實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度
在不斷進(jìn)步的社會(huì)中，越來越多人會(huì)去使用制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編為大家整理的實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度1
我國是農(nóng)藥生產(chǎn)、使用和出口大國，促進(jìn)我國農(nóng)藥GLP 管理體系和農(nóng)藥GLP 實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)，是農(nóng)藥管理和形勢(shì)發(fā)展的需要。農(nóng)藥檢（環(huán)境）函〔20xx〕187號(hào)中明確規(guī)定從20xx年1月1日起，農(nóng)藥環(huán)境試驗(yàn)單位應(yīng)嚴(yán)格按照NY/T 1906-20xx 《農(nóng)藥環(huán)境評(píng)價(jià)良好實(shí)驗(yàn)室規(guī)范》的要求開展試驗(yàn)。筆者所在農(nóng)藥環(huán)境評(píng)價(jià)實(shí)驗(yàn)室從建立之初便嚴(yán)格遵循GLP管理體系，現(xiàn)結(jié)合實(shí)際情況，介紹本實(shí)驗(yàn)室GLP 管理體系中的檔案管理。
檔案是實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行及開展各類試驗(yàn)時(shí)直接形成的對(duì)機(jī)構(gòu)和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄，是反映和追溯農(nóng)藥環(huán)境評(píng)價(jià)真實(shí)歷史面貌的一項(xiàng)重要工作，是GLP 管理體系中的重要組成部分[1]。
1 GLP檔案管理規(guī)范
1.1 制定科學(xué)研究的檔案管理SOP
制定檔案管理SOP時(shí)應(yīng)結(jié)合本單位特點(diǎn)，參考檔案工作的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使之符合GLP要求并具有權(quán)威性。本實(shí)驗(yàn)室經(jīng)歷數(shù)次現(xiàn)場(chǎng)檢核和國內(nèi)GLP檢查專家指導(dǎo)后，結(jié)合實(shí)驗(yàn)室日常檔案管理工作，多次修改檔SOP，不斷完善和改進(jìn)檔案管理程序。目前本實(shí)驗(yàn)制定了檔案管理總則、研究檔案的歸檔程序、儀器設(shè)備檔案的歸檔程序、人事檔案的歸檔程序、管理檔案的歸檔程序、留樣的歸檔程序、檔案借閱程序、保密檔案降密及解密程序、檔案銷毀程序、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人暫存資料的管理等SOP。
1.2 檔案管理中人員的要求
實(shí)驗(yàn)室記錄種類和數(shù)量繁多，涉及不同崗位的人員，檔案管理員需認(rèn)真負(fù)責(zé)，才能做好檔案資料的收集、整理和更新工作。檔案管理員上崗前應(yīng)進(jìn)行G LP 體制下的檔案管理培訓(xùn)，并由GLP機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以書面形式任命，檔案管理員長期離崗， 須以書面形式委托其他人代為管理[2]。各類資料文件的`收集整理也是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按照SOP中的要求，收集和整理需歸檔的材料，并按規(guī)定期限交送檔案室。
2 檔案分類及歸檔要求
GLP管理系統(tǒng)中對(duì)檔案的分類無硬性規(guī)定，各機(jī)構(gòu)的檔案室可按照本單位實(shí)際情況來對(duì)檔案進(jìn)行分類。檔案的分類應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和相互之間的聯(lián)系分成一定類別，建立1個(gè)具有一定隸屬關(guān)系的不同級(jí)別的檔案管理系統(tǒng)。對(duì)于各類記錄資料進(jìn)行分類時(shí)要注意用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，按照一定的層次逐級(jí)進(jìn)行，避免出現(xiàn)分類重疊和分類過程中的邏輯錯(cuò)誤。本實(shí)驗(yàn)室的檔案分類和歸檔要求為：
2.1 管理檔案
包括SOP及表格管理記錄、工作人員管理記錄、實(shí)驗(yàn)室管理、實(shí)驗(yàn)設(shè)施管理、試驗(yàn)項(xiàng)目管理、樣品管理、試驗(yàn)系統(tǒng)管理、檔案管理、合格供應(yīng)商記錄等相關(guān)材料。管理檔案由各相關(guān)管理人員按照年度收集整理管理材料，每年第1季度歸檔。
2.2 研究檔案
包括各類專題申請(qǐng)書、開題論證報(bào)告及批復(fù)、各類專題的技術(shù)總結(jié)、論文、專著以及測(cè)試項(xiàng)目的測(cè)試申請(qǐng)表（復(fù)印件）、SD任命書、計(jì)劃書、受試物前處理原始記錄、原始記錄、測(cè)試報(bào)告等。項(xiàng)目研究結(jié)束后，SD負(fù)責(zé)收集實(shí)驗(yàn)過程中產(chǎn)生的記錄資料并整理成冊(cè)，歸檔材料的順序?yàn)椋簷n案封面、卷內(nèi)目錄、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人任命書、受試物前處理原始記錄、研究計(jì)劃、預(yù)試驗(yàn)封面及記錄、正式試驗(yàn)封面及記錄、2次數(shù)據(jù)處理封面及記錄、研究報(bào)告、備考表。QAU審查、FM審批并簽署意見后，進(jìn)行歸檔。檔案管理員對(duì)歸檔材料的完整性進(jìn)行審查并對(duì)檔案材料編寫頁碼后裝訂成冊(cè)。根據(jù)裝訂情況，統(tǒng)一定義檔案1盒為1卷，在檔案編號(hào)中注明；1本為1冊(cè)。對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)管理后放入檔案室，并填寫相關(guān)記錄。
2.3 SOP檔案
包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、現(xiàn)行所有SOP及表格原件和SOP及表格歷史文件。按照文件版次進(jìn)行歸檔，現(xiàn)行有效的版本SOP新增時(shí)要及時(shí)歸檔。
人員檔案：包括所有工作人員的身份證明、學(xué)歷證明、資格/培訓(xùn)證書（復(fù)印件）、培訓(xùn)登記、考核記錄、健康記錄等。實(shí)驗(yàn)室人員在轉(zhuǎn)正之后建立人員檔案，新增材料每年第1季度進(jìn)行歸檔。
儀器設(shè)備檔案：包括實(shí)驗(yàn)室所有儀器設(shè)備的說明書、附件材料、SOP（復(fù)印件）、檢定證書、儀器使用與維護(hù)記錄、校準(zhǔn)記錄等。儀器設(shè)備到貨驗(yàn)收合格后，儀器設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)將儀器設(shè)備的全部資料收齊，移交檔案管理人員歸檔。檔案管理人員對(duì)所送資料進(jìn)行核實(shí)并對(duì)儀器檔案進(jìn)行編號(hào)。儀器使用與維護(hù)記錄每年第1季度歸檔；其他記錄應(yīng)在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔保存。
2.4 QAU檔案
包括QAU所有基于研究、過程和設(shè)施的檢查記錄以及年度檢查計(jì)劃和培訓(xùn)計(jì)劃。QAU負(fù)責(zé)檔案立卷工作，F(xiàn)M審批后由檔案管理員進(jìn)行裝訂歸檔。
2.5 設(shè)施檔案
包括實(shí)驗(yàn)室的基建、結(jié)構(gòu)、布局等相關(guān)材料。
2.6 留樣檔案
留樣受試物及相關(guān)材料。樣品管理員在接收樣品時(shí)分裝受試物留樣材料，移交至檔案室進(jìn)行歸檔和保管。
2.7 電子檔案
研究計(jì)劃、2次整理數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、研究檔案紙質(zhì)版的掃描文件等。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在光盤類儲(chǔ)存介質(zhì)中，歸檔時(shí)標(biāo)明檔案編號(hào)、收集人及刻錄者。
其他檔案：上述檔案類別之外的檔案。
3 檔案保存與期限
檔案室屬于受控區(qū)域并由專人保管，檔案保存設(shè)施和環(huán)境條件需要符合GLP要求。設(shè)備安全、保密，需要防盜、防火、防潮、防霉、防蟲蛀鼠咬。留樣檔案為農(nóng)藥受試物，應(yīng)有配備帶抽風(fēng)系統(tǒng)的保存柜，保存條件應(yīng)與對(duì)應(yīng)的農(nóng)藥受試物保持一致。電子檔案保存還需要防光、防塵、防磁。檔案保存期限由檔案管理員根據(jù)SOP規(guī)定及檔案類型進(jìn)行確定。管理檔案、SOP檔案、人員檔案、設(shè)施檔案、儀器設(shè)備檔案、QAU檔案中的非研究項(xiàng)目檢查及其他類檔案中重要性較強(qiáng)的檔案和電子檔案一般需長期保存，如遇檔案重要性出現(xiàn)變化等特殊情況或其他重大事件須銷毀檔案，首先由檔案管理員提出申請(qǐng)，由QAU及FM進(jìn)行評(píng)審。研究檔案、QAU檔案中的研究項(xiàng)目檢查檔案及其他類非重要的檔案為短期保存檔案，保存期限一般為5a。留樣檔案的保存期限根據(jù)受試物特點(diǎn)以及同委托單位協(xié)商結(jié)果，一般留樣期限為接收樣品之日起2a。
4 檔案借閱
檔案借閱需經(jīng)過實(shí)驗(yàn)室最高管理者書面批準(zhǔn)，借閱者限在辦公室查閱。外單位人員原則上不允許借閱實(shí)驗(yàn)室檔案材料。借閱檔案時(shí)需做好借閱登記手續(xù)，未經(jīng)實(shí)驗(yàn)室最高管理者批準(zhǔn)不得將實(shí)驗(yàn)室檔案資料擅自復(fù)印、帶離實(shí)驗(yàn)室和轉(zhuǎn)借他人。
5 檔案補(bǔ)充、修改和處理
當(dāng)檔案需要修改或增加內(nèi)容時(shí)，由立卷人提出申請(qǐng)，經(jīng)QAU確認(rèn)、FM批準(zhǔn)后補(bǔ)充或修改，補(bǔ)充或修改后應(yīng)在備考表中詳細(xì)注明修改情況。保存期限已滿和經(jīng)鑒定確已失去保存價(jià)值的檔案資料，由檔案管理員提出處理申請(qǐng)，列出處理文件清單，經(jīng)QAU及FM審定批準(zhǔn)后，在監(jiān)督人員的監(jiān)督下處理或銷毀，并做好處理或銷毀記錄。
資料檔案是記錄研究過程和實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行情況的重要文件，真實(shí)、規(guī)范、完整的記錄才能保證農(nóng)藥環(huán)境評(píng)價(jià)結(jié)果的真實(shí)可靠[3]。今年起，農(nóng)藥登記環(huán)境試驗(yàn)單位已按照GB/T 31270-20xx標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行試驗(yàn)，試驗(yàn)方法和要求較之前的舊標(biāo)準(zhǔn)都有很大的不同，例如開展水生物試驗(yàn)時(shí)，試驗(yàn)體系應(yīng)為真溶液，需測(cè)定真實(shí)濃度，這樣就增加了理化分析方面的記錄跟圖譜。如何適應(yīng)新標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施后的變化也值得各機(jī)構(gòu)檔案管理人員思考。
實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度2
這次會(huì)議的主要任務(wù)是：總結(jié)交流全國中小城市建設(shè)檔案工作二十多年來的經(jīng)驗(yàn)和做法，分析探討新形勢(shì)下中小城市建設(shè)檔案工作面臨的新情況、新問題，研究部署今后中小城市建設(shè)檔案工作，推動(dòng)中小城市建設(shè)檔案工作深入開展，為我國城鎮(zhèn)化健康快速發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
下面，我就全國中小城市建設(shè)檔案工作的主要成績(jī)、基本經(jīng)驗(yàn)和今后工作講幾點(diǎn)意見。
一、中小城市建設(shè)檔案工作的主要成績(jī)和基本經(jīng)驗(yàn)
中小城市（包括縣、鎮(zhèn)，下同）建設(shè)檔案工作自上世紀(jì)八十年代中期開始逐步建立，在各級(jí)建設(shè)行政主管部門的正確領(lǐng)導(dǎo)和關(guān)心支持下，經(jīng)過二十年的發(fā)展，取得了顯著成績(jī)。
�。ㄒ唬┙∪晟屏斯ぷ鳈C(jī)構(gòu)，形成了科學(xué)規(guī)范的管理體制和運(yùn)行機(jī)制
目前，全國520多個(gè)中小城市基本上都建立了城建檔案館或城建檔案室，80%以上的縣級(jí)建設(shè)行政主管部門設(shè)立了城建檔案室或城建檔案館，負(fù)責(zé)收集、保管和提供利用本地區(qū)形成的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，并指導(dǎo)和監(jiān)督本地區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作。為加強(qiáng)城建檔案館（室）的監(jiān)督指導(dǎo)職能，相當(dāng)一部分地方政府賦予了城建檔案館（室）“城建檔案管理處（辦公室）”的職能，形成了“一個(gè)機(jī)構(gòu)、兩塊牌子”的工作體制。
（二）法制建設(shè)進(jìn)一步完善，建設(shè)檔案工作開始走上法制化軌道
各地中小城市建設(shè)行政主管部門積極開展檔案法制建設(shè)，從三個(gè)方面加強(qiáng)了依法治檔工作。一是認(rèn)真宣傳貫徹國家、省、市有關(guān)建設(shè)檔案工作的法律法規(guī)和部門規(guī)章，并將《城市規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》（國務(wù)院令第279號(hào)）、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（建設(shè)部令第90號(hào)）、《城市地下管線工程檔案管理辦法》（建設(shè)部令第136號(hào)）等建設(shè)檔案工作的有關(guān)規(guī)定，細(xì)化落實(shí)到實(shí)際工作之中。二是結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，積極制定建設(shè)檔案工作的規(guī)章及規(guī)范性文件。遼源、邯鄲、鶴壁、普蘭店、公主嶺、張家界、銅陵、安慶、廣元等一大批中小城市以市政府名義制定和了加強(qiáng)建設(shè)檔案管理的政府令或規(guī)范性文件。三是積極開展建設(shè)檔案執(zhí)法檢查活動(dòng)，依法查處不向建設(shè)行政主管部門移交檔案的單位。遼源、三門峽、宿遷等許多城市都開展了建設(shè)檔案執(zhí)法檢查。通過依法治檔，建設(shè)單位和有關(guān)部門的檔案意識(shí)大大增強(qiáng)，建設(shè)檔案的收集渠道逐步暢通。
�。ㄈ^藏檔案數(shù)量快速增長,整體管理水平進(jìn)一步提高
多年來，各地中小城市城建檔案館（室）強(qiáng)化管理措施，加大工作力度，收集保存了大量建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案、房屋建筑與市政基礎(chǔ)設(shè)施檔案、重點(diǎn)工程檔案、房地產(chǎn)檔案、聲像檔案等，館藏檔案數(shù)量快速增長。吉林輝南、山西大同、安徽宿州、河南三門峽、廣東梅州、內(nèi)蒙古鄂爾多斯等一大批城市館藏檔案都已超過2萬卷，吉林遼源、內(nèi)蒙呼倫貝爾等地館藏檔案已達(dá)5萬余卷，江蘇昆山館藏檔案已達(dá)7萬余卷。為確保建設(shè)工程檔案的移交進(jìn)館，各中小城市建設(shè)行政主管部門都將工程檔案管理納入規(guī)劃許可、施工許可和備案管理程序，普遍實(shí)行了“一書一證”制度（即工程開工前建設(shè)單位要與城建檔案館（室）簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》，工程竣工驗(yàn)收備案前要由城建檔案管理部門出具《建設(shè)工程檔案驗(yàn)收合格證》），工程檔案基本上都已接收進(jìn)館，接收率達(dá)90%以上。
為加強(qiáng)檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理，各地加大對(duì)檔案管理工作的投入，建立了館房，配備了密集架、計(jì)算機(jī)、掃描儀、溫濕度自動(dòng)監(jiān)控設(shè)備等，采用現(xiàn)代化管理手段，開發(fā)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，按照國家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案實(shí)行信息化管理，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理程度大大提高。
�。ㄋ模┐彐�(zhèn)建設(shè)檔案工作不斷推進(jìn)，為社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)和城鄉(xiāng)統(tǒng)籌發(fā)展做出了貢獻(xiàn)
隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的不斷加速，村鎮(zhèn)建設(shè)發(fā)展很快。為了記錄和保存村鎮(zhèn)規(guī)劃、建設(shè)過程中形成的檔案資料，為今后的村鎮(zhèn)規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù)，各地建設(shè)規(guī)劃管理部門和建設(shè)檔案工作機(jī)構(gòu)不斷拓寬村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作領(lǐng)域，加強(qiáng)村鎮(zhèn)建設(shè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。云南個(gè)舊、遼寧新民、普蘭店、河北滿城、涿州、江西都昌、江蘇江陰等不少城市城建檔案館（室）開展了村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作的探索，他們與村鎮(zhèn)建設(shè)辦公室合作，將村鎮(zhèn)建設(shè)工程檔案管理納入村鎮(zhèn)建設(shè)工程規(guī)劃管理、施工管理、備案管理程序，保證了村鎮(zhèn)建設(shè)檔案的收集進(jìn)館，在村鎮(zhèn)規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中發(fā)揮了重要作用。
�。ㄎ澹┱J(rèn)真貫徹建設(shè)部第136號(hào)令，地下管線檔案工作全面啟動(dòng)
《城市地下管線工程檔案管理辦法》（建設(shè)部令第136號(hào)）頒布實(shí)施后，各中小城市建設(shè)行政主管部門積極貫徹落實(shí)。吉林通化、遼寧普蘭店、天津塘沽、浙江余姚、山西長治、安徽銅陵、廣東中山等一批中小城市（區(qū)）開展了地下管線普查建檔工作。普蘭店、保定、長治、中山、阿克蘇等地認(rèn)真執(zhí)行查詢制度、告知制度、竣工測(cè)量制度、檔案移交制度、檔案綜合動(dòng)態(tài)管理制度等，建立了地下管線檔案報(bào)送與管線信息及時(shí)更新的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，基本上實(shí)現(xiàn)了全市地下管線檔案的綜合動(dòng)態(tài)管理，逐步扭轉(zhuǎn)了因地下管線檔案信息不全不準(zhǔn)，造成地下管線被挖斷事故頻發(fā)的被動(dòng)局面。
�。n案管理日趨標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，信息化管理水平不斷提高
各地中小城市城建檔案館（室）按照國家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和建設(shè)部頒布的《城建檔案分類大綱》、《城建檔案保管期限與密級(jí)劃分》等一系列技術(shù)法規(guī)整理檔案，并根據(jù)本地區(qū)檔案管理實(shí)際，建立和完善了檔案收集、整理、借閱、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)規(guī)章制度，極大提升了檔案管理質(zhì)量和水平。同時(shí)，多數(shù)城市采用了計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行著錄、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)等，不少城市開設(shè)了局域網(wǎng)，有的已在著手建設(shè)數(shù)字化城建檔案館，檔案現(xiàn)代化、信息化管理程度大大提高。
（七）城建檔案館（室）從收集保管型向開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變，檔案開發(fā)利用的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益顯著
各地中小城市城建檔案館（室）不斷探索從收集保管型向信息利用型轉(zhuǎn)變的路子，面向城市建設(shè)積極開發(fā)檔案信息資源，廣泛開展編研工作，使城建檔案在城市規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工以及城市管理、房屋確權(quán)、解決糾紛、審計(jì)稽查、搶修救災(zāi)、運(yùn)行維護(hù)、編史修志等工作中，發(fā)揮了重要的、不可替代的作用，產(chǎn)生了巨大的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。如在廣州至佛山城際快速鐵路建設(shè)中，面對(duì)工程緊、難度大的狀況，佛山市城建檔案館僅用20個(gè)工作日就為設(shè)計(jì)單位提供了地鐵沿線的地下管線檔案和149幢建筑物的樁基資料、地質(zhì)勘察資料等4165卷，既為勘察設(shè)計(jì)單位縮短了勘察時(shí)間，又節(jié)省了勘察經(jīng)費(fèi)，僅鉆探工程費(fèi)用就節(jié)約160萬元。四川省“十五”期間，各級(jí)城建檔案館（室）共接待檔案利用20萬人次，查閱利用檔案50多萬卷（件），為國家、集體和個(gè)人避免經(jīng)濟(jì)損失4億多元。廣東梅州市城建檔案館近幾年來通過提供檔案利用，創(chuàng)造可測(cè)算的經(jīng)濟(jì)效益達(dá)1500萬元。
縱觀全國中小城市建設(shè)檔案工作的發(fā)展歷程，總結(jié)各地開展建設(shè)檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，大家普遍認(rèn)為，通過自身努力，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和各部門的行政把關(guān)，狠抓依法治檔、信息化建設(shè)和對(duì)外服務(wù)，是發(fā)展壯大建設(shè)檔案事業(yè)的一條基本經(jīng)驗(yàn)。其中，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，依法治檔是基礎(chǔ)，行政把關(guān)是保障，信息化建設(shè)是手段，搞好服務(wù)是核心，自身努力是根本。
在肯定過去工作成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，我們也應(yīng)看到，目前中小城市建設(shè)檔案工作還存在許多困難和不足，許多深層次矛盾和問題還有待于研究和解決。主要表現(xiàn)在：第一，有的'地方建設(shè)行政主管部門對(duì)建設(shè)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)還不夠，部分縣市至今還沒有履行管理全市（縣）建設(shè)檔案工作的職能；第二，人員隊(duì)伍思想觀念陳舊，開拓精神不強(qiáng)，素質(zhì)亟待提高；資金投入不足，經(jīng)費(fèi)相當(dāng)緊張，制約著建設(shè)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展；第三，建設(shè)檔案收集難的問題依然沒有根本解決，尤其是地下管線檔案的收集和管理在大多數(shù)城市仍進(jìn)展緩慢；第四，檔案服務(wù)工作與城鄉(xiāng)建設(shè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求相比，還有相當(dāng)大的差距，還沒有實(shí)現(xiàn)從“收集保管”型向“信息服務(wù)”型的根本轉(zhuǎn)變。
二、求真務(wù)實(shí)，開拓進(jìn)取，全面加強(qiáng)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量
我國已進(jìn)入全面建設(shè)小康社會(huì)和構(gòu)建和諧社會(huì)的新階段，各地區(qū)各部門正全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，統(tǒng)籌城鄉(xiāng)發(fā)展，開展社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)，積極穩(wěn)妥推進(jìn)城鎮(zhèn)化進(jìn)程，在這種形勢(shì)下，中小城市建設(shè)事業(yè)將獲得前所未有的發(fā)展。我們必須抓住這一機(jī)遇，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)造性地開展工作，把中小城市建設(shè)檔案工作推向一個(gè)新階段。
今后幾年，中小城市建設(shè)檔案工作的指導(dǎo)思想和發(fā)展目標(biāo)是：以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹黨的十六大和十六屆三中、四中、五中、六中全會(huì)精神，全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀和構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)重大戰(zhàn)略部署，求真務(wù)實(shí)，開拓創(chuàng)新，積極加強(qiáng)機(jī)構(gòu)隊(duì)伍建設(shè)，全面收集、科學(xué)保管、合理利用城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平，努力把城建檔案館建設(shè)為本地區(qū)建設(shè)信息資料中心、地下管線檔案信息中心和城鄉(xiāng)建設(shè)重要數(shù)據(jù)的備份中心，為保證城鎮(zhèn)化健康發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。
我們的工作重點(diǎn)是：
�。ㄒ唬┨岣哒J(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，依法履行建設(shè)檔案管理職責(zé)
做好中小城市建設(shè)檔案工作對(duì)加強(qiáng)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)，促進(jìn)城鄉(xiāng)一體化發(fā)展和推進(jìn)城鎮(zhèn)化進(jìn)程具有十分重要的意義。中小城市建設(shè)檔案工作是城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)的重要組成部分，一切城鄉(xiāng)建設(shè)活動(dòng)，不論其過程多么復(fù)雜，最終只能留下兩個(gè)結(jié)果，一個(gè)是建筑實(shí)體本身，另一個(gè)就是城鄉(xiāng)建設(shè)檔案。城鄉(xiāng)建設(shè)檔案是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要基礎(chǔ)資料，是建設(shè)行政主管部門依法實(shí)施行政管理、行政許可、市場(chǎng)監(jiān)管和執(zhí)法監(jiān)督的重要依據(jù)，是抗震防災(zāi)、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的重要信息，也是工程建設(shè)、維修養(yǎng)護(hù)、改建擴(kuò)建、審計(jì)稽查、維護(hù)權(quán)益的可靠信息和憑證。
統(tǒng)一管理城鄉(xiāng)建設(shè)檔案是各級(jí)建設(shè)行政主管部門和城建檔案工作部門的法定職責(zé)。在國務(wù)院關(guān)于建設(shè)部的“三定”規(guī)定中，明確規(guī)定要“管理城建檔案工作”，這也是全國各級(jí)建設(shè)行政主管部門的職責(zé)。在國家和地方近年來頒布的法律、法規(guī)、規(guī)章和政策規(guī)范性文件中，都明確規(guī)定了建設(shè)性政主管部門對(duì)建設(shè)檔案工作的管理職責(zé)。各地中小城市建設(shè)行政主管部門及其城建檔案館，須對(duì)城市行政區(qū)范圍內(nèi)的建設(shè)檔案，包括各級(jí)各類開發(fā)（園）區(qū)建設(shè)檔案及村鎮(zhèn)建設(shè)檔案，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)，建設(shè)檔案產(chǎn)生于城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理工作，同時(shí)也服務(wù)于城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作，它需要在城鄉(xiāng)規(guī)劃管理體制中運(yùn)行，需要納入規(guī)劃建設(shè)管理工作程序。從一定意義上講，城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作與建設(shè)檔案工作既相互聯(lián)系，相互依存，又相互促進(jìn)，密不可分。長期以來，各地根據(jù)實(shí)際工作需要，建立形成了由建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門統(tǒng)一管理建設(shè)檔案工作的管理體制和運(yùn)行機(jī)制，實(shí)踐證明是科學(xué)合理的和行之有效的，需要繼續(xù)堅(jiān)持和進(jìn)一步發(fā)揚(yáng)。
各級(jí)建設(shè)行政主管部門要高度重視城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作，切實(shí)履行對(duì)建設(shè)檔案工作的管理職責(zé)，在領(lǐng)導(dǎo)謀劃城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展工作中，要統(tǒng)籌建設(shè)檔案工作與建設(shè)事業(yè)改革與發(fā)展，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。要將建設(shè)檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，列入每年的工作計(jì)劃，特別要加大對(duì)建設(shè)檔案事業(yè)的投入，從機(jī)構(gòu)設(shè)置、人才隊(duì)伍、經(jīng)費(fèi)投入、館房建設(shè)、信息化建設(shè)等各方面加大支持力度，為建設(shè)檔案工作創(chuàng)造良好的物質(zhì)基礎(chǔ)和條件。
�。ǘ┩晟品ㄖ�，強(qiáng)化機(jī)構(gòu)，充實(shí)人員，為建設(shè)檔案事業(yè)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)
依法治檔是建設(shè)檔案工作的基礎(chǔ)，各地規(guī)劃、建設(shè)行政主管部門和城建檔案館（室）要進(jìn)一步完善法規(guī)制度，加強(qiáng)法制建設(shè)。要認(rèn)真貫徹落實(shí)國家有關(guān)建設(shè)檔案工作的法規(guī)規(guī)章，并結(jié)合本地實(shí)際，制定本地區(qū)關(guān)于建設(shè)檔案工作的政策法規(guī)。要積極開展建設(shè)檔案執(zhí)法檢查工作，依法查處違反檔案管理規(guī)定的單位和個(gè)人。
按照國家有關(guān)法規(guī)、規(guī)章規(guī)定，中小城市都應(yīng)當(dāng)建立專門的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)，特別是中等城市必須建立城建檔案館，收集和保管本城市應(yīng)當(dāng)長期和永久保存的基本建設(shè)檔案。小城市和縣鎮(zhèn)要按照《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（建設(shè)部令第90號(hào)）的有關(guān)要求，建立城建檔案館或者在建設(shè)行政主管部門內(nèi)部設(shè)立城建檔案室，并配備專職檔案管理人員。城建檔案館（室）可與建設(shè)行政主管部門設(shè)立的城建檔案管理處（辦公室）合署辦公，實(shí)行一個(gè)機(jī)構(gòu)、兩塊牌子的管理體制。在檔案人員的配備上，要挑選年富力強(qiáng)、具有開拓精神的同志擔(dān)任城建檔案館（室）的領(lǐng)導(dǎo)，要更多地把專業(yè)技術(shù)水平高、工作能力強(qiáng)的同志選拔任用到檔案工作崗位上，不斷提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)。
�。ㄈ┤媸占青l(xiāng)建設(shè)檔案，把城建檔案館（室）建設(shè)成為本地區(qū)建設(shè)信息資料中心
與大中城市相比，中小城市建設(shè)行政主管部門的工作職能較為集中，除建設(shè)工程管理職責(zé)外，規(guī)劃管理、房地產(chǎn)管理、村鎮(zhèn)建設(shè)等工作職能都集中在建設(shè)行政主管部門，這為建設(shè)檔案的集中統(tǒng)一管理提供了很好條件。中小城市城建檔案館（室）要充分利用這一優(yōu)勢(shì)，積極收集規(guī)劃管理檔案、房地產(chǎn)管理檔案、村鎮(zhèn)建設(shè)檔案、建設(shè)工程檔案、地下管線檔案等各類建設(shè)檔案，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的收集，把城建檔案館（室）建設(shè)成本地區(qū)建設(shè)信息資料中心，避免一些大城市多頭建立城建檔案館所帶來的資源浪費(fèi)。
在各類建設(shè)檔案的收集、指導(dǎo)與管理過程中，城建檔案館（室）的同志們一定要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。要樹立“服務(wù)是更好的管理”的觀念，改變“坐、等、靠”的工作作風(fēng)，從方便他人的角度出發(fā)，走出館門，走向社會(huì)，主動(dòng)服務(wù)。在具體工作中，要努力做到三個(gè)轉(zhuǎn)變：一是變移交單位上門來請(qǐng)為主動(dòng)上門服務(wù)，二是變只驗(yàn)收不指導(dǎo)為先指導(dǎo)后驗(yàn)收，三是變單一管理為既服務(wù)又管理。
檔案的本質(zhì)是信息，中小城市建設(shè)行政主管部門應(yīng)從節(jié)約資金、壓縮編制、資源共享的角度出發(fā)，按照建設(shè)部1995年提出的建議，依托城建檔案館（室）建立本地區(qū)建設(shè)信息中心，充分利用城建檔案館（室）在檔案信息資源、技術(shù)設(shè)備等方面的優(yōu)勢(shì)，積極倡導(dǎo)城建檔案館（室）和建設(shè)信息中心“一個(gè)機(jī)構(gòu)、兩塊牌子”的運(yùn)行模式，把檔案和信息結(jié)合起來。
�。ㄋ模┐罅訌�(qiáng)地下管線檔案信息的收集和管理，努力把城建檔案館（室）建設(shè)成為本地區(qū)地下管線檔案中心
地下管線是城市的生命線，加強(qiáng)地下管線檔案管理，是中小城市城建檔案館（室）工作的重要內(nèi)容。去年，建設(shè)部了《城市地下管線工程檔案管理辦法》（建設(shè)部令第136號(hào)），中小城市建設(shè)行政主管部門一定要結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，制定貫徹落實(shí)的實(shí)施細(xì)則和辦法。第一，要建立有關(guān)政策措施，納入行政審批環(huán)節(jié)。要把《辦法》所規(guī)定的查詢制度、告知制度、竣工測(cè)量制度、檔案移交制度、預(yù)驗(yàn)收制度、檔案動(dòng)態(tài)管理制度、責(zé)任制度等，納入規(guī)劃管理、施工管理、備案管理等相關(guān)環(huán)節(jié)，納入各有關(guān)部門的職責(zé)范圍，并監(jiān)督、檢查各有關(guān)部門和單位貫徹執(zhí)行。第二，要強(qiáng)化政府的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)作用，建立起各部門、各行業(yè)加強(qiáng)協(xié)調(diào)、分工合作、密切配合、資源共享的地下管線檔案信息管理體制和運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)各方共贏，形成工作合力，保證各類新建地下管線的檔案信息及時(shí)移交城建檔案館（室）。第三，要借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段，建立城市地下管線信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)地下管線檔案信息數(shù)字化管理，努力把城建檔案館（室）建設(shè)成為地下管線檔案信息中心。第四，要在“不欠新帳，逐步還清舊賬”的原則下，穩(wěn)步開展地下管線普查建檔工作，逐步摸清地下管線分布、位置等詳細(xì)情況，為今后的城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理提供可靠信息。
�。ㄎ澹┐罅訌�(qiáng)對(duì)重要工程、重要數(shù)據(jù)的收集，將城建檔案館（室）建設(shè)成為城鄉(xiāng)建設(shè)重要數(shù)據(jù)的備份中心
當(dāng)前，我國社會(huì)穩(wěn)定，經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，黨和人民正在全力構(gòu)建和諧社會(huì)，但一些不穩(wěn)定、不和諧因素依然存在。近幾年，國務(wù)院對(duì)城市防災(zāi)抗災(zāi)、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和反恐怖等工作十分重視。各地城建檔案館（室）應(yīng)緊密配合有關(guān)部門預(yù)防和應(yīng)對(duì)城鄉(xiāng)突發(fā)事件，并努力做好以下三方面工作：一是做好重要工程檔案的收集管理，包括重要建筑、地下管線、人防工程、防洪工程等檔案的收集管理，在集中管理的前提下，盡可能采用計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，確保緊急狀態(tài)下能夠快速提供利用。二是加強(qiáng)與政府公共安全和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件機(jī)構(gòu)的合作，做好重點(diǎn)檔案的備份和安全保管工作，建立緊急情況下重要工程檔案的利用機(jī)制和受損恢復(fù)機(jī)制。要積極參與城鄉(xiāng)緊急情況演習(xí)活動(dòng)，提高城建檔案館（室）自身應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。三是加強(qiáng)對(duì)重要工程檔案的研究分析，提高重要工程檔案的利用效率，培養(yǎng)相關(guān)高素質(zhì)專業(yè)人才，為制定應(yīng)急預(yù)案和搶救方案提供服務(wù)。
�。┓e極推進(jìn)信息化建設(shè)，提升建設(shè)檔案管理水平
隨著全球信息化的快速發(fā)展，城建檔案事業(yè)的生存和發(fā)展環(huán)境發(fā)生了巨大變化，人們產(chǎn)生檔案和利用檔案的行為都很大程度地轉(zhuǎn)向電子化。適應(yīng)這種形勢(shì)，城建檔案館（室）要積極穩(wěn)妥地推進(jìn)信息化建設(shè)。信息化建設(shè)主要包括檔案信息管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)或商品軟件的選用、信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)體系的建立、局域網(wǎng)的建設(shè)、與政府網(wǎng)的連接、國際互聯(lián)網(wǎng)的利用、業(yè)務(wù)隊(duì)伍的建設(shè)及管理方式和工作方式的規(guī)范等。城建檔案館（室）要制定切實(shí)可行的計(jì)劃，爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)來源，扎扎實(shí)實(shí)地分步推進(jìn)。
�。ㄆ撸┺D(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高建設(shè)檔案工作的生存發(fā)展活力
服務(wù)是提高建設(shè)檔案工作生存活力的根本手段。建設(shè)檔案工作既不能因?yàn)橛幸欢ǖ男姓芾砺毮芏慈尽把瞄T習(xí)氣”，也不能因?yàn)閷儆谑聵I(yè)單位而“坐吃皇糧”，只有解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，把“服務(wù)”作為立檔之本，才能不斷做大做強(qiáng)，才能充滿生機(jī)活力。
首先，要積極開展建設(shè)檔案的利用工作，為城鄉(xiāng)建設(shè)和社會(huì)大眾提供滿意的信息服務(wù)。要充分利用館藏檔案，為城市總體規(guī)劃的編制、重大建設(shè)項(xiàng)目的選址、違章建筑的查處、建筑物的維修、項(xiàng)目審計(jì)稽查、工程改建擴(kuò)建、管線敷設(shè)、危房改造、搶險(xiǎn)救災(zāi)等，提供真實(shí)可靠的信息。要積極為人民群眾查閱房產(chǎn)檔案和其他有關(guān)檔案文件提供方便。要熟悉家底，了解館藏，主動(dòng)、熱情地為每一位查閱利用者提供周到的服務(wù)。
實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度3
高等學(xué)校文秘檔案學(xué)科是指“秘書學(xué)”、“文秘寫作學(xué)”、“行政管理學(xué)”、“檔案管理學(xué)”、“辦公自動(dòng)化”等一系列學(xué)科課程的總稱，作為高校文秘類專業(yè)的專業(yè)基礎(chǔ)課和文秘類專業(yè)方向的方向性課程，側(cè)重培養(yǎng)學(xué)生的應(yīng)用能力，以適應(yīng)未來社會(huì)職業(yè)發(fā)展的需要。長期以來，各高校有關(guān)文秘檔案學(xué)科的教學(xué)僅僅局限于課堂理論的教學(xué)，僅僅通過教材和教師的講授來傳授知識(shí)和技能，動(dòng)手實(shí)踐機(jī)會(huì)極少，更沒有較好的實(shí)習(xí)實(shí)踐基地，理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)嚴(yán)重脫節(jié)，制約了文秘檔案學(xué)科的應(yīng)用與發(fā)展，以至于學(xué)生為了考試而死記書本上的內(nèi)容，不會(huì)靈活運(yùn)用，不能學(xué)以致用，甚至根本不會(huì)用，直接影響到相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生的就業(yè)質(zhì)量。20xx年2月，《教育部關(guān)于進(jìn)一步深化本科教學(xué)改革全面提高教學(xué)質(zhì)量的若干意見》指出：“要高度重視實(shí)踐環(huán)節(jié)，提高學(xué)生實(shí)踐能力”，將實(shí)踐教學(xué)提高到前所未有的新高度。〔1〕因此，開展文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)研究，構(gòu)建完整、科學(xué)、行之有效的文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)體系具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)的現(xiàn)狀分析
近年來，各高校對(duì)文秘檔案學(xué)科的實(shí)踐教學(xué)已開始重視，開展實(shí)踐教學(xué)也取得了一定的成效，便由于缺乏真實(shí)的情境與實(shí)際的訓(xùn)練，往往不能使學(xué)生很好地掌握文秘與檔案工作的實(shí)際技能，使文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)工作陷入了一定的困境，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）實(shí)踐教學(xué)流于形式
目前，雖然各地高校都先后建立了文秘檔案類學(xué)科的相關(guān)模擬實(shí)驗(yàn)室，學(xué)生通過模擬情景也接受到了一定的實(shí)踐訓(xùn)練。但是由于文秘檔案學(xué)科在高校與其它學(xué)科專業(yè)相比，地位不高，得不到足夠的重視，也就造成了該學(xué)科的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室和實(shí)踐基地的建設(shè)跟不上，有些必要的設(shè)施設(shè)備沒有到位，形成了“有場(chǎng)地沒設(shè)備、有設(shè)備無維護(hù)”的狀況。再加之實(shí)踐課指導(dǎo)老師往往都是非專業(yè)化的理論教師，對(duì)實(shí)踐課往往指導(dǎo)不到位，流于形式，沒有讓學(xué)生得到真正的訓(xùn)練。
�。ǘ⿲�(shí)訓(xùn)過程過于簡(jiǎn)單
很多高校都會(huì)把辦公室、檔案館（室）作為文秘檔案類學(xué)生進(jìn)行實(shí)訓(xùn)的場(chǎng)所，但在實(shí)際的訓(xùn)練中，往往是事與愿違。一方面，由于辦公室、檔案館（室）工作本身的專業(yè)性和機(jī)密性，不可能容納過多的學(xué)生進(jìn)行實(shí)訓(xùn)，也不可能讓學(xué)生接觸過多的實(shí)際工作；另一方面，由于學(xué)生所掌握的文秘檔案理論知識(shí)與實(shí)際工作的要求實(shí)在是相差太遠(yuǎn)，頻繁交替地讓學(xué)生接受實(shí)訓(xùn)，會(huì)嚴(yán)重影響到辦公室、檔案館（室）本身的日常工作。因此，往往只能局限于聽聽介紹、集中觀摩等，形式過于簡(jiǎn)單，就算是有少量學(xué)生參與到具體的工作中，也只是從事一些繁鎖的事務(wù)性工作，而并非是文秘檔案的業(yè)務(wù)性工作�！�2〕
�。ㄈ⿲�(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)機(jī)制不健全
目前，大多數(shù)綜合類院校比較重視理工類學(xué)科的實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)，人文社科類院校對(duì)文秘檔案學(xué)科也視為冷門。因此，文秘檔案學(xué)科的實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)受到冷落，導(dǎo)致該學(xué)科實(shí)踐教學(xué)的各項(xiàng)管理制度相對(duì)不夠完善，學(xué)生實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量的評(píng)價(jià)、反饋機(jī)制不夠健全。
�。ㄋ模⿲�(shí)踐教學(xué)經(jīng)費(fèi)不足
由于文秘檔案學(xué)科相比其它學(xué)科受到冷落，建設(shè)經(jīng)費(fèi)相對(duì)不足，很多高校寧可把經(jīng)費(fèi)投到理工類、經(jīng)濟(jì)類學(xué)科的實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地上，也不愿意花錢投到?jīng)]有多大直接效益的文秘檔案學(xué)科上來。同是文秘檔案學(xué)科，理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)也存在不同的待遇，實(shí)踐課的課時(shí)津貼明顯低于理論課的課時(shí)津貼。因此，文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足。
�。ㄎ澹⿲�(shí)踐教學(xué)師資缺乏
實(shí)踐教學(xué)的.特殊性決定了實(shí)踐教學(xué)指導(dǎo)教師要比理論課教師具有更豐富的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，特別是要具有較高的專業(yè)技能。由于文秘檔案學(xué)科在我國起步較晚，很多從事文秘檔案學(xué)科教學(xué)工作的教師都不是科班出身，大多是從文學(xué)、歷史、情報(bào)學(xué)、管理學(xué)等其它學(xué)科轉(zhuǎn)過來的，專業(yè)理論知識(shí)不高。加之受傳統(tǒng)的“重課堂、輕實(shí)踐”的教學(xué)模式的影響，實(shí)踐教學(xué)重視不夠，實(shí)際經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足，對(duì)文秘檔案這個(gè)行業(yè)在發(fā)展過程中出現(xiàn)的一些新的概念和技能更是陌生。從辦公室、檔案館（室）聘來的教師，雖然具備了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能，但缺乏必要的教學(xué)方法、教學(xué)技巧、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)等，〔3〕更無法從事教學(xué)改革研究。因此，實(shí)踐教學(xué)師資亟待加強(qiáng)。
�。⿲�(shí)踐教學(xué)考核難以量化
文秘檔案學(xué)科相對(duì)于理工科的實(shí)踐教學(xué)更強(qiáng)調(diào)實(shí)驗(yàn)室以外面向社會(huì)、面向人的活動(dòng)。文秘檔案學(xué)科的實(shí)踐教學(xué)更需要學(xué)習(xí)者通過認(rèn)知社會(huì)、面向社會(huì)、面向人服務(wù)，然而這些能力側(cè)重的是智能而不是技能，無法在實(shí)訓(xùn)室中立竿見影，也無法依賴環(huán)境單一的校內(nèi)外實(shí)習(xí)基地得到實(shí)現(xiàn)。在文秘檔案學(xué)科的實(shí)踐技能訓(xùn)練中除了“辦公自動(dòng)化”、“檔案整理”等可以根據(jù)實(shí)訓(xùn)步驟和結(jié)果給予一定的量化評(píng)價(jià)外，其它如接待訓(xùn)練、會(huì)務(wù)管理訓(xùn)練、公共關(guān)系訓(xùn)練以及綜合實(shí)訓(xùn)等，主要是對(duì)學(xué)生意識(shí)、觀念、行為的訓(xùn)練，而這些都需要根據(jù)實(shí)際環(huán)境而調(diào)整，具有不確定性，因此難以給出量化的評(píng)價(jià)�！�3〕文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)的考核多由實(shí)踐指導(dǎo)教師自行擬定考核的內(nèi)容、形式、成績(jī)?cè)u(píng)定等，造成實(shí)踐教學(xué)考核評(píng)價(jià)的隨意性。
（七）校外實(shí)習(xí)基地難以擴(kuò)展
目前，大多數(shù)企事業(yè)單位寧可投入大量人力、財(cái)力培訓(xùn)在職員工，也不愿意把高校學(xué)生的實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)當(dāng)成額外負(fù)擔(dān)。所以，建立長期、穩(wěn)定的校外實(shí)訓(xùn)基地存在實(shí)際困難。同時(shí)，根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研的反饋情況看，80%的企事業(yè)單位對(duì)文秘檔案人才的需求量極少，一個(gè)單位最多只能安排1-2人。同時(shí)安排一個(gè)年級(jí)校外實(shí)習(xí)需要幾十家實(shí)習(xí)單位，這對(duì)高校和負(fù)責(zé)實(shí)習(xí)的老師來說極難管理，這給文秘檔案學(xué)科的校外實(shí)習(xí)基地建設(shè)帶來了實(shí)際的困難，并難以擴(kuò)展，形成規(guī)模�！�3〕
二、文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)體系的構(gòu)建
�。ㄒ唬┪拿貦n案學(xué)科更需要實(shí)踐教學(xué)
文秘檔案學(xué)科應(yīng)用性很強(qiáng)，實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)是必不可少的教學(xué)環(huán)節(jié)，強(qiáng)調(diào)學(xué)生對(duì)所學(xué)知識(shí)的實(shí)際運(yùn)用，通過實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)，使學(xué)生將從書本學(xué)到的理論知識(shí)用于實(shí)踐，指導(dǎo)實(shí)踐得到實(shí)踐檢驗(yàn)，為今后走上工作崗位打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。學(xué)生通過實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)可以了解社會(huì)，學(xué)生在實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)中不僅要在專業(yè)知識(shí)上得到實(shí)踐檢驗(yàn)和實(shí)際鍛煉，而且要在語言、文字表達(dá)、溝通協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力方面都得到鍛煉，〔4〕因此，文秘檔案學(xué)科對(duì)學(xué)生而言更應(yīng)加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)。
（二）文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)體系的構(gòu)建
1.完善人才培養(yǎng)方案，加大實(shí)踐教學(xué)比重
從人才培養(yǎng)方案到課時(shí)學(xué)分的調(diào)整，構(gòu)建理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)相結(jié)合的教學(xué)體系，教學(xué)法要采取講授法與參觀法、實(shí)驗(yàn)法相結(jié)合。文秘檔案學(xué)科在課時(shí)計(jì)劃中必須要有實(shí)踐課的比例，而且不能低于整個(gè)課時(shí)量的1/4。
2.構(gòu)建“五位一體”教學(xué)模式，提高學(xué)生實(shí)踐能力
構(gòu)建理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)相結(jié)合、講授法與參觀法、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)法相結(jié)合的“五位一體”的新型教學(xué)模式，即“五個(gè)層次”和“一個(gè)目標(biāo)”。“五個(gè)層次”就是互動(dòng)傳授的認(rèn)知層次、情景教學(xué)的感知層次、模擬實(shí)驗(yàn)的技能層次、校內(nèi)實(shí)踐的智能層次和校外實(shí)習(xí)的綜合層次�！耙粋�(gè)目標(biāo)”就是培養(yǎng)復(fù)合型應(yīng)用型具備綜合素質(zhì)的文秘檔案人才�！�5〕
�。�1）互動(dòng)傳授
要把傳統(tǒng)的講授式轉(zhuǎn)變?yōu)榛?dòng)式，把傳統(tǒng)的以教師為主導(dǎo)的教學(xué)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐詫W(xué)生為主體的互動(dòng)式教學(xué)模式。
�。�2）情景教學(xué)
充分利用高校辦公室、檔案館（室）的設(shè)備資源，建立校內(nèi)的實(shí)訓(xùn)實(shí)踐基地，每個(gè)學(xué)期在教學(xué)安排上都安排學(xué)生現(xiàn)場(chǎng)觀摩，感受實(shí)際工作狀態(tài)。
�。�3）模擬實(shí)驗(yàn)
建立文秘實(shí)訓(xùn)實(shí)驗(yàn)室、檔案實(shí)訓(xùn)實(shí)驗(yàn)室和文檔一體化工作實(shí)訓(xùn)室等仿真實(shí)訓(xùn)實(shí)驗(yàn)室，營造逼真的模擬環(huán)境，將文秘檔案學(xué)科的實(shí)踐教學(xué)融入到逼真的場(chǎng)景中，使學(xué)生有切身的感受，為學(xué)生提供實(shí)戰(zhàn)演練，從而達(dá)到學(xué)以致用。在實(shí)驗(yàn)室的設(shè)計(jì)上，應(yīng)盡量按照現(xiàn)代企事業(yè)單位辦公室的布局來設(shè)計(jì)。為了節(jié)省空間和完整地體現(xiàn)文秘檔案工作的一體性，可將辦公室、文印室、檔案室融合為一個(gè)仿真的文檔一體化工作實(shí)訓(xùn)室；在實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備上，應(yīng)盡可能以現(xiàn)代化公司的辦公設(shè)備為參照，選擇較為先進(jìn)的、常用的辦公設(shè)備，如電腦、電話、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、一體機(jī)、碎紙機(jī)、打孔機(jī)等等，還應(yīng)該配備檔案柜、檔案盒、文件盒、文件夾、登記薄、公文處理箋、發(fā)文稿紙以及仿真的公文、模擬印章等，以達(dá)到模擬實(shí)驗(yàn)的高度仿真性�！�6〕
�。�4）校內(nèi)實(shí)訓(xùn)
在現(xiàn)有的理論知識(shí)學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，依托高校辦公室、檔案館（室）等有利的場(chǎng)所和設(shè)施設(shè)備條件，積極開展教學(xué)實(shí)踐，讓學(xué)生親自體驗(yàn)到將書本知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作的過程。讓學(xué)生對(duì)辦公室公文起草、公文處理、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、會(huì)議安排、會(huì)務(wù)接待以及檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等工作進(jìn)行實(shí)際的操作，在指導(dǎo)老師的帶領(lǐng)下，真正將書本知識(shí)與具體實(shí)踐相結(jié)合，真正訓(xùn)練學(xué)生的對(duì)知識(shí)的應(yīng)用能力和對(duì)職業(yè)技能的動(dòng)手能力，從而對(duì)所學(xué)的理論知識(shí)進(jìn)行驗(yàn)證和完善，達(dá)到學(xué)以致用。
（5）校外實(shí)習(xí)
文秘檔案學(xué)科的實(shí)踐教學(xué)必須同企事業(yè)單位密切結(jié)合，這是高校文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)走出困境的唯一出路。高等學(xué)校應(yīng)積極探索與企事業(yè)單位的合作渠道，建立合理、有效，且長期、穩(wěn)定的校外實(shí)習(xí)基地。把校外實(shí)習(xí)基地建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算，對(duì)實(shí)習(xí)單位和實(shí)習(xí)生給予一定的經(jīng)費(fèi)補(bǔ)助，同時(shí)建立科學(xué)有效的管理制度和反饋機(jī)制。實(shí)習(xí)基地的選擇也應(yīng)不受地域和形式的限制，甚至可以拓展到全國和海外，走出境外實(shí)習(xí)等多條新路子。
3.改革實(shí)踐教學(xué)考核方式，完善實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)體系
文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)的考核方式要從以傳統(tǒng)的死記硬背的閉卷考試為主的方式向以綜合題、實(shí)作題和實(shí)習(xí)操作等為主的方式轉(zhuǎn)變，著重考查學(xué)生分析問題、解決問題的實(shí)際能力。對(duì)實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量的評(píng)價(jià)還應(yīng)根據(jù)學(xué)生的實(shí)驗(yàn)課成績(jī)、校內(nèi)實(shí)訓(xùn)成績(jī)和校外實(shí)習(xí)鑒定來進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。同時(shí)，對(duì)那些有創(chuàng)新意識(shí)、能提出獨(dú)到見解的學(xué)生給予“創(chuàng)新分”，鼓勵(lì)學(xué)生獨(dú)立思考，大膽創(chuàng)新�！�7〕
建立和完善行之有效的實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)體系可以從根本上改變傳統(tǒng)實(shí)踐教學(xué)落后于理論教學(xué)的局面，是文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)體系的最后保障。實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)體系應(yīng)當(dāng)建立在縱向和橫向兩個(gè)層面上。
�。�1）縱向?qū)用妫喊ㄟ^程評(píng)價(jià)和結(jié)果評(píng)價(jià)。過程評(píng)價(jià)就是要求學(xué)生參與各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)，如果不參與，將沒有成績(jī)，無法正常畢業(yè)，過程評(píng)價(jià)側(cè)重于形式。結(jié)果評(píng)價(jià)就是對(duì)學(xué)生通過這些實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)等實(shí)踐教學(xué)所反饋的教學(xué)效果給予評(píng)價(jià)，結(jié)果評(píng)價(jià)側(cè)重于效果。
�。�2）橫向?qū)用妫喊ㄐ?nèi)評(píng)價(jià)和校外評(píng)價(jià)。校內(nèi)評(píng)價(jià)就是對(duì)校內(nèi)實(shí)踐教學(xué)（如實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)等）方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，一般在學(xué)期期末進(jìn)行；校外評(píng)價(jià)就是對(duì)學(xué)生在實(shí)習(xí)基地開展實(shí)習(xí)的效果給予評(píng)價(jià)，一般在學(xué)生實(shí)習(xí)期結(jié)束時(shí)進(jìn)行。
三、構(gòu)建文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)體系的保障措施
1.制度保障。健全實(shí)踐教學(xué)管理制度，完善學(xué)生實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)質(zhì)量評(píng)價(jià)和反饋機(jī)制。同時(shí)，將制度保障融入到實(shí)踐教學(xué)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從而成為一種規(guī)范的制度體系。如制定和完善文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)相關(guān)人員崗位責(zé)任制度、實(shí)踐教學(xué)人員獎(jiǎng)懲制度、文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量評(píng)估制度、實(shí)訓(xùn)實(shí)驗(yàn)室管理辦法、實(shí)習(xí)基地建設(shè)及管理辦法等�！�8〕
2.師資保障。加強(qiáng)“雙師型”師資隊(duì)伍建設(shè)，提高教師實(shí)踐教學(xué)能力。“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)是目前高等學(xué)校在師資隊(duì)伍建設(shè)上的一大重要舉措，“雙師型”教師應(yīng)該同時(shí)具有較高的學(xué)歷層次和良好的職業(yè)技能。在文秘檔案學(xué)科的師資隊(duì)伍建設(shè)中，可采取引進(jìn)來、走出去的辦法培養(yǎng)師資。在其它高校和企事業(yè)單位聘請(qǐng)有較高學(xué)歷、有豐富經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)管理人員來校講座或擔(dān)任實(shí)踐課的教學(xué)任務(wù)，或選派中級(jí)以上職稱的中文、文秘、檔案類專任教師參加各類“雙師”培訓(xùn)，取得“雙師型”教師資格證書。〔9〕同時(shí)，聘請(qǐng)校內(nèi)外具有本學(xué)科高級(jí)職稱的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員組成文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)指導(dǎo)委員會(huì)，對(duì)實(shí)踐教學(xué)教師給予指導(dǎo)和幫助。
3.場(chǎng)地保障。加強(qiáng)校內(nèi)實(shí)訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)，加強(qiáng)辦公室、檔案館（室）等的建設(shè)，確保實(shí)踐教學(xué)場(chǎng)地所需。加強(qiáng)校企合作，盡量多渠道建立足夠數(shù)量的校外實(shí)習(xí)基地，以滿足文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)和人才培養(yǎng)的需要。
4.經(jīng)費(fèi)保障。加大經(jīng)費(fèi)投入，在實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)場(chǎng)地建設(shè)、實(shí)習(xí)基地建設(shè)、實(shí)驗(yàn)設(shè)備采購、師資培訓(xùn)等方面給予經(jīng)費(fèi)保障，確保文秘檔案學(xué)科實(shí)踐教學(xué)所需的各項(xiàng)必要的經(jīng)費(fèi)支持。
實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度4
1實(shí)驗(yàn)室檔案的重要性
實(shí)驗(yàn)室在運(yùn)行過程中產(chǎn)生大量的原始信息和資料，這些信息資料在反映實(shí)驗(yàn)室能力水平，追溯實(shí)驗(yàn)過程中的客觀性、真實(shí)性方面發(fā)揮著越來越重要的作用，主要表現(xiàn)在：一是日常工作的查考憑證；二是實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定時(shí)的鑒證材料；三是科技信息資源。實(shí)驗(yàn)室形成的各類檔案是實(shí)驗(yàn)工作的真實(shí)記錄，具有原始性、憑證性，是原始的技術(shù)史稿和法律書證，是開展調(diào)查研究的重要依據(jù)。它不僅能客觀地反映實(shí)驗(yàn)室的管理水平和檢驗(yàn)質(zhì)量，而且對(duì)增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性，提高疾病控制水平，維護(hù)檢測(cè)的聲譽(yù)和法律地位，都具有重要作用。因此，它是十分珍貴的科技信息，是疾病預(yù)防控制檔案的重要組成部分。它所產(chǎn)生的檔案信息內(nèi)容復(fù)雜，載體形式多。內(nèi)容包括個(gè)人技術(shù)檔案類、質(zhì)量控制類、儀器設(shè)備類、實(shí)驗(yàn)記錄類等；載體形式有紙質(zhì)、光盤、電子、音像、圖紙、照片、磁盤等。
2實(shí)驗(yàn)室檔案管理的內(nèi)容
實(shí)驗(yàn)室檔案內(nèi)容應(yīng)充分反映實(shí)驗(yàn)室的各項(xiàng)工作情況，并能全面、準(zhǔn)確地為疾控工作提供信息服務(wù)。按照省疾控中心檔案分類規(guī)定檢驗(yàn)類基本分綜合類、檢驗(yàn)技術(shù)類、質(zhì)量控制類、實(shí)驗(yàn)記錄類、儀器設(shè)備類、個(gè)人技術(shù)檔案類。
2.1綜合類檔案
涵蓋實(shí)驗(yàn)室所有管理工作，歸檔內(nèi)容包括外部文件和內(nèi)部文件，外部文件包括上級(jí)（國家和省地市）下發(fā)的關(guān)于實(shí)驗(yàn)室工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、制度、發(fā)展建設(shè)規(guī)劃的文件；內(nèi)部文件包括實(shí)驗(yàn)室的各項(xiàng)規(guī)章制度、年度計(jì)劃總結(jié)、基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表、考核評(píng)估情況、工作人員及變動(dòng)情況、人員繼續(xù)教育及培訓(xùn)情況、儀器設(shè)備的增減情況、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與環(huán)境條件改變情況等。
2.2檢驗(yàn)技術(shù)類檔案
記錄了檢驗(yàn)樣品的采樣、送檢、檢測(cè)、報(bào)告的全過程，是對(duì)檢驗(yàn)過程原始性的.描述，具有明顯的專業(yè)性和成套性。包括檢測(cè)委托單、樣品采集記錄單、送檢單、檢品卡、原始記錄、檢測(cè)報(bào)告，可根據(jù)檢驗(yàn)樣品和檢驗(yàn)項(xiàng)目的不同，靈活設(shè)置不同的原始記錄格式，既有統(tǒng)一的報(bào)告格式，又有不同形式的原始記錄格式。
2.3質(zhì)量管理體系文件類檔案
體現(xiàn)了檢驗(yàn)結(jié)果的科學(xué)準(zhǔn)確和檢驗(yàn)程序的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。包括由質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、記錄格式及受控文件構(gòu)成的金字塔形結(jié)構(gòu)的質(zhì)量管理體系文件。質(zhì)量手冊(cè)明確實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量方針和目標(biāo)，是實(shí)驗(yàn)室實(shí)現(xiàn)質(zhì)量承諾的基本保證。
2.4儀器設(shè)備類檔案
是實(shí)驗(yàn)室開展檢測(cè)工作的基礎(chǔ)，是獲得準(zhǔn)確可靠數(shù)據(jù)的重要資源。包括三部分內(nèi)容：
2.4.1申購資料購買申請(qǐng)報(bào)告、可行性報(bào)告、采購計(jì)劃執(zhí)行書、采購委托協(xié)議、招投標(biāo)文件、政府采購合同、采購驗(yàn)收單、銷售發(fā)票復(fù)印件、產(chǎn)品確認(rèn)函、開箱照片、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。
2.4.2隨機(jī)資料使用說明書、合格證、裝箱單、操作維護(hù)手冊(cè)、圖紙、附件資料、保修卡、安裝調(diào)試驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、光盤等。
2.4.3運(yùn)行資料操作規(guī)程、使用記錄、維護(hù)檢修記錄、檢定記錄、調(diào)撥移交記錄、報(bào)廢鑒定記錄等。
2.5個(gè)人技術(shù)類檔案
反映專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和學(xué)習(xí)經(jīng)歷。包括五類內(nèi)容： ① 專業(yè)技術(shù)職務(wù)呈報(bào)表、專業(yè)技術(shù)人員任職資格審報(bào)表、資格證書、聘書、上崗資格證明、勞動(dòng)合同等；② 年度考核情況；③ 學(xué)歷教育情況；④ 繼續(xù)教育及培訓(xùn)情況、科研成果、論文獎(jiǎng)勵(lì)情況；⑤ 個(gè)人業(yè)務(wù)工作總結(jié)及其他。
3存在問題
3.1對(duì)檔案資料及其歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不夠
沒有切實(shí)可行的措施對(duì)實(shí)驗(yàn)室的資料收集、整理、歸檔進(jìn)行有效的規(guī)范，本系統(tǒng)下發(fā)的檔案管理辦法中檢驗(yàn)類資料的歸檔范圍較籠統(tǒng)，而實(shí)驗(yàn)室的資料內(nèi)容專業(yè)性強(qiáng)，形成過程復(fù)雜。在傳統(tǒng)習(xí)慣上只注重工作過程和檢驗(yàn)結(jié)果，而忽略資料的全面收集、整理、歸檔和利用分析。針對(duì)各種不同的檢驗(yàn)項(xiàng)目、不同的檢驗(yàn)方法、不同規(guī)范要求的實(shí)驗(yàn)室，如何做好資料的收集、整理和歸檔，如何科學(xué)地劃分歸檔范圍，如何準(zhǔn)確地劃定保管期限，這些都是亟待思考和解決的問題。
3.2對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足
實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展水平跟不上實(shí)驗(yàn)室業(yè)務(wù)工作的建設(shè)與發(fā)展水平。檔案管理工作不是實(shí)驗(yàn)室的主流業(yè)務(wù)，在宣傳檔案知識(shí)、檔案法、完善檔案制度、檔案人員培訓(xùn)、軟硬件投入上不能與業(yè)務(wù)工作相提并論。檔案工作雖然不是實(shí)驗(yàn)室的主要工作，但是檔案能為業(yè)務(wù)工作提供內(nèi)容豐富的信息，為正確決策提供依據(jù)。利用這些不可再生的原始信息可以探索內(nèi)在規(guī)律，提高現(xiàn)有的工作質(zhì)量和水平，指導(dǎo)規(guī)劃今后的工作。主席說過：檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。
4對(duì)策
4.1建立管理網(wǎng)絡(luò)
從上而下形成以專職檔案管理員為主，業(yè)務(wù)科室兼職檔案管理員為輔的管理網(wǎng)絡(luò)。兼職檔案管理人員由實(shí)驗(yàn)室專業(yè)人員擔(dān)任，在業(yè)務(wù)方面有優(yōu)勢(shì)是本專業(yè)的行家里手，充分利用他們熟悉本科室業(yè)務(wù)，了解專業(yè)知識(shí)的優(yōu)勢(shì)，并定期進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，不定期地對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查考核，積極發(fā)揮他們的工作積極性和主動(dòng)性。檔案管理人員提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極主動(dòng)宣傳檔案知識(shí)，認(rèn)真了解實(shí)驗(yàn)室業(yè)務(wù)工作流程，協(xié)助實(shí)驗(yàn)室做好歸檔工作。
4.2制訂科學(xué)合理的規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則和操作規(guī)范
建立、健全檔案自身管理制度，并在工作實(shí)踐中不斷補(bǔ)充、完善，并制訂與檢驗(yàn)工作協(xié)調(diào)的檔案管理工作規(guī)范。實(shí)驗(yàn)室開展工作要按規(guī)定程序進(jìn)行，并按規(guī)定形成資料，做到實(shí)驗(yàn)室檔案的完整與準(zhǔn)確。同時(shí)還要注意全面收集反映實(shí)驗(yàn)室職能活動(dòng)的其他各種資料，如業(yè)務(wù)工作來往的信函、工作筆記、照片、報(bào)紙、刊物及參加會(huì)議培訓(xùn)、交流的資料、光盤等等。
4.3建立檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)
使用“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的檔案管理軟件，能提供文字掃描、原文掛接、整理編目、檢索查詢、輔助管理、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等功能。同時(shí)加強(qiáng)電子檔案的歸檔，實(shí)驗(yàn)室產(chǎn)生電子文檔有OA系統(tǒng)下的電子文件、公文形式的電子郵件及實(shí)驗(yàn)結(jié)果所形成的電子數(shù)據(jù)。實(shí)行紙質(zhì)文檔和電子文檔雙套制，保證檔案資料的完整、齊全、準(zhǔn)確、安全。
4.4提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，加強(qiáng)編研工作
歸檔的最終目的就是對(duì)檔案資源的利用和開發(fā)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的便捷、迅速，方便用戶進(jìn)行多途徑查詢，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案管理數(shù)據(jù)庫和現(xiàn)有的OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，OA系統(tǒng)的用戶可對(duì)檔案進(jìn)行條目級(jí)的查詢，對(duì)全文查詢?cè)O(shè)置用戶權(quán)限。對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次加工，編制跨專業(yè)、跨年度編研材料。辦公自動(dòng)化的發(fā)展，提高了工作效率，使檔案管理人員從大量繁瑣的事務(wù)性勞動(dòng)中解放出來，可以把主要精力和才智用在檔案的深層次開發(fā)利用上。只有提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，加強(qiáng)編研工作，才能更好地促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，使檔案具有生命活力，發(fā)揮更大作用，使檔案工作向著良性循環(huán)的方向發(fā)展。
實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度5
一、認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室技術(shù)檔案管理范疇
�。ㄒ唬┵|(zhì)量體系檔案
認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室受控文件包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，各種記錄包括質(zhì)量活動(dòng)和技術(shù)運(yùn)作的證實(shí)依據(jù)，可分為質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄。具體囊括了各類規(guī)章制度、管理體系評(píng)審計(jì)劃和內(nèi)審計(jì)劃、質(zhì)量控制記錄、環(huán)境條件控制記錄、檢測(cè)報(bào)告、合同評(píng)審和服務(wù)協(xié)議記錄等。
�。ǘ┯�(jì)量器具、儀器設(shè)備檔案
關(guān)于儀器設(shè)備檔案，從購買、使用到報(bào)廢的都要有詳細(xì)的記錄，檔案內(nèi)容要齊全，設(shè)備檔案要有唯一性編號(hào)。筆者所在實(shí)驗(yàn)室對(duì)于用于換熱器檢測(cè)和校準(zhǔn)并對(duì)檢測(cè)結(jié)果有影響的每一臺(tái)儀器設(shè)備檔案遵循“一機(jī)一檔”原則，每臺(tái)設(shè)備根據(jù)實(shí)際情況建檔，主要包括儀器設(shè)備一覽表、儀器設(shè)備購置申請(qǐng)表、儀器設(shè)備驗(yàn)收單、儀器設(shè)備使用記錄表等。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器和儀器設(shè)備的檢定證書、校準(zhǔn)證書、說明書、合格證、設(shè)備使用和維修紀(jì)錄、周期檢定計(jì)劃、期間核查計(jì)劃和相關(guān)記錄等。
�。ㄈ┤藛T技術(shù)檔案
人員技術(shù)檔案包括實(shí)驗(yàn)室專業(yè)技術(shù)人員學(xué)歷學(xué)位證明、職稱材料證明、任職資格證書、參加培訓(xùn)和考核的記錄和證書、能夠證明專業(yè)技術(shù)能力和經(jīng)驗(yàn)的證明記錄，認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室對(duì)于專業(yè)技術(shù)人員的授權(quán)、人員培訓(xùn)和考核情況材料，工作期間發(fā)表的論文和科研情況等。實(shí)驗(yàn)室專業(yè)技術(shù)人員檔案不僅記錄著專業(yè)技術(shù)人員的在本研究領(lǐng)域的專業(yè)發(fā)展情況，也間接反映了部級(jí)認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室的人才水平和在該領(lǐng)域的研究水平。
（四）檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)檔案
檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)的選擇同時(shí)也規(guī)定了檢測(cè)方法，《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法》將中國標(biāo)準(zhǔn)分為國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)四級(jí)。國家標(biāo)準(zhǔn)分為強(qiáng)制性國標(biāo)和推薦性國標(biāo)。我中心實(shí)驗(yàn)室主要標(biāo)準(zhǔn)為金屬元素分析化學(xué)檢測(cè)方法、金屬拉伸與沖擊，與換熱器產(chǎn)品相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)等。各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)均按照標(biāo)準(zhǔn)號(hào)進(jìn)行排序，以便檢驗(yàn)員能夠及時(shí)查閱。
二、認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題
認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室作為換熱器檢測(cè)和科學(xué)研究的重要場(chǎng)所，其會(huì)產(chǎn)生大量的原始記錄資料，實(shí)驗(yàn)室日常運(yùn)行時(shí)產(chǎn)生的原始資料則是記錄、內(nèi)部審核、管理評(píng)審、監(jiān)督評(píng)審工作的`重要基礎(chǔ)。然而在平時(shí)換熱器檢測(cè)過程中，由于檔案來源途徑廣泛，包括檢驗(yàn)部、業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、綜合管理部等，收集資料的時(shí)間較分散，資料歸檔不及時(shí)，會(huì)造成資料流失，影響資料利用。目前還存在著檔案更新不及時(shí)，個(gè)別人員在取用檔案后沒有及時(shí)歸還，未及時(shí)填寫相應(yīng)的記錄表格。日常工作中，還存在著專業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)需要加強(qiáng)，進(jìn)一步落實(shí)和有效推進(jìn)檔案的信息化管理等問題。
三、認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案管理對(duì)策和建議
（一）建立健全認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度
認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室通過加強(qiáng)檔案管理可以提高實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理水平，對(duì)實(shí)驗(yàn)室的認(rèn)可度也會(huì)大大提高。因此為了加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度，完善質(zhì)量管理體系，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，我實(shí)驗(yàn)室制定了《實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范管理制度》，切實(shí)將檔案管理制度化，確保所有人員嚴(yán)格遵守，制定定期整理檢查制度，專人管理責(zé)任制等。認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室技術(shù)檔案管理過程需要一定的科學(xué)性和規(guī)范性，這些檢測(cè)原始資料的收集、積累、整理、分類、裝訂、歸檔是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，要求檔案員有較強(qiáng)的責(zé)任心，需要花費(fèi)心思和時(shí)間去完成。這也要求檔案員增強(qiáng)管理意識(shí)，建立管理機(jī)構(gòu)，完善管理系統(tǒng)，制定管理辦法，將制度落到實(shí)處，使我中心實(shí)驗(yàn)室換熱器檢測(cè)工作推上一個(gè)嶄新的階段。
�。ǘ┨嵘龣n案管理人員職業(yè)素質(zhì)
合理利用和科學(xué)管理認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案資料的前提是要有合格的檔案管理人才，嚴(yán)格按照實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度要求，應(yīng)具有專業(yè)的檔案管理能力、責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神，認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作具有穩(wěn)定性、長期性和程序性的特點(diǎn)，應(yīng)設(shè)立專職的檔案管理人員。實(shí)驗(yàn)室管理者可以根據(jù)檔案員的工作實(shí)際和知識(shí)結(jié)構(gòu)制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，有步驟地對(duì)檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，讓他們充分學(xué)習(xí)到認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案的科學(xué)管理方法，要通過多種途徑對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，不斷提高他們的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，這樣才能使檔案管理工作不斷得到提高和完善。
實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度6
一、檔案的定義
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門各單位的重要職責(zé)。
二、做好農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的重要意義
農(nóng)業(yè)在我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中處于基礎(chǔ)地位，是整個(gè)社會(huì)賴以生存和發(fā)展的最基本的產(chǎn)業(yè)。農(nóng)業(yè)科研院所作為我國農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、推廣的重要機(jī)構(gòu)，獨(dú)特的學(xué)術(shù)地位和工作性質(zhì)在整個(gè)國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展方面有著極其重要的.作用。檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研院所管理工作的一部分，是提高農(nóng)業(yè)科研院所工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作�？茖W(xué)規(guī)范地管理檔案，是衡量一個(gè)農(nóng)業(yè)科研院所綜合管理水平的重要指標(biāo)。
三、加強(qiáng)檔案管理工作的具體做法
以遼寧省經(jīng)濟(jì)作物研究所為例。遼寧省經(jīng)濟(jì)作物研究所成立于1949年（1984年前稱遼寧省棉麻科學(xué)研究所），隸屬于遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，主要從事花卉、棉花、雜糧等經(jīng)濟(jì)作物研究。下設(shè)7個(gè)研究室6個(gè)職能科室�，F(xiàn)有職工85人，高職稱研究人員22人，博士3人、碩士27人。全所擁有土地面積609.53畝，實(shí)驗(yàn)儀器120余臺(tái)（套）。
建所以來，經(jīng)作所人堅(jiān)持以科研為中心，以服務(wù)三農(nóng)為宗旨，努力開展科技創(chuàng)新和成果轉(zhuǎn)化，取得科研成果180項(xiàng)，其中部級(jí)獎(jiǎng)16項(xiàng)，省部級(jí)獎(jiǎng)72項(xiàng)，主筆或參編出版著作32部。選育棉花、麻、雜糧、花卉等經(jīng)濟(jì)作物新品種65個(gè)，累計(jì)推廣應(yīng)用3億畝，創(chuàng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益150億元。
1. 本所檔案發(fā)展的歷程
（1）檔案管理工作的初級(jí)階段（1949―1961年）
從建所到1961年為分散管理階段。檔案工作基本處于無序管理狀態(tài)，各種檔案資料分散保存在有關(guān)科室和個(gè)人手中。
�。�2）檔案管理工作的奠基階段（1961―1965年）
遼寧省經(jīng)濟(jì)作物研究所（以下簡(jiǎn)稱“研究所”）在貫徹“十四條”的基礎(chǔ)上，開始認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作的重要性，于是組織力量對(duì)散存于研究室和科技人員手中的科技文件資料進(jìn)行了集中收集、分類整理和初步立卷歸檔工作，到1961年底，共立卷歸檔300多卷，取得了初步成效。為此，遼寧省檔案局、省農(nóng)科院聯(lián)合在研究所召開現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，《光明日?qǐng)?bào)》也介紹研究所的經(jīng)驗(yàn)。會(huì)后省直有關(guān)單位、各市縣科研領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理干部紛紛來所考察。同年研究所建立了科技檔案室，配備了專職管理人員。此后，隨著科研工作管理制度的加強(qiáng)，在檔案工作已有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，制定了科研檔案管理制度，正式實(shí)行業(yè)務(wù)部門立卷和集中統(tǒng)一管理。
�。�3）檔案管理工作的保持階段（1966―1976年）
這一階段（文革階段）全所各項(xiàng)工作都受到?jīng)_擊，檔案工作也不例外。但對(duì)已形成的檔案和有關(guān)檔案材料，全所上下極為重視。期間，所址和檔案室雖然多次搬遷，但每次搬遷都把保護(hù)和保管好檔案材料放在第一位，并設(shè)專人管理，沒有造成任何損失。同時(shí)還將這一時(shí)期形成的文書和科技檔案做了收集和保存。
�。�4）檔案管理工作發(fā)展階段（1977―20xx年）
為了使檔案工作更好地適應(yīng)新形勢(shì)的要求，為科研生產(chǎn)服務(wù)，為出成果、出人才服務(wù)。在20世紀(jì)80年代初，研究所組織力量集中清理積存檔案，共清理積存檔案370多卷，科技文獻(xiàn)資料4000余份，使建所30多年來的專題研究檔案全部建立和健全起來，達(dá)到了完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，又分別建立了文書、宣傳推廣、儀器設(shè)備、基本建設(shè)、學(xué)術(shù)活動(dòng)、著作刊物、農(nóng)業(yè)機(jī)械、生產(chǎn)技術(shù)管理和國際學(xué)術(shù)交流等方面的專題檔案并全部進(jìn)行編目，做到了卷目一致，便于查找利用。到20xx年底，各類檔案達(dá)到3680卷，完整真實(shí)地記載著研究所建所59年來各方工作的歷史面貌。
在此階段，研究所檔案管理以科技檔案為主，歸科技科管理，歷經(jīng)三任檔案員。檔案員的技術(shù)職稱由研究實(shí)習(xí)員，到助理研究員，再到副研究員不斷提高。20xx年檔案室搬遷到新所區(qū)綜合辦公樓，檔案庫房（3室）面積為120平方米，檔案裝具有了大幅度的改善，全部換成鐵皮柜150節(jié)（30組）。
�。�5）檔案管理工作的提升階段（20xx年至今）
為貫徹《中華人民共和國檔案法》和《遼寧省檔案條例》，根據(jù)遼檔發(fā)[1992]23號(hào)文件《遼寧省貫徹執(zhí)行〈科學(xué)事業(yè)單位檔案管理考核辦法〉實(shí)施細(xì)則》的精神，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，全面提升檔案管理水平，20xx年檔案工作人員參加了由省檔案局主辦的檔案管理學(xué)習(xí)班，制定和健全了檔案管理制度和管理辦法。20xx年初，研究所成立了綜合檔案室，將財(cái)務(wù)檔案、文書檔案、科技檔案由原來分散管理改為由綜合檔案室集中管理，辦公室設(shè)專人管理綜合檔案室，并負(fù)責(zé)對(duì)各科室?n案歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。同時(shí)把檔案工作列入單位發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃及領(lǐng)導(dǎo)議事日程，對(duì)檔案的經(jīng)費(fèi)投入、庫房建設(shè)、設(shè)施及人員配備等工作條件給予了保證。組建了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由所長、各科室負(fù)責(zé)人和專職檔案人員組成。全所形成了以檔案管理部門為龍頭，以專職檔案干部為骨干，以兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
2. 檔案管理工作的具體做法
�。�1）統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)，把檔案管理作為基礎(chǔ)性工作
所領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視檔案升級(jí)工作，將此項(xiàng)工作列入所目標(biāo)管理重要內(nèi)容之一，納入單位年度目標(biāo)責(zé)任制工作內(nèi)容。所領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作給予了極大的關(guān)注和支持，大力投入人力和財(cái)力，明確指出做好檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代利在千秋的事業(yè)，要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想的高度來認(rèn)識(shí)和開展檔案工作。目前，各項(xiàng)工作進(jìn)展順利。
�。�2）建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，完善規(guī)章制度
為了使檔案管理工作長期有序的進(jìn)行下去，根據(jù)單位領(lǐng)導(dǎo)班子分工和檔案人員變動(dòng)情況，研究所對(duì)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，建立了由所長擔(dān)任組長，由綜合辦公室主任擔(dān)任副組長，成員由各部門負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員組成。實(shí)行檔案管理與業(yè)務(wù)工作考核掛鉤，一級(jí)抓一級(jí)層層落實(shí)的聯(lián)動(dòng)機(jī)制。多次組織檔案管理人員到其他單位參觀學(xué)習(xí)，不斷提高研究所檔案管理水平。這一制度有效規(guī)范了職工的工作行為，在日常工作中能夠主動(dòng)、及時(shí)收集、整理檔案材料，提高了職工的檔案意識(shí)，案卷質(zhì)量也明顯提高。
此外，制定和修改了《檔案借閱制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》等規(guī)章制度。并將檔案規(guī)章制度、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)、檔案工作管理概況、檔案全宗目錄等制定成圖表張貼在檔案室，編寫了檔案全宗卷及各門類檔案管理辦法。
（3）加大資金投入，配套軟硬件設(shè)施
為了提升研究所檔案管理總體水平，先后投入10多萬元，完成檔案庫房裝修、檔案設(shè)備和軟件購置。目前，研究所檔案室配備了掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、碎紙機(jī)和大容量移動(dòng)硬盤，以滿足檔案現(xiàn)代化管理對(duì)數(shù)字化設(shè)備的需要。檔案室配備了溫濕度表，采取了防火、防盜、防蟲、防塵、防光等措施，確保檔案安全，現(xiàn)有所史館120平方米，檔案庫房85平方米，閱覽室20平方米，辦公室20平方米，為檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)提供有力的硬件保障。
（4）加大收集整理力度，科學(xué)分類管理
每年3月開展檔案收集工作，并對(duì)實(shí)物檔案、聲像檔案進(jìn)行整理、排序、貼簽，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。對(duì)各類檔案實(shí)行微機(jī)管理，在組卷、數(shù)據(jù)錄入和編目上嚴(yán)格把關(guān)，并裝盒入柜。全所現(xiàn)有科技檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等共8種門類檔案，庫藏檔案總數(shù)已達(dá)3730卷，1893件。
�。�5）做好編研材料，合理利用檔案信息資源
檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案工作的中心環(huán)節(jié)和最終目的，是檢驗(yàn)檔案工作好壞的標(biāo)尺。研究所在開發(fā)檔案資源、擴(kuò)大服務(wù)利用效果方面做了如下工作：一是完善了檔案檢索工具，擴(kuò)大覆蓋面。全部檔案實(shí)行微機(jī)系統(tǒng)化管理，對(duì)各類檔案編制了案卷目錄，包括文書檔案歸檔文件目錄、文件字號(hào)索引、人員任免索引；科技檔案總目錄、分類目錄；會(huì)計(jì)檔案目錄、基建檔案目錄、實(shí)物檔案目錄、聲像檔案目錄等。二是加強(qiáng)編研工作，拓寬利用渠道。為了更好地發(fā)揮檔案信息作用，結(jié)合研究所工作重點(diǎn)，檔案員根據(jù)檔案記載，不斷開發(fā)各種檔案編研材料。在編寫各種檔案編研材料的過程中，力求做到全面、準(zhǔn)確、客觀、真實(shí)地總結(jié)和記錄研究所的發(fā)展歷程。除查閱大量檔案材料外，多次向相關(guān)部門收集補(bǔ)充有關(guān)數(shù)據(jù)信息材料。研究所現(xiàn)有編研材料有：大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、《遼寧省經(jīng)濟(jì)作物研究所所志》、管理制度匯編，等等，擴(kuò)大了檔案的利用效果。三是注重檔案利用效果的反饋工作。堅(jiān)持填寫檔案利用效果登記，編寫檔案利用實(shí)例，定期進(jìn)行檔案利用綜合分析。通過提供檔案資料，為研究所的各項(xiàng)工作的順利完成提供服務(wù)和保障。在“十二五”課題結(jié)題期，?n案室為全所課題提供會(huì)計(jì)檔案（憑證、賬簿），為課題順利驗(yàn)收提供了保證。
實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度7
藥檢檔案是指導(dǎo)藥檢、促進(jìn)藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥監(jiān)工作提供堅(jiān)強(qiáng)有力技術(shù)支撐的重要工作手段。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)重視藥檢檔案的收集、整理和管理。
1 藥檢檔案的基本內(nèi)涵
藥檢檔案即藥品檢驗(yàn)、鑒定檔案，是藥檢機(jī)構(gòu)在藥品檢驗(yàn)實(shí)踐、科研、培訓(xùn)和管理活動(dòng)中直接形成的，反映了藥檢機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)實(shí)力和檢驗(yàn)水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價(jià)值”的屬性，還具有材料分散性、時(shí)效性強(qiáng)等自己的特性。
藥檢檔案其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級(jí)工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)管理有關(guān)通知、決定、檢驗(yàn)事故、差錯(cuò)、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有：檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告、藥品標(biāo)準(zhǔn)、中藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導(dǎo)致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的'獨(dú)特個(gè)性的檔案。
2 當(dāng)前藥檢檔案管理中存在的主要問題
2.1 藥檢檔案管理格局不明晰，管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負(fù)責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、圖書檔案等分屬藥檢機(jī)構(gòu)各個(gè)業(yè)務(wù)科室管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案格局。
2.2 檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實(shí)不力。在藥檢所管理中，一般按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證／審查認(rèn)可(驗(yàn)收)評(píng)審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則——《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求，制定了較為健全的《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊(cè)和各科室、各類人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
2.3 藥檢機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。當(dāng)前檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延發(fā)生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備及其使用時(shí)產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，在實(shí)際工作中，各藥檢機(jī)構(gòu)均根據(jù)自己的理解和實(shí)踐實(shí)施管理，使許多應(yīng)該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。
2.4 未能將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢機(jī)構(gòu)近、遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗(yàn)項(xiàng)目及能力等都會(huì)作比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)藥檢檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，和實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)的認(rèn)定。
2.5 檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用能力較差。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢機(jī)構(gòu)管理中的廣泛運(yùn)用，藥檢機(jī)構(gòu)管理手段在不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于藥構(gòu)檔案的收集、編研、開發(fā)和利用，加之檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。
3 適應(yīng)形勢(shì)的需要，進(jìn)一步做好藥檢檔案管理工作
新的形勢(shì)和任務(wù)，要求藥檢機(jī)構(gòu)調(diào)整管理思路、改進(jìn)檔案管理方法，進(jìn)一步重視和加強(qiáng)藥檢檔案管理工作。
3.1 建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時(shí)材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機(jī)構(gòu)每個(gè)單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務(wù)、檢驗(yàn)室，稽查隊(duì))組成一個(gè)檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入目標(biāo)責(zé)任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
3.2 加強(qiáng)藥檢檔案制度建設(shè)。一是建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機(jī)制和各項(xiàng)規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一綜合管理。二是堅(jiān)持檔案檢查驗(yàn)收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，與業(yè)務(wù)工作一樣同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)、同考核，同時(shí)采取措施調(diào)動(dòng)檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動(dòng)收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統(tǒng)性。 四是設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎(jiǎng)勵(lì)基金(或勞務(wù)費(fèi))和藥檢科研項(xiàng)目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時(shí)形成并在完成后按時(shí)向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。
3.3 注重信息化建設(shè)。現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案開發(fā)利用提供了很多新的手段。為此，應(yīng)以藥監(jiān)系統(tǒng)信息化建設(shè)、政務(wù)信息公開為核心，以實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審為契機(jī)，加大投入。大力增強(qiáng)藥檢檔案管理工作的手段和能力。如創(chuàng)造條件購置必要的現(xiàn)代化設(shè)施、建立本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、采辦gd20xx等適用的檔案計(jì)算機(jī)管理軟件及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和資料，使檔案管理能力不斷增強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化和科學(xué)化，使藥檢檔案發(fā)揮最大效益。
實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度8
一、實(shí)驗(yàn)室工作檔案內(nèi)容
1.實(shí)驗(yàn)室教學(xué)文件：實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱，實(shí)驗(yàn)課程及項(xiàng)目，每學(xué)期實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)及實(shí)驗(yàn)實(shí)際開出記錄，實(shí)驗(yàn)教學(xué)課表及實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)的考核辦法及實(shí)驗(yàn)報(bào)告等有關(guān)記錄、報(bào)表。
2.實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備、低值品及材料：儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)賬卡、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用維修記錄、分類分戶賬及各種憑證；低值品的分戶帳及憑證等；大型精密儀器設(shè)備的論證報(bào)告、訂貨合同、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、損壞維修記錄、使用記錄、說明書；消耗品及材料的領(lǐng)用記錄等。
3.實(shí)驗(yàn)室管理制度和工作記錄：學(xué)院和主管部門下發(fā)有關(guān)實(shí)驗(yàn)教學(xué)和實(shí)驗(yàn)室工作的文件；實(shí)驗(yàn)室制定的各項(xiàng)崗位責(zé)任制、分工細(xì)則及管理制度；實(shí)驗(yàn)室工作日志；實(shí)驗(yàn)室研究活動(dòng)記錄；人員考核記錄；安全、衛(wèi)生檢查記錄；培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施情況；實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃；研究論文、成果鑒定證書；自制或改造的'實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備裝置的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；實(shí)驗(yàn)室改造情況等資料。
4.實(shí)驗(yàn)室經(jīng)費(fèi)使用：實(shí)驗(yàn)室年度儀器設(shè)備購置、實(shí)驗(yàn)消耗、儀器設(shè)備維修等經(jīng)費(fèi)支出情況統(tǒng)計(jì)；實(shí)驗(yàn)室年度科研項(xiàng)目、對(duì)外培訓(xùn)、測(cè)試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計(jì)等。
二、實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理
1.實(shí)驗(yàn)室檔案建立和管理由實(shí)驗(yàn)科和設(shè)備處負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，各中心、實(shí)驗(yàn)室要有專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。新建實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立工作檔案。
2.專兼職人員、教師應(yīng)根據(jù)各中心、實(shí)驗(yàn)室工作檔案的內(nèi)容，有責(zé)任有義務(wù)做好有關(guān)事項(xiàng)的記錄，并將有關(guān)資料提供給負(fù)責(zé)檔案工作的人員。
3.各部門根據(jù)實(shí)驗(yàn)室工作檔案的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理、編目、立卷、定期歸檔，并保存在本部門。
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