采購流程管理制度
采購流程管理制度（一）
一、目的
為了進一步加強公司制度管理，健全企業(yè)采購管理制度，監(jiān)督和控制不必要的開支，保證采購工作的正常化、規(guī)范化，特制定此制度。
二、工作程序
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1、采購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。
2、采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，并綜合考慮“質量、價格”的競爭，擇優(yōu)選取。
3、一般日常辦公用品及其它消耗用品由綜合辦公室人員負責采購，需求時填寫《物品申請單》；
4、原材料及設備的請購由各子公司或部門自行負責采購，需求時填寫《物品申請單》或《采購訂單》，入庫時由采購的子公司或部門對固定資產(chǎn)進行編碼，送綜合辦資產(chǎn)管理專員處備案。
5、物料采購應盡量采用月結方式為付款條件與供應商洽談。
6、單次采購在金額在2000元以上的，有兩名采購人員一同進行采購，單次采購金額在10000元以上的有財務部派人一同進行采購。
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1、需采購部門填寫《物品申請單》，填寫清楚物件的品名、規(guī)格、數(shù)量，需求日期及注意事項，經(jīng)部門負責人簽字確認后交由綜合辦公室處；原材料及設備的《物品申請單》或《采購訂單》交財務部審核。
2、采購之前，采購經(jīng)辦人進行統(tǒng)一匯總采購原則。
3、緊急采購時，由需求部門在《物品申請單》或《采購訂單》上注明“緊急采購”字樣，以便及時處理。
4、若撤銷采購，應立即通知綜合辦公室或采購人員，以免造成不必要的損失。
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1、采購經(jīng)辦人根據(jù)《物品申請單》或《采購訂單》內(nèi)需填寫所購物品和數(shù)量進行估算價格。
2、原材料及設備的采購在采購之前必須把《物品申請單》或《采購定單》交到財務部進行審核，審核后報分管負責人或總經(jīng)理審批后，方能給采購人員進行采購。
3、采購物料定單和采購設備必須寫上公司統(tǒng)一規(guī)定PO單號報總經(jīng)理審批后復印一份交與財務。
（四）采購經(jīng)辦人職責
1、建立供應商資料與價格記錄。
2、做好采內(nèi)參市場行情的經(jīng)常性調(diào)查。
3、詢價、比價、議價及定購作業(yè)。
4、所購物品的品質、數(shù)量異常的處理及交期進度的控制。
5、做好平時的采購記錄及對帳工作。
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1、集中計劃采購：凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。
2、長期報價采購：凡生產(chǎn)用物料須選定供應商議定長期供貨價格。
3、與供應商洽談需兩人以上進行，并對供應商評審。
采購流程管理制度（二）
一、請購及其規(guī)定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)需要確定一種或多種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
�。�1）請購的部門；
�。�2）請購單填寫人；
�。�3）請購的日期及需求時間；
（4）請購的物品名；
（5）請購的物品數(shù)量；
�。�6）請購的物品規(guī)格；
�。�7）請購的物品用途；
（8）請購如有特殊需要請備注；
�。�9）請購部門主管；
�。�10）請購單審核人；
（11）公司總經(jīng)理。
3、請購單及其提報規(guī)定
�。�1）請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批準后報采購部門；
�。�2）食品采購是根據(jù)警戒庫存按月銷量在網(wǎng)店管家新建采購訂單，辦公用品及包材采購物料的請購應統(tǒng)一填寫《物料申請表》；
（3）食品的采購訂單應由采購主管審核后再由采購專員提報至供應商，與供應商確認到貨信息后填寫計劃到貨日期，如遇缺貨要及時通知采購主管從其它渠道調(diào)貨。請購部門提報的其它請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批準后報采購部門，待采購部簽字后，請購部門備份；
�。�4）其它涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，該清單的電子文檔也需一并提交；
（5）遇公司經(jīng)營、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。
�。�6）單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。
�。�7）其它請購單的更改和補充應以書面形式由部門主管簽字后報采購部。
二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1、請購的接收要點
�。�1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領導審批；
�。�2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；
�。�3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有超儲庫存；
�。�4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發(fā)規(guī)定
（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
�。�2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；
（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；
�。�4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
三、詢價及其規(guī)定
1、詢價應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，遇到問題應及時的與請購部門溝通；
2、屬于相同類型或屬性近似的產(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購；
3、對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；
4、對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；
5、詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
6、在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四、比價、議價
1、對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質量進行確認；
2、對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他供應商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
3、收到供應單位第一次報價應向公司領導匯報情況，設定議價目標；
4、重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。
五、入庫
�。�1）采購物資到達倉庫后，由倉庫驗貨員嚴格按照驗收標準查看物品的包裝與日期，散裝食品應做質量判定，再按照采購清單驗收物資；
�。�2）倉庫驗收發(fā)現(xiàn)不合格品應不予入庫，并及時通知采購部作退換貨處理；
�。�3）已經(jīng)驗收的產(chǎn)品，倉庫應及時的辦理入庫。
六、付款
采購部憑收貨單及入庫單填寫《付款申請審批單》，最終審批后由財務付款。
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