文書管理制度

　　文書管理制度
　　
　　第一章 總則
　　
　　第一條 為確保文書事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。
　　
　　第二條 所謂“文書”是指日常工作上往來的公文、報告、會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等一切的公文和用書。
　　
　　第三條 文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由院長辦公室負(fù)責(zé)。其他部門的文書管理，也應(yīng)參照本制度。
　　
　　第二章 文件的收發(fā)和催辦
　　
　　第四條 對文件、信凼的處理，必須做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。凡屬上級機(jī)關(guān)、兄弟單位發(fā)來的文件及學(xué)院的文件或信凼，均由學(xué)院機(jī)要員統(tǒng)一簽收、登記、傳遞、催辦或承辦。
　　
　　第五條 文件登記后，機(jī)要秘書應(yīng)即編號登記并在文件首頁加蓋收文印件，粘貼“文件批閱單”，由院辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)簽送院領(lǐng)導(dǎo)批閱。為避免文件、電報積壓，延誤工作，一般應(yīng)在當(dāng)天批閱完，緊急文件要速閱速辦。
　　
　　第六條 學(xué)院外出開會人員帶回的文件及資料統(tǒng)一由機(jī)要秘書登記，按文件的要求進(jìn)行傳閱不得個人保存。
　　
　　第七條 為加速文件流傳，提高工作效率，機(jī)要員一般應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送至院領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，承辦部門接到文函件、電報后應(yīng)立即指定專人辦理。(www.gymyzhishaji.com)如關(guān)系到二個以上業(yè)務(wù)部門，按批示次序依次傳遞，最遲不超過二天（特殊情況除外）。如經(jīng)辦需備查的，主辦部門經(jīng)辦人員要征得院長辦公室同意后予以復(fù)印和摘抄，原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)歸檔。
　　
　　第八條 各部門要指定專人負(fù)責(zé)收交、保管文件并負(fù)有催辦、督促、保密、檢查的責(zé)任，各部門承辦的文件均需在文件批閱單上簽注承辦意見和結(jié)果，承辦人要簽注姓名及年、月、日，以示負(fù)責(zé)并備查考。
　　
　　第九條 機(jī)要員對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門對學(xué)院統(tǒng)一編號的文件要及時處理、歸檔，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丟失。
　　
　　第三章 文件的借閱和清退
　　
　　第十條 各部門有關(guān)人員因工作關(guān)系需借閱、查閱文件，需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有密級的文件，需經(jīng)院長辦公室處長同意后方可借閱。
　　
　　第十一條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)守登記、簽收手續(xù)，遵守借閱時間，按期歸還，以免影響文件的使用和保管。
　　
　　第十二條 嚴(yán)格文件清退制度。機(jī)要員除對承辦的公文進(jìn)行日常催辦外，實(shí)行月終一小清，季末一中清，年終總清。每年的第一季度將上年的文件進(jìn)行一次清理后全部立卷歸案。上級限期清退的文件及時催交上報，不得延誤積壓。如文件丟失，必須查明原因和責(zé)任者，寫出書面報告，按情節(jié)輕重，給予必要的處分。
　　
　　第四章 文件的保管和歸檔
　　
　　第十三條 凡下列文件統(tǒng)一由學(xué)院檔案室保管歸檔：
　　
　�。�1）上級機(jī)關(guān)來文，上級對學(xué)院報告、申請的批復(fù)；
　　
　　（2）學(xué)院發(fā)出的報告、指示、決定、決議、紀(jì)要、規(guī)定、重要通知、生產(chǎn)計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、人事、組織、各類年報等；
　　
　�。�3）學(xué)院黨代會、團(tuán)代會、學(xué)代會、學(xué)院黨政辦公會、學(xué)院黨、政、工聯(lián)席會、學(xué)院行政辦公例會、學(xué)院中層干部擴(kuò)大會及各種專業(yè)會議記錄；
　　
　　（4）參加上級召開的各種會議所攜帶回學(xué)院的文件、資料及本學(xué)院在會上匯報發(fā)言材料等；
　　
　�。�5）反映學(xué)院先進(jìn)人物、事跡及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)工作等；
　　
　�。�6）反映學(xué)院有關(guān)獎懲的材料；
　　
　�。�7）學(xué)院日志、南廣大事記和工作簡報；
　　
　�。�8）向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料等；
　　
　�。�9）上級部門直接發(fā)至學(xué)院各單位的文件，如涉及到學(xué)院全局的，應(yīng)交院長辦公室由機(jī)要員登記，由分管院領(lǐng)導(dǎo)批示后再下發(fā)辦理。
　　
　　第五章 文件立卷與銷毀
　　
　　第十四條 立卷要求
　　
　　（1）文件立卷應(yīng)按內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔；
　　
　　（2）按立卷要求分卷裝訂，寫明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件以時間順序排列，列好案卷目錄，清點(diǎn)案卷無誤后方可歸檔；
　　
　�。�3）立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性；
　　
　�。�4）要堅(jiān)持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔；
　　
　�。�5）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案室移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。
　　
　　第十五條 文件的銷毀
　　
　�。�1） 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，院長辦公室機(jī)要員應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)；
　　
　�。�2） 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)由機(jī)要員和院辦主任在場負(fù)責(zé)銷毀。
　　
　　第六章 文件傳閱
　　
　　第十六條 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所。
　　
　　第十七條 閱讀文件應(yīng)抓緊時間，不影響他人傳閱，當(dāng)天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有：“提示”、“擬辦意見”，院長辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求辦理有關(guān)事宜。
　　
　　第十八條 閱文時不得抄錄全文，以防泄密。
　　
　　第十九條　不得任意取走文件夾中任何文件，如確工作需要，要辦理借閱手續(xù)。
　　
　　第二十條　文件閱完后，應(yīng)送交機(jī)要員，避免橫傳，以便保管。
　　
　　第二十一條 對于緊急文件要速閱速辦。

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