企業(yè)合同管理制度

　　企業(yè)合同管理制度（一）

　　一、法律法規(guī)學習制度

　　1、定期組織合同法律法規(guī)的系統(tǒng)學習，制訂學法的內(nèi)容、時間安排計劃表，組織人員學習，并做好每次學習記錄。

　　2、廠長、經(jīng)理、各部門負責人必須帶頭參加合同法律法規(guī)的學習。合同管理人員、銷售、供應(yīng)、財務(wù)等部門業(yè)務(wù)人員必須經(jīng)過合同法規(guī)的系統(tǒng)培訓和考核，取得合格證書；專、兼職合同管理員還必須取得合同管理員培訓合格證書。

　　3、公司分管合同工作的負責人，部門分管合同負責人及合同管理員定期組織活動，結(jié)合合同管理中碰到的實際問題，學習新法規(guī)，解決新問題。組織研討會，案例分析會等，并做好書面記錄。

　　二、“法人委托書”管理制度

　　（一）被授予“法人委托書”者的條件

　　1、必須是本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中確需簽訂合同，并具有經(jīng)濟工作經(jīng)驗的有關(guān)人員。

　　2、必須經(jīng)過《中華人民共和國合同法》培訓，考試合格，并經(jīng)工作業(yè)績審查合格者。

　　3、能夠遵紀守法，執(zhí)行好國家各項法令、法規(guī)和本企業(yè)的規(guī)章制度。

　　（二）“法人委托書”的申請程序

　　1、凡申請持證者，先由申請部門向合同管理機構(gòu)提出申請，填寫“參加《合同法》培訓人員登記表”。

　　2、由合同管理機構(gòu)統(tǒng)一組織申請持證者參加工商行政管理部門舉辦的《合同法》培訓班，并參加考試。

　　3、考試合格后，申請部門按合同管理機構(gòu)要求填寫“法人委托書申請審批表”，并對其工作業(yè)績進行考核審查，再經(jīng)公司人事部門和合同管理機構(gòu)審核后報公司法定代表人批準，簽章頒發(fā)授權(quán)證書。

　　（三）“法人委托書”的管理

　　1、合同管理機構(gòu)負責“法人委托書”的申請審核、證件辦理，變更、注銷登記、遺失聲明和監(jiān)督檢查等管理工作，并為公司歸口管理部門。

　　2、本公司頒發(fā)的簽訂合同的“法人委托書”，采用由省工商行政管理局統(tǒng)一印制的“法人委托書”文本，在有效期限內(nèi)可連續(xù)使用，但有效期限最長不得超過兩年。

　　3、凡不持有“法人委托書”因特殊情況需對外簽約者，由所在部門向合同管理機構(gòu)提出申請，經(jīng)法定代表人批準，由合同管理機構(gòu)具體辦理一事一委托的臨時“法人委托證明”事宜；未取得“法人委托書”及“法人委托證明”的其他人員一律不得對外簽訂合同。

　　4、凡持有“法人委托書”對外簽訂合同者，必須嚴格遵守本公司制定的合同管理規(guī)定和相關(guān)的配套制度，做好合同臺帳記錄，以備考查。

　　5、凡發(fā)生下列情況之一者，必須辦理變更或核準注銷手續(xù)：

　�。�1）“法人委托書”授權(quán)內(nèi)容變更；

　�。�2）證件有效期屆滿，不再續(xù)展；

　　（3）持證人因工作變動，不再對外簽約；

　�。�4）持證人因調(diào)離本公司、退休或死亡；

　　（5）持證人因違反本公司管理制度，情節(jié)嚴重需撤消“持證人”資格；

　�。�6）持證人擅自涂改授權(quán)內(nèi)容、轉(zhuǎn)借和弄虛作假撤消“持證人”資格。

　　6、經(jīng)頒發(fā)的“法人委托書”如有遺失，持證人應(yīng)書面向本部門領(lǐng)導報告，并將本部門批示意見送合同管理機構(gòu)，由合同管理機構(gòu)向法定代表人或合同管理領(lǐng)導小組報告后，根據(jù)情況酌情處理。

　　7、凡核準注銷人員的“法人委托書”證件，由所在部門負責收回交合同管理機構(gòu)統(tǒng)一處理。

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　　1、各部門應(yīng)加強對持證人的教育和管理，凡發(fā)現(xiàn)嚴重違反本公司有關(guān)制度規(guī)定簽約或利用證件進行違法活動，以及失職、瀆職等給公司帶來重大損失者，應(yīng)依法追究責任，同時注銷證件。

　　2、持證人必須嚴格按授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限在有效期內(nèi)簽訂合同，如因超越授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限發(fā)生的糾紛，其經(jīng)濟及法律責任由持證人承擔。

　　企業(yè)合同管理制度（二）

　　合同評審機構(gòu)設(shè)在合同管理機構(gòu)內(nèi)部，組成人員包括主管副總、合同管理機構(gòu)負責人、合同管理員、合同承辦人、供銷、財務(wù)部門負責人等。

　　一、合同評審程序

　　1、合同承辦人將合同草本及相關(guān)資料交合同管理員初審；

　　2、合同管理員填寫合同評審表中初審記錄交合同管理機構(gòu)負責人審批，簽署審批意見。

　　3、特殊/重大合同，由合同管理機構(gòu)負責人組織有關(guān)部門進行會審，合同管理員匯總各部門會審意見后交合同管理機構(gòu)負責人簽署意見，并報主管副總批準實施。

　　4、合同管理員將合同評審表歸入該合同檔案。

　　二、評審內(nèi)容

　　1、簽訂合同前必須嚴格審查對方當事人的主體資格。

　�。�1）對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復印專用章的公司法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的副本復印件。

　�。�2）對非法人經(jīng)濟組織，應(yīng)當審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照。對分支機構(gòu)或是事業(yè)單位和社會團體設(shè)立的經(jīng)營單位，除審查其經(jīng)營范圍外，還應(yīng)同時審查其所從屬的法人主體資格。

　�。�3）對外方當事人的資格審查，應(yīng)調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。

　　2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。

　　（1）代理人職務(wù)資格證明及個人身份證；

　　（2）被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書；

　�。�3）代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。

　　3、簽訂合同前，必須認真審查對方當事人的履約能力。對方當事人在合同中負有提供專業(yè)性較強的勞務(wù)、工程項目或限制經(jīng)營項目等義務(wù)時，應(yīng)當要求對方當事人提供由政府法定機構(gòu)頒發(fā)的經(jīng)營許可證或資質(zhì)等級證書等證明。

　　4、簽訂合同前，應(yīng)當仔細審查對方當事人提供的有關(guān)證明資料，必要時應(yīng)到簽發(fā)部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當事人偽造或變造證明材料。對方當事人提供的各種證明資料中所使用的當事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。

　　5、下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。

　�。�1）名片；

　�。�2）廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料；

　�。�3）各類廣告、宣傳資料；

　�。�3）各類電話、手機機等通訊工具號碼；

　�。�4）對方當事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復制的或未與原件核對無異的復印資料。

　　三、特殊/重大合同的適用范圍

　　簽訂的下列合同，視為重大合同：

　�。�1）訂立價款在一百萬元以上（建筑安裝工程承包合同價款在一千萬元以上）的合同；

　�。�2）投資、聯(lián)營的合同；

　�。�3）涉外合同；

　　（4）合同承辦人認為需可行性審查的其他合同。

　　四、特殊/重大合同評審的附加程序

　　1、簽訂特殊/重大合同，應(yīng)當及時進行可行性審查。

　　合同的可行性審查由合同管理機構(gòu)負責人組織有關(guān)部門以會簽的形式進行。也可以通過召開有關(guān)部門負責人會議的形式進行。

　　2、簽訂特殊/重大合同，應(yīng)當進行合法性審查。

　　合同的合法性審查，由合同承辦人按其隸屬關(guān)系，送交合同管理機構(gòu)進行合法性審查。

　　企業(yè)合同管理制度（三）

　　公司內(nèi)部設(shè)立專門的合同管理機構(gòu)，公司副總為合同管理機構(gòu)的分管領(lǐng)導，任命合同管理機構(gòu)負責人/經(jīng)理，有專職（或兼職）的合同管理工作人員。

　　一、合同管理機構(gòu)職能：

　　1、組織宣傳、貫徹合同法律法規(guī)條例，培訓合同管理人員和業(yè)務(wù)人員，依法保護本企業(yè)的合法權(quán)益。

　　2、制定、修訂本公司信用政策、信用管理制度、辦法，組織實施信用管理工作的考核。

　　3、對客戶進行資信調(diào)查，建立客戶信用檔案，并進行動態(tài)化管理。

　　4、客戶授信管理：進行客戶信用審批，跟蹤客戶，定期對客戶的信用狀況統(tǒng)計分析。

　　5、應(yīng)收賬款管理：控制應(yīng)收賬款平均持有水平，日常監(jiān)督應(yīng)收賬款的賬齡，隨時將潛在的不良賬款進行技術(shù)處理，防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生。

　　6、商賬處理：建立標準的催賬程序和一支工作高效的追賬隊伍，及時制定對逾期應(yīng)收賬款處理的方案，并組織有效的追賬。

　　7、利用征信數(shù)據(jù)庫資源，幫助銷售部門開拓市暢

　　二、崗位責任制度：

　　1、法定代表人的主要職責：

　　（1）加強信用管理工作，支持合同管理機構(gòu)開展工作，解決信用管理工作中的重大問題；

　　（2）授權(quán)委托合同承辦人員對外簽訂合同；

　　（3）對本公司合同承辦人員進行考核、獎懲；

　�。�4）定期了解合同的簽訂、履行情況。

　　2、合同管理機構(gòu)負責人的主要職責：

　�。�1）組織合同法律法規(guī)的宣傳、培訓，組織信用管理研討會、案例評析會；

　　（2）制定、修訂本公司信用政策、信用管理制度、辦法，組織實施信用管理工作的考核；

　　（3）統(tǒng)一辦理授權(quán)委托書，嚴格管理本公司合同專用章的使用；

　�。�4）制止公司或個人利用合同進行違法活動；

　　（5）日常監(jiān)督分析應(yīng)收賬款的賬齡，防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生；

　�。�6）建立標準的催賬程序；

　�。�7）匯總、分析客戶信用數(shù)據(jù)，向有關(guān)部門提供咨詢服務(wù)；

　�。�8）協(xié)調(diào)與供銷、財務(wù)、技術(shù)等部門的關(guān)系。

　　3、合同管理員的主要職責：

　�。�1）協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。

　�。�2）審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)，保管好合同專用章。

　�。�3）檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問題和糾紛。

　�。�4）登記合同臺帳，做好合同統(tǒng)計、歸檔工作，匯總合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況。

　�。�5）發(fā)現(xiàn)不符和法律規(guī)定的合同行為，及時向合同管理機構(gòu)負責人或公司副總報告。

　�。�6）參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。

　　（7）定期向合同管理負責人匯報信用管理情況。

　�。�8）負責客戶檔案管理與服務(wù)。

　�。�9）參與商賬追收。

　�。�10）配合有關(guān)部門共同搞好信用管理工作。

　　4、供銷部門的主要職責

　　（1）依法簽訂、變更、解除本部門的合同。

　�。�2）嚴格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會審。

　�。�3）對所簽合同，認真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。

　　（4）在合同履行過程中，加強與其它各有關(guān)部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時向合同管理機構(gòu)合同管理員通報。

　�。�5）本部門合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。

　　（6）參加本部門合同糾紛的處理。

　�。�7）配合企業(yè)合同管理機構(gòu)做好合同管理工作。

　　5、財務(wù)、技術(shù)部門的主要職責

　　（1）加強與供銷等有關(guān)部門的聯(lián)系，及時通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。

　　（2）做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議。

　　（3）解決合同履行中有關(guān)技術(shù)方面的問題。

　�。�4）依法簽訂、變更、解決技術(shù)合同。

　�。�5）本部門合同的登記、統(tǒng)計和歸檔工作。

　�。�6）配合企業(yè)合同管理機構(gòu)做好合同管理工作。

　　三、合同管理員考核與獎勵

　�。ㄒ唬┛己朔秶�：本公司專職或兼職合同管理員。

　�。ǘ�）考評時間

　　公司每年年終組織一次考核評審活動，在對各有關(guān)部門合同管理工作檢查基礎(chǔ)上進行考核。

　�。ㄈ�）考核內(nèi)容

　　1、掌握合同的有關(guān)法律、法規(guī)的應(yīng)知應(yīng)會基礎(chǔ)知識。

　　2、認真參加部門或公司舉辦的業(yè)務(wù)和有關(guān)法律法規(guī)學習。

　　3、檢查所簽訂合同符合“三性”（合法性、真實性、可行性）。

　　4、檢查所簽訂合同符合“五審查”（對方主體是否合格，授權(quán)代理是否合法，資信是否保證，經(jīng)營范圍是否超出，合同結(jié)算方法和法定程序是否符合規(guī)定）。

　　5、檢查除即時清結(jié)外，是否簽訂了書面合同。

　　6、檢查使用各類合同文本的正確性和合同內(nèi)容合法、條款齊全、手續(xù)完備。

　　7、檢查簽訂合同人員的有效代理范圍和權(quán)限。

　　8、檢查杜絕無效合同的出現(xiàn)。

　　9、檢查有關(guān)合同審查表的辦理和送審，內(nèi)容齊全，手續(xù)完備。

　　10、定期或不定期與部門業(yè)務(wù)員對帳。

　　11、經(jīng)常督促合同的履約行為。

　　12、全面了解本部門的合同履行情況。

　　13、檢查本部門的合同變更、解除手續(xù)的及時辦理和手續(xù)齊全。

　　14、協(xié)助做好信息反饋和信訪工作。

　　15、建立合同臺帳。

　　16、合同臺帳的登記質(zhì)量（臺帳登記及時、正確、全面）。

　　17、檢查合同章的使用和保管。

　　18、做好有關(guān)資料的保管和歸檔工作。

　　19、在合同管理上有創(chuàng)新的典型事例（包括運用計算機管理等事項）。

　　（四）考核部門：

　　合同管理機構(gòu)為公司合同管理員的考核評審工作的管理機構(gòu)。

　　獲獎名單由考核部門根據(jù)考核內(nèi)容進行考核評審后報法定代表人批準。取消資格的審批程序由考核部門將名單及考核依據(jù)報法定代表人批準。

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　　1、合同管理員的獎勵等級設(shè)三等：即先進、優(yōu)勝和表揚；獲獎?wù)咭跃�神鼓勵為主，并分別給予適當?shù)奈镔|(zhì)鼓勵。

　�。�1）獲先進名單從考核總分在95分以上者中產(chǎn)生；

　�。�2）獲優(yōu)勝名單從考核總分在90～95分者中產(chǎn)生；

　�。�3）獲表揚名單從考核總分在80～90分者中產(chǎn)生；

　　2、合同管理員的懲處方法：

　�。�1）凡考核總分首次達不到60分者，由部門分別給予教育、幫助和扣發(fā)獎金；

　�。�2）凡考核總分兩次達不到60分者，取消合同管理員資格；

　　（3）凡利用合同從事違法違紀活動者，取消合同管理員資格并按情節(jié)輕重，追究其行政或法律責任。

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