常用公文寫作技巧

　　一、請示的寫作要求

　　(一)概念與分類

　　請示“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準的事項”。

　　請示正文一般分為三個部分:①請示的理由。這部分十分重要，它是請示的依據(jù)和出發(fā)點，是能否得到滿意批復的關(guān)鍵，一定要充分說明理由。②請示的具體事項及要求。這部分有什么就寫什么，要明確、具體。③結(jié)語。一般用“妥否，請批示”等語。

　　(二)寫作要求

　　1、請示的理由要充分有力，請示的事項和要求要明確。對請示事項的理由要實事求是，具有說服力，不能虛報。注意行文語言，選用詞語要謙敬、分寸得當，一般不用請馬上、請立即等詞語。

　　2、請示要一文一事。切忌在一篇請示中同時請示若干個不同性質(zhì)、不同類別的問題，如在一個請示件中羅列了很多不相關(guān)的請示內(nèi)容，請示的事項無法分清主次緩急，上級機關(guān)無從審批或因請示中某一件事不能解決，使得整個請示擱置下來，影響請示事項的及時批復。

　　3、切忌多頭主送。請示要根據(jù)機關(guān)隸屬關(guān)系向上級主管機關(guān)或主管部門行文，一般只報一個主送機關(guān)。如多頭主送，容易造成責任不明，互相推誘，或領(lǐng)導機關(guān)的批復不一致。如縣(市)婦聯(lián)向省婦聯(lián)寫請示，同時也讓設(shè)區(qū)市婦聯(lián)知悉，則可用抄報的形式。請示不能送領(lǐng)導個人，不抄送下級機關(guān)。

　　4、請示和報告的內(nèi)容不能混淆。請示與報告是兩個不同的文種，請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準;報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復上級機關(guān)的詢問。

　　(三)請示與報告的區(qū)別請示與報告的相同之處在于它們都是上行文。其區(qū)別是：

　　(1)行文目的不同。請示需要上級對下級有明確的批復；報告則是下情上達，上級領(lǐng)導機關(guān)只作為閱知件，不作答復。

　　(2)行文時間不同。請示必須事前行文，不允許先斬后奏;報

　　告可根據(jù)實際情況隨時行文。

　　(3)行文內(nèi)容不同。請示主要寫帶有迫切需要上級批示的事項;報告只是匯報事項。請示中可以有報告事項，但報告中不可夾帶有請示事項。在行文過程中請示與報告這兩個文種混用和不分的情況經(jīng)常發(fā)生。有的該用請示用了報告，有的報告中夾帶請示事項，有的請示件標題用“關(guān)于xxx的請示報告”，這都是極不規(guī)范的。

　　二、報告的寫作要求

　　(一)概念與分類

　　報告“適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)

　　的詢問�！�

　　報告一般分為三部分:一是報告的原由，即為什么寫報告;二是報告的事項，用“現(xiàn)將報告如下：”之類的轉(zhuǎn)接語引出報告的事實和問題，這部分要突出重點，做到點面結(jié)合;三是結(jié)束語，可根據(jù)報告內(nèi)容的不同寫明

　　報告分為綜合報告、專題報告(情況報告)、隨文報告、答復報告和建議報告。

　　(1)綜合報告。是下級機關(guān)為了使上級機關(guān)全面了解下級機關(guān)各方面情況，便于上級機關(guān)掌握全局，指導工作而寫的公文。綜合報告的主要特點是:匯報的情況和反映的問題比較全面，一般和工作總結(jié)結(jié)合起來。綜合報告的正文，一般包括報告起因和報告內(nèi)容兩部分。報告起因即說明為什么要寫報告，報告起因一定要集中、概括、簡要直陳。有時就是幾句話，報告起因與報告內(nèi)容之間的承上啟下用語，往往用“現(xiàn)將情況報告如下”。報告內(nèi)容，是報告正文的主體，一般要寫明完成任務(wù)、進行工作、處理事情的依據(jù)、過程、措施以及結(jié)果、成效與存在的問題，今后的打算與安排。報告正文的結(jié)尾用語一般用“特此報告”表述。

　　(2)專題報告(情況報告)。是為了向上級著重匯報某項工作和某個問題，以使上級了解情況，做出指示而寫的公文。專題報告的顯著特點是，報告的內(nèi)容專一。專題報告可分為:反映某項工作

　　及其存在問題，并提出解決問題意見的專題報告;為總結(jié)某項工作而形成的經(jīng)驗性的專題報告;為研究和解決某一問題或工作而召開會議所形成的會議專題報告;工作中有了錯誤，需要向上級機關(guān)檢討所形成的檢討性專題報告;對某一事情或某種情況進行周密的調(diào)查，在分析研究基礎(chǔ)上形成的調(diào)查，專題報告。

　　各種專題報告的格式大體一致。正文內(nèi)容，由于專題報告種類不同，在寫法上有所差異。一般說來，專題報告的正文大體包括三部分:一是工作開展情況，二是存在問題及其原因，三是解決問題的意見和辦法。正文開頭一般先詳細敘述新情況產(chǎn)生的緣由、情況和問題等作為“依據(jù)”，然后用“為了”等句式點名主題，再用“現(xiàn)如下”句作為過渡語，轉(zhuǎn)入分旨部分，提出解決問題的具體措施。

　　(3)隨文報告。是指報送文件或物件時隨件附文。它的范圍

　　比較明確，寫法也較簡單，一般只對報送的文件、物件作簡要說明。

　　(4)答復報告。是被動回答上級詢問的一種隨機性呈報，正文開頭一般先引用上級來文(或領(lǐng)導批示要求、函電)作為“依據(jù)”，然后用“現(xiàn)將報告如下�！币痪潼c明“意圖主旨”兼作過渡語，轉(zhuǎn)入分旨部分的詳細敘述。答復報告結(jié)尾處常用“以上報告如有不妥，請指示”做結(jié)語。

　　(5)建議報告。是主動向上級提出建議要求批轉(zhuǎn)的一種祈使性上行文，一旦被批轉(zhuǎn)后，便可作為下行文下發(fā)。正文開頭應(yīng)先逐一說明本建議的“事實依據(jù)”、“理論依據(jù)”、“目的主旨”和“意圖主旨”等，然后用“具體建議如下”一句過渡語轉(zhuǎn)入用“一、二、三”序號列項，或用小標題分列的分旨要素。建議報告的結(jié)束語常用“以上報告(建議)如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地各部門執(zhí)行”。

　　(二)寫作要求

　　1、重點突出，中心明確，詳略得當，即使是綜合報告，也要重點突出幾個問題，對其他問題簡略帶過。

　　2、要有分析，不能只羅列現(xiàn)象，要著力揭示問題的實質(zhì)，分析

　　發(fā)展趨勢。

　　3、要注意反映新情況、新問題即報告的內(nèi)容要有新意，要注

　　意時效性。

　　4、內(nèi)容要真實可靠，實事求是，要一分為二，報喜也要報憂，講成績也要找出差距和不足。

　　5、注意一文一事，不要夾帶請示事項，簡明扼要，文字精煉。

　　三、通知的寫作要求

　　通知“適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。”

　　通知按內(nèi)容性質(zhì)和寫作方法不同可分為:①用于頒布行政法規(guī)的公布性通知，②用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)來文的批轉(zhuǎn)性通知，③用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)來文的轉(zhuǎn)發(fā)性通知，④用于對下級機關(guān)發(fā)布指示的批示性通知⑤告知一般事項的一般性通知，⑥會議通知。其內(nèi)容構(gòu)成一般由“原由”和“具體事項”組成�！霸�由”要講清目的;“具體事項”的內(nèi)容要直截了當明確具體，有的很簡短，另起一段寫明所要求的事項即可。

　　通知的適用范圍廣泛使用頻率高靈活及時不受單位級別限制，無論機關(guān)、學校、企業(yè)、部隊、群眾團體都可以使用。同時，它行文簡便、寫法靈活、種類多樣，寫作方式可以不拘一格，長篇、短篇、大事、小事都可以根據(jù)需要制發(fā)通知。

　　四、總結(jié)的寫作要求

　　總結(jié)是對前一階段社會實踐活動進行全面回顧、檢查、分析、評判，從理論認識的高度概括經(jīng)驗教訓，并從中歸納出某些規(guī)律性的東西，以明確努力方向，促進和指導今后工作的一種公文。

　　(一)分類和作用

　　1、總結(jié)的分類。依據(jù)不同的劃分標準，總結(jié)可以分為若干類。

　　(1)按內(nèi)容可分為綜合性總結(jié)(全面總結(jié))和專題性總結(jié)(經(jīng)驗總結(jié))。

　　(2)按性質(zhì)可分為工作總結(jié)、教學總結(jié)、學習總結(jié)等。

　　(3)按時間可分為月份總結(jié)、季度總結(jié)、年度總結(jié)等。

　　2、總結(jié)的作用。總結(jié)是工作中常用的一種公文，其作用具體

　　如下:

　　1、總結(jié)是推動工作前進的重要環(huán)節(jié)。任何一項工作，不論是個人或群體去進行，都需要多次反復操作、辛勤勞動才能完成。每一次具體實踐，都有成績與失誤、經(jīng)驗與教訓。及時總結(jié)，就會及時取得經(jīng)驗教訓，提高認識和工作技能。不斷總結(jié)，那么人們對客觀事物的認識也就越來越深刻，知識越來越廣，智慧越來越高，所進行的事業(yè)通過總結(jié)才會不斷發(fā)展、前進。

　　2、總結(jié)是尋找工作規(guī)律的重要手段。任何一種事物，都存在著內(nèi)在聯(lián)系、外部制約，都有它自身的發(fā)展、運動規(guī)律。遵循這些規(guī)律辦事就能順利達到預期的目的，否則就會受到違背規(guī)律的懲罰而招致失敗。而要找尋、發(fā)現(xiàn)客觀規(guī)律，就需要總結(jié)。

　　3、總結(jié)是培養(yǎng)、提高工作能力的重要途徑。一個人的工作能力是指這個人能否承擔某項工作氣執(zhí)行某項任務(wù)的能力。具體表現(xiàn)有兩個方面:一是專業(yè)知識水平，二是解決、處理實際工作中所遇問題的能力。在實踐中，二者常常是揉合在一起的，相得益彰。運用所學到的知識，處理實際工作中的問題，并不斷總結(jié)經(jīng)驗的過程，就是工作能力不斷提高的過程。因此，總結(jié)是提高工作能力的重要手段。

　　4、總結(jié)是團結(jié)群眾，爭取領(lǐng)導支持的好渠道。一項工作任務(wù)完成之后，必須進行總結(jié)�？偨Y(jié)能全面深入地回顧、檢查，對成績與不足、成功與失敗、經(jīng)驗與教訓，實事求是地做出正確評價，使大家認識統(tǒng)一。這樣的總結(jié)群眾心服口服，把群眾最大限度地團結(jié)起來。同時，通過總結(jié)把成績、經(jīng)驗、問題和今后的努力方向等向領(lǐng)導匯報，能引起領(lǐng)導重視，爭取領(lǐng)導的更大的支持和指導。

　　(二)格式與內(nèi)容

　　總結(jié)包括標題、導語、正文和落款四部分。

　　1、標題。標題寫法有兩種:一種是類似公文式的標題，由“機關(guān)名稱+時間+事由+文種”構(gòu)成，例如(xx市婦聯(lián)20xx年度巾帽英雄創(chuàng)建工作總結(jié));或由“時間十事由+文種”構(gòu)成，例如(20xx年度春蕾行動計劃情況工作總結(jié));由“事由十文種”構(gòu)成等。另一種是新聞式標題，這種標題側(cè)重在經(jīng)驗總結(jié)上，由引題、正題和副題構(gòu)成，它要求切實有力地反映出總結(jié)的內(nèi)容和特點。

　　2、導語。導語是總結(jié)的開頭部分。一般是概述基本情況，包括交代總結(jié)所涉及的時間、地點、機關(guān)和背景;概述基本經(jīng)驗、點明中心思想、引用數(shù)據(jù)、主要成就或問題等。導語要求緊扣中心，簡潔精練，有吸引力。

　　3、正文。正文是總結(jié)的主要內(nèi)容，這一部分一般要寫明以下幾個問題:

　　(1)工作情況。即進行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步驟，有哪些效果，取得了什么成績。

　　(2)經(jīng)驗和體會。即工作中哪些做法是成功的，取得成績的主客觀因素是什么。這部分是總結(jié)的重點，在全文中占主導地位，寫時要注意主次和詳略，注意把感性認識上升到理性認識的高度。

　　(3)問題和教訓。即工作中遇到哪些問題，給工作帶來哪些損失和影響。這部分著重分析問題、教訓的存在以及產(chǎn)生的主客觀原因。如果是著重反映問題的總結(jié)，則應(yīng)把問題和教訓當作重點來寫。

　　(4)今后的打算和努力方向。即針對工作中存在的問題，提出切實有效的改進措施，提出一些新的奮斗目標，以表示決心，展望前景，鼓舞斗志。

　　4、落款。總結(jié)的落款包括署名和日期。機關(guān)總結(jié)的署名，一般不放在落款處，而寫在標題中或標題下。有的總結(jié)隨文發(fā)送，所以總結(jié)上不署名。個人總結(jié)署名，一般寫于正文后的右下方。

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