如何做好辦公室文秘工作

如何做好辦公室文秘工作1

　　辦公室在行政部門中處于承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調各方的重要位置。如何做好辦公室文秘工作，成為新形勢下辦公室文秘工作人員必須深入思考的問題。本人結合自身工作感悟，從文秘的角度淺談自己的工作經(jīng)驗。

　　一、辦公室文秘必須養(yǎng)成主動學習的良好習慣

　　作為辦公室文秘人員，學習好基本理論知識是寫作的根基，領悟好文字實質內涵是下筆的前提。沒有對文字的敏感性與熟練應用，就不容易做好基礎文秘寫作工作。因此，在日常工作、生活中，文秘一定要養(yǎng)成自覺學習、敏銳捕捉、善于思考借鑒、勇于創(chuàng)新的良好習慣。狹義的理解，學習的內容只是幫助自身更好的開展工作的工具。因此，學習不可死板、拘于形式，急功近利。學習是讓我們“博聞而多識”，通過“多聽、多看、多思、多悟”達到一種綜合能力的提升。同時，要多與他人溝通與交流，開闊耳聞與眼界的同時，鍛煉自身的綜合分析、調查研究、語言表達和組織協(xié)調能力，切實達到開口會講、提筆能寫、遇事巧。

　　二、辦公室文秘要加快工作節(jié)奏、提高辦事效率、提升辦文質量

　　辦公室工作看似無大事，實則千頭萬緒、細致繁瑣。要求時效性、細致度比較高。這就要求辦公室文秘必須樹立效率意識，提高快速反應能力，對領導交辦的事項要第一時間即交即辦，切勿等、靠、盼，達到積極主動、又好又快的做好本職工作。

　　1.提高辦理公文的質量和效率。公文處理是公司的一項基礎性工作，是系統(tǒng)內部方針政策、指示要求等傳達的途徑之一，綜合反映企業(yè)的工作水平，必須嚴格程序，規(guī)范及時行事。作為文秘人員，要熟知公文處理的規(guī)程、正確使用文種，嚴格審核把關，要在發(fā)文校核、格式校核、內容校核上下功夫，克服公文文字粗糙、格式不規(guī)范等問題，確實提高公文處理質量。同時，對于需要緊急處理的公文，要在第一時間內處理完畢，并適時地提醒相關領導及時辦理，提高公文辦理的效率。

　　2.強化文字撰寫的能力。文字起草是辦公室文秘最基本也是最重要的工作之一。公務文書的撰寫，要表達上級的意志，體現(xiàn)上級的想法，要站在領導的高度和全局的層面上審視問題，切不可以個人的想法為準;其二，文秘人員要熟悉本系統(tǒng)工作各個環(huán)節(jié)大致內容，沒有業(yè)務工作的'實踐，就不容易寫出準確反映業(yè)務的文章;其三，俗話說“讀書破萬卷，下筆如有神”，文秘人員只有大量的閱讀與練習，才能不斷提升文字撰寫能力。

　　3.堅持大事報告、小事提醒。作為文秘人員，首當其沖要做好各類事項的報告、請示工作。凡在自身職責內應當請示的事項，應積極與辦公室主任匯報。如遇重大緊急或突發(fā)事件，要及時向領導報告，使各種信息及時傳遞給上級。同時，有些小事往往容易被忽視，具體的細節(jié)等容易出現(xiàn)偏差，這就要求文秘人員盡可能的做到適時提醒與建議，在此過程中也可學到許多處理問題的方法，提升處理事務的能力。

　　4.不斷要求自己做到手勤、嘴勤、腿勤。辦公室的工作都是具體的、實在的，哪項工作都不能拖、不能等、不能推;漏了、省了、虛了哪個環(huán)節(jié)都不行，要做到嚴謹細致，就要求我們要多動筆桿子、少說空話，多請示匯報、少邀功請賞，多干實事、少空穴來風。認認真真地把每一件事情都做細致，不拖泥帶水，糊涂度日。

　　三、辦公室文秘工作要圍繞中心工作、服務大局、努力創(chuàng)新

　　辦公室工作，追根究底是服務一線，服務業(yè)務。我們不可因自身處于文秘宣傳科室，就不聞不管業(yè)務一線。要堅持站到全局的高度，緊業(yè)務一線，圍繞各渠道、各部門，有計劃、有重點地開展工作，切實扮演好參謀和助手的角色。

　　辦公室是搞服務工作的，必須積極主動地為各部門做好各項服務工作。除了對上服務好領導，對下服務好基層外，還需要通外界打交道。因此，在日常工作中，要牢固樹立辦公室工作無小事的理念，盡量避免或減少差錯，進一步強化優(yōu)質服務意識。文秘人員尤其要在籌備會議、起草文稿、傳遞文件、接聽電話、收發(fā)傳真、下達通知等工作上，注意自身的服務意識。爭取做到大事慎辦、小事大看，對每一項工作盡心盡責，對每一個環(huán)節(jié)精心把關。

　　另外，要敢于創(chuàng)新。創(chuàng)新在我們日常工作中談的很多�？墒钦嬲�落實到工作中的卻并不夠。辦公室的工作尤其要講求創(chuàng)新，努力改變傳統(tǒng)觀念、舊的思維方式和工作方式，摒棄那些過時的“老套套”、“舊框框”，勇于突破陳規(guī)，創(chuàng)造性地嘗試進步。當然，創(chuàng)新不是全盤否定過去，對于以往工作的好傳統(tǒng)、好做法、好經(jīng)驗，要在繼承中發(fā)展，在創(chuàng)新中求進，推動辦公室工作再上新臺階。

　　總之，辦公室工作頭緒多、任務重，作為辦公室文秘人員要增強學習意識，提高工作效率，服務大局、勇于創(chuàng)新，緊緊圍繞服務一線的工作宗旨，保質保量完成辦公室各項工作，為公司的業(yè)務發(fā)展盡力。

如何做好辦公室文秘工作2

　　辦公室作為一個單位的行政中心，是一個機關的窗口，辦公室工作的好壞直接影響著單位的辦事效率和對外形象，而文秘人員又是辦公室的重要組成人員。筆者結合自己的實踐就當前基層文秘工作談幾點粗淺的看法和建議。

　　一、當前基層××辦公室文秘工作存在的問題

　　客觀地說，隨著我們××隊伍素質整體的提高，基層××部門文秘工作有了很大的發(fā)展,但也存在一些不容忽視的問題，值得我們重視、思考。

　　一是辦公室事務過于繁雜，影響文秘工作�？h××局的辦公室多為綜合性辦公室，它集合了政務、文秘、財務、機關服務、學會的職責，辦公室?guī)缀踝兂闪饲陔s室。辦公室工作人員每天都會沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，公文審核變成公文簽字，信息報送不及時，調查研究流于形式，下情上級不了解，上下渠道不夠暢通，難以起到參謀助手作用。

　　二是辦公室文秘人員少，工作負擔重、質量低。近年來，基層××部門文秘人員短缺已成為一個不爭的事實，人員短缺已影響了工作的正常開展。目前，大多縣區(qū)局主要從事文秘工作的人員只有一人，承擔了縣局領導重要講話、重要材料以及工作調研、信息報送任務及公文處理工作。文秘人員的辛苦只有干過的人才會明白，加班加點、熬通宵、“連軸轉”是家常便飯，如果再有點家庭拖累，那更是苦不堪言。當別人休息娛樂或已進入夢鄉(xiāng)的時候，往往是文字秘書伏案寫作、緊張工作的開始，可以說是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻與辣”。

　　三是文秘人員素質偏低，跟不上稅收工作要求。由于行業(yè)特點等各方面的原因，基層××部門文秘人員的素質與地方政府文秘人員相比整體偏低，已遠遠不能適應新形勢下稅收工作對文秘人員的要求。一是文秘專業(yè)知識欠缺。現(xiàn)在基層××部門的文秘人員多半是半路出身，沒有系統(tǒng)學過文秘專業(yè)知識。雖然近年來也招考了一部份文秘專業(yè)人員，但一方面人數(shù)太少，不能滿足工作需要，另一方面文秘的成長本身需要一個過程，很難立即成為行家里手。二是知識更新過慢。文秘人員出外機會較少，培訓機會更少，知識更新慢，前沿東西掌握的少，大大限制了文秘人員自身素質的提高。

　　四是信息調研工作滯后，參謀作用發(fā)揮不好�？陀^上由于辦公室事務多，沒有時間，但更多的是文秘人員主觀上對信息調研工作難以重視，沒有認識到調查研究的重要性，業(yè)務不精通，基層調研少，基本情況了解不多，加之個人素質能力，導致基層××部門的信息調研工作跟不上新形勢下稅收工作的需求，不能很好地為領導決策提供參考依據(jù)。

　　五是工作督查缺乏主動性，督查作用發(fā)揮不夠。決策的制定，事情只是成功了一半，還有重要的一半是決策的實施，政令的`運行。督促檢查是辦公室的重要職責，本應是一項日常工作，而礙于情面、怕惹人等原因使我們的督查工作力度不夠，不能及時發(fā)現(xiàn)工作中的薄弱環(huán)節(jié)和不足，使有些工作在落實中打了折扣，影響了工作效率和工作質量。

　　二、做好當前基層××部門辦公室文秘工作的幾點思考

　　面對當前基層××部門文秘工作的現(xiàn)狀，要求我們必須不斷反思，讓文秘工作適應新形勢下稅收工作的需求。

　　(一)銳意進取，加強學習，不斷提高文秘人員綜合素質

　　作為文秘工作者，是領導與干部、領導與各部門之間聯(lián)系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。這種工作的特殊性，要求每一個文秘工作者必須不斷學習，提高自己的綜合素養(yǎng)。

　　一要不斷提高自己的政治素質。辦公室工作是一個政治性、全局性、政策性很強的工作，工作人員任何時候都必須忠誠堅定，把政治素質作為自己的第一素質。這就要求我們要不斷提高政治鑒別力和政治敏銳性、堅定性，學會從政治的角度，辨證的分析問題和解決問題。

　　二要全面提高自身的綜合業(yè)務素質。“政以才治、業(yè)以才興”。辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標準高，要求嚴，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合知識和社會常識。要做到這一點，沒有捷徑可走，必須勤學苦練，博采眾家之長，既要向書本學、向實踐學，又要向領導學、同事學，使自己成為“雜家”，成為復合型人才，要做到提筆能寫，開口能講，有事能辦，尤其要把提高自己的寫作水平作為增強能力的重點。

　　三要加強文秘人員教育培訓工作。辦公室文秘人員由于工作性質的關系，相對稅收業(yè)務部門來說培訓機會較少，文秘人員知識更新慢，現(xiàn)有的知識水平很難滿足工作的需要。為此，要加強文秘人員的培訓工作，不僅要培訓辦公室文秘人員，還要培訓各股室辦公人員，培訓要有針對性，提倡“菜單式”的培訓模式。

　　(二)轉變作風，改進方法，不斷提高辦事效率

　　辦公室的工作千頭萬緒，每一項工作都與全局有著密切的聯(lián)系，作為辦公室文秘人員，一定要在工作作風和方法上下功夫，提高自己的辦事效率。

　　一要樂于奉獻，扎扎 實實做好本職工作。辦公室工作就是服務，服務就意味著奉獻，沒有奉獻精神，服務工作就沒有積極性、主動性和創(chuàng)造性。做好辦公室工作沒有吃苦耐勞的作風，沒有無私奉獻的精神是難以勝任辦公室工作的。必須要有一種不圖名、不圖利、默默無聞、忘我精神，要將樂于奉獻作為自己實現(xiàn)理想的最高標準，將任勞任怨作為修身養(yǎng)性的根本，在工作中不斷充實和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發(fā)揮。

　　二要理清思路，有條不紊的做好本職工作。辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂。但越在這時我們越不能亂，我們要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，才能做到忙而不亂、緊張有序。同時，要善于思考，不斷摸索工作規(guī)律，防止埋于事務堆中，而無時間抓信息工作和調研工作。尤其是在遇到工作任務多的情況下，一定要冷靜思考、科學處理，一件一件排出時間表落實。

　　三要嚴以律己，樹立良好的公眾形象。辦公室工作接觸面廣，其性質較為復雜。不得飛揚浮躁、驕傲自大，要低調做人，低調干事，要嚴格遵守工作紀律，在工作中謙虛謹慎，一絲不茍，要正確認識和對待組織、自己和他人，自覺抵制腐朽思想的侵蝕，以實際行為來感染和帶動其他同事，這樣才能真正協(xié)調好各股室的關系，有利于各項工作的開展。

　　(三)抓住中心，創(chuàng)新工作，做好辦公室政務服務工作

　　作為辦公室的文秘人員，最主要的服務就是辦好會，辦好文、搞好信息調研。

　　一要細致規(guī)范，做好會務服務工作。細節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平。會務服務的好壞影響著會議的成功與否，我們要結合單位實際制定出詳細的會務工作方案，根據(jù)會議規(guī)格高低、人員多少、日程長短，設立相應的工作小組，明確各小組的工作職責。制定出詳細的工作流程，明確各項任務、各環(huán)節(jié)的目標要求、完成時限、承辦人員，將會務工作分解到組，量化到人。在工作執(zhí)行過程中，要適時召開工作小組碰頭會，及時溝通工作中存在的問題，查漏補缺。在會議開始前，辦公室人員要一定對各項內容再次進行查驗，確保會議組織工作不會出錯。另外，我們還要做好會后跟蹤服務和會議資料的歸檔工作。

　　二要嚴格認真，做好公文處理工作。在這里只談一下公文的審核工作，公文的審核要重點把好內容、程序和格式關。在內容審核上，首先要把好政策關，看文件是否符合現(xiàn)行政策規(guī)定，是否完整體現(xiàn)了發(fā)文機關的意圖;其次要把好文字關，看文字表達是否準確、通順、簡練，謀篇布局、結構是否符合問題要求，層次是否清楚、嚴密，文句是否符合語法、邏輯，語氣是否得體，數(shù)字、引文、標點等是否準確、規(guī)范、嚴謹。在程序審核上，重點要把好簽審關，要看公文是否嚴格按照公文處理程序進行簽審。在格式審核上，首先要看文種是否恰當，有無文種運用不規(guī)范現(xiàn)象;其次要看文件格式是否規(guī)范，主要看文件標題是否妥當，主送機關是否正確，版記、密級、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素是否齊全等。

　　三要積極主動，做好信息報送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分，是“上情下達、下情上報”的重要途徑，是領導決策的基礎和依據(jù)。信息內容的選擇要抓住“三點”，做到“三貼近”。一是通過抓重點工作貼近領導意圖。將全年或階段性的重點工作進展情況，通過信息的形式及時地反映，讓領導了解工作的開展情況，為下一步?jīng)Q策提供依據(jù)。二是抓熱點問題貼近群眾需求。抓住群眾普遍關注的熱點問題，及時地把群眾的呼聲通過信息反映給領導，及時架起干群“連心橋”，使一些矛盾點進入領導決策后及時化解，維護群眾利益。三是通過抓亮點總結經(jīng)驗貼近上級需求。緊緊抓住事關全局、對工作具有指導意見的典型經(jīng)驗，及時總結反饋，為上級的決策提供科學的依據(jù)。要提高信息質量就要快、實、準。要快，超前把握，信息講究的是“天天短平快，年年馬拉松”，所以信息工作人員就要拓寬信息來源渠道，要超前的收集信息，及時地將信息報送，做到參謀在前，謀劃在前。要實，調查研究，不調查，就沒有發(fā)言權;不調查，信息也就失去了它的科學性。為此，信息工作人員要深入實際、深入基層、深入群眾，摸實情、說實話、深開掘、出精品，寫出有情況、有分析、有建議，對參考有較大價值的調研信息。要準，憂喜結合。愛因斯坦說“提出一個問題往往比解決一個問題更重要”，信息的一個基本原則就是有喜報喜、有憂報憂、憂喜結合。所以，我們在報送信息的時候一定要把問題搞清楚，在肯定成績的前提下，指出隱藏在成績背后的矛盾和問題，提醒領導注意。

　　四要求實創(chuàng)新，做好調查研究工作。調查研究是我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，也是辦公室的基礎性常規(guī)性工作。選題要切實。要注意工作中出現(xiàn)的新情況、新問題和熱點、焦點問題。過程要扎實。要實事求是的反映問題，要善于從政治、政策、從服務領導的角度出發(fā)，客觀的分析問題。方法要多樣。要注意利用和傳統(tǒng)的調研防范的基礎上，開拓創(chuàng)新，不斷拓寬調研渠道。加強對外協(xié)作，提高調研成效;利用現(xiàn)代科技手段，提高調研效率。結果要管用。在充分調查研究的基礎上，有理有據(jù)地提出針對性、有較強可操作性的意見和建議，為領導決策提供參考。

如何做好辦公室文秘工作3

　　辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，處于協(xié)調機關各部門、連接領導和基層的樞紐地位，是機關的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調、服務、把關、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協(xié)調，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會產生很大的影響，甚至給整個工作帶來被動或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項工作的開展和各項工作任務的完成。

　　秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關鍵的作用。因此，要做好辦公室工作，個人認為秘書人員必須做到以下幾方面：

　　一、秘書工作人員必須具備的素質和修養(yǎng)

　　第一，良好的政治素養(yǎng)。秘書工作有很強的政治性，秘書是領導的近身工作人員，有時代表領導機關或領導人撰文，談話、處理問題，因而要求有良好的政治素質和思想修養(yǎng)。

　　第二，良好的個人品行。“忠誠老實，事實求是”這八個字，應該是一切秘書的座右銘。作為秘書，對領導、對組織、對上級、對同志必須忠誠，不懷二心。鑒于秘書是領導的近身工作人員，“求實”二字尤為重要，有須強調。因為秘書言行的真假虛實，不僅是秘書個人問題，而且會影響領導的行為，關系至大。

　　第三，良好的工作態(tài)度。首先要有敬業(yè)、樂業(yè)的精神。做事要專心致志，聚精會神，不三心二意，心不在焉。要有事業(yè)心，責任感，忠于職守，盡職盡言，勇于承擔任務，不推諉困難，不回避矛盾，勤敏踏實，既要有雷厲風行、講究效率的干練作風，又要有任勞任怨、埋頭苦干的精神；要有嚴格的組織紀律性，既不專擅，又不推諉，既尊重領導，又不盲從。

　　第四，良好的文化知識素養(yǎng)。要有專門業(yè)務知識，干一行，懂一行。要有多種輔助知識，如社會知識、自然知識、科技知識、國際常識等。

　　二、要熟悉機關和機關工作的基本情況

　　機關和機關的工作基本情況，包括黨政各級機關的職能范圍、專門業(yè)務和工作規(guī)律，本機關的'結構、狀況、工作安排等。只有熟悉基本情況，了解環(huán)境、了解人物、了解制度后，才能有的放矢地開展各項工作，促進辦公室工作高效率、快節(jié)奏的運轉。

　　三、做好文字起草和信息收集工作

　　文秘寫作重在實用，只求格式、文種規(guī)范，內容表述簡明性，行文要少而精，注重效用。切忌弄虛作假，華而不實，或主觀主義想當然，情況不明決心大，心中無數(shù)點子多。在撰寫文稿前，文秘人員一定要做到“兩個吃透”，既又“吃透”中央和上級機關的指示精神，又要“吃透”本地區(qū)、本部門、本單位的實際情況�？傊�，只有做到緊跟“上頭”，理論引路、政策明確，眼觀六路，耳聽八方，了解真情，才能心明眼亮，“胸有成竹”，撰寫出簡明扼要、內容充實、意見具體、措施有方的文字材料。

　　信息即苗頭性，動態(tài)性的東西。作為文秘人員，就必須時刻注意信息資料的收集與存檔工作，可通過調查研究，報刊、雜志、電腦下載、電視媒體等多渠道收集相關的信息，只有平時多留心，常細心，多用心，就會做到“心中有數(shù)，胸有成竹”，就能為領導決策提供動向。

　　四、做好群眾來信來訪和對外接待工作

　　信訪工作是各級黨政機關，人民團體和企業(yè)事業(yè)單位的一項重要的、經(jīng)常性的政治任務。處理好人民來信要做到及時拆封、認真閱記、準確交辦、妥善處理；接待群眾來訪要做到熱情接待，認真聽紀，恰當處理，做好思想教育工作。

　　辦公室所處的部門和承擔的義務，在工作中必然會接觸到形形色色的人——上級和下級，熟人和生人，干部和群眾等。在待人接物，處理公私事務中，秘書的禮貌，在溝通人際關系、融洽感情、促成辦事方面起著十分重要的作用。在待人處事過程中，秘書應遵循四個原則：

　　第一，尊重原則；第二，一律平等，不亢不卑的原則；第三，語言、舉止得體的原則；第四，重承諾、守信用的原則。

　　五、做好提案預案與保密工作

　　在辦文、辦事、辦會中，文秘人員都要先走一步，搞好提案預案工作，而不能事事讓領導去考慮，去操心�！叭藷o遠慮，必有近憂”，“居安思危”就是說要有前瞻性、超前性的思想。因此，在辦理每一件事情的過程中，都必須把可能會發(fā)生的事情都考慮在整個計劃、組織、協(xié)調范圍內，并事先制訂應急預案，以防萬一，確保整個工作順利開展。

　　秘書工作人員身處領導機關的核心要害部門，又在領導人身邊工作，掌握和知悉機要極多，做好各方面的保密工作非常重要。因此應做到不該說的機密，絕對不說，不該問的機密，絕對不問，不該看的機密，絕對不看等。

　　六、做好與領導的溝通、協(xié)調工作

　�。�1）建立與領導“對接”的工作語言。秘書位居領導身邊，直接為領導工作服務，是領導的助手，因此領導與秘書雙方的有效溝通至關重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是秘書要能準確把握和理解領導的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時向領導提供他最好關心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負起督促，跟蹤領導批示和指示的責任，并隨時向領導反饋進展情況，以便領導心中有數(shù)；四是想領導所想，急領導所急。當前的中心工作是什么？急待解決的問題有哪些，解決問題的切入點在哪里，秘書要了熟于心，即可相應做些準備，從而使自己的工作具備超前性和預見性。真正成為領導的參謀助手。

　�。�2）秘書既要謹慎，又要開放。秘書在領導身邊一定謹慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領導面前展現(xiàn)自我，敢于表達自己的想法和看法。與領導朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領導著想，何為之有？工作中難免出錯，也有不順心的時刻，只要心底坦然承認錯誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會遲鈍，不能進入工作狀態(tài)，更談不上創(chuàng)造性地工作。喜怒哀樂順其自然。

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