文秘辦公室接待工作程序

　　一、目的

　　為保證公司的各項接待工作能夠保質保量的有序進行，體現(xiàn)公司企業(yè)文化的水平，特對公司的有關接待工作做以下規(guī)定：

　　二、流程

　　1）任務確認：在接到相關接待任務的通知后，應仔細了解接待的規(guī)模、規(guī)格、時間、具體要求等細節(jié)問題，并對一些基本要素進行確認。

　　2）方案制定：在最短時間內根據(jù)接待的具體內容做出相應的接待方案，報學院領導審閱，并根據(jù)領導的意見做相應修改，對于一些可能存在變數(shù)的地方需要做部分預案以備用。

　　3）提前準備：接待方案經院領導批復同意后，應在規(guī)定時間內做好各項準備工作，如航班查詢、制作接機牌、酒店房間預定、餐廳預定、車輛安排、會場安排、橫幅制作、席卡制作、禮品購買、接待日程、任務與人員安排等等。

　　4）接待執(zhí)行：嚴格按照方案內容執(zhí)行，遇有臨時性改變或發(fā)生意外情況時，應及時向學院領導請示。工作人員應做到儀表端正、和藹大方、語言表達準確、親切、服務細致、周到、盡善盡美。

　　5）小結：每次接待任務完成后，應根據(jù)實際情況做出小結，總結經驗，彌補不足，為今后更好的完成接待任務積累經驗和培訓人員。

　　三、質量控制

　　領導和具體接待負責同志應加強對整個接待工作質量的監(jiān)控，及時指出不足的地方，保證接待任務的順利完成。

　　四、其它

　　所有參加接待工作的人員應根據(jù)各自的分工做好相應的各項準備工作，包括車輛保修養(yǎng)、原有安排等等，未經領導同意，不得擅自改變各自所承擔的任務。

　　前期準備

　　一、接機

　　1、查詢、落實來賓所乘飛機航班、火車班次到達時間；

　　2、對陌生來賓制作接機、接站牌；

　　3、提前一個小時通知接機、接站領導和接機、接站車輛司機；

　　4、提前10—20分鐘到達機場或火車站。

　　二、入住賓館

　　1、確定來賓到達時間、人員情況后，第一時間預訂賓館房間。原則上副廳級以上和學院重要貴賓預訂套間，其余均預定標間；

　　2、重要來賓入住前一個小時，酒店門前懸掛歡迎橫幅，房間安排水果、鮮花；

　　3、每天早餐安排院領導陪同；

　　4、離酒店當日，辦公室負責接待工作人員及時辦好結帳手續(xù)。

　　三、就餐

　　1、確定就餐時間、人員、規(guī)格后，第一時間預訂餐廳包廂；

　　2、就餐前四個小時，通知到來賓、陪同領導和工作人員；

　　3、重要就餐一個小時前制作好就餐人員席卡，就餐前一個小時點菜，堅持節(jié)約原則。內地來賓不上海鮮，安排地產魚。

　　4、就餐前半個小時，煙、酒水到位。

　　5、落實車輛，就餐前十分鐘，除主賓外，所有人員到位（重要就餐安排照相人員）；

　　6、辦公室負責接待人員就餐結束前十分鐘結帳，并通知司機送客；

　　7、辦公室負責接待人員打包。

　　四、旅游

　　1、提前兩天制定方案，報領導審核批準；并送來賓、陪同領導，發(fā)接待工作人員和司機；

　　2、長途旅游，提前兩個小時準備好所需費用，車上飲用水、酒水、水果、雨傘、相機等；

　　3、提前2—4個小時安排旅游點入住酒店和就餐飯店。

　　五、送機，送站

　　1、離阿一天前為來賓購買好機票，并交來賓審驗；

　　2、提前兩個小時購買好禮品；

　　3、送機、送站兩個小時前，通知送機、送站領導和工作人員、司機；

　　4、提前半個小時到一個小時到達機場或火車站；

　　5、工作人員辦理相關打包、托運手續(xù)，并收回來賓電子客票（若機票由學院承擔）。

　　六、收尾工作

　　1、及時核報差旅費；

　　2、未用完酒水、雨傘等，接待工作人員應及時收回，并交辦公室統(tǒng)一保管；

　　3、完成來賓臨行前交辦的其它事宜。

【文秘辦公室接待工作程序】相關文章：

淺談辦公室接待工作技巧08-16

辦公室文秘工作鑒定08-10

辦公室文秘個人總結08-13

辦公室文秘工作鑒定08-21

辦公室文秘工作心得08-13

辦公室文秘的工作職責08-10

辦公室文秘個人總結03-16

辦公室文秘實習報告01-20

辦公室文秘工作心得01-25

辦公室文秘工作職責10-17