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物業(yè)采購(gòu)管理制度

時(shí)間:2024-10-03 10:30:48 規(guī)章制度 我要投稿
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物業(yè)采購(gòu)管理制度

  在日常生活和工作中,制度起到的作用越來(lái)越大,制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式,規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。那么制度的格式,你掌握了嗎?下面是小編整理的物業(yè)采購(gòu)管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。

物業(yè)采購(gòu)管理制度

物業(yè)采購(gòu)管理制度1

  1.0目的

  保證供方提供的物資和服務(wù)符合組織要求達(dá)到的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),對(duì)產(chǎn)品服務(wù)的最終實(shí)現(xiàn)提供優(yōu)質(zhì)保障;

  2.0適用范圍

  適用于公司對(duì)物資采購(gòu)的控制及對(duì)評(píng)價(jià)、選擇供方服務(wù)的管理;

  3.0職責(zé)

  3.1管理部根據(jù)實(shí)際情況,選擇物資供應(yīng)商和供方,并進(jìn)行供方評(píng)審確定物資供應(yīng)商和供方名單;

  3.2辦公室負(fù)責(zé)員工標(biāo)識(shí)、辦公用品等物資的采購(gòu),管理部負(fù)責(zé)其它物資的采購(gòu);并分別制定《物資采購(gòu)計(jì)劃單》;;

  3.3各相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)物業(yè)管理過(guò)程供方提供服務(wù)的控制;

  3.4各倉(cāng)庫(kù)由各部門(管理處)負(fù)責(zé)管理,倉(cāng)管員負(fù)責(zé)各類已采購(gòu)物資的質(zhì)量、數(shù)量、驗(yàn)收及采購(gòu)物資的保存;

  3.5總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《物資采購(gòu)計(jì)劃單》;

  4.0程序

  4.1供方評(píng)審

  4.1.1相關(guān)專業(yè)人員配合管理部選擇物資供應(yīng)商或服務(wù)供方,選擇依據(jù)包括但不限于:

  a)公司現(xiàn)狀及發(fā)展目標(biāo);

  b)供方基本情況,例如服務(wù)態(tài)度、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及地理位置等,服務(wù)供方還應(yīng)考察人員基本素質(zhì)及服務(wù)水平是否能達(dá)到公司要求;

  4.1.2管理部組織人員進(jìn)行供方評(píng)審,評(píng)審內(nèi)容包括但不限于:

  a)營(yíng)業(yè)執(zhí)照和產(chǎn)品經(jīng)營(yíng)資格證書或執(zhí)業(yè)資質(zhì)證書;

  b)顧客滿意率及行業(yè)中的聲譽(yù)和口碑;

  c)有人員和設(shè)備能保證及時(shí)提供配件和售后服務(wù),從業(yè)人員的持證上崗率合格;

  d)評(píng)審時(shí)的物資樣品質(zhì)量達(dá)到100%,現(xiàn)場(chǎng)操作人員服務(wù)質(zhì)量達(dá)到100%的合格;

  e)在保證質(zhì)量的前提下考慮價(jià)格;

  f)評(píng)審?fù)戤?管理部填寫《供方評(píng)審報(bào)告》;

  4.1.3評(píng)審合格的物資供應(yīng)商在《合格物資供應(yīng)商名單》中登記,合格服務(wù)供方在《合格供方名單》中登記。不合格者,由管理部填寫《不合格報(bào)告》不予登記,《合格物資供應(yīng)商名單》和《合格供方名單》由管理部編制,總經(jīng)理審批;

  4.1.4管理部對(duì)評(píng)審合格的物資供應(yīng)商和供方每年進(jìn)行復(fù)評(píng),填寫《物資供應(yīng)商評(píng)價(jià)報(bào)告》和《供方評(píng)價(jià)報(bào)告》以保證其持續(xù)提供合格產(chǎn)品的能力,復(fù)評(píng)不合格者,應(yīng)從《合格物資供應(yīng)商名單》和《合格供方名單》中除名。

  4.2各部門、小區(qū)與合格的服務(wù)供方簽訂服務(wù)分包合同時(shí)在合同中應(yīng)明確:

  a)提供服務(wù)的范圍、期限、質(zhì)量要求;

  b)公司對(duì)供方所提供服務(wù)的監(jiān)督方法和供方的'保證措施;

  c)雙方的權(quán)利和義務(wù);

  d)違約責(zé)任,賠償?shù)仁马?xiàng);

  4.3當(dāng)合格物資供應(yīng)商和供方在提供產(chǎn)品或服務(wù)中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí),各責(zé)任部門應(yīng)會(huì)同采購(gòu)人員采取以下措施,以保證產(chǎn)品、服務(wù)符合要求:

  a)與供應(yīng)商或供方溝通,要求其采取糾正措施將出現(xiàn)不合格產(chǎn)品的機(jī)率降至最低,必要時(shí)向其提供一定的幫助。

  b)嚴(yán)密采購(gòu)的驗(yàn)證或檢驗(yàn)過(guò)程,嚴(yán)格監(jiān)控供方提供服務(wù)的過(guò)程。

  c)根據(jù)合同限制或停止物資供應(yīng)商供貨/供方的服務(wù),并從《合格物資供應(yīng)商名單》和《合格供方名單》中另選供應(yīng)商或供方以保證產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)。

  4.4采購(gòu)

  4.4.1每月底各部門(管理處)制定下月《物資需求計(jì)劃》交綜合辦;

  4.4.2綜合辦根據(jù)各部門(管理處)的《物資需求計(jì)劃》制定公司下月,

  《物資采購(gòu)計(jì)劃單》,《物資采購(gòu)計(jì)劃單》應(yīng)包括:采購(gòu)物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量及所購(gòu)物資的質(zhì)量等級(jí)和要求;

  4.4.3采購(gòu)人員根據(jù)《物資采購(gòu)計(jì)劃單》內(nèi)容在《合格物資供應(yīng)商名單》中選購(gòu),如果該物資無(wú)法在合格的物資供應(yīng)商中選購(gòu)時(shí),采購(gòu)人員應(yīng)上報(bào)綜合辦經(jīng)理,由綜合辦經(jīng)理組織人員重新選擇物資供應(yīng)商進(jìn)行臨時(shí)評(píng)審,臨時(shí)評(píng)審準(zhǔn)則根據(jù)實(shí)際情況而定,至少應(yīng)包括供方評(píng)審內(nèi)容中的a、d'項(xiàng);

  4.4.4各部門(管理處)每月初按本部門(管理處)本月《物資需求計(jì)劃》到公司倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取本月所需物資,如遇突發(fā)事件需另外購(gòu)買時(shí),部門(管理處)負(fù)責(zé)人可決定臨時(shí)購(gòu)買,但應(yīng)向綜合辦經(jīng)理說(shuō)明,各小區(qū)管理處主任可決定單價(jià)在200元(含200元)以下物資的采購(gòu),大廈管理處主任可決定單價(jià)在500元(含500元)以下物資的采購(gòu);

  4.4.5服務(wù)供方項(xiàng)目應(yīng)由相關(guān)部門根據(jù)顧客要求進(jìn)行評(píng)審,并填寫《服務(wù)分包申請(qǐng)計(jì)劃》、《服務(wù)分包申請(qǐng)計(jì)劃單》包括:服務(wù)項(xiàng)目范圍、質(zhì)量要求、期限等,經(jīng)授權(quán)人審批后報(bào)管理部。

  4.4.6綜合辦根據(jù)《服務(wù)分包申請(qǐng)計(jì)劃單》內(nèi)容在合格的供方名單中選擇適當(dāng)?shù)墓┓健?/p>

  4.5物資的驗(yàn)證與接收。

  4.5.1所有采購(gòu)的物資,由有關(guān)采購(gòu)部門或申購(gòu)部門根據(jù)具體產(chǎn)品驗(yàn)收的必要性和采購(gòu)文件、資料和驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)分別對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證,并記錄驗(yàn)證結(jié)果,及時(shí)通知倉(cāng)管員進(jìn)行檢驗(yàn)和入庫(kù),倉(cāng)管員按《采購(gòu)物資檢驗(yàn)規(guī)程》進(jìn)行驗(yàn)收。

  4.5.2如果有必要在供方現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)時(shí),應(yīng)檢驗(yàn)合格后進(jìn)行記錄才給予放行。

  4.5.3對(duì)于服務(wù)分包項(xiàng)目應(yīng)由分管部門在服務(wù)過(guò)程中對(duì)其服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行定期和不定期檢查,其中屬一次性分包服務(wù)項(xiàng)目如:外墻清洗,管理處必須加強(qiáng)過(guò)程的連續(xù)監(jiān)控和采取竣工驗(yàn)收,明確其是否符合有關(guān)規(guī)定和合同的要求。

物業(yè)采購(gòu)管理制度2

  為規(guī)范物業(yè)集團(tuán)的采購(gòu)工作,提高采購(gòu)效率,特制定本制度。

  第一章總則

  第一條物業(yè)集團(tuán)所屬各物業(yè)公司/管理處的行政管理部是采購(gòu)工作的主要責(zé)任部門。行政管理部設(shè)專職采購(gòu)員具體負(fù)責(zé)采購(gòu)工作。

  第二條各物業(yè)公司/管理處必須選擇人品良好、誠(chéng)實(shí)正直的員工擔(dān)任采購(gòu)員職務(wù),采購(gòu)員必須由具有廣州市戶籍的人員進(jìn)行擔(dān)保。

  第三條采購(gòu)物品的種類分為工程耗材類、保潔用品類(含園林、綠化設(shè)備)、保安裝備類、消防器材類、經(jīng)營(yíng)物料類以及辦公用品類。

  第四條物業(yè)集團(tuán)全面質(zhì)量管理辦公室(以下簡(jiǎn)稱'全質(zhì)辦')負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)集團(tuán)本部、各物業(yè)公司/管理處的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

  第二章采購(gòu)程序及管理

  第五條一般采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格按照申報(bào)、審批、采購(gòu)的程序進(jìn)行。

  第六條各物業(yè)公司/管理處各部(室)必須于每月25日前申報(bào)下月的采購(gòu)計(jì)劃,填寫《采購(gòu)物品月計(jì)劃審批表》,經(jīng)樓盤負(fù)責(zé)人審批簽字后交行政管理部采購(gòu)員。

  第七條物業(yè)集團(tuán)各部(室)的采購(gòu)計(jì)劃參照以上的程序進(jìn)行申報(bào),經(jīng)物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人審批后,交物業(yè)管理總部行政管理部采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)。

  第八條非計(jì)劃內(nèi)的臨時(shí)采購(gòu)必須填寫《采購(gòu)物品審批表》,經(jīng)物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人或樓盤負(fù)責(zé)人審批后交采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)。

  第九條各物業(yè)公司/管理處根據(jù)采購(gòu)物品的分類和實(shí)際需要,分別選擇至少三家供貨商作為待選對(duì)象。供貨商的.選擇以便捷、高效為原則。

  第十條各樓盤負(fù)責(zé)人、行政管理部負(fù)責(zé)人、申購(gòu)部門負(fù)責(zé)人和采購(gòu)員組成供貨商評(píng)估小組,負(fù)責(zé)對(duì)待選供貨商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價(jià)格、企業(yè)業(yè)績(jī)、服務(wù)態(tài)度、企業(yè)信譽(yù)等方面進(jìn)行評(píng)估,并填寫《供方評(píng)價(jià)表》。供貨商評(píng)估小組的所有人員必須在《供方評(píng)價(jià)表》上簽字。

  第十一條樓盤負(fù)責(zé)人根據(jù)《供方評(píng)價(jià)表》最終確定1—2家固定供貨商,并在《合格供方名錄》上簽字批準(zhǔn)!豆┓皆u(píng)價(jià)表》和《合格供方名錄》必須上報(bào)物業(yè)集團(tuán)全質(zhì)辦備案。

  第十二條確定固定供貨商后一周內(nèi),各物業(yè)公司/管理處與其簽訂供貨合同,合同有效期一般為三個(gè)月。供貨合同中必須(但不限于)注明以下內(nèi)容:

  1、供貨產(chǎn)品的質(zhì)量要求(必須是品質(zhì)優(yōu)良的合格產(chǎn)品);

  2、送貨的時(shí)間和地點(diǎn)要求(必須在指定的時(shí)間內(nèi)送貨上門);

  3、物品的價(jià)格要求(確保是市場(chǎng)上同類同質(zhì)量產(chǎn)品的最低價(jià)格);

  4、貨款的結(jié)算時(shí)間與方式(一般為月結(jié));

  供貨合同必須報(bào)物業(yè)集團(tuán)全質(zhì)辦備案。

  第十三條采購(gòu)員必須在接單次日起的三天內(nèi),與固定供貨商聯(lián)系送貨事宜,并完成送貨。有具體時(shí)間要求的,按照規(guī)定時(shí)間完成采購(gòu)工作。

  第十四條如遇緊急情況需要采購(gòu)一般物料的,由使用部門的負(fù)責(zé)人在征得樓盤負(fù)責(zé)人的口頭同意后,由采購(gòu)員和使用部門的有關(guān)人員一起進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)。事后使用部門再以專題報(bào)告的形式上報(bào)樓盤負(fù)責(zé)人審批,憑樓盤負(fù)責(zé)人的簽字辦理報(bào)銷手續(xù)。

  第十五條涉及采購(gòu)某些專利技術(shù)產(chǎn)品和市場(chǎng)壟斷產(chǎn)品的,由使用部門說(shuō)明相關(guān)情況,并以專題報(bào)告的形式上報(bào)樓盤負(fù)責(zé)人或物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行采購(gòu)。

  第十六條物品送達(dá)樓盤后,倉(cāng)管員和所屬部門的相關(guān)人員必須一同對(duì)物品進(jìn)行驗(yàn)收和檢查。對(duì)于合格的物品,必須及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。

  第十七條供貨合同到期前15天,供貨商評(píng)估小組必須召開專題會(huì)議,總結(jié)前期供貨商的綜合表現(xiàn),確定是否續(xù)約。如確定不予續(xù)約,則按照第十條至第十二條的程序重新確定新的固定供貨商。

  第三章固定資產(chǎn)采購(gòu)程序

  第十八條物業(yè)集團(tuán)各部(室)、所屬物業(yè)公司/管理處各部(室)需要申購(gòu)固定資產(chǎn)(系統(tǒng)產(chǎn)品附屬的設(shè)施設(shè)備除外)的,必須以專題報(bào)告的形式上報(bào)。

  第十九條固定資產(chǎn)申購(gòu)的審批必須嚴(yán)格按照相關(guān)的權(quán)限進(jìn)行。

  第二十條申購(gòu)報(bào)告經(jīng)審批的最高領(lǐng)導(dǎo)審批后,由各物業(yè)公司/管理處采購(gòu)員、使用部門以及第三方分別尋找三家供貨商進(jìn)行比價(jià),最后由樓盤負(fù)責(zé)人根據(jù)產(chǎn)品價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量等組織進(jìn)行開標(biāo)。采購(gòu)員根據(jù)開標(biāo)結(jié)果進(jìn)行采購(gòu)。

  第四章附則

  第二十一條各物業(yè)公司/管理處可根據(jù)本制度和樓盤的實(shí)際情況,制定相關(guān)的實(shí)施細(xì)則和考核辦法。

  第二十二條本制度由物業(yè)集團(tuán)業(yè)務(wù)總部負(fù)責(zé)解釋。

  第二十三條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。

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