學(xué)院黨委辦公室檔案綜合管理實施細(xì)則

　　學(xué)院黨委辦公室檔案綜合管理實施細(xì)則
　　
　　第一章 總則
　　
　　第一條為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的綜合管理，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案為學(xué)校教學(xué)、科研和黨政管理等各項工作服務(wù)，為社會服務(wù)的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和原國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律、法規(guī)，結(jié)合學(xué)校的實際，特制訂本細(xì)則。
　　
　　第二條學(xué)校檔案，是指學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的，對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式載體的歷史記錄材料。
　　
　　第三條學(xué)校檔案工作，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是學(xué)校教學(xué)、科研和黨政管理工作的重要組成部分，是維護(hù)學(xué)校歷史真實面貌的重要事業(yè)，應(yīng)當(dāng)把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。
　　
　　第二章 領(lǐng)導(dǎo)體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置及其檔案員要求
　　
　　第四條學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)上接受省、市檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
　　
　　第五條學(xué)校檔案工作在學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由院長分管。建立綜合檔案室，隸屬院長辦公室。
　　
　　第六條學(xué)校檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制，根據(jù)上級規(guī)定配備。
　　
　　第七條學(xué)校檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的方針、政策，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀(jì)守法，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識和管理科學(xué)知識，刻苦鉆研業(yè)務(wù)。
　　
　　第八條學(xué)校檔案工作人員，享受該專業(yè)技術(shù)人員待遇，按檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。
　　
　　第三章 經(jīng)費、庫房及設(shè)備
　　
　　第九條學(xué)校檔案事業(yè)所需經(jīng)費單獨立項，列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌安排。
　　
　　第十條學(xué)校要為檔案工作配備必要的、安全、適用的檔案庫房。庫房質(zhì)量要符合國家有關(guān)檔案館（室）庫房建筑設(shè)計規(guī)范要求。
　　
　　第十一條檔案庫房要配備必要的裝具及防盜、防火、防自然光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。庫房管理要求見附件一。
　　
　　第四章 文件材料的歸檔
　　
　　第十二條歸檔制度：本校各單位和人員在教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的具有保存價值的不同載體的文件材料，目前仍由形成單位負(fù)責(zé)收集、整理，按時移交綜合檔案室，由綜合檔案室立卷歸檔。在此基礎(chǔ)上逐步過渡到在綜合檔案室的指導(dǎo)下，由文件材料形成單位立卷歸檔，按時向綜合檔案室移交合格的案卷。會計檔案由財務(wù)部門按《會計檔案管理制度》（見附件二）自行立好卷移交會計案卷。
　　
　　第十三條歸檔文件材料要求：
　　
　�。ㄒ唬┘堎|(zhì)要好；
　　
　�。ǘ�）字跡端正、清楚。最好用打印件。手抄件必須使用碳素黑墨水書寫。
　　
　　（三）文件要有明確的標(biāo)題、文號、主送、抄送單位。文稿要用方格稿紙寫，首頁要用發(fā)文稿紙。發(fā)文稿紙上各欄內(nèi)容要填寫清楚。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件要使用黑墨水書寫，文稿與正文同時存檔。
　　
　�。ㄋ模┎牧淆R全、準(zhǔn)確。每項活動要從開始到結(jié)束所形成的全套完整材料，統(tǒng)計數(shù)字要準(zhǔn)確。
　　
　　第十四條檔案類別及各類檔案歸檔范圍詳見綜合檔案室印發(fā)的《MM學(xué)院各部門檔案材料歸檔內(nèi)容》。
　　
　　第十五條案卷質(zhì)量要求。總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體要求是：
　　
　�。ㄒ唬┚韮�(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映本校教學(xué)、科研和管理活動的真實內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料有利于長期保存。
　　
　�。ǘ�）管理內(nèi)容的檔案，按問題、時間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序；批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正件在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。
　　
　�。ㄈ�）專題性、成套性檔案（包括教學(xué)、科研、產(chǎn)品與科技開發(fā)、基建、設(shè)備、出版檔案），按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷。
　　
　�。ㄋ模┩�一類別的案卷，可按永久、長期、短期先后排例。
　　
　�。ㄎ澹┐_定文件材料的保存價值，要根據(jù)學(xué)校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷。
　　
　　凡反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、國家建設(shè)、歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的，列為永久保管。
　　
　　凡反映學(xué)校一般工作活動，在長期內(nèi)對學(xué)校和社會有查考利用價值的，列為長期保管。 凡在較短時間內(nèi)對本校工作有查考價值的，列為短期保管。
　　
　　（六）卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列；
　　
　�。ㄆ撸┝⒕硪曃募�材料數(shù)量的多寡進(jìn)行。當(dāng)同一問題的文件多時，可采用硬卷皮成卷或單份裝釘，一般不超過200頁；問題單一，文件較少、又不便于一起歸類的，可立薄卷。
　　
　�。ò耍┚韮�(nèi)文件材料按順序排好后，裝釘?shù)陌妇頍o論單面或雙面，只要是書寫的文件材料，均應(yīng)依次在非裝釘線一側(cè)下角編頁號；不裝釘?shù)陌妇恚瑧?yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記，并逐項填寫。
　　
　�。ň牛┟總�案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。對文件材料原有題名不要隨意更改和簡化。若原有題名無實質(zhì)內(nèi)容或無標(biāo)題的，要重新擬定，并在前后加“［ ］”。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件，要考正清楚，及時補(bǔ)上。會議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見號。
　　
　�。ㄊ�）卷內(nèi)文件材料情況說明，應(yīng)填寫在備考表內(nèi)。若無說明，也應(yīng)將立卷人，檢查人姓名、時間寫上。檢查人應(yīng)是立卷單位的負(fù)責(zé)人。
　　
　�。ㄊ�一）案卷題名應(yīng)簡明確切，體式一致。(www.gymyzhishaji.com)一般包括主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱（文種）等。部份案卷題名可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部份、階段的代號和名稱。一般寫在卷面，不超過50字。
　　
　�。ㄊ�二）要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡稍模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝釘用三孔一線，不裝釘?shù)陌妇恚瑧?yīng)按標(biāo)準(zhǔn)用細(xì)線逐件裝釘；
　　
　　（十三）檔案的案卷格式、表格、卡片的內(nèi)容、規(guī)格、用紙應(yīng)按《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定制作使用。
　　
　　第十六條歸檔時間和手續(xù)：
　　
　�。ㄒ唬�黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年6月底前歸檔，目前仍將本單位的檔案文件材料移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由本部門立卷歸檔，向綜合檔案室移交合格的案卷；
　　
　�。ǘ�）教學(xué)部門和能按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在次年寒假前歸檔，目前仍將本單位的檔案文件材料移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由本部門立卷歸檔，向檔案室移交合格的案卷；
　　
　�。ㄈ�）科研部門在科研項目完成通過鑒定驗收后兩個月內(nèi)歸檔，目前仍將科研檔案文件材料移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由科研部門立卷歸檔，向綜合檔案室移交合格的案卷。
　　
　　科研項目鑒定、評審必須有綜合檔案室人員參加，對科研檔案文件材料進(jìn)行審查驗收，并在成果登記表上簽字、蓋章。凡歸檔文件材料不完整、不齊全，綜合檔案室有權(quán)拒絕簽名蓋章，科研管理部門不得申報科研成果；
　　
　�。ㄋ模┗�建部門在基建項目完成通過鑒定驗收后兩個月內(nèi)歸檔，目前仍將基建檔案文件材料，圖紙移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由基建部門立卷歸檔，向綜合檔案室移交合格的案卷。
　　
　　基建檔案如上級有規(guī)定由市基建主管部門保管時，本�；�建部門除按上級要求向市基建主管部門移交基建文件材料、圖紙，并辦理好移交手續(xù)外，同時要整理一套（原件移交市基建主管部門則用復(fù)印件）文件、材料、圖紙移交綜合檔案室立卷歸檔保管，并同時將移交給市基建主管部門的檔案文件材料、圖紙的移交單移交綜合檔案室保管；
　　
　�。ㄎ澹┯嘘P(guān)部門購買5萬元以上的儀器設(shè)備使用時，購回后兩個月內(nèi)歸檔，目前仍由使用單位將設(shè)備檔案文字材料，技術(shù)文件及圖紙交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡由使用單位立卷歸檔。設(shè)備檔案原則上由綜合檔案室保管，若使用單位經(jīng)常需要查閱使用時，可向綜合檔案室借出由使用單位存放使用；
　　
　　對5萬元以上的重大儀器設(shè)備開箱使用時，必須有綜合檔案室人員參加清點，驗收儀器設(shè)備文字材料、技術(shù)文件及圖紙，并在驗收記錄上簽字、蓋章。對材料、文件、圖紙不全的，綜合檔案室有權(quán)拒絕簽字蓋章，并通知財務(wù)部門暫緩結(jié)算，待設(shè)備訂購部門辦理補(bǔ)齊材料、文件、圖紙后，方可辦理相應(yīng)手續(xù)；
　　
　�。�六）會計部門在會計年度終了后，由本部門立好卷自行保管3年，期滿后的次年6月底前將案卷移交綜合檔案室保管；
　　
　�。ㄆ撸┙邮諜n案文件材料必須履行手續(xù)，填寫移交清冊，一式兩份，寫明文件材料或案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件頁數(shù)、案卷或文件材料數(shù)量、移交時間等。交接雙方要簽名蓋章，各存一份。
　　
　　第五章 檔案的管理
　　
　　第十七條本校各類檔案是學(xué)校重要的財富，由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門或個人都不得將檔案視為私有。全體師生員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。
　　
　　第十八條檔案管理工作要有計劃配置復(fù)印、錄音、錄像、照相、電腦及縮微等設(shè)備，使計算機(jī)檢索與全文縮微存儲利用結(jié)合起來，逐步實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
　　
　　第十九條 案卷入庫時應(yīng)檢查帳、卡、物是否相符。案卷應(yīng)按類別依檔號順序排放。庫房柜架應(yīng)編順序號。各柜和全室均應(yīng)有檔案存放示意圖。
　　
　　第二十條綜合檔案室應(yīng)對檔案的安全定期組織檢查，并記錄在案。發(fā)現(xiàn)問，及時解決。對破損、褪變的檔案及時修補(bǔ)復(fù)制。
　　
　　第二十一條在主管檔案工作院長領(lǐng)導(dǎo)下，由綜合檔案室與有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀或延長保管期的意見，登記在冊，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀或續(xù)存。銷毀檔案必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀冊上簽字。檔案材料的鑒定和銷毀有關(guān)規(guī)定見附件三、四。
　　
　　第二十二條綜合檔案室每年年終對各類檔案的收入、移出、銷毀、庫存量、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，登記在冊，并按上級有關(guān)主管部門的要求，及時報送本校檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。
　　
　　第六章 檔案的開放利用
　　
　　第二十三條本校綜合檔案室要設(shè)立供查閱檔案資料的閱覽室，編制各種檢索工具，開展檔案編研工作，做好利用的指導(dǎo)，主動提供利用，充分發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
　　
　　第二十四條借閱檔案材料，必須按本校制定的《檔案材料借閱規(guī)定》（見附件五），辦理有關(guān)審批手續(xù)，遵守《檔案材料安全保密規(guī)定》（見附件六）規(guī)定，填寫《檔案借閱登記表》。對校外單位和有關(guān)人員利用的還應(yīng)按規(guī)定收費。
　　
　　第二十五條利用結(jié)束后，利用者應(yīng)如實填寫《檔案利用效果登記表》，留室存查。
　　
　　第二十六條對借出檔案，綜合檔案室要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫出書面報告，學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。
　　
　　第七章 獎勵與處罰
　　
　　第二十七條本校檔案工作應(yīng)建立檢查、考核制度，明確崗位職責(zé)。對在檔案工作中有如下突出成果和貢獻(xiàn)的單位和個人，學(xué)校應(yīng)給予表彰和獎勵：
　　
　�。ㄒ唬┰谑占�、整理和提供利用做出顯著成績的；
　　
　　（二）對檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的；
　　
　�。ㄈ�）對積極、主動配合做好檔案工作，維護(hù)檔案完整與安全成績顯著的；
　　
　�。ㄋ模�對檔案工作有突出研究成果的；
　　
　�。ㄎ澹�對檔案事業(yè)建設(shè)和發(fā)展提出合理建議，采納后取得明顯的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的；
　　
　�。�六）向?qū)W校捐贈對學(xué)校有重大歷史價值檔案材料的；
　　
　�。ㄆ撸┩�違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。
　　
　　第二十八條在檔案工作中有下列行為之一的，學(xué)校應(yīng)根據(jù)錯誤情節(jié)輕重，對直接負(fù)責(zé)主管人員或其他直接責(zé)任人員給予行政處分。構(gòu)成犯罪的，交由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：
　　
　�。ㄒ唬�損毀、丟失屬于學(xué)校所有的檔案的；
　　
　�。ǘ�）擅自提供、抄錄、公布、銷毀學(xué)校所有的檔案的；
　　
　　（三）涂改、偽造檔案的；
　　
　�。ㄋ模┥米猿鲑u或者轉(zhuǎn)讓檔案的；
　　
　�。ㄎ澹┑官u檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；
　　
　�。�六）不按規(guī)定歸檔或者不按期向綜合檔案室移交檔案或檔案材料的；
　　
　�。ㄆ撸┟髦�所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；
　　
　�。ò耍�檔案工作人員（包括專、兼職）玩忽職守，造成檔案損失的。
　　
　　第八章 附則
　　
　　第二十九條本細(xì)則公布前本校制訂的各種管理制度與本細(xì)則有矛盾的，以本細(xì)則為準(zhǔn)。如有與上級規(guī)定不相符的，按上級規(guī)定執(zhí)行。

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