其他嚴(yán)重違反公司規(guī)定及國(guó)家法律行為。
三、處罰種類及執(zhí)行方式
1、口頭警告:僅限于首次觸犯甲類過(guò)失的行為,由部門(mén)主管簽發(fā)并報(bào)人事資源部審核備案;
2、書(shū)面警告:員工重復(fù)觸犯甲類過(guò)失或首次觸犯乙類過(guò)失,將給予書(shū)警告,并扣除當(dāng)月基本工資的50%;
3、最后書(shū)面警告:員工重復(fù)觸犯乙類過(guò)失將給予最后書(shū)面警告處分,扣除當(dāng)月基本工資;
4、降級(jí)、撤職、罰款:員工違規(guī)給予書(shū)面警告外,還可以給予降級(jí)、撤職、罰款處分;
5、辭退或開(kāi)除:員工觸犯丙類過(guò)失,公司有權(quán)給予辭退或開(kāi)除處理,公司也有權(quán)對(duì)重復(fù)觸犯乙類過(guò)失、情節(jié)嚴(yán)重的.員工給予辭退處分;被辭退或開(kāi)除的員工工作滿三個(gè)月的方能退還崗位培訓(xùn)押金(先處罰后補(bǔ)各種費(fèi)用);
6、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),人力資源部可直接對(duì)違規(guī)員工簽發(fā)'警告通知書(shū)'
四、處罰程序
1、員工有違紀(jì)行為,由所在部門(mén)填寫(xiě)《員工違紀(jì)警告書(shū)》,列明違紀(jì)事實(shí),提出處理意見(jiàn),經(jīng)見(jiàn)證人或違紀(jì)人簽名后,送人力資源部備案;
2、普通員工的違紀(jì)處罰,由人力資源部領(lǐng)導(dǎo)審批并通報(bào)部門(mén);
3、領(lǐng)班級(jí)以下的員工違紀(jì)處罰,由部門(mén)主任、經(jīng)理審批;
4、主管級(jí)以上的員工違紀(jì)處罰,分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
五、處罰的取消
員工從收到:'警告通知書(shū)'后,如能認(rèn)真改過(guò),積極工作,連續(xù)兩次考評(píng)為'優(yōu)',或因工作成績(jī)突出受到公司的通報(bào)表?yè)P(yáng),經(jīng)所在部門(mén)主管提出,公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可取消原警告處分。
六、申訴
員工若對(duì)所受的處分不服,應(yīng)在三日內(nèi)書(shū)面向人力資源部或公司領(lǐng)導(dǎo)提出申訴(員工亦可向公司工會(huì)申訴);人力資源部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)將對(duì)員工的申訴進(jìn)行認(rèn)真核查,并做出相應(yīng)的處理決定。
公司檔案管理制度12
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：
1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門(mén)：行政部）
2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
3、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門(mén)：行政部）
4、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的'文件、紀(jì)要、決定等；（主要收集部門(mén)：行政部）
5、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門(mén)：行政部）
6、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件（主要收集部門(mén)：行政部）
7、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（主要收集部門(mén)：行政部）
8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤(pán)片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；（主要收集部門(mén)：財(cái)務(wù)部）
9、公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等；（主要收集部門(mén)：行政部）
11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（主要收集部門(mén)：財(cái)務(wù)部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門(mén)：人力資源及行政部）
17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；（主要收集部門(mén)：財(cái)務(wù)部、行政部）
18、公司重大活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等；（主要收集部門(mén)：行政部）
20、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門(mén)：人力資源及行政部）
21、各項(xiàng)目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門(mén)：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
（1）各專業(yè)都要建立健全個(gè)專業(yè)的文件、圖書(shū)等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。
�。�2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號(hào)類別。
（3）文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
�。�4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。
4、庫(kù)藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
3、借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題。
3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
公司檔案管理制度13
一、目的
為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T(mén)負(fù)責(zé)管理工作。
3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書(shū)）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的.具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度：一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5 統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫(xiě)《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請(qǐng)表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表
7、聘用合同
8、獎(jiǎng)懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè)，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、定期核對(duì)。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢。部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門(mén)員工的檔案�？偨�(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對(duì)，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
公司檔案管理制度14
第一條總則
1、為加強(qiáng)對(duì)公司檔案的管理，有效搜集、保管和利用各類檔案，提高檔案綜合管理水平，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。
2、本制度所稱的公司檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的合同、文件、客戶資料、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案名冊(cè)、帳冊(cè)、憑證、報(bào)表、證件等各種文件材料。
3、公司檔案工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則。
第二條檔案管理體制
1、公司設(shè)置檔案室，歸屬行政辦公室管理。配備檔案管理人員，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、組織、管理公司檔案工作。
2、公司檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的整理和歸檔工作。
3、檔案管理員在負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案的同時(shí)，需按規(guī)定編制各類檢索表單，確保檔案的完整有序管理；
第三條檔案資料的.形成和歸檔
1、凡公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，都必須按歸檔時(shí)間要求交由行政辦公室歸檔，各部門(mén)和個(gè)人不得據(jù)為己有。
2、對(duì)歸檔文件材料的基本要求：
�。�1）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備；
�。�2）應(yīng)永久、長(zhǎng)期保存的文件，如用易于褪變材料書(shū)寫(xiě)的，要予以復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔；
�。�3）整理歸檔文件材料所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料、裝具等要符合檔案保護(hù)要求。
3、檔案歸檔時(shí)間要求：
（1）各類政府部門(mén)的批復(fù)、復(fù)函等原始文件材料必須及時(shí)歸檔；
�。�2）各部門(mén)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的文件材料，相關(guān)審批材料、客戶資料等須在本單業(yè)務(wù)合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，將應(yīng)歸檔的所有文件材料向檔案室歸檔；
�。�3）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門(mén)需要的可視需要程度適當(dāng)增加份數(shù)。
第四條檔案保管
1、檔案室接收檔案要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。
2、要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理、核對(duì)工作，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。庫(kù)藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時(shí)，要查明原因并保存記錄。
第五條檔案銷毀
銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀前要編制清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊(cè)要永久保存。
第六條檔案的借閱和利用
1、檔案查閱、復(fù)印、外調(diào)，必須嚴(yán)格執(zhí)行報(bào)批手續(xù)；
2、檔案查閱或外調(diào)，需填寫(xiě)《檔案查閱、外調(diào)審批單》，按程序批準(zhǔn)后予以查閱或外調(diào)并如期歸還。
3、借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
4、檔案歸還時(shí)應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得殘缺、隨意折疊、拆散、剪裁，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
5、凡公司領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)形成的重要會(huì)議紀(jì)要、公司發(fā)展規(guī)劃、合作意向、評(píng)估材料等，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
6、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，只準(zhǔn)公司財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)人員查閱，其他人要查閱，需經(jīng)副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7、未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，任何部門(mén)或個(gè)人無(wú)權(quán)公開(kāi)檔案。
第七條、附則
1、本制度所配套的相關(guān)表單附后
2、本制度自正式下發(fā)之日起執(zhí)行。
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公司檔案管理制度15
學(xué)校檔案管理制度
一、總則
1、為了規(guī)范學(xué)校檔案管理，特制定本制度。
2、本制度適用于學(xué)校及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權(quán)歸人資行政中心。
二、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求
�。ㄒ唬n案劃分及管理部門(mén)
1、檔案是指本學(xué)校過(guò)去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、教研活動(dòng)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、學(xué)校設(shè)立檔案室，隸屬于行政部，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。學(xué)校制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。
3、學(xué)校檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為學(xué)校級(jí)和部門(mén)級(jí)，學(xué)校級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。
�。ǘ└鞑块T(mén)資料管理
1、學(xué)校所屬各部門(mén)必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門(mén)檔案管理，實(shí)行部門(mén)檔案與學(xué)校檔案歸口管理。
2、各部門(mén)根據(jù)部門(mén)資料性質(zhì)結(jié)合學(xué)校級(jí)檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。
3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照學(xué)校管理規(guī)定執(zhí)行。
三、檔案分類
�。ㄒ唬n案質(zhì)量
1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。
3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。
5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。
（二）立檔
1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
2、跨的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷；跨會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；跨的規(guī)劃放在第一年立卷；跨總結(jié)放在最后一年立卷。
3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇埃瘴脑诤�；�?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。
�。ㄈ┓诸�
1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。
2、學(xué)校檔案大致分為以下幾類：
�。�1）證照類：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊(cè)資料、年檢資料、學(xué)校章程等；
�。�2）文件類：分外來(lái)文件（政府職能部門(mén)的往來(lái)文件）和內(nèi)部文件；
（3）制度類：管理制度匯編；
（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。
（5）計(jì)劃總結(jié)類：分計(jì)劃及總結(jié)等；
�。�6）會(huì)議紀(jì)要類：辦公例會(huì)紀(jì)要等
�。ㄎ澹n案編號(hào)
1、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。
3、學(xué)校檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”，各部門(mén)要積極配合學(xué)校檔案管理工作。
四、歸檔及保存年限
�。ㄒ唬w檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫(xiě)《卷內(nèi)目錄》。
（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。
1、永久保存：
�。�1）學(xué)校章程、合同
（2）股東名冊(cè)
�。�3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則
�。�4）董事會(huì)及股東會(huì)記錄
�。�5）財(cái)務(wù)報(bào)表
�。�6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件
�。�7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證
（8）工程設(shè)計(jì)圖
�。�9）學(xué)校規(guī)章制度
�。�10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)2、10年保存：
�。�1）預(yù)算、決算書(shū)類
�。�2）會(huì)計(jì)憑證
�。�3）事業(yè)計(jì)劃資料
�。�4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)3、1年至5年保存：
�。�1）期滿或解除之合約
�。�2）其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)4、1年以下暫時(shí)保存：
�。�1）結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
�。ㄈ⿲W(xué)�？筛鶕�(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。
�。ㄋ模w檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。
�。ㄎ澹┌礆w檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)。
五、檔案日常管理
�。ㄒ唬┙栝�
1、借閱手續(xù)：
（1）各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門(mén)負(fù)責(zé)人出示書(shū)面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在學(xué)校借閱登記表上簽字。
（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。
（3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫(xiě)歸還日期，取消借閱記錄。
2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。
3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面請(qǐng)示，經(jīng)行政部主任批準(zhǔn)。
5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。
�。ǘ╀N毀
1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)學(xué)校負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。《檔案銷毀清冊(cè)》需注明：銷毀檔案目錄、學(xué)校負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。
2、銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷毀清冊(cè)》需永久保管。
3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
�。ㄈ┮平�
1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)學(xué)校負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、學(xué)校負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。
2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
�。ㄋ模┍Ｃ�
1、檔案室的'任務(wù)是集中統(tǒng)一管理學(xué)校已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹(shù)立全心全意為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛(ài)護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。
六、附則
�。ㄒ唬┰诒局贫瓤蚣芟拢瑢W(xué)校各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)行政部備案后，與本制度具有同等效力。
�。ǘ┍局贫茸杂“l(fā)試行之日起執(zhí)行。
附表檔案員職責(zé)
1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管學(xué)校檔案；積極開(kāi)展檔案的提供利用工作；
2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。
3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過(guò)窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。
4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊(cè)》做好文件索引，以便查找。
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