公司財(cái)務(wù)管理檔案的規(guī)章制度

　　在當(dāng)今社會(huì)生活中，制度的使用頻率呈上升趨勢(shì)，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。到底應(yīng)如何擬定制度呢？下面是小編精心整理的公司財(cái)務(wù)管理檔案的規(guī)章制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

公司財(cái)務(wù)管理檔案的規(guī)章制度1

　　一、目的：

　　為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立、健全會(huì)計(jì)檔案的管理制度，完善財(cái)務(wù)檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度用于財(cái)務(wù)部檔案的管理。

　　三、檔案管理職責(zé)

　　財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的整理、編號(hào)、調(diào)閱、借閱等，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé)，對(duì)于應(yīng)當(dāng)入庫(kù)保管的資料應(yīng)及時(shí)入庫(kù)納入管理。

　　四、財(cái)務(wù)檔案定義

　　會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算的資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。

　　五、會(huì)計(jì)檔案范圍

　　包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分。

　�。ㄒ唬�會(huì)計(jì)憑證

　　會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

　�。ǘ�）會(huì)計(jì)賬簿、

　　會(huì)計(jì)賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁(yè)組成，以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。

　�。ㄈ�）會(huì)計(jì)報(bào)表

　　會(huì)計(jì)報(bào)表是反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書面文件，有主要財(cái)務(wù)反映指標(biāo)快報(bào)，月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表、中期會(huì)計(jì)報(bào)表、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會(huì)計(jì)報(bào)表附表、附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書等。

　�。ㄋ模┢渌麜�(huì)計(jì)核算資料

　　其他會(huì)計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存貯在磁盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案管理。

　　六、會(huì)計(jì)檔案的裝訂和保管

　　會(huì)計(jì)檔案的裝訂：會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他文字資料的裝訂。會(huì)計(jì)憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。

　�。ㄒ唬�會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：

　　（1）分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全；

　�。�2）摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；

　　（3）整理檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫(kù)單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全；

　　（二）會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：

　�。�1）裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。

　�。�2）憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；

　　（3）裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。

　�。ㄈ�）會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：

　�。�1）每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)。

　�。�2）在封面上編好卷號(hào)，會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)后，裝入會(huì)計(jì)憑證檔案盒以便妥善保護(hù)。按編號(hào)順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào)，以便于調(diào)閱。

　�。ㄋ模�會(huì)計(jì)檔案的保管要求。

　�。�1）會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的`地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材。

　�。�2）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。

　�。�3）會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬。

　　（4）會(huì)計(jì)檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕；

　�。�5）設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；

　�。�6）會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

　�。ㄎ澹�檔案保管期限

　　（1）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證15年。

　　（2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單5年。

　�。�3）日記賬15年。其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年。

　　（4）明細(xì)賬、總賬、輔助賬15年。

　�。�5）固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管5年。

　�。�6）主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表（包括文字分析）3年。

　�。�7）月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析）5年。

　�。�8）年度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析）永久。

　　（9）會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及銷毀清冊(cè)永久。

　�。�10）主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議永久。

　　七、財(cái)務(wù)信息化檔案

　　（1）財(cái)務(wù)信息化會(huì)計(jì)檔案的涵義：財(cái)務(wù)信息化檔案指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)、磁盤、光盤、打印出來(lái)的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指科目體系、各類編碼、各種應(yīng)用方案、記帳憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)；

　　（2）財(cái)務(wù)信息化會(huì)計(jì)檔案的查閱、外借和拷貝必須經(jīng)本單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，重要數(shù)據(jù)必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。重要數(shù)據(jù)是指對(duì)公司具有重大影響的數(shù)據(jù)。

　　（3）對(duì)財(cái)務(wù)信息化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。

　�。�4）采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失。

　　八、會(huì)計(jì)檔案的借閱

　　（一）財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案，須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處，若要查閱入庫(kù)檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。

　　（二）公司所屬集團(tuán)及下屬各單位若因公需要查閱財(cái)務(wù)檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

　�。ㄈ�）外單位人員因公需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱財(cái)務(wù)檔案人的工作單位、查閱日期、財(cái)務(wù)檔案名稱及查閱理由。

　�。ㄋ模┙栝啎�(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件），并限期歸還。

　�。ㄎ澹┯捎跁�(huì)計(jì)人員的變動(dòng)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的改變等原因，財(cái)務(wù)檔案需要轉(zhuǎn)交時(shí)，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　九、會(huì)計(jì)檔案的銷毀

　　（1）會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由檔案部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同鑒定、編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后方可予以銷毀。

　�。�2）會(huì)計(jì)檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。

　�。�3）銷毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì)；由財(cái)務(wù)部和行政部共同派員監(jiān)銷，會(huì)計(jì)檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊(cè)”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案?jìng)洳椤?/p>

　　十、附則

　�。�1）本制度有財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定，解釋和修訂；

　　（2）本制度自頒布之日起執(zhí)行。

公司財(cái)務(wù)管理檔案的規(guī)章制度2

　　第一條制定目的

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、預(yù)防丟失和泄密，根據(jù)《公司法》、《企業(yè)財(cái)務(wù)管制度》及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律、法規(guī)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司實(shí)際情況，特制定本管理辦法。

　　第二條適用范圍

　　本制度適用于集團(tuán)所有分支機(jī)構(gòu)。

　　第三條管理部門

　　1、集團(tuán)各分支機(jī)構(gòu)檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點(diǎn)保管。保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

　　2、集團(tuán)財(cái)務(wù)部及內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司，必須建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、丟失和泄密。

　　第四條會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍

　　會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)政策、管理制度等專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要材料和證據(jù)，具體包括：

　　1、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

　　2、會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

　　3、財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

　　4、票據(jù)類：增值稅發(fā)票、普通發(fā)票、支票、銀行匯票等。

　　5、其他類：財(cái)務(wù)預(yù)算及分析材料、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)政策、管理制度、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。

　　第五條會(huì)計(jì)檔案的裝訂和保管

　　1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，憑證用綿紙封口并蓋章，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

　　2、會(huì)計(jì)檔案的裝訂：會(huì)計(jì)檔案的裝訂包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他資料的裝訂，裝訂要符合國(guó)家會(huì)計(jì)檔案要求，內(nèi)容齊全，便于查閱。

　　3、會(huì)計(jì)檔案的保管：會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定專人保管，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管1年，期滿后應(yīng)由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)移交本公司檔案部門保管。

　　4、檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　第六條會(huì)計(jì)檔案的'借閱

　　1、會(huì)計(jì)檔案為本公司提供利用，原則上不得外借。如有特殊需要，須經(jīng)公司負(fù)責(zé)人或集團(tuán)相關(guān)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人(會(huì)計(jì)主管)批準(zhǔn)方可借閱。

　　2、公司以外的部門借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，借閱人應(yīng)持有所屬單位正式介紹信，經(jīng)被借閱單位會(huì)計(jì)主管人員和公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。集團(tuán)總部部門因工作需要須借閱各分子公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)和被借閱單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。

　　3、財(cái)務(wù)部應(yīng)建立借閱登記清冊(cè)，所有借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。

　　4、借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記，不得拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件。如有特殊情況，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件。

　　5、借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。6、

　　所有內(nèi)外部會(huì)計(jì)檔案借閱，一律須被借閱單位財(cái)務(wù)部檔案管理員全程陪同，借閱地點(diǎn)僅限本單位檔案室或財(cái)務(wù)部。

　　第七條會(huì)計(jì)檔案的保管期限

　　1、會(huì)計(jì)憑證保管15年。

　　2、會(huì)計(jì)賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。

　　3、會(huì)計(jì)報(bào)表保存10年，其中年度決算表永久保存。

　　4、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年。

　　5、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，永久保存。具體保管期限詳見附表“會(huì)計(jì)檔案保管期限”。

　　第八條會(huì)計(jì)檔案的銷毀

　　1、會(huì)計(jì)檔案保管期限滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由本單位檔案部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)本公司負(fù)責(zé)人審查，報(bào)請(qǐng)集團(tuán)總裁、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后銷毀。但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

　　2、銷毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì)；各單位銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由檔案管理部門和財(cái)會(huì)部門共同派員監(jiān)銷，上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷。

　　3、會(huì)計(jì)檔案銷毀后，經(jīng)辦人在“銷毀清冊(cè)”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)公司負(fù)責(zé)人，一份歸入檔案?jìng)洳椤?/p>

　　第九條獎(jiǎng)懲辦法

　　對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管較好，有突出貢獻(xiàn)者，予以獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反會(huì)計(jì)檔案管理者，視情節(jié)輕重，予以行政處罰，情節(jié)較嚴(yán)重者由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。

　　第十條附則

　　1、本管理制度自20xx年10月1日起執(zhí)行，以前制度與本制度相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)。

　　2、本管理制度未盡事宜，按集團(tuán)相關(guān)制度執(zhí)行。

　　3、本管理制度由集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋和修改。

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